دریافت درست منابع انسانی از همان ابتدا تأثیر زیادی بر موفقیت یک سازمان دارد. شاید سازمان شما دپارتمان منابع انسانی نداشته باشد و حداقل حداقل ها را برای هماهنگی انجام داده است. یا شاید شما در حال شروع کار هستید و به این فکر می کنید که چگونه یک بخش منابع انسانی را از ابتدا بسازید.
نه تنها یک بخش منابع انسانی به اطمینان از انطباق کمک می کند، بلکه نقش اساسی در مشارکت و بهره وری کارکنان دارد. بنابراین چگونه می توان یک بخش منابع انسانی ایجاد کرد؟ این چیزی است که شما باید انجام دهید!
مطالب
1. وضعیت منابع انسانی در سازمان خود را بررسی کنید
2. سوابق کارمندان را سازماندهی کنید و یک فرآیند نگهداری سوابق ایجاد کنید
3. شروع به رسمیت بخشیدن به سیاست ها
4. پایه های فرآیندهای استخدام و عضوگیری را در جای خود قرار دهید
5. غرامت و مزایای ارائه شده خود را مستند کنید
6. فن آوری و سیستم هایی را که در حال حاضر دارید مرور کنید و آنچه را که هنوز نیاز دارید در نظر بگیرید
7. دستورالعمل های انطباق را بررسی کنید
8. یک کتابچه راهنمای کارمند ایجاد کنید
9. بستر یک برنامه یادگیری و توسعه را ایجاد کنید
10. یک برنامه منابع انسانی ایجاد کنید
11. زمان مناسب برای شروع ساخت تیم منابع انسانی را تشخیص دهید
1. وضعیت منابع انسانی در سازمان خود را بررسی کنید
بنیانگذاران و/یا مدیران از نظر استخدام، خط‌مشی‌ها، مدیریت عملکرد و ابزارها چه چیزهایی را ایجاد کرده‌اند؟ با وضعیت فعلی منابع انسانی آشنا شوید تا بدانید از کجا شروع به ساخت بخش منابع انسانی کنید. می توانید از چرخ زیر به عنوان نقطه شروع برای ارزیابی بخش منابع انسانی فعلی خود استفاده کنید:
هر یک از توابع را در مقیاسی از 0 (جایی که هیچ چیز وجود ندارد) تا 10 قرار دهید (فرایند کاملاً در جای خود است و به خوبی کار می کند). این نقطه شروع خوبی برای درک اینکه آیا بخش جدید منابع انسانی نیاز به شروع، توسعه یا حفظ فرآیند منابع انسانی خاص دارد یا خیر خواهد بود.
علاوه بر این، سوالات زیر را برای درک ساختار منابع انسانی فعلی خود ارزیابی کنید:
- چه ابزارهای منابع انسانی در محل وجود دارد؟
- آیا آنها نیاز به تعویض دارند؟
- آیا آنها نیاز به توسعه دارند؟
- نقش مدیریت خط چیست؟
- آیا آنها مسئولیت های منابع انسانی دارند؟
- آنها در حال حاضر در زمینه مدیریت استعداد چه می کنند؟
- چه سیاست هایی در نظر گرفته شده است؟
- آیا سیاست های اساسی برای اشتغال وجود دارد؟ (برای اطمینان از اینکه سازمان شما مطابقت دارد، این فوری ترین اولویت شما خواهد بود)
- آیا همه سیاست ها برای رعایت حداقل استانداردهای کاری اجرا شده اند؟
- آیا اولویت های سیاستی فوری وجود دارد؟
بنابراین، ترکیبی از درک پیشرفت شما در تمام بخش‌های منابع انسانی و فوری‌ترین نیازها، نقطه شروع خوبی برای ایجاد بخش منابع انسانی به شما می‌دهد.
ثبت نام در یک برنامه گواهینامه HR Generalist شما را به همه چیزهایی که برای ایجاد یک بخش منابع انسانی از ابتدا نیاز دارید مجهز می کند. علاوه بر این، به شما کمک می کند از اشتباهات رایج در هنگام تنظیم عملکرد منابع انسانی در سازمان خود جلوگیری کنید.
2. سوابق کارمندان را سازماندهی کنید و یک فرآیند نگهداری سوابق ایجاد کنید
منابع انسانی مسئول مدیریت چرخه زندگی کارکنان است و سوابق کارمندان شما نقطه شروع هستند. شما باید درک روشنی از تعداد کارمند خود داشته باشید و اسنادی را ایجاد کنید که هم از نظر قانونی ضروری هستند و هم در درازمدت به شما کمک می کنند تا روی برنامه های توسعه شخصی کار کنید.
هر کارمند به یک پرونده پرسنلی نیاز دارد. به طور سنتی، این مبتنی بر کاغذ بود، اما بیشتر سازمان‌ها سیستم‌های دیجیتالی را برای مدیریت سوابق کارکنان توسعه داده‌اند. این چند نمونه از اسنادی است که باید نگه دارید:
- مدارک استخدام – شامل متن مصاحبه، ارزیابی ها، درخواست های شغلی و رزومه می باشد. قوانین محلی خود را مطالعه کنید تا بفهمید چه مدت باید این را در پرونده نگه دارید.
- فرم واجد شرایط بودن استخدام – هر کارمندی به این نیاز دارد تا تأیید کند که از نظر قانونی مجوز کار در کشور شما را دارد. هر کشوری قوانین خاص خود را دارد، اما این یک الزام است.
- اسناد حقوق و دستمزد – صورت‌حساب حقوق، دستمزد، نامه‌های ترفیع (افزایش، نامه‌های تایید)، سوابق مالیاتی و سوابق زمان‌بندی.
- سوابق عملکرد کارکنان – تمام اطلاعات مکتوب، ایمیل ها، اسکریپت های مکالمه را جمع آوری کنید.
- سوابق خاتمه
- تکمیل سوابق آموزشی
- هرگونه مدارک رویه انضباطی
ممکن است متوجه شوید که تعداد زیادی از این اسناد وجود دارد، اما نسبتاً سازماندهی نشده یا غیر رسمی هستند. این خوب است – تا زمانی که اطلاعات بیشتری را جمع آوری کنید، از جایی شروع کنید و سپس سوابق منابع انسانی خود را از آنجا بسازید. با همه مدیران خط و رهبران سازمان صحبت کنید و تا جایی که می توانید اطلاعات را از آنها جمع آوری کنید.
این پایگاه شروع شما خواهد بود. و سپس، برای هر یک از دسته های ذکر شده در بالا، پوشه هایی را برای هر کارمند ایجاد کنید و ردیابی را شروع کنید. با بخش فناوری اطلاعات خود کار کنید تا مطمئن شوید که روشی امن و مطمئن برای ذخیره الکترونیکی این اسناد ایجاد کرده اید.
3. رسمی کردن سیاست ها را شروع کنید
شاید چیزی یادداشت نکرده باشید، شاید فقط برخی اطلاعات اولیه. می توانید مهم ترین سیاست ها را اولویت بندی کنید و شروع به نوشتن آنها کنید.
اینها برخی از سیاست‌هایی هستند که باید توسعه دهید:
- حضور و غیاب
- ساعت کار
- استخدام
- مدیریت عملکرد
- اضافه کاری
- فسخ
- ترک سیاست
- سیاست ضد آزار و اذیت و عدم تبعیض
- رفتار کارکنان
- سیاست رسانه های اجتماعی
- سیاست محرمانگی
- مشروط شدن
- افشای منافع تجاری
- سیاست ایمنی و بهداشت
- سیاست مواد مخدر و الکل
همانطور که پیش می روید، احتمالاً متوجه خواهید شد که برخی چیزها با هم هستند و می توانند تحت یک خط مشی باشند. اطمینان حاصل کنید که وقتی یک خط مشی را تدوین کردید، قابل درک و ساده باشد. هر کارمند باید یک کپی از آن را دریافت کند و به راحتی در سایت اینترانت شما قابل دسترسی باشد.
4. پایه های فرآیندهای استخدام و جذب نیرو را در جای خود قرار دهید
می توانید از تصویر زیر به عنوان راهنمایی برای ایجاد فرآیند استخدام خود استفاده کنید:
برای هر یک از این مراحل، موارد زیر را مشخص کنید:
- چه کسی درگیر است
- الگوهای مورد استفاده
- سوالاتی که باید پرسیده شود
- اسنادی که باید در هر مرحله جمع آوری شود.
برای فرآیند سوار شدن، پنج مرحله وجود دارد که باید طرح کنید و روی آنها کار کنید:
- قبل از روز اول (قبل از سوار شدن)
- در روز اول (جهت گیری)
- هفته اول
- 90 روز اول
- در پایان سال اول
ما یک چک لیست مفید تهیه کرده ایم که می توانید در هر یک از این پنج مرحله از آن استفاده کنید. می توانید آن را در اینجا بیابید: راهنمای جامع برای حضور در کارمندان (شامل الگوهای چک لیست!)
5. غرامت و مزایای ارائه شده خود را مستند کنید
آنچه را که در مورد ساختارهای غرامت و مزایا دارید بررسی کنید و به رسمیت بخشیدن و طبقه بندی آن ادامه دهید. با حداقل ها شروع کنید تا مطمئن شوید که مطابقت دارید. این شامل:
- حقوق یا دستمزد ساعتی
- پس انداز بازنشستگی
- مرخصی با حقوق
- بیمه سلامت
پس از ایجاد آن، می توانید شروع به پیشبرد غرامت و مزایای ارائه شده خود کنید که شامل موارد زیر است:
- پاداش عملکرد
- تقسیم سود
- گزینه های سهام
- بیمه تکمیلی
- بازپرداخت هزینه سفر
- یونیفرم/کت و شلوار
- پاداش جابجایی
برای اضافه کردن به آن، می توانید شروع به توسعه یک بسته پاداش کلی کنید، که به کارکنان کل ارزشی را که به آنها ارائه می دهید نشان می دهد، که همیشه پولی نیست. این مستلزم موارد زیر است:
- توسعه شغلی
- ترتیبات کاری انعطاف پذیر
- تخفیف های شرکتی
- برنامه های شناسایی کارکنان
بعداً می‌توانید به اضافه کردن امتیازات (به عنوان مثال، پشتیبانی سلامت، مهدکودک داخلی، وعده‌های غذایی رایگان و غیره) شروع کنید، اما فقط زمانی این کار را انجام دهید که اصول اولیه را در اختیار داشته باشید. داشتن درک خوب از انواع مختلف جبران خسارت به شما کمک می کند بسته های جبرانی جذابی ایجاد کنید.
6. فن آوری و سیستم هایی را که در حال حاضر دارید مرور کنید و آنچه را که هنوز نیاز دارید در نظر بگیرید
ممکن است از قبل ابزارهایی (Slack، ابزارهای مدیریت پروژه و غیره) و همچنین صفحات گسترده داشته باشید. از آنجایی که شما تازه شروع به کار کرده اید، این فرصت شماست تا فرآیندی شیک و ساده را بدون نیاز به مقابله با سیستم های منابع انسانی قدیمی که ممکن است شما را عقب نگه دارند، داشته باشید. برخی از سیستم های اصلی که باید وجود داشته باشند عبارتند از:
- حقوق و دستمزد
- مدیریت نیروی کار (زمان مرخصی، حضور، برنامه)
- HRIS – این شامل اطلاعات کارکنان و تمام اسناد ضروری منابع انسانی است
- سیستم ردیابی متقاضی – برای تمام شیوه های استخدام و استخدام شما استفاده می شود
- یادگیری و توسعه
- مدیریت عملکرد
مجدداً، سیستم‌هایی را که باید وجود داشته باشند تا سازمان شما از نظر قانونی مطابقت داشته باشد، اولویت‌بندی کنید و سپس آن‌هایی را که سازمان شما را ارتقا می‌دهند، اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما فقط 20 کارمند داشته باشد، سرمایه گذاری در یک سیستم منابع انسانی داده و تجزیه و تحلیل پیشرفته ممکن است مفید نباشد. با این حال، شما همچنین باید درازمدت فکر کنید و فناوری‌هایی را به دست آورید که می‌تواند با رشد سازمان شما مقیاس‌پذیر باشد.
7. دستورالعمل های انطباق را بررسی کنید
منابع انسانی نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه سازمان شما برای فعالیت مناسب است و تمام قوانین استخدامی رعایت می شود، ایفا می کند. حداقل باید دستورالعمل‌های انطباق کشور خود را برای همه خط‌مشی‌های فهرست‌شده در قسمت «شروع رسمی‌سازی خط‌مشی‌ها» مرور کنید.
برای اینکه متوجه شوید، اگر خط‌مشی‌های شما با حداقل دستورالعمل‌های انطباق مطابقت دارد، می‌توانید از فرآیند زیر استفاده کنید:
علاوه بر این، علاوه بر خط‌مشی‌های استانداردی که باید وجود داشته باشند، باید مطمئن شوید که همه قوانین و مقررات محلی را در نظر گرفته‌اید. اگر کارمندان شما از ایالت یا کشور دیگری کار کنند چه؟ آیا قوانین خاصی برای صنعت شما وجود دارد؟
8. یک کتابچه راهنمای کارمند ایجاد کنید
خط مشی های اساسی را در کتابچه راهنمای کارمندان خود بگنجانید و آن را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. همچنین مواردی مانند ارزش های سازمان، بیانیه ماموریت، چشم انداز و اطلاعات پیشینه سازمان را اضافه کنید. قالب‌های آنلاین یا حتی ابزارهای زیادی وجود دارد که به شما کمک می‌کند کتاب راهنما ایجاد کنید، مانند Handbooks.io.
9. بستر یک برنامه یادگیری و توسعه را ایجاد کنید
کمک به کارکنان برای کسب مهارت‌های جدید و پیشرفت در حرفه‌شان، یکی از وظایف حیاتی بخش منابع انسانی است. از این رو، هنگام ساخت بخش منابع انسانی خود، باید با برنامه ریزی یادگیری و توسعه شروع کنید.
اهداف خود را مشخص کنید
اهداف و اهداف چارچوب یادگیری و توسعه شما چیست؟
شایستگی ها و مهارت های مورد نیاز را شناسایی کنید
بدانید سازمان شما کجاست، به کجا می رود، و مهارت هایی که در حال حاضر در نیروی کار دارید. سپس شایستگی های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خود را شناسایی کنید. شما می توانید تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را انجام دهید تا بفهمید چه چیزی وجود دارد و چه چیزی وجود ندارد.
با کارمندان خود صحبت کنید
با همه کارمندان گفتگوی انفرادی داشته باشید یا اجازه دهید مدیران خط این کار را انجام دهند. این بینشی در مورد آرزوهای هر کارمند و آنچه که مسیر شغلی خود را به عنوان می بینند ارائه می دهد و همچنین به عنوان فرآیند شروع برنامه های توسعه فردی عمل می کند.
یک چارچوب آموزشی ایجاد کنید
بر اساس تجزیه و تحلیل شکاف و نیازهای سازمان و کارمندان، کتابخانه ای از مواد آموزشی و دوره های آموزشی هدفمند ایجاد کنید. این کتابخانه ای خواهد بود که مدیران خط می توانند به کارمندان پیشنهاد دهند تا انجام دهند یا کارمندان می توانند آن را نیز مرور کنند. علاوه بر این، اگر مطالب آموزشی اجباری انطباق را که باید توسط هر کارمند انجام شود اضافه کنید، مفید خواهد بود.
به توسعه برنامه های توسعه شخصی کمک کنید
همانطور که پیش می روید، به هر یک از کارمندان کمک کنید تا برنامه توسعه شخصی خود را توسعه دهند. منابع لازم برای انجام این کار را در اختیار آنها قرار دهید (مربیان، مربیان، الگوها) و اطمینان حاصل کنید که ثبت و ردیابی شده است.
10. یک برنامه منابع انسانی ایجاد کنید
در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی شرکت کنید تا نیازهای سازمان خود را از نظر مهارت ها و قابلیت ها و جدول زمانی از دیدگاه بلندمدت شناسایی کنید. ایجاد چنین طرحی به شما در اولویت بندی و مدیریت بودجه منابع انسانی کمک می کند.
شما می دانید که ابتدا باید روی کدام یک از اجزای ذکر شده در بالا تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما به سرعت در حال رشد است، ایجاد یک فرآیند استخدام و جذب نیرو یک اولویت کلیدی خواهد بود. تنها زمانی می توانید این کار را به درستی انجام دهید که نیازهای سازمان خود را درک کرده و آنها را در یک جدول زمانی ترسیم کنید.
11. زمان مناسب برای شروع ساخت تیم منابع انسانی را تشخیص دهید
قصد دارید چه کسی را برای گسترش تیم منابع انسانی خود استخدام کنید؟ این بستگی به اولویت‌های شما دارد و در مورد چه چیزی بیشتر به کمک نیاز دارید. به عنوان مثال، اگر شما رشد زیادی دارید، ممکن است به یک استخدام کننده نیاز داشته باشید. یا ممکن است یک دستیار / مدیر منابع انسانی را در نظر بگیرید تا زمان بیشتری برای کارهای استراتژیک داشته باشید.
قبل از استخدام خارجی، به داخل نیز نگاه کنید. ممکن است کارکنانی در سازمان باشند که بتوانند برخی از مسئولیت های منابع انسانی را به عهده بگیرند یا به دنبال حرکت در آن جهت باشند.
یا شاید شما با استخدام یک کارمند منابع انسانی که می تواند نقش های ترکیبی (به عنوان مثال، استخدام و فعالیت های روزانه منابع انسانی) را انجام دهد، شروع کنید. باز هم، همه اینها به نیاز سازمان شما بستگی دارد.
به تو
ایجاد یک بخش منابع انسانی در سازمان به شما کمک می کند افراد خوب را استخدام و حفظ کنید، کارمندان خود را درگیر کنید و عملکرد کلی کسب و کار خود را بهبود بخشید. راه اندازی دپارتمان منابع انسانی کار ساده ای نیست، اما در آینده ای نزدیک نتیجه زیادی خواهد داشت.
و به یاد داشته باشید، لازم نیست از صفر شروع کنید یا همه چیز را خودتان بسازید. قالب های آماده و قابل تنظیمی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید و از آنجا شروع کنید. برای شروع راهنماها و الگوهای جامع ما را دنبال کنید!
دیدگاهتان را بنویسید