یک فرآیند قوی قبل از سوار شدن می تواند حفظ استخدام های جدید را تا 82٪ بهبود بخشد. به این ترتیب، پیش از سوار شدن یک گام مهم و در عین حال اغلب نادیده گرفته شده به سوی کارکنان شاد و متعهد است.
در این مقاله، ما نگاهی دقیق‌تر به پیشبرد سواری خواهیم داشت، تفاوت آن با سوار شدن، چرا پیش‌بردن کارمندان بسیار ضروری است، و اینکه چگونه تیم‌های منابع انسانی می‌توانند یک فرآیند عالی پیش از سوار شدن را ایجاد کنند.
مطالب
پره بردینگ چیست؟
Preboarding در مقابل Onboarding: تفاوت های کلیدی
چرا برای منابع انسانی انجام قبل از پرواز مهم است؟
پروسه پیش برد در 7 مرحله
چک لیست پیش از سوار شدن برای منابع انسانی (و مدیران)
سوالات متداول
پره بردینگ چیست؟
Preboarding به فرآیندی اطلاق می شود که یک سازمان در طول دوره بین نامزد امضای قرارداد کاری و اولین روز کاری خود انجام می دهد.
کارمندان Preboarding قصد دارند آنها را برای اولین روز خود آماده کنند و در عین حال آنها را برای شروع کار هیجان زده نگه دارند.
Preboarding در مقابل Onboarding: تفاوت های کلیدی
Preboarding به فرآیند جذب و آماده‌سازی افراد جدید برای نقش‌هایشان قبل از تاریخ شروع رسمی آنها اشاره دارد، در حالی که عضویت شامل ادغام آنها در شرکت و موقعیت آنها پس از شروع کار است.
هر دو فرآیند باید بخشی جدایی ناپذیر از تجربه کارمند شما در نظر گرفته شوند.
در جدول زیر، ما برخی از تفاوت‌های کلیدی بین پیشبرد و سوار شدن کارکنان را فهرست کرده‌ایم.
| پیش از تخته | سوار شدن | |
| زمان بندی | قبل از اولین روز استخدام جدید اتفاق می افتد. | از اولین روز استخدام جدید شروع می شود. |
| هدف | 1. استخدام های جدید را برای شروع نقش جدید خود درگیر و هیجان زده نگه دارید. 2. تمام اطلاعات لازم را برای آماده شدن برای اولین روز خود (به عنوان مثال، اطلاعات عملی، پر کردن فرم ها، دستور کار ورود، برنامه 30-60-90 روزه و غیره) دریافت کنید. |
1. استخدام های جدید را در اسرع وقت عملیاتی کنید. 2. اولین برداشت های ضروری کارکنان جدید از شرکت را شکل دهید. |
| تمرکز کنید | در دسترس بودن و حضور کارکنان جدید و رسیدگی به سوالات و نگرانی های آنها. | آماده کردن کارمندان برای انجام وظایف خود به طور مستقل و موثر. |
| مدت | مدت زمان متفاوت است. بسته به وضعیت فعلی کارمند جدید، می تواند از 1 روز تا چند ماه یا حتی بیشتر باشد. | اغلب حداقل 3 ماه است، اما در سازمان و نقش متفاوت است. |
پیشبرد حقایق سریع
- یک فرآیند قوی قبل از تخته سواری می تواند حفظ استخدام های جدید را تا 82٪ افزایش دهد و افراد غیر شروع کننده را به حداقل برساند.
- 64 درصد از کارمندان جدید هیچ تجربه قبل از سفر را دریافت نمی کنند.
- احتمال اینکه تیم های موفق 53 درصد بیشتر استخدام شوند، بیشتر است.
- ارتباط موثر قبل از سوار شدن، تجربه کلی سوار شدن را تا 83 درصد افزایش می دهد.
چرا برای منابع انسانی انجام قبل از پرواز مهم است؟
سناریویی را در نظر بگیرید که در آن یک نامزد پیشنهاد کاری را می‌پذیرد و قرارداد کار را امضا می‌کند اما پس از آن برای چندین هفته هیچ ارتباط یا تعهدی از کارفرمای جدید دریافت نمی‌کند.
این عدم تعامل می تواند باعث شود که استخدام شده جدید احساس غفلت کند یا در تصمیم خود برای پیوستن به شرکت تجدید نظر کند.
در مقابل، یک فرآیند قوی قبل از سفر، کارمند جدید را از لحظه پذیرش پیشنهاد تا شروع کار، درگیر و مطلع نگه می دارد. این باعث ایجاد هیجان و احساس تعلق می شود، که می تواند به طور قابل توجهی حفظ استخدام جدید را افزایش دهد و احتمال عقب نشینی آنها را قبل از تاریخ شروع کار کاهش دهد. پیش از هیئت مدیره موثر تضمین می کند که کارکنان جدید احساس ارزشمندی و آمادگی می کنند و زمینه را برای یک رابطه کاری موفق و پایدار فراهم می کند.
به طور خلاصه، منابع انسانی نیاز به ایجاد یک پیشبرد موثر برای کارکنان دارد تا:
- افراد را برای شروع درگیر و هیجان زده نگه دارید : برقراری ارتباط در طول دوره قبل از سفر خوشایند است و افراد جدید را برای پیوستن به شرکت هیجان زده نگه می دارد.
- به استخدام‌های جدید اطلاعات مهمی ارائه دهید: پس از امضای قرارداد، اطلاعات زیادی وجود دارد که باید با افراد به اشتراک گذاشته شود. دوره قبل از سفر، زمان مناسبی برای انجام این کار است.
- از مردم بخواهید با دوستان خود ملاقات کنند: اگر سازمان شما یک سیستم دوستان در محل کار دارد، زمان ایده آل برای معرفی افراد جدید به دوستان خود در زمان پیش از هیئت مدیره است.
- تمام وظایف اداری را از قبل تکمیل کنید: هر مدرکی را که افراد جدید استخدام شده باید بخوانند و قبل از اینکه رسماً کارمند شوند در طول فرآیند پیش از سوار شدن، بفرستید.
- استخدام‌های جدید را بخواهید با اعضای تیم آینده‌شان آشنا شوند: دوره پیشبرد فرصتی برای کارمندان است تا با همکاران آینده خود آشنا شوند و بینشی در مورد پویایی تیم و ساختارهای جلسه به دست آورند. این تعامل اولیه به ایجاد رابطه، کاهش اضطراب و ارائه درک واضح تری از محیط کاری آینده آنها کمک می کند.
- از حضور استخدام‌های جدید در مسابقه اجتناب کنید: از هر 5 نفری که قرارداد خود را امضا کرده‌اند، 1 نفر در روز اول حضور پیدا نمی‌کند. این احتمال وجود دارد که آنها به سراغ رقیبی رفته باشند که تجربه ای عالی برای قبل از سوار شدن به آنها داشته است.
فرآیند پیش برد در 7 مرحله
یک فرآیند موثر قبل از سوار شدن باعث می شود که استخدام کنندگان جدید حتی قبل از اولین روز خود احساس استقبال، آگاهی و آمادگی داشته باشند.
در اینجا برخی از مراحل فرآیند وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
1. ارسال ایمیل خوش آمدگویی
اولین برداشت ها ماندگار می شوند. بنابراین، ضروری است که استخدام‌های جدید فوراً احساس استقبال و قدردانی کنند. ارسال یک ایمیل خوشامدگویی به مردم به برداشت اولیه مثبت و افزایش ماندگاری کمک می کند.
ایمیل خوش آمدگویی برای استخدام‌های جدید نیز راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و معرفی کارکنان جدیدتان با فرهنگ شرکت شما است.
نقاط عمل HR
- یک خوش آمدگویی به الگوی تیم ایجاد کنید که مدیران می توانند به عنوان مبنایی برای ایمیل های خوش آمدگویی خود برای استخدام های جدید استفاده کنند
- یک پیام ویدیویی از مدیر عامل یا مؤسس (های) که در آن از کارکنان جدید شرکت استقبال می کنند، اضافه کنید
- مقاله ما به تیم خوش آمدید را بررسی کنید تا الهام بخش ارتباط شما با افراد جدید باشد.
2. تهیه پیش نویس دستور کار ورود برای روز اول و هفته اول
اکثر مردم دوست دارند بدانند که در روز اول خود چه انتظاری داشته باشند و برنامه حضوری که طی خواهند کرد.
ایجاد یک دستور کار حضوری مستلزم مشارکت فعال چندین نفر در شرکت است، بنابراین برنامه ریزی برای ایجاد اولین روز آرام – و متعاقب آن برای کارمند جدید – کلیدی است.
نقاط عمل منابع انسانی
- فرآیند ورود را ترسیم کنید، با عناصر (HR) که برای هر کارمند جدید یکسان است، شروع کنید. مطمئن شوید که برای مدیران و سایر افراد درگیر نیز فرصت‌های زمانی در نظر گرفته‌اید
- تمام افرادی که در استخدام جدید استخدام شده اند و مشارکت آنها در این فرآیند را فهرست کنید. برای هماهنگی با همه افراد درگیر جلسه ای ترتیب دهید
- از مدیران و سایر افراد درگیر بخواهید تا زمان خود را انتخاب کنند و قطعات خود را به سفر سوار شدن اضافه کنند
- بر این اساس، مدیران باید بتوانند پیش نویس دستور کار حضوری را برای روز اول و هفته اول تهیه کنند و آن را با اعضای جدید تیم خود به اشتراک بگذارند.
3. ارسال و تکمیل مدارک قبل از استخدام
همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم، دوره پیش از استخدام زمان بسیار خوبی برای از بین بردن تمام مدارک لازم قبل از استخدام است. این به استخدام‌کنندگان جدید اجازه می‌دهد تا به جای عجله در حین حضور در این مدارک (گاهی اوقات نسبتاً خشک) با سرعت خودشان از طریق آنها بگذرند.
اسنادی که باید در این رابطه فکر کنید شامل فرم‌های مختلف مالیاتی و استخدامی، خط‌مشی‌های شرکت، کتابچه راهنمای کارکنان، و اطلاعاتی در مورد منابع موجود، مزایا و امتیازاتی است که شرکت به کارکنانش ارائه می‌کند.
نقاط عمل HR
- تمام اسنادی را که باید با افراد جدید به اشتراک گذاشته شود یا توسط آنها امضا شود فهرست کنید
- یک جدول زمانی ایجاد کنید که نشان دهد چه زمانی کدام اطلاعات را به اشتراک می گذارید. شامل یادآوری (اتوماتیک) برای اسنادی که کارمند جدید باید امضا کند
- از ارسال اطلاعات بیش از حد به یکباره خودداری کنید تا کارها برای افراد جدید قابل مدیریت باشد
- از استخدام‌کنندگان جدید بخواهید در مورد این بخش از دوره پیشبرد خود بازخورد بدهند. آنها معتقدند چه چیزی خوب پیش رفت و چه چیزی را می توان بهبود بخشید؟
4. محیط کار و تجهیزات را آماده کنید
دوره قبل از شروع بکار به منابع انسانی و مدیران این امکان را می دهد تا اطمینان حاصل کنند که قبل از اولین روز استخدام جدید، به تمام موارد عملی توجه شده است.
محیط کار و تجهیزات افراد باید مرتب باشد، و هر چقدر هم که ساده به نظر برسد، اغلب اینطور نیست. با این حال، این که چگونه به نظر می رسد، بسته به نقش و صنعتی که شخص در آن شروع می کند، بسیار متفاوت است.
نقاط عمل زیر نمونه هایی از یک شغل اداری است.
نقاط عمل HR
- تاریخ شروع استخدام های جدید را به طور واضح به افرادی که درگیر آماده کردن همه چیز برای آنها هستند (مانند مدیریت دفتر، فناوری اطلاعات، حقوقی و غیره) اعلام کنید.
- چند روز قبل از شروع کار یک کارمند جدید، دوباره بررسی کنید که آیا محیط کار و تجهیزات همگی تنظیم شده اند، از جمله:
- قسمت میز
- سخت افزار، از جمله قرارداد کاربر برای تجهیزاتی که هنوز توسط استخدام کننده جدید امضا نشده است
- دسترسی نرم افزار لازم، ورود به شبکه و آدرس ایمیل
- کیت خوش آمد گویی
- کارت دسترسی به محل کار
- کارت سفر کاری
- و غیره
- چند روز قبل از اولین روز کار، با مدیر کارمند جدید تماس بگیرید تا به آرامی ورود عضو جدید تیم خود را به آنها یادآوری کنید و از آنها بپرسید که آیا به چیزی از منابع انسانی نیاز دارند یا خیر.
5. به مدیران یادآوری کنید که استخدام جدید را به تیم اطلاع دهند
گفتن به تیم درباره شروع کار یک فرد جدید چیزی نیست که اکثر مدیران فراموش کنند، اما خوب است که راهنمایی هایی در مورد نحوه انجام این کار به آنها ارائه شود.
توضیح دادن به تیم در مورد استخدام جدید، نقش و مسئولیت‌های آنها باعث شفافیت نقش می‌شود و توضیح می‌دهد که همکار جدید در چه پروژه‌هایی شرکت خواهد کرد. همچنین کمک می‌کند که استخدام جدید در روز اول خود احساس خوش‌آمدگویی کند.
نقاط عمل منابع انسانی
- الگویی ایجاد کنید که مدیران بتوانند از آن برای نوشتن ایمیل یا پیامی به تیم خود استفاده کنند و آنها را با همکار جدید، نقش، مسئولیت‌ها و پروژه‌هایشان معرفی کنند.
- به مدیران یادآوری کنید که تیم‌های خود را تشویق کنند تا با همکار آینده خود – به عنوان مثال، از طریق لینکدین – تماس بگیرند تا به آنها سلام کنند و به آنها خوشامد بگویند.
- به مدیران یادآوری کنید که یک یا دو بار استخدام‌کننده جدید را به یک جلسه تیمی یا رویداد (اجتماعی) در حین پرواز دعوت کنند تا از انتقال روان‌تر در روز اول اطمینان حاصل شود.
6. به پیش نویس یک برنامه 30-60-90 روزه کمک کنید
یک برنامه 30-60-90 روزه که به عنوان یک برنامه 3 ماهه نیز شناخته می شود، می تواند به کارکنان جدید کمک کند تا در محل کار و نقش جدید خود حرکت کنند. این ساختار و جهت را پیرامون فرهنگ، فرآیندها و انتظارات شرکت ارائه می دهد.
در حالی که برنامه 30-60-90 روزه چیزی است که مدیران به طور ایده آل همراه با کارمندان جدید خود تعریف می کنند، منابع انسانی نقش کلیدی در تسهیل این فرآیند ایفا می کند.
نقاط عمل HR
- یک الگوی برنامه 30-60-90 روزه برای مدیران ایجاد کنید تا برنامه های استخدامی جدید خود را طراحی کنند. برای الهام گرفتن، چندین مثال و دانلود قالب رایگان، به اینجا بروید
- در طول فرآیند پیش از هیئت مدیره، به مدیران یادآوری کنید که برنامه 30-60-90 روزه خود را برای استخدام های جدید آماده کرده و آن را با اعضای تیم جدید خود طبق جدول زمانی پیش از هیئت مدیره به اشتراک بگذارند.
- به طور مرتب با مدیران و افراد جدید استخدام شده در حین ورود به سیستم تماس بگیرید تا ببینید اوضاع چگونه پیش می رود.
7. در دسترس باشید و در تماس باشید
همانطور که قبلاً گفتیم، یکی از اهداف اصلی کارمندان پیش از پرواز این است که آنها را درگیر و هیجان زده برای شروع کار جدید خود نگه دارند.
بنابراین، بسیار مهم است که در طول دوره قبل از شروع به کار با آنها در ارتباط باشید و هر زمان که استخدام جدید سؤال یا نگرانی داشت، در دسترس باشید.
نقاط عمل HR
- روند پیش از پرواز را ترسیم کنید و یک جدول زمانی ایجاد کنید و مشخص کنید چه اقداماتی در چه لحظه ای رخ می دهند
- عمداً لحظاتی را در آن فرآیند مشخص کنید که در آن منابع انسانی یا مدیر کارمند جدید با آنها ارتباط برقرار می کند
- تماس با HR و مدیر آینده خود را برای استخدام کنندگان جدید آسان کنید
- اگر سازمان شما دارای یک سیستم دوستانه است، مطمئن شوید که دوست در طول قبل از سوار شدن به شریک خود ارتباط برقرار می کند و همچنین دسترسی به آنها آسان است.
چک لیست پیش از ورود به سیستم برای منابع انسانی (و مدیران)
نکته HR
استفاده از فناوری را برای خودکارسازی و ساختار فرآیند پیش از سوار شدن در نظر بگیرید. اگر بودجه شما اجازه می‌دهد، می‌توانید نرم‌افزار داخلی را پیاده‌سازی کنید تا به شما کمک کند در زمان انجام کارهای تکراری قبل و بعد از شروع استخدام جدیدتان صرفه‌جویی کنید.
برای جمع بندی
منابع انسانی می‌تواند با این بهترین شیوه‌ها یک تجربه عالی از قبل از سوار شدن را ایجاد کند:
- قبل از توسعه و اجرای یک فرآیند پیش از هیئت مدیره، مطمئن شوید که همه طرف‌های درگیر (بنیان‌گذاران، مدیران، فناوری اطلاعات، حقوقی و غیره) را واقعاً همراهی می‌کنید.
- ایجاد یک کتابخانه منابع قبل از سفر را در نظر بگیرید که در آن مدیران و سایر افراد درگیر می توانند تمام الگوها، چک لیست ها، اسناد و سایر عناصری را که برای انجام نقش خود در آماده سازی کارمندان جدید نیاز دارند، بیابند.
- تا حد امکان خودکار کنید. بسیاری از اقدامات قبل از سوار شدن مجدد تکرار می شوند و برای هر استخدام جدید یکسان هستند. هنگام ترسیم فرآیند پیش از سوار شدن و جدول زمانی، مشخص کنید که کدام بخش‌ها می‌توانند خودکار شوند.
- در طول مدت حضور، از استخدام‌کنندگان جدید در مورد تجربه قبل از سوار شدن بپرسید. از این بازخورد برای ادامه بهبود روند قبل از سوار شدن استفاده کنید.
سوالات متداول
Preboarding به دوره بین لحظه ای که یک نامزد قرارداد کاری خود را امضا می کند تا اولین روز کار خود اشاره دارد.
هدف دوره قبل از ورود یا قبل از ورود به هواپیما انجام دو کار است: 1) با افراد جدید در تماس باشید و آنها را درگیر نگه دارید، و 2) همه اطلاعاتی را که برای آماده شدن برای اولین روز خود نیاز دارند ارسال کنید.
Preboarding قبل از اینکه یک استخدام جدید کار جدید خود را شروع کند انجام می شود، در حالی که ورود به کشتی از اولین روز کار جدید شروع می شود. همچنین، preboarding بیشتر در مورد نگه داشتن افراد درگیر و آماده برای شروع است، در حالی که onboarding (عمدتا) برای عملیاتی کردن کارمندان جدید است.
دیدگاهتان را بنویسید