تجزیه و تحلیل مسئله در منابع انسانی: 5 تکنیک حل مسئله

تجزیه و تحلیل مشکل یک رشته منابع انسانی ضروری است که به چابکی سازمانی کمک می کند و به نتایج کسب و کار کمک می کند. برای اینکه کسب و کار شما جلوتر از منحنی باشد، تیم شما باید به طور منظم تجزیه و تحلیل مشکل را در منابع انسانی انجام دهد، که شامل ارزیابی مسائل مربوط به منابع انسانی و پیشنهاد راه حل است.

با شناسایی فعالانه مناطق برای بهبود و اجرای راه‌حل‌های عملی، متخصصان منابع انسانی می‌توانند موقعیت‌هایی را که مانع از پیشرفت کسب‌وکار می‌شوند را درک کنند و سپس فرصت‌های بالقوه بهبود را ایجاد کنند.

مطالب
تحلیل مسئله چیست؟
نمونه هایی از زمانی که منابع انسانی می تواند تجزیه و تحلیل مشکل را انجام دهد
5 تکنیک های تجزیه و تحلیل مسئله
نحوه انجام تجزیه و تحلیل مسئله

تحلیل مسئله چیست؟

تحلیل مشکل در منابع انسانی فرآیند شناسایی، ارزیابی و پیشنهاد راه حل های ممکن برای مسائل مرتبط با منابع انسانی در یک سازمان است. این شامل تجزیه و تحلیل فرآیندها و سیاست های مرتبط با منابع انسانی و محل کار، شناسایی زمینه های بهبود و در نهایت اجرای راه حل هایی است که اثربخشی و کارایی کسب و کار را افزایش می دهد. با توجه به اینکه شرکت‌های بیشتری از بینش‌های کلان داده استفاده می‌کنند، منابع انسانی مجهزتر از همیشه برای مشارکت در تجزیه و تحلیل مشکل مبتنی بر داده‌ها است.

با استفاده از تجزیه و تحلیل مشکل در منابع انسانی، می‌توانید جلوتر از منحنی باشید و اطمینان حاصل کنید که سازمان‌های شما برای برآوردن نیازهای در حال تغییر کسب‌وکار مجهز هستند. علاوه بر این، این تیم شما را قادر می‌سازد تا در رویکرد خود استراتژیک‌تر و فعال‌تر شود و به موفقیت کلی سازمان کمک کند.

چرا منابع انسانی باید تجزیه و تحلیل مشکل را انجام دهد؟

تجزیه و تحلیل مشکل به تیم های منابع انسانی کمک می کند تا مسائل فعلی و آینده را درک کنند و در عین حال طیف وسیعی از فرصت های بهبود ممکن را از طریق استفاده از یک روش منطقی در تعیین دقیق مشکلات، تجزیه و تحلیل علل و ارزیابی موثر راه حل ها ایجاد کنند. همچنین تیم شما را قادر می‌سازد تا به جای نتیجه‌گیری سریع به نتایجی که ممکن است نتایج متفاوتی داشته باشد و در نهایت برای شرکت پرهزینه باشد، وضعیت را به طور کامل بررسی کنند.

نمونه هایی از زمانی که منابع انسانی می تواند تجزیه و تحلیل مشکل را انجام دهد

1. مدیریت تغییر

مدیریت تغییر فرآیند هدایت افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها از طریق فرآیند انتقال از ساختار سازمانی فعلی به ساختار سازمانی مطلوب آینده است. این می تواند شامل سیستم ها، فرآیندها، فناوری ها، ساختارهای تیمی و/یا تغییرات فرهنگی باشد.

هدف از مدیریت تغییر، به حداقل رساندن اختلالات و اثرات منفی و در عین حال به حداکثر رساندن مزایای تغییر است. همانطور که می توانید تصور کنید، این یک تغییر قابل توجه در روش کار شرکت شما است و بسیاری از مشکلات احتمالی می تواند در طول این تغییر ایجاد شود.

یکی از مشکلات رایجی که در این زمان به وجود می آید، مشکلات ارتباطی است. کارمندان شما ممکن است نیازی به تغییر را زمانی که به درستی اطلاع رسانی نشده است نبینند. با استفاده از تجزیه و تحلیل مشکل، منابع انسانی می تواند راه حل هایی برای این موضوع حتی قبل از وقوع پیدا کند.

برنامه ریزی نیروی کار

برنامه ریزی نیروی کار پیش بینی و همسو کردن نیازهای کارکنان سازمان با اهداف و مقاصد تجاری آن است. این شامل تجزیه و تحلیل داده‌های نیروی کار فعلی، پیش‌بینی روندهای آتی و نیازهای مهارتی، و توسعه استراتژی‌هایی برای رسیدگی به شکاف‌ها یا مازاد نیروی کار است.

تجزیه و تحلیل مشکل می تواند به تیم شما کمک کند تا اطمینان حاصل کند که سازمان افراد مناسب، با مهارت های صحیح، در مکان مناسب و در زمان مناسب برای رفع نیازهای تجاری خود دارد.

پیش بینی مشکلات آینده

همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل پیش بینی شناخته می شود، یک جزء تجزیه و تحلیل داده است که از الگوریتم های آماری و یادگیری ماشین برای تعیین احتمال پیشرفت های آینده بر اساس داده های تاریخی استفاده می کند.

هدف تجزیه و تحلیل پیش بینی، پیش بینی رویدادهای آینده با تجزیه و تحلیل الگوها و روندها در داده های گذشته است. در HR، می توان از آن در تجزیه و تحلیل مسئله برای پیش بینی مسائلی که ممکن است در آینده پیش بیاید، استفاده کرد، مانند زمانی که یک کارمند تصمیم می گیرد شرکت را ترک کند.

مدیریت استعداد

مدیریت استعداد شامل کلیه فعالیت های منابع انسانی با هدف جذب، توسعه، ایجاد انگیزه و حفظ کارکنان با عملکرد برتر می باشد. بنابراین یکی از وظایف اساسی منابع انسانی است. تیم های منابع انسانی شما می توانند از تجزیه و تحلیل مشکل برای کمک به شناسایی نگرانی های استخدام، مشارکت کارکنان یا شکاف مهارت ها استفاده کنند.

استخدام کردن

استخدام به شناسایی، جذب و استخدام نامزدهای شغلی واجد شرایط برای سازمان شما اشاره دارد. این فرآیند معمولاً شامل تبلیغات فرصت های شغلی، بررسی رزومه، انجام مصاحبه و ارائه پیشنهادهای شغلی است.

یکی از چالش‌های رایج استخدام، کشف چگونگی استخدام سریع استعدادها است. طبق گفته OfficeVibe، استعدادهای برتر در عرض 10 روز از بازار کار خارج می شوند، بنابراین اگر می خواهید افراد با عملکرد بالا را استخدام کنید، سازمان شما باید سریع عمل کند. تجزیه و تحلیل مشکل می تواند به شما در درک تنگنا و راه حل های ممکن برای پیگیری سریع فرآیند استخدام کمک کند.

5 تکنیک های تجزیه و تحلیل مسئله

تکنیک‌های حل مسئله، روش‌های سیستماتیک برای کمک به تیم‌ها از طریق یک روش گام به گام، شروع از شناسایی مسائل یا مشکلات، ایجاد راه‌حل‌های بالقوه، و سپس تعیین مناسب‌ترین راه‌حل برای استفاده است. یافتن راه حل مناسب برای مشکلات پیچیده می تواند چالش برانگیز باشد. با این حال، استفاده از روش و روش صحیح می تواند روند را برای تیم شما ساده کند.

انواع تکنیک های تجزیه و تحلیل مشکل وجود دارد که می توانید برای شناسایی چالش های مرتبط با منابع انسانی خود از آنها استفاده کنید. بیایید 5 نوع را که باید در نظر بگیریم باز کنیم:

1. تجزیه و تحلیل درخت مسئله

تجزیه و تحلیل درخت مشکل، که به آن تحلیل موقعیتی نیز می گویند، یک نمودار جریان است که با ترسیم مسائل اصلی و علل و اثرات آنها به یافتن راه حل کمک می کند. این تحلیل دارای 3 مرحله است:

1. شناسایی جنبه های منفی وضعیت موجود و علل و آثار آن.
2. تبدیل مسائل به اهداف راه حل – که می توانید آنها را به یک درخت هدف گروه بندی کنید.
3. تعریف محدوده پروژه راه حل در تحلیل استراتژی

این تجزیه و تحلیل مشکل می تواند برای تیم های منابع انسانی بسیار مفید باشد و زمانی که به عنوان یک کارگاه آموزشی با ذینفعان انجام شود و همه بتوانند نظرات خود را در مورد وضعیت موجود به اشتراک بگذارند بسیار ارزشمند است.

مثالی که در آن می توانید از این مدل تحلیل مسئله استفاده کنید، رفاه و شادی کارکنان است. شما می توانید گروه کوچکی از کارمندان را گرد هم بیاورید تا جنبه های منفی رفاه آنها را در محل کار شناسایی کنید، راه هایی برای تبدیل آن مشکلات به اهداف مانند مزایا یا مزایای جدید بیابید، و سپس یک محدوده پروژه برای بازگرداندن به منابع انسانی بسازید. تیم برای اجرای اهداف

2. تحلیل علت ریشه ای

ممکن است تیم شما بداند مشکلی وجود دارد اما نداند این مشکل از کجا نشات می‌گیرد. در آن صورت، ممکن است برای تعیین علت دقیق و یافتن راه حل، یک تحلیل علت ریشه ای (RCA) لازم باشد. هدف RCA رسیدن به قلب مشکل و یافتن راه حل دائمی به جای درمان ساده علائم است.

در منابع انسانی، تجزیه و تحلیل علت ریشه ای می تواند برای شناسایی و رسیدگی به مسائل مختلف، مانند جابجایی بالای کارکنان، روحیه پایین، یا برنامه های آموزشی ناکافی استفاده شود. این فرآیند شامل جمع‌آوری داده‌ها در مورد مشکل از طریق مصاحبه‌های خروج، نظرسنجی کارکنان و معیارهای عملکرد و تجزیه و تحلیل این داده‌ها برای شناسایی علت اصلی مشکل است.

به عنوان مثال، اگر علت اصلی جابجایی بالای کارکنان، شیوه‌های مدیریت ضعیف باشد، منابع انسانی می‌تواند با مدیران برای توسعه و اجرای برنامه‌های آموزشی جدید برای رسیدگی به این موضوع همکاری کند. با استفاده از تحلیل علت ریشه ای، منابع انسانی می تواند راه حل های موثر و پایداری را برای بهبود رضایت کارکنان و کاهش گردش مالی پیاده کند.

3. تجزیه و تحلیل CTWOE

CTWOE ابزاری است که در تفکر سیستمی و روش شناسی سیستم های نرم برای تحلیل و ارزیابی مسائل و موقعیت های پیچیده استفاده می شود. مخفف مخفف عناصر زیر است:

• ج – مشتریان: ذینفعانی که مشکل یا راه حل بر آنها تأثیر می گذارد چه کسانی هستند؟
• الف – بازیگران: افراد درگیر در مسئله یا راه حل مورد تجزیه و تحلیل چه کسانی هستند؟
• T – فرآیند تبدیل: چه فرآیندهایی باید برای حل مشکل تغییر کنند؟
• W – جهان بینی: چه جهان بینی یا ارزش هایی زیربنای مشکل یا راه حل است؟
• O – مالک: چه کسی مسئول تجزیه و تحلیل مشکل یا راه حل است؟
• E – محدودیت های محیطی: چه عوامل فیزیکی، سیاسی یا اقتصادی ممکن است بر مشکل یا راه حل تأثیر بگذارد؟

با در نظر گرفتن هر یک از این عناصر، تجزیه و تحلیل CATWOE یک دید جامع از یک مشکل یا راه حل ارائه می دهد و افراد و سازمان ها را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه و توسعه استراتژی های موثر را ایجاد کنند.

به عنوان مثال، در مورد روحیه پایین کارکنان، تجزیه و تحلیل CTWOE می تواند برای شناسایی موارد زیر استفاده شود:

• مشتریان: کارمندان
• بازیگران: مدیران و متخصصان منابع انسانی
• فرآیند تحول: چگونگی بهبود روحیه کارکنان
• جهان بینی: ارزش ها و ماموریت شرکت
• مالک: منابع انسانی و مدیریت
• محدودیت های محیطی: بودجه، فرهنگ شرکت، حجم کاری و غیره.

با در نظر گرفتن هر یک از این عناصر، منابع انسانی می تواند یک استراتژی جامع برای رسیدگی به علت روحیه پایین کارکنان و بهبود تجربه کلی کارکنان ایجاد کند.

4. تحلیل Kepner Tregoe

تجزیه و تحلیل Kepner Tregoe (KT) یک روش خاص برای حل مسئله و تصمیم گیری منطقی است که توسط چارلز کپنر و بنجامین ترگو ایجاد شده است. این یک رویکرد ساختار یافته و مبتنی بر داده است که روشی سیستماتیک برای شناسایی و حل مشکلات، تصمیم گیری و ارزیابی نتایج بالقوه ارائه می دهد.

تجزیه و تحلیل KT شامل 4 مرحله اصلی است:

1. ارزیابی وضعیت: مشکل را شناسایی کنید و اطلاعات مربوطه را جمع آوری کنید.
2. تجزیه و تحلیل مسئله: علت اصلی آن را مشخص کنید.
3. تجزیه و تحلیل تصمیم: بهترین راه حل را تعیین کنید.
4. تجزیه و تحلیل مشکل بالقوه: مشکلات بالقوه را با راه حل انتخاب شده شناسایی کنید و برنامه های احتمالی را برای رسیدگی به آنها ایجاد کنید.

تجزیه و تحلیل KT می تواند به تیم شما در تصمیم گیری آگاهانه در مورد بسیاری از موضوعات مرتبط با منابع انسانی کمک کند. برای مثال، می‌تواند به شناسایی زمینه‌های بهبود در فرآیند آموزش و توسعه کمک کند و راه‌حل‌هایی را برای رسیدگی به این حوزه‌ها یا زمانی که در حال انجام مدیریت تغییر هستید، ایجاد کند.

علاوه بر این، تجزیه و تحلیل KT با سایر تکنیک های تجزیه و تحلیل مشکل متفاوت است، زیرا در صورتی که اولین راه حل شما تاثیر مورد انتظار شما را نداشته باشد، امکان یک طرح احتمالی را فراهم می کند.

5. تجزیه و تحلیل SCAMPER

SCAMPER یک تکنیک خلاقانه حل مسئله است که به تولید ایده های جدید برای محصولات، خدمات و فرآیندها کمک می کند. به عنوان مثال، در فرآیند استخدام، از SCAMPER می توان برای ایجاد رویکردهای جدید و نوآورانه برای انتخاب و ارزیابی نامزدها استفاده کرد.

SCAMPER مخفف S ubstitute، C ombine، A dapt، M odify، P ut to other use، E liminate و R everse است.

در اینجا نحوه استفاده از آن در استخدام آمده است:

1. جایگزین: اگر تیم شما یک جنبه از فرآیند استخدام را جایگزین دیگری کند چه؟ به عنوان مثال، اگر به جای مصاحبه حضوری از مصاحبه مجازی یا ویدئو کنفرانس استفاده کنید، چه؟
2. ترکیب: آیا تیم شما می تواند دو یا چند عنصر از فرآیند استخدام را ترکیب کند؟ اگر یک تکلیف کتبی را با یک مصاحبه رفتاری مخلوط کنید چه؟
3. تطبیق: اگر یک فرآیند یا تکنیک موجود را با فرآیند استخدام تطبیق دهید، مثلاً در طول فرآیند استخدام، یک پیشنهاد فروش را اتخاذ کنید و از نامزدها بخواهید که خود را به شرکت بفروشند، چه؟
4. اصلاح: آیا تیم شما قادر است جنبه خاصی از فرآیند استخدام را اصلاح، بزرگ‌نمایی یا به حداقل برساند، مانند استفاده از یک پانل مصاحبه کوچکتر یا بزرگتر یا تغییر مدت زمان مصاحبه؟
5. استفاده دیگر: آیا می توانید از رویکرد متفاوتی در فرآیند استخدام استفاده کنید؟ به عنوان مثال، اگر از یک مرکز ارزیابی برای ارزیابی مهارت های یک داوطلب به جای مصاحبه سنتی استفاده کنید، چه؟
6. حذف: اگر مرحله یا جنبه خاصی از فرآیند استخدام را حذف کنید چه؟ به عنوان مثال، اگر یکی از دورهای مصاحبه ای را که در حال حاضر برگزار می کنید حذف کنید، چه؟
7. تنظیم مجدد: آیا تیم شما می تواند ترتیب مراحل در فرآیند استخدام را مجدداً تنظیم کند یا قالب فرآیند استخدام را تغییر دهد؟ آیا می توانید ترتیب مراحل در فرآیند ارزیابی را مجدداً ترتیب دهید تا ابتدا یک تکلیف فنی تکمیل شود و بعد از آن مصاحبه مدیر استخدام تکمیل شود؟

با استفاده از تحلیل SCAMPER در فرآیند استخدام، متخصصان منابع انسانی می توانند خارج از چارچوب برای بهبود فرآیند فکر کنند.

اینها تنها تعدادی از تکنیک های حل مسئله هستند. انتخاب روش به ماهیت مشکل، منابع موجود و ترجیحات و مهارت های حل کننده ها بستگی دارد. نکته کلیدی این است که تکنیکی را انتخاب کنید که به خوبی با مشکل مورد نظر مطابقت داشته باشد و آن را به شیوه ای ساختاریافته و سیستماتیک برای دستیابی به نتیجه مطلوب به کار ببرید.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل مسئله

مرحله 1: تعیین رویکرد تجزیه و تحلیل مسئله – با تصمیم گیری در مورد رویکرد تحلیل مسئله شروع کنید. البته، انتخاب تکنیک صحیح به مشکل خاص بستگی دارد، بنابراین تیم شما باید نوع مشکل، پیچیدگی آن و منابع موجود را در نظر بگیرد. اما زیاد نگران نباشید؛ به سراغ رویکردی بروید که فکر می کنید در تعیین مشکل دقیق ترین است.

مرحله 2: مشکل را شناسایی و تعریف کنید – مشکلی را که می‌خواهید حل کنید به وضوح بیان کنید و مطمئن شوید که مشکل به خوبی تعریف شده و توسط همه ذینفعان درگیر در تجزیه و تحلیل درک شده است.

مرحله 3: تجزیه و تحلیل مشکل – تجزیه و تحلیل کامل مشکل برای تعیین علت(های) ریشه ای آن و استفاده از داده ها برای پشتیبانی از تحقیق. این تضمین می کند که درک جامعی از مشکل دارید.

مرحله 4: راه‌حل‌ها را ایجاد کنید – راه‌حل‌های ممکن برای مشکل را طوفان فکر کنید. طیف وسیعی از راه حل ها را از ساده تا پیچیده در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که گزینه های مختلفی برای انتخاب دارید.

مرحله 5: در مورد مراحل بعدی خود تصمیم بگیرید – راه حل های ایجاد شده در مرحله قبل را مرور کنید و مناسب ترین راه حل را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که ذینفعان مناسب را برای خرید و تخصیص نقش ها و مسئولیت ها برای اجرای راه حل وارد می کنید.

مرحله 6: راه حل را پیاده سازی کنید – هنگامی که راه حل مورد توافق قرار گرفت، آن را اجرا کنید. اطمینان حاصل کنید که برنامه اجرایی به خوبی اندیشیده شده است و تمام منابع لازم در محل وجود دارد.

مرحله 7: ارزیابی و تکرار – ارزیابی نتایج اجرای راه حل برای تعیین اثربخشی آن. در صورت لزوم، فرآیند تجزیه و تحلیل مشکل را برای شناسایی و حل مشکلات باقی مانده یا بهبود راه حل تکرار کنید.

خوراکی های کلیدی

• تجزیه و تحلیل مشکل در منابع انسانی چیست: تجزیه و تحلیل مشکل در منابع انسانی شامل استفاده از تکنیک های سیستماتیک برای ارزیابی مسائل مرتبط با منابع انسانی و ارائه راه حل هایی برای بهبود اثربخشی و کارایی کسب و کار است.

• چرا از تجزیه و تحلیل مشکل در منابع انسانی استفاده می شود: تیم های منابع انسانی از تجزیه و تحلیل مسئله برای درک مسائل فعلی و آینده، موقعیت های تحقیق به طور کامل و تصمیم گیری مبتنی بر داده ها استفاده می کنند.

• نمونه هایی از زمانی که از تجزیه و تحلیل مسئله استفاده می شود: منابع انسانی می تواند تجزیه و تحلیل مشکل را برای حل مسائل مربوط به مدیریت تغییر، برنامه ریزی نیروی کار، پیش بینی مشکلات آینده، مدیریت استعداد و استخدام انجام دهد.

• نمونه هایی از 5 تکنیک تجزیه و تحلیل مسئله: تجزیه و تحلیل درخت مسئله، تجزیه و تحلیل علت ریشه، تجزیه و تحلیل CTWOE، تجزیه و تحلیل Kepner Tregoe، و تجزیه و تحلیل SCAMPER برخی از ابزارهای تجزیه و تحلیل سیستماتیک هستند که تیم شما می تواند برای کمک به شما در حل مشکلات استفاده کند.