نیاز شغلی چیست؟ یک راهنمای کامل + قالب فرم رایگان

درخواست شغل چیزی فراتر از یک کار اداری است تا در اسرع وقت از مسیر خود برای پر کردن یک موقعیت خالی خارج شوید. یک فرآیند کارآمد درخواست شغل، پایه و اساس یک همکاری قوی و دلپذیر بین بخش‌های مختلف درگیر را ایجاد می‌کند که منجر به فرآیند استخدام کارآمد می‌شود.

در این مقاله توضیح می دهیم که نیاز شغلی چیست و عناصر کلیدی آن چیست. ما همچنین دو نمونه درخواست شغل و یک الگوی رایگان ارائه می دهیم که می توانید در سازمان خود از آنها استفاده کنید.

مطالب
شغل مورد نیاز چیست؟
درخواست شغل در مقابل شرح شغل در مقابل آگهی شغل
عناصر کلیدی درخواست شغل
نمونه های درخواست شغل
مراحل فرآیند درخواست شغل
ساده کردن فرآیند درخواست شغل
قالب فرم درخواست کار
سوالات متداول

شغل مورد نیاز چیست؟

درخواست شغلی یک درخواست رسمی برای ایجاد یک موقعیت جدید یا برای پر کردن یک نقش خالی در یک شرکت است. درخواست، معمولاً یک سند یا یک فرم آنلاین، حاوی اطلاعاتی در مورد نیاز به موقعیت جدید، تمام وقت یا پاره وقت بودن و موقت یا دائمی بودن موقعیت است.

تکمیل یک درخواست شغلی اولین گام در فرآیند جذب استعداد است. هنگامی که مدیر استخدام فرم درخواست شغل را نهایی کرد، آماده است تا برای بررسی و مراحل بعدی به منابع انسانی ارسال شود. به محض تایید، HR درخواست شغل را نهایی می کند و یک شماره درخواست شغل را به سند یا فرم آنلاین اختصاص می دهد. سپس، پذیرش شغل (جلسه اولیه بین منابع انسانی و مدیر درخواست کننده) انجام می شود و پس از آن فرآیند جذب قابل مشاهده آغاز می شود.

برای مثال، بیل سرپرست تیم حسابداری است. از آنجا که شرکت بسیار رشد کرده است، تیم سه نفره فعلی او نمی توانند با این کار کنار بیایند. بنابراین، بیل با مدیر خود صحبت می کند و از او خواسته می شود فرم درخواست کار را پر کند.

او در این فرم دلیل گسترش تیم را این است که این موقعیت یک نقش دائمی و تمام وقت خواهد بود و ایده آل است که فرد در عرض دو ماه شروع به کار کند. سپس فرم را به سرپرست خود ارسال می کند. یک هفته بعد، شریک تجاری HR برای بخش خود تأیید رسمی را ارسال می کند، و در همان روز، استخدام کننده تماس می گیرد تا برای شروع فرآیند استخدام یک قرار ملاقات بگذارد.

درخواست شغل در مقابل شرح شغل در مقابل آگهی شغل

درخواست شغل اغلب با شرح شغل یا آگهی شغلی اشتباه گرفته می شود. با این حال، اینها هر کدام بسیار متفاوت هستند.

• درخواست شغلی یک سند داخلی است که برای دریافت تأییدیه برای یک موقعیت جدید یا پر کردن یک نقش خالی استفاده می شود. این یک فرم استاندارد است که توسط مدیر استخدام پر شده و به سرپرست یا HR ارسال می شود. درخواست شغل اولین گام در فرآیند استخدام است.
• شرح شغل یک سند داخلی است که الزامات یک موقعیت جدید از جمله مهارت های مورد نیاز، نقش در تیم، شخصیت و قابلیت های یک نامزد مناسب را مشخص می کند. شرح شغل بر اساس استخدام شغلی است که معمولاً توسط استخدام کننده نوشته می شود و اساس آگهی استخدام را تشکیل می دهد.
• آگهی استخدام (یا آگهی استخدام) یک آگهی عمومی است که شرکت می خواهد یک موقعیت جدید یا موجود را پر کند. همچنین یک ابزار بازاریابی ضروری برای استخدام است. هدف یک آگهی شغلی دو چیز است: 1) ارائه اطلاعات کافی به نامزدهای بالقوه برای درخواست آنها و 2) ایجاد انتظارات واقع بینانه در مورد شغل. در شرکت های نوپا و کوچک، منابع انسانی معمولاً آگهی های شغلی را می نویسند و توزیع می کنند. در سازمان‌های متوسط و بزرگ، یک تیم اختصاصی از متخصصان ممکن است مسئول جذب و جذب استعداد باشند.

همانطور که می بینید، هر سند نقش متفاوتی در فرآیند استخدام دارد. این به این معنی است که درخواست شغل نباید بیش از حد به جزئیات مهارت ها و صلاحیت های مورد نیاز برای شغل بپردازد – شرح شغل برای این کار است.

عناصر کلیدی درخواست شغل

فرم درخواست شغل دارای چندین عنصر استاندارد است که هدف آن به حداکثر رساندن وضوح اطلاعات کلیدی و ساده‌سازی فرآیند استخدام است. بیایید نگاهی به این موارد بیندازیم:

• عنوان شغلی: عنوان شغلی عنوان پیشنهادی برای نقش جدید یا موجود است. عنوان نهایی در طول پذیرش شغل مشخص می شود.
• بخش: نام بخش یا تیمی که نقش بخشی از آن خواهد بود.
• مدیر استخدام: نام یا شناسه مدیر درخواست کننده.
• دلیل درخواست: نقش می تواند یک نقش تازه ایجاد شده باشد، یا فردی که نقش را ترک می کند ممکن است منتقل شود، بازنشسته شود، ارتقا یابد، بدون حقوق مرخصی بگیرد (مثلاً به مرخصی برود)، به مرخصی والدین برود و غیره.
• محدوده حقوق و مزایا: این محدوده تقریبی حقوق و مزایا را در اختیار دارد و برای اهداف بودجه بندی مرتبط است. هر گونه پاداش امضا نیز باید در اینجا مشخص شود.
• تاریخ شروع : این تاریخ شروع پیشنهادی برای نقش است.
• FTE/Weekly hours: این قسمت مشخص می کند که نقش تمام وقت است یا پاره وقت. در مورد نقش پاره وقت، تعداد ساعات یا معادل تمام وقت (FTE) تعریف می شود (به عنوان مثال، 20 ساعت در هفته یا 0.5 FTE برای یک نقش 2.5 روز در هفته).
• مدت زمان: مدت ماموریت یا دائمی یا موقت است. در مورد قرارداد موقت، تاریخ پایان باید تعریف شود.
• نوع قرارداد: نوع قرارداد یا کارمندی یا قراردادی است. مورد دوم معمولاً فقط در صورتی مرتبط است که مدت کار موقت باشد. نوع قرارداد نیز بر بودجه مورد نیاز تأثیر می گذارد، زیرا کارکنان عموماً واجد شرایط دریافت مزایا هستند.
• صلاحیت های مورد نیاز: برخی از سازمان ها در مورد صلاحیت های (سطح بالا) مورد نیاز نامزد جدید، به عنوان مثال، سطح تحصیلات یا حداقل سطح تجربه کاری آنها پرس و جو می کنند.
• بودجه : اغلب، این سوال نیز مطرح می شود که آیا بودجه مورد نیاز برای این نقش در دسترس است یا خیر. اگر در دسترس باشد، درخواست شغل می تواند به سرعت تایید شود. با این حال، اگر بودجه در دسترس نباشد، تحلیل دقیق تری در مورد نیاز یا عدم نیاز به نقش وجود خواهد داشت.
• مکان: مکان محل کار و اینکه آیا نقش با امکانات کار از راه دور همراه است یا خیر.

نمونه های درخواست شغل

درخواست شغل برای یک نقش جدید

درخواست شغل برای یک نقش موجود

مراحل فرآیند درخواست شغل

آنچه فرآیند درخواست شغل به نظر می رسد ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. همانطور که قبلاً ذکر شد، در شرکت‌های نوپا و کوچک، یک متخصص منابع انسانی ممکن است بیشتر فرآیند درخواست شغل را بر عهده بگیرد، در حالی که در سازمان‌های بزرگ‌تر، یک تیم اختصاصی از استخدام‌کنندگان ممکن است مسئول این کار باشند.

با این حال، صرف نظر از اندازه شرکت، فرآیند احتمالاً شامل برخی از مراحل زیر خواهد بود:

1. شروع : مدیر یا سرپرست بخش نیاز به یک موقعیت جدید یا نیاز به پر کردن یک موقعیت موجود را شناسایی می کند و فرم درخواست شغل شرکت را پر می کند.
2. ارسال : شخصی که درخواست می کند فرم درخواست کار تکمیل شده را مستقیماً به بخش منابع انسانی یا از طریق سیستم ردیابی متقاضیان سازمان (ATS) ارسال می کند.
3. بررسی اولیه : بخش منابع انسانی درخواست را بررسی می کند تا اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات لازم ارائه شده است و تأیید می کند که درخواست مطابق با نیازها و سیاست های سازمانی است.
4. تأیید رئیس بخش : درخواست برای تأیید به رئیس بخش یا مدیر ارشد ارسال می شود. آنها ضرورت و پیامدهای بودجه موقعیت (جدید) را بررسی می کنند.
5. تصویب بودجه : در صورتی که این موقعیت مستلزم تخصیص بودجه اضافی باشد، درخواست شغل برای تایید مالی به بخش مالی یا کمیته بودجه ارسال می شود.
6. تأیید اجرایی : برای پست های سطح بالاتر یا آنهایی که تأثیر بودجه قابل توجهی دارند، درخواست ممکن است نیاز به تأیید یک کمیته اجرایی یا استخدام داشته باشد.
7. نهایی‌سازی منابع انسانی : زمانی که تمام تأییدیه‌های لازم به دست آمد، HR درخواست را نهایی می‌کند و به آن شماره درخواست شغلی می‌دهد.
8. ارتباطات : بخش منابع انسانی تأییدیه و مراحل بعدی را به مدیر درخواست کننده و سایر طرف های مربوطه ابلاغ می کند. منابع انسانی همچنین یک فرصت شغلی با مدیر استخدام تنظیم می کند تا تمام اطلاعات لازم برای ایجاد شرح شغل و بر اساس آن، یک آگهی شغلی را جمع آوری کند.
9. آگهی استخدام : پس از تکمیل ظرفیت استخدامی و ایجاد شرح شغل و آگهی شغلی مطابق با خواست مدیر استخدام، اولی به صورت داخلی و دومی در خارج از کشور ارسال می شود. با آن، روند جذب به طور رسمی آغاز می شود.

ساده کردن فرآیند درخواست شغل

چه یک متخصص منابع انسانی باشید که فرآیند درخواست شغل را از ابتدا تا انتها انجام می‌دهد یا یک تیم اختصاصی از استخدام‌کنندگان آن را مدیریت می‌کنند، یک فرآیند ساده در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند و ناکارآمدی‌ها را به حداقل می‌رساند.

در اینجا هفت نکته برای بهینه سازی فرآیند درخواست شغل در سازمان شما آورده شده است:

• استاندارد کردن فرم درخواست شغل: این نقطه شروع برای کل فرآیند است. اینکه فرم باید شامل چه چیزی باشد به نیازها و خط مشی های سازمان شما بستگی دارد، اما می توانید از الگوی درخواست شغلی که در بخش بعدی قرار داده ایم به عنوان پایه استفاده کنید.
• آموزش مدیران برای ایجاد درخواست های شغلی: یک فرم درخواست شغل استاندارد شده باید خطر سوء تفاهم را به حداقل برساند. با این حال، برای کاهش بیشتر احتمال سردرگمی، ممکن است بخواهید به مدیران آموزش مختصری در مورد استفاده از زبان واضح، خاص بودن و اجتناب از تعصب بدهید.
• کار با جدول‌های زمانی: برای هر مرحله از فرآیند درخواست، یک جدول زمانی مشخص ایجاد کنید تا از تاخیر جلوگیری شود و اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر می‌دانند چه چیزی و چه زمانی باید انتظار داشته باشند.
• یک فرآیند تأیید ساده ایجاد کنید: تأییدیه ها نیز می توانند (باید) در جدول زمانی ذکر شده ادغام شوند. نمونه هایی از تأییدیه های مورد نیاز در طول فرآیند درخواست عبارتند از:
  • تایید HR درخواست اولیه و به دنبال آن
  • رئیس بخش می دهد و به دنبال
  • به طور بالقوه بخش مالی می گوید بله.
• متمرکز کردن اسناد: تمام درخواست های شغلی و اسناد مرتبط را در یک مکان مرکزی و به راحتی در دسترس برای مرجع و ردیابی آسان نگه دارید.
• ارتباط باز را حفظ کنید: از خطوط ارتباطی باز بین منابع انسانی، مدیران، روسای بخش و سایر وظایف مرتبط در سازمان اطمینان حاصل کنید تا همه در طول موج یکسانی در رابطه با فرآیند و انتظاراتشان باقی بمانند.
• در صورت لزوم تنظیم دقیق : به طور منظم از افراد درگیر، برای مثال، هر سه ماه یکبار، نظرشان را در مورد فرآیند درخواست شغل بپرسید. چه چیزی خوب پیش می رود و چه چیزی می تواند بهبود یابد؟ شما می توانید فرآیند را برای بهینه سازی بیشتر بر اساس آن بازخورد تغییر دهید.

قالب فرم درخواست کار

الگوی فرم درخواست شغل زیر به گونه ای طراحی شده است که فرآیند استخدام شما را آسان کند. می توانید از فرم به عنوان یک سند قابل چاپ استفاده کنید یا از آن به عنوان پایه ای برای ایجاد فرم درخواست شغل آنلاین خود استفاده کنید.

برای شروع آماده اید؟ می توانید قالب درخواست کار را از اینجا دانلود کنید:

در یک یادداشت پایانی

درخواست شغل فقط یک امر رسمی نیست. این پایه و اساس یک فرآیند استخدام موفق است. هنگامی که فرآیند درخواست شغل به خوبی انجام شود، یک همکاری بین بخشی محکم و بهترین شروع ممکن برای فرآیند استخدام سازمان ایجاد می کند.

سوالات متداول