دپارتمان‌های منابع انسانی تحت فشار فزاینده‌ای قرار دارند تا موفقیت کسب‌وکار را از طریق شیوه‌های کارآمد منابع انسانی تضمین کنند. منابع انسانی ناب می تواند به سازمان ها در بهبود فرآیندها کمک کند و منجر به افزایش بهره وری و عملکرد بهتر شود. منابع انسانی ناب و مزایای آن چیست و چگونه می توانید این رویکرد را در سازمان خود پیاده سازی کنید؟ بیایید نگاهی بیندازیم.
مطالب
روش شناسی ناب چیست؟
منابع انسانی ناب چیست؟
مزایای منابع انسانی ناب چیست؟
پیاده سازی منابع انسانی ناب در سازمان شما
روش شناسی ناب چیست؟
روش شناسی ناب یک رویکرد مدیریتی چابک برای ایجاد نتایج ارزشمندتر از طریق پالایش گردش کار است. با سنجش کیفیت در هر مرحله، اقدامات زائد یا زائد را حذف می کند، بنابراین هر عملکرد سازمان به طور کارآمد عمل می کند. ذینفعان در فرآیند تصمیم گیری به خوبی به هم متصل هستند تا فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنند که فرآیندها را ساده می کند و استعدادها را به کار می گیرد.
نظریه ناب با «تولید ناب» شروع شد. تویوتا این را برای نوآوری در فرآیند تولید خودرو خود توسعه داد. هدف این است که سطح موجودی را فقط در مقدار مورد نیاز برای مدت کوتاهی نگه دارید و سپس در صورت لزوم دوباره سفارش دهید. تولید ناب همچنین برای کارکنان به عنوان منبع اصلی برای بهبود جریان کار ارزش قائل است. مدیریت آشکارا اطلاعات کسب و کار را با کارگران در میان می گذارد و آنها را تشویق می کند تا پیشنهادات خود را برای افزایش اثربخشی بیان کنند.
نوع دیگری از تئوری ناب، روش «راه اندازی ناب» است. این برای کارآفرینان توسعه داده شد تا محصولات، خدمات و ایده های جدید را تبلیغ کنند. این بر اساس ایجاد یک “حداقل محصول قابل دوام” (MVP) برای آزمایش یک ایده است. مجموعه‌ای از آزمایش‌های سریع و با دقت ساخته شده نشان می‌دهد که چه چیزی قبل از ساختن محصول نهایی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند.
موفقیت Lean در اولین صنایعی که آن را پذیرفتند، بسیاری از بخش‌های دیگر از جمله نهادهای دولتی ایالات متحده را به سمت پذیرش آن سوق داده است. روش شناسی ناب ابزاری است که ایالت واشنگتن برای تغییر عملیات خود و دستیابی به اهداف خاص یا فراتر از آن استفاده می کند. فرآیندهای ساده و سایر پیشرفت‌ها منجر به تحویل سریع‌تر خدمات، صرفه‌جویی در هزینه و کاهش کاغذبازی شد.
وقتی سازمان‌ها برای بهبود مستمر فرآیندها تلاش می‌کنند، می‌توانند به سرعت و به آرامی تغییرات را انجام دهند. تعدیل‌های جزئی برای کارمندان امکان‌پذیرتر و قابل تحمل‌تر از اعمال تغییرات گسترده است. شرکت هایی که به شیوه ناب فعالیت می کنند می توانند پیشرفت های قابل توجهی را برای نوآوری و اثربخشی بیشتر ایجاد کنند.
عناصر روش شناسی ناب
پیش‌فرض روش‌شناسی ناب، هدف قرار دادن فعالیت‌های بی‌سود برای حذف است. زباله به عنوان هر روشی شناخته می شود که به ارزش محصول یا خدمات نهایی کمک نمی کند. مدیریت ناب مستلزم بازنگری هر مرحله از فرآیندهای کسب و کار برای تمایز بین ارزش و ضایعات با استفاده از سه جزء زیر است:
- مراحلی که لازم است و ارزش افزوده دارند.
- مراحلی که ارزش افزوده ای ندارند اما به دلیل مقررات، قوانین یا سایر عوامل اجتناب ناپذیر اجباری هستند.
- مراحلی که ارزشی ندارند و غیر ضروری هستند.
بدون شک، حذف هر مرحله ای که ارزشی ندارد، ساده ترین راه برای طراحی مجدد فرآیندها و بهبود گردش کار و نتیجه است.
منابع انسانی ناب چیست؟
منبع اصلی ارزش یک سازمان کارکنان آن هستند. مسئولیت منابع انسانی این است که یک سیستم و محیطی را ایجاد کند که بر نیروی کار بهینه برای حمایت از عملکرد تجاری تأثیر بگذارد. هدف نهایی منابع انسانی ناب این است که به طور مداوم در جهت حذف افزونگی و اتلاف در فرآیندهای منابع انسانی و ارائه خدمات منابع انسانی کار کند.
بخش‌های منابع انسانی باید با رهبری شریک شوند تا ذهنیت ناب را برای کل سازمان ارتقا دهند. علاوه بر این، باید خدمات خود را تا حد امکان کارآمد اجرا کند و برای بهبود مستمر فرآیند تلاش کند.
اگرچه این خدمات لزوماً محصول ملموسی را ارائه نمی دهند، اما می توان ارائه آنها را بهبود بخشید تا نیازهای کارکنان را بهتر برآورده کند. بنابراین سوال این است که چگونه می‌توانیم روش ناب را در منابع انسانی به کار ببریم تا موفقیت بلندمدت را تضمین کنیم؟
مدیریت منابع انسانی ناب ارزش محیط خدمات خود را با پرسیدن سوالاتی از قبیل:
- آیا فرآیندی برای وظایف هر سرویس وجود دارد؟
- آیا فرآیند در حال پیگیری است؟
- آیا راه‌هایی برای تغییر آن وجود دارد یا مراحلی وجود دارد که بتوان آن را حذف کرد تا کارآمدتر شود؟
به عنوان مثال، مفاهیم ناب را می توان برای توابع زیر اعمال کرد:
- استخدام و استخدام – آیا مستقیم ترین مسیر برای کاندیداهای منبع و ایمن سازی کارمندان جدید دنبال می شود؟
- حضور در سازمان – آیا می توان کارهای اداری و فعالیت های جهت گیری را ساده کرد تا افراد جدید زودتر برای اقدام آماده شوند؟
- غرامت و مزایا – آیا کارکنان به خوبی از مزایای خود و راه دستیابی به افزایش حقوق و پاداش مطلع هستند؟ آیا ارتباط موثرتر می تواند به روشن شدن موضوع پاداش کمک کند؟
- مدیریت عملکرد – آیا مدیران و کارکنان باید زمان زیادی را برای تعیین اهداف، سنجش پیشرفت و ارزیابی عملکرد اختصاص دهند؟ آیا می توانیم این روند را متراکم کنیم؟
در اینجا هشت تصویر از عناصر غیر ارزش افزوده وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می توانند با استفاده از رویکرد ناب شناسایی و حذف کنند:
موجودی – (ذخیره داده های اضافی یا منسوخ شده.) به دنبال راه هایی برای پاک کردن اطلاعات منقضی شده و کاهش نیاز به نگهداری نسخه های چاپی فایل های کارمند/نامزد و غیره باشید.
انتظار – (کار متوقف می شود در حالی که منتظر اطلاعات خاص یا دیگران برای تکمیل بخشی از فرآیند خود هستند.) امضاها/تأییدات مورد نیاز را بررسی کنید تا فقط موارد ضروری را استاندارد کنید. کارکنان آموزش دیده می توانند برای حفظ گردش کار یکدیگر را پوشش دهند.
پردازش بیش از حد – (بررسی وظایف یا داده هایی که برای مشتری ارزش اضافه نمی کند.) به دنبال راه هایی برای جلوگیری از لایه های تأیید بی مورد، گزارش ها و ورود مجدد داده باشید.
حرکت – (جابجایی غیرضروری افراد یا کالاها.) قرار دادن تجهیزات ارگونومیک، فایل ها و سیستم های تامین به راحتی قابل ارجاع، و نگه داشتن اعضای تیم در نزدیکی می تواند باعث صرفه جویی در زمان بین کارها شود.
حمل و نقل – (فرآیندهایی که شامل سفر از طریق اتصالات زیاد است.) تیم ها و سازمان ها می توانند با ساده کردن مسیریابی گزارش ها، کاهش پیوست های ایمیل و حذف توزیع نسخه های چاپی از این نوع ضایعات جلوگیری کنند.
استعداد – (استفاده ناکافی از توانایی های کارکنان.) کارمندان را برای انجام کارهای بیشتر توانمند کنید. ابزارها و آموزش های کافی را به آنها ارائه دهید و به آنها اجازه دهید تا بهبودهای فرآیند را در محدوده مسئولیت خود اجرا کنند.
نقص – (خطا در فرآیند یا نتایج منفی که نیاز به اصلاح دارند.) به عنوان مثال، فقدان رویه های کاری استاندارد که منجر به خطاهای ورود داده ها می شود یا روش استخدام نادرست که منجر به گردش مالی زیاد می شود و نیاز به کار مجدد دارد.
تولید بیش از حد – (تولید اطلاعاتی که مورد نیاز نیست یا هرگز استفاده نشده است یا چیزی بیش از نیاز یا قبل از نیاز فراهم می کند.) ارزیابی استفاده و ارزش تمام اطلاعات و گزارش ها و ایجاد توالی گردش کار، استانداردها و سیگنال ها برای هر فرآیند، این موضوع را مشخص می کند. نوع زباله
مزایای منابع انسانی ناب چیست؟
استفاده از مدل ناب منابع انسانی با بهبود فرآیندها برای همه ذینفعان و تشویق به بهبود مستمر، مزایای بسیاری را برای سازمان ها در هر صنعتی ایجاد می کند. شما می‌توانید گلوگاه‌ها را شناسایی کنید و سپس روش‌هایی را برای حذف آنها دوباره طراحی کنید. این منجر به مزایای قابل توجهی می شود، از جمله:
- کاهش هزینه – کاهش ضایعات باعث صرفه جویی در هزینه می شود، بنابراین تمرکز ناب سود را به حداکثر می رساند.
- ارتقای کیفیت – ذهنیت توجه به جزئیات، گردش کار را بهینه می کند و خطاها را کاهش می دهد.
- فرهنگ توسعه – وقتی مردم تفکر خود را بر روی جستجوی تغییر برای بهتر متمرکز می‌کنند، محیطی را ایجاد می‌کند که برای پیشرفت باز است و به ارزش افزوده با کار خود افتخار می‌کند.
- بهبود تجربه کارکنان – با اصلاح فرآیندها، کار می تواند برای کارمندان آسان تر و لذت بخش تر شود. اصول ناب که گفتگوی باز را تشویق می کند و به کارکنان توانایی پیشنهاد تغییرات را می دهد، می تواند ناامیدی از یک مشکل را به فرصتی برای ایجاد راه حل تبدیل کند. این باعث ایجاد یک محیط کاری با انگیزه و رضایت بخش تر می شود که باعث به حداکثر رساندن پتانسیل کارکنان می شود.
پیاده سازی منابع انسانی ناب در سازمان شما
بنابراین، در واقع چه چیزی لازم است تا یک مدل منابع انسانی ناب را عملی کنیم؟ در اینجا سه مرحله وجود دارد که باید برای شروع آن در بخش خود در نظر بگیرید:
1. فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را شناسایی کنید
شما باید فرآیندهای منابع انسانی را هدف قرار دهید، جایی که استفاده از روش ناب قابل اندازه‌گیری است و بیشترین منطق را دارد. به طور معمول، اینها شامل فرآیند استخدام، آموزش و توسعه، نصب و مدیریت عملکرد است.
2. از یک مدل حل مسئله استفاده کنید
برای اجرای اصول ناب از یک برنامه ساختاریافته پیروی کنید. در اینجا دو مورد استفاده رایج وجود دارد:
چرخه Plan Do Study Act (PDSA) – این روش روند فعلی را همانطور که هست بررسی می‌کند، آن را بیشتر منعکس می‌کند، تجدیدنظر می‌کند و چرخه را تکرار می‌کند.
طرح:
- مشکل را تشخیص دهید و ارزیابی کنید که چه چیزی باید تغییر کند.
- اهداف و اهداف و راهبردهای ایجاد تغییر را مشخص کنید.
- مشخص کنید که کدام نتایج به معنای موفقیت خواهد بود.
- تیمی از بازیکنان کلیدی را جمع آوری کنید.
- یک برنامه عملیاتی تدوین کنید.
انجام دهید:
- برنامه اقدام را شروع کنید و داده ها را جمع آوری کنید.
- مشاهدات و مشکلات را مستند کنید.
- منابع و ابزارهای مناسب مورد نیاز برای تغییرات را ابداع کنید.
مطالعه:
- داده‌های جمع‌آوری‌شده را تامل کنید و به دنبال روندها باشید.
- ارزیابی کنید که آیا طرح کار می کند یا خیر.
- هر گونه عوارض جانبی ناخواسته را بشناسید.
- تنگناها را شناسایی کنید و راه هایی برای رفع آنها بیابید.
عمل:
- نتیجه گیری کنید که آیا این طرح جواب داده است یا خیر.
- در صورت موفقیت آمیز بودن طرح، فرآیند جدید را استاندارد کرده و گسترش آن به ظرفیت های دیگر را در نظر بگیرید.
- اگر برنامه نیاز به تغییر دارد، به مرحله اول برگردید و تنظیمات را انجام دهید یا دوباره فرموله کنید.
- برای بهبودهای بیشتر، در فرصتی دیگر دوباره روند را بررسی کنید.
تعریف اندازه گیری تجزیه و تحلیل بهبود کنترل (DMAIC) استراتژی دیگری است که بخشی از ابتکار شش سیگما است اما اغلب در رویکرد ناب استفاده می شود. پنج مرحله آن شامل:
تعریف کنید:
- مشکلی را که باید حل شود و همچنین مشتریان و انتظارات آنها را تعریف کنید.
- توقف، شروع و دامنه فرآیند را تعریف کنید.
- یک نقشه از جریان فرآیند با تمام ورودی ها و خروجی ها ایجاد کنید.
اندازه گیری:
- به دنبال معیارهایی برای اندازه گیری پیشرفت باشید.
- داده های مربوطه را جمع آوری کنید تا نحوه عملکرد فرآیند را نشان دهید و نقص ها را آشکار کنید.
تحلیل کنید:
- تفاوت بین عملکرد فعلی و هدف را تشخیص دهید.
- مشکلات احتمالی و فرصت های بهبود را شناسایی کنید.
- به دنبال دلایل اصلی مشکلات باشید.
بهبود:
- راه‌هایی را برای پیکربندی مجدد فرآیند برای حل مشکل و یافتن روش‌های پیشگیری بررسی کنید.
- آزمایش و اجرای یک طرح برای راه حل.
کنترل:
- راه حل را مستند کنید.
- یک سیستم برای نظارت بر روند به روز شده و حفظ آن در مسیر ایجاد کنید.
استخدام یک مشاور منابع انسانی ناب را در نظر بگیرید
اجرای طرح های ناب در بخش شما می تواند پیچیده باشد. به همین دلیل است که ممکن است از استخدام مشاوری بهره مند شوید که بتواند بر تلاش ها نظارت داشته باشد یا به شما در تدوین برنامه کمک کند.
چنین مشاوری می تواند به هدایت تحول ناب در عملکرد منابع انسانی سازمان شما کمک کند و به کارکنان منابع انسانی شما در توسعه رفتارها و شایستگی های لازم برای هدایت در محیط ناب کمک کند.
تاثیر
ارائه ارزش بیش از هر زمان دیگری در بازار رقابتی امروزی بسیار مهم است و ایجاد رویکرد ناب منابع انسانی در سازمان شما می تواند به شما در انجام این کار کمک کند. بدون شک این یک تلاش چالش برانگیز است که به تعهد، زمان و منابع نیاز دارد. با این حال، ساده‌تر و مؤثرتر کردن فرآیندهای کلیدی منابع انسانی، ارزش تلاش را دارد.
حتی اگر مدیریت ارشد هنوز اصول ناب را نپذیرفته باشد، منابع انسانی می تواند به عنوان نمونه ای برای کل سازمان راهگشا باشد.
دیدگاهتان را بنویسید