اگر سازمان‌ها می‌خواهند پویایی نیروی کار خود را درک کنند و در برنامه‌ریزی نیروی کار مؤثر شرکت کنند، باید دیدی کلی از تعداد کارکنان خود داشته باشند. اگرچه گزارش‌دهی تعداد کارمندان یک فرآیند ساده با یک نتیجه مشخص است، اما به ندرت به دلیل اختلافات بین بخش‌ها، آنطور که باید ساده می‌شود. بنابراین، بیایید همه چیزهایی را که باید در مورد گزارش تعداد کار بدانید، بررسی کنیم.
مطالب
گزارش تعداد کار چیست؟
چرا گزارش تعداد کار مهم است؟
بهترین شیوه های گزارش تعداد کارمندان
گزارش تعداد کار چیست؟
گزارش حساب سرانه مجموعه ای از داده ها است که برای به دست آوردن درک دقیقی از تعداد کل افراد یک سازمان در هر زمان معین استفاده می شود. شما را قادر می سازد تا آن کارمندان را بر اساس اطلاعات کمی و کیفی مختلف دسته بندی کنید. که می تواند بینش های ارزشمندی را برای برنامه ریزی و طرح ریزی کسب و کار ارائه دهد و کارایی یک سازمان را بهبود بخشد.
یک گزارش معمولی تعداد کارمندان معمولاً شامل اطلاعاتی در مورد هر کارمند مربوط به موارد زیر است:
- وضعیت شغلی (فعال یا غیرفعال)
- عنوان شغلی
- وضعیت برنامه (پاره وقت، تمام وقت، قراردادی)
- زمان در نقش / تصدی
- حقوق و دستمزد
- وضعیت معافیت (معاف یا غیرمعاف از دریافت حقوق اضافه کاری)
- سن
- جنسیت
- قومیت
- سطح تحصیلات
- مکان
- سن بازنشستگی
- وضعیت جانبازی
این داده‌های تعداد کارمندان معمولاً از سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) شما می‌آیند. این نرم افزار منابع انسانی به مدیریت و پردازش تمام این اطلاعات – همراه با خط مشی ها و رویه های منابع انسانی – کمک می کند و آنها را در یک منبع حقیقت واحد جمع می کند.
چرا گزارش تعداد کار مهم است؟
برای سازمان‌های با اندازه متوسط تا بزرگ با صدها یا هزاران کارمند، اندازه‌گیری تعداد کارکنان اهمیت دارد. در اینجا دلیل آن است.
ایجاد پایه ای برای تصمیم گیری های برنامه ریزی نیروی کار
اگر سازمان شما اهداف نیروی کار خاصی در رابطه با رشد، توزیع مجدد نیروی کار، تنوع، ترفیعات داخلی یا استخدام های جدید دارد، گزارش های تعداد کارکنان می تواند تصمیمات برنامه ریزی نیروی کار شما را راهنمایی کند. شما می توانید از اضافه کاری اجتناب کنید، به تعداد کارمندان بهینه برسید، به طور بالقوه هزینه های نیروی کار را کاهش دهید، و کارایی استراتژی کلی منابع انسانی خود را به حداکثر برسانید.
انطباق سازمانی
سازمان‌ها تعهداتی دارند که باید بسته به تعداد کارمندان تمام‌وقتی که دارند رعایت کنند. برای مثال، بر اساس دستورالعمل‌های کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC)، کسب‌وکارهایی که بیش از ۱۰۰ کارمند دارند باید گزارش‌های جمعیتی را انجام دهند. هدف نشان دادن تلاشی واضح برای تنوع بخشیدن به نیروی کار و فراهم کردن فرصت‌های عادلانه برای اشتغال برای گروه‌های کم‌نمایش جمعیت است.
اگر یک کسب و کار بیش از 50 کارمند تمام وقت داشته باشد، آنها موظفند علاوه بر مرخصی پزشکی و خانوادگی، مزایای مراقبت های بهداشتی را نیز برای کارکنان خود فراهم کنند. بنابراین، اگر می‌خواهید از جریمه‌های سنگین برای عدم تطابق اجتناب کنید، نگه داشتن تعداد کار و اطمینان از دقیق بودن این تعداد بسیار مهم است.
برنامه ریزی بودجه
گزارش‌دهی تعداد کارکنان همچنین زمانی مفید است که سازمانی در حال ایجاد تغییراتی در بودجه خود است و باید در نظر بگیرد که این تصمیمات برنامه‌ریزی مالی چگونه بر افزایش حقوق، کمک هزینه بخش، حق بیمه و موارد دیگر تأثیر می‌گذارد. رهبران منابع انسانی و کسب و کار می توانند برای تصمیم گیری در مورد بودجه بر اساس معیارهای دقیق و در زمان واقعی با یکدیگر همکاری کنند.
بهترین شیوه های گزارش تعداد کارمندان
1. از طبقه بندی مستمر کارکنان اطمینان حاصل کنید
برای اطمینان از اینکه گزارش تعداد کارمندان شما دقیق است، تعیین اینکه چه کسانی را به عنوان کارگر طبقه بندی می کنید بسیار مهم است. آیا آنها باید تمام وقت باشند یا کارمندان پاره وقت، فصلی و موقت را در گزارش خود لحاظ می کنید؟ چه کسانی طبق قانون استانداردهای کار منصفانه به عنوان معاف و غیرمعاف طبقه بندی می شوند؟
اطمینان حاصل کنید که همه بخش‌ها در سراسر سازمان در یک صفحه هستند و برای دستیابی به یک تعداد کارمند جهانی با یکدیگر همکاری می‌کنند. راهنمای ما در مورد طبقه بندی کارکنان و نمودار جریان زیر نمای کلی انواع مختلف کارکنان را ارائه می دهد:
2. اطلاعات کارکنان را مسئولانه مدیریت کنید
با توجه به ماهیت حساس داده‌های کیفی به‌دست‌آمده در مورد کارکنان فردی در سازمان شما، همه داده‌های تعداد کارمندان باید با محرمانه بودن و سطح مسئولیت در هنگام گزارش‌دهی داخلی و خارجی مدیریت شوند.
در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید برای اطمینان از جمع آوری اطلاعات مسئولانه کارکنان انجام دهید:
- رویه‌های رسمی را که با قوانین نگهداری سوابق مطابقت دارد، ایجاد و دنبال کنید.
- مطمئن شوید که سیستم های امنیتی شما به روز هستند و به طور منظم امنیت داده های خود را بررسی کنید.
- دسترسی به داده ها را محدود کنید و یک گزارش دسترسی نظارت شده نگه دارید.
- همه حوادث و دسترسی های غیرمجاز را بررسی کنید.
3. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت
قبل از اینکه شروع به هدایت گزارش تعداد کارمندان خود در جهت درست کنید، اهداف خود را به عنوان یک سازمان مشخص کنید. به عنوان مثال، فرض کنید می‌خواستید حقوق تمام افرادی که در حال حاضر در بخش فناوری اطلاعات خود هستند را ارزیابی کنید. گزارش تعداد کارمندان تمام کارکنان IT شما که به دسته‌های مختلف تقسیم شده است، به منابع انسانی و مدیران درک بیشتری از بودجه و نیروی کار ارائه می‌کند.
همچنین، ممکن است متوجه شوید که 40 درصد از نیروی کار شما در 10 سال آینده بازنشسته خواهند شد. شما می توانید برنامه ریزی استراتژی انتقال دانش، آموزش و استخدام را برای دهه آینده شروع کنید.
در یک کلام، همراستا کردن اهداف تعداد کار با استراتژی بلندمدت کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند که هم به روند پاداش و هم روند کار رسیدگی کنید.
4. یک داشبورد گزارش تعداد کار ایجاد کنید
داشبورد بلادرنگ نمای کلی دقیقی از نیروی کار شما ارائه می دهد. این به شما امکان دسترسی به معیارهای کلیدی گزارش تعداد کار را می دهد. مطمئن شوید که این یک رکورد پویا است به جای گزارش سالانه یا دوسالانه که اجازه تصمیم گیری و اقدام سریع را نمی دهد. متخصصان و مدیران منابع انسانی باید بتوانند به داده های عینی دسترسی داشته باشند تا تصمیمات آگاهانه نیروی کار بگیرند.
داشبورد گزارش تعداد کار شما باید متمرکز باشد و برای همه بخش‌های سازمان شما از جمله تیم رهبری شما قابل دسترسی باشد. آنها باید بتوانند در صورت نیاز و در صورت نیاز به آن مراجعه کنند.
در زیر، نمونه‌هایی از داشبوردهای گزارش‌دهی تعداد افراد ایجاد شده در Tableau (1 و 2) و Power BI (3) را مشاهده می‌کنید.
نمونه داشبورد گزارش شمارش تعداد 1
منبع داشبورد
نمونه داشبورد گزارش شمارش تعداد 2
منبع داشبورد
نمونه داشبورد گزارش شمارش تعداد 3
5. تاثیر نهایی را نشان دهید
اغلب بین منابع انسانی و رهبران کسب و کار در مورد داده ها، گزارش ها و روندها قطع ارتباط وجود دارد. تیم‌های منابع انسانی اغلب بر معیارها یا اعداد مجزای تعداد کارمندان تمرکز می‌کنند تا اینکه این اعداد از منظر تجاری به چه معنا هستند. مهم است که عملکرد را با نتایج کسب‌وکار در گزارش‌های تعداد کارتان مرتبط کنید، نه اینکه فهرستی از مواردی را که به تنهایی نشان‌دهنده کمی هستند به اشتراک بگذارید.
تغییرات در تعداد پرسنل چه تاثیری بر قیمت نهایی دارد؟ گزارش تعداد کار می تواند به شما در تعیین کل هزینه نیروی کار (TCOW) و همچنین درآمد هر کارمند کمک کند. بنابراین، می‌توانید تأثیر مالی تعداد کارمندان را بر سازمان خود ارزیابی کنید و اینکه تصمیمات بالقوه چه تأثیری بر شرکت در آینده خواهد داشت.
همچنین معمول است که روی تغییر خالص تعداد کارمندان در یک دوره معین تمرکز کنید. با این حال، این امر به تعداد کارمندان جدیدی که هنوز در حال کشف نقش خود هستند، قابل مشاهده نیست، که می تواند احساس امنیت کاذبی ایجاد کند. بنابراین، به جای اینکه صرفاً به تغییر خالص کلی نگاه کنید، بر حرکت افراد در سازمان خود، چه در داخل و چه در خارج تمرکز کنید. این به شما این امکان را می دهد که معیارهای تعداد کار خود را در یک زمینه مناسب قرار دهید. سپس، می توانید از آنها به عنوان یک پایه محکم برای تصمیم گیری های کلیدی استخدام استفاده کنید.
6. از داده ها برای ایجاد پیش بینی استفاده کنید
داشبورد گزارش تعداد کارمندان تصویری محکم از گذشته به شما می دهد، اما اگر فقط به گذشته نگاه کنید، همیشه یک قدم عقب خواهید بود. به جای مبارزه با آتش‌سوزی‌ها در زمان وقوع، فعال باشید و اقداماتی را برای جلوگیری از وقوع آن آتش‌سوزی‌ها انجام دهید.
از داده‌های تعداد کار جمع‌آوری‌شده، همراه با اخبار روندهای نوظهور، برای پیش‌بینی آنچه در هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌های آینده و تأثیر آن بر کسب‌وکار اتفاق می‌افتد، استفاده کنید.
رهبران کسب و کار می خواهند بدانند سال آینده چه اتفاقی می افتد. این به آنها زمان می‌دهد تا برنامه‌ریزی، استراتژی و اقدام سریع انجام دهند. برای مثال، رهبران باید از کمبود نقش‌های حیاتی مدت‌ها قبل از این که تأثیر قابل‌توجهی داشته باشد، مانند از دست دادن یک مهلت تولید عمده یا کاهش تعداد مشتریان مکرر، آگاه باشند.
گزارش‌دهی تعداد کار می‌تواند پیش‌بینی‌هایی را بر اساس تأثیرات آتی بر درآمد، بهره‌وری و رضایت مشتری ارائه دهد و رهبران و ذینفعان را قادر می‌سازد تا اقدام کنند.
7. تعداد کارمندان را با سایر معیارها ترکیب کنید تا بینش بهتری در مورد پویایی نیروی کار خود داشته باشید
گزارش‌دهی تعداد کارکنان به شما این امکان را می‌دهد که بیشتر از تعداد کارمندان سازمان خود را محاسبه کنید، از جمله میزان جابجایی کارکنان و نرخ‌های نگهداری. معیارهایی مانند این به شما کمک می کند تا بفهمید نیروی کار شما چگونه در حال توسعه است. سپس می توانید مراحلی را که باید برای دستیابی به بهره وری و عملکرد مطلوب بردارید برنامه ریزی کنید.
تیم‌های منابع انسانی باید از خود بپرسند که کدام معیارهای دیگر می‌توانند به اهرم‌سازی استراتژیک معیار تعداد کار کمک کنند. به عنوان مثال، نرخ فرسایش و استحکام نیمکت، و همچنین تعداد کارمندان، می تواند به شما کمک کند تا درک واضح تری از پویایی نیروی کار سازمان خود داشته باشید.
وقتی به تنهایی ارائه می شود، تعداد افراد فقط یک عدد دیگر است. اما وقتی با سایر معیارهای ملموس که داستان قانع‌کننده‌ای در مورد نیروی کار شما بیان می‌کنند و به عملیات تجاری مربوط می‌شوند، ترکیب می‌شود، فوق‌العاده قدرتمند می‌شود.
کلام پایانی
گزارش دقیق تعداد کارمندان به شما بینش‌های ارزشمند و بی‌درنگی در مورد تعداد کارمندانی که دارید، این که چگونه در طول زمان تغییر می‌کند و نوع کارمندان سازمانتان می‌دهد. به طور خلاصه، این ابزار قوی برای منابع انسانی مبتنی بر شواهد است که به سازمان شما کمک می کند تا در حال حاضر و آینده تصمیمات مبتنی بر داده را اتخاذ کند.
دیدگاهتان را بنویسید