ارزیابی عملکرد: راهنمای نهایی

تصمیم گیری در مورد ارتقاء، پاداش و آموزش مداوم به شدت بر ارزیابی عملکرد متکی است. برای بسیاری از شرکت ها، ارزیابی عملکرد صرفاً به عنوان یک شر ضروری تلقی می شود. آنها بدون فکر دوم هدایت می شوند و به طرفین پرتاب می شوند. با این حال، در صورت بهره‌گیری کامل از این فرآیند، مزایای بی‌شماری را به همراه دارد تا اطمینان حاصل شود که کارمندان خود را سازنده و درگیر نگه می‌دارید.

این راهنما به شما دانشی را می دهد که برای انجام ارزیابی های کامل عملکرد و ابزارهایی برای استفاده از آنها به حداکثر پتانسیل خود نیاز دارید. بیایید شیرجه بزنیم!

مطالب
ارزیابی عملکرد چیست؟
هدف از ارزیابی عملکرد چیست؟
چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟
روش های ارزیابی عملکرد
5 نکته برای یک فرآیند ارزیابی عملکرد خوب
نحوه ایجاد فرم ارزیابی عملکرد
نمونه های ارزیابی عملکرد
سوالات متداول

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد یک فرآیند رسمی برنامه ریزی شده منظم است که عملکرد کلی کارمند و کمک به شرکت را با هدف بهبود عملکرد ارزیابی می کند. همچنین می توان از آن به عنوان بررسی عملکرد، ارزیابی عملکرد یا ارزیابی کارکنان یاد کرد.

ارزیابی عملکرد بستری برای ارائه بازخورد، ارائه یک لحظه رسمی در زمان برای ارزیابی عملکرد شغلی و کمک به توزیع افزایش حقوق و پاداش بین کارکنان است. معمولاً این یک یا دو بار در سال اتفاق می‌افتد که در ابتدای سال و در حدود نیمه‌سال اتفاق می‌افتد. اینها نشست‌های رسمی هستند که در آن مدیر مستقیم یا سرپرست عملکرد وظایف و مسئولیت‌های اصلی کارمند را ارزیابی می‌کند.

منابع انسانی معمولاً مسئول تشریح فرآیند ارزیابی عملکرد است که سپس توسط مدیران اجرا می شود. مشارکت فعال کارکنان، خرید لازم را برای ایجاد بهبودهایی ایجاد می کند که ارزیابی عملکرد در وهله اول برای آن تنظیم شده است.

شناسایی فرصت های بهبود بر اساس اهداف و معیارهای از پیش تعیین شده، هدف اصلی ارزیابی عملکرد است. برای مثال، کارمندان یا بخش‌ها ممکن است برای عملکرد بهتر به آموزش خاصی نیاز داشته باشند.

عملکرد شغلی چیست؟

عملکرد شغلی درجه ای است که یک کارمند وظایف شرح شغل خود را انجام می دهد. این شامل دستیابی به اهداف و رعایت معیارهای عملکرد است و به عنوان عملکرد درون نقشی نیز شناخته می شود.

کارکنان همچنین می توانند از طریق رفتارهایی که مستقیماً با وظایف وظیفه آنها مرتبط نیست، مانند کمک به همکاران و کمک به سازمان فراتر از وظایف شغلی، به سازمان خود کمک کنند. به این عملکرد برون نقشی، عملکرد زمینه ای یا رفتارهای شهروندی سازمانی می گویند.

در ارزیابی عملکرد، هر دو رفتار درون نقشی و برون نقشی باید در نظر گرفته شود.

تفاوت بین مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد شامل تمام تعاملات بین کارکنان و سرپرستان است که به بهبود عملکرد کمک می کند. در مقابل، ارزیابی عملکرد تنها بخشی از چرخه مدیریت عملکرد است.

مدیریت عملکرد شامل تمام جلسات رسمی و غیررسمی است که در جدول زیر فهرست کرده ایم. اینها هم می توانند نشستن برنامه ریزی شده و هم غیر برنامه ریزی شده باشند.

هدف از ارزیابی عملکرد چیست؟

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، هدف از ارزیابی عملکرد بهبود مستمر عملکرد شرکت و فرهنگ محل کار است. بیایید نگاهی دقیق تر به اهداف ارزیابی عملکرد بیندازیم. این موارد عبارتند از:

• شناسایی اینکه هر کارمند چگونه می‌تواند در نقش خود بهبود یابد – کارکنان ممکن است برای عملکرد بهتر در شغل خود به مهارت‌های بیشتری نیاز داشته باشند که می‌توانند از طریق آموزش هدفمند به دست آورند. در موارد دیگر، تجهیزات یا نرم افزار به روز شده ممکن است لازم باشد. ارزیابی عملکرد به تعیین و مستندسازی این نیازها کمک می کند.
• شناسایی نقاط قوت و فرصت‌های بهبود در بخش‌ها و شرکت – بخش‌ها چه کمبودهایی دارند؟ به عنوان مثال، آیا آنها به نیروی انسانی اضافی، تجهیزات بیشتر یا بودجه بیشتر برای عملکرد در سطح مطلوب نیاز دارند؟
• تعیین بهترین نحوه تخصیص جوایز، ترفیعات و منابع – ارزیابی عملکرد به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام کارمندان سزاوار پاداش‌ها و ترفیعات هستند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل ارزیابی‌های عملکرد به شما می‌گوید که کدام کارمندان و بخش‌ها از منابع موجود سود می‌برند.
• به دست آوردن اسناد و مدارک در مورد عملکرد کارکنان – ارتقاء، اقدامات انضباطی، و تصمیمات خاتمه هرگز آسان نیست. ارزیابی های رسمی عملکرد اسنادی را برای اتخاذ تصمیمات آتی عینی و قابل دفاع بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده فراهم می کند.
• ابزارهایی برای تعیین اهداف عملکرد آینده در اختیار داشته باشید – اهداف و معیارهایی که شرکت شما در حال حاضر به آنها دست می یابد، نشانه خوبی از اهدافی است که در آینده باید تعیین کنید و کسب و کار شما با چه سرعتی می تواند به آنها دست یابد.

چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟

دستیابی به اهداف ارزیابی عملکرد به شرکت ها زیرساختی برای رشد و گسترش می دهد. اهمیت ارزیابی عملکرد را می توان در تأثیری که بر سازمان می گذارد، مشاهده کرد که شامل موارد زیر است:

• تسهیل رشد و پیشرفت کارکنان – ارزیابی عملکرد به کارکنان اجازه می دهد فرصت های پیشرفت شغلی در شرکت و مسیرهای رسیدن به سطح بعدی را شناسایی کنند.
• تقویت تعامل و حفظ کارکنان – دریافت بازخورد سازنده و مشاهده فرصت‌های رشد در سازمان به حفظ مشارکت کارکنان کمک می‌کند. همچنین به آنها انگیزه می دهد که مدت بیشتری در کشتی بمانند.
• بستن شکاف‌های مهارتی و تقویت عملکرد سازمانی – با شناسایی فرصت‌ها برای بهبود، تعیین اهداف و ایجاد برنامه‌هایی برای رشد کارکنان، سازمان‌ها می‌توانند شکاف‌های مهارتی را ببندند، برای آینده آماده شوند و مزیت رقابتی به دست آورند.

  گریس اولز، مدیر تحقیقات و خدمات مشاوره منابع انسانی در مک‌لین و شرکت، خاطرنشان می‌کند: «مهم است که مدیران ارتباط بین داده‌های عملکرد با کیفیت بالا و بازخورد منظم را برای موفقیت فردی و سازمانی درک کنند.

• بهبود ارتباطات – این فرصتی است برای بحث منظم درباره عملکرد، اهداف و انتظارات، که تضمین می کند کارکنان و مدیران در یک صفحه و همسو با اهداف شرکت هستند.
• ایجاد مسئولیت پذیری – تعیین انتظارات روشن برای کارکنان در یک محیط رسمی به ایجاد مسئولیت پذیری برای برآورده کردن این انتظارات کمک می کند.
• تصمیم گیری منصفانه و شفاف – یک فرآیند ارزیابی عملکرد با ساختار مناسب، یک رویکرد استاندارد و منسجم برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه می دهد که می تواند از تصمیم گیری منصفانه حمایت کند و سوگیری را کاهش دهد.

روش های ارزیابی عملکرد

انواع مختلفی از روش های ارزیابی عملکرد وجود دارد که می توانید ارزیابی های کارکنان خود را بر اساس آنها انجام دهید. بهترین گزینه برای شرکت شما بستگی به اندازه شرکت، اهداف و فرهنگ سازمانی شما دارد. بیایید نگاهی به 6 مورد از رایج ترین روش های ارزیابی عملکرد بیندازیم.

1. مدیریت بر اساس اهداف (MBO)

مدیران و کارکنان برای تعیین اهداف و اهداف با یکدیگر همکاری می کنند. آنها به طور دوره ای پیشرفت را مورد بحث قرار می دهند و زمینه هایی را که کارمند نیاز به بهبود دارد را شناسایی می کنند.

• مزایا: کارمندان از اینکه بخشی از فرآیند هستند قدردانی می کنند، اهداف واقع بینانه تر هستند زیرا همکاری بین مدیران و کارکنان صورت می گیرد و اندازه گیری داده های کمی و کیفی آسان تر است.
• معایب : تمرکز قوی روی اهداف ممکن است به نادیده گرفتن سایر بخش‌های کار مانند رفتار کارکنان و فرهنگ سازمانی تبدیل شود. همچنین پیاده سازی و اجرای آن زمان بر است.

2. بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه شامل دریافت رتبه بندی عملکرد و بازخورد از همکاران، مدیران، فروشندگان و حتی مشتریان است. سپس مدیران از این اطلاعات برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می کنند.

• مزایا: به بهبود ارتباطات و عملکرد کمک می کند و یک ابزار عالی برای توسعه رهبری است.
• معایب: دریافت بازخورد ممکن است دشوار باشد. اغلب عدم پیگیری و همسویی ناکافی با استراتژی شرکت وجود دارد.

3. بررسی همتایان

روش بررسی همتا بر بازخورد همکاران برای سنجش عملکرد تکیه دارد. اعضای تیم که از نزدیک با کارمند کار می کنند و نقاط قوت و ضعف آنها را می شناسند، معمولا بازخورد را ارائه می دهند.

• جوانب مثبت: همتایان به بهترین وجه نقاط قوت و ضعف یک کارمند را درک می کنند
• معایب: احساسات شخصی ممکن است با بازخورد عینی تداخل داشته باشد

4. مقیاس رتبه بندی رفتاری (BARS)

روش مقیاس رتبه بندی رفتاری (BARS) از مجموعه ای از استانداردهای عملکرد از پیش تعریف شده با رفتارهای خاص که هر سطح از عملکرد را توصیف می کند، استفاده می کند. سپس عملکرد کارکنان در مقایسه با استانداردها رتبه بندی می شود.

• مزایا : استانداردهای واضح، سازگار، بی طرفانه، و استفاده آسان پس از اجرا.
• معایب : گران، زمان بر و پیچیده برای توسعه و پیاده سازی.

5. مقیاس رتبه بندی گرافیکی

روش مقیاس رتبه بندی گرافیکی از فهرستی از رفتارهای مورد نظر برای هر نقش استفاده می کند و کارکنان را بر اساس هر ویژگی رتبه بندی می کند. نمونه هایی از ویژگی ها شامل کار تیمی، مدیریت زمان، مسئولیت پذیری و مهارت های شغلی است.

• مزایا : استفاده آسان، قابل سنجش و مقرون به صرفه است.
• معایب: ذهنی، دشوار است که چه ویژگی هایی ارزش بیشتری نسبت به سایرین دارند.

5 نکته برای یک فرآیند ارزیابی عملکرد خوب

از آنجایی که هیچ دو شرکتی یکسان نیستند، هر یک فرآیند متفاوتی برای انجام ارزیابی‌های عملکردی خواهند داشت که در محیط خاص خود بهترین عملکرد را دارند. با این حال، چندین روش برتر وجود دارد که هر بخش منابع انسانی باید از آنها پیروی کند تا یک فرآیند ارزیابی موثر در سازمان خود راه اندازی کند.

1. یک طرح کلی برای جلسات ارزیابی عملکرد ایجاد کنید

قابل درک است که هم مدیران و هم کارکنان ممکن است در طول ارزیابی عملکرد احساس ناراحتی کنند. این امر رایج است زیرا آینده کارمند به نتیجه ارزیابی بستگی دارد.

منابع انسانی می تواند با ایجاد فرم یا طرح کلی برای ارزیابی عملکرد، مقداری از این ناراحتی را کاهش دهد. استفاده از فرم ارزیابی عملکرد شغلی یا طرح کلی دیگر ارزیابی هم برای آماده سازی جلسه و هم برای انجام خود بررسی عملکرد مفید خواهد بود.

هر نوع نقشی شکل کمی متفاوت خواهد داشت که متناسب با وظایف خاص هر موقعیت است. ایجاد یک طرح کلی واضح و کاربردی که مدیران از آن پیروی می کنند تا در طول ارزیابی به آرامی حرکت کنند، بسیار مهم است. در زیر به نحوه ایجاد فرم ارزیابی عملکرد می پردازیم.

یکی دیگر از دلایلی که ارزیابی عملکرد بسیار استرس زا است، این است که ممکن است صریحاً با افزایش دستمزد و سایر مشوق ها مرتبط باشد. به نظر من این یک اشتباه است. از نظر روانشناسی، گره زدن ارزیابی به پول می تواند انگیزه درونی کارمند را برای عملکرد در سطح بالا از بین ببرد. جوئل ترامل، موسس و مدیرعامل Manager360، یک شرکت توسعه مدیریت و نرم افزار، خاطرنشان می کند، ممکن است احساس بی انصافی ایجاد کند، زیرا تصورات مبهم مدیر برای توجیه دادن یا انکار انگیزه استفاده می شود.

“رویکرد بهتر استفاده از ارزیابی عملکرد برای بحث در مورد نتایج اهداف کارمند، ارائه بازخورد و آموزش آنها در مورد موضوعات مورد علاقه آنها است. به‌طور جداگانه، مدیر می‌تواند در مورد افزایش حقوق و پاداش‌ها بحث کند، که باید به نرخ‌های بازار منصفانه برای نقشی که انجام می‌شود مرتبط باشد.»

منابع انسانی همچنین باید فرآیند را به گونه ای تنظیم کند که به کاهش انواع مختلف سوگیری در ارزیابی عملکرد کمک کند و مدیران را در مورد این سوگیری ها آموزش دهد.

“سوگیری هایی مانند افکت هاله را باید با نشان دادن به اعضای تیم که بازخورد سازنده به نظر می رسد و به نظر می رسد به طور مستقیم مورد بررسی قرار گیرد. متیو میدوز، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران نرم افزار بررسی عملکرد WorkStory می گوید: این نوع مسدود کننده انصاف را می توان با مشارکت دادن اعضای تیم بیشتر در فرآیند بررسی و دریافت دیدگاه های متعدد در مورد عملکرد آنها غلبه کرد.

“علاوه بر این، سوگیری اخیر می تواند باعث ایجاد مشکلاتی در رابطه با عادلانه بودن و دقت ارزیابی عملکرد شود. ما سازمان‌ها را تشویق می‌کنیم تا فرآیند بررسی مستمرتری را برای کمک به غلبه بر این مشکل اجرا کنند.»

2. تا حد امکان کارمندان را درگیر کنید

کارکنانی که نقش فعالی در فرآیند ارزیابی عملکرد دارند، از داشتن فرصتی برای صحبت از جانب خود قدردانی می‌کنند و بنابراین، از نتیجه کار بسیار راضی‌تر هستند. دپارتمان‌های منابع انسانی باید فرآیندی را طراحی کنند که مشارکت کارکنان را با ایجاد فرصتی برای پاسخ به سؤالات، توضیح اقدامات و ارائه بینشی در مورد اینکه چگونه می‌توانند وظایف خود را بهتر انجام دهند، به حداکثر برساند.

تحقیقات Cawly، Keeping & Levy (1998) نشان می دهد که یک همبستگی قوی بین مشارکت کارکنان و واکنش مثبت به فرآیند ارزیابی عملکرد وجود دارد. تجزیه و تحلیل نشان داد که کارمندانی که شرکت کردند به احتمال زیاد جلسه را منصفانه و مفید ارزیابی می کردند. آنها همچنین انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود داشتند.

مطالعه دومی که در سال 2012 توسط کیم و هولزر انجام شد، نشان داد که کارکنان زمانی که به طور فعال در فرآیند مشارکت دارند به نتایج ارزیابی عملکرد بهتر پاسخ می‌دهند.

3. مدیران را تشویق کنید تا سبک ارتباطی خود را تطبیق دهند

برای مدیران بسیار مهم است که سبک ارتباطی خود را تطبیق دهند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان بازخورد دریافت می کنند بدون اینکه انگیزه آنها در همان زمان از بین برود. هرکسی ترجیحات متفاوتی در مورد نحوه دریافت بازخورد منفی دارد. برخی ترجیح می دهند مدیران رک باشند، در حالی که برخی دیگر رویکرد ظریف را ترجیح می دهند. برای منابع انسانی بسیار مهم است که مدیران را در مورد بهترین شیوه ها برای ارائه بازخورد منفی در سبک های مختلف به کارکنان خود آموزش دهند.

به طور سنتی، اخبار بد تا آخرین بخش ارزیابی عملکرد ذخیره می شود. این بدان معناست که کارمندان و مدیران با نگرانی بخش منفی جلسه را پیش بینی می کنند. دانیل پینک (2018) دریافت که کارمندان زمانی بیشترین رضایت را دارند که اخبار بد در اوایل مصاحبه مطرح شود.

پرداختن به نواحی بهبود در ابتدا به این معنی است که هر دو طرف می توانند تا پایان جلسه استراحت کنند. اجرای این استراتژی در فرآیند شما باعث می شود جلسه پربارتری داشته باشید و اطمینان حاصل شود که ارزیابی با یک نکته مثبت به پایان می رسد.

به گفته مشاور منابع انسانی Jana Tulloch، منابع انسانی همچنین می تواند به مدیران آموزش دهد تا از طریق جلسات بازخورد ساختگی بازخورد بهتری ارائه دهند. در چنین جلساتی، مدیران می توانند بازخورد مثبت و سازنده را تمرین کنند. هدف کمک به مدیران برای ارائه بازخورد خاص و عملی به تیم خود است.

جوئل ترامل از Manager360 نیز توصیه می‌کند که بر روی «فید فوروارد» تمرکز کنید.

“ارزیابی عملکرد زمانی به طور قابل توجهی موثرتر است که بر روی کارهایی که کارمند می تواند در آینده انجام دهد به جای انجام یک بررسی کامل پس از مرگ بر روی کاستی های خود در گذشته تمرکز کند. برای مثال، اگر ارائه‌ای بی‌ظاهر را که ارائه کرده‌اند از هم جدا کنید، احساس درماندگی در آن‌ها می‌کنید. الان در این مورد چه کاری می توانند بکنند؟» ترامل می گوید.

در عوض، درباره تغییراتی که دوست دارید در آینده شاهد آن باشید صحبت کنید. این رویکرد “بازخورد” مقداری استرس را از مکالمات سخت می گیرد و مسیر مثبتی را به کارمند نشان می دهد.

4. از بازخورد بیشتر برای افزایش عملکرد اطمینان حاصل کنید

63 درصد از کارمندان خواهان بازخورد فوری «در لحظه» در مورد عملکرد کاری خود هستند. آنها می خواهند بدانند چه کاری را به درستی انجام می دهند و چگونه می توانند پیشرفت کنند.

علاوه بر افزایش دفعات ارزیابی عملکرد از یک بار در سال به دو بار در سال یا هر سه ماه، سازمان‌ها می‌توانند راه‌های بیشتری را برای کمک به مدیران برای حفظ ارتباط بیشتر با تیم‌های خود جستجو کنند. بیایید به چند روش مختلف برای ارائه بازخورد خارج از ارزیابی عملکرد سالانه نگاه کنیم:

• مکالمات 1 به 1 – در این رویکرد، مدیران متعهد می شوند که حداقل هر هفته با کارمندان بررسی کنند تا بازخورد ارائه کنند (و دریافت کنند).
• جلسات بخش – مدیران جلسات هفتگی یا ماهانه برای بحث در مورد عملکرد تیم و ارائه بازخورد سازنده برگزار می کنند.
• ایمیل‌ها – اگرچه ایمیل‌های شخصی کمتر، هفتگی یا ماهانه را می‌توان به کل تیم یا به تک تک کارمندان ارسال کرد و نقاط قوت و زمینه‌های بهبود مورد نیاز آنها را شرح داد.
• برنامه های ارزیابی عملکرد – برنامه های ارزیابی عملکرد روشی عالی برای مدیران هستند تا به راحتی ارزیابی عملکرد را انجام دهند و به کارمندان خود بازخورد ارائه دهند. سیستم های ارزیابی مستقل و همچنین پلتفرم هایی وجود دارند که بخشی از راه حل های مدیریت عملکرد بزرگتر مبتنی بر ابر هستند.

فرآیند ارزیابی عملکرد، همانطور که اکثر کارکنان آن را می دانند، باید از ارزیابی عملکرد گذشته به سمت هدایت فرصت های شغلی آینده تغییر کند. آماده سازی مدیران برای تبدیل شدن به مربیان شغلی عالی بهترین راهی است که منابع انسانی می تواند از فرآیند ارزیابی عملکرد پشتیبانی کند.

اگر فرآیند به خوبی طراحی شده باشد، ارزیابی عملکرد باید در مورد کمک به کارمندان باشد تا مسیرهای شغلی را پیدا کنند که به بهترین وجه با علایق شخصی آنها و با نیازهای شرکت هماهنگ باشد.
سیسیلیا لاوب، کارشناس توسعه، طراحی و اثربخشی سازمانی

5. جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان خود را با دقت مستند کنید

هدف ارزیابی عملکرد جمع آوری اطلاعاتی است که بعداً برای تصمیم گیری استفاده می شود. این تصمیمات ممکن است هفته ها یا ماه ها بعد گرفته شوند و به خاطر سپردن تمام جزئیات جلسات ارزیابی عملکرد دشوار خواهد بود.

مطمئن شوید که فرآیندی را که نیاز به مستندات دقیق دارد به صورت استاندارد اجرا کنید تا در صورت نیاز به راحتی به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. همانطور که در بالا ذکر کردیم، ممکن است برای استراتژی های بازخورد مستمر از یک برنامه ارزیابی عملکرد یا یک سیستم مدیریت استعداد استفاده کنید.

مقاله ای از موسسه NeuroLeadership نشان داد که 91٪ از شرکت هایی که مدیریت عملکرد مستمر را اتخاذ کرده اند، داده های بهتری را برای تصمیم گیری افراد گزارش می دهند. این شرکت‌ها همچنین گزارش می‌دهند که پیشرفت‌های عمده‌ای در حذف تعصب در ارتقا و پیشرفت داشته‌اند.

نحوه ایجاد فرم ارزیابی عملکرد

طراحی یک فرم ارزیابی کامل عملکرد شغلی، زمینه را برای جمع آوری اطلاعات ارزشمند فراهم می کند. فرم جامع ارزیابی عملکرد شغلی شامل چندین عنصر است.

شایستگی ها را تعریف کنید

هر موقعیت شغلی دارای مجموعه ای از شایستگی های از پیش تعریف شده است که برای انجام موفقیت آمیز آنها لازم است. شایستگی ها به دسته های زیر تقسیم می شوند:

1. شایستگی های اصلی
2. شایستگی های شغلی خاص

شایستگی‌های اصلی آن‌هایی هستند که همه افراد سازمان بدون توجه به عنوان شغلی به آن نیاز دارند. آنها توسط هیئت مدیره شرکت تعیین می شوند و هر چه پست بالاتر باشد، سطح شایستگی مورد نیاز بالاتر است.

یک مثال از این می تواند تجاری بودن برای یک شرکت مشاوره باشد، که در آن همکاران و شرکا باید برای ایجاد درآمد بیشتر از مشتریان جدید و فعلی تلاش کنند. همه موقعیت ها نیاز به تجاری بودن دارند اما به درجات مختلف.

شایستگی های شغلی توسط منابع انسانی و مدیر مستقیم تعریف می شود. اینها شایستگی هایی است که برای هر موقعیت لازم است. به عنوان مثال، یک طراح گرافیک باید در نرم افزارهای طراحی گرافیک مسلط باشد. سپس کارمندان برای هر شایستگی با یک نوع رتبه بندی انتخاب شده، مانند BARS یا مقیاس رتبه بندی گرافیکی که در بالا بحث کردیم، رتبه بندی می شوند.

یک مثال در زیر آمده است که از گزارش ویژه SHRM در مورد مدیریت عملکرد آمده است. همانطور که در اینجا می بینید، آنها از یک مقیاس پنج نقطه ای استفاده می کنند که در سه سطح شایستگی ترسیم شده است.

مقیاس های عملکرد شغلی و رفتار شغلی

هنگام مطالعه عملکرد فردی، ایجاد یک ارزیابی سفارشی برای همه عملکردها غیرممکن است. در عوض، محققان به دنبال راهی برای ارزیابی همه آنها بودند. این می تواند در ایجاد فرم ارزیابی عملکرد شما مفید باشد.

محققان از ابزاری استفاده می کنند که دو چیز را اندازه گیری می کند: رفتار درون نقشی و رفتار برون نقشی.

رفتار درون نقشی شامل تمام فعالیت های مرتبط با شرح شغل کارمند است. سؤالات شامل عبارات زیر است و پاسخ دادن به این سؤالات توسط سرپرست مستقیم راهی سریع برای ارزیابی عملکرد فرد است.

• کارمند به اهداف شغلی دست می یابد
• کارمند معیارهای عملکرد را دارد
• کارمند تمام الزامات کار را برآورده می کند

عنصر دوم رفتار فرا نقشی است. رفتارهای فرا نقشی همه رفتارهایی هستند که فراتر از شرح شغل هستند. این شامل کمک به همکاران، سازماندهی یک رویداد تیمی و موارد دیگر است.

• کارمند در زمان غیبت به سایر کارمندان در کارشان کمک می کند.
• کارمند زمانی که حجم کاری آنها افزایش می یابد به دیگران کمک می کند (به دیگران کمک می کند تا از موانع عبور کنند)
• کارمندان داوطلب می شوند تا کارهایی را انجام دهند که به طور رسمی مورد نیاز شغل نیستند

بر اساس نمرات این رفتارها، سرپرست می تواند عملکرد کارمند را در هر دو عنصر ارزیابی کند.

آخرین عنصری که اغلب اضافه می شود، آیتمی در مورد پتانسیل کارمند است. آیا کارمند برای ارتقای مستقیم آماده است یا هنوز باید چیزهای زیادی یاد بگیرد؟

فرآیندهای مدیریت عملکرد باید بر اساس نقش شغلی باشد نه شخص. و اینکه شخص چگونه الزامات شغل را برآورده می کند – نه اینکه مدیر چه احساسی نسبت به شخص دارد. شفاف سازی هدف و معیارهای فرآیند مدیریت عملکرد از بدو پیدایش به ایجاد اعتماد در این فرآیند کمک می کند.
Eric Mochnacz، مدیر عملیات Red Clover HR

ما یک نمونه فرم ارزیابی عملکرد شغلی (PDF) را در زیر پیوند پیوست کردیم. برای اطلاعات بیشتر در این مورد، مقاله ما را در مورد الگوی بررسی عملکرد کارکنان بخوانید. در این مقاله به عمق بیشتری می‌رویم و همچنین یک الگوی نمونه مبتنی بر شایستگی قابل ویرایش ارائه می‌کنیم.

نمونه های ارزیابی عملکرد

بیایید نگاهی به چند مثال مختلف ارزیابی عملکرد مثبت و منفی بیندازیم.

وقت شناسی

• مثبت: کارمند به طور مداوم سر وقت سر کار حاضر می شود، تمام پروژه ها را قبل یا در موعد مقرر تحویل می دهد و به سرعت در تمام جلسات مورد نیاز شرکت می کند.
• منفی: کارمند اغلب دیر به محل کار خود می رسد و اغلب پروژه ها را با گذشت زمان از موعد مقرر تحویل می دهد.

مسئولیت پذیری

• مثبت: چه نتیجه خوب یا بد باشد، کارمند همیشه جلو می رود و مسئولیت نقش خود در پروژه را می پذیرد.
• منفی: کارمند مسئولیت اعمال خود را نمی پذیرد. آنها تمایل دارند جای دیگری را مقصر بدانند.

ارتباط

• مثبت: کارمند مهارت های ارتباطی عالی دارد. آنها همیشه قبل از ترک مکالمه مطمئن می شوند که همه در یک صفحه هستند.
• منفی: کارمند مهارت های ارتباطی ضعیفی دارد. همتایان و مشتریان اغلب در درک پیام مورد نظر مشکل دارند و سردرگمی ایجاد می شود.

جوآنا کمپر، مربی رشد رهبری می‌گوید که وقتی مدیران بازخورد می‌دهند، باید اطمینان حاصل کنند که بازخورد ریشه در نمونه‌های خاص و الگوی رفتاری مستمر دارد. کمپر نتیجه گیری می کند: «در نهایت، ارزیابی عملکرد نباید حاوی شگفتی باشد – همه اینها باید یک گفتگوی مداوم در طول سال باشد.

برای جمع بندی

ارزیابی عملکرد چیزی فراتر از تشریفات است. آنها اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد کارکنان ارائه می دهند که به تصمیم گیرندگان اجازه می دهد تا در مورد نحوه تخصیص منابع، پاداش ها، افزایش ها و ترفیعات تصمیم بگیرند. این اطلاعات همچنین برای درک زمینه هایی که به خوبی کار می کنند و مواردی که نیاز به بهبود دارند بسیار مهم است.

دپارتمان های منابع انسانی باید فرآیندهای ارزیابی عملکرد جامعی را ایجاد و طراحی کنند که به شرکت ها امکان استفاده بهینه از اطلاعات به دست آمده را می دهد. به این ترتیب، آنها به شرکت ها کمک می کنند تا رشد کارکنان را تسهیل کنند، تصمیمات بهتری بگیرند و در نهایت عملکرد سازمانی را افزایش دهند.

سوالات متداول

بیشتر بدانید:

• مدیریت عملکرد چیست؟ راهنمای کامل
• راهنمای چرخه مدیریت عملکرد
• مدیریت عملکرد چابک: راهنمای منابع انسانی
• 5 نکته برای مدیریت عملکرد کارکنان شما
• مدیریت استعداد: 10 نکته برای یک استراتژی موفق