نحوه اندازه گیری هزینه های منابع انسانی

اندازه‌گیری هزینه‌های منابع انسانی (هزینه‌های منابع انسانی، که هزینه‌یابی منابع انسانی نیز نامیده می‌شود)، جزء کلیدی حسابداری منابع انسانی است. در این مقاله توضیح خواهیم داد که هزینه یابی منابع انسانی چیست، چرا باید هزینه ها را اندازه گیری کنید، چگونه آن را انجام دهید و چرا فقط اندازه گیری هزینه های منابع انسانی کافی نیست.

به طور سنتی، بخش منابع انسانی به عنوان یک مرکز هزینه یا هزینه سوز در نظر گرفته می شود. به همین دلیل، همیشه تاکید زیادی بر کاهش هزینه در منابع انسانی وجود دارد. اینجاست که هزینه یابی منابع انسانی مطرح می شود.

اولین سوال این است که چگونه هزینه را تعریف می کنیم. طبق نظر فلام هولتز (1999)، هزینه فداکاری است که برای به دست آوردن برخی از مزایا یا خدمات پیش بینی شده انجام می شود. این بدان معنی است که تمام هزینه ها دارای یک “هزینه” و یک “دارایی” هستند. این همان چیزی است که حسابداری منابع انسانی در مورد آن است: اندازه گیری هزینه ها و اجزای دارایی هزینه.

راه‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، اما اجازه دهید ابتدا بفهمیم که چرا هزینه‌های منابع انسانی را اندازه‌گیری می‌کنیم.

چرا هزینه های منابع انسانی را اندازه گیری می کنیم؟

چهار دلیل اصلی برای اندازه گیری هزینه های منابع انسانی وجود دارد:

• نظارت بر هزینه های بخش
• تاثیر و موفقیت کلی را اندازه گیری کنید
• هزینه های آینده را پیش بینی کنید
• محاسبه بازگشت سرمایه (ROI)

نظارت بر هزینه های بخش

اول از همه، شما می خواهید هزینه های بخش را نظارت کنید. این شاید مهمترین دلیل برای یادگیری در مورد هزینه یابی منابع انسانی باشد.

هزینه های نظارت مختص بخش منابع انسانی نیست. در عصر حاضر، هر بخش و مدیری باید هزینه های خود را بداند. به عنوان مثال، این می تواند برای اهداف بودجه مورد نیاز باشد. در ابتدای سال یک بخش بودجه مشخصی را دریافت می کند و در پایان سال باید گزارش دهد که این بودجه چگونه خرج شده است.

این بودجه به پاسخگویی به سوالاتی از این قبیل کمک می کند: آیا پول برای اهداف مناسب تخصیص داده شده است؟ آیا تخصیص پول با بودجه اولیه مطابقت داشت؟ اگر نه، چرا پول کم و بیش اختصاص داده شد؟

از طریق نظارت بر هزینه های منابع انسانی، نشان دادن چگونگی تغییر آنها آسان است. این ارتباط مستقیم با نکته بعدی ما دارد: اگر هزینه ها افزایش یابد، آیا اثربخشی ما نیز افزایش می یابد؟

اندازه گیری کارایی هزینه های منابع انسانی

اگر هزینه های منابع انسانی افزایش یابد در حالی که اثربخشی منابع انسانی کاهش یابد، مشکل داریم. این بدان معناست که کارایی منابع انسانی کاهش می یابد.

کارایی تعداد منابع مورد نیاز برای دستیابی به یک هدف معین است. اگر منابع زیادی برای رسیدن به این هدف استفاده شود، کارایی پایین است. اگر فقط از منابع کمی استفاده شود، کارایی بالاست.

برای مثال: دو سازمان در تلاش برای کاهش غیبت کارکنان هستند. یکی از سازمان ها اشتراک تناسب اندام رایگان را برای همه فراهم می کند. دیگری تنقلات ناسالم را از غذاخوری حذف می کند و میوه رایگان می دهد. هر دو مداخله غیبت را 5 درصد کاهش می دهند. با این حال، هزینه های سازمان اول 4 برابر بیشتر از سازمان دوم است. به عبارت دیگر: دومی کارآمدتر است.

همانطور که گفته شد، دومین دلیل برای اندازه گیری هزینه ها، دریافت ایده در مورد کارایی اقدامات منابع انسانی است. توجه: این چیزی در مورد تأثیر یا موفقیت کلی این اقدامات به شما نمی گوید! همه ما نمونه‌هایی از پروژه‌هایی را می‌شناسیم که هزینه زیادی داشته‌اند، اما موفق نبوده‌اند.

هزینه های آینده را پیش بینی کنید

دلیل سوم برای اندازه گیری هزینه های منابع انسانی، پیش بینی هزینه های آتی است. این کاملاً واضح است: اگر همان تعداد افراد در سال آینده کارهای مشابهی را که سال گذشته انجام دادند انجام دهند، انتظار می رود هزینه ها برابر باشد.

هنگام استخدام افراد جدید، می توانید هزینه ها را برای جمعیت بزرگتر تخمین بزنید. اگر تعداد کارمندان 25 درصد افزایش یابد، هزینه های پشتیبانی منابع انسانی شما نیز تقریباً به همان درصد افزایش می یابد.

البته واقعیت بسیار ظریف تر است. در ادامه این مقاله در مورد ارزش پول در طول زمان خواهید خواند. پول در معرض تورم است که به مرور زمان ارزش پول امروز را کاهش می دهد.

هزینه منابع انسانی برای محاسبه بازگشت سرمایه

محاسبه ROI دلیل نهایی علاقه متخصصان منابع انسانی به برآورد هزینه های منابع انسانی است. هزینه یک عنصر کلیدی در فرمول ROI است.

قسمت بالای فرمول ROI سود خالص نامیده می شود. سود خالص سود کل منهای هزینه کل است. سود خالص بر هزینه کل تقسیم می شود.

یک مثال: پس از صحبت با پزشکان شرکت، HR تشخیص می دهد که فراوانی بیماری های عروقی در سازمان وجود دارد. این عمدتا به دلیل جمعیت عمدتا میانسال این شرکت است.

در پاسخ، یک تابلوی امتیاز گام شمار برای مبارزه با این موضوع راه اندازی می شود. این تابلوی امتیاز، مراحل هر بخش و تیم را نشان می دهد که منجر به رقابت “سالم” می شود. اگر بتوانید هزینه ها را محاسبه کنید و سود چنین مداخله ای را تخمین بزنید، می توانید ROI را محاسبه کنید.

اگر ROI بزرگتر از 1 (که برابر با 100٪ است) باشد، مثبت است. اگر کوچکتر از 1 باشد، مثلاً 0.5 (50%)، منفی است. اگر فقط 50 درصد از هزینه ها جبران شود، سرمایه گذاری بدی است.

محاسبه ROI دشوار و دشوار است. در واقع، انتقادات زیادی بر روی تأکید بر این محاسبه وجود دارد. موارد زیر را در نظر بگیرید:

“بازده بازگشت سرمایه ایمیل چیست؟” می توانید تصور کنید که پاسخ به این سوال غیرممکن است. با این حال، هیچ یک از ما نمی خواهیم به نوشتن نامه ها و یادداشت های چسبناک به همکاران برگردیم.

طبقه بندی هزینه های منابع انسانی

وقتی در مورد طبقه بندی هزینه ها صحبت می کنیم، در مورد مفاهیم اقتصاد صحبت می کنیم. وین کاسیو و جان بودرو در کتاب خود سرمایه گذاری در مردم: تأثیر مالی ابتکارات منابع انسانی، این هزینه ها را (در میان دیگران) فهرست می کنند.

• هزینه ثابت و متغیر
• هزینه فرصت
• ارزش پول در طول زمان
• ارزش تخمینی زمان کارمند
• تجزیه و تحلیل هزینه – فایده و مقرون به صرفه بودن
• مطلوبیت به عنوان مجموع وزنی از ویژگی های مطلوبیت
• تحلیل مشترک
• تحلیل حساسیت و سربه سر

توضیح هر یک از آنها خیلی طول می کشد، اما من به سرعت به سه مورد اول می پردازم زیرا آنها برای متخصصان منابع انسانی مرتبط هستند.

هزینه منابع انسانی ثابت در مقابل متغیر

مهم ترین تمایز برای هر پروژه، تفاوت بین هزینه ثابت و متغیر است.

هزینه های ثابت هزینه هایی هستند که بدون توجه به فعالیت های پروژه ثابت می مانند. هزینه های متغیر با تغییر فعالیت ها تغییر می کند.

به عنوان مثال، ایجاد یک جلسه آموزشی مستلزم هزینه ثابت مشخصی است. با این حال، تعداد دفعات ارائه جلسه به هزینه متغیر مربوط می شود. به همین دلیل است که هزینه آموزش 200 نفر در 10 کارگاه بیشتر از هزینه آموزش 20 نفر در 1 کارگاه است. هزینه ساخت متریال یکسان است، اما با دادن 10 کارگاه به جای 1 کارگاه، هزینه های متغیر 10 برابر کاهش می یابد.

هزینه فرصت منابع انسانی و صرفه جویی

هزینه فرصت به سودهای بالقوه ای اشاره دارد که اگر منابع به سمت اهداف دیگر هدایت می شد، ممکن بود محقق شود.

به عنوان مثال، آموزش فروشندگان فقط حقوق آنها را به همراه ندارد (مثلاً ارزش تخمینی زمان کارمند ). نه، هزینه فرصت هم دارد: در مدت زمانی که در تمرین می گذارند، ممکن است معامله ای را نیز بسته باشند. این هزینه فرصت شماست.

برای تعیین کمیت این هزینه ها، باید فهرستی از تمام فعالیت هایی که کارمند به دلیل مداخله نمی تواند انجام دهد تهیه کنید. در مرحله بعد، می توانید هزینه های فرصت را برای هر یک از این فعالیت ها محاسبه کنید. به عنوان مثال، اگر یک فروشنده به دلیل اینکه در حال آموزش است، 5 ساعت کمتر کار می کند و به طور متوسط 200 ساعت طول می کشد تا معامله ای را انجام دهد که 40000 دلار به همراه دارد، هزینه فرصت آموزش فروش 1000 دلار خواهد بود.

ارزش پول در طول زمان

همه ما می دانیم که پول به دلیل تورم ارزش خود را حفظ نمی کند. با این حال، اگر پول در مداخله منابع انسانی سرمایه‌گذاری نشود، بلکه در بانک ذخیره شود، پول بیشتری ایجاد می‌کند. این بدان معناست که پول در بانک معمولا بازده سرمایه گذاری مثبت و ثابتی دارد. من معمولا می نویسم در زمان نگارش این مقاله، این درست نیست زیرا تورم در حال حاضر بالاتر از بهره است.

بنابراین ارزش پول در طول زمان به دلیل تورم و بهره در نوسان است. این مهم است که هنگام محاسبه دوره بازپرداخت یا بازگشت سرمایه به خاطر داشته باشید. روش انجام این کار به عنوان ارزش فعلی (خالص) نامیده می شود.

هزینه یابی منابع انسانی رفتاری

روش های فوق توسط وین کاسیو برای هزینه یابی منابع انسانی رفتاری استفاده می شود. هنگامی که ما هزینه یابی منابع انسانی را اعمال می کنیم، دو ملاحظه وجود دارد:

• هزینه هزینه (مواد) + هزینه زمان
• هزینه ثابت + هزینه متغیر + هزینه فرصت

ساده ترین راه برای محاسبه هزینه زمان مشخص کردن تمام کارهایی است که برای تکمیل یک پروژه باید انجام شود. سپس باید تعداد ساعت ها را برای هر کار تخمین بزنید و هزینه زمان و هزینه فرصت را تعیین کنید.

در مرحله بعد، هزینه ثابت و متغیر را تعریف کنید و سپس باید دید کلی خوبی از کل هزینه یک پروژه داشته باشید. این ورودی است که برای محاسبه ROI فوق الذکر به آن نیاز دارید.

هزینه یابی منابع انسانی بدون مزیت

هزینه یابی منابع انسانی یک مکانیسم مهم و تاسیس شده برای مدیریت هزینه است. با این حال، یک جنبه مهم وجود دارد که باید آن را حفظ کنید.

ما این مقاله را با بیان این نکته آغاز کردیم که منابع انسانی اغلب به عنوان یک هزینه سوز در نظر گرفته می شود. خطر این است که منابع انسانی بیش از حد بر کاهش هزینه و کارایی تمرکز می کنند. در پایان، منابع انسانی را نباید با کارایی هزینه قضاوت کرد – و نباید برای دستیابی به آن تلاش کرد.

آنچه در نهایت اهمیت دارد ارزش افزوده است. اگر منابع انسانی بتواند ارزش افزوده را نشان دهد، هزینه ها بی اهمیت هستند. بگذارید این را توضیح دهم.

هنگامی که افزایش هزینه منابع انسانی افزایش بازده مثبت را نشان می دهد، کسب و کار از سرمایه گذاری بیشتر در منابع انسانی خوشحال خواهد شد. در این مورد، سرمایه گذاری در منابع انسانی منجر به بهره وری بیشتر افراد می شود!

برای اثبات این ارزش افزوده، منابع انسانی باید تمرکز خود را از معیارهای کارایی به سمت منابع انسانی و نتایج تجاری تغییر دهد.

نمونه هایی از معیارهای کارایی عبارتند از:

• هزینه هر استخدام
• هزینه منابع انسانی به ازای هر FTE
• زمان استخدام
• هزینه های آموزشی به ازای هر FTE
• و غیره

بنابراین، آیا واقعاً کاهش این معیارها مطلوب است؟ کاهش هزینه به ازای هر استخدام آسان است. استخدام افراد با عملکرد بالا نیست. کاهش هزینه های آموزشی نیز ساده است، اما اطمینان از بهبود عملکرد افراد… این داستان دیگری است.

برای افزودن ارزش واقعی، منابع انسانی باید از تجزیه و تحلیل و کاهش هزینه ها فاصله بگیرد و به جای آن بر نمایش و ایجاد ارزش تمرکز کند. این همه ارتباطی با زنجیره ارزش منابع انسانی دارد و تجزیه و تحلیل منابع انسانی نیز در اینجا مطرح می شود. تجزیه و تحلیل به پاسخ به این سوال کمک می کند: چگونه می توانیم عملکرد کسب و کار خود را بهبود بخشیم؟

من این را نوشتم تا یک نمای کلی از مبحث هزینه های منابع انسانی ارائه دهم. برای خواندن اطلاعات بیشتر در مورد هزینه های منابع انسانی، کتاب سرمایه گذاری در افراد وین کاسیو و جان بودرو را توصیه می کنم. آنها در کتاب خود، تمام موارد فوق را با جزئیات بسیار بیشتری توصیف می کنند و تعدادی مثال بسیار ملموس در محاسبه تأثیر مالی طرح های HR ارائه می دهند.

برای مطالعه بیشتر در مورد تجزیه و تحلیل منابع انسانی مقاله “تجزیه و تحلیل منابع انسانی چیست” و مقاله “تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده در منابع انسانی” را توصیه می کنم. در چند هفته آینده، من اطلاعات بیشتری در مورد زنجیره ارزش منابع انسانی و چگونگی ارتباط آن با تجزیه و تحلیل منتشر خواهم کرد. به محض انتشار این مقاله لینک را درج خواهم کرد.