10 معیار برنامه ریزی جانشین پروری که باید بدانید

فرآیندهای معمول سالانه ای وجود دارد که سازمان ها از طریق آنها می گذرانند – همسویی استراتژیک، برنامه ریزی مالی، نظرسنجی رضایت کارکنان، گزارش دهی و بسیاری از فرآیندهای حیاتی دیگر – تا سازمان را به جلو نگه دارند. با این حال، یکی از مواردی که اغلب مورد غفلت قرار می گیرد، اما یکی از مهمترین آنها است، جانشین پروری است. ردیابی معیارهای برنامه ریزی جانشین پروری به شما کمک می کند تا درک کنید که چگونه انجام می دهید و چه کارهایی را باید بهتر انجام دهید.

جایی که یک سازمان می رود و توانایی آن در اجرای استراتژی خود تا حد زیادی به داشتن استعدادها و رهبران مناسب در زمان مناسب و در نقش مناسب بستگی دارد. با این حال، اغلب اوقات واضح است که همیشه اینطور نیست، همانطور که می توان با برخی از پیامدهای استعفای بزرگ مشاهده کرد. در واقع، در حالی که 86 درصد از رهبران معتقدند برنامه ریزی جانشین پروری مهم یا یک اولویت فوری است، تنها 14 درصد معتقدند که آن را به خوبی انجام می دهند.

برای افزودن به چالش، یکی از روندهای نوظهور برای سال 2022 این است که آینده کار منعطف و مبهم است. دنیای کار غیرقابل پیش بینی است، بنابراین آماده شدن برای آینده های متعدد حیاتی است. بنابراین برنامه ریزی جانشین پروری برای هر سازمانی یک نیاز فوری است.

بیایید نگاهی به معیارهای برنامه ریزی جانشین پروری بیندازیم که سازمان شما می تواند از آنها چیزهای زیادی بیاموزد.

مطالب
چگونه برنامه ریزی جانشین پروری را دنبال می کنید؟
معیارهای متداول برنامه ریزی جانشین پروری
1. بالقوه
2. تعداد پتانسیل های بالا (HiPos) شناسایی شده برای هر نقش حیاتی
3. درصد از پست های مهم در داخل پر شده است
4. خطر ضرر
5. گردش مالی بالقوه بالا
6. استحکام نیمکت
7. نسبت مسیر شغلی
8. فعالیت های توسعه ای
9. استفاده از خط لوله
10. سایر معیارهای عملیاتی

چگونه برنامه ریزی جانشین پروری را دنبال می کنید؟

به طور خلاصه، برنامه ریزی جانشین پروری فرآیند و استراتژی شناسایی و توسعه استعدادها برای ایفای نقش های حیاتی در سازمان در صورت نیاز است. به طور معمول، متخصصان منابع انسانی این فرآیند را همراه با مدیران و رهبران ارشد رهبری می کنند.

اندازه‌گیری برنامه‌ریزی جانشین پروری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که برنامه‌ریزی جانشین پروری به خوبی کار می‌کند و هر جا که لازم باشد، بهبودهایی را انجام دهند.

دو نوع معیار برنامه ریزی جانشین پروری وجود دارد. بهترین رویکرد ترکیب معیارهای این دو دسته برای بدست آوردن دقیق ترین تصویر از وضعیت برنامه ریزی جانشین پروری در سازمان شما است.

• معیارهای کمی – اعداد نوعی معیار هستند که هیئت مدیره می خواهد بشنود. این شامل داده های عددی، آمار، نمودارها، نمودارها و غیره است.
• معیارهای کیفی – این معیارها ذهنی تر هستند اما همچنان اطلاعات ارزشمندی را ارائه می دهند. آنها شامل انواع مختلف بازخورد، تجزیه و تحلیل نظرات باز، تجزیه و تحلیل احساسات و غیره هستند.

معیارهای متداول برنامه ریزی جانشین پروری

1. بالقوه

کارکنان با پتانسیل بالا ترکیبی از توانایی و انگیزه برای موفقیت در پست های ارشد در یک سازمان دارند. این حیاتی است که شما به عنوان یک سازمان این کارکنان را حفظ کنید، پرورش دهید و توسعه دهید و آنها را در برنامه جانشینی خود قرار دهید. برای اندازه گیری پتانسیل، می توانید از شبکه 9 جعبه ای استفاده کنید:

برنامه ریزی جانشین پروری بر دو بلوک در گوشه بالا سمت راست (ستاره ها) و وسط (با عملکرد بالا) متمرکز است. اینها کارکنانی هستند که آینده سازمان شما را خواهند ساخت. برای رسم دقیق کارکنان خود در این شبکه، باید:

• ارزیابی عملکرد – برای درک اینکه آیا عملکرد پایین، متوسط و بالا است، می‌توانید این داده‌ها را از طریق بررسی عملکرد سالانه، بازخورد 360 درجه، داده‌های کمی (به عنوان مثال، فروش، امتیاز خالص تبلیغ‌کننده و غیره) جمع‌آوری کنید.
• ارزیابی پتانسیل – این میزان عملکرد یک کارمند در آینده است (یعنی پتانسیل رشد آنها). می‌توانید این نوع داده‌ها را از همتایان، مدیران، گزارش‌های مستقیم و غیرمستقیم و تیم رهبری دریافت کنید. هیچ فرمول ریاضی برای محاسبه استعداد یک فرد وجود ندارد. به همین دلیل درک بازخورد کیفی دریافتی از مشتریان و همتایان ضروری است. کارکنانی که به عنوان “ستاره” ارزیابی می شوند، اولویت بالایی برای برنامه ریزی جانشین پروری هستند.

2. تعداد پتانسیل های بالا (HiPos) شناسایی شده برای هر نقش حیاتی

اگر با ارزش ترین دارایی یک سازمان افراد آن باشند، پتانسیل بالا (HiPo) بسیار ارزشمند است. HiPo ترکیبی از آرزو، درگیری و توانایی دارد:

• آرزو، تمایل و انگیزه برای حرکت به سمت نقش‌های ارشد و موقعیت‌های رهبری است. شما می توانید این را از طریق نمایه های شخصیتی و صحبت با کارکنان در مورد آرزوهایشان اندازه گیری کنید.
• توانایی عبارت است از توانایی مؤثر در نقش‌های ارشدتر. این را می توان از طریق عملکرد و پروژه ها/تکالیف مختلف اندازه گیری کرد.
• تعامل به تمایل به متعهد ماندن و تعامل با سازمان اشاره دارد. می‌توانید مشارکت را از طریق نظرسنجی‌های مختلف و داده‌های کیفی دریافتی در طول بحث‌های بین کارمند و مدیر اندازه‌گیری کنید.

هنگامی که این افراد را شناسایی کردید، می خواهید آنها را با نقش های مهم تطبیق دهید. شما می خواهید حداقل دو جانشین برای هر نقش مهم داشته باشید که در حالت ایده آل کارمندان HiPo هستند. البته، ابتدا باید نقش های حیاتی سازمان خود را شناسایی کنید. نقش‌های حیاتی نقش‌هایی هستند که برای عملیات تجاری اهمیت بالایی دارند یا مجموعه مهارت‌ها یا دانش منحصر به فردی دارند و در 5 تا 10 سال آینده بر سازمان تأثیر می‌گذارند.

3. درصد از پست های مهم در داخل پر شده است

درصد نقش‌های مهمی که در داخل انجام می‌شوند، توانایی شما را در رشد استعدادهای درونی و اینکه آیا طرح جانشینی شما واقعاً کار می‌کند، اندازه‌گیری می‌کند. می توانید این را با درصد (%) نقش های حیاتی پر شده با نامزدهای خارجی مقایسه کنید. شما می توانید همین کار را برای پست های مدیریتی انجام دهید.

این یک راه عالی برای اندازه گیری «قدرت نیمکت» سازمان شما و اینکه آیا مکان برنامه ریزی جانشین پروری شما مستحکم است یا خیر است. شما می توانید این داده ها را از اقدامات استخدام داخلی خود دریافت کنید. درصد نقش های حیاتی از خارج به شما می گوید که آیا برندسازی کارفرما و استراتژی استخدام خارجی شما به اندازه کافی قوی است که از طرح جانشینی شما پشتیبانی کند یا خیر. باز هم می توانید این داده ها را از آمار استخدام خود استخراج کنید.

4. خطر ضرر

به این معیار “ریسک پرواز” نیز می گویند. چقدر احتمال دارد که یک کارمند خاص (با پتانسیل بالا) در X ماه آینده ترک کند؟ در حال حاضر، هیچ راهی برای اندازه گیری ریسک پرواز دقیقاً وجود ندارد، زیرا این به معنای واقعی کلمه در آینده است. اما اقداماتی وجود دارد که نشان‌دهنده زمانی است که یک کارمند با پتانسیل بالا ممکن است ترک کند.

1. HiPoهایی که کمتر از بازار پرداخت می‌شوند – دیر یا زود، یک رقیب سعی می‌کند HiPo شما را غیرقانونی کند و اگر پولی پایین‌تر از بازار به آنها پرداخت شود، احتمالاً آن‌ها را ترک خواهند کرد. برای درک اینکه آیا آنها کمتر از بازار پرداخت می شوند، می توانید تجزیه و تحلیل جبران خسارت انجام دهید، نتایج را در داخل مقایسه کنید و از معیارهای خارجی نیز استفاده کنید.
2. تغییر نقش – اگر یک HiPo اخیراً نقشی را تغییر داده است که با اهداف یا آرزوهای آنها همخوانی ندارد، احتمال ترک آن بیشتر است. گزینه‌های HiPo محدود نیستند، بنابراین اگر نیازهایشان برآورده نشود، احتمالاً به دنبال چیز جدیدی هستند. شما می توانید میزان رضایت را در طی مکالمات فردی با مدیران و همچنین در نظرسنجی های سالانه اندازه گیری کنید.
3. تغییر بزرگ زندگی – اگر ناگهان فرد قابل توجهی از دست داده باشد، یا مجبور شوند به ایالت یا کشور دیگری نقل مکان کنند، احتمال زیادی وجود دارد که استعفا دهند. یک سازمان فعال به این می پردازد که در این لحظات چه کاری می توانند انجام دهند تا استعفا را جبران کنند و تا حد امکان سازگار باشند.

همچنین اندازه گیری ریسک پرواز از طریق مدل های مختلف امکان پذیر است و برای اطمینان از دقت، نیاز به زمان و ورودی های مناسب دارد.

5. گردش مالی بالقوه بالا

این نشانه ای است که اگر گردش مالی پتانسیل های بالا در حال افزایش باشد، برنامه ریزی جانشین پروری سازمان در حال شکست است. این نشان دهنده تلاش برای حفظ کارمندان با پتانسیل بالا است.

برای محاسبه گردش مالی بالقوه بالا، تعداد HiPoهایی را که ترک کرده اند بر تعداد HiPoهای سازمان تقسیم کنید. نرخ گردش مالی به طور کمی نشان می دهد که آیا این مورد نگران کننده است یا خیر (شما می توانید اندازه گیری کنید که آیا در مقایسه با بقیه نیروی کار در سازمان بالاتر از میانگین است یا خیر). مصاحبه‌های خروج از HiPos همچنین راهی مؤثر برای درک اینکه چرا آنها را ترک کرده‌اند و سازمان شما برای حفظ آن‌ها چه کاری بهتر انجام داده است.

6. استحکام نیمکت

استحکام نیمکت به توانایی سازمان برای پر کردن پست های حیاتی در داخل اشاره دارد. یک روش رایج برای ارزیابی قدرت نیمکت این است که به درصد کارکنان یا مدیران (با پتانسیل بالا) که آماده ارتقاء شناسایی کرده اید نگاه کنید. برای دریافت نتیجه، تعداد کار آماده ارتقاء را بر تعداد کل HiPo/مدیریت تقسیم کنید.

اما چگونه می توان فهمید که یک کارمند برای ترفیع آماده است؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• ظرفیت – همیشه درخواست کار بیشتر.
• پیچیدگی – در حال حاضر انجام بخشی از یک کار با نقش بالاتر.
• عملکرد – نتایج ثابت و در سطح بالا هستند.
• تدبیر – آنها به عنوان یک منبع دانش و یک نقطه مرجع در نظر گرفته می شوند.

7. نسبت مسیر شغلی

این نرخ رشد کارکنان را از طریق تعداد ترفیعات، چه جانبی و چه عمودی، اندازه گیری می کند. برای محاسبه نسبت مسیر شغلی، تعداد کل ترفیعات (به سمت بالا) در سازمان را بر تمام تغییرات نقش (چه جانبی و چه به سمت بالا) تقسیم کنید. در اینجا نحوه تفسیر نتایج آمده است:

• 0.7 – تبلیغات مکرر را نشان می دهد
• 0.2 – نشان می دهد که ممکن است مشکلی در روند ارتقاء و حرکت کمی در سازمان وجود داشته باشد.

طرح جانشین پروری نه تنها برای ارتقای کارمندان با پتانسیل بالا بلکه برای همه افراد در طول مسیر است. بنابراین، حرکت خوب، چه جانبی و چه به سمت بالا، حیاتی است.

8. فعالیت های توسعه ای

مجموعه دیگری از معیارها برای ردیابی، ابزارها و فعالیت های توسعه ای است که از برنامه ریزی جانشین پروری موثر پشتیبانی می کند. برخی از اقدامات در این زمینه عبارتند از:

• فعالیت یادگیری و توسعه – LMS خود را مطالعه کنید تا متوجه شوید که چه میزان فعالیت یادگیری با HiPos و جانشینان بالقوه شما انجام شده است. درک کنید که آیا فعالیت های یادگیری توسط افرادی که برای پر کردن موقعیت های کلیدی علامت گذاری شده اند اتفاق می افتد یا خیر.
• طرح توسعه – درک کنید که آیا هر فردی که به عنوان جانشین مشخص می شود، یک برنامه توسعه (رهبری) دارد که به آنها کمک می کند تا شایستگی ها و تخصص های مورد نیاز خود را برای انتقال به نقش های ارشدتر توسعه دهند.
• حمایت مدیریت از توسعه استعدادها – به عنوان بخشی از اهداف هر مدیر، توسعه استعدادهای کلیدی و جانشینان باید یک هدف اصلی باشد.
• کیفیت اطلاعات – درک اثربخشی جمع‌آوری اطلاعات، هم در سیستم‌های بازخورد عملکرد و هم از طریق گفتگوهای سالانه توسعه استعداد.

9. استفاده از خط لوله

درصد زمانی که یک کارمند از طرح جانشین پروری برای پر کردن یک نقش خالی (یک نقش مهم یا یک موقعیت مدیریت) استفاده می شود. این آزمونی است که نشان می دهد آیا برنامه ریزی جانشین پروری صرفاً به عنوان یک تمرین انجام می شود یا اینکه واقعاً برای تصمیم گیری استفاده می شود.

می توانید این را با تقسیم تعداد کارمندان از طرح جانشین پروری ارتقا یافته / تعداد کارمندان ارتقا یافته به یک نقش خالی محاسبه کنید.

10. سایر معیارهای عملیاتی

شاخص های واضح دیگری نیز وجود دارد که آیا طرح جانشین پروری در یک سازمان در حال اجراست یا خیر.

• درصد مصاحبه شوندگان برای یک نقش حیاتی – در حالت ایده آل، 100 درصد از کاندیداهایی که برای یک نقش حیاتی مصاحبه می کنند باید بخشی از طرح جانشینی باشند. اینها کارمندانی هستند که باید قبل از مصاحبه برای این موقعیت، یک تکلیف طولانی یا فرصت هایی برای توسعه خود داشته باشند.
• تعداد ترفیع‌های متوالی – درصد کارکنانی که به‌عنوان کلیدی/ بحرانی علامت‌گذاری شده‌اند و چند بار در یک چرخه سه ساله ارتقا یافته‌اند.
• درصد ترفیعات از نقش‌های «غیر ارشد» – برنامه جانشینی شما نه تنها کارکنان در پست‌های مدیریتی را در نظر می‌گیرد، بلکه پست‌های پایین‌تر یا کسانی که دوره طولانی تصدی ندارند را نیز در نظر می‌گیرد. این بدان معنی است که سازمان در هر مرحله از چرخه استخدامی استعدادهای ستاره را زیر نظر دارد.

به تو

هنگام اندازه گیری وضعیت جانشین پروری در سازمان خود، باید معیارهای مربوطه را انتخاب کنید. همانطور که قبلاً گفتیم، هیئت مدیره به اعداد متفاوتی نسبت به تیم مدیریت استعداد اهمیت می دهد. بنابراین معیارهای خود را با دقت انتخاب کنید، داده ها را به طور منظم جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید و بر اساس نتایج تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید. به این ترتیب، مطمئن می شوید که فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری در شرکت شما تا حد امکان موثر است.