نحوه ایجاد یک خط مشی گروه منابع کارمند موثر [قالب رایگان]

خط مشی گروه منابع کارکنان برای رسمی کردن ERG های سازمان شما کلیدی است. نقش اساسی در ترسیم رهنمودها، اهداف و حکمرانی این گروه ها در راستای اهداف سازمانی گسترده تر ایفا می کند.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به کارهایی که گروه‌های منابع کارکنان انجام می‌دهند و نحوه ایجاد یک خط‌مشی گروه منابع کارمند مؤثر برای سازمان خود بیندازیم.

مطالب
یک گروه منابع کارمند چه کاری انجام می دهد؟
خط مشی گروه منابع کارکنان چیست؟
آنچه باید در خط مشی گروه منابع کارمند گنجانده شود
نحوه نوشتن خط مشی گروه منابع کارمند: بهترین شیوه ها
سوالات متداول

یک گروه منابع کارمند چه کاری انجام می دهد؟

گروه‌های منابع کارمند راه‌حل‌های مبتنی بر جامعه را برای مسائل محل کار و نیروی کار ایجاد می‌کنند که احتمالاً منحصر به فرد آن جامعه است. آنها راهی برای شرکت‌ها هستند تا سیاست‌های تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB) خود را زنده کنند و از آن گروه‌ها حمایت کنند.

ERG به کارکنان فضایی می دهد تا تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و از یکدیگر حمایت کنند. آنها می توانند در مورد اینکه چگونه تحت تأثیر موقعیت ها، سیاست ها یا تصمیمات شرکت خاص قرار می گیرند صحبت کنند.

علاوه بر این، ERG ممکن است کمک کند:

• ایجاد امنیت روانی و رفاه در میان یک گروه بالقوه آسیب پذیر
• استعدادها را در داخل پرورش دهید، به ویژه به عنوان راهی غیررسمی برای شناخت رهبران بالقوه
• افزایش احساس تعلق، که، به نوبه خود، می تواند حفظ را بهبود بخشد
• جمع آوری بازخورد و ایده برای بهبود بیشتر طرح های DEIB
• به کارمندان بر توسعه آنها مالکیت بدهید
• با چالش های سراسری شرکت مقابله کنید و مشکلات را آشکارا و سریع حل کنید
• فرصتی برای رهبری برای شنیدن نیازهای کارکنان ایجاد کنید.

ممکن است ERGهایی را بشنوید که به عنوان گروه‌های وابستگی نامیده می‌شوند، که معمولاً گروه‌های کمتر رسمی تحت رهبری کارکنان بدون ارتباط مستقیم با اهداف DEIB سازمان هستند.

اخیراً، شاخه‌ای از گروه‌های منابع تجاری (BRG) وجود داشته است. گروه های منابع کسب و کار بیشتر بر کارمندانی با اهداف یا علایق مشابه تمرکز می کنند، به عنوان مثال، گروه های سخنرانی عمومی. به این ترتیب، BRG ها بیش از نیازهای هر گروه خاصی در مورد شبکه و توسعه هستند.

در 60 سال گذشته، محل کار کمی تغییر کرده است، بنابراین ERG ها باید تغییر کنند تا نیازهای کارکنان مدرن را منعکس کنند. برخی آن را با گشودن عضویت به روی “متحدان” مدرن کرده اند. به عنوان مثال، اعضای مرد در ERG زنانه‌گرا برای پیوستن دعوت شده‌اند. دیگران خارج از محل کار سازماندهی می کنند. به عنوان مثال، آنها داوطلب می شوند تا ناهارهای گرم زمستانی را برای کودکان در مدارس محروم فراهم کنند.

بیش از 90٪ از شرکت های Fortune 500 از نوعی ERG در سازمان خود پشتیبانی می کنند. علیرغم محبوبیت آنها، اقدامات اخیر، مانند تیراندازی ایلان ماسک از تمام این گروه‌ها در توییتر، برخی از رهبران را دچار تردید کرده است که آیا آنها باید همین کار را انجام دهند یا به دنبال اصلاح کلی آنها هستند.

در این زمان تغییر، هدف و معنای پشت ERG ها را در سازمان خود مشخص کنید، مهم نیست چقدر بزرگ یا کوچک باشد.

بازگشت به اصول اولیه می تواند دلیل وجود آنها را به شما یادآوری کند و مسیر پیش رو را به شما نشان دهد. من در حال حاضر در یک شرکت 35 نفره هستم و به تازگی ERG زنان را با 10 نفر ایجاد کردم که به نظر من زمان مناسبی برای این کار بود. به همین دلیل ضروری است که به مبانی برگردیم و مجموعه ای روشن از سیاست ها را برای ترسیم هدف ایجاد کنیم.

خط مشی گروه منابع کارکنان چیست؟

خط مشی گروه منابع کارکنان یک سند رسمی است که هدف، ساختار و دستورالعمل های عملیاتی ERG ها را در یک سازمان تعریف می کند. اهداف، معیارهای عضویت، نقش های رهبری، مفاد بودجه، و فرآیند ایجاد گروه های جدید را مشخص می کند.

دو سطح از سیاست ها وجود دارد که باید به آنها نگاه کرد – یکی در سطح شرکت و دیگری برای گروه خاص.

خط‌مشی‌های کل شرکت مهم هستند زیرا هر کسی را که می‌خواهد یک ERG ایجاد کند در مورد آنچه باید و نباید انجام دهد راهنمایی می‌کند. داشتن یک کارمند داوطلب برای سازماندهی یک گروه، یک نمایش ابتکاری عالی است. با این حال، آنها ممکن است ندانند که سازمان شما می خواهد چه چیزی را تشویق یا دلسرد کند.

خط مشی های خاص گروه شامل هدف، مأموریت و شرایط تعامل برای هر ERG است. همچنین باید مواردی مانند حکمرانی و اشکال ارتباط را پوشش دهد. این به اعضا و اعضای بالقوه تصویر واضحی از اینکه آیا می توانند شرکت کنند یا نه و اینکه آیا خودشان را با موضوع گروه هماهنگ می کنند، می دهد.

آنچه باید در خط مشی گروه منابع کارکنان گنجانده شود

سیاست های حاکم بر ایجاد، اجرا و مشارکت ERG ها می تواند بسته به سازمان یا گروه متفاوت باشد. با این حال، مبانی خاصی وجود دارد که هر سیاستی باید داشته باشد. در اینجا نکاتی در مورد مواردی که باید در دو سطح خط مشی گروه منابع کارکنان گنجانده شود، آورده شده است.

در سطح شرکت

خط مشی ERG در سطح شرکت باید به کارکنان اطلاع دهد که چگونه خودشان یک ERG ایجاد و اجرا کنند. آنها باید به طور یکسان برای همه گروه ها اعمال شوند تا از انصاف اطمینان حاصل شود و باید مواردی مانند:

بیانیه هدف

این نشان می دهد که چگونه شرکت شما به دنبال حمایت از ERG ها و صداهای کم ارائه شده است.

• هدف این گروه ها در چشم انداز شرکت شما چیست و جایگاه آنها در رسیدن به ماموریت شرکت کجاست؟
• سازمان چه نوع تعهداتی را به کارمندان در مورد نحوه حمایت از ERG پس از ایجاد آن می دهد؟

دستورالعمل هایی در مورد نحوه ایجاد ERG

قوانین، فرآیند و پشتیبانی موجود را شرح دهید.

• آیا بنیانگذاران گروه نیاز به گرفتن اسپانسر اجرایی دارند؟ چه کسی واجد شرایط حمایت مالی است، و در صورت وجود، سطح مشارکت آنها چقدر باید باشد؟
• آنها باید به چه کسی در مورد ایجاد یک ERG جدید اطلاع دهند و روند تأیید چگونه است؟ آیا آنها، برای مثال، نیاز به ایجاد یک پرونده تجاری دارند؟
• شرایط تشکیل گروه چیست؟ به عنوان مثال، آیا یک خط مشی، آیین نامه یا آیین نامه رفتاری، و ساختار حکومتی دارید؟
• آنها در ایجاد ERG چه نوع حمایتی می توانند داشته باشند؟ مثلاً در طی مراحل تصویب و بعداً برای اعلام تشکیل گروه.
• بودجه و منابع موجود چیست و گروه چگونه می تواند به آنها دسترسی داشته باشد؟

اطلاعات در مورد آنچه مجاز نیست

توضیح دهید که آیا گروه‌ها یا علل خاصی وجود دارد که اجازه تشکیل آن را ندارند.

• آیا ERG ها مجاز به حذف گروه های خاصی از کارمندان هستند؟ یک مثال می تواند این باشد که گروه های مسلمان زن به دلایل اعتقادی و موضوعاتی که مورد بحث قرار می گیرد، به روی اعضای مرد باز نمی شوند.
• آیا کارمندان مجاز به تشکیل گروه های وابسته به سیاسی هستند؟
• آیا اجازه تشکیل گروهی در مقابل گروه دیگر را دارند؟
• چه نوع فعالیت هایی ممکن است تحت پوشش قرار نگیرند؟ به عنوان مثال، قراردادهای چانه زنی دسته جمعی ممکن است نیاز داشته باشد که تحت یک اتحادیه باشد، نه یک ERG.

الزامات گزارش

خط مشی ERG در سراسر شرکت شما باید راهنمایی هایی را در مورد آنچه که شرکت نیاز به گزارش در مورد آن دارد ارائه دهد:

• رویدادها، شماره عضویت، حضور در رویداد
• ابتکارات راه اندازی شد
• امتیاز رضایت از اعضای ERG برای اندازه گیری آنچه در مورد گروه فکر می کنند.

ارتباط با منابع انسانی

• ERG ها به چه حمایتی از منابع انسانی نیاز دارند؟ دقیقاً چگونه ERG ها با منابع انسانی برای طرح مسائل شناسایی شده و کار بر روی راه حل های بالقوه همکاری خواهند کرد؟

خط مشی خاص گروه (منشور)

خط‌مشی‌های ERG خاص گروه، که گاهی اوقات منشور نیز نامیده می‌شوند، بسته به نیاز هر گروه و هدف آن‌ها می‌توانند کمی متفاوت‌تر باشند. به عنوان مثال، اگر یک گروه منابع تجاری پیرامون سخنرانی عمومی باشد، قوانین عضویت ممکن است با قوانین ERG برای کارمندان زن سیاه پوست متفاوت باشد.

با این حال، اصول اولیه باید وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که هر یک از اعضای گروه درک می کنند که در کجا ایستاده اند و گروه در مورد چیست. این باید روشن باشد صرف نظر از اینکه آنها تازه کار هستند یا کارمند چندین ساله.

در اینجا مواردی وجود دارد که مطمئن شوید سیاست ERG شما را پوشش می دهد:

ماموریت و اهداف

• هدف از وجود این ERG چیست و به کجا می رود؟
• چگونه با مأموریت و اهداف کلی شرکت هماهنگی دارد؟
• هدف گروه برای دستیابی به این اهداف چگونه است؟

شرایط عضویت

در صورت وجود، این ممکن است نیاز به رای گیری یا بحث داشته باشد.

• آیا ERG به روی متحدان باز است؟ به عنوان مثال، یک گروه LGBTQ+ برای کارمندانی که به عنوان چنین هویتی شناخته نمی شوند اما متحد هستند باز است. اگر متحدان از اعضا جدا شوند چگونه شرکت خواهند کرد؟ بسیاری از شرکت‌های مدرن نیاز دارند که ERG آنها برای همه کسانی که می‌خواهند بپیوندند باز باشد، بنابراین ابتدا خط‌مشی شرکت را بررسی کنید.
• انتظار می رود اعضا چگونه شرکت کنند؟ آیا آنها رای می دهند، در جلسات حاضر می شوند یا به سازماندهی رویدادها کمک می کنند؟ آیا حداقل اجباری برای شرکت وجود دارد؟ اکثر گروه‌ها آن را داوطلبانه می‌کنند و این را کاملاً باز می‌گذارند، زیرا انجام در غیر این صورت ممکن است در کار واقعی کارمند تداخل ایجاد کند.
• در صورت وجود، دلایل بالقوه برای حذف چیست؟ به عنوان مثال می توان از پلت فرم ERG برای دفاع از گروه دیگر استفاده کرد.

شفاف سازی نقش های حکمرانی و رهبری

• رهبر کیست، رهبر چگونه انتخاب می شود (مثلاً رای یا چرخش)، و هر چند وقت یکبار؟ اگر رهبری چرخش داشته باشد، افراد بیشتری می توانند مهارت های رهبری خود را خارج از کار خود نشان دهند و بیشتر پیشرفت کنند. علاوه بر این، این به جلوگیری از تفکر گروهی و ایجاد سوگیری اقتدار کمک می کند.
• چه پست های دیگری برای اداره ERG مورد نیاز است، مانند منشی، خزانه دار، و مدیر رویداد؟ هدف آنها چیست، چگونه انتخاب می شوند و چند بار؟ بسته به اندازه ERG، ممکن است لازم باشد چندین نقش مانند این و حتی رهبران منطقه ای وجود داشته باشد، بنابراین سیاست ERG شما ممکن است نیاز به پوشش ساختار گزارش نیز داشته باشد.

فرآیندهای تصمیم گیری

• تصمیم گیری در گروه چگونه است؟ انتظار می رود چه نوع تصمیماتی گرفته شود؟ آیا به اتفاق آرا نیاز است یا اکثریت ساده؟ هنگام نوشتن خط مشی ERG خود به آن مانند یک حزب سیاسی فکر کنید.
• آیا روند تجدید نظر وجود دارد؟ چگونه افراد می توانند موضوعاتی را که به نظر آنها به درستی شنیده نشده است را مطرح کنند و آنها را مورد بررسی قرار دهند؟

آیین نامه

• کد رفتار: چه رفتاری باید تشویق شود و چه رفتاری باید دلسرد شود؟ اینها باید گروه های ماموریت محور باشند و نه فضایی برای ورود مردم و مثلاً شایعات.
• پاسخگویی و شفافیت: در ایجاد اعتماد، شفافیت در مورد آنچه ERG انجام می دهد و از آن حمایت می کند بسیار مهم است. این امر باعث جلب اعتماد اعضا و رهبری اجرایی می شود.
• این سیاست هر چند وقت یک بار باید بازبینی شود؟ هیچ سیاستی نمی تواند برای همیشه دوام بیاورد. برای اینکه چند وقت یک‌بار باید این مورد بررسی شود، مدتی تعیین کنید، و احتمالاً در ابتدای راه‌اندازی ERG باید کمی بیشتر بازبینی شود.

نکته HR

یک جعبه ابزار جامع منابع کارکنان برای رهبران و اعضای ERG ایجاد کنید. این جعبه ابزار باید منابع، الگوها و راهنماهای ضروری در مورد بهترین شیوه‌ها، برنامه‌ریزی رویداد، استراتژی‌های ارتباطی و اندازه‌گیری نتایج را ارائه دهد. این سند باید به عنوان یک مرجع آماده برای حمایت از مدیریت موثر و رشد ERG ها در سازمان باشد.

نحوه نوشتن خط مشی گروه منابع کارمند: بهترین شیوه ها

در کنار گنجاندن تمام اجزای کلیدی خط مشی ERG در سند مکتوب خود، در اینجا چند بهترین روش وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید:

• با خط‌مشی‌های شرکت همسو باشید: اطمینان حاصل کنید که خط‌مشی ERG با سیاست‌های موجود شرکت، به‌ویژه سیاست‌های مربوط به عدم تبعیض، آزار و اذیت، و رفتار حرفه‌ای هماهنگ است.
• مشارکت داوطلبانه را ترویج دهید : تأکید کنید که مشارکت در ERG داوطلبانه است و نباید بر پیشرفت شغلی یا امنیت شغلی کارمند تأثیر بگذارد.
• محرمانگی و حریم خصوصی را برجسته کنید: نگرانی های مربوط به رازداری و حریم خصوصی را در خط مشی ERG، به ویژه در رابطه با بحث های حساس و اطلاعات شخصی، برطرف کنید. این به اعضا اطمینان می دهد که مشارکت آنها ایمن و قابل احترام است و محیطی قابل اعتماد برای گفتگوی باز ایجاد می کند.
• یک الگوی خط مشی بسازید: یک الگوی خط مشی استاندارد ERG طراحی کنید که اجزای مهمی مانند هدف، حکومت، عضویت، فعالیت های ERG و بودجه را مشخص کند. این الگو یکپارچگی را در تمام ERGها تضمین می‌کند و به گروه‌های جدید و موجود کمک می‌کند تا با ارزش‌های سازمانی و انطباق با مقررات هماهنگ شوند و در عین حال روند توسعه و اجرای سیاست‌ها را ساده‌تر می‌کند.
• خط مشی های خود را به روز نگه دارید: به ERG ها اجازه دهید تا مناطق یا اهداف خود را سالانه بر اساس بازخورد اعضا و تغییر اولویت های سازمانی پیشنهاد و تنظیم کنند. این می تواند شامل توانایی انتقال منابع به سمت موضوعات نوظهور DEIB، انطباق با محیط های کاری جدید از راه دور یا ترکیبی، یا مقابله با مسائل اجتماعی فعلی باشد که بر اعضا تأثیر می گذارد.

خوراکی های کلیدی

به راحتی می توان فرض کرد که تنها کاری که باید انجام دهید این است که افراد با هویت، نژاد، گرایش و پیشینه یکسان را در اتاق جمع کنید و جادو را انجام دهید. با این حال، هر یک از ما بسیار بیشتر از یک ویژگی شناسایی هستیم.

با ایجاد یک خط مشی قوی برای گروه منابع کارمند خود، می توانید اطمینان حاصل کنید که جامعه ای که در حال جمع آوری آنها هستید حول اهداف خاص متحد شده و بر شرکت تأثیر می گذارد. به این ترتیب، شرکت شما محیطی ایجاد می‌کند که نه تنها به استخدام افراد با پیشینه‌های مختلف توجه می‌کند، بلکه به نظر می‌رسد به آنها کمک می‌کند که تعلق داشته باشند.

سوالات متداول