هنگامی که به خوبی اجرا شود، انواع خاصی از بازخورد می تواند کارکنان را غنی کند و عملکرد آنها را تقویت کند. ورودی‌هایی که رفتارهای مولد را تشویق می‌کنند و محدودیت‌ها را برطرف می‌کنند، افراد را قادر می‌سازد تا بیشتر بدهند و بیشتر رشد کنند.
با توجه به داده های جمع آوری شده توسط هاروارد بیزینس ریویو در مورد نگرش کارکنان نسبت به بازخورد، آنها بسیار پذیرای آن هستند. در پاسخ به این سوال که چه چیزی در حرفه آنها مفیدتر بوده است، 72 درصد اظهار داشتند که اگر بازخورد اصلاحی از مدیران خود دریافت کنند، عملکردشان بهبود می یابد.
منابع انسانی می تواند در حصول اطمینان از اینکه بازخورد باکیفیت در سرتاسر سازمان صورت می گیرد، رهبری کند. این مقاله به چیستی بازخورد در محل کار، چرایی اهمیت آن، انواع مختلف بازخورد و نکاتی برای ارائه موثر آن می‌پردازد.
مطالب
بازخورد در محل کار چیست؟
اهمیت ارائه بازخورد موثر
پرورش فرهنگ بازخورد در سازمان ها
انواع مختلف بازخورد
روش های بازخورد موثر
نکاتی برای ارائه بازخورد موثر
بازخورد در محل کار چیست؟
بازخورد در محل کار، فرآیند ارائه مشاهدات و پیشنهادهایی است که رفتار خوب را تقویت می‌کند و زمینه‌های بهبود را برای کمک به کارکنان برای افزایش عملکردشان مشخص می‌کند.
رهبران باید به‌روزرسانی‌ها و راهنمایی‌های مداوم عملکرد را برای ایجاد یک رابطه خوب با اعضای تیم و حفظ آنها در مسیر موفقیت ارائه دهند. بازخورد موثر کاری را که کارکنان به درستی انجام می دهند تشویق می کند و هر چیزی را که آنها را به سمت اشتباه سوق می دهد اصلاح می کند.
اهمیت ارائه بازخورد موثر
استفاده از روش‌های بازخورد مؤثر در استراتژی مدیریت عملکرد، توسعه کارکنان را تقویت می‌کند. مزایایی که این پشتیبانی برای سازمان ایجاد می کند عبارتند از:
- روابط قوی تر : گفتگوی باز در مورد عملکرد، روابطی را ایجاد می کند که در آن صداقت و آسیب پذیری قابل قبول است. گرفتن و دریافت بازخورد راحت به افراد اجازه می دهد تا در مورد مبارزات خود باز باشند، از تعارض اجتناب کنند و احساس کنند بیشتر با یکدیگر مرتبط هستند. دانستن این که نقاط قوت آنها نیز به رسمیت شناخته می شود، باعث ایجاد اعتماد می شود.
- کار متمرکز : زمانی که کارمندان از میزان برآورده کردن انتظارات آگاه باشند، می توانند روی قوی ماندن تمرکز کنند یا روی آنچه که برای بهبود نیاز دارند کار کنند. این کار از هدر رفتن تلاش جلوگیری می کند و خطاها را کاهش می دهد.
- رشد کارکنان : جلسات بازخورد به کارکنان توجه فردی و فرصت شنیده شدن را می دهد. آنها همچنین یاد می گیرند که دیگران چگونه آنها را درک می کنند و می توانند شروع به درک بهتر خود کنند. این نوع محیط پرورشی اجازه می دهد تا بینش از بازخوردها در آن غوطه ور شود و به آنها انگیزه می دهد تا خودشان را برای دستیابی به اهداف بیشتر تحت فشار قرار دهند.
- مشارکت بهتر کارکنان : صرف زمان برای ارائه بازخورد نشان می دهد که کارکنان ارزشی برای ارائه به سازمان دارند. دانستن مسائل مربوط به عملکرد آنها می تواند به کارمندان کمک کند تا با شغل خود تعامل بیشتری داشته باشند. در واقع، داده‌های نرم‌افزار بررسی پالس از Officevibe نشان داد که 40٪ از کارگران وقتی بازخورد کمی می‌شنوند یا اصلاً بازخورد نمی‌شنوند، از کار خارج می‌شوند.
پرورش فرهنگ بازخورد در سازمان ها
منابع انسانی برای شکل‌دهی جو محیط کار، از جمله پرورش فرهنگ بازخورد، مرکزی است.
در اینجا چند راه وجود دارد که منابع انسانی می تواند استفاده از بازخورد را پیاده سازی و ترویج کند:
- اطمینان حاصل کنید که مکانیسم های بازخورد در سراسر سازمان وجود دارد : ممکن است زمان جایگزینی ساختار بررسی عملکرد سالانه با رویکرد مربیگری مداوم برای مدیریت عملکرد باشد. وقتی مدیران به صورت هفتگی یا دو هفته‌ای یک به یک با کارمندان ملاقات می‌کنند، جریانی طبیعی ایجاد می‌کند و بازخورد را مرتبط نگه می‌دارد. همچنین باید فرصت هایی برای کارمندان وجود داشته باشد تا به یکدیگر و رهبران بازخورد ارائه کنند.
- ارائه آموزش در مورد بازخورد در محل کار : همه باید با بایدها و نبایدهای نحوه ارائه و دریافت بازخورد راه حل محور آشنا باشند. نوعی آموزش برای رهبران و اعضای تیم ضروری خواهد بود. این ممکن است شامل آموزش مدیران و توضیح نحوه عملکرد فرآیند بازخورد به کارکنان باشد.
- بازخورد کارمندان را جمع آوری کرده و بر اساس آن عمل کنید : به کارمندان اجازه دهید تا از طریق نظرسنجی ها و گروه های متمرکز در عملیات روزمره یا برای ابتکارات آتی صدای خود را داشته باشند. از نظرات آنها برای ایجاد استراتژی ها و بهبودها استفاده کنید. حتماً به نحوه تأثیر مشارکت آنها بر تغییر اشاره کنید. یک مطالعه موسسه Qualtrics XM نشان داد که اکثر کارگران از نقش‌ها و صنایع مختلف وقتی می‌بینند که بازخوردشان به آنها گوش داده و عمل می‌کند، مایلند فراتر از آنچه از آنها انتظار می‌رود، انجام دهند.
- بازخورد را به یک فرآیند ایمن تبدیل کنید : کارکنان باید احساس راحتی در دریافت و ارائه بازخورد داشته باشند. مدیران باید فضایی ایجاد کنند که از کارکنان استقبال کند تا در جلسات بازخورد آزادانه صحبت کنند و خودشان باشند. روش‌های بازخورد ناشناس می‌تواند امنیت بیشتری را برای بیان پاسخ‌های معتبر به کارکنان بدهد.
- فرصت‌های بازخورد عمومی را تشویق کنید : بحث‌های گروهی بازخورد را آشکارا منتشر می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد افکار خود را با یکدیگر و رهبران برای تقویت ارتباطات بیان کنند. جلسات تیم و شرکت برای جشن گرفتن دستاوردها، راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن بازخورد مثبت با همه است.
نکته HR
منابع انسانی می تواند با الگوبرداری از شیوه های بازخورد، نمونه ای برای بقیه شرکت ها باشد. سیستم های بازخورد را برای تیم های منابع انسانی ایجاد کنید و از همه کارمندان در مورد خدمات منابع انسانی بازخورد دریافت کنید.
انواع مختلف بازخورد
بازخورد به اشکال مختلف ارائه می شود و برخی از آنها مفیدتر از دیگران هستند. بیایید به چندین نوع بازخورد و نحوه عملکرد آنها در محل کار نگاه کنیم:
1. بازخورد مثبت
بازخورد مثبت رفتاری را تأیید و تقویت می کند که نتایج مطلوب را ایجاد می کند. این راهی برای تشویق افراد به استفاده از نقاط قوت خود در حین انجام مسئولیت‌هایش است.
انواع بازخورد مثبت
1. تمجید و قدردانی : این یک تمجید شفاهی برای کاری است که یک کارمند انجام داده است که موفق بوده و به نفع تیم یا سازمان او بوده است. این می تواند به صورت خصوصی و فردی یا عمومی برای قدردانی از موفقیت یک فرد یا یک گروه ارائه شود.
مثال: «توجه شما به جزئیات مثال زدنی است. تشخیص خطا در این داده‌ها باعث شد تا ساعت‌های زیادی از وقت تلف‌شده در امان باشیم.»
2. بازخورد مبتنی بر عملکرد : این بازخورد خاص در مورد دستاوردهای ارائه شده در طول یک جلسه یک به یک یا یک بررسی رسمی عملکرد است.
مثال : “شما از اینکه چقدر سریع نقش جدید خود را یاد می گیرید، از انتظارات من فراتر رفته اید. سخت کوشی و تمایل شما به پرسیدن سوالات به من نشان می دهد که به گسترش دانش و توانایی های خود ادامه خواهید داد.”
تاثیر بازخورد مثبت بر کارکنان
جای تعجب نیست که بازخورد مثبت تأثیر مثبتی بر کارمندان دارد. اثرات آن عبارتند از:
- هنگامی که مردم می بینند که تلاش های آنها مورد توجه و قدردانی قرار می گیرد، تعامل کارکنان بهبود می یابد. طبق یک مطالعه گالوپ، 67 درصد از کارمندانی که معتقدند مدیر آنها نقاط قوت آنها را می داند، با کار خود درگیر هستند.
- بهره وری افزایش یافته زیرا کارکنان درک می کنند که برای برآورده کردن استانداردهای مورد انتظار چه کاری باید انجام دهند
- فرهنگ سازمانی قوی تر، زیرا افراد در رشد و توسعه خود احساس حمایت می کنند.
نکته HR
به رهبران یادآوری کنید که اقدامات مثبت کارکنان را با اهداف و ارزش های سازمانی مرتبط کنند. روشن کنید که چگونه تلاش های خاص آنها در خدمت ماموریت شرکت است.
2. بازخورد سازنده
بازخورد سازنده از مشاهدات و توصیه‌ها برای تمرکز بر زمینه‌های بهبودی استفاده می‌کند که به رشد و پیشرفت فرد کمک می‌کند. به جای اینکه قضاوت فرد باشد، بر کار متمرکز است.
به عنوان مثال : “مهلت این پروژه به سرعت نزدیک می شود، اما شما به من از پیشرفت خود اطلاع نداده اید. اگر هر جمعه صبح به من یک به روز رسانی بدهید مفید خواهد بود. آیا این برای شما امکان پذیر است یا ایده دیگری دارید که ممکن است بهتر عمل کند؟»
روش های ارائه بازخورد سازنده
تکنیک های زیادی برای ارائه بازخورد سازنده وجود دارد، مانند موارد زیر:
- بررسی همتایان
- بازخورد مکالمه همتا به همتا
- ارزیابی های عملکرد
- بازخورد 360 درجه
- جلسات کوچینگ و منتورینگ
- هدف گذاری و پیگیری
- تمرینات تیم سازی
- برنامه های توسعه حرفه ای
- نظرسنجی آنلاین و فرم های بازخورد.
نحوه ارائه بازخورد سازنده
منابع انسانی باید مدیران را در مورد نحوه ارتباط بازخورد سازنده راهنمایی کند. در اینجا چند نکته برای اطمینان از بازخورد سازنده موفق آورده شده است:
- از یک مشاهده خاص برای توصیف رفتار یا مهارتی که باید بهبود یابد استفاده کنید
- عینی بمانید و کارمند را سرزنش نکنید یا اجازه ندهید احساسات شخصی شما در مورد آنها بر نحوه بیان بازخورد شما تأثیر بگذارد.
- راه حل های عملی برای اینکه چگونه یک کارمند می تواند بهبود یابد، پیشنهاد دهید
- از کارمند بپرسید که برای افزایش دانش یا تغییر رفتارشان به چه نوع حمایتی نیاز دارند
- به توانایی کارمند برای غلبه بر ضعف اعتماد کنید.
3. بازخورد منفی یا مخرب
بازخورد منفی به اشتراک گذاشتن افکار اصلاحی در مورد رفتارهای ناخوشایند با لحنی تحقیرآمیز و متهم کننده است. این هشدار دادن به کسی برای اشتباهاتش بدون ارائه پشتیبانی است.
معمولاً بازخورد منفی با بازخورد سازنده اشتباه گرفته می‌شود، زیرا هر دو برای به چالش کشیدن و تغییر جهت دادن شخصی هستند. با این حال، آنها در واقع متضاد هستند. بازخورد منفی مخرب است و تنها با تمرکز بر معایب فرد، او را از پا در می آورد. بازخورد سازنده قصد دارد کسی را تشویق کند تا از اشتباهات خود درس بگیرد و وضعیت خود را بهبود بخشد.
نمونه هایی از بازخورد منفی/مخرب
جنبه های خاصی از بازخورد منفی آن را از سازنده متمایز می کند. در زیر ویژگی های بازخورد منفی همراه با مثال ذکر شده است:
- فقدان جزئیات: «ارائه شما وحشتناک بود. دفعه بعد درستش کن.»
- حملات شخصی : “وقتی در حین ارائه این شوخی را انجام دادید، مضحک به نظر می رسید.”
- بدون تشخیص مثبت : “گزارش یک فاجعه کامل است.”
- تعمیم بیش از حد : “شما هرگز کاری را به روش درست انجام نمی دهید.”
- عدم ارائه راه حل یا راهنمایی : “شما باید دریابید که چگونه بهتر عمل کنید.”
- ناکامی در تشویق رشد : “اگر نمی توانید این کار ساده را انجام دهید، یک هدف گمشده هستید.”
اثرات بازخورد منفی/مخرب بر کارکنان
بازخورد اکیدا منفی می تواند برخی از رفتارهای ناخواسته در محل کار، مانند آزار و اذیت را متوقف کند، اما معمولاً به خوبی دریافت نمی شود.
برخی از راه‌هایی که بازخورد مخرب تأثیر منفی می‌گذارد شامل موارد زیر است:
- عدم بهبود : تحقیقات انجام شده توسط داوطلبان دکترا در مدرسه بازرگانی هاروارد نشان داد که بازخورد منفی همکاران به ندرت منجر به بهبود می شود. در عوض، کارمندان در این مطالعه نقش خود را طوری تنظیم کردند که از همکاران انتقادی دور شوند و با افرادی که ورودی مثبت بیشتری ارائه می‌دهند، شبکه‌هایی تشکیل دهند.
- خستگی : یک مطالعه رفتار سازمانی نشان داد که کارکنانی که بازخورد منفی از سرپرست خود دریافت می کنند، احساس شرمندگی شخصی می کنند. این منجر به خستگی عاطفی در پایان روز کاری می شود.
- روحیه پایین تر : کارمندانی که از بازخورد منفی احساس آسیب یا عصبانیت می کنند، روحیه خود را در مورد شغل و شرکت کاهش می دهند. آنها انگیزه کمتری برای عملکرد خوب خواهند داشت، به خصوص اگر برای یادگیری نحوه بهبود الهام یا حمایت نشده باشند.
4. بازخورد مربیگری
بازخورد کوچینگ یک رویکرد عملی است که در آن کوچ به عنوان راهنمای توسعه خودراهبر مربی عمل می کند. مربی گوش دادن فعال را تمرین می کند، سؤالات تأملی مطرح می کند و با مربی همکاری می کند تا استراتژی هایی برای موفقیت بهتر در نقش خود برنامه ریزی کند.
نمونه هایی از بازخورد مربیگری
بازخورد کوچینگ نباید برای مدیریت یا برای موقعیت هایی که نیاز به پشتیبانی اضافی ندارند استفاده شود. با این حال، سناریوهای مختلفی وجود دارد که بازخورد مربیگری به خوبی کار می کند.
در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- یک مدیر متوجه می شود که یک کارمند بارها و بارها دیر سر کار می آید و تلاش کمتری برای وظایف خود می کند. مدیر می تواند جلسات مربیگری را راه اندازی کند تا دریابد که چرا کارمند با مشکل مواجه است و به چه نوع حمایتی برای بازگشت به مسیر نیاز دارد.
- یک تازه استخدام شده هیچ تجربه ای با سیستم نرم افزاری شرکت ندارد. یک کارمند باتجربه را می توان تعیین کرد تا بفهمد منحنی یادگیری آنها کجاست و بینشی در مورد به حداکثر رساندن نرم افزار برای نقش خود ارائه دهد.
- یک کارمند آرزوی انتقال به یک نقش نظارتی را دارد. مدیر آنها می تواند آنها را در مورد توانایی ها و تجربیاتی که باید کسب کنند راهنمایی کند و به آنها کمک کند فرصت هایی برای این کار پیدا کنند.
- یک شریک تجاری منابع انسانی یا مربی خارجی می‌تواند با مدیری کار کند که می‌خواهد رفتارهای جدیدی ایجاد کند که به رشد آنها به عنوان یک رهبر و حمایت بهتر از سازمان کمک کند.
روش های بازخورد موثر
اجرای استراتژی بازخورد بدون وجود چارچوبی چالش برانگیز است. پیروی از یک مدل بازخورد می تواند اطمینان حاصل کند که بازخورد موثر به طور یکنواخت در سراسر شرکت انجام می شود.
در اینجا مروری مختصر از پنج بازخورد در مدل های محل کار است که می توانید در نظر بگیرید:
مدل SBI
مدل موقعیت-رفتار-تاثیر را می توان هم برای بازخورد مثبت و هم برای بازخورد سازنده استفاده کرد و دارای سه مرحله مختصر است:
- روشن کردن وضعیت به تفصیل
- توصیف عینی رفتارهای مشاهده شده.
- توضیح تأثیر رفتار (پیامدهای مثبت یا منفی).
مدل STAR
مدل موقعیت-وظیفه-عمل-نتیجه بازخورد واقعی متمرکز بر رفتار ارائه می دهد. اجزای آن عبارتند از:
- موقعیت/وظیفه : توضیح زمینه یک موقعیت یا وظیفه.
- اقدام : ارائه جزئیات در مورد نحوه رسیدگی به یک موقعیت.
- نتیجه : توصیف آنچه که اقدام به دست آورد و چرا مؤثر یا ناکارآمد بود.
مدل AID
مدل اقدام-تاثیر-نتیجه مطلوب برای عملکرد ضعیف یا موقعیت‌های سوء رفتار مناسب است. این بر رفتار متمرکز است، نه شخص، و از طریق سه عنصر عمل می کند:
- اقدام – ارائه نمونه های خاص از آنچه انجام شده یا انجام نشده است.
- تأثیر – توضیح اینکه چگونه عمل بر وضعیت تأثیر می گذارد.
- نتیجه مطلوب – پیشنهاد کاری که می توان برای تغییر یا بهبود رفتار انجام داد.
مدل ساندویچ بازخورد
هدف مدل ساندویچ بازخورد ایجاد تعادل بین جنبه های مثبت و منفی بازخورد است. با شناخت نقاط قوت شروع می شود. بخش میانی برای اشاره به مناطق بهبود است. سپس با تأیید دیگری به پایان می رسد. این بازخورد را خاص می‌کند، اما انتقاد را ملایم‌تر می‌کند و حمایت‌کننده‌تر می‌شود.
مدل رشد
مدل هدف-واقعیت-گزینه-اراده با راهنمایی کارکنان از طریق مراحل زیر رویکرد مربیگری/مرشگری بیشتری را برای بازخورد اتخاذ می کند:
- هدف : تعریف آرمان های آنها.
- واقعیت : شناسایی وضعیت فعلی آنها و منابع موجود.
- گزینه ها : بررسی سناریوهای مختلف برای دستیابی به هدف.
- اراده : تعهد به برنامه و پاسخگویی برای رسیدن به هدف.
نکاتی برای ارائه بازخورد موثر
منابع انسانی باید نقش مشاوره ای در تشویق بازخورد در سراسر سازمان داشته باشد و برای ارائه کمک و راهنمایی مجهز باشد.
در اینجا چند نکته برای دانستن و به اشتراک گذاشتن نحوه ارائه بازخورد مؤثر وجود دارد:
- با بازخورد به موقع باشید: بازخورد زمانی بسیار مفید است که بتوان آن را به صورت مداوم یا بلافاصله پس از وقوع موقعیتی که نیاز به توجه دارد ارائه کرد.
- در مورد محل ارائه بازخورد انتخابی باشید : بازخورد مثبت را می توان به طور غیررسمی تقریباً در هر زمینه محل کار به اشتراک گذاشت. این می تواند یک اشاره مختصر به صورت فردی یا از طریق تمجید و قدردانی عمومی باشد. از سوی دیگر، بازخورد سازنده همیشه باید در یک محیط منزوی تر به اشتراک گذاشته شود. این باید یک به یک برای یک فرد و در یک مجموعه کوچک برای بازخورد تیم باشد.
- لحن مناسب را برای بازخورد تنظیم کنید : لحن خنثی و حرفه ای را برای جلسات بازخورد حفظ کنید. اگر احساس می‌کنید درگیر خشم یا ناامیدی هستید، بازخوردی ارائه ندهید. دوستانه رفتار کنید اما در هنگام ارائه هر نوع بازخوردی خیلی معمولی یا خنده دار رفتار نکنید زیرا ممکن است غیر صادقانه به نظر برسید.
- اطمینان حاصل کنید که درک متقابل وجود دارد : به کارمند فرصت دهید تا در گفتگو شرکت کند و احساس کند شنیده می شود. قبل از پایان جلسه، نکات اصلی را که با کارمند صحبت کرده اید خلاصه کنید. دریابید که آیا آنها بازخورد را تأیید می کنند و مراحل بعدی را درک می کنند.
برای جمع بندی
کارمندان باید بدانند که چه کاری را به خوبی انجام می دهند و چه کاری انجام می دهند یا فاقد آن هستند که آنها را عقب نگه می دارد. کارمندان زمانی می توانند پیشرفت کنند که مدیران بازخورد معنادار را با هم در میان بگذارند و سازمان ها یک فرهنگ بازخورد سالم ایجاد کنند.
منابع انسانی باید ستون فقرات این جنبه حیاتی مدیریت عملکرد با تشویق انواع مناسب بازخورد و ارائه پشتیبانی برای رهبران در تلاش‌های بازخوردشان باشد.
دیدگاهتان را بنویسید