ارتباطات داخلی: 9 بهترین روش برای منابع انسانی

هر سازمانی یک تیم یا شخص اختصاصی ارتباطات داخلی (IC) ندارد.

و حدس بزنید چه کسی اغلب باید شلوار را بردارد؟

در واقع، منابع انسانی.

در حالی که مراقبت از ارتباط موثر با کارکنان یکی از وظایف کلیدی منابع انسانی است، بین انتشار اطلاعات مربوط به افراد فقط و اجرای یک استراتژی کامل ارتباطات داخلی تفاوت وجود دارد.   

در این مقاله، ما 9 بهترین شیوه ارتباطات داخلی برای منابع انسانی را بر اساس بحث جالبی که اخیراً با کارشناس IC سارا گارسون که در یک شرکت فناوری منابع انسانی در حال رشد سریع کار می‌کند داشتم، به اشتراک می‌گذاریم.

9 بهترین شیوه های ارتباطات داخلی برای منابع انسانی

1. با یک استراتژی ارتباطات داخلی شروع کنید

همه برنامه های خوب با یک استراتژی شروع می شوند. بنابراین قبل از اجرای هر چیزی، به اهدافی که می خواهید با استراتژی ارتباطات داخلی خود برسید فکر کنید.

آیا می‌خواهید مردم احساس کنند بیشتر درگیر اتفاقاتی هستند که در شرکت می‌گذرد؟ آیا می‌خواهید روی ایجاد حس «ما یک خانواده بزرگ هستیم» بین کارمندان دفاتر مختلف در کشورهای مختلف تمرکز کنید؟ یا می خواهید به مردم اطلاع دهید که از کجا می توانند به اطلاعات خاصی دسترسی داشته باشند؟

یا شاید ترکیبی از همه موارد بالا؟

هنگام ایجاد استراتژی ارتباطات داخلی باید دو چیز را در نظر داشته باشید:

1. از افراد سازمان خود بپرسید که چه فکر می کنند. به عنوان مثال، اگر آنها احساس می کنند که هیچ سرنخی ندارند که در شرکت از نظر معاملاتی که در حال بسته شدن هستند یا موقعیت های داخلی که باز هستند، چه می گذرد، پرداختن به این موضوع چیزی است که ممکن است بخواهید در استراتژی خود بگنجانید.
   
2. مدیریت شرکت باید در هیئت مدیره باشد. این اختیاری نیست. بدون اینکه مدیریت به طور کامل از استراتژی ارتباطات داخلی شما حمایت کند، ممکن است بلافاصله پروژه را رها کرده و زمان خود را تلف نکنید.

2. مدیریت را در هیئت مدیره دریافت کنید

این ما را مستقیماً به دومین تمرین برتر می رساند.

یوخن بسمانز در مقاله خود ” نیاز به نوآوری در منابع انسانی واقعی است (و چگونه شروع کنیم ” مثال خوبی از اهمیت مدیریت پشتیبان استراتژی ارتباطات داخلی سازمان می دهد:

شرکتی متشکل از 7000 نفر به تازگی تصمیم گرفته بود تا از یک پلت فرم ارتباطات داخلی استفاده کند. هدف اصلی آنها دستیابی به نیروی کار پراکنده و عمدتاً یقه آبی و مشارکت آنها بود.

با این حال، در تیم مدیریت بحث داغی در مورد اینکه آیا آنها باید به طور کامل در این پلتفرم شرکت کنند یا نه وجود داشت. برخی از اعضای مدیریت طرفدار افشای کامل بودند، در حالی که برخی دیگر فقط می‌خواستند آنچه را که افراد مبادله می‌کنند نظارت کنند بدون اینکه اجازه دهند نیروی کار برای آنها پیام ارسال کند.

نیازی به گفتن نیست که اگر تمام مدیریت درگیر نشود، پلتفرم روز را نجات نخواهد داد.

3. همکاری مستمر بین IC و HR

اگر سازمان شما یک تیم ارتباطات داخلی اختصاصی دارد ، مهم است که منابع انسانی و IC از نزدیک با هم همکاری کنند. هر دو بخش به طور منظم با کارمندان ارتباط برقرار می کنند، بنابراین طبیعی است که آنها بر اساس مواردی مانند لحن، فرم و فرکانس هماهنگ شوند.

این در عمل به چه معناست؟

به برگزاری یک جلسه هفتگی بین فردی از تیم IC و منابع انسانی فکر کنید تا به عنوان مثال، اولی بتواند در مورد موضوعات مرتبط توضیح داده شود. این یک راه عالی برای IC است تا از آنچه در بخش منابع انسانی اتفاق می افتد مطلع بماند و بالعکس.

علاوه بر این، اگر سؤال یا مشکلی وجود داشته باشد، هر دو تیم می توانند با هم همکاری کنند تا راه حل مناسبی ارائه دهند.

4. محلی کار کنید، جهانی فکر کنید

امروزه وجود دفاتر در کشورهای مختلف برای بسیاری از شرکت ها یک واقعیت است. چه دفاتر کامل در خارج از کشور داشته باشید و چه فقط چند تیم که در آن سوی دنیا مستقر هستند، این چیزی است که پیامدهایی برای ارتباطات داخلی شما دارد.

از جمله، این بدان معنی است که شما باید از تفاوت ها/حساسیت های فرهنگی در ارتباطات خود آگاه باشید.

بیایید به یک مثال نگاه کنیم.

در حالی که چیزهایی مانند استراتژی شرکت و فضای داخلی دفتر می تواند (تقریبا) در همه جا یکسان باشد – زیرا شما می خواهید مردم به محض اینکه پایشان را در درب گذاشتند فوراً بدانند که در شرکت شما حضور دارند – همچنین باید برای هرکدام فضا وجود داشته باشد. فرهنگ منحصر به فرد کشور

5. قدرت سفیران

این زمانی است که سفیران در تصویر می آیند. زیرا چگونه ابزارها و فناوری‌های خاصی را با موفقیت پیاده‌سازی می‌کنید یا چگونه یک رویداد را زمانی که به صورت فیزیکی حضور ندارید سازماندهی می‌کنید؟

دقیقاً با کمک یک سفیر محلی.

بیایید به یک مثال نگاهی بیندازیم.

برای جشن بستن یک مشتری بزرگ جهانی، دفتر مرکزی شرکت در هلند، نوشیدنی‌های جشن را در بعد از ظهر جمعه ترتیب می‌دهد. با این حال، در دفتر فرانسه، مردم ترجیح می دهند این نوع چیزها را با یک صبحانه خوب جشن بگیرند.

داشتن تیم سفیران به این معنی است که به آنها «بودجه رویداد» می دهید و آنها تصمیم می گیرند با آن چه کنند. بنابراین، هر زمان که جشنی در سراسر شرکت دارید، هر دفتر محلی می تواند این مناسبت را به روش خود جشن بگیرد.

در یک نکته جدی تر، همین موضوع در مورد پیاده سازی، به عنوان مثال، یک پلت فرم جدید ارتباطات داخلی صدق می کند.

مانند همه چیزهای جدید، همیشه کسانی هستند که از ابزار جدید با آغوش باز استقبال می کنند و کسانی که کمی بی میل تر هستند. یک سفیر محلی می‌تواند نقش مهمی در اینجا هم در برقراری ارتباط در مورد ورود یک ابزار جدید و هم از بین بردن نگرانی‌های اولیه مردم در مورد استفاده از آن داشته باشد.

6. سوار شدن

ممکن است تعجب کنید که حضور کارکنان چه ارتباطی با ارتباطات داخلی دارد.

خیلی، در واقع.

استخدام‌های جدید معمولاً غرق در اطلاعات می‌شوند: اطلاعات عملی درباره مکان پارک یا ناهار خوردن، اطلاعات مربوط به شغل، و البته تعداد زیادی از افراد جدید (همکارانشان) که باید آنها را بشناسند.

اما ابزارهای ارتباطی داخلی شما مانند اینترانت و سیستم های پیام رسانی چطور؟

گنجاندن یک «ارتباطات داخلی» کوتاه – شاید در ترکیب با یک راهنمای ساده ارتباطات داخلی (ویدئویی) – در حضور کارکنان شما می‌تواند برای استخدام‌های جدید شگفت‌انگیز باشد.

نه تنها به آنها یک نمای کلی از پلتفرم‌ها و ابزارهای مختلفی که در شرکت استفاده می‌شود و جایی که می‌توانند اطلاعات خاصی را بیابند، می‌دهد، بلکه مهم‌تر از آن، به آنها می‌گوید در صورت داشتن هر گونه سؤال می‌توانند به چه کسی مراجعه کنند.

زیرا پرسیدن از همکار که دقیقاً در کنار آنها نشسته است چگونه پیامی را در یک پلت فرم ارتباطات داخلی ارسال می کنند، لزوماً چیزی نیست که کارمند جدید با آن راحت باشد…

7. کمتر، بیشتر است

اگر ابزارها و سیستم‌های مختلفی دارید که اطلاعات را در مورد آنها به اشتراک می‌گذارید، مردم دیگر نمی‌دانند از چه چیزی استفاده کنند یا از کجا چه چیزی را پیدا کنند.

و در حالی که ممکن است فکر کنید اوضاع در سازمان شما چندان بد نیست، حداقل باید ایمیل، تماس تصویری، پیام‌رسانی داخلی و سیستم‌های ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر مرکزی داشته باشید.

به عبارت دیگر: ابزارهای ارتباطی داخلی شما می توانند به سرعت جمع شوند.

جدای از متمرکز کردن پلتفرمی که اطلاعات را برای کارمندان در آن ذخیره می کنید و تعداد ابزارهای ارتباطی را به حداقل برسانید، کارهای دیگری نیز وجود دارد که می توانید انجام دهید تا مطمئن شوید افراد گم نمی شوند.

یک ابزار “Master” داشته باشید

این چیزی است که یک متخصص منابع انسانی در طی صحبتی که اخیراً انجام دادم به اشتراک گذاشت. در شرکتی که او برای آن کار می کند، از Workplace by Facebook به عنوان ابزار شماره یک خود استفاده می کنند.

به این ترتیب، هر کارمند در شرکت می‌داند که – به معنای واقعی کلمه همه چیز – قرار است در محل کار به اشتراک گذاشته شود: اسناد، اطلاعیه‌ها، به‌روزرسانی‌ها، شما نام ببرید.

در این پلتفرم است که آنها می توانند روی پیوند مربوطه کلیک کنند که مستقیماً آنها را به هر جایی که یک سند ذخیره شده است راهنمایی می کند.   

هیچ وقت برای جستجوی سوزن ضرب المثل در انبار کاه تلف نمی شود.

راهنمای ارتباطات داخلی

ما قبلاً به این موضوع به عنوان چیزی برای استفاده در هنگام استخدام جدید اشاره کردیم. اما یک راهنمای مختصر IC چیز بسیار خوبی برای کارمندان فعلی است. اگر برای مثال نیاز به یادآوری سریع ابزارهای ارتباط داخلی موجود یا چند نکته ساده در مورد بهترین نحوه استفاده از این ابزار دارند.

حتی می‌توانید یک نسخه onboarding و یک نسخه کارمند موجود از راهنمای IC ایجاد کنید.

8. آزمون و خطا

در مورد ارتباطات داخلی خود همیشه چیزهای جدید را امتحان کنید. برخی از آنها یک موفقیت بزرگ خواهند بود، برخی دیگر یک شکست بزرگ خواهند بود. مهم این است که آنها را امتحان کنید.

همکار من از آی سی چند مثال داشت، هم موفقیت و هم شکست.

خلاصه هفتگی

هنگامی که معلوم شد کارمندان احساس می‌کنند «نمی‌دانند چه خبر است» در سازمان، یک راه‌حل بسیار ساده پیدا شد: یک ایمیل هفتگی.

به آن به‌عنوان جمع‌بندی هفتگی مرتبط‌ترین اخبار سراسر شرکت در نظر بگیرید: اعلان‌های افراد از منابع انسانی، آخرین معاملات بسته و سرگرم‌کننده، اخبار مرتبط با تیم (مانند تیم بازاریابی که یک نیمه ماراتن را اجرا کرده‌اند. به عنوان مثال برای خیریه).

پرسش و پاسخ مدیریت

به خصوص در شرکت هایی که به سرعت در حال رشد هستند، کارمندان ممکن است در برخی مواقع احساس کنند که ارتباطشان با مدیریت قطع شده است.

در حالی که زمانی که شرکت هنوز یک شرکت تازه تاسیس بود، مدیریت وجود داشت و به راحتی قابل دسترسی بود، مسئولیت‌های جدید می‌توانند به سرعت بیشتر زمان مدیریت را در زمانی که شرکت شروع به گسترش می‌کند، اشغال کند.

یک راه آسان برای اطمینان از اینکه مدیریت در دسترس و قابل دسترسی برای کارکنانش باقی می ماند، از طریق یک جلسه پرسش و پاسخ ماهانه است که هر بار اعضای متفاوتی از تیم مدیریت را نشان می دهد.

می‌توانید از افراد بخواهید که سؤالات خود را از قبل بفرستند – علاوه بر سؤالاتی که می‌توان در طول جلسه پرسید.

اگر این امکان را دارید که پرسش و پاسخ را از طریق پلتفرم ارتباطات داخلی خود به صورت زنده پخش کنید تا افراد در دفاتر دیگر نیز بتوانند آن را تنظیم کنند، حتی بهتر است.

ورزش در دفتر

چیزی که مورد توجه قرار نگرفت ایده پخش مسابقات یک تورنمنت بزرگ تنیس بود. یعنی مسابقات در صفحه‌های مختلف دفتر نمایش داده می‌شد، اما به نظر نمی‌رسید مردم از تماشای آن‌ها بیش از حد اذیت شوند.

9. بازخورد

آخرین، اما مطمئنا نه کم اهمیت: همیشه بازخورد جمع آوری کنید. گاهی اوقات این بازخورد آشکار خواهد بود و گاهی اوقات نمی شود.

به عنوان مثال، در مثال فوق الذکر از پخش یک تورنمنت ورزشی، صرف این واقعیت که عملاً هیچ کس مسابقات را تماشا نمی کرد به اندازه کافی مشهود بود.

اما زمانی که اندازه گیری اینکه آیا چیزی برای افراد کار می کند یا نه کمی پیچیده تر است، باید به طور خاص بازخورد آنها را بپرسید. زیرا این تنها راه برای بهبود نحوه برقراری ارتباط در سازمانتان است.

از این گذشته، ارتباطات داخلی همه چیز در مورد ارتباطات مؤثر بین همه افراد درگیر در شرکت شما است!