نسبت بهینه منابع انسانی به کارمند

نسبت منابع انسانی به کارکنان ابزار مفیدی برای ارزیابی ظرفیت بهینه منابع انسانی در یک سازمان است. در این مقاله، نگاهی خواهیم داشت به اینکه نسبت منابع انسانی به کارمند چیست، عواملی را که بر این نسبت تأثیر می‌گذارند فهرست می‌کنیم و معیاری از نسبت منابع انسانی به کارکنان ارائه می‌کنیم.

مطالب
نسبت منابع انسانی به کارمند چیست؟
بهترین روش نسبت منابع انسانی به کارمند
معیار نسبت منابع انسانی به کارمند بهینه

نسبت منابع انسانی به کارمند چیست؟

بیایید با بررسی نسبت منابع انسانی به کارمند (که به عنوان نسبت HR به کارکنان یا نسبت کارکنان HR نیز شناخته می شود) شروع کنیم. همانطور که از نام قبلاً مشخص است، نسبت منابع انسانی به کارمند تعداد متخصصان منابع انسانی تقسیم بر تعداد افرادی است که در سازمان کار می کنند.

این معیار نسبتی را ارائه می دهد که نشان دهنده کارایی منابع انسانی است. نسبت بالا (به این معنی که تعداد نسبتاً زیادی افراد منابع انسانی در سازمان کار می کنند) می تواند نشان دهنده کارایی کمتر در ارائه خدمات منابع انسانی باشد. با این حال، این همیشه درست نیست و یک نسبت بالا را می توان با عوامل متعددی توضیح داد. در بخش بعدی به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت.

اما ابتدا اجازه دهید نگاهی به فرمول دقیق بیاندازیم. نسبت HR به کارکنان تعداد کارکنان HR (بیان شده در FTE یا معادل تمام وقت) تقسیم بر تعداد کل کارکنان یک سازمان (همچنین به FTE بیان می شود). این منجر به فرمول زیر می شود.

بگوییم که یک شرکت به سرعت در حال رشد دارای 2045 کارمند (1860 FTE) است. جیل، مدیر منابع انسانی سازمان نگران است زیرا فشار زیادی بر منابع انسانی برای انجام کار وجود دارد که در نتیجه کار بسیار بیشتری نسبت به افراد وجود دارد. تیم فعلی منابع انسانی متشکل از 35 نفر (32 FTE) است و جیل می‌خواهد بودجه بیشتری برای استخدام منابع انسانی ایجاد کند. برای انجام این کار، او می خواهد نسبت موجود در سازمان را به نسبت معیار در صنعت مقایسه کند. برای انجام این کار، او نسبت HR به کارکنان را به صورت زیر محاسبه می کند:

این 1.7 درصد بسیار پایین‌تر از نسبت معیار برای شرکت‌هایی با اندازه مشابه است و به جیل استدلال مبتنی بر داده‌های اضافی برای افزایش اندازه تیم منابع انسانی می‌دهد. با این حال، هنگام تعیین نسبت بهینه منابع انسانی به کارکنان، ملاحظات دیگری نیز وجود دارد.

بهترین روش نسبت منابع انسانی به کارمند

وقتی نوبت به این نسبت می رسد، بهترین شیوه ها به ویژگی های مورد بستگی دارد. عوامل متعددی بر نسبت منابع انسانی به کارکنان تأثیر می گذارد. این بدان معنا نیست که لزوماً بهترین روش ها وجود دارد – بهترین عملکرد به موقعیت شما بستگی دارد. اینجا می رود!

• تکنولوژی . اولین جنبه ای که بر نسبت منابع انسانی به کارمند شما تأثیر می گذارد، سطح فناوری منابع انسانی در سازمان است. سازمان هایی که سرمایه گذاری هنگفتی روی کارکردهای منابع انسانی دیجیتال و سلف سرویس انجام داده اند، معمولاً سازمان منابع انسانی کوچکتری دارند. در این سازمان ها، هم کارکنان و هم مدیران می توانند بیشتر نیازهای منابع انسانی خود را خود مدیریت کنند. این کار بسیار کمی برای مدیریت منابع انسانی باقی می‌گذارد و نقش آنها را تاکتیکی‌تر و استراتژیک‌تر می‌کند و به FTE کمتری نیاز دارد تا تأثیر مشابهی داشته باشد.
• نقش منابع انسانی مطابق با قبلی، نقش منابع انسانی عامل دیگری است که بر نسبت منابع انسانی به کارکنان تأثیر می گذارد. یک عملکرد منابع انسانی بسیار عملیاتی، کار متفاوتی را انجام می دهد و در مقایسه با یک عملکرد بسیار استراتژیک منابع انسانی، به نیروی انسانی بیشتری نیاز دارد. به عنوان مثال، جمعیت شرکای تجاری منابع انسانی است. وقتی نسبت شرکای تجاری به بقیه سازمان کم است، این شرکای تجاری معمولا نقش استراتژیک تری دارند. وقتی این نسبت بالا باشد، شریک تجاری بیشتر شبیه یک مشاور منابع انسانی سنتی عمل می کند و نقش عملیاتی تری دارد.
• کنترل بودجه و بودجه . عامل سوم بودجه (duh) و کنترل بودجه کارکنان است. بودجه منطقی است: بودجه منابع انسانی بیشتر به افراد منابع انسانی بیشتری در لیست حقوق و دستمزد اجازه می دهد. با این حال، در برخی از سازمان ها، تصمیم به گسترش پرسنل توسط منابع انسانی گرفته می شود. در این سازمان‌ها، غیرمعمول نیست که بخش منابع انسانی تشخیص دهد که نسبت به سایر بخش‌ها به افراد نیاز فوری‌تری دارد و در نتیجه نسبت منابع انسانی به کارکنان بالاتر است. من این اتفاق را در یک شرکت چند ملیتی اروپایی دیده ام. هنگامی که این اتفاق افتاد، بازگشت آن به عقب بسیار سخت است.
• صنعت . عامل دیگر صنعت است. اگرچه داده های معیاری که در بخش بعدی نشان خواهیم داد صنعت را مشخص نمی کند، برخی از صنایع هستند که نسبت به سایرین به مشارکت منابع انسانی بیشتری نیاز دارند. به عنوان مثال می توان به شرکت های خدمات حرفه ای اشاره کرد که در آن افراد حرفه ای بسیار ماهر به آموزش گسترده و توسعه شخصی برای جذب و حفظ پرسنل در مقایسه با نیروی کار با مهارت پایین تر نیاز دارند.
• اندازه سازمانی اندازه سازمان ها نیز بر این نسبت تأثیر می گذارد. سازمان های کوچکتر اولین نیروی انسانی خود را بین 20 تا 50 نفر استخدام می کنند. اگرچه این فرد اغلب وظایف دیگری نیز دارد، داشتن یک متخصص منابع انسانی به ازای هر 50 کارمند نسبت طبیعی است. سازمان‌های بزرگ‌تر نسبت کمتری خواهند داشت، زیرا صرفه‌جویی در مقیاس از طریق دیجیتالی‌سازی و اتوماسیون به یک متخصص منابع انسانی امکان می‌دهد تا به مشتریان داخلی بسیار بیشتری خدمت کند. در ادامه این مقاله در بخش بنچمارک با جزئیات بیشتری به این موضوع خواهیم پرداخت.
• اتحادیه و قراردادهای دسته جمعی . آخرین عامل میزان عضویت کارکنان در اتحادیه است. قراردادهای جمعی و اتحادیه‌ها معمولاً چالش‌هایی را ایجاد می‌کنند، زیرا آنها در هر تصمیم مهمی در مورد کارمندان دخیل هستند. مشارکت این اتحادیه ها و مدیریت فعال سهامداران یک فعالیت کلیدی است که معمولاً زیر نظر بخش منابع انسانی است. در نتیجه، درجه بالایی از اتحادیه می‌تواند منجر به افزایش نسبت منابع انسانی به کارکنان شود.

اگرچه این فهرست جامعی نیست، اما به نکات عمده ای که بر نسبت منابع انسانی به کارمند تأثیر می گذارد، اشاره می کند. بنابراین، همچنین نشان می دهد که یک عدد ساده برای افزایش (یا کاهش) کارکنان منابع انسانی به کل کارکنان کافی نیست.

بنابراین، جیل، مدیر منابع انسانی، باید با استدلال های بیشتری همراه شود. فقط دانستن نسبت کافی نیست. به عنوان مثال، ممکن است او خوب باشد زیرا سازمان منابع انسانی او از نظر فناوری پیشرفته و بسیار استراتژیک است. به جای استخدام افراد جدید، او بهتر می تواند در اتوماسیون بیشتر فرآیندها سرمایه گذاری کند و در عین حال هزینه ها را پایین نگه دارد.

معیار بهینه نسبت منابع انسانی به کارمند

بیایید نگاهی به معیار نسبت منابع انسانی به کارمند بیندازیم. تا آنجا که می دانیم، این داده ها هرگز در صنایع مختلف محک زده نشده اند. با این حال، ما می دانیم که نسبت منابع انسانی به کارمند در مقایسه با اندازه شرکت چگونه است.

انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) این موضوع را طی چندین سال تحقیق کرده است. در مطالعه معیار سرمایه انسانی آنها در سال 2015، نسبت کارکنان زیر گزارش شده است.

همانطور که قبلا ذکر شد، نسبت نیروی انسانی در سازمان های کوچکتر اغلب کمتر است. سازمان هایی با کمتر از 250 کارمند به طور متوسط 3.4 متخصص منابع انسانی در هر 100 کارمند دارند در حالی که سازمان های بزرگتر تنها کسری از این میزان را دارند.

در واقع، گزارش سال 2009 119 سازمان بزرگ را مورد بررسی قرار داد و نسبت منابع انسانی به کارکنان را برای سازمان هایی با بیش از 7500 کارمند 0.4 یافت. با این حال، خوب است توجه داشته باشید که این نسبت‌ها در طول زمان در حال تغییر بوده‌اند، بنابراین اعداد 2009 ممکن است امروزه کمتر مرتبط باشند – با این حال، آنها تفاوت بزرگ بین سازمان‌های کوچک و بزرگ را نشان می‌دهند.

برای تأکید بر این موضوع، یک مطالعه SHRM در سال 2017 نشان داد که میانگین نسبت HR به کارمند 2.6 با میانگین 1.58 است. میانگین و ^صدک 75 تقریباً یکسان هستند، که نشان می دهد 2.7 نزدیک به بالاترین نسبت منابع انسانی به کارمند ممکن است. صدک ²⁵ در 0.99 بود. این به طور قابل توجهی بالاتر از معیار سال 2016 آنها است که میانگین 2.32 و میانه 1.33 را گزارش کرده است.

گزارش معیارهای HR قانون بلومبرگ در سال 2018 اشاره می کند که دپارتمان های منابع انسانی میانگین 1.5 کارمند به ازای هر 100 نفر نیروی کار دارند. در آن زمان، این بالاترین رقم را نشان می‌داد، زیرا مدت‌هاست حدود 1.0 در 100 بوده است. هر دو اعداد SHRM و Bloomberg بسیار مشابه هستند.

در نتیجه، نسبت کارکنان منابع انسانی به شدت به تعداد افرادی که در سازمان کار می کنند بستگی دارد. با این حال، عوامل دیگری نیز وجود دارد، از جمله قابلیت‌های فناوری منابع انسانی، میزان استراتژیک بودن منابع انسانی، کنترل بودجه و بودجه، و اتحادیه‌سازی. همه این عوامل معیار منحصر به فردی را تشکیل می دهند که نسبت منابع انسانی شما به کارمند است.

اگر سؤال یا پیشنهادی دارید، لطفاً در نظرات زیر با ما در میان بگذارید!