برنامه ریزی مناسب برای تعداد کارمندان به رشد پایدار سازمان شما و بهبود عملکرد کمک می کند. بیایید بررسی کنیم که برنامه ریزی تعداد کار چیست و چگونه می توانید بهترین شیوه های برنامه ریزی تعداد کار را در کسب و کار خود پیاده سازی کنید.
مطالب
برنامه ریزی تعداد کار چیست؟
چرا سازمان شما به برنامه ریزی تعداد کار نیاز دارد؟
بهترین شیوه های برنامه ریزی تعداد سران
برنامه ریزی تعداد کار چیست؟
برنامه ریزی تعداد کارکنان به ایجاد برنامه هایی برای اطمینان از اینکه سازمان شما دارای تعداد مناسبی از افراد با مهارت های مناسب برای برآوردن نیازهای سازمانی در کوتاه مدت و بلند مدت است، اشاره دارد.
این فرآیند تضمین می کند که سازمان با بودجه تعیین شده برای استخدام یا حفظ تعداد صحیح افراد با مهارت ها و شایستگی های مناسب برای دستیابی به اهداف خود عمل می کند.
برنامه ریزی تعداد کارکنان شامل تعیین اهداف استخدام، ایجاد برنامه های مهارت آموزی و ارتقاء مهارت برای کارکنان فعلی، کاهش گردش مالی کارکنان، و تجزیه و تحلیل اشغال محل کار و اهداف و استراتژی های خاص شرکت است.
متخصصان منابع انسانی فرآیند برنامه ریزی تعداد کار را هدایت می کنند و با رهبران و مدیران کسب و کار برای درک نیازها و اهداف سازمان همکاری می کنند.
چرا سازمان شما به برنامه ریزی تعداد کار نیاز دارد؟
درگیر شدن در فرآیند برنامه ریزی تعداد کارمندان فواید متعددی برای سازمان ها دارد. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:
برای برنامه ریزی و تحلیل مالی ضروری است
سازمان ها زمانی می توانند برنامه ریزی مالی خود را به طور موثر انجام دهند که بدانند چه افرادی در چه نقشی در هیئت مدیره خواهند بود.
بیایید نگاهی به این بیندازیم که این به چه معناست در استخدام. ترسیم یک استراتژی از تمام موقعیت‌هایی که برای استخدام نیاز دارید و هزینه‌های استخدامی همراه با آن (آگهی‌های شغلی، هزینه‌های آژانس کارکنان، هزینه‌های ورود به هواپیما) به شما این امکان را می‌دهد تا تصمیمی آگاهانه در برنامه‌ریزی بودجه خود بگیرید تا نیازهای کارکنان خود را در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، اگر تشخیص دهید که باید پنج مهندس را ظرف سه ماه آینده استخدام کنید، با یک آگهی و استفاده همزمان از همه این پنج مهندس در هزینه ها صرفه جویی خواهید کرد.
یا اگر یک استارتاپ هستید و نیاز به سرمایه اضافی از سوی سرمایه گذاران دارید، داشتن یک نمودار سازمانی واضح با نقش هایی که باید استخدام کنید به نشان دادن دیدگاه شما برای شرکت و برنامه های دستیابی به آن کمک می کند.
برنامه های جذب نیرو
برنامه ریزی تعداد کار به شما کمک می کند تا نقش هایی را که باید استخدام کنید تعیین کنید. می‌توانید تلاش‌های استخدامی خود را به‌طور واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنید، مانند زمانی که باید بودجه استخدام خود را برای کارکنان خرده‌فروشی پاره وقت یا موقت در تعطیلات یا فصول مهم افزایش دهید.
به عنوان مثال، شما به تازگی یک سرویس جدید راه اندازی کرده اید و به افراد پس از فروش نیاز دارید. شما می توانید از طرح تعداد کار خود برای استخدام افراد بر اساس عملکرد تجاری پیش بینی شده و تغییرات در بازار استفاده کنید. همچنین می‌توانید از آن برای شناسایی مهارت‌ها و تجربه‌های خاص فروشندگان و ساختار کلی تیم استفاده کنید.
فرصت‌های دیگر برای برنامه‌ریزی تعداد کارکنان شامل ارتقای مهارت کارکنان، ارتقای شغلی، تعدیل حقوق، یا بازسازی شرکت است.
استفاده مؤثر از استعداد (آینده) خود
پیش بینی باید بخشی از برنامه ریزی تعداد کار شما برای ارزیابی روندهای قبلی، وضعیت فعلی و رویدادهای آینده باشد. این به شما کمک می کند تا انتظارات را مدیریت کنید و برای رفع آنها برنامه ریزی کنید.
علاوه بر این، درک خوبی از نحوه استفاده بهینه از استعداد خود دارید. به این ترتیب، نیروی کار موثر و سازنده ای ایجاد خواهید کرد که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، باید زمانی را صرف برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل نیروی کار آینده خود کنید. در بخشی از تحلیل خود باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تعداد کارکنان مورد نیاز برای کمک به دستیابی به اهداف شرکت شما
- مهارت ها و دانش خاص مورد نیاز برای کسب و کار
- نیروی کار فعلی شما (تعداد کارمندان و مجموعه مهارت های موجود)
- اهداف متنوع نیروی کار
استراتژی ها، فرآیندها و سیاست های منابع انسانی بهتر
وقتی می دانید چه تغییراتی می توانید در نیروی کار خود انتظار داشته باشید، همچنین می بینید که چگونه باید تکنیک ها، رویه ها و خط مشی های خود را تطبیق دهید.
به عنوان مثال، برنامه‌ریزی مالی منابع انسانی بر افزایش حقوق، بیمه سلامت و مشوق‌های پولی (مانند مشوق‌های فروش و پاداش‌های حفظ) تأثیر می‌گذارد. منابع انسانی و مدیریت می توانند برای تصمیم گیری مالی بر اساس داده های دقیق تعداد کارمندان و برنامه های آینده با یکدیگر همکاری کنند.
و همانطور که سازمان شما گسترش می یابد، ممکن است لازم باشد ابزارهای جدیدی را به مجموعه فناوری منابع انسانی خود اضافه کنید تا برنامه های افراد را مدیریت کنید، نامزدهای واجد شرایط بیشتری را استخدام کنید یا تجربه کارمندی بهتری ارائه دهید.
یا اگر شرکت شما می‌خواهد با موفقیت کارمندان را توسعه و ارتقا دهد، نیروی کار را مجددا توزیع کند، نیروی کار خود را متنوع کند یا استخدام‌های جدید را انجام دهد، برنامه‌ریزی تعداد کار بسیار مهم است. این به شما کمک می کند از اضافه کاری اجتناب کنید، هزینه های استخدام را کاهش دهید، بودجه L&D را افزایش دهید و کارایی استراتژی کلی منابع انسانی خود را به حداکثر برسانید.
بهترین شیوه های برنامه ریزی تعداد سران
1. برنامه ها، اهداف و چالش های سازمان خود را مرور کنید
شما باید درک کنید که سازمان شما به کجا می رود و با چه چالش هایی مواجه است.
اگر در حال گسترش به بازارهای جدید هستید، باید بینش زیادی در مورد نوع افرادی که نیاز دارید به دست آورید. آیا نیاز به یافتن کارمندان جدید با مجموعه مهارت های خاصی دارید که در نیروی کار فعلی شما موجود نیست، به عنوان مثال مهارت های زبان محلی؟ یا شاید بهتر است برای به دست آوردن آن شایستگی های حیاتی به کارکنان موجود آموزش دهید که رضایت و حفظ کارکنان شما را نیز افزایش می دهد؟
یا اگر قصد دارید سود خود را تا 40 درصد در سال جاری افزایش دهید، می دانید که برای رسیدن به اهداف فروش خود باید افراد بیشتری را استخدام کنید.
2. گزارش تعداد کار خود را مرتب کنید
گزارش‌دهی باکیفیت تعداد کار برای فرآیند برنامه‌ریزی تعداد کار شما ضروری است، زیرا اطلاعات دقیقی در مورد نیروی کار فعلی‌تان به شما می‌دهد، که باید بر اساس آن کار کنید.
این اطلاعات کیفی و کمی را در مورد کارکنان مختلف در سازمان شما ارائه می دهد که در طول برنامه ریزی و طرح ریزی کسب و کار مفید است، بنابراین شما می توانید بر روی بهبود کارایی کاری نیروی کار خود کار کنید.
گزارش تعداد کارکنان معمولاً دارای اطلاعاتی در مورد هر کارمند مربوط به موارد زیر است:
- وضعیت شغلی (فعال یا غیرفعال)
- عنوان شغلی
- وضعیت برنامه (پاره وقت، تمام وقت، قراردادی)
- زمان در نقش / تصدی
- حقوق و دستمزد
- وضعیت معافیت (معاف یا غیرمعاف از دریافت پرداخت OT)
- سن
- جنسیت
- قومیت
- سطح تحصیلات
- مکان
- سن بازنشستگی
- وضعیت جانبازی
این داده‌های تعداد کار معمولاً از HRIS شرکت شما تهیه می‌شود. این نرم‌افزار منابع انسانی به مدیریت و پردازش تمام جزئیات کارمند بالا – همراه با خط‌مشی‌ها و رویه‌های منابع انسانی – کمک می‌کند که می‌توانید آنها را در یک گزارش واحد و قابل درک خلاصه کنید.
هنگام تهیه گزارش تعداد کار خود، بهترین روش های زیر را در نظر داشته باشید:
- همیشه وضعیت کارمندان را برچسب بزنید: آیا آنها کارمندان تمام وقت، پاره وقت، فصلی یا موقت هستند؟
- در مدیریت داده های کارکنان مسئولیت پذیر باشید: قوانین ثبت سوابق را رعایت کنید و امنیت داده ها را رعایت کنید.
- یک داشبورد گزارش تعداد کار ایجاد کنید تا اطلاعات دقیقی در مورد وضعیت فعلی تعداد کار و معیارهای کلیدی خود در زمان واقعی بدست آورید.
- اهداف کوتاه و بلندمدت را با همسو کردن اهداف تعداد کار خود با استراتژی بلندمدت کسب و کار خود شناسایی کنید تا به شما کمک کند به طور موثر به روندها و تحولات نیروی کار و جبران خسارت پاسخ دهید.
3. تعیین کنید که چه کسی نیاز به مشارکت دارد
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، منابع انسانی معمولاً مالک فرآیند برنامه‌ریزی تعداد کارکنان است، اما به ورودی و کمک سایر افراد و بخش‌ها نیاز دارد. اینها شامل رهبری شرکت، مدیران بخش و تیم های مالی است. شما باید تعیین کنید که به بینش و کمک چه کسی نیاز دارید و آنها را درگیر کنید.
اما در مورد استارتاپ‌ها یا شرکت‌های کوچک، معمولاً مدیر عامل یا مدیر عامل مسئول برنامه‌ریزی تعداد جمعیت خواهد بود.
4. داده های کافی جمع آوری کنید
نمونه هایی از داده هایی که باید در برنامه ریزی تعداد کار جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید عبارتند از:
- اهداف درآمدی
- هزینه ها و بودجه پیش بینی شده برای استخدام
- تعداد فعلی کارکنان
- الزامات نقش
- مهارت های کارمند
- حقوق کارمندان
- سلسله مراتب سازمانی
- رتبه بندی عملکرد
داده هایی را که در HRIS، ATS و گزارش تعداد کار خود دارید، مرور کنید. به دنبال معیارهای اندازه و نسبت تیم باشید و داده ها را با برنامه رشد شرکت خود ترکیب کنید. برای مثال، ممکن است لازم باشد نسبت فروش به کارکنان بازاریابی را در نظر بگیرید. برای برنامه ریزی موثر برای تعداد کار به همه اینها نیاز دارید.
یا همچنین می تواند به شما در کشف ناکارآمدی های شرکتتان کمک کند. بیایید بگوییم که متوجه افزایش در افرادی که اضافه کار می کنند، شدید. سپس شاید زمان آن رسیده است که کارکنان بیشتری را استخدام کنید.
5. ابزارهای برنامه ریزی تعداد کار مناسب را پیدا کنید
اگر بودجه محدودی دارید، ممکن است برای دانلود یا ایجاد یک الگوی برنامه ریزی اکسل کافی باشد. ممکن است در هزینه ها صرفه جویی کنید، اما وقت گیر و مستعد خطا است.
بنابراین با رشد کسب‌وکارتان، می‌توانید از نرم‌افزار اختصاصی با قابلیت برنامه‌ریزی تعداد کار مانند Charthop یا Anaplan بهره ببرید. این به شما کمک می کند کارهای خسته کننده و تکراری را خودکار کنید، به عنوان مثال، مدیریت برنامه یک تیم، که شامل تخصیص تعداد معینی از افراد در هر شیفت یا پروژه است. همچنین می‌تواند معیارهای مهم را قابل مشاهده کند و گزارش‌های بلادرنگ در صورت تقاضا تولید کند.
بنابراین همانطور که شرکت شما گسترش می یابد، برنامه ریزی تعداد کار یک فرآیند مداوم است که می توانید با استفاده از نرم افزار مناسب آن را آسان تر و موثرتر کنید.
6. برای چندین سناریو آماده شوید
همانطور که در چند سال گذشته دیده ایم، آینده به سختی قابل پیش بینی است. استعفای دسته جمعی، تغییر تقاضای کار کارکنان، کار از راه دور و ترکیبی، و افزایش تورم از جمله موارد دیگر اتفاق افتاده است.
پیش‌بینی سناریوهای مختلف به شرکت‌ها کمک می‌کند تا برای توسعه برنامه‌های بلندمدت و احتمالی، ارزیابی پیامدهای نیروی کار و مهارت‌های مورد نیاز و برنامه‌های استخدام، ایجاد استراتژی‌هایی برای پر کردن شکاف‌های مهارتی و ایجاد نیازهای بودجه بالقوه آماده شوند.
به این ترتیب، رهبری و تیم منابع انسانی باید برنامه‌هایی برای تعداد کارمندان ایجاد کنند که به این تغییرات رسیدگی کند و به تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد بهترین راه برای تخصیص منابع و کارکنان کمک کند. این برنامه‌ها باید الزامات تعداد کارمندان را برای موقعیت‌های مختلف مقایسه کنند تا شباهت‌ها و تفاوت‌ها در سطوح کارکنان را بیابند و طیفی از برنامه‌های نیروی کار را ایجاد کنند.
7. به طور مداوم طرح تعداد کار خود را مرور کنید
بسیاری از شرکت ها سالانه برنامه ریزی تعداد کار را انجام می دهند. با این حال، ممکن است شرکت شما سرمایه‌گذاری کرده باشد یا زودتر از آنچه انتظار می‌رود آماده عرضه محصول جدید باشد. یا بدتر از آن، شکستی مانند سرمایه‌گذاری‌های شکست خورده یا رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی مانند COVID-19 را تجربه کرده‌اید، که به ما نشان داده است که بازار کار چقدر سریع تغییر می‌کند.
نیروی کار شرکت شما باید چابک باشد تا بتواند به این زمان های تصادفی پاسخ دهد.
این لحظات خوبی برای بررسی برنامه تعداد کارتان است، مطمئن شوید که هنوز نیازهای تعداد کارتان را منعکس می کند و اگر نه، تنظیمات را انجام دهید.
مدیریت و تیم منابع انسانی باید برنامه تعداد کارمندان را با استفاده از داده های زمان واقعی برای شناسایی نیازهای فوری و بلندمدت کارکنان ردیابی و تنظیم کنند.
کلام پایانی
برنامه ریزی تعداد کارکنان با در نظر گرفتن سناریوهای متعدد سازمان شما را برای آینده آماده می کند و به شما کمک می کند از اخراج و کوچک سازی به دلیل برنامه ریزی ناکافی جلوگیری کنید. در حالی که نیاز به تحقیق و همکاری زیادی دارد، یک نیروی کار مولد و با اندازه بهینه نتیجه ای است که ارزش تلاش را دارد.
دیدگاهتان را بنویسید