فرآیند انتخاب: 7 مرحله و بهترین روش برای استخدام استعدادهای برتر

فرآیند گزینش سیستماتیک در یافتن استعدادها کلیدی است و ستون فقرات مدیریت استعداد موثر را تشکیل می دهد. با این حال، انتخاب کارکنان چالش های خود را دارد. به عنوان مثال، 69 درصد از سازمان ها برای ایفای نقش های مشارکت کننده فردی تلاش می کنند. فرآیند استخدام و انتخاب شما باید تا حد امکان جامع باشد تا بهترین نامزدها را با موفقیت جذب و شناسایی کنید.

در این مقاله، ما نگاهی دقیق‌تر به فرآیند انتخاب برای استخدام خواهیم داشت و برخی از بهترین روش‌ها را برای طراحی به اشتراک می‌گذاریم که به شما کمک می‌کند کارمندان با کیفیت بالا را پیدا کنید و در عین حال تجربه خوبی را برای نامزد ارائه دهید.

مطالب
روند انتخاب چگونه است؟
اهمیت فرآیند انتخاب استراتژیک
7 مرحله فرآیند انتخاب
معیارهای مورد استفاده در فرآیند انتخاب
نحوه بهبود فرآیند استخدام و انتخاب: بهترین شیوه ها
سوالات متداول

روند انتخاب چگونه است؟

فرآیند انتخاب شامل ارزیابی مهارت ها، شایستگی ها و تجربه نامزدهای شغلی برای شناسایی واجد شرایط ترین افراد برای نقش و سازمان است.

انتخاب زمانی شروع می‌شود که یک فرصت شغلی آگهی شود و نامزدها وارد شوند. این فرآیند از ساختار قیفی پیروی می‌کند، با متقاضیان متعدد شروع می‌شود و به تدریج از طریق مصاحبه و ارزیابی فهرست نامزدها را محدود می‌کند تا زمانی که بهترین مناسب برای نقش پیدا شود.

معمولاً شامل هفت مرحله زیر است که بعداً با جزئیات بیشتر به آنها خواهیم پرداخت:

1. برنامه
2. غربالگری و پیش انتخاب
3. مصاحبه
4. ارزیابی
5. مراجع و بررسی پیشینه
6. تصمیم
7. پیشنهاد کار و قرارداد

اهمیت فرآیند انتخاب استراتژیک

سازمان‌ها معمولاً انواعی از روش‌های استخدام را دارند که ممکن است به طور مداوم از آنها پیروی کنند یا نکنند. با این حال، داشتن یک استراتژی خوب اندیشیده شده برای فرآیند به شما کمک می کند نه تنها هر جای خالی را پر کنید، بلکه به موفقیت پایدار کسب و کار نیز کمک می کند.

فرآیند انتخاب استراتژیک مزایای زیر را ارائه می دهد:

• حمایت از اهداف بلندمدت سازمانی : گنجاندن اهداف استراتژیک در سیستم‌های انتخاب نامزدها، تمرکز بر یافتن افرادی با مهارت‌ها، تجربه و طرز فکر برای انجام آنچه سازمان در حال حاضر و آینده در نظر دارد، می‌شود. برای مثال، شرکتی که به سرعت در حال رشد است یا با ادغام مواجه است، می‌تواند به دنبال نامزدهایی با ویژگی‌هایی مانند انعطاف‌پذیری و سازگاری باشد که نشان‌دهنده توانایی هدایت موفقیت‌آمیز تغییرات و عدم اطمینان است.

• ایجاد یک تجربه مثبت از نامزدها : یک فرآیند گزینش ساختاریافته و منسجم به کاندیداها کمک می‌کند بدانند چه انتظاری دارند. شما می توانید آنها را از مراحل پیش رو مطلع کنید، بنابراین آنها در این حلقه احساس می کنند و آنچه را که در راه است ارزیابی می کنند. حفظ علاقه نامزدها و ارائه یک تجربه مثبت می تواند تفاوت زیادی در متقاعد کردن استعدادهای برتر برای کار کردن برای شما ایجاد کند. بر اساس یک مطالعه PwC، 49 درصد از جویندگان کار در زمینه های بسیار رقابتی ادعا کردند که به دلیل تجربه بد در فرآیند استخدام، پیشنهاد شغلی را رد کرده اند.

• حصول اطمینان از تناسب شغل و فرهنگ : ارزیابی نامزدها بر اساس دانش و مهارت‌های تخصصی آنها به شناسایی افرادی که در موقعیت و محیط کاری موفق خواهند بود کمک می‌کند. به عنوان مثال، فردی با تخصص فنی ایده‌آل و در عین حال ترجیح می‌دهد به تنهایی کار کند، ممکن است در سازمانی که در تیم‌هایی با وظایف مشترک و همکاری مداوم کار می‌کند، خوب عمل نکند.استارباکس تصویر روشنی از فرهنگ و ارزش های خود در صفحه حرفه ای خود ارائه می دهد. این به کارمندان بالقوه ایده بهتری درباره انتظارات استارباکس از آنها و نوع فضایی که در آن کار می کنند می دهد.
• افزایش عملکرد و رضایت کارکنان و کاهش نرخ جابجایی : بررسی و انتخاب مؤثر نامزدها احتمال قوی‌تری را ایجاد می‌کند که استخدام‌های جدید مناسب باشند، عملکرد خوبی داشته باشند و از موقعیت‌های خود رضایت داشته باشند. آنها نه تنها مولد خواهند بود و به موفقیت تجاری کمک می کنند، بلکه می توانند مدت طولانی تری در شرکت بمانند.

• ایجاد مزیت رقابتی : یک فرآیند گزینش کامل و استراتژیک می‌تواند از مزیت رقابتی سازمان با جذب شایسته‌ترین و مولدترین کارکنان برای بهبود نتایج کسب‌وکار حمایت کند. همچنین تجربه نامزد بهتری ایجاد می کند که به نوبه خود، برند کارفرمای شما را بهبود می بخشد. این به شما یک استخر متقاضی گسترده تر و با کیفیت بالاتر برای هر شغل باز می کند.

7 مرحله فرآیند انتخاب

اگرچه مشخصات با توجه به هر سازمان و موقعیت متفاوت است، فرآیند انتخاب در یک سری مراحل انجام می شود که نامزدها طی می کنند.

بیایید نگاهی دقیق تر به هر مرحله بیندازیم:

1. کاربرد

پس از انتشار یک آگهی استخدام، نامزدها شروع به درخواست می کنند. این اولین مرحله در فرآیند انتخاب شماست. با این حال، تعداد، کیفیت و تنوع برنامه ها متفاوت خواهد بود. در اینجا چیزی است که شما باید در مورد جنبه های مختلف مرحله درخواست انجام دهید:

فرآیند درخواست

فرآیند درخواست خود بسیار مهم است. آیا موبایل پسند و سریع است؟ یا آیا از داوطلبان می‌خواهید که تمام اطلاعات رزومه خود را به صورت دستی در سیستم شما وارد کنند؟ الزام متقاضیان برای ایجاد نمایه در سایت شغلی شما، اما عدم موفقیت در بهینه سازی سایت برای موبایل، عناصر عملی طراحی وب هستند که می تواند مانع موفقیت منابع انسانی در فرآیند انتخاب نامزد شود.

فرآیند درخواست خود را خودتان آزمایش کنید تا متوجه شوید که متقاضیان در کجا ممکن است با مشکل مواجه شوند. به این ترتیب، می توانید اطمینان حاصل کنید که تجربه نرم افزاری را ارائه می دهید که کارمندان بالقوه را دور نمی کند.

کانال ها و ابزارهای تبلیغاتی

جایی که آگهی های شغلی خود را پست می کنید و تبلیغ می کنید نیز اهمیت دارد. در اینجا پنج منبع محبوب برای جویندگان کار آمده است:

• سایت‌های آنلاین : تابلوهای شغلی، مانند Indeed، و پست‌ها در رسانه‌های اجتماعی مانند LinkedIn و Facebook.
• وب سایت های شرکت/صفحات شغلی: اگر در بخش منابع انسانی برای یک شرکت بزرگ کار می کنید، مانند Walmart در ایالات متحده یا NHS در بریتانیا، بسیاری از افراد مستقیماً به سایت شما می آیند. برای شرکت های کوچکتر، جویندگان کار ممکن است وب سایت شما را برای اطلاعیه های شغلی هدف قرار ندهند. با این حال، آنها ممکن است به محض اطلاع از افتتاحیه در جای دیگری به وب سایت مراجعه کنند.
• آژانس‌ها و سایت‌های استخدام : کاریابی‌ها می‌توانند در یک یا چند آژانس استخدام ثبت‌نام کنند یا به دنبال سایت‌های استخدام در زمینه خاص باشند.
• بخش های شغلی دانشگاه و کالج : برگزاری رویدادهای ارتقاء و استخدام در موسسات آموزشی محلی، ملی یا بین المللی را در نظر بگیرید. در بریتانیا، خدمات ملکی و نیروهای مسلح میزبان بسیاری از رویدادهای مانند این هستند، که اغلب از دانشگاه‌هایی با جمعیت‌های متنوع‌تر اجتماعی و قومی بازدید می‌کنند.
• تبلیغات شفاهی : بسیاری از افراد از خانواده و دوستان خود در مورد اینکه کجا درخواست دهند و هر گونه سرنخ در مورد فرصت های شغلی را راهنمایی کنند می خواهند.

بهینه سازی تبلیغات شغلی

ابزارهای دیجیتال می توانند آگهی های شغلی کارآمدتری ایجاد کنند که متقاضیان متنوعی را به همراه دارد. Textio از داده ها و یادگیری ماشینی هوش مصنوعی برای کمک به شرکت ها برای بهینه سازی آگهی های شغلی خود استفاده می کند. این ابزار مطمئن می‌شود که متن نه تنها منعکس‌کننده آن چیزی است که کسب‌وکار شما در یک نامزد به دنبال آن است، بلکه فرهنگ و ارزش‌هایی را نیز برای شرکت شما مهم است.

به گفته Michaela Schütt، SVP و رئیس اکوسیستم جهانی استعدادیابی زیمنس، Textio تأثیر مثبتی بر تلاش های جذب استعداد آنها داشته است. در یک رویداد فناوری منابع انسانی، شوت اشاره کرد که آگهی‌های شغلی با امتیاز Textio بالا، به این معنی که از دستورالعمل‌های زبانی فراگیر پیروی می‌کنند، ۲۳ درصد متقاضیان واجد شرایط بیشتر و ۱۱ روز زمان استخدام سریع‌تر را برای شرکت به ارمغان آورده است.

چرا فراگیری اهمیت دارد؟ برای افزایش تنوع نیروی کار خود، باید گام های مشخصی برای گسترش فراگیر بردارید. تنوع نه تنها از منظر ایده آلیستی یا اخلاقی بلکه برای حداکثر موفقیت و سود نیز اهمیت دارد. گزارشی که توسط McKinsey & Company منتشر شد نشان داد که شرکت‌های دارای تنوع قومی ۳۹ درصد بیشتر از رقبا پیشی می‌گیرند.

سایر عوامل موثر بر تعداد و کیفیت متقاضیان

اندازه یک استخر برنامه تحت تأثیر عوامل بسیاری از جمله موارد زیر است:

• مسائل بیرونی : اینها مواردی هستند که خارج از سازمان و خارج از حوزه منابع انسانی اتفاق می افتد. یعنی جو اقتصادی، نرخ بیکاری، روندهای جمعیتی و عوامل اجتماعی و فرهنگی.
• شرایط صنعت : صنعت یک سازمان نیز بر اندازه استخر متقاضیان آن تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، اگر در تلاش برای استخدام نامزدهایی با شرایط خاص مانند معلمان، مجریان قانون، یا پرستاران بیمارستان هستید، نقش بخش استخدام شما چالش برانگیزتر از آنهایی است که برای نقش های کمتر تخصصی استخدام می کنند.
• عوامل داخلی : اندازه یک سازمان و نام تجاری کارفرمای آن، تعداد متفاوتی از متقاضیان را جذب می کند. به عنوان مثال، گوگل حدود 3 میلیون برنامه در سال دریافت می کند. این بدان معناست که به طور متوسط بیش از 400 نفر برای هر فرصت شغلی درخواست می دهند. آنچه که یک سازمان در قالب حقوق، مزایا و فرصت‌های پیشرفت ارائه می‌کند نیز تأثیر قابل‌توجهی دارد.
• استراتژی منبع یابی : تعداد و کیفیت متقاضیان نیز به یک آگهی شغلی قانع کننده و مکانی که آن را منتشر می کنید بستگی دارد. اینکه چقدر آموزنده، جذاب و به طور گسترده جذاب است، مستقیماً بر افرادی که جذب خواهید کرد تأثیر می گذارد. در آگهی‌های شغلی باید همیشه از زبانی بی‌طرفانه و فراگیر استفاده شود.
• الزامات شما: به عنوان مثال، شما همچنین می توانید ارزیابی کنید که آیا تحصیلات عالی برای موقعیت های خاص ضروری است یا خیر. اگر اینطور نیست، تعداد نامزدهای موجود را افزایش خواهید داد. گزارش اخیر وضعیت محل کار SHRM نشان می دهد که 28٪ از بخش های منابع انسانی در حال رفع نیازهای تحصیلی / مدرک هستند. به عنوان مثال، The Spectator یک هفته نامه انگلیسی پرخواننده است. این نشریه برای دوره های کارآموزی خود به مدرک دانشگاهی یا حتی رزومه نیاز ندارد.

2. غربالگری و پیش انتخاب

هدف از مرحله غربالگری اولیه کاهش تعداد داوطلبان از تعداد زیاد به یک گروه قابل مدیریت بین 3 تا 10 نفر است که واجد شرایط مصاحبه هستند. این کار را می توان به روش های مختلفی انجام داد، مانند موارد زیر:

غربالگری را از سر بگیرید

متداول ترین تکنیک، غربالگری رزومه یا CV است. غربالگری رزومه کمک می کند تا ارزیابی شود که آیا داوطلبان با معیارهای مورد نیاز برای شغل مطابقت دارند یا خیر. اگر به بیش از 5 سال سابقه کار نیاز دارید، فارغ التحصیلان دانشگاهی بدون این تجربه به راحتی می توانند رد شوند.

زنجیره خواربار فروشی ایالات متحده Trader Joe به دنبال متقاضیانی است که احساسات خاصی را ابراز می کنند. همانطور که یکی از مدیران فروشگاه می گوید، «افرادی که عشق خود را به Trader Joe در برنامه ابراز می کنند، کسانی هستند که واقعاً توجه ما را جلب می کنند. آنها چند جمله می گویند که چرا می خواهند اینجا کار کنند. آنها سال ها با ما خرید کرده اند یا در Trader Joe بزرگ شده اند. این یک مورد بزرگ است.»

بررسی CV در شرکت های بزرگ می تواند برای منابع انسانی وقت گیر باشد. نرم افزار یک راه کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت این چالش است. گزینه‌ها از ابزارهای غربالگری رزومه ساخته شده در ATS گرفته تا غربالگری‌هایی که از هوش مصنوعی برای پیش‌بینی کیفیت استخدام استفاده می‌کنند، متغیر است.

با این حال مراقب باشید که از این نوع فناوری بیش از حد استفاده نکنید. باید اطمینان حاصل کنید که به طور منظم از نظر سوگیری بررسی می شود. همچنین می‌توانید با حذف تمام ویژگی‌های شخصی از رزومه‌ها، مانند نام، سن و جنسیت، سیاست «بازبینی کور» را اجرا کنید. هدف از این کار مقابله با سوگیری ضمنی است.

غربالگری تلفن/ربات چت

بعد از غربالگری رزومه، مصاحبه غربالگری تلفنی (یا ویدیویی) بعدی است. این کمک می کند تا انتظارات بین نامزد و کارفرما هماهنگ شود. استخدام کننده می تواند پس از بررسی رزومه ها، هر گونه سوالی را از داوطلبان بپرسد. استخدام‌کننده می‌تواند فهرستی را بررسی کند که ممکن است شامل موضوعاتی مانند انتظارات دستمزد، ساعات کاری تمام وقت یا پاره وقت، گزینه‌های کاری انعطاف‌پذیر، تاریخ شروع و سایر موارد بالقوه شکست‌دهنده باشد. از آنجایی که این یک روش نسبتاً استاندارد است، داشتن ربات چت از این سؤالات نیز یک گزینه است.

همانطور که در بالا ذکر شد، فناوری اکنون ما را قادر می سازد تا این غربالگری ها را به صورت خودکار انجام دهیم. چت بات ها از داوطلبان سؤال می پرسند و مصاحبه را تعاملی می کنند. به عنوان مثال یک شرکت مهندسی بزرگ است که یک ربات چت با هدف بهینه سازی فرآیند استخدام و درگیر نگه داشتن نامزدها اجرا کرده است. داده ها نشان می دهد که پس از اجرای چت بات، نرخ تکمیل از 74 درصد به 96 درصد افزایش یافته است.

ارزیابی های پیش از انتخاب یا پیش از استخدام

پیش انتخاب یک روش غربالگری قدرتمند است که به حذف ناهماهنگی های احتمالی کمک می کند. گزارش وضعیت محل کار SHRM (که قبلاً ذکر شد) نشان داد که 35٪ از بخش های منابع انسانی برای شناسایی نامزدهای واجد شرایط به آزمون ها / ارزیابی های قبل از استخدام تکیه می کنند.

ابزارهای اختصاصی پیش انتخاب، ارزیابی هایی را ارائه می دهند که می تواند شامل تست شناختی، شبیه سازی شغل یا آزمون های دیگری باشد که به پیش بینی کیفیت استخدام جدید کمک می کند. گاهی اوقات، غربالگری رزومه در این ابزار گنجانده می شود.

شبیه سازی کار یک پیش نمایش واقعی کار را ارائه می دهد. این هم لذت بخش ترین و جالب ترین جنبه های یک نقش را نشان می دهد، بلکه عناصر چالش برانگیز را نیز نشان می دهد و در نتیجه بینش معتبری برای نامزد ایجاد می کند. این به همسویی انتظارات بین کارفرما و کارمند کمک می کند و منجر به استخدام هایی می شود که مناسب تر باشند. ابزارهای پیش انتخاب جنبه دیگری از نقش فزاینده فناوری هوش مصنوعی در چشم انداز استخدام است.

این آزمون‌های پیش‌انتخابی اغلب برای استخدام با حجم بالا (نقش‌هایی با تعداد زیادی متقاضی) استفاده می‌شوند، به عنوان مثال، ارزیابی یک نماینده خدمات مشتری در مورد مهارت‌های گوش دادن فعال آنها. این ابزارهای غربالگری ناهماهنگی های آشکار را از بین می برند بنابراین مناسب ترین نامزدها باقی می مانند.

توجه داشته باشید که همه ابزارهای پیش انتخاب و غربالگری کاملاً دقیق نیستند، بنابراین فروشنده خود را با احتیاط انتخاب کنید. انواع دیگر ارزیابی ها را در زیر در مرحله 4 پوشش خواهیم داد.

3. مصاحبه

مرحله سوم در قیف فرآیند انتخاب نامزد، قابل مشاهده ترین مرحله، مصاحبه شغلی است. هدف آن ارزیابی میزان مناسب بودن نامزدها برای این نقش و به دست آوردن بینشی در مورد روانی کلامی و اجتماعی بودن آنهاست.

مصاحبه شغلی شامل سؤالاتی از نامزد توسط مدیر مستقیم یا استخدام کننده (یا هر دو) است. ساختاری را برای طرح سوالات مرتبط با شغل برای داوطلب فراهم می کند و فرصت فروش شغل را به آنها ارائه می دهد.

مصاحبه ممکن است به صورت مجازی یا حضوری انجام شود. بسیاری از شرکت ها برای مدیریت کارآمدتر زمان، مصاحبه مرحله اول را از راه دور انجام می دهند. سپس برخی از آنها مصاحبه نهایی را در محل انجام می دهند تا ارتباط شخصی قوی تری ایجاد کنند و به داوطلب اجازه دهند فرهنگ و محیط کار را تجربه کند.

اطلاع رسانی از قبل به داوطلبان در مورد نحوه عملکرد فرآیند مصاحبه می تواند آن را سازنده تر کند. شرکت نرم‌افزاری آمریکایی Salesforce صفحه «درک فرآیند مصاحبه» را در وب‌سایت خود دارد که توضیح می‌دهد که نامزدها با چه کسانی ملاقات خواهند کرد و منابعی را برای کمک به آنها در آماده‌سازی فراهم می‌کند.

انواع مصاحبه

دو نوع اصلی مصاحبه وجود دارد: ساختاریافته و بدون ساختار. در یک مصاحبه ساختاریافته، مجموعه ای استاندارد از سوالات از قبل آماده شده و برای همه مصاحبه شوندگان مطرح می شود. این روشی یکسان برای ثبت اطلاعات و استاندارد کردن رتبه صلاحیت های هر متقاضی در اختیار مصاحبه کننده قرار می دهد.

یک مصاحبه بدون ساختار به فهرستی از سوالات از پیش تعیین شده پایبند نیست. سوال بیشتر شبیه یک مکالمه است و مصاحبه کننده می تواند بر اساس آنچه در طول بحث مطرح می شود بداهه بنویسد.

در ادبیات دانشگاهی، ثابت شده است که مصاحبه ساختاریافته تقریبا دو برابر مصاحبه بدون ساختار قابل اعتماد است (اشمیت و هانتر، 1998). مصاحبه ساختاریافته مصاحبه کننده را قادر می سازد تا به طور دقیق کاندیداها را مقایسه کند و بر اساس داده ها بهترین تصمیم را بگیرد.

انواع دیگر مصاحبه شامل مصاحبه با نامزدها توسط همتایان یا یک پانل است. هدف این گفتگوها به دست آوردن بینش در مورد شخصیت، رفتار و قابلیت دسترسی یک نامزد در میان اعضای تیم، یا با کسانی است که در یک شغل از آنها حمایت می کنند.

ارزیابی مصاحبه ها

یک تکنیک معمول مصاحبه، روش STAR است که روشی سیستماتیک برای بازیابی اطلاعات از داوطلب است. STAR مخفف عبارت زیر است:

• موقعیت : از نامزد بخواهید موقعیت خاصی را که در آن بوده است توصیف کند.
• وظیفه: نامزد برای چه هدفی تلاش می کرد؟
• اقدام : از نامزد بخواهید تا با جزئیات شرح دهد که چه اقداماتی را برای بهترین استفاده از موقعیت انجام داده و وظیفه خود را تکمیل کرده است.
• نتیجه: از نامزد بخواهید نتیجه عمل را توصیف کند و بپرسد که نامزد چه آموخته است.

روش STAR به خوبی کار می کند تا ببیند آیا داوطلب شایستگی های کلیدی لازم برای کار را دارد یا خیر. اگر این نقش مستلزم برخورد با انواع مختلفی از سهامداران است، یک سوال مثال می تواند این باشد: “شرایطی را توصیف کنید که در آن مجبور بودید چندین سهامدار را مدیریت کنید.”

استفاده از فرم ارزیابی مصاحبه باعث می شود که ارزیابی داوطلبان در این مرحله از فرآیند گزینش منسجم تر و منصفانه تر باشد. همچنین اجرای راهنماهای مصاحبه به مصاحبه کنندگان کمک می کند تا مصاحبه های سازنده ای را انجام دهند.

4. ارزیابی

در حالی که غربالگری و ارزیابی های قبل از استخدام می تواند تقریباً نامزدهای نامناسب را حذف کند، ارزیابی کامل معمولاً دقیق تر است.

ارزیابی‌هایی که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرند، تست توانایی ذهنی عمومی (GMA) (همچنین به عنوان تست هوش نیز شناخته می‌شود) و یک آزمون مدل شخصیتی پنج عاملی هستند. ضریب هوشی بالاتر با یادگیری سریعتر و عملکرد بالاتر همراه است. در حالی که این ارزیابی‌ها می‌تواند بخشی از فرآیند پیش‌انتخاب شما باشد، بسیاری از سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند آن‌ها را در مراحل بعدی فرآیند استخدام انجام دهند.

شرکت فناوری چندملیتی آی‌بی‌ام «ارزیابی‌های معتبر علمی را برای جذاب، منصفانه و مرتبط با هر نقش طراحی کرده است». با این ارزیابی‌ها، استخدام‌کنندگان IBM می‌توانند مهارت‌ها و توانایی‌هایی را که ممکن است در طول مصاحبه آشکار نشوند، اندازه‌گیری کنند. این فرصت را برای نامزدها فراهم می کند تا همه آنچه را که ارائه می دهند را به نمایش بگذارند.

وقتی صحبت از انجام پرسشنامه های شخصیتی می شود، تحقیقات نشان می دهد که وظیفه شناسی قوی ترین پیش بینی کننده غیرشناختی عملکرد شغلی است. کاندیداهای وظیفه شناس تر عملکرد بهتری در شغل خود دارند. نامزدهایی که نمره بالایی در وظیفه شناسی دارند، اغلب به عنوان افرادی سخت کوش، وظیفه شناس، دستاورد گرا و جزئیات گرا توصیف می شوند.

سایر ارزیابی‌ها شامل آزمون‌های نمونه کار، آزمون‌های صداقت و آزمون‌های دانش شغلی است. ادبیات علمی نشان می دهد که ارزیابی ها در قالب آزمون های نمونه کار از بهترین پیش بینی کننده های عملکرد شغلی هستند.

تمرین خوبی است که داوطلبان در طول مصاحبه خود یک مطالعه موردی انجام دهند یا یک مشکل واقعی را حل کنند. این امر امکان مقایسه کیفیت کار یک نامزد را با سایر متقاضیان و همچنین با عملکرد مورد انتظار یا ایده آل فراهم می کند. علاوه بر این، یک تکلیف عملی همچنین به متقاضیان ایده ای از آنچه در این نقش انجام می دهند می دهد.

آزمون‌های نمونه کار می‌توانند بیشترین ارزش را در نقش‌هایی داشته باشند که مهارت‌های عملی، توانایی‌های حل مسئله، و وظایف خاص شغل برای عملکرد حیاتی هستند. به عنوان مثال، می‌توانید به نامزدهای نقش توسعه‌دهنده نرم‌افزار یک وظیفه کدنویسی بدهید یا از آنها بخواهید که یک کد را اشکال‌زدایی کنند تا مهارت‌های برنامه‌نویسی و حل مسئله خود را نشان دهند.

ارزیابی ها باید از نظر وسعت معقول بوده و الزامات شغلی را بدون تحمیل بار اضافی بر نامزدها منعکس کنند.

5. مراجع و بررسی پس زمینه

تا این مرحله، لیست طولانی متقاضیان را به یک تا سه نامزد کاهش داده اید. بررسی مرجع گام بعدی ضروری در فرآیند انتخاب نامزد است.

از کاندید بخواهید که مرجع ارائه کند. بررسی های مرجع صحت آنچه را که یک نامزد به شما گفته و برداشت شما از آنها را تأیید می کند. اگر در طول مصاحبه، درباره شایستگی یا مهارت خاصی شک دارید، بررسی مرجع راهی عالی برای جمع آوری اطلاعات بیشتر از دیدگاهی متفاوت است.

بررسی پیشینه معمولاً برای ادارات دولتی و سایر مشاغلی که شامل دسترسی به اطلاعات بسیار محرمانه، مانند نقش های مراقبت های بهداشتی است، استفاده می شود. همچنین می تواند پیش نیاز قبل از درخواست و شرکت در پیش انتخاب باشد.

به عنوان مثال، تأیید رفتار خوب یا بررسی سوابق کیفری برای سمت‌های تدریس و سایر نقش‌هایی است که مسئولیت بالایی برای دیگران دارد. این تحقیقات به حذف افرادی که ممکن است از وظیفه مراقبتی خود نسبت به افراد آسیب پذیر سوء استفاده کنند، کمک می کند. با این حال، مگر اینکه کاملاً ضروری باشد، باید بعداً در فرآیند انتخاب، بررسی پیشینه را انجام دهید.

الزامات و شیوه های بررسی پیشینه در کشور متفاوت است. در ایالات متحده، کارفرمایان معمولاً از شرکت های خصوصی برای انجام بررسی سوابق استفاده می کنند. بررسی پیشینه در استخدام تابع قانون گزارش دهی اعتبار منصفانه فدرال (FCRA) است و باید الزامات کمیسیون فرصت های شغلی برابر (EEOC) را برآورده کند. انتخاب یک ارائه دهنده منطبق با FCRA برای انجام بررسی های پس زمینه از طرف شما، تضمین می کند که این کار به درستی و به طور مداوم انجام می شود.

6. تصمیم گیری

مرحله بعدی فرآیند انتخاب، تصمیم گیری در مورد نامزدی با بیشترین پتانسیل برای سازمان است. معیارهای از پیش تعریف شده که بر اساس آن هر نامزد در طول فرآیند انتخاب رتبه بندی می شود، بهترین نامزد را نشان می دهد.

معمولاً مدیر استخدام تصمیم نهایی را می گیرد. همچنین ممکن است شامل نظرات سایر مدیران و همکاران باشد. گاهی اوقات، انتخاب بهینه فردی است که در حال حاضر واجد شرایط کمتری است اما متعهد به رشد و ماندن در سازمان برای مدت طولانی است.

7. پیشنهاد کار و قرارداد

پس از تصمیم گیری، فرآیند انتخاب آخرین مرحله را دارد. نامزد منتخب همچنان باید این پیشنهاد را بپذیرد. در این مرحله، باید اطلاعات کافی را از غربالگری های مختلف و مصاحبه های شغلی به دست آورده باشید تا اطمینان داشته باشید که نامزد احتمالاً شغل را می پذیرد.

سپس پیشنهاد به نامزد ارائه می شود. شما می توانید یک پیشنهاد نامه بفرستید که جزئیات اصلی شغل و شرایط استخدام را مشخص کند. در صورت قبول پیشنهاد، می توانید اقدام به صدور قرارداد کار رسمی کنید. پس از امضای آن توسط همه طرفین، مراحل فرآیند انتخاب کامل می شود.

معیارهای مورد استفاده در فرآیند انتخاب

ردیابی معیارهای خاص استخدام به شما کمک می کند تا نتایج فرآیند انتخاب نامزد را ارزیابی کنید. معیارهای زیر معمولاً به عنوان شاخص های یک فرآیند انتخاب موثر استفاده می شوند:

• نرخ تکمیل درخواست: این معیار نشان می دهد که چند درصد از داوطلبان پس از دسترسی به فرم درخواست تکمیل و ارسال می کنند. نرخ تکمیل پایین ممکن است به این معنی باشد که فرم درخواست دست و پا گیر است یا دارای اشکالات فنی است.
• زمان پر کردن : این مدت زمان لازم برای استخدام یک نامزد را از لحظه تأیید درخواست شغل تا زمانی که نامزد پیشنهاد شما را بپذیرد اندازه گیری می کند. زمان طولانی برای پر کردن متریک نشان دهنده یک فرآیند انتخاب طولانی و ناکارآمد است.
• فرسایش 90 روزه و 1 ساله : فرسایش در سه ماه اول نشانه ضعف در مراحل فرآیند انتخاب است. برآورد هزینه یک استخدام بد بین منابع متفاوت است، اما تخمین زده می شود که بین 50٪ تا 200٪ حقوق سالانه آنها باشد. توصیه می شود هر مورد فرسایش 90 روزه را به عنوان یک حادثه بحرانی منابع انسانی در نظر بگیرید و آن را از نزدیک برای آنچه اشتباه رخ داده است، تجزیه و تحلیل کنید. سپس، می توانید از طریق ارتباط بهتر، انتخاب، سوار شدن و مدیریت از تکرار آن جلوگیری کنید. نرخ فرسایش بالا در سال اول را نیز می توان به فرآیند انتخاب ناکافی نسبت داد.
• تجربه کاندیدا : داوطلبان تجربه خود را در این فرآیند انتخاب چگونه ارزیابی می کنند؟ اگر این یک تجربه قابل قبول برای آنها باشد، روند شما در مسیر درستی قرار دارد. علاوه بر این، آنها چه در استخدام باشند چه نباشند، نگاه مثبتی به سازمان خواهند داشت. داوطلبان راضی از درخواست مجدد در آینده منصرف نخواهند شد و از برند تجاری و کارفرمای شما حمایت خواهند کرد.
• اثربخشی قیف فرآیند انتخاب : از آنجایی که انتخاب از طریق یک قیف با مراحل متعدد انجام می شود، دانستن اثربخشی قیف کمک می کند. شما نمی خواهید 50 درصد از 100 متقاضی شما وارد مرحله مصاحبه شوند، در غیر این صورت، با افراد زیادی مصاحبه خواهید کرد. نسبت بازدهی یک معیار استخدام است که نشان دهنده درصد داوطلبانی است که از یک مرحله از فرآیند استخدام به مرحله بعدی می روند.
• نرخ پذیرش پیشنهاد: نرخ پذیرش پیشنهاد، درصدی از پیشنهادهای شغلی است که داوطلبان از مجموع پیشنهادهایی که سازمان شما ارائه می دهد، می پذیرند. این نشان دهنده جذابیت پیشنهادهای شغلی و اثربخشی کلی فرآیند استخدام در همسویی با انتظارات و نیازهای نامزدها است.
• کیفیت استخدام : این معیار اندازه‌گیری می‌کند که یک استخدام‌کننده جدید پس از یک سال در کار خود چقدر خوب عمل می‌کند. این معمولاً توسط مدیر آنها در ارزیابی عملکرد سالانه رتبه بندی می شود. اگر کیفیت استخدام به طور مداوم خوب باشد، نشان می دهد که فرآیند انتخاب کارمند کار می کند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد فرآیند انتخاب نامزد یا معیارهای استخدام، برنامه منبع و گواهی استخدام ما را بررسی کنید.

نحوه بهبود فرآیند استخدام و انتخاب: بهترین شیوه ها

ما مراحل مختلف فرآیند انتخاب را توضیح داده ایم، اما پویایی های دیگر همیشه در پشت صحنه نقش دارند.

در اینجا برخی از بهترین روش‌ها وجود دارد که باید هنگام تلاش برای ایجاد روش‌های مؤثرتر انتخاب در نظر بگیرید:

یک فرآیند جذب شغلی محکم بسازید

درک روشن نقش کلید یافتن نامزد مناسب برای آن نقش است. این با یک نمایه عملکرد بر اساس شرح شغل شروع می شود، به عنوان مثال، نوع تجربه کاری، پیشینه تحصیلی، و مهارت های مهارتی مورد نیاز است. ارتباط باز بین مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان، بینش لازم را برای شروع مؤثر فرآیند انتخاب فراهم می‌کند.

در بسیاری از موارد، استخدام‌کنندگان باید عمیق‌تر از آنچه در فرم استخدام وجود دارد، کاوش کنند. صحبت مستقیم با مدیران استخدام به روشن شدن شرایط شغلی کمک می کند. استخدام‌کنندگانی که گوش دادن فعال را تمرین می‌کنند، جزئیات ارزشمندی را در مورد اینکه چه تیپ‌های شخصیتی و مهارت‌های نرمی متناسب با این نقش است به دست می‌آورند و یک تیم را متعادل می‌کنند.

روابط استخدام مدیر و استخدام کننده را تقویت کنید

یک مشارکت قوی بین مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان کمک می‌کند که فرآیند گزینش روان‌تر جریان داشته باشد و تجربه نامزد را بهبود بخشد. تاکید کنید که استخدام کنندگان باید با مدیران استخدام ارتباط خوبی برقرار کنند، آنها را در جریان قرار دهند و از آنها نظر بخواهند. این به کاندیداهایی که نزدیک‌ترین شرایط را دارند این امکان را می‌دهد تا به انتها برسند.

کار کنار هم با استخدام کنندگان به این معنی است که نیازهای مدیران استخدام به وضوح درک می شود. این به نوبه خود اعتمادی را ایجاد می کند که استخدام کنندگان تمام تلاش خود را برای پر کردن موقعیت ها به اندازه کافی انجام می دهند.

فرآیند انتخاب را استاندارد کنید

هر سازمانی رویکرد خاص خود را برای فرآیند انتخاب برای استخدام خواهد داشت، اما همیشه باید استاندارد باشد. با پیروی از ساختار یکسان برای هر فرصت شغلی، این روند ثابت می ماند. این منجر به نتایج قابل اعتمادتر و تجربه استخدام رضایت بخش برای نامزدها می شود.

فرآیند انتخاب استاندارد شامل موارد زیر خواهد بود:

• روش های غربالگری قابل اعتماد یا خودکار
• فرمت های مصاحبه ساختاریافته
• استفاده از راهنماهای مصاحبه
• ارزیابی های به طور مداوم اعمال می شود
• تعیین معیارها و کارت امتیازی برای ارزیابی داوطلبان
• اسناد و چک لیست های کامل.

آموزش مدیران استخدامی/تصمیم گیرندگان

اطمینان حاصل کنید که هر کسی که استخدام را انجام می دهد، برای ایفای نقش خود در فرآیند انتخاب مجهز است. این شامل توضیح مراحل فرآیند و تهیه آنها با چک لیست مصاحبه است.

همچنین ممکن است آموزش تصمیم گیرندگان در نحوه انجام مصاحبه های ساختاریافته و همچنین آگاهی از سوگیری ناخودآگاه و تفسیر زبان بدن ضروری باشد.

از رویکرد داده محور استفاده کنید

استفاده از داده ها در طول فرآیند انتخاب شما را قادر می سازد تا با تعصب و حدس و گمان مبارزه کنید. اطلاعات جمع‌آوری‌شده از رزومه، ارزیابی‌ها و کارت‌های امتیازی مصاحبه می‌تواند مبنایی برای انتقال نامزدها از طریق قیف انتخاب باشد. اگرچه تصمیمات استخدام نباید فقط بر اساس داده ها گرفته شود، اما می تواند به واجد شرایط ترین متقاضیان به مرحله مصاحبه کمک کند.

علاوه بر این، تجزیه و تحلیل این داده‌ها می‌تواند گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها را در فرآیند انتخاب آشکار کند و امکان بهبود مستمر را فراهم کند.

به طور مستمر فرآیند را ارزیابی و بهبود دهید

فرآیند انتخاب کارمند شما با تغییر نیازها و شرایط سازمان تکامل خواهد یافت. همچنین باید به طور مرتب آن را به روز کنید تا با استانداردهای استخدام و اهداف تجاری خود مطابقت داشته باشد.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، استفاده از داده ها به شما کمک می کند تا تشخیص دهید کدام بخش از فرآیند نیاز به توجه دارد. از کاندیداها و مدیران استخدامی بازخورد جمع آوری کنید تا مطمئن شوید که روند کارآمد باقی می ماند.

اجرای این پیشرفت‌ها نه تنها فرآیند انتخاب را بهینه می‌کند، بلکه تجربه نامزد را افزایش می‌دهد و نتایج کلی استخدام را تقویت می‌کند.

کلام پایانی

کارکنان سنگ بنای دوام بلندمدت هر سازمانی هستند. این امر جذب استعدادهای باکیفیت را به یکی از حیاتی‌ترین کارکردهای منابع انسانی تبدیل می‌کند، زیرا تصمیم‌های نادرست استخدام برای شرکت‌ها زمان و هزینه دارد.

یک فرآیند استخدام و انتخاب استراتژیک و کامل، قرار دادن بهترین کارکنانی را که می توانند به موفقیت سریع سازمانی و مزیت رقابتی کمک کنند، تضمین می کند.

سوالات متداول