یک خط مشی قوی مرخصی برای سازمان شما حیاتی است تا به خوبی کار کند و به اندازه کافی نیاز کارکنان به مرخصی کار را برآورده کند. یک خط مشی مرخصی منصفانه و مداوم می تواند به کارمندانی که به دلایل پزشکی، خانوادگی یا شخصی نیاز به مرخصی دارند کمک کند. از سوی دیگر، همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که کارکنان از نرمش برای از دست دادن کار استفاده نمی کنند.
این مقاله بهترین شیوه ها و ملاحظات را برای ایجاد خط مشی مرخصی که نیازهای سازمان و کارگران شما را برآورده می کند، پوشش می دهد. برای کمک به شما در ایجاد یک خط مشی موفق، واجد شرایط بودن، اشکال مرخصی، کاغذبازی و ارتباطات را مورد بحث قرار خواهیم داد.
مطالب
سیاست مرخصی توضیح داد
مزایای داشتن سیاست مرخصی
نحوه تدوین خط مشی مرخصی
نمونه های شرکت از سیاست های مرخصی
سیاست مرخصی توضیح داد
کارمندان ممکن است برای تجدید قوا یا رسیدگی به مسائل شخصی و در عین حال که وضعیت شغلی خود را حفظ می کنند، گاهی اوقات نیاز به مرخصی از کار داشته باشند. اینجاست که مرخصی مطرح می شود. این مجموعه ای از دستورالعمل ها و رویه هایی است که تعیین می کند کارکنان چگونه می توانند مرخصی بگیرند و به چه دلایلی.
به این ترتیب، یک خط مشی مرخصی، انواع غیبت در دسترس، معیارهای واجد شرایط بودن، الزامات اسناد و مراحلی را که کارکنان برای درخواست مرخصی باید انجام دهند، تشریح می کند.
رایج ترین انواع مرخصی و آنچه که معمولاً شامل می شود عبارتند از:
- مرخصی وظیفه هیئت منصفه: در بیشتر موارد، کارفرمایان باید به کارگران اجازه دهند مرخصی بدون حقوق برای خدمات هیئت منصفه داشته باشند. کارمندان ممکن است در این دوره حقوق دریافت کنند یا نپردازند و مدت غیبت به مدت زمان آزمایش بستگی دارد.
- مرخصی رای گیری: در مکان های خاصی، شرکت ها باید در روز انتخابات به کارگران مرخصی بدهند تا بتوانند رای خود را به صندوق بیندازند. بسته به ایالت و سیاست کارفرما، این زمان ممکن است جبران یا بدون غرامت باشد.
- مرخصی سوگ: کارمندانی که مرگ یکی از اعضای نزدیک خانواده را تجربه کرده اند، اغلب واجد شرایط این نوع غیبت هستند. مدت مرخصی بسته به شرکت و ارتباط کارمند با متوفی متفاوت است.
- مرخصی مرخصی: کارمندان می توانند برای گذراندن اوقات فراغت و تفریح در طول دوره های مرخصی مرخصی بگیرند.
- مرخصی استعلاجی: به کارکنانی که مریض یا مجروح هستند مرخصی داده می شود تا شفا پیدا کنند.
- مرخصی والدین: چه کودکی متولد شود، چه به فرزندی پذیرفته شود و چه تحت سرپرستی قرار گیرد، مرخصی والدین به کارکنان این امکان را می دهد که برای مراقبت از فرزند جدید مرخصی بگیرند.
- مرخصی سالانه: مانند زمان تعطیلات، مرخصی سالانه به کارکنان این امکان را می دهد که برای اوقات فراغت و تفریح مرخصی بگیرند.
- مرخصی استعلاجی: مرخصی استعلاجی به کارگران مرخصی می دهد تا از مشکل سلامتی مهمی که خود، یکی از اعضای خانواده یا فرد دیگری که تحت مراقبت هستند، مراقبت کنند.
مزایای داشتن سیاست مرخصی
سازمان ها و کارگران از سیاست های مرخصی بهره مند می شوند. یک سیاست مرخصی خوب چندین مزیت دارد:
- رهنمودهای واضح: خط مشی مرخصی، فرآیندهایی را برای کارکنانی که مرخصی می گیرند مشخص می کند. این با ایجاد انتظارات از سوء تفاهم جلوگیری می کند.
- انطباق با قوانین و مقررات : خط مشی مرخصی تضمین می کند که شرکت از تمام قوانین و مقررات مربوط به مرخصی کارکنان، مانند FMLA در ایالات متحده، پیروی می کند. این به شما کمک می کند تا از عوارض قانونی و جریمه جلوگیری کنید.
- افزایش روحیه و بهره وری: وقتی کارفرما از نیازهای شخصی آنها حمایت می کند، کارکنان احساس ارزشمندی و انگیزه می کنند. این باعث افزایش شادی شغلی، بهره وری و ماندگاری می شود.
- خستگی کارکنان را به حداقل برسانید: اجازه دادن به کارکنان برای مرخصی در مواقع لزوم به کاهش فرسودگی کمک می کند. این امر استرس را کاهش می دهد و سلامت روانی را بهبود می بخشد و عملکرد شغلی را بهبود می بخشد.
- انصاف و سازگاری: یک سیاست مرخصی تضمین کننده عدالت و ثبات در درخواست های مرخصی کارکنان است. این می تواند از تعصب جلوگیری کند.
- صرفه جویی در هزینه: یک سیاست مرخصی با مدیریت خوب ممکن است غیبت و هزینه های گردش مالی را به حداقل برساند. شرکت ممکن است استرس، فرسودگی شغلی و جابجایی کارکنان را با حمایت از درخواست‌های مرخصی کاهش دهد.
حتی بدون مزایا، نداشتن سیاست مرخصی ممکن است به شرکت و کارکنان آن آسیب برساند. بدون استانداردهای واضح، کارمندان ممکن است احساس سردرگمی و ناامیدی کنند و ممکن است شما از نظر قانونی مسئول باشید. تناقض در درخواست مرخصی ممکن است گاهی منجر به جانبداری یا تبعیض شود.
در نهایت، بدون سیاست مرخصی، غیبت، بهره وری و گردش مالی ممکن است افزایش یابد و به سود شرکت آسیب برساند. با همه اینها، سازمان شما با خطراتی مانند:
- خطرات قانونی: بدون سیاست، یک تجارت ممکن است توسط کارگران غایب که احساس می کنند با آنها بدرفتاری شده است، شکایت کند. تبعیض، خاتمه نادرست، و نقض قانون کار نمونه هایی از این قبیل هستند.
- عدم تطابق: جریمه ها، جریمه ها و هزینه های قانونی می تواند ناشی از سیاست مرخصی باشد که مقررات فدرال، ایالتی و شهرداری را نقض می کند.
- کاهش حفظ کارکنان: کارمندانی که در مواقع ضروری احساس عدم حمایت می کنند ممکن است شرکت را ترک کنند و گردش مالی و هزینه ها را افزایش دهند.
- برخورد ناسازگار با کارمندان: مدیران ممکن است درخواست های مرخصی را به طور متفاوتی بدون دستورالعمل تعریف شده رسیدگی کنند که منجر به اختلافات و پیش داوری ها می شود.
- اختلال در کسب و کار: قوانین مرخصی نامشخص ممکن است باعث وقفه در شرکت شود.
نحوه تدوین خط مشی مرخصی
هر شرکتی که به کارگران خود اهمیت می دهد و از قانون پیروی می کند باید خط مشی مرخصی کاملی داشته باشد. منابع انسانی باید این مراحل را دنبال کند تا خط مشی مرخصی ایجاد کند که نیازهای سازمان را برآورده کند و از بهترین شیوه ها پیروی کند.
1. الزامات قانونی و انطباق را بررسی کنید
منابع انسانی باید الزامات قانونی و مقرراتی را قبل از ایجاد خط مشی مرخصی درک کند. در حین انجام این کار، مطمئن شوید که سیاست های مرخصی فدرال، ایالتی و شهرداری را پوشش می دهید. برخی از چارچوب هایی که باید بررسی کنید شامل FMLA و ADA می شود.
همانطور که تیم منابع انسانی شما برای توسعه خط‌مشی‌ها کار می‌کند، اطمینان حاصل کنید که با بخش حقوقی شما همکاری می‌کند تا بررسی کند که آیا این خط‌مشی قانونی و به‌روز با تحولات قانونی فعلی است یا خیر. منابع انسانی همچنین باید اطمینان حاصل کنند که خط مشی آنها با استانداردهای شرکتی مانند ضد تبعیض و ضد آزار مطابقت دارد.
نکته HR
برای به حداقل رساندن مسائل حقوقی، با استانداردهای قانونی و نظارتی همراه باشید. ارزیابی مکرر معیارهای قانونی و انطباق می تواند به قانونی و به روز نگه داشتن خط مشی مرخصی کمک کند.
2. تعیین انواع مرخصی های مشمول بیمه نامه
همانطور که گفته شد، مقررات حکم می کند که سازمان ها انواع مختلفی از مرخصی را به کارکنان ارائه دهند. این گزینه های مرخصی عبارتند از:
- مرخصی استعلاجی
- غم ترک
- مرخصی مرخصی
- مرخصی هیئت منصفه
- مرخصی رای گیری
- مرخصی والدین
- مرخصی سالیانه
- مرخصی پزشکی
نکته HR
در هنگام انتخاب انواع مرخصی سیاستی، نیازهای کارکنان و کسب و کار را در نظر بگیرید. نیازهای کارکنان و شرکت را متعادل کنید.
3. معیارهای واجد شرایط بودن را تعریف کنید
ارائه انواع مرخصی های مورد نیاز یکی از بهترین راه های مراقبت از کارمندان است. با این حال، شما باید معیارهای صلاحیت از پیش تعیین شده داشته باشید. این امر با اطمینان از درک کارکنان از تعهدات مرخصی، از سوء تفاهم ها و اختلاف نظرها جلوگیری می کند.
هنگام تعیین صلاحیت مرخصی، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- مدت خدمت: چندین شرکت از کارگران می خواهند قبل از مرخصی برای یک دوره خاص کار کنند.
- وضعیت تمام وقت در مقابل وضعیت پاره وقت: واجد شرایط بودن مرخصی ممکن است بسته به موقعیت شغلی متفاوت باشد.
- طبقه بندی استخدام: برخی از شرکت ها مرخصی را به دسته ها یا بخش های شغلی خاصی محدود می کنند.
- دلیل مرخصی : مرخصی پزشکی یا والدین نیز ممکن است واجد شرایط بودن را تعیین کند.
نکته HR
منابع انسانی باید الزامات واجد شرایط بودن سیاست را برای کارگران توضیح دهد. معیارها همچنین باید محدودیت های قانونی و نظارتی را رعایت کنند.
4. طرح کلی درخواست و رویه های تایید
HR باید پس از تعیین دسته ها و واجد شرایط بودن، درخواست مرخصی و رویه های تأیید را ایجاد کند. این شامل فرآیند درخواست مرخصی، دوره اعلان و اوراق مرتبط است. فرآیندهای واضح و ساده از سردرگمی جلوگیری می کند.
همچنین می‌توانید با استفاده از سیستم‌های مدیریت مرخصی برای خودکارسازی درخواست‌های مرخصی، این فرآیند را تقویت کنید. چنین سیستمی به شما کمک می‌کند تا درخواست‌ها و تاییدیه‌های مرخصی را سرعت بخشید و در عین حال تعصبات انسانی را از بین ببرید. علاوه بر این، منابع انسانی ممکن است از یک سیستم مدیریت مرخصی برای ردیابی مانده مرخصی کارکنان و جلوگیری از استفاده بیش از حد استفاده کند.
منابع انسانی همچنین باید برای درخواست های مرخصی ناگهانی، از جمله بیماری یا موارد اضطراری خانوادگی برنامه ریزی کند. استانداردهای واضح برای این موارد می تواند به جلوگیری از اختلالات محل کار کمک کند.
نکته HR
آموزش مدیران و سرپرستان برای رسیدگی به درخواست های مرخصی و اجرای سیاست مرخصی. این می تواند به ساده سازی رویه در سراسر شرکت کمک کند.
5. ایجاد غرامت مرخصی
در مورد مرخصی، غرامت یکی از زمینه های اصلی اختلاف است. بسته به ماهیت، دلیل و مدت مرخصی، ممکن است مجبور شوید یا انتخاب کنید که به کارکنان غرامت بدهید. با این حال، غرامت ارائه شده نباید در هر درخواست تعیین شود.
اگر تصمیم دارید به کارکنان غرامت بدهید، دستورالعمل‌های روشنی در مورد نحوه انجام آن و عواملی که باید در نظر گرفته شوند، داشته باشید. البته در هنگام تعیین این موضوع باید به حساب مالی سازمان نیز بپردازید.
نکته HR
اجازه دهید کارمندانی که در مرخصی هستند، مرخصی با حقوق (PTO) یا زمان مرخصی را با غیبت بدون حقوق ترکیب کنند تا فشار مالی کاهش یابد. با بیان صریح گزینه های پرداخت در سیاست، از اختلاف نظر کارکنان جلوگیری کنید.
6. خط مشی را به کارکنان ابلاغ کنید
ابلاغ یک خط مشی کامل مرخصی به کارکنان بسیار مهم است. این مرحله با آگاه کردن کارکنان از حقوق و مسئولیت‌های خط‌مشی‌شان، به حداقل رساندن سوء تفاهم‌ها و اختلافات در آینده کمک می‌کند.
در اینجا چند نکته ارتباطی وجود دارد:
- خط مشی را در کتابچه راهنمای کارمند قرار دهید : کارمندان از این کتابچه برای درک قوانین شرکت، از جمله مرخصی استفاده می کنند. مطمئن شوید که خط مشی قابل دسترسی است و به وضوح بیان شده است.
- برگزاری جلسات آموزشی: مدیران و کارکنان را برای درک و استفاده از خط مشی آموزش دهید. این از سوء تفاهم سیاست جلوگیری می کند و ثبات را تضمین می کند.
- از کانال‌های ارتباطی متعدد استفاده کنید: از طریق ایمیل، اینترانت شرکتی، پوسترها و خبرنامه‌ها ارتباط برقرار کنید تا همه کارکنان را از خط‌مشی مطلع کنید.
- یک نقطه تماس بدهید: کارگران باید یک تماس شرکتی برای رسیدگی به سوالات مربوط به سیاست داشته باشند. ممکن است منابع انسانی یا مدیر باشد.
- مرور دوره ای: این خط مشی باید اغلب بازبینی و اصلاح شود تا در جریان تحولات حقوقی و شرکتی بماند.
نکته HR
منابع انسانی باید به روشنی خط مشی را برای ارتقای فضای کار سالم و کاهش مسائل قانونی برای کارگران توضیح دهد.
7. بررسی و به روز رسانی
مقررات مربوط به مرخصی کارکنان هر از گاهی تغییر می کند. هنگامی که این اتفاق می افتد، نیازهای سازمانی و ورودی کارکنان نیز تغییر می کند. بنابراین، پس از ابلاغ خط مشی مرخصی به کارمندان، اطمینان حاصل کنید که آن را در صورت نیاز بررسی و به روز کنید.
نکاتی برای بررسی و اصلاح سیاست مرخصی:
- تغییرات قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) و قانون مرخصی ایالتی را نظارت کنید.
- از کارمندان در مورد اثربخشی سیاست ها و زمینه های بهبود بپرسید.
- ارزیابی کنید که چگونه تغییرات کسب و کار یا صنعت یا بسته های مزایای کارکنان رقیب ممکن است بر این سیاست تأثیر بگذارد.
- برای حفظ انطباق و کارآمدی خط مشی، با کارشناسان حقوقی یا منابع انسانی مشورت کنید.
نکته HR
منابع انسانی باید به طور مستمر خط مشی مرخصی را بررسی و به روز کند تا خواسته های کسب و کار و کارگران آن را برآورده کند و از تعهدات نظارتی پیروی کند.
نمونه های شرکت از سیاست های مرخصی
همانطور که سیاست مرخصی خود را توسعه می دهید، باید از شرکت های برتر در این زمینه بیاموزید. برخی از شرکت هایی که سیاست مرخصی خوبی دارند عبارتند از:
مایکروسافت: مایکروسافت 12 هفته مرخصی والدین با حقوق را برای هر دو والدین و چهار هفته مرخصی مراقبتی با حقوق برای اعضای نزدیک خانواده با شرایط بهداشتی قابل توجه ارائه می دهد. آنها تا چهار هفته مرخصی سوگواری، گزینه های کاری انعطاف پذیر و مرخصی شخصی می دهند.
پاتاگونیا: پاتاگونیا 16 هفته مرخصی خانوادگی با حقوق برای تولد یا فرزندخواندگی و 12 هفته برای مراقبت یا دلایل پزشکی شخصی ارائه می دهد. آنها همچنین تا دو هفته مرخصی سوگ استحقاقی و مرخصی شخصی بدون حقوق می دهند.
Salesforce: هر دو والدین 26 هفته مرخصی والدین با حقوق و حداکثر 6 هفته برای مراقبت از یکی از اعضای خانواده با بیماری شدید دریافت می کنند. همچنین تا 3 روز مرخصی استحقاقی و مرخصی شخصی بدون حقوق می دهند.
این شرکت ها سیاست های مرخصی رقابتی را ارائه می کنند و رفاه کارکنان را ارتقا می دهند. همانطور که می بینید، تیم منابع انسانی شما باید الزامات کارکنان و هنجارهای صنعت را در هنگام ایجاد خط مشی در نظر بگیرد.
خوراکی های کلیدی
حفاظت از رفاه کارکنان برای رشد بلندمدت سازمانی ضروری است. به همین دلیل است که توسعه سیاست مرخصی حیاتی است. این به شما امکان می دهد ضمن جلوگیری از سوء استفاده از حسن نیت شرکت، نیازهای آنها را برآورده کنید. در اینجا برخی از موارد کلیدی آماده ارائه شده است.
- هر شرکتی برای محافظت از کارکنان و رعایت قوانین نیاز به سیاست مرخصی دارد.
- منابع انسانی باید الزامات قانونی و انطباق را بررسی کند، انواع مرخصی های تحت پوشش را تعیین کند، معیارهای واجد شرایط بودن را تعریف کند، غرامت ایجاد کند، روند درخواست و تایید را مشخص کند، خط مشی را به کارکنان ابلاغ کند، و خط مشی را به طور منظم برای ایجاد مرخصی جامع بررسی و به روز کند. سیاست
- شرکت ها می توانند ترتیبات مرخصی خود را پس از دیگران مدل کنند.
- یک خط مشی مرخصی به خوبی تدوین شده ممکن است نگرانی های قانونی را به حداقل برساند، انطباق را ترویج کند، روحیه و بهره وری کارکنان را بهبود بخشد و خستگی کارکنان را کاهش دهد.
همانطور که برای ایجاد یک محل کار بهتر کار می کنید، AIHR شریکی است که می توانید روی آن حساب کنید. ما دوره‌ها و آموزش‌های زیادی را برای افزایش توانایی‌های منابع انسانی ارائه می‌دهیم. بنابراین، امروز AIHR را امتحان کنید تا تیم منابع انسانی خود را برای رهبری سازمان شما به جلو تقویت کند.
دیدگاهتان را بنویسید