در حال حرکت در دنیای سیاست PTO؟ تو تنها نیستی بر اساس تحقیقات NCBI، فراتر از ارائه یک استراحت بسیار مورد نیاز به کارکنان، مرخصی با حقوق ارتباط نزدیکی با افزایش بهره وری، روحیه، رضایت شغلی بیشتر و کاهش گردش مالی دارد که همگی به چشم انداز مالی سالم تر برای مشاغل کمک می کنند.
اما با انواع مختلف PTO، از تعطیلات سنتی و روزهای بیماری گرفته تا مرخصی های تخصصی مانند تعطیلات شناور، چگونه متخصصان منابع انسانی می توانند یک خط مشی موثر PTO ایجاد کنند؟ این راهنما هر دسته از مرخصی‌های پولی، موارد ضروری برای متخصصان منابع انسانی، ملاحظات حقوقی حیاتی، و نمونه‌های شرکت در دنیای واقعی را توضیح می‌دهد.
در پایان مقاله، شما و تیمتان می‌توانید یک استراتژی PTO طراحی کنید که با نیازهای کارکنان، خواسته‌های قانونی و اخلاق سازمان شما همسو باشد.
مطالب
PTO (زمان مرخصی با حقوق) چیست؟
انواع سیاست های PTO
هنگام ایجاد خط مشی PTO چه مواردی باید لحاظ شود
قوانین و مقررات خط مشی PTO: آنچه منابع انسانی باید بداند
3 نمونه شرکت PTO
اشتباهات متداول خط مشی PTO که باید اجتناب شود
PTO (زمان مرخصی با حقوق) چیست؟
مرخصی با حقوق خط مشی یا سیستمی است که به کارمندان اجازه می دهد به دلایل مختلف زمانی را از محل کار خود دریغ کنند و در عین حال حقوق عادی خود را دریافت کنند. این شامل انواع مختلفی از مرخصی است، مانند روزهای مرخصی، ایام بیماری، سوگواری و مرخصی والدین. خط مشی مرخصی با حقوق (PTO) به ارائه مجموعه ای از دستورالعمل ها و قوانین کمک می کند که شرایط و ضوابط را برای کارکنان برای مرخصی مشخص می کند.
در ایالات متحده، متوسط زمان مرخصی با حقوق 15 روز در سال است. با این حال، هیچ قانون فدرالی وجود ندارد که کارفرمایان را ملزم به ارائه مرخصی با حقوق باشد.
اروپا رویکرد سخاوتمندانه‌تری را اتخاذ می‌کند و فرانسه و اسپانیا حداقل 30 روز را اجباری می‌کنند، در حالی که بریتانیا 28 روز را پیشنهاد می‌کند. کشورهای شمال اروپا مانند دانمارک، نروژ، سوئد و فنلاند همگی 25 روز را اختصاص می‌دهند.
انواع سیاست های PTO
ایجاد یک خط مشی جامع PTO می تواند یک اقدام متعادل کننده برای متخصصان منابع انسانی باشد، زیرا شامل همسویی نیازهای سازمانی با رفاه کارکنان است. قوانین ممکن است برخی از انواع PTO را تنظیم کند، در حالی که برخی دیگر به صلاحدید شرکت است. در اینجا انواع مختلف مرخصی وجود دارد:
| نوع PTO | توضیح |
|---|---|
| PTO سنتی | مجموعه ای از روزها که روزهای مرخصی، بیماری و شخصی را برای استفاده به صلاحدید کارمند ترکیب می کند. |
| روزهای تعطیل | روزهای اختصاص داده شده به طور خاص برای استراحت شخصی و اوقات فراغت |
| روزهای بیماری | روزهای تعطیل به دلایل مرتبط با سلامتی |
| روزهای شخصی | روزهایی که برای انجام وظایف یا نیازهای شخصی در انواع دیگر دسته بندی نمی شوند |
| تعطیلات پولی | تعطیلات رسمی که در آن کارکنان حقوق منظم دریافت می کنند |
| تعطیلات شناور | تعطیلات انعطاف پذیری که کارمندان می توانند بنا به ترجیح خود، خارج از تعطیلات رسمی ثابت بگذرانند |
| مرخصی عزاداری | مرخصی به دلیل فوت یکی از اعضای نزدیک خانواده |
| مرخصی والدین | مرخصی برای تولد یا فرزندخواندگی |
| مرخصی خانوادگی و درمانی | مرخصی اجباری فدرال به دلایل خانوادگی یا پزشکی، اغلب بدون حقوق |
| مرخصی سابتی | مرخصی طولانی مدت، اغلب برای بهبود خود یا آرامش، پس از دوره معینی از اشتغال |
| مرخصی وظیفه هیئت منصفه | وقت مرخصی برای شرکت در یک دوره به عنوان هیئت منصفه |
| مرخصی سربازی | مرخصی برای خدمت سربازی |
| زمان استراحت غرامت (زمان کامل) | مرخصی به جای پرداخت اضافه کار اعطا می شود |
| روزهای تندرستی | اختصاص به سلامت روحی و جسمی |
| نصف روز یا روز کوتاه | روزهای کاری جزئی |
| روزهای کاری از راه دور | روزهایی که کارمندان از مکانی غیر از محل کار رسمی کار می کنند |
هنگام ایجاد خط مشی PTO چه مواردی باید لحاظ شود
در زیر طرح شما برای ایجاد یک خط مشی مرخصی پولی آمده است:
1. خط مشی را با فرهنگ و ارزش های شرکت هماهنگ کنید
PTO خود را طوری تنظیم کنید که ارزش های اصلی شرکت را منعکس کند. برای شرکتی که از سلامت روان حمایت می کند، روزهای سلامتی را اضافه کنید. این می‌تواند یک آژانس طراحی باشد که بر مجموعه‌های خلاقیت سه ماهه «روزهای الهام» تأکید می‌کند که در آن کارمندان اشکال جدید هنری را کشف می‌کنند، در کارگاه‌ها شرکت می‌کنند یا یک روز یادگیری و توسعه دارند.
2. از عدالت و انصاف سیاست اطمینان حاصل کنید
خط مشی PTO شما باید نیازهای مختلف را برآورده کند و از فراگیری اطمینان حاصل کند. به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است مدت زمان مرخصی پدری و زایمان طولانی‌تر یا یکسانی را ارائه دهد.
3. در مورد مقدار PTO تصمیم بگیرید
این تصمیم را بر اساس معیارهای صنعت و ظرفیت شرکت شما برای تطبیق برگه ها قرار دهید. به عنوان مثال، در صنعت رقابتی فناوری، اگر استاندارد 15 روز است، با 22 روز حرکت جسورانه ای برای جذب استعدادهای برتر انجام دهید.
4. نرخ تعهدی را تعیین کنید
فرکانس جمع آوری PTO توسط کارکنان را تعیین کنید. برای شرکتی که می خواهد به طول عمر پاداش دهد، کارکنان ممکن است به ازای هر سال کار، 1 روز اضافی PTO دریافت کنند.
5. قوانین استفاده و حمل و انقضا را تعریف کنید
تصمیم بگیرید که در مورد PTO استفاده نشده چه اتفاقی می افتد. بسته به کشور شما ممکن است مقررات این کار را الزامی کند. برای بسیاری از کشورها، مرخصی استحقاقی باید در بازه زمانی مشخصی پس از سالی که انباشته شده است (مانند 6 ماه) استفاده شود وگرنه از بین خواهد رفت.
6. شامل سیاست های مربوط به تعطیلات
تعطیلات ملی و تعطیلات خاص شرکت را متمایز کنید. به عنوان مثال، یک شرکت جهانی ممکن است تعطیلات شناور را ارائه دهد، که به کارمندان اجازه می دهد روزهای مرتبط با فرهنگ یا مذهب خود را انتخاب کنند و تعطیلات ملی را با آنها عوض کنند.
7. فرآیند تایید را تنظیم کنید
دستورالعمل های واضحی را برای درخواست های PTO تنظیم کنید. نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند در اینجا مفید باشد تا به ساده‌سازی درخواست‌ها و تأییدیه‌های مدیران خط کمک کند و در عین حال منابع انسانی را قادر می‌سازد تا مرخصی را در سراسر سازمان ردیابی و نظارت کند.
8. استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی برای مدیریت مرخصی
نرم افزاری را انتخاب کنید که با اندازه و ماهیت نیروی کار شما هماهنگ باشد. ابزارهایی مانند Zoho People ممکن است برای یک راه اندازی کوچک مناسب تر از سیستم های جامعی مانند SAP SuccessFactors یا HiBob باشند.
9. آموزش کارکنان و مدیران در مورد درخواست مرخصی
جلسات آموزشی منظم برای سیاست های جدید و قدیمی ایجاد کنید. به عنوان مثال، سازمان‌هایی که تحت تحول دیجیتال قرار می‌گیرند، می‌توانند جلسات دو ماهه را برای استفاده از پورتال جدید درخواست مرخصی دیجیتال برگزار کنند.
10. پرداخت هزینه پایان کار را مشخص کنید
غرامتی را که کارکنان برای PTO استفاده نشده انتظار دارند را مشخص کنید (در صورت وجود در کشور شما). به عنوان مثال، در صنعت با گردش مالی بالا مانند مهمان نوازی، ارائه 75 درصد پرداخت برای روزهای PTO استفاده نشده ممکن است استعفای ناگهانی را کاهش دهد.
قوانین و مقررات خط مشی PTO: آنچه منابع انسانی باید بداند
برای منابع انسانی ضروری است که از قوانین و مقررات PTO پیروی کنند، زیرا عدم انطباق می تواند برای کسب و کار گران تمام شود. در اینجا برخی از قوانین ایالات متحده وجود دارد که باید به خوبی در مورد آنها آگاه باشید:
- قوانین فدرال – در سطح فدرال، برای روزهای مرخصی با حقوق در ایالات متحده الزامی وجود ندارد. با این حال، قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA) تا 12 هفته مرخصی بدون حقوق را برای اهداف خاصی مانند زایمان یا شرایط پزشکی خاص ارائه می دهد.
- قوانین ایالتی – در اینجا، جزئیات بیشتر مشخص می شود. در حالی که موضع فدرال ممکن است ملایم باشد، ایالت ها هر کدام می توانند قوانین متمایز خود را داشته باشند. به عنوان مثال، “قانون محل کار سالم، خانواده های سالم” در کالیفرنیا به کارکنان واجد شرایط حق دریافت مرخصی استعلاجی با حقوق را می دهد. هنگام تدوین خط مشی PTO خود، مهم است که قوانین ایالتی را در نظر بگیرید که برای سازمان شما اعمال می شود.
3 نمونه شرکت PTO
وقتی به دنبال ایجاد یک خط مشی PTO با استاندارد طلا هستید، چرا از رهبران یاد نمی گیرید؟ این شرکت‌های برتر معیارهای چشمگیری را تعیین کرده‌اند که شفقت را با انطباق ترکیب می‌کنند. بیایید برخی از این سیاست های برجسته را باز کنیم:
نتفلیکس
نتفلیکس که به‌خاطر خط‌مشی انقلابی «در صورت نیاز خود می‌گیرید» شناخته می‌شود، بر عملکرد در طول ساعت‌های متوالی تمرکز می‌کند. نظارت بر چنین خط‌مشی ممکن است سخت باشد، اما می‌تواند اعتماد و استقلال کارکنان را افزایش دهد.
HubSpot
علاوه بر یک هفته تعطیلی سراسر شرکت در ماه جولای، HubSpot یک خط مشی تعطیلات نامحدود را اتخاذ کرده است. کارمندان باید در مورد مدت و زمان تعطیلات خود تصمیم بگیرند، چه برای تعطیلات گرمسیری یا صرفاً استراحت های روزانه انعطاف پذیر. تخفیف سهمیه تعطیلات آنها (VQR) تضمین می کند که این پیشنهاد نامحدود واقعاً برای همه شامل می شود.
IBM
آی‌بی‌ام که هم در نوآوری‌های فناوری و هم در رفاه کارکنان پیشرو است، اطمینان می‌دهد که نیروی کار خود با زمان استراحتی که ساختار مناسبی دارد، تجدید قوا می‌کند. آنها سالانه دوازده تعطیلات پولی ایالات متحده را به رسمیت می شناسند که شامل هشت روز ثابت است، مانند روز سال نو و شکرگزاری. علاوه بر این، به کارمندان چهار تعطیلات انتخابی شخصی اعطا می شود تا هر طور که صلاح می دانند، آن را رعایت کنند.
اشتباهات متداول خط مشی PTO که باید اجتناب شود
ایجاد و مدیریت یک خط مشی مرخصی با حقوق (PTO) می تواند یک کار پیچیده برای بخش های منابع انسانی باشد که پیامدهای بالقوه قابل توجهی برای کارکنان و سازمان دارد. در اینجا برخی از اشتباهات رایجی که دپارتمان های منابع انسانی ممکن است در هنگام طراحی خط مشی PTO مرتکب شوند آورده شده است:
- ارتباطات ناکافی – عدم ارائه شفاف خط مشی PTO به کارکنان می تواند منجر به سوء تفاهم و ناامیدی شود. منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که همه کارمندان خط مشی، از جمله نرخ های تعهدی، دستورالعمل های استفاده، و فرآیند درخواست/تصویب را درک می کنند.
- معیارهای واجد شرایط بودن نامشخص – عدم تعریف واضح اینکه چه کسی واجد شرایط PTO است می تواند منجر به سردرگمی و اختلاف شود. منابع انسانی باید معیارهای واجد شرایط بودن را بر اساس عواملی مانند طول خدمت، وضعیت اشتغال (تمام وقت، پاره وقت) و هر دوره انتظار مشخص کند.
- خط‌مشی‌های انعطاف‌ناپذیر – ایجاد خط‌مشی‌های بیش از حد سفت و سخت که شرایط فردی را در نظر نمی‌گیرد می‌تواند مشکل‌ساز باشد. منابع انسانی باید برای در نظر گرفتن استثنائات یا تسهیلات در مواقع ضروری، مانند اجازه دادن به کارمندان برای استفاده از PTO در افزایش نیم روز، باز باشد.
- عدم شفافیت در مورد حمل و نقل و پرداخت – اگر خط مشی در مورد اینکه آیا PTO استفاده نشده می تواند به سال آینده منتقل شود یا خیر یا اگر گزینه پرداخت پس از خاتمه وجود دارد نامشخص باشد، کارکنان ممکن است انتظارات غیرواقعی داشته باشند که منجر به اختلاف می شود.
- عدم پیگیری صحیح اقلام تعهدی – عدم نگهداری سوابق دقیق PTO انباشته شده و استفاده شده می تواند منجر به اختلاف و اختلاف شود. منابع انسانی باید دارای سیستم هایی برای ردیابی دقیق اقلام تعهدی و استفاده از PTO باشد.
- نادیده گرفتن تفاوت‌های فرهنگی و صنعتی – سیاست‌های PTO باید فرهنگ سازمان و هنجارهای صنعت را در نظر بگیرند. صرفاً کپی کردن سیاست‌های سازمان‌های دیگر بدون در نظر گرفتن این عوامل می‌تواند منجر به سیاست‌هایی شود که با ارزش‌های شرکت یا الزامات صنعت همخوانی ندارد.
- ارائه نکردن PTO کافی – ارائه PTO ناکافی می تواند به فرسودگی کارکنان، کاهش روحیه و جابجایی بیشتر کمک کند. منابع انسانی باید به طور مرتب ارزیابی کند که آیا پیشنهادات PTO سازمان رقابتی و کافی است یا خیر.
غذای کلیدی
سیاست‌های مرخصی با حقوق، ابزارهای استراتژیک برای کسب‌وکارها هستند که محیط کاری را ایجاد می‌کنند که در آن کارکنان احساس ارزشمندی می‌کنند و منجر به نتایج کسب‌وکار بهتری می‌شود که ارزش‌های شرکت، ماهیت کار، استانداردهای صنعت و نیازهای کارکنان را در نظر می‌گیرد.
دیدگاهتان را بنویسید