خط مشی خاتمه: چه چیزی باید شامل شود؟

علیرغم تلاش هایی که اکثر کارفرمایان برای حفظ کارمندان خود انجام می دهند، گاهی اوقات این رابطه باید به پایان برسد. همه کارفرمایان به یک خط مشی کتبی خاتمه کارمند نیاز دارند تا مشخص شود که پایان قرارداد کار چیست. نکات کلیدی سیاست خاتمه و روش های خروج شما باید شامل چه مواردی باشد؟ برای ایجاد یک خط مشی فسخ قوی چه ملاحظاتی را باید رعایت کنید؟ چگونه سازمان شما می تواند از خود محافظت کند و اطمینان حاصل کند که خاتمه بدون هیچ گونه دراماتیکی اتفاق می افتد؟

یک خط‌مشی جامع خاتمه به کارفرمایان کمک می‌کند تا این فرآیند را ساده‌تر کنند تا به طور منفی در کسب‌وکار اختلال ایجاد نکند – از جمله بر روحیه. همچنین به کارمندان کمک می کند تا بفهمند قبل، حین و بعد از جدایی از شرکت چه انتظاراتی می توانند داشته باشند.

مطالب
سیاست فسخ چیست؟
چرا سازمان شما به خط مشی فسخ نیاز دارد؟
سیاست فسخ باید شامل چه مواردی باشد؟
ملاحظات دیگر برای سیاست فسخ شما

سیاست فسخ چیست؟

ساده‌ترین تعریف خط‌مشی خاتمه کارمند، یک سند مکتوب است که جزئیات چگونگی خاتمه کارمندان در سازمان شما را نشان می‌دهد. هر مرحله از فرآیند خاتمه را تشریح می کند و دستورالعمل هایی را برای مدیریت و کارکنان منابع انسانی ارائه می دهد. این اطلاعات باید واضح و اولیه باشد تا کارمندان بفهمند که چگونه و چرا ممکن است از استخدام خود اخراج شوند. این سیاست همچنین روشن می‌کند که اگر در آینده بخواهند به طور داوطلبانه از شغل خود استعفا دهند.

زمانی که یک کارمند سازمان را به خاطر منابع انسانی و کارمند در حال خروج ترک می کند، به اندازه کافی ناخوشایند است. خط مشی فسخ ساختاری را فراهم می کند تا استرس کمتری داشته باشد. همچنین انتظارات برای همه درگیرها را برطرف می کند. به عنوان مثال، یک کارمند درک می کند که به عنوان معیاری برای رعایت ادب (و امنیت) از آنها خواسته می شود که در آخرین روز زندگی خود از محل کسب و کار و به وسیله نقلیه خود اسکورت شوند. نه به عنوان یک حرکت توهین آمیز

درست همانطور که یک سازمان برای رسیدگی به جنبه های مختلف استخدام خط مشی هایی نوشته است، یک خط مشی خاتمه نحوه انجام این فرآیند در یک محیط کاری حرفه ای را بیان می کند.

چرا سازمان شما به خط مشی فسخ نیاز دارد؟

از نقطه نظر حقوقی، داشتن یک خط مشی مکتوب خاتمه کارمند برای محافظت از سازمان شما در برابر مسئولیت و خطرات مرتبط با از دست دادن افراد حیاتی است. از منظر اخلاقی، خط مشی اخراج همچنین جزئیات نحوه مدیریت با احترام کارمندی را که در معرض اخراج غیر ارادی قرار دارد، ارائه می دهد.

در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا سازمان شما نیاز به اخراج رسمی کارمندان دارد:

1. رعایت قوانین استخدامی

امروزه شرکت‌ها به اندازه کافی روی ساخت تیم‌های مؤثر و سازنده تمرکز دارند. بسیاری از آنها جهانی شده اند یا کارگرانی دارند که از راه دور پراکنده شده اند. داشتن یک روند و خط مشی کتبی خاتمه کار به کارفرمایان کمک می کند تا جنبه های قانونی مهم را پوشش دهند، مانند آنچه که خاتمه داوطلبانه در مقابل خاتمه غیرارادی است. این می تواند به جلوگیری از ادعاهای نادرست فسخ و دعوای حقوقی از سر زشت آنها کمک کند.

2. شفافیت به عنوان یک کارفرما

از آنجایی که خاتمه کار یک موضوع حساس است، می تواند یک واکنش عاطفی قوی از کارکنان ایجاد کند. این شامل کارمند آسیب دیده و همچنین کسانی است که برای انجام کارهای اضافی پشت سر می گذارند. برای اینکه این انتقال برای همه کمتر آسیب زا باشد، کارفرمایان می توانند اطمینان حاصل کنند که تا آنجا که ممکن است با خط مشی فسخ خود شفاف هستند.

لیندسی ویچر، معاون استراتژی تمرین در Randstad RiseSmart، توصیه می‌کند حتی اگر مجبور باشید از طریق یک جلسه مجازی با یک کارمند از راه دور، فسخ را انجام دهید، “مطمئن شوید که صادق و همدل باشید”. او می افزاید، “با پیام خود شفاف، دقیق و تا حد امکان شفاف باشید.” این به جلوگیری از سوء تفاهم کمک می کند.

3. مدیریت اخراج های اقتصادی

یکی از سخت‌ترین زمان‌ها در یک سازمان زمانی است که کارمندان به دلیل کم کاری باید رها شوند. اقتصاد می تواند بر هر کسب و کاری تأثیر بگذارد و اخراج یک بخش یا کل نیروی کار را ضروری می کند. خط مشی کتبی فسخ باید شامل اطلاعات مربوط به قانون اعلان تنظیم و آموزش مجدد کارگران (WARN) باشد. این قانون کارفرمایان 100 کارمند یا بیشتر را ملزم می کند که 60 روز قبل از تعطیلی کارخانه یا اخراج 50 کارگر یا بیشتر به طور هم زمان اطلاع رسانی کنند. قوانین مربوطه را در کشورهایی که در آن فعالیت می کنید بررسی کنید.

4. انجام عملکرد و اقدامات انضباطی

یک خط مشی مکتوب عملکرد مثبت را تقویت می کند و پیامدهای اقدامات منفی را به تفصیل شرح می دهد. به عنوان بخشی از سیاست های یک سازمان، عملکرد و فرآیند انضباطی باید شامل اطلاعات مربوط به خاتمه کارمندان نیز باشد.

به عنوان مثال، صدور یک اخطار شفاهی برای اولین تخلف کاری یک روش استاندارد است. سپس، اگر مشکل ادامه داشت، اخطارهای کتبی را دنبال کنید. در حالی که فسخ باید آخرین راه حل باشد، عملکرد یا رفتار منفی مزمنی که سایر کارمندان و کسب و کار را در معرض خطر قرار می دهد، می تواند خاتمه کارمند را تضمین کند.

سیاست فسخ باید شامل چه مواردی باشد؟

یک خط مشی خوب نوشته شده خاتمه کارکنان شامل اطلاعاتی است که منابع انسانی و مدیریت برای پردازش موفقیت آمیز پایان رابطه یک کارمند با شرکت به آن نیاز دارند. شما باید عناصر خاصی را در خط مشی و رویه های خاتمه کارمند بگنجانید که باید شامل موارد زیر باشد:

توضیح انواع فسخ

ضروری است که کارمندان انواع مختلف خاتمه کار و معنای آن برای حرفه خود را درک کنند. به عنوان مثال، کارمندی که با فسخ داوطلبانه کار را ترک می کند، می تواند در هر زمانی این کار را انجام دهد، مشروط بر اینکه اخطار منطقی به کارفرما بدهد. ارتباط این موضوع برای تداوم کسب و کار و همچنین باز نگه داشتن درها برای فرصت های احتمالی استخدام مجدد در آینده پس از استعفا بسیار مهم است.

وقفه های کاری مانند مرخصی، اتمام قرارداد، بازنشستگی، کاهش مرخصی های کاری، خانوادگی یا شخصی استعلاجی و غیره نباید در طولانی مدت به کارکنان آسیب برساند.

مهم است که توجه داشته باشید، اگر یک کارمند برای مدت چند روز «عدم نمایش» را نشان دهد، این به عنوان ترک شغل و/یا جدایی داوطلبانه در نظر گرفته می‌شود. این کار باعث می شود که کارمند واجد شرایط استخدام مجدد نباشد.

وقتی صحبت از خاتمه غیرارادی به دلیل سرپیچی کارمند، نقض قرارداد، عملکرد ضعیف منظم، رفتار مخاطره آمیز یا منفی، شکستن خط مشی محل کار یا فعالیت غیرقانونی می شود – اینها تقصیر کارفرما نیست. خط مشی فسخ باید مراحلی را که باید در رابطه با مربیگری و اقدامات انضباطی کارکنان برداشته شود، مشخص کند. این می تواند شامل پشتیبانی احتمالی شرکت برای رسیدگی به مسائل سوء مصرف مواد یا موانع عملکرد خوب باشد.

اصول اولیه سیاست خاتمه

خط‌مشی‌های فسخ همچنین باید شامل اطلاعات اصلی مانند افرادی باشد که این خط‌مشی پوشش می‌دهد، هشدارها چگونه اتفاق می‌افتند و فرآیند هر فسخ چگونه است. این خط‌مشی همچنین باید شامل چه کسی برای مدیریت خاتمه کارمند، مستندسازی آن و میزان منابع انسانی در ابتدا باشد. این می تواند به نوع فسخ مورد نیاز بستگی داشته باشد، اما این خط مشی باید اصول اولیه را به صورت جامع بیان کند.

تجربه کارمند و تیم مدیریت را در نظر بگیرید. آنها باید چه چیزهایی را بدانند تا خود یا شرکت را در معرض خطر قرار ندهند؟ یک مثال که اغلب مطرح می شود این است که یک کارمند در حال خروج چقدر باید به کارفرمای خود توجه کند. کارمندان ممکن است پیشنهاد شغل دیگری داشته باشند و نمی توانند اخطار استاندارد دو هفته ای را ارائه دهند. چگونه با این کار برخورد می شود تا کارمند بتواند با شرایط خوب آن را ترک کند؟ اگر کارفرمایان مجبور به اخراج کارمند به دلایل انضباطی شوند چه حقوقی دارند؟ سیاست باید به همه این جنبه ها بپردازد.

چک لیست پایان کار و خروج از هواپیما

یکی از مؤلفه‌های مفیدی که همه سیاست‌های خاتمه کار کارکنان می‌توانند شامل چک‌لیست offboarding باشند. این کمک می کند تا مراحل و دستورالعمل ها برای آخرین زمان کار کارمند، از جمله آخرین روز کار، مشخص شود. همانطور که برای استخدام های جدید وقت می گذارید، فرآیندی ساختاریافته برای خروج آنها از شرکت نیز دارید. چک لیست خارج کردن هواپیما می تواند شامل زمان و نحوه بازگرداندن اموال شرکت (یونیفرم، تلفن همراه، وسایل نقلیه، کلید، کارت امنیتی، دفترچه راهنما و غیره) باشد.

آنچه را که برای کارکنانی که برای دنبال کردن سایر آرزوهای شغلی ترک می‌کنند، مجاز است تا جایی که مهمانی‌های «رفتن» اجازه می‌دهند. یک مصاحبه خروجی با کارمند برنامه ریزی کنید تا اطلاعاتی را که برای تلاش های حفظ مفید است به دست آورید. در نهایت، روز آخر کارمند را ترسیم کنید. این می تواند شامل حذف دسترسی به سیستم کامپیوتری شرکت و مرخصی همراه با امنیت باشد.

امور مالی و مزایا

در بسیاری از موارد، یک شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که یک بسته اخراج به کارمند خاتمه یافته ارائه دهد. این می تواند به کاهش ضربه ناشی از خاتمه غیر ارادی به دلیل تعلیق یا تعطیلی شرکت کمک کند. بسته استاندارد انفصال شامل حقوق یک ماه و دسترسی به طرح مزایا تحت حمایت شرکت تا شروع COBRA است. همچنین می‌تواند شامل مزایای دیگری مانند پاداش نقدی یا گزینه‌های سهام باشد. همچنین تهیه یک نامه مرجع برای دادن به کارمند کمک می کند.

یک نامه بسته انفصال که برای کارمند نوشته شده است آماده کنید تا آنها بتوانند آن را بررسی کنند و با شرایط موافقت کنند. در اینجا یک نمونه عالی از قرارداد جدایی وجود دارد.

پشتیبانی اضافی

همه‌گیری COVID-19 بسیاری از کارمندان را در یک مخمصه منحصر به فرد قرار داده است. آنها یا مجبور بودند از خانه کار کنند یا به دلیل ماهیت وظایفشان دیگر قادر به انجام کار نبودند. برخی از ایالت ها مزایای بیکاری سخاوتمندانه ای داشتند که به افراد اجازه می داد تا همه چیز را منتظر بمانند. برخی دیگر تأخیر داشتند و حمایت مالی لازم برای تأمین هزینه های اولیه را نیز انجام ندادند. این کارگران مجبور شدند به دنبال گزینه‌های شغلی دیگر باشند – یک چشم‌انداز چالش برانگیز در میانه یک بیماری همه‌گیر.

فرض کنید این مورد در مورد شرکت شماست. در این مثال، می‌توانید به کارمندان این امکان را بدهید که روابط خود را قطع کنند، اما برای حفظ شهرت شغلی‌شان، بسته‌ای سخاوتمندانه‌تر و مزایای پزشکی کافی را ارائه دهید. بسته به بودجه خود، می‌توانید بر اساس سال‌های خدمت یا معیارهای عملکرد، انفصال را ارائه دهید. Airbnb زمانی که به همه کارمندان 14 هفته حقوق پایان کار پیشنهاد داد، مرحله اضافی را طی کرد. این شرکت همچنین هزینه بیمه درمانی را به مدت یک سال پس از اخراج آنها پوشش داد.

در خارج از همه‌گیری، نوع دیگری از پشتیبانی که می‌تواند شهرت شرکت شما را بهبود بخشد و خاتمه را آسان‌تر کند، افزودن مزایای جابجایی شغلی است. این شامل ارائه حداکثر 6 ماه مشاوره شغلی و پشتیبانی برای یافتن شغل جدید است.

شما همچنین می خواهید یک برنامه ارتباطی برای تیم باقی مانده خود تهیه کنید. به آنها اجازه دهید تا بدانند چه انتظاراتی می توانند داشته باشند و چه وظایف یا وظایفی نیاز به پوشش دارند تا زمانی که جایگزینی استخدام شود.

ملاحظات دیگر برای سیاست فسخ شما

اگر به چند نکته اضافی برای حصول اطمینان از اینکه خط مشی استخدام به خوبی طراحی و مدیریت می شود، اشاره نکنیم، غفلت خواهیم کرد. هنگام توسعه فرآیند خاتمه کارکنان سازمانی خود، مراقب این عوامل باشید.

• خط مشی فسخ را در دسترس همه کارمندان قرار دهید. شما می توانید به راحتی این خط مشی را به دفترچه راهنمای کارمندان خود اضافه کنید تا کارمندان بتوانند به این اطلاعات 24 ساعته دسترسی داشته باشند. کتابچه راهنمای شما می‌تواند در قالب دیجیتال در ویکی شرکت امن یا شبکه اشتراک‌گذاری فایل گنجانده شود. این خط مشی را سالانه مرور کنید و در صورت نیاز به روز رسانی کنید.

• با کارکنان با شفقت، احترام و عزت رفتار کنید. صرف نظر از اینکه چرا یک کارمند کار خود را خاتمه می دهد، اکنون زمان آن نیست که با آنها بی ادبی کنید. همه انسان ها شایسته احترام و همدلی هستند. این می تواند همه تفاوت ها را در زندگی یک کارمند ایجاد کند، زیرا پایان کار می تواند احساسی باشد. هرچه منابع انسانی و مدیریت بیشتر بتوانند یک خروج مثبت را ارائه دهند، احتمال کمتری دارد که کارمند بعد از آن فکر یا رفتار منفی داشته باشد.

• بهترین زمان و مکان را برای خاتمه انتخاب کنید. در صورت امکان، جمعه ای را برای روز پایان کار انتخاب کنید و تا پایان روز کاری که سایر کارمندان ترک می کنند یا ترک می کنند، صبر کنید. یک جلسه در یک منطقه کنفرانس نزدیک به خروجی ساختمان برگزار کنید و از یک کارمند دیگر بخواهید که وسایل کارمند را برای احترام جمع کند. کاتلین بونکزیک، موسس و مدیر اجرایی موسسه غیرانتفاعی پیشگیری از خشونت در محل کار به CNN گفت: “نقطه پایان کار شاید بزرگترین فرصت برای خشونت مرگبار در محل کار باشد” و افزود که این تجربه “تقریبا مانند طلاق از یک خانواده است، زیرا آمریکایی‌های امروزی تمایل دارند.” برای صرف زمان بیشتر در محل کار [با همکاران] نسبت به آنها در خانه.”

• کل فرآیند را مستند کنید. به عنوان یک کارفرما، باید پیش بینی کنید که کارمندی که اخراج می شود ممکن است سعی کند با شکایت یا طرح دعوی انتقام بگیرد. ثبت اسناد لازم بسیار مهم است. خواه خاتمه داوطلبانه باشد یا غیرارادی، ایجاد شده به دلیل اخراج یا تعطیلی، موقت یا دائم – شما باید همه جنبه ها را مستند کنید و از کارکنان بخواهید موارد را امضا کنند. شما در حال ثبت کلیه ارتباطات، بررسی عملکرد، اقدامات انضباطی و سایر عناصری هستید که باعث فسخ می شود.

• سیاست استخدام مجدد را پس از خاتمه تعریف کنید. اگر شرکت شما اجازه استخدام مجدد کارکنانی را می دهد که شرکت را ترک کرده اند، باید مطمئن شوید که واجد شرایط بودن و فرآیند را در خط مشی خود مشخص کنید. بیشتر سازمان‌ها فقط در صورتی اجازه استخدام مجدد را می‌دهند که کارمندی با شرایط خوب ترک کند و اخطار لازم را ارائه کند.

پیچاندن انتهای شل

خاتمه کارمند دقیقاً خوشایندترین فرآیند HR نیست. یک خط مشی قطعی خدمت به شما و کارمندانتان کمک می‌کند تا این فرآیند و مراحل آن را روشن کنید. همچنین به محافظت از سازمان در برابر ادعاهای بیهوده و دعاوی که توسط کارمندان سابق کینه توز ایجاد می شود، کمک می کند.

اگر می‌خواهید مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود را در آینده اثبات کنید و شایستگی‌های جدید منابع انسانی را توسعه دهید، برنامه گواهینامه همه چیزهایی که می‌توانید بیاموزید را بررسی کنید!