نامه پیشنهادی گام مهمی در فرآیند استخدام است زیرا به کاندیدای برتر شما اجازه می دهد بداند که شما نه تنها به آنها یک موقعیت پیشنهاد می کنید، بلکه نقش، مسئولیت ها و بسته پاداش آنها نیز چیست. یک الگوی نامه پیشنهاد تضمین می‌کند که فرآیند را ساده کرده و تمام اطلاعات مهم را بدون باز کردن تصادفی سازمان خود در برابر دعوی قضایی درج کنید.
برای دریافت الگوی نامه پیشنهاد شغلی ساده رایگان یا الگوی نامه پیشنهاد شغلی کارآموزی رایگان در مقاله به دکمه دانلود بروید.
مطالب
نامه پیشنهاد شغلی چیست؟
فرمت نامه پیشنهاد کار
خطرات یک پیشنهاد شغلی با اجرای ضعیف
چک لیست: قبل از ارائه پیشنهاد شغلی چه باید کرد
قالب نامه پیشنهاد شغلی رایگان (ساده).
نحوه نوشتن بهترین پیشنهاد نامه
نکات مهم برای نوشتن نامه پیشنهاد شغلی عالی
یک الگوی نامه پیشنهاد کارآموزی
مراحل پایانی پیشنهاد شغلی
نامه پیشنهاد شغلی چیست؟
نامه پیشنهاد شغلی یک سند رسمی است که:
- به طور رسمی پیشنهاد استخدام را به یک نامزد تمدید می کند
- اطلاعات مهمی از جمله تاریخ شروع، غرامت، ساعات کار، عنوان شغل و سایر جزئیات مهم را ارائه می دهد
- کارکنان را تشویق می کند تا پذیرفتن نقش را تایید کنند
- حرفه ای بودن و احترام سازمان شما را برای استخدام جدید نشان می دهد
- اگر کارمند بخواهد در مورد روزهای تعطیلات یا حقوق و دستمزد صحبت کند، این فرصت را به شما می دهد تا مذاکره کنید
- یک سوابق کتبی از شرایط توافق شده نقش ارائه می دهد.
معمولاً پس از تکمیل بررسی سوابق، اما قبل از امضای قرارداد کار رسمی، از طریق ایمیل ارسال می‌شود. اگر نامزد پیشنهاد را بپذیرد، آن را امضا کرده و برمی‌گرداند، با این حال، توجه به این نکته مهم است که اگرچه نامه‌های پیشنهادی و قراردادها اغلب قابل تعویض هستند، اما اسناد کاملاً متفاوتی هستند:
- یک نامه پیشنهاد شغلی، شغل، آنچه را که مستلزم آن است، نحوه پرداخت آن و هر گونه مزایای پیشنهادی را شرح می دهد.
- یک قرارداد نقش و مسئولیت کامل یک موقعیت را مشخص می کند، یک جدول زمانی استخدام را ارائه می دهد و شامل هر گونه تعهدات قانونی هر دو طرف است.
- پیشنهاد شغلی با حسن نیت تمدید می شود (و پذیرفته می شود)، اما همچنان یک “پیشنهاد” نامیده می شود و تضمینی برای استخدام نیست. بنابراین، در هر مرحله، کارمند یا کارفرما می‌تواند بدون عواقب قانونی نظر خود را تغییر دهد، در صورتی که بند «به میل» وجود داشته باشد، که در ادامه در این مقاله توضیح می‌دهیم.
فرمت نامه پیشنهاد کار
به طور کلی، نامه های پیشنهاد شغلی عبارتند از:
- اطلاعات فرستنده
- اطلاعات گیرنده
- سلام
- مقدمه ابراز اشتیاق و قدردانی از علاقه نامزد به سمت و شرایط آنها
- جزئیات موقعیت
- حقوق و دستمزد پیشنهادی، دفعات پرداخت، و هر جزء غرامت اضافی
- تاریخ شروع
- ساختار گزارشگری
- نوع استخدام و برنامه کاری
- قرارداد محرمانه و عدم افشا (NDA):
- مراحل بعدی
- اطلاعات تماس
- اختتامیه ابراز شور و شوق و انتظار از پذیرش داوطلب
- خطوط امضا برای امضای نامزد و تاریخ
خطرات یک پیشنهاد شغلی با اجرای ضعیف
در حالی که یک پیشنهاد نامه فواید زیادی دارد، اما می تواند خطراتی نیز داشته باشد، به ویژه به این دلیل که حتی اگر پیشنهاد شغلی یک قرارداد کاری نیست، محتوای آن پس از امضای کارمند از نظر قانونی الزام آور می شود.
اگر زبان مورد استفاده در نامه جای شک و تردیدی باقی می گذارد، یک کارمند می تواند کارفرمای خود را به دادگاه بکشاند – و برنده شود.
در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- نامه پیشنهاد کار به نامزد اطمینان می دهد که موقعیت شغلی ایمن است، اما چند ماه بعد کاهش اجباری بودجه منجر به اخراج کارمند می شود. بدون بیانیه “در اراده”، نامزد می تواند به دنبال رجوع قانونی باشد زیرا موقعیت آنها امن نبود.
- یک پیشنهاد شغلی فقط حقوق سالانه را لیست می کند، به این معنی که کار برای یک سال تضمین می شود. اگر کارفرما پس از شش ماه تصمیم به پایان کار بگیرد، کارمند می تواند اقدام قانونی انجام دهد و کارفرما را ملزم به پرداخت کامل حقوق سالانه کند.
- یک پیشنهاد شغلی حقوق سالانه را فهرست می کند، اما مشخص نمی کند که هر چند وقت یک بار به کارمند پرداخت می شود. کارمند فرض می‌کند دو هفته‌ای به آنها دستمزد می‌دهند و وقتی اولین دستمزد خود را دریافت می‌کنند، از اینکه ماهانه و تناسبی است تعجب می‌کنند و نمی‌توانند هزینه‌های خود را تامین کنند. آنها کسب‌وکار را به دادگاه می‌برند و بیان می‌کنند که این پیشنهاد بد بیان شده است و شرکت نقض می‌کند و یک قاضی موافقت می‌کند.
همانطور که می بینید، واضح و جامع بودن نامه های پیشنهادی مهم است. به زبانی که استفاده می کنید توجه کنید و مطمئن شوید که بخش حقوقی شما پس از نوشتن الگوی شما را بررسی می کند. اگر کارمندی بتواند به طور منطقی استدلال کند که نامه متن بدی داشته و نقش یا بسته پیشنهادی را نادرست معرفی کرده است، قاضی ممکن است شکایت را تأیید کند، که ممکن است برای سازمان شما گران تمام شود.
چک لیست: قبل از ارائه پیشنهاد شغلی چه باید کرد
1. تجزیه و تحلیل بازار برای پیشنهاد شغلی انجام دهید
انجام تحلیل بازار معمولاً شامل تحقیق در مورد روند حقوق و مزایا برای صنعت و منطقه شما، تجزیه و تحلیل پیشنهادات شغلی رقبا و بر اساس تحقیقات شما، ایجاد یک بسته پاداش و مزایا رقابتی است.
این گام مهمی است زیرا داشتن این اطلاعات نه تنها به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا بسته‌های رقابتی ایجاد کنند، بلکه معیاری را برای پیشنهاد معقول و مذاکراتی که می‌توانید برای رسیدن به توافقی رضایت‌بخش برای هر دو طرف انجام دهید، ارائه می‌دهد.
از خود بپرسید:
- میانگین صنعت برای حقوق مربوط به موقعیت چقدر است؟
- چه مزایای پایه ارائه شده است؟
- پیشنهاد معقول و مقرون به صرفه به کارکنان برای سازمان شما بر اساس میانگین صنعت چیست؟
- اتاق شما برای مذاکره چیست؟
- آیا می توانید مزایای اضافی مانند انعطاف پذیری را برای جذب کارمندان ارائه دهید؟
- رقبا برای موقعیت های مشابه از نظر حقوق و مزایا چه پیشنهادی دارند؟
- آیا آنها راه هایی برای جذب استعدادهای برتری که شما برای آن رقابت می کردید پیدا می کنند؟
- بر اساس پیشنهادات شغلی رقبا، آیا شکافی در پیشنهاد شما وجود دارد؟
- کاندیدای شما چه انتظاری دارد؟
- اهداف آینده شغلی و درآمد آنها چیست؟ چگونه این با صنعت شما هماهنگ است؟
- آیا اطلاعات کافی در مورد نامزد خود دارید؟
نکته HR
بزرگترین دلیل برای فاصله بین تعداد پیشنهادات ارائه شده و تعداد پیشنهادات پذیرفته شده (که به عنوان نرخ پذیرش پیشنهاد نیز شناخته می شود) جبران خسارت است. اطمینان از ارائه یک بسته پاداش و مزایا رقابتی بسیار مهم است.
2. بسته غرامت و مزایا را تنظیم کنید
شما نمی توانید بدون اینکه دقیقاً چه چیزی را ارائه می دهید، پیشنهاد بدهید. همانطور که اشاره کردیم، استفاده از زبان نامشخص یا مبهم می تواند سازمان شما را در معرض پیامدهای قانونی و مالی قرار دهد.
علاوه بر این، اگر از یک پیشنهاد نامه برای نشان دادن حرفه ای بودن، جذب استعدادهای برتر و کاهش زمان خود برای استخدام استفاده می کنید، هرچه جزئیات بیشتری در نامه شما گنجانده شود، بهتر است.
الف حقوق پایه و پاداش های احتمالی را تعیین کنید
بر اساس تجزیه و تحلیل بازار و رقیب خود، تعیین کنید که بسته نقش چیست، از جمله:
- حقوق پایه
- آنچه داوطلب به صورت سالانه و ماهانه به دست می آورد
- چند بار حقوق پرداخت می شود
- روش های پرداخت موجود
- ساختارهای پاداش
- مرخصی با حقوق، مرخصی، بیماری و زمان شخصی و نحوه انباشت آن
- پرداخت سیاست های شفافیت و برابری
ب فواید سلامتی و تندرستی را شناسایی کنید
نامزدهای برتر به دنبال نقش های معناداری هستند که چشم انداز شغلی و همچنین تعادل خوبی بین کار و زندگی ارائه دهد. جذب استعدادهای برتر به چیزی بیش از یک دستمزد رقابتی نیاز دارد:
- چه مزایای سلامتی می توانید ارائه دهید؟
- سازمان شما چه برنامه های سلامتی را اجرا می کند؟
- چه مزایایی برای سلامت روان ارائه می دهید؟
- آیا سازمان شما مشارکت در کارهای سالم از جمله روزهای مرخصی برای حمایت از ورزش یا سرگرمی را تشویق می کند؟
ج برنامه های بازنشستگی و سایر مشوق ها را ارائه دهید
همه پیشنهادات شغلی قانع کننده مزایای اضافی کارکنان را برجسته می کند. کاندیداهای شما به دنبال مشوق‌هایی خواهند بود (و اگر در بازار هستند، از آنچه کسب‌وکارهای دیگر ارائه می‌دهند آگاه خواهند بود)، بنابراین ایده خوبی است که در نامه پیشنهادی خود به این موارد توجه کنید. به این فکر کنید:
- آنچه نامزدها به دنبال آن هستند
- اگر برنامه های بازنشستگی ارائه می دهید
- اگر کار انعطاف پذیری و ترکیبی ارائه شود
- هر گونه مزایای مراقبت های بهداشتی که می توانید ارائه دهید
- اگر مشوق‌ها و پاداش‌های نقدی خارج از ساختارهای عادی غرامت و پاداش وجود داشته باشد.
3. اطمینان از رعایت الزامات قانونی
حتی اگر پیشنهاد نامه یک قرارداد کار نیست، یک سند قانونی است که طرفین با آن موافقت می کنند. بنابراین اطمینان از مطابقت با الزامات قانونی محلی و ملی بسیار مهم است.
- با قوانین استخدام ایالتی و فدرال آشنا شوید
- مفاد قرارداد کار را بررسی کنید تا سهواً به پیشنهاد نامه ها اضافه نشود. این عناصر عبارتند از:
- مدت زمان کار (مگر برای یک مأموریت موقت یا دوره ثابت)
- وظایف و الزامات شغلی
- دلایل فسخ یا استعفا
- برای ایجاد نامه های پیشنهاد شغلی که مطابق با استانداردهای قانونی باشد، با بخش حقوقی خود همکاری کنید
- اخذ تاییدیه و امضای لازم
- شامل بیانیه “به میل”:
- این امر برای جلوگیری از هرگونه تعهد قراردادی حیاتی است.
- اگر اظهاراتی توسط کارفرما در طول فرآیند مصاحبه، به صورت شفاهی یا کتبی، به عنوان مثال در نامه پیشنهادی، بیان شده باشد که حاکی از یک توافق نامه کاری است، در این صورت کارفرما ممکن است تعهد داشته باشد که آن را به عنوان یک قرارداد حفظ کند.
- یک بیانیه “به میل” می گوید که پیشنهاد نامه می تواند لغو شود یا کارمند یا شرکت می توانند در هر مقطعی به هر دلیلی کار را خاتمه دهند و هر دو طرف را از هرگونه تعهد ضمنی رها کنند.
- بدون وجود بیانیه “به اراده”، هر زبان مبهم نیز می تواند بر اساس نحوه درک زبان اعمال شود.
نکته HR
برای کل پیشنهاد نامه باید با حقوقی مشورت شود، اما عبارت بیانیه “به میل” از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اطمینان حاصل کنید که قانون را درج کرده اید تا جمله بندی دقیق باشد.
الگوهای نامه پیشنهاد شغلی رایگان
1. قالب نامه پیشنهاد شغلی رایگان (ساده).
2. الگوی نامه پیشنهاد کارآموزی رایگان
دوره های کارآموزی فرصت های ارزشمندی را برای دانش آموزان فراهم می کند تا دانش و تخصص عملی را در صنایعی که به آن علاقه مند هستند به دست آورند و همچنین می توانند برای سازمان هایی که به آنها علاقه مند هستند ارزش بیافزایند:
- پرورش استعداد
- آوردن ایده های تازه به کسب و کار
- همسو کردن اعضای تیم جوان تر با تیم های با تجربه
با این حال، از آنجایی که دوره کارآموزی معمولاً مدت زمان محدودی دارد، چند عنصر اضافی وجود دارد که باید در نامه پیشنهاد گنجانده شود.
3. نمونه الگوی نامه پیشنهاد شغلی AIHR
نامه پیشنهاد کار AIHR شامل جنبه های بصری بیشتری برای کمک به ارائه پیشنهاد به نامزدها است. یک پیشنهاد نامه نباید یک سند خیلی خشک باشد، سعی کنید شخصیت شرکت خود را در نامه پیشنهادی خود وارد کنید.
نحوه نوشتن بهترین پیشنهاد نامه
الگوی پیشنهاد نامه ای که ایجاد می کنید بر اساس نقش و سازمان شما خواهد بود، با این حال، اجزای کلیدی وجود دارد که همه نامه های پیشنهاد باید شامل شوند.
1. احوالپرسی شخصی
- با یک بیانیه تبریک و افتتاحیه شخصی شروع کنید که مستقیماً با نامزد صحبت می کند و هیجان شما را از اینکه در حال تمدید پیشنهاد هستید را منتقل می کند.
- نامزد را با نام خطاب کنید، از ضمایر شخصی استفاده کنید و نشان دهید که نیازهای او و انگیزه آنها را در نظر گرفته اید.
- نقاط قوت و شایستگی های آنها و اینکه چرا آنها برای این نقش و تجارت مناسب هستند را برجسته کنید
- نشان دهید که چگونه پیشنهاد شغلی با ترجیحات نامزد تنظیم شده است.
2. عنوان شغلی و مسئولیت ها
- نقش و وظایف آن را به اختصار شرح دهید.
- عنوان رسمی موقعیت را درج کنید
- تاریخ شروع پیش بینی شده
- وضعیت تمام وقت یا پاره وقت
- محل دفتر یا کار ترکیبی
- مدیر یا سرپرست
3. ساختار حقوق و مزایای کارکنان
- حقوق، از جمله اینکه چند بار پرداخت حقوق انجام می شود
- بسته غرامت و مزایا پیشنهادی را برجسته کنید
- شامل مزایای بازنشستگی و سلامتی باشد
- یک ساختار پاداش یا کمیسیون را مشخص کنید
- ساختار مرخصی با حقوق را مشخص کنید
- هر گونه مزیت اضافی را که به ارزش موقعیت می افزاید، اما لزوماً پولی نیست، درج کنید.
نکته HR
مختصر باشید مزایا در طول چرخه ورود به هواپیما افزایش خواهند یافت. از این بخش برای فروش موقعیت، شرکت خود و دلایلی که چرا یک کارفرمای انتخابی هستید، استفاده کنید.
4. زبان حقوقی مهم و موارد احتمالی
این بخشی است که هر زبان حقوقی مهم و موارد احتمالی را برجسته می کند.
- آیا قراردادهای عدم افشا و عدم رقابت لازم است؟
- آیا کارمند قراردادهای محرمانه و مالکیت معنوی امضا خواهد کرد؟
- آیا شرایط مهاجرت و ویزا وجود دارد؟
- آیا این موقعیت منوط به رعایت شرایط خاصی است؟ اگر داوطلبان منتخب نتوانند شرایط را تکمیل کنند، پیشنهاد یا استخدام آنها لغو یا فسخ می شود. این شرایط معمولاً عبارتند از:
- غربالگری مواد مخدر یا الکل
- بررسی سوابق کیفری
- بررسی مرجع
- تایید مدارک تحصیلی
- معاینات پزشکی
توجه : شرایط هرگز نباید شامل وعده های شغلی آینده، اظهارات در مورد امنیت شغلی یا قراردادهای قراردادی باشد.
نکته HR
یک سلب مسئولیت را در پایان در نظر بگیرید که توضیح می دهد که نامه اطلاعاتی است و یک قرارداد یا توافق نامه الزام آور قانونی برای کاهش هرگونه سردرگمی نیست.
5. بسته شدن
در پایان، می توانید مهلتی را در نظر بگیرید که نامزد باید تا چه زمانی پاسخ دهد. این به نامه احساس فوریت می دهد تا بتوانید زمان خود را برای استخدام کاهش دهید. اگر نامزد امضا را انتخاب نکند، مهلت مقرر باعث صرفه جویی در وقت شما و آنها می شود.
می توانید نامه خود را با ابراز هیجان و خوشامدگویی به نامزد در تیم ببندید. اطلاعات تماس را درج کنید تا بتوانند با سؤالات تماس بگیرند و در صورت قبولی، خطی را برای امضا و تاریخ گذاری برای آنها ارسال کنند.
نکات مهم برای نوشتن یک نامه پیشنهاد شغلی عالی
نامه پیشنهاد شغلی می تواند رسمی یا ابزاری عالی باشد تا به نامزد شما بینشی نسبت به فرهنگ شرکت بدهد و آنها را برای همکاری با شما هیجان زده کند.
بهترین حروف واضح، مختصر و قابل فهم هستند و در عین حال حرفه ای و دوستانه هستند.
- شخصی باشید
- از اصطلاحات و اصطلاحات فنی پرهیز کنید
- هر اصطلاح و مفهوم پیچیده را ساده کنید
- اطمینان حاصل کنید که قانونی نامه را تأیید می کند اما شامل شرایط قانونی نمی شود – این یک قرارداد کاری نیست
- از صدای فعال برای نگه داشتن شمارش معکوس کلمه و نوشتن مستقیم خود استفاده کنید
- از ساختارهای جملات ساده ای استفاده کنید که پیروی از آنها آسان است
- سرصفحه‌های فرعی و نقاط گلوله را اضافه کنید تا نامه شما برای خواندن ساده باشد و نامزد شما بتواند بدون تلاش برای یافتن اطلاعات، آنچه را که پیشنهاد می‌شود ببیند.
- مطمئن شوید که هیچ ابهامی وجود ندارد
مراحل پایانی پیشنهاد شغلی
پیشنهاد کار را تحویل دهید
نحوه ارائه پیشنهاد شغلی به اندازه نحوه نگارش و محتوای آن مهم است. اکثر پیشنهادات شغلی از طریق ایمیل ارسال می شوند، اما ممکن است روش بهتری برای نامزد مورد نظر مناسب تر باشد، بنابراین اولویت های ارتباطی نامزد را در نظر بگیرید. همچنین ایده خوبی است که با نامزد پیگیری کنید، به خصوص اگر مهلت پیشنهادی را در نظر گرفته باشید.
در نهایت، از هرگونه اشتباه ارتباطی یا زبانی که می تواند به سازمان شما به عنوان یک برند کارفرما آسیب برساند، اجتناب کنید.
رسیدگی به مذاکرات و پیشنهادات متقابل
ممکن است متوجه شوید که نامه شما جرقه مذاکرات یا پیشنهادات متقابلی می دهد. این مشکلی نیست – حتی ممکن است برای رابطه طولانی مدتی که با نامزد ایجاد می کنید بسیار مثبت باشد. همچنین بسیار ارجح است که بدانید کاندید چه می‌خواهد و چرا به طور بالقوه او را به پذیرش پیشنهادی تشویق نکرده‌اید، بنابراین شفافیت و ارتباطات باز را تشویق کنید.
بهترین راه برای رسیدن به این هدف از طریق:
- آماده شدن برای پاسخ کاندیدا
- انعطاف پذیر بودن و تمایل به مذاکره در چارچوب منطقی و بر اساس استانداردهای صنعت
- آگاهی از محدودیت ها و پیامدهای قانونی
از کاندید بخواهید سوالاتی را برای شما بفرستد، به آنچه می گویند گوش دهید و کل فرآیند را به عنوان یک مکالمه دو طرفه در نظر بگیرید نه اینکه فقط یک پیشنهاد بفرستید و منتظر پاسخ بله یا خیر باشید.
برای جمع بندی
نامه پیشنهاد شغلی می تواند گلوله نقره ای باشد که نامزدهای برتر شما را به خطر می اندازد.
دیدگاهتان را بنویسید