زمان پر کردن چیست؟ هر آنچه که باید در مورد این معیار استخدام بدانید

شما می توانید AIHR Learning Bite “زمان پر کردن چیست؟” را تماشا کنید. بالا!

زمان پر کردن یکی از مهم ترین معیارهای استخدام برای هر سازمانی است، صرف نظر از صنعت، اندازه سازمان و نقش. زمان پر کردن دقیقاً به چه چیزی اشاره دارد؟ چه تفاوتی دارد از زمانی به استخدام، و آیا می توانید زمان پر کردن را محاسبه کنید؟ و چند تاکتیک برای کاهش زمان پر کردن در سازمان شما چیست؟

تصور کنید برای یک شرکت بازاریابی کار می کنید و در یکی از مناطق خود جای خالی یک مدیر بازاریابی دارید. تأثیر منفی نداشتن مدیر بازاریابی این است که مدیران دیگر باید مسئولیت بیشتری را بر عهده بگیرند که منجر به افزایش استرس و ناامیدی می شود. یا اگر در زمینه پزشکی کار می کنید و جای پزشک خالی دارید. این امر باعث می‌شود که پزشکان دیگر مجبور به کار اضافه کاری یا پایگاه بیماران ناامید به دلیل کمبود خدمات شوند. توانایی اندازه‌گیری زمان برای پر کردن یک جای خالی، یک معیار مهم منابع انسانی است که بر نتیجه کسب‌وکار شما نیز تأثیر می‌گذارد.

زمان پر کردن چیست؟

زمان پر کردن به تعداد روزهای تقویمی که برای یافتن و استخدام یک نامزد جدید طول می‌کشد اشاره دارد، معمولاً با تعداد روزهای بین تأیید درخواست شغل و پذیرش پیشنهاد شما توسط نامزد اندازه‌گیری می‌شود.

برخی از شرکت ها لحظه متفاوتی را برای پر کردن نقطه شروع اندازه گیری زمان انتخاب می کنند. گزینه های دیگر علاوه بر تایید یک درخواست شغلی عبارتند از:

• یک مدیر استخدامی که درخواست شغلی را برای تأیید ارسال می کند
• انتشار یک فرصت شغلی به صورت آنلاین

به طور مشابه، برخی از سازمان ها تاریخ شروع را به عنوان پایان زمان برای پر کردن در نظر می گیرند.

نکته کلیدی این است که در ردیابی خود ثابت قدم باشید و همه گشایش های خود را به یک شکل دنبال کنید.

این یک معیار عالی برای برنامه ریزی تجاری است. Time to fill به شما یک دیدگاه واقع بینانه از مدت زمان جایگزینی یک کارمند جدا شده ارائه می دهد. این به شما کمک می کند تا تلاش های استخدام خود را بهتر برنامه ریزی کنید و زمانی که فرآیند استخدام شما بیش از حد طولانی شود به عنوان یک هشدار عمل می کند. علاوه بر این، تأثیر خالص مثبتی بر زمان همه افراد دارد، زیرا به معنای اضافه کاری کمتر و ثبات بیشتر است.

این همچنین یک معیار مهم برای تجربه استخدام شما است، زیرا 23٪ از کاندیداها اگر ظرف یک هفته پاسخی دریافت نکنند، علاقه خود را به کارفرما از دست می دهند. 46 درصد دیگر اگر در عرض 1 تا 2 هفته چیزی نشنوند بی‌علاقه می‌شوند.

زمان پر کردن در مقابل زمان استخدام

دو مورد از معیارهایی که به طور گسترده در استخدام استفاده می شود، زمان پر کردن و زمان برای استخدام است. حتی اگر آنها اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، این دو را نباید اشتباه گرفت. آنها جنبه های مختلف فرآیند استخدام را اندازه گیری می کنند و عملکردهای مختلفی را انجام می دهند. ما یک جدول برای نشان دادن این ایجاد کردیم:

عواملی مانند صنعت و موقعیت هر دو معیار را تحت تأثیر قرار می دهند. استخدام برای برخی از نقش ها بسیار چالش برانگیزتر از نقش های دیگر است. همین امر در مورد صنایع نیز صدق می کند، بنابراین توجه به این تفاوت ها ضروری است.

این است که چگونه زمان برای پر کردن از زمان به استخدام متفاوت است. با این حال، همانطور که قبلاً اشاره کردیم، برخی از سازمان ها تاریخ شروع یک نامزد را به عنوان نقطه پایانی برای پر کردن در نظر می گیرند.

ارزش اندازه گیری زمان برای پر کردن چیست؟

داده ها تنها زمانی مفید هستند که قابل اجرا و اعمال باشند. ارزش اندازه گیری زمان برای پر کردن در کاربرد آن برای برنامه ریزی تجاری و بهبود فرآیندهای منابع انسانی است. برخی از مزایای ردیابی این معیار عبارتند از:

• این به شما امکان می دهد تا تلاش های خود را برای استخدام بهتر برنامه ریزی کنید . با اندازه‌گیری زمان برای پر کردن، به طور متوسط متوجه می‌شوید که جایگزین کردن فردی با تجربه مشابه چقدر طول می‌کشد. به عنوان مثال، فرض کنید شما در حال جایگزینی یک اقتصاددان ارشد هستید. پس از انجام محاسبات متوجه می شوید که 45 روز طول می کشد تا این جای خالی پر شود. سپس به شما این امکان را می دهد که تلاش های استخدام را در زمان مناسب شروع کنید. همچنین می‌توانید در زمانی که نقش خالی است، برنامه‌های اضطراری بسازید. این به شما امکان می دهد تا رویه های سوار شدن و تحویل را نیز به طور مؤثرتری برنامه ریزی کنید.
• رفع ناکارآمدی در فرآیند استخدام شما همانطور که به دنبال کردن این معیار ادامه می دهید، می توانید مناطق ناکارآمدی را در استخدام پیدا کنید و استراتژی خود را ساده کنید. شما شروع به درک این خواهید کرد که کدام نقش ها برای پر کردن و کدام بخش ها برای پر کردن یک موقعیت بیشتر طول می کشد. شما همچنین متوجه می شوید که کدام منبع استعداد موثرتر است. برای مثال، برخی از نقش‌ها با یک آژانس سریع‌تر پر می‌شوند، در حالی که نقش‌های دیگر با آگهی شغلی لینکدین به بهترین شکل پر می‌شوند. Time to fill به شما پاسخ می دهد که کدام منبع مؤثرتر است.
• کاهش هزینه های پست های پر نشده . زمان پر کردن به سازمان کمک می کند تا در هزینه خود صرفه جویی کند. اولا، قرار دادن آگهی های شغلی هزینه دارد. هرچه زمان کمتری برای یک نقش تبلیغ شود، پس انداز شما بیشتر است. ثانیاً، وقتی یک نقش خالی است، پرداخت هزینه به کارمندان برای اضافه کاری هزینه دارد. همچنین باعث افزایش فرسودگی و استرس در محل کار می شود که در دراز مدت هزینه بسیار بالایی دارد. در نهایت، هر چه مدت زمان بیشتری برای استخدام شخصی طول بکشد، احتمالاً رضایت مشتری شما کمتر خواهد بود که بر عملکرد و سود کلی شرکت تأثیر می گذارد.

چگونه زمان پر شدن را اندازه می گیرید؟

به یاد داشته باشید، هنگام محاسبه زمان برای پر کردن، باید معیار را با آنچه برای شرکت شما منطقی است تنظیم کنید. محاسبه چیزی شبیه به این است:

برای محاسبه زمان پر شدن برای یک موقعیت:

این تعداد روزهای تقویمی است که سازمان شما برای پر کردن یک موقعیت خاص طول می کشد. برای محاسبه این، باید نقطه شروع را تعیین کنید. همانطور که در بالا ذکر کردیم، این معمولاً زمانی است که درخواست شغل تأیید می شود. با این حال، شما همچنین می توانید روز آگهی نقش را انتخاب کنید. به طور مشابه، نقطه پایانی شما می تواند زمانی باشد که داوطلب پیشنهاد شغلی را می پذیرد یا اولین روز کار خود را می پذیرد.

فرمول شما این خواهد بود:

• تعداد روزهای تقویمی بین نقطه شروع (مدیر نقش را تأیید می کند یا شغل روزانه آگهی می شود) و نقطه پایانی (تاریخی که داوطلب پیشنهاد شغل را می پذیرد یا تا اولین روز ورود به جلسه ).

برای مثال، اگر شرکت X نقش یک مدیر بازاریابی را در 1 ژانویه تبلیغ کند و تصمیم بگیرد از “تاریخ تبلیغات” به عنوان نقطه شروع استفاده کند. سپس نامزد پیشنهاد را می پذیرد و از 1 مارس شروع می کند (تاریخ ورود به عنوان نقطه پایانی استفاده می شود). زمان پر کردن این نقش 60 روز است. به عنوان یک سازمان، باید در انتخاب نقطه شروع و پایان خود ثابت قدم باشید – این به این دلیل است که بتوانید داده های ثابتی داشته باشید و آن ها را با معیارهای مرتبط مقایسه کنید.

برای محاسبه میانگین زمان پر کردن:

میانگین زمان شما برای پر کردن، بینش کلی در مورد نقش های مختلف را در اختیار شما قرار می دهد.

به عنوان مثال، فرض کنید شما پنج مدیر را در سازمان خود استخدام کرده اید و برای استخدام آنها به ترتیب 15، 60، 10، 30 و 40 روز طول کشیده است. محاسبه شما به این صورت خواهد بود:

در این صورت میانگین زمان شما برای استخدام 31 روز خواهد بود.

همچنین می توانید محاسبات بیشتری برای اندازه گیری اثربخشی فرآیند استخدام خود در معیارهای مختلف انجام دهید. به عنوان مثال، می توانید زمان پر کردن را محاسبه کنید

• در هر سه ماهه: که مجموع زمانی برای پر کردن تمام موقعیت های سه ماهه / تعداد موقعیت های پر شده در سه ماهه است.
• و سالانه: که مجموع زمان پر شدن برای تمام موقعیت های سال / تعداد موقعیت های پر شده در سال است.

محاسبه زمان برای پر کردن هر نقش و بخش

هنگام اندازه گیری زمان برای پر کردن، باید نیازها و معیارهای مختلف خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، احتمالاً استخدام یک دانشمند ارشد داده به طور متوسط بیشتر از استخدام یک نماینده مرکز تماس طول می کشد. بنابراین، میانگین زمان استخدام برای این دو نقش متفاوت به نظر می رسد. به طور مشابه، میانگین زمان استخدام شما هنگام مقایسه بخش ها متفاوت به نظر می رسد (IT در مقابل بخش حقوقی). بهترین روش اندازه گیری در برابر نقش ها و بخش های مشابه است، زیرا نشان دهنده دقیق تری از مدت زمان لازم برای پر کردن یک موقعیت است.

چگونه می دانید برای پر کردن زمان چه چیز خوبی به نظر می رسد؟

فرض کنید 60 روز طول می کشد تا نقش یک مدیر فناوری اطلاعات را ایفا کنید. پس از اندازه گیری زمان برای پر کردن سازمان و بهبود فرآیندها، آن را به 45 روز کاهش می دهید. این ممکن است یک پیشرفت داخلی باشد، اما به این معنی نیست که اندازه گیری خوبی است – ممکن است هنوز برای ایفای یک نقش زمان زیادی ببرد! به همین دلیل مهم است که به زمان پر کردن معیارها نگاه کنید. Workable مطالعه ای انجام داد و به معیارهای زیر رسید:

در حالی که اینها اندازه‌گیری‌ها و معیارهای مفیدی هستند، ممکن است لازم باشد با معیارهای کشورهای محلی خود عمیق‌تر و بیشتر کاوش کنید تا عدد دقیق‌تری را بدست آورید.

بر اساس درک نحوه محاسبه زمان برای پر کردن و اندازه گیری آن با معیارهای خارجی، می توانید شروع به بهبود فرآیندهای خود کنید. بسیار مهم است که آن را به صورت روشمند انجام دهید و قبل از ایجاد تغییرات و تغییراتی که پس از آن ایجاد کرده اید، همه داده ها را ثبت کنید. این به شما نشان می دهد که فرآیند استخدام شما و اینکه آیا تغییراتی که اعمال کرده اید کار می کند یا خیر.

چگونه می توانید زمان پر شدن را کاهش دهید؟

برای کاهش زمان پر کردن، نکات زیر را در نظر بگیرید:

تنگناهای رایج را کاهش دهید

گلوگاه های رایج در فرآیند استخدام شامل عدم ارتباط بین استخدام کننده و مدیر استخدام است. اطمینان حاصل کنید که اهداف روشن و پیگیری های منظم وجود دارد و قابل ارائه ها واضح هستند. مثال دیگر این است که اگر متوجه شدید که مطالعات موردی زمان زیادی را برای تکمیل نامزدها و ارزیابی مدیران صرف می کند، گیمیفیکیشن را در نظر بگیرید یا از ابزار اتوماسیون برای سرعت بخشیدن به فرآیند استفاده کنید.

از فناوری استخدام استفاده کنید

شما می خواهید هر بخش تکراری فرآیند استخدام خود را خودکار کنید. برخی از راه‌های انجام این کار، سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار استخدام است که فرصت‌های شغلی شما را به‌طور خودکار به هیئت‌های شغلی انتخابی و رسانه‌های اجتماعی مرتبط می‌کند.

یک مطالعه اخیر نشان داده است که 62 درصد از کاندیداهای ارشد به دلیل تاخیر در برنامه ریزی فرآیند استخدام را ترک کرده اند. به همین دلیل ممکن است ایده خوبی باشد که روی یک ابزار زمان بندی مصاحبه سرمایه گذاری کنید.

همچنین می‌توانید فرآیندهای دیگر مانند بررسی مرجع و امضای اسناد ورود را دیجیتالی کنید.

کاندیداهای قبلی را برای افتتاحیه های فعلی دوباره کشف کنید

شما می توانید مجدداً با نامزدهایی که در سیستم ردیابی متقاضیان شما هستند و قبلاً آنها را بررسی کرده اید مراجعه کنید. این فقط برای ادامه روند استخدام آنها است و در زمان و هزینه خود صرفه جویی می کنید زیرا نیازی به بررسی مجدد نامزدها نیست.

به تو

سازمان شما از زمان کوتاه تری برای پر کردن چندین راه سود می برد. اولین قدم برای این کار این است که نحوه اندازه گیری زمان را برای پر کردن و سازگار بودن تنظیم کنید. سپس داده های بیشتری برای برنامه ریزی فعالیت های استخدام خود و بهبود کارایی کلی فرآیند استخدام خود و همچنین کمک به برنامه ریزی کسب و کار خواهید داشت.

برنامه صدور گواهینامه را باز کنید

متریک منابع انسانی و داشبورد

سطح ورودی | 26 ساعت | (142 بررسی) با تسلط بر مهارت‌های قدرتمند داشبورد و دریافت معیارهای درست، تصمیمات منابع انسانی مبتنی بر واقعیت را هدایت کنید. به عنوان داشبورد منابع انسانی… بیشتر بیاموزید

مقالات جدید

راهنماها

آموزش مصاحبه برای مدیران استخدام: راهنمای 17 مرحله ای شما

ادامه مطلب

راهنماها

25 معیار مدیریت نیروی کار که باید ردیابی کنید

ادامه مطلب

راهنماها

نحوه ایجاد یک تجربه برند معتبر کارفرما: درس هایی از ESPN

ادامه مطلب