حضور کارکنان: همه آنچه که باید بدانید [+ چک لیست رایگان]

فرآیند پذیرش کارمند برای ایجاد پایه و اساس رابطه کارمند و کارفرما کلیدی است. یک برنامه نصب خوب طراحی شده بر عملکرد، رضایت شغلی و حفظ کارکنان تأثیر مثبت دارد. در این مقاله، ما کارمندان را به طور عمیق بررسی می‌کنیم، که به شما کمک می‌کند یک فرآیند پذیرش سفارشی برای ایجاد یک رابطه مثبت و پایدار با استخدام‌های جدید خود ایجاد کنید.

همچنین می توانید الگوی چک لیست ورود رایگان ما را دانلود کنید:

مطالب
ورود کارمند چیست؟
اهمیت حضور کارکنان
5 مرحله ورود کارکنان
1. قبل از تخته
2. روز اول
3. هفته اول
4. 90 روز اول
5. در پایان سال اول
7 بهترین شیوه کارمندی
الگوهای چک لیست ورود کارکنان رایگان
نرم افزار نصب کارکنان
سوالات متداول

ورود کارمند چیست؟

پذیرش کارکنان فرآیندی است که در آن استخدام‌کنندگان جدید با سازمان، افراد و فرهنگ شرکتی که به تازگی به آن ملحق شده‌اند آشنا می‌شوند. این یک مرحله کلیدی از چرخه زندگی کارکنان است.

استخدام های جدید به یک سازمان معرفی می شوند و در نقش و مسئولیت های جدید خود ادغام می شوند. با توجه به تجهیزات و منابع مورد نیاز به آنها فضای کاری نشان داده می شود، با همکاران و مدیران ملاقات می کنند، فرآیندهای کاری را می شناسند و با ماموریت و ارزش های شرکت آشنا می شوند. در پایان فرآیند سوار شدن، آنها می توانند کار خود را به طور مستقل و موثر انجام دهند.

هدف از یک دوره حضور دو جانبه است. از یک سو، هدف سنتی استخدام کارکنان این است که استخدام‌های جدید در سریع‌ترین زمان ممکن عملیاتی شوند. از سوی دیگر، نقش جدیدتر هیئت مدیره، شکل دادن به اولین برداشت های حیاتی کارکنان جدید از شرکت بوده است.

پس از ورود موفقیت آمیز، کارمند:

• در مورد نقش آنها و شرکت هیجان زده است
• با همکاران خود ملاقات کرده است
• با مدیر مستقیمشون رابطه داره
• به همه منابع دسترسی دارد تا کار خود را به خوبی انجام دهد
• آموزش های لازم را دیده است
• نقش و کار خود را درک خواهند کرد و برای موفقیت احساس آمادگی می کنند
• در سازمان احساس خواهد کرد که در خانه خود هستید
• چند ارتباط معنادار ایجاد کرده است
• اهداف روشنی برای تلاش دارد و به این اهداف دست یافته است
• معیارهای ارزیابی آنها را به وضوح درک می کند

در 89 درصد از سازمان ها، حضور کارکنان کوتاه مدت است و کمتر از 3 ماه طول می کشد. با این حال، نصب واقعاً مؤثر فرآیندی مستمر است که می‌تواند تا یک سال طول بکشد تا زمانی که یک کارمند به پتانسیل عملکرد کامل خود برسد .

ساده ترین راه برای بررسی اینکه آیا یک کارمند به خوبی کار می کند این است که به طور منظم بررسی کنید و از او بپرسید که آیا نقش خود را درک می کند و موفقیت چگونه به نظر می رسد، ابزار و دانش لازم برای انجام کار را دارد و احساس می کند که به تیم خوش آمدید و در کار مشارکت دارد یا خیر. اگر اینطور نیست، احتمالاً فرآیند ورود ناموفق بوده است.

اهمیت حضور کارکنان

بر اساس تحقیقات انجام شده توسط گروه براندون هال، حضور کارکنان عالی می تواند حفظ را تا 82 درصد بهبود بخشد. بر اساس یافته‌های BambooHR، کارمندانی که تجربه‌ی مثبتی در کاریابی دارند 18 برابر بیشتر به کارفرمای خود متعهد هستند.

ورود به سیستم همچنین زمان رسیدن به بهره وری را تسریع می کند، که به زمانی اشاره دارد که یک کارمند جدید شروع به مشارکت کامل در سازمان کند. میانگین زمان تا بهره وری 28 هفته است.

به عبارت دیگر، کارکنان متعهد و سازنده، سازمان ها را قادر می سازند تا درآمد خود را افزایش دهند و رضایت کارکنان را افزایش دهند.

استخدام‌های جدید مشتاق تحت تأثیر قرار دادن، عملکرد و استقرار در سازمان جدید خود هستند. با این حال، یک تجربه ضعیف در کار (یا فقدان یک تجربه کامل) می تواند منجر به عدم درک کارمندان شود که چگونه موفق شوند و در محل کار احساس نارضایتی کنند.

در این صورت، آنها به احتمال زیاد زودتر از سازمان خارج می شوند و به گردش مالی جدید کمک می کنند، که از بسیاری جهات به سازمان آسیب می رساند. نرخ جابجایی بالا منجر به افزایش هزینه های کارکنان، اختلال و روحیه پایین تیم می شود. در واقع، سازمان‌های بزرگ 16 درصد از استخدام‌های جدید را در شش ماه اول از دست می‌دهند.

برای شرکت‌هایی که تلاش می‌کنند استعدادهای برتر را جذب کنند (و حفظ کنند)، یک فرآیند عالی برای ورود به سیستم یک امر ضروری است، نه یک کار خوب.

5 مرحله ورود کارکنان

دوره پذیرش به محض اینکه نامزد پیشنهاد نامه خود را امضا کرد شروع می شود و زمانی پایان می یابد که کارمند بتواند به طور مستقل کاری را که برای انجام آن استخدام کرده اید انجام دهد.

فاصله بین امضای پیشنهاد نامه تا اولین روز حضور در دفتر به عنوان دوره قبل از سفر شناخته می شود. در حالی که گاهی اوقات پیش از سوار شدن به یک فرآیند جداگانه در نظر گرفته می شود، ما در این مقاله به آن به عنوان بخشی از کارمندی گسترده تر نگاه خواهیم کرد.

نظرات متعددی در مورد اینکه مراحل پذیرش کارمند چیست وجود دارد. ما پنج مرحله کلیدی را تعیین کرده ایم:

1. قبل از روز اول (قبل از سوار شدن)
2. روز اول (جهت یابی)
3. هفته اول
4. 90 روز اول
5. پایان سال اول

بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

1. قبل از روز اول – Preboarding

هنگامی که نامزد شما نامه پیشنهاد شغلی خود را امضا کرد، مرحله پیش از پذیرش شروع می شود. در اینجا آماده سازی های کلیدی است که باید قبل از اولین روز آنها انجام دهید.

یک ایمیل اطلاعات کاربردی و ویدیو خوش آمدگویی ارسال کنید

در این ایمیل، اعضای جدید تیم را در روز اول خود خلاصه کنید و به سوالاتی مانند:

• از چه ساعتی شروع کنم؟
• کجا باید بروم؟/از کجا وارد شوم؟
• آیا باید ناهار را سر کار بیاورم؟
• در صورت داشتن سوال با چه کسی تماس بگیرم؟

اگر کارمندان خود را در محل نصب می‌کنید، اطلاعات مربوط به نحوه ورود به سیستم را به شبکه شرکت ارسال کنید. با این کار نیازی نیست که استخدام‌کنندگان جدید در اولین روز از IT بازدید کنند تا حساب خود را فعال کنند.

همچنین ایده خوبی است که ویدیویی از موسسان شرکت یا مدیر یا تیم نامزد در حال استقبال از آنها در شرکت جاسازی کنید. این باعث می شود کارمند تجربه بسیار شخصی تری داشته باشد.

Vodafone پلتفرم Digital Onboarding خود را ایجاد کرده است که افراد جدید به محض امضای نامه پذیرش خود به آن دسترسی خواهند داشت. این امر آنها را در فرآیند سوار شدن راهنمایی می‌کند، آنها را قادر می‌سازد تا اطلاعات مهمی درباره شرکت بیاموزند و به Vodafone کمک می‌کند تا فرآیند ورود آنها را تسهیل کند.

دعوت به رویدادهای اجتماعی

دعوت نامه ای را برای اولین رویداد اجتماعی با تیم ارسال کنید تا به آنها در ارتباط با همکاران کمک کنید.

یک برنامه 30-60-90 روزه تهیه کنید

برنامه 30-60-90 روزه سندی است حاوی مسئولیت های کارکنان و انتظارات سازمان از نظر عملکرد. این شامل وظایف مستمری است که بخشی از نقش آنها و پروژه های جدیدی است که خودشان رهبری خواهند کرد. اهداف SMART برای 30 روز، 60 روز و 90 روز پس از اولین روز کارمند، همراه با معیارهای واضح موفقیت تعیین می شود.

این طرح نه تنها به کارمند جدید در مورد آنچه از آنها انتظار می رود وضوح می دهد، بلکه مدیر مستقیم را مجبور می کند تا انتظارات خود را به وضوح مشخص کند.

در اینجا یک نمونه برنامه 30-60-90 روزه می تواند به نظر برسد:

تیم را در مورد استخدام جدید مطلع کنید

حداقل یک روز قبل از تاریخ شروع همکار جدید، تیم را در مورد استخدام جدید، نقش و مسئولیت آنها توضیح دهید. این کار شفافیت نقش را ایجاد می کند و توضیح می دهد که همکار جدید در چه پروژه هایی شرکت خواهد کرد. همچنین باعث می شود که استخدام جدید در روز اول خود احساس استقبال کند.

Buffer از زمان تأسیس یک شرکت کاملاً از راه دور بوده است. قبل از اینکه استخدام‌های جدید شروع به کار کنند، پنج ایمیل دریافت می‌کنند که به اشتراک‌گذاری و جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای اطمینان از انتقال روان کمک می‌کند.

ایمیل ها به شرح زیر است:

• ایمیل خوش آمد گویی
• جمع آوری اطلاعات اولیه
• معرفی آنها به مدیران و همکاران
• ارائه ابزارهایی که افراد جدید استخدام خواهند شد
• تعیین انتظارات برای روز اول

پیش نویس دستور کار ورود برای روز اول و هفته اول

اولین روز یک کارمند در یک سازمان جدید همیشه پر هیجان است. کارمند با تیم ملاقات می کند، ارائه شرکتی را از تیم مدیریت دریافت می کند، از کل محل کار بازدید می کند و با مدیر مستقیم خود می نشیند.

این امر مستلزم مشارکت فعال چندین نفر در شرکت است، بنابراین برنامه ریزی برای ایجاد اولین روز آرام کلیدی است. همچنین دستور کار مشخصی را برای کارمند جدید تشکیل می دهد.

آدرس ایمیل و دسترسی به شبکه را تنظیم کنید

روند این کار در هر سازمان متفاوت است. اگر یک بخش فناوری اطلاعات مستقل وجود داشته باشد، این ممکن است یک گردش کار جداگانه باشد. با این حال، بسیار مهم است که قبل از شروع کار کارمند، این موضوع را تنظیم و برای مسائل مورد آزمایش قرار دهید. به این ترتیب، آنها بلافاصله گیر نمی کنند و از اتلاف وقت و اصطکاک در صحبت با IT جلوگیری می کنند.

در تماس باشید

گاهی اوقات، فاصله زمانی بین امضای قرارداد یک استخدام جدید تا شروع کار می‌تواند طولانی باشد. مهم است که در طول این پنجره افراد جدید را هیجان زده نگه دارید. منابع انسانی یا مدیران باید مرتباً با افراد جدید تماس بگیرند، آنها را تشویق کنند که این سؤالات را بپرسند و به آنها پاسخ دهند.

محیط کار و تجهیزات

• محل میز را اختصاص دهید (و تمیز کنید) . داشتن یک مکان اختصاصی نزدیک به تیم و مدیر آنها در مشارکت آنها از روز اول و ایجاد احساس خوش آمد گویی کلیدی است. اطمینان حاصل کنید که ایستگاه کاری آنها خالی و تمیز است – این یک راه ساده برای ایجاد یک برداشت اولیه است. برای کارگران از راه دور، یک کیت دستورالعمل یا ویدیو ارسال کنید که نحوه تنظیم میز یا تجهیزات خود را در خانه توضیح دهد.
• سخت‌افزار – قبل از پیوستن به استخدام جدید، سخت‌افزار را آماده کنید، مانند لپ‌تاپ، ماوس، صفحه‌کلید و تلفن همراه. لپ تاپ را راه اندازی کنید و هر به روز رسانی سیستم را یک روز قبل از پیوستن نامزد جدید نصب کنید. سپس لازم نیست چند ساعت منتظر بمانند تا مراحل نصب خود به خود تکمیل شود.
• قرارداد کاربر برای تجهیزات – لپ تاپ را با قرارداد کاربر آماده کنید. این یک سند قانونی مورد نیاز است، بنابراین امضای آن در روز اول قبل از شروع هر کاری ضروری است.
• کارت دسترسی به محل کار – با استفاده از این کارت، کارمند می تواند روز بعد به تنهایی وارد محل کار شود.
• کارت سفر تجاری – در برخی کشورها، از جمله هلند، معمولاً کارفرمایان برای کارگران خود کارت حمل و نقل عمومی ارائه می کنند. اگر کارمند با ماشین سفر می‌کند، مطمئن شوید که می‌تواند در روز اول به پارکینگ اداری دسترسی داشته باشد و از در دسترس بودن پارکینگ‌ها مطلع باشد.
• کیت خوش آمد گویی – این در هر شرکت متفاوت است. برخی از هدایای خوش آمدگویی معمولی عبارتند از یک دفترچه یادداشت مارک دار، خودکار، بطری آب، کیف حمل و نقل و هر چیز دیگری که می خواهید به استخدام های جدید خود هدیه دهید.

2. روز اول – جهت گیری

روز اول، یا جهت گیری شغلی، بیشتر به تجربه مربوط می شود تا اطلاعات. شما در روز اول اطلاعات زیادی به نامزد می دهید. با این حال، آنها نمی توانند همه آن را به خاطر بسپارند و پردازش کنند. چیزی که آنها تا آخر عمرشان به یاد خواهند آورد، احساس همان روز اول است، بنابراین هدف روز اول باید ایجاد یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت باشد.

خوش آمدید

• آماده ورود نامزد باشید

داوطلب هنوز کارت دسترسی به محل کار نخواهد داشت. مطمئن شوید که آنها می دانند کجا باید بروند و کسی منتظر آنها در پذیرایی است، آنها را به داخل می دهد و با استقبال گرم از آنها استقبال می کند.

• در مورد دستور کار روز بحث کنید

به استخدام‌کنندگان جدید یک دستور کار واضح برای روز اول خود بدهید. این ایده خوبی است که این را ایجاد کنید و قبل از روز تایپ کنید و آن را ایمیل کنید تا بدانند چه انتظاری دارند. استخدام جدید و مدیر آنها می توانند به طور خلاصه بنشینند و از آن عبور کنند، بنابراین ساختار امروزی وجود دارد.

• تور محل کار

اگر استخدام جدید در محل می آید، به آنها یک تور در محل کار بدهید تا بدانند همه چیز کجاست. این شامل توالت‌ها، آشپزخانه عمومی، نحوه کار دستگاه‌های چای و قهوه، محل قرارگیری پرینترها و نحوه استفاده از آن‌ها، و محل استقرار بخش‌های مختلف است.

• به همکاران و تیم معرفی کنید

بخش قابل توجهی از گرایش به کارمند جدید، معرفی افراد جدید به همکارانشان است. نمی توان کارمند جدید را به همه در سازمان های بزرگ معرفی کرد، اما مطمئن شوید که آنها با همه اعضای تیم خود ملاقات می کنند.

• استخدام جدید را با یکی از دوستان خود تنظیم کنید

راه‌اندازی استخدام‌های جدید با یکی از دوستان خود به آنها یک سیستم پشتیبانی ارائه می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا با محل کار، فرآیندها، فرهنگ، مزایا و موارد دیگر آشنا شوند. نتفلیکس تضمین می‌کند که همه استخدام‌شدگان جدید یک دوست دارند و در روز اول ایمیلی از دوست خود دریافت می‌کنند تا به عنوان یک مربی همتا عمل کنند.

• برنامه 30-60-90 روزه

بعداً در روز، استخدام جدید را با برنامه 90 روزه آنها معرفی کنید. آنها آن را دریافت می کنند و توضیحات گسترده ای در مورد همه عناصر مختلف از مدیر خود دریافت می کنند تا بدانند که از آنها چه انتظاری می رود و همچنین آنچه می توانند انتظار داشته باشند.

• تنقلات و نوشیدنی های خوش آمدید

چرا تنقلات، خوراکی‌های شیرین و نوشیدنی‌ها را برای تولد کارمندان ذخیره کنید؟ چیزی به یاد ماندنی را در روز اول به استخدام‌کنندگان جدید پیشنهاد دهید تا آن را خاص کنند و اجازه دهید همه افراد حاضر در دفتر در جشن شرکت کنند. اگر از راه دور استقبال می کنید، به همه یادآوری کنید که با یک میان وعده یا نوشیدنی آماده بیایند تا بتوانند در یک تماس گروهی به عنوان گروه از آن لذت ببرند.

• ارائه شرکت

در سازمان‌های بزرگ‌تر، استخدام‌های جدید معمولاً به تماشای ارائه‌ای از بنیان‌گذاران اصلی یا رهبران ارشد شرکت می‌نشینند که بر اهداف، مأموریت و ارزش‌های آن تمرکز دارد و نحوه عملکرد سازمان را از نظر تیم‌ها، نقش‌ها و فرهنگ تجزیه می‌کند.

گوگل به خاطر ارزش‌های قوی و منحصربه‌فردش، از جمله شعار «شیطان نباش»، که به کارکنان یادآوری می‌کند همیشه با صداقت و احترام رفتار کنند، مشهور است. استخدام‌های جدید از همان روز اول در مورد این جنبه‌های اصلی شرکت آموزش می‌بینند و تشویق می‌شوند تا یادگیری خود را در طول مدت حضورشان در آنجا عمیق‌تر کنند.

از طرف دیگر، این ارائه می تواند در قالب ویدیویی باشد. Grubhub یک ویدیوی کوتاه دو دقیقه ای دارد که در طول فرآیند پذیرش به متقاضیان بالقوه و استخدام کنندگان جدید ارائه می شود. این به آن‌ها تمام اطلاعاتی را می‌دهد که برای تبدیل شغل جدیدشان به تجربه‌ای ارزشمند نیاز دارند.

• ساختار هفتگی و ماهانه

مدیر نامزد را با ساختار هفتگی و ماهانه ای که می توانند در نقش جدید خود انتظار داشته باشند معرفی می کند. این ممکن است شامل جلسات روزانه یا هفتگی تیم، به‌روزرسانی ماهانه کسب‌وکار و ناهار تیمی ماهانه باشد.

• به رویدادهای تقویم تیمی و تقویم تعطیلات دعوت کنید

اطمینان حاصل کنید که استخدام جدید برای این فعالیت ها به تقویم اضافه شده است، به تقویم تعطیلات دسترسی دارد و نحوه استفاده از آن را می داند.

• دسترسی به پوشه منابع کارمند را فراهم کنید

این شامل یک کپی از دفترچه راهنمای عمومی کارکنان و سیاست های شرکت، کتابچه راهنمای ایمنی و بهداشت، نحوه استفاده از سیستم هزینه، دسترسی به شبکه شرکت و نقاط تماس مهم است.

موارد کاربردی

• موارد قانونی – این موارد شامل فرم‌های کسر مالیات بر دستمزد، اسکن پاسپورت یا شناسنامه استخدام‌شده جدید و مجوز کار است. این فعالیت ها بر اساس مقررات محلی شما متفاوت خواهد بود، اما مهم است که در اسرع وقت از آنها مراقبت کنید.
• ارسال اطلاعات برای حقوق و دستمزد – این روزها در اکثر سازمان‌های بزرگ می‌تواند به صورت آنلاین انجام شود، اگرچه ممکن است در برخی موارد نیاز به پر کردن فرم داشته باشید. معمولاً اگر فرمی مورد نیاز است، باید قبل از اولین روز برای استخدام‌کنندگان جدید ارسال شود تا بتوانند از قبل در سیستم حقوق و دستمزد تنظیم شوند.
• یک عکس نمایه بگیرید – می‌توانید این کار را در محل کار انجام دهید یا از افرادی که تازه استخدام شده‌اند بخواهید قبل از روز اول خود عکسی از عکس ارسال کنند. این عکس معمولاً روی کارت دسترسی آنها چاپ می‌شود و در برنامه‌های ارتباطی کاری مانند Slack یا Microsoft Teams استفاده می‌شود.

آموزش

• نرم افزارهای ارتباطی و همکاری – استخدام های جدید را بر روی نرم افزاری که در کارهای روزانه خود استفاده می کنند آموزش دهید، خواه زوم، اسلک، آسانا، ترلو، تیم های ام اس، سندنگار Google یا Basecamp باشد.
• ایمیل – آموزش اولیه ایمیل، از جمله نحوه تنظیم امضای حرفه ای و سیاست های پاسخ خارج از دفتر را ارائه دهید.
• هر نرم‌افزار دیگری – کلید نرم‌افزار دیگری را برای نقش استخدام‌کننده جدید بررسی کنید.

که روز اول به پایان می رسد. این فعالیت ها 4-6 ساعت طول می کشد. اگر زمان باقی مانده باشد، کارمند می تواند با سیستم ها آشنا شود، یک همکار را تحت الشعاع قرار دهد یا روی اولین پروژه خود کار کند.

Hermina Khara، SVP، People & Talent در Alida توضیح می‌دهد که شرکت آنها یک پورتال اختصاصی ورود به هواپیما و همچنین یک برنامه دوستانه برای ارائه یک تجربه به یاد ماندنی از ورود به استخدام‌های جدید دارد. این از روز اول شروع می شود.

«معمولان شگفت‌انگیز منابع انسانی ما در روز اول کار واقعاً عالی در انجام جهت‌گیری‌های منابع انسانی انجام می‌دهند. تیم فناوری اطلاعات یک جهت‌گیری نیز انجام می‌دهد تا افراد بدانند چگونه از تجهیزات خود استفاده کنند، از داشتن امضای مناسب و غیره مطمئن شوند. خارا خاطرنشان می کند که وقتی همه اینها با هم جمع می شوند، واقعاً یک تجربه عالی برای کارمندان ما است.

3. هفته اول

در هفته اول، کارمند همچنان با تیم، شرکت و نقش آنها آشنا می شود.

تیم

• نشست های فردی با همکاران مستقیم – در حالی که استخدام جدید به احتمال زیاد با همکاران خود ملاقات کرده است، آنها همچنین جلسات فردی با آنها دارند تا درباره کارهایی که انجام می دهند و نحوه همکاری آنها بیشتر بدانند.
• یک به یک با مدیر استخدام – در هفته اول، مدیر استخدام باید روزانه با استخدام کننده جدید ملاقات کند. با این حال، این جلسه برای جمع بندی هفته اول است، ارزیابی می شود که چه چیزی خوب بوده و چه چیزی می تواند بهتر باشد، و ببینیم چه چیزی در ادامه خواهد آمد.
• یادگیری عمیق‌تر ابزارها و سیستم‌ها – بسته به ماهیت و پیچیدگی ابزارها و سیستم‌هایی که استخدام‌کننده جدید باید از آنها استفاده کند، ممکن است بیش از یک روز طول بکشد تا با آنها آشنا شوید. در Zapier، کارمندان تمام هفته اول را صرف یادگیری ابزارها و سیستم های مورد نیاز برای موفقیت می کنند. آنها تا هفته دوم کارها را شروع نمی کنند و به آنها فضا و آزادی می دهد تا به طور کامل در نقش خود مستقر شوند.

برای انجام دادن

• جلسات بررسی برنامه 30-60-90 روزه را برنامه ریزی کنید – جلسات ماهانه یک به یک را در تقویم برنامه ریزی کنید تا پیشرفت استخدام جدید در برنامه 30-60-90 روزه را ارزیابی کنید. این جلسات در هفته اول برای ایجاد ساختار و برنامه مشخص برای سه ماه آینده برنامه ریزی شده است.
• افزودن نمایه به صفحه شرکت – اگر صفحه «درباره ما» در وب سایت شرکت دارید، می توانید عکس نمایه فرد استخدام شده جدید را به همراه نام، نقش و یک بیوگرافی کوتاه اضافه کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد کارمندان و تیم شرکت ارائه دهید. ساختار قبل از ارسال عمومی، مطمئن شوید که از طرف استخدام شده جدید برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات رضایت دارید.
• استخدام جدید در لینکدین را معرفی کنید – به اشتراک گذاری اخبار جدیدترین همکاران خود در صفحه لینکدین شرکت خود فکر کنید. این به هم تیمی های جدید کمک می کند تا احساس استقبال کنند و ارتباط نزدیک تری با مشتریان و مشتریان ایجاد کند.

4. 90 روز اول

90 روز اول برای هر استخدام جدید، پایه و اساس کلیدی را برای بقیه زمان آنها در سازمان ایجاد می کند.

وقتی افراد به شرکت شما می‌پیوندند، ممکن است کارشناسان در سطح جهانی باشند، اما در زمینه شما جدید هستند. این بدان معناست که آنها به راهنمایی نیاز دارند که چگونه رفتارهایشان می تواند به بهترین نحو به استراتژی سازمانی کمک کند و اینکه کدام رفتارها فوری ترین و احتمالاً بیشترین تأثیر را دارند. در زیر مدل رهبری موقعیتی ارائه شده توسط هرسی و بلانچارد ارائه شده است. این مدل بسته به رشد فرد، رفتار حمایتی و هدایتی مورد نظر را نشان می دهد.

برنامه 30-60-90 روزه برای هدایت کارکنان در رفتارهایشان بسیار مهم است. یک نمای کلی خوب از مسئولیت‌های فرد در محل کار نیز مهم است و یک برنامه 30-60-90 روزه بسیار ساختارمند این امر را ارائه می‌دهد.

کتاب 90 روز اول مایکل واتکینز، اگرچه نقش های رهبری را هدف قرار می دهد، استراتژی هایی برای موفقیت در یک نقش جدید ارائه می دهد، صرف نظر از اینکه فرد در چه مرحله ای از حرفه خود است.

شرکت Miro نیز به اهمیت این پنجره سه ماهه پی برده و برنامه 30-60-90 روزه خود را برای استخدام های جدید بر اساس این کتاب ایجاد کرده است. مدیران برای هدایت استخدام‌های جدید و تعیین انتظارات در ابتدا وجود دارند، اما کارمندان تشویق می‌شوند تا فعال باشند و به طور مستقل روی وظایفی که مناسب است کار کنند تا یادگیری و موفقیت خود را تقویت کنند و استقلال را ارتقا دهند.

مدیر جدید استخدام شده و یک متخصص منابع انسانی باید با کمک به آنها در تعیین اهداف SMART 30، 60 و 90 روزه که با اهداف بلندمدت سازمان و همچنین اهداف توسعه حرفه ای کارمند همسو باشد، از کارمندان حمایت کنند. به عنوان مثال، هدف SMART یک بازاریاب دیجیتال می تواند افزایش 2 درصدی ترافیک در 30 روز اول باشد.

اهداف 30 روزه

ماه اول در مورد شناخت سازمان و کمک به کارمند جدید است که در نقش خود جا بیفتد. اهداف 30 روزه باید برای یادگیری نحوه انجام کار به صورت درونی باشد. اگر اهداف بیرونی وجود دارد، باید کوچک و قابل دستیابی باشند.

مدیر کارمند جدید و منابع انسانی باید با یکدیگر همکاری کنند تا کارمند را تشویق کنند تا سه تا پنج هدف برای این دوره تعیین کند و تا حد امکان یاد بگیرند، سؤال بپرسند و با تیم خود ارتباط برقرار کنند.

هر هدف همیشه باید معیاری برای موفقیت داشته باشد، بنابراین مشخص است که کارمند چه زمانی به آن می رسد.

نمونه ای از یک هدف 30 روزه می تواند یادگیری در مورد محصول شرکت باشد. معیار موفقیت می تواند ایجاد یک حساب کاربری، کاوش پلتفرم هر روز به مدت یک ساعت به مدت یک هفته و خواندن ده نظرات مشتریان باشد.

اهداف 60 روزه

ماه دوم باید به کارمند کمک کند تا وارد فعالیت‌های خاص‌تر شود. در پایان 60 روز، کارمند باید درک محکم تری از مبانی سازمان و نقاط دردناک آن داشته باشد. آنها همچنین باید به عضوی کمک کننده در تیم تبدیل شوند.

متخصصان منابع انسانی باید با کارمند و مدیرشان همکاری کنند تا سه تا پنج هدف دیگر را که عمدتاً مربوط به وظایف و مسئولیت های خاص نقش هستند تعیین کنند.

به عنوان مثال، هدف ممکن است کسب اطلاعات در مورد فرآیند فروش شرکت باشد. قابل تحویل یا معیار موفقیت این است که پنج تماس فروش را تحت الشعاع قرار دهید، فهرستی از مشاهدات تهیه کنید و بعد از آن با مدیر خود در مورد آنها صحبت کنید.

اهداف 90 روزه

هدف برنامه 90 روزه این است که اطمینان حاصل شود که یک کارمند به طور موثر در تیم و فرهنگ ادغام شده است و به کسب و کار ارزش می افزاید. برای دستیابی به این هدف، باید اهداف 90 روزه را با انتظارات عملکرد بلندمدت نقش هماهنگ کنید. این مرحله اجرایی است که از آموخته های 60 روز گذشته استفاده می کند. موفقیت آن بستگی به این دارد که کارمند چقدر به اهداف 30 روزه و 60 روزه دست یابد.

نمونه ای از یک هدف 90 روزه می تواند رهبری یک جلسه فروش با یک مشتری بریتانیایی باشد. قابل تحویل می تواند درخواست بازخورد از اعضای تیم از جلسه و فهرست کردن سه زمینه برای بهبود در آینده باشد.

در طول این ماه آخر، منابع انسانی و مدیر کارمند باید روشن کنند که انتظار می رود در پایان این پنجره 90 روزه به طور کامل به نقش خود منتقل شوند. این برای هر کارمند بر اساس سرعت ادغام آنها، درجه ای که می توانند به طور مستقل کار کنند، و سطح ارشدیت / شایستگی آنها متفاوت است. از کارمند بپرسید که برای موفقیت در این انتقال به چه حمایتی نیاز دارند.

آموزش کارمندان جدید

آموزش کارمندان جدید، به ویژه در 90 روز اول، کلید ورود کارکنان است. این بر آموزش کارمندان برای انجام وظایف و کار با تجهیزات و نرم افزار تمرکز دارد تا بتوانند در کار خود موفق شوند و تا حد امکان در سریع ترین زمان ممکن موثر باشند. 76 درصد از افرادی که تازه استخدام شده اند، آموزش در حین کار را مهم ترین فعالیت در هفته اول خود می دانند، در حالی که تحقیقات نشان می دهد کارمندانی که به اندازه کافی آموزش دیده اند، 27 درصد بیشتر از کسانی که این کار را انجام نمی دهند، مشغول هستند.

انواع آموزش عبارتند از:

• یادگیری به رهبری مربی
• آموزش الکترونیکی
• آموزش حین کار
• سایه کاری
• منتورینگ

5. در پایان سال اول

برای پایان دادن به برنامه ورود به سیستم خود، یک جلسه نهایی با کارمند خود برگزار کنید. شما می توانید این را با اولین بررسی عملکرد سالانه آنها ترکیب کنید. در اینجا مواردی برای پوشش وجود دارد:

• موارد کاربردی: با کارمندان تماس بگیرید و ببینید سال اول آنها چگونه بوده است.
• عملکرد: عملکرد کارکنان جدید شما چگونه است و آیا به اهداف بلندمدت خود رسیده اند؟
• آینده: در مورد برنامه L&D شرکت خود بحث کنید، از آنها در مورد ترجیحات و جاه طلبی های شغلی آنها بپرسید

نکته مهم دیگر جمع آوری بازخورد است. Google یک فرم بازخورد ناشناس برای همه استخدام‌کنندگان جدید ارسال می‌کند تا بتوانند پیشنهادات و انتقادات سازنده‌ای را در مورد این فرآیند بدون نگرانی از توهین به کسی ارائه کنند. این به شما امکان می‌دهد که فرآیند ورود خود را بهبود ببخشید و همچنین می‌تواند به افزایش نرخ نگهداری کمک کند زیرا کارمندان احساس می‌کنند شنیده می‌شوند و با ارزش هستند.

تری ترات، مدیر عامل شرکت توسعه رهبری Entelechy، نحوه کمک بازخورد به بهبود فرآیند ورود در یک ارائه دهنده بزرگ ارتباطات ملی را به اشتراک می گذارد. تیم ما پس از مصاحبه‌های متعدد با رهبران ارشد (مدیران مدیران)، از شنیدن این که یک موضوع رایج مدیریت موثر تقویم است، متعجب شد. ترات می‌گوید که بسیاری از رهبران دائماً در تمام طول روز دوبار رزرو می‌شدند یا در جلسات پشت سر هم شرکت می‌کردند، و هیچ زمانی برای پروژه‌های اولویت‌دار، تعامل با تیم خود یا صرفاً تفکر ساده باقی نمی‌گذاشتند.

ما انتظار نداشتیم که این موضوع را در برنامه انتقال/انتقال به این موضوع بپردازیم، اما در نهایت یک ماژول بسیار ارزشمند در زمینه مدیریت زمان ایجاد کردیم که بازخورد عالی دریافت کرد و به کل تیم رهبری ارشد اجازه داد تا از همان رویکرد اولویت‌بندی و زمان‌بندی پیروی کنند. نتیجه نهایی یک تیم مدیریت متمرکزتر، موثرتر و سازنده تر بود.

7 کارمند بهترین شیوه کار

در اینجا چند نکته عملی وجود دارد که می‌توانید امروز به فرآیند حضور در سازمان خود اضافه کنید:

1. شرح شغل و برنامه حضوری را تراز کنید

برنامه 30-60-90 روزه باید در وهله اول دلیل ایجاد شغل را درج کند و شرح شغل و پست را به طور دقیق منعکس کند. اگر اینطور نیست، نامزد برای شغل دیگری درخواست داده است. به عبارت دیگر، وقتی آنها سر کار می آیند و می بینند که شغل واقعی با شغلی که برای آن درخواست کرده اند متفاوت است، نتیجه استخدام ناراضی و افزایش خطر ترک آنها است.

به همین دلیل ضروری است که شیوه‌های منابع انسانی را ادغام کنید، موقعیت‌های خالی عالی را انجام دهید، و شرح شغل خود را با آگهی شغلی و برنامه 30-60-90 روزه خود هماهنگ کنید.

2. جریان های کاری درون سازمانی موثر ایجاد کنید

این احتمال وجود دارد که سازمان شما از قبل دارای یک گردش کار داخلی و سیستم‌ها و فرآیندهای متفاوتی باشد که برای اندازه سازمان شما قابل اجرا هستند. راه‌های جدید و مناسب کار را در جریان‌های کاری موجود پیاده‌سازی کنید. به عنوان مثال، چه مراحلی که در بالا در این مقاله ذکر شد، فرآیند شما را از دست داده است؟ چگونه می توانید آنها را وارد کنید؟

اطمینان حاصل کنید که از هر جریان کاری که استفاده می کنید، برای ایجاد ارتباط شخصی بین مدیر مستقیم و کارمند، از اهرمی برای ایجاد ارتباط شخصی استفاده می کنید. شخصی‌سازی فرآیند ورود به هواپیما و توجه به استخدام‌های جدید، ریشه تجربه موفقی است که کارمندان شما از آن لذت می‌برند.

3. از چک لیست های ورود استفاده کنید

چک لیست های عضویت به کارمند شما کمک می کند تا فرآیند ورود به کار را ثابت نگه دارید. یک متخصص منابع انسانی یا مدیر کارمند می تواند به صورت فیزیکی یا دیجیتالی جعبه ها را هنگام ورود به استخدام های جدید بررسی کند. این ساختار را فراهم می کند و تضمین می کند که مراحل لازم به طور روشمند تکمیل می شوند.

می توانید از انواع مختلف چک لیست برای جنبه های مختلف سوار شدن استفاده کنید:

• چک لیست ورود برای منابع انسانی
• چک لیست ورود به فناوری اطلاعات
• چک لیست ورود به سیستم برای مدیران
• چک لیست آموزش استخدام جدید

می توانید همه این الگوهای چک لیست ورود را در سند رایگان اکسل ما بیابید:

4. از ثبات اطمینان حاصل کنید

چک لیست شما به خوبی شماست. اگر تیم یا مدیران حضوری شما چک لیستی داشته باشند اما از آن استفاده نکنند، موارد به احتمال زیاد فراموش می شوند یا از قلم می افتند، و فرآیند ورود به سیستم فاقد ساختار و سازگاری خواهد بود.

یک الگوی چک لیست ورود (یا سیستم دیجیتال دیگری که به راحتی قابل ردیابی است) پیاده سازی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه افرادی که مسئول جذب کارکنان جدید هستند از آن استفاده می کنند.

یک سند Word الگوی نصب رایگان کارمند را در زیر دریافت کنید:

5. ارتباط برقرار کنید

در طول فرآیند سوار شدن، به طور واضح و مکرر با کارمندان ارتباط برقرار کنید. این باید از زمانی شروع شود که آنها نامه پذیرش خود را امضا کنند و در تمام سال اول کار خود ادامه دهند.

از همان ابتدا انتظارات واضحی را تنظیم کنید، بررسی های پیشرفت را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که برای هر استخدامی جدید نقطه تماسی وجود دارد که با هر سؤال یا نگرانی به آن مراجعه کنید.

6. فرهنگ و ارزش های سازمانی را وارد کنید

همانطور که قبلاً در مثال Google ذکر شد، مهم است که فرهنگ و ارزش های خود را در فرآیند ورود و فراتر از آن بگنجانید. به استخدام‌کنندگان جدید خود درک قوی و مثال‌هایی از معنای این ارزش‌ها در سازمان خود ارائه دهید تا بتوانند آنها را بپذیرند و فرهنگ سازمانی شما را تقویت کنند.

7. ارزیابی کنید

همانطور که از استخدام‌های جدید خود بازخورد دریافت می‌کنید، می‌توانید فرآیند استخدام خود را بهبود بخشیده و بهینه کنید و آن را به گونه‌ای تنظیم کنید که فرهنگ، ارزش‌ها و مأموریت منحصربه‌فرد شرکت خود را منتقل کنید.

برای ردیابی اثربخشی ورود به سیستم، کشف مشکلات و جلوگیری از جابجایی ناخواسته، از معیارهای ورود کارکنان مانند گردش مالی جدید، رضایت از حضور در هیئت مدیره و نرخ تکمیل آموزش استفاده کنید.

نرم افزار نصب کارکنان

رویکردهای آنالوگ برای ورود آهسته هستند، زمان HR را کاهش می دهند و مستعد خطا هستند. صرف نظر از اندازه سازمان شما، استفاده از فناوری و استفاده از نرم‌افزار نصب کارکنان می‌تواند به شما کمک کند تا تجربه کارآمدتری را ایجاد کنید، فرآیندهای خاص را خودکار کنید و در وقت تیم منابع انسانی و مدیران بخش صرفه‌جویی کنید.

فروشندگان نرم افزارهای داخلی متعددی وجود دارد، از جمله:

• Enboarder
• Freshteam
• الومی
• BambooHR
• ClearCompany

در یک یادداشت پایانی

برای موفقیت هر سازمانی، یک فرآیند نصب خوب ساختار یافته ضروری است. این می تواند به شما کمک کند تا نامزدهای برتر را جذب کنید، نرخ جابجایی استخدام های جدید را کاهش دهید، مشارکت کارکنان را تقویت کنید و هزینه های استخدام را کاهش دهید.

مهم است که از موارد عملی مراقبت کنید، مانند اطمینان از اینکه کارمندان تمام سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز خود را در روز اول خود دارند و مدارک مربوط به استخدام جدید را امضا می کنند. اما تمرکز بر تعامل نیز به همان اندازه مهم است. از لحظه ای که آنها پیشنهاد شما را می پذیرند، با استخدام کنندگان جدید خود ارتباط برقرار کنید، انتظارات روشنی را تعیین کنید، آنها را با فرهنگ و ارزش های شرکت خود آشنا کنید و به آنها کمک کنید با همکاران خود ارتباط برقرار کنند و در تیم ادغام شوند.

به این ترتیب، مطمئن می شوید که استخدام های جدید خود را برای موفقیت آماده می کنید.

سوالات متداول

ما را در رسانه های اجتماعی دنبال کنید تا از آخرین اخبار و روندهای منابع انسانی مطلع شوید

لینکدینفیس بوک پینترست توییتر