راهنمای چرخه مدیریت عملکرد

در این 4 دقیقه‌ی Learning Bite، توضیح می‌دهیم که چرخه مدیریت عملکرد چیست، مراحل مختلف آن چیست و چگونه می‌توانید از آن به نفع کارمندان و کسب‌وکار استفاده کنید.

درک این نکته مهم است که هدف چرخه مدیریت عملکرد به صراحت بهبود عملکرد است. تمام فعالیت‌هایی که در مدل چرخه عملکرد مورد بحث قرار می‌دهیم، با هدف تعیین اهداف و مربیگری کارکنان برای رسیدن به این اهداف یا حتی فراتر از آن‌ها انجام می‌شود.

عنصر دیگری که می خواهم به آن اشاره کنم این است که مدیریت عملکرد می تواند هم برای کارکنان فردی و هم برای تیم ها کار کند. در این مقاله، عبارت کارکنان را می‌توان با تیم‌ها و کار و همچنین راهنمایی برای مدیریت عملکرد تیم‌ها جایگزین کرد.

مدل چرخه مدیریت عملکرد

یکی از اولین نسخه های یک مدل مدیریت عملکرد توسط پیتر دراکر منتشر شده است. او در سال 1954 در کتاب خود با عنوان The Practice of Management ، مدیریت بر اساس اهداف (MBO) را پیشنهاد کرد.

MBO پیشنهاد می کند که اهداف فردی باید با اهداف سازمانی همسو باشد. این مسئولیت مدیریت است که اهداف سطح بالاتر سازمانی را به اهداف کوچکتر و فردی تقسیم کند. به این ترتیب کارمند در تحقق اهداف کلی کسب و کار کمک می کند. دستیابی به این همسویی بین اهداف فردی و تیمی و اهداف سازمانی همیشه آسان نیست، اما هدف خوبی است که باید در نظر داشت.

مدل چرخه مدیریت عملکرد که ما پیشنهاد می کنیم یک مدل چهار مرحله ای است:

• این مدل با برنامه ریزی شروع می شود که شامل تعیین اهداف و تعیین معیارهای موفقیت معمولاً در ابتدای سال است. پس از تعیین اهداف؛
• مرحله دوم شامل نظارت بر پیشرفت این اهداف است. اگر پتانسیلی برای بهبود وجود داشته باشد یا عملکرد کم باشد.
• توسعه کارکنان الکترونیکی صورت می گیرد.
• سپس کارمند بر اساس عملکرد خود رتبه بندی و پاداش می گیرد و چرخه دوباره شروع می شود.

اگرچه برای بسیاری، این چرخه از ابتدای سال شروع می شود، اما بسیار یک روند مداوم است. اگر اهداف تغییر کند، باید دوباره اهداف تعیین شود. اگر رتبه‌بندی پایین باشد، توسعه اولویت بیشتری دارد، و اگر در نیمه‌ی سال یک شغل ارشدتر باز شود و کارمند آماده پذیرش آن باشد، پاداش زودتر می‌آید.

مدیریت عملکرد در چهار مرحله

فرآیند به چهار مرحله تقسیم می شود. بیایید یک به یک آنها را مرور کنیم.

• برنامه ریزی: مرحله برنامه ریزی حول محور تعیین انتظارات عملکرد برای کارمند می چرخد. اینها اغلب برنامه ریزی شده اند و در شرح وظایف نیز گنجانده شده اند. درگیر کردن فعالانه کارمند در این فرآیند برنامه ریزی، بهترین تمرین است. طبق یک متاآنالیز توسط Cawly، Keeping & Levy (1998) ، این مشارکت رضایت از چرخه عملکرد و همچنین انصاف، سودمندی و انگیزه بهبود درک شده را افزایش می دهد. برنامه های عملکرد کارکنان نیز باید انعطاف پذیر باشند تا بتوان آنها را برای تغییر اهداف و الزامات در طول مسیر تنظیم کرد. برای اطلاعات بیشتر در مورد برنامه ریزی و تعیین هدف، فرآیند هدف گذاری SMART یک چارچوب مفید است.
• نظارت: در مرحله نظارت، اهداف تعیین شده در مرحله برنامه ریزی به طور فعال پیگیری می شود. نظارت شامل اندازه گیری مداوم عملکرد و ارائه بازخورد در مورد پیشرفت به سمت اهداف است. با نظارت مستمر، مدیر یا سرپرست می‌تواند در صورت عملکرد نامناسب، به جای اینکه در پایان سال که خیلی دیر شده است، آن را تصحیح کند. مخصوصاً وقتی با افراد حرفه‌ای با تحصیلات عالی سروکار دارید، مهم است که به جای چگونگی دستیابی به آن، روی دستیابی به هدف تمرکز کنید . یک مدیر باید از مدیریت خرد و تعیین دقیق چگونگی دستیابی به این هدف دوری کند. وقتی پای نظارت مؤثر به میان می آید، شیوه های مدیریت خوب کلیدی هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این، مقاله 5 نکته ما را برای سرعت بخشیدن به فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان خود بخوانید.
• در حال توسعه: توسعه نقش کلیدی در بهبود عملکرد دارد. در نتیجه نظارت فعال می توان زمینه های بهبود را شناسایی کرد. این می تواند عملکرد ضعیفی باشد که باید اصلاح شود یا زمینه هایی با عملکرد برتر که در آن کارمند می خواهد حتی بیشتر در آن برتری کند. این را می توان در قالب آموزش و توسعه و همچنین از طریق تکالیف چالش برانگیز و فرصت های دیگر برای رشد شخصی و حرفه ای به دست آورد.
• رتبه بندی و پاداش: رتبه بندی عملکرد یک امر اجتناب ناپذیر برای تعیین ارزش افزوده کارکنان برای سازمان است. این معمولاً در طی ارزیابی عملکرد سالانه کارمند (bi) انجام می شود . در صورت عملکرد مستمر پایین تر، ممکن است کارمند در عملکرد یا سازمان مناسبی نباشد و طرفین باید خداحافظی کنند. در صورت عملکرد برتر، کارمند باید برای عملکرد خود شناخته شود. این می تواند از طریق ستایش، افزایش حقوق، مرخصی، موارد به رسمیت شناختن، ترفیع یا همه موارد بالا باشد!

مدیریت عملکرد مستمر: سرعت بخشیدن به چرخه

اگر می‌خواستید یک برنامه کامپیوتری در دهه 90 ایجاد کنید، الزامات کاربر را فهرست می‌کنید، این سند را برای توسعه‌دهندگان ارسال می‌کنید، از آنها می‌خواهید 1-2 سال روی آن کار کنند و سپس محصول نهایی را دریافت می‌کنید. این محصول نهایی معمولاً مملو از اشکال بود و در صورت تغییر نیازهای کاربر قدیمی بود.

این فرآیند مشکل ساز بود، زیرا فرصت های بسیار کمی برای دریافت بازخورد از کاربران یا به روز رسانی نیازهای کاربر در حال تغییر در طول زمان داشت. در پاسخ به این شیوه کند و ناکارآمد ایجاد نرم افزار، جنبش چابک آغاز شد. Agile با بازخورد مداوم، تمرکز بر رضایت مشتری با ارائه نرم‌افزار ارزشمند اولیه و مستمر، با استقبال از تغییر نیازها، و با ارائه نرم‌افزار مکرر (به‌جای ماه‌ها در یک یا دو هفته) مشخص می‌شود.

احتمالاً متوجه می‌شوید که این به کجا می‌رود: این رویکرد چابک برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری در افراد در حال توسعه نیز بسیار مرتبط است. در مدیریت عملکرد مستمر، چرخه مدیریت عملکرد به طور قابل توجهی تسریع می شود.

به عنوان مثال، به جای ارسال بازخورد یک یا دو بار در سال و سپس شش ماه انتظار برای ارزیابی رسمی بعدی، بازخورد بسیار بیشتر داده می شود. این فرکانس بالاتر به هدایت رفتار مناسب در هنگام تغییر الزامات شغلی کمک می کند. تماس بیشتر و نشستن بین سرپرست و کارمند نیز باعث یادگیری سریعتر می شود.

مدیریت عملکرد مستمر زمانی که صحبت از یادگیری مستمر و بهبود (مستمر) کارکنان می شود، کلیدی است. به جای اینکه یک یا دو بار در سال از چرخه مدیریت عملکرد عبور کنید، حداقل یک بار در ماه آن را طی می کنید. این به توسعه کارکنان کمک می کند – و امکان تحقق سریعتر اهداف سازمانی را فراهم می کند.

نتیجه گیری

اینها چهار مرحله از چرخه مدیریت عملکرد هستند. یادآوری این نکته مهم است که مدیریت عملکرد یک فرآیند کاملاً از بالا به پایین نیست. بلکه یک مسئولیت مشترک بین مدیر و کارمند است.

تأکید بر این مسئولیت مشترک، کل فرآیند را مؤثرتر خواهد کرد. کارمند زمانی بیشترین انگیزه را خواهد داشت که احساس کند در این فرآیند مشارکت دارد و بفهمد که چرا اهدافش برای همکاران و سایر اعضای سازمان اهمیت دارد. این امر نظارت بر پیشرفت اهداف را نیز بسیار آسان تر می کند.

ایجاد این خرید و تعهد متقابل به اهداف در چرخه مدیریت عملکرد بر عهده مدیر است.

سوالات متداول