تنها الگوی نقش ها و مسئولیت هایی که در سال 2024 به آن نیاز دارید [دانلود رایگان]

چگونه می توانید یک شرح شغلی چشم نواز، جذاب و موثر بدون الگوی نقش ها و مسئولیت ها ایجاد کنید؟ پاسخ این است که بسیار سخت است، به ویژه با وجود جنگ فعلی برای استعدادها که در صنایع به شدت ادامه دارد. با این حال، اگر از یک قالب اثبات شده پیروی کنید، نه تنها استعدادهای مناسب را جذب خواهید کرد، بلکه طول عمر استخدام های خود را افزایش خواهید داد.

ما یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌های مفید Word doc ایجاد کرده‌ایم که می‌توانید هنگام تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های کارمند و تیم در سازمان از آن استفاده کنید.

مطالب
نقش ها و مسئولیت ها چیست؟
زمان استفاده از الگوی نقش ها و مسئولیت ها
الگوی نقش ها و مسئولیت های رایگان
تفاوت بین یک الگوی نقش ها و مسئولیت ها و یک الگوی RACI
نمونه هایی از نقش ها و مسئولیت ها
نمونه هایی از نقش ها و مسئولیت های شرکت
نحوه نوشتن شرح شغل
سوالات متداول

نقش ها و مسئولیت ها چیست؟

نقش ها و مسئولیت ها به وظایف و تعهدات خاصی اشاره دارد که از هر کارمند یا موقعیت در یک سازمان انتظار می رود. فهرست کردن و تعریف واضح مسئولیت‌های کلیدی در یک نقش شغلی، فرآیندها را ساده می‌کند و تضمین می‌کند که همه نقش‌ها و مسئولیت‌های اساسی به طور مؤثر انجام می‌شوند. کارکنان همچنین از آنچه از آنها انتظار می رود آگاه هستند و مسئولیت پذیری و ردیابی عملکرد را تسهیل می کنند.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، نقش و مسئولیت های شما شامل درک کامل نقش ها و مسئولیت های مختلف سازمان شما است. این به شما این امکان را می دهد که اطمینان حاصل کنید که نامزدهای مناسب با مهارت ها و تجربه مناسب برای نقش های خاص استخدام شده اند و اگر نقشی تغییر کند یا مسئولیت ها افزایش یابد، همه مسئولیت های شغلی به وضوح بیان می شود و کارمند به اندازه کافی آموزش دیده است. یک جنبه فرهنگ سازمانی نیز وجود دارد که در بالای نقش ها و مسئولیت ها در یک سازمان قرار بگیرید. هنگامی که مسئولیت‌های شغلی همه را به وضوح درک کردید، می‌توانید هرگونه همپوشانی یا ابهاماتی را که ممکن است به تنش‌ها بین اعضای کارکنان کمک کند، و ایجاد و حفظ یک محیط کاری هماهنگ‌تر را برطرف کنید.

1. مسئولیت ها چیست؟

مسئولیت های شغلی به طور کلی وظایفی را که با یک نقش خاص همراه است مشخص می کند. آنها آنچه را که از یک نفر در نقش شغلی خود انتظار می رود، تعریف می کنند، که معمولاً بر حسب نحوه مشارکت کارمند در اهداف و اهداف سازمان توصیف می شود.

2. توصیف نقش چیست؟

شرح نقش، که معمولاً شرح شغل نامیده می شود، جنبه های اساسی یک موقعیت خاص در یک سازمان را مشخص می کند. این باید بسیاری از اطلاعات مهم را پوشش دهد، از جمله:

• عنوان شغل
• خلاصه یا هدفی که هدف اصلی نقش را توضیح می دهد
• فهرست دقیق وظایف و مسئولیت ها
• صلاحیت ها و مهارت های مورد نیاز.

علاوه بر این، شرح شغل اغلب ساختار گزارشگری را مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که شخص در این نقش به چه کسی گزارش می‌دهد و در صورت لزوم، چه کسی به آنها گزارش می‌دهد، همچنین شرایط کار، غرامت و مزایا. توصیف نقش در فرآیند استخدام برای جذب نامزدهای مناسب بسیار مفید است و به عنوان مبنایی برای ارزیابی عملکرد و توسعه شغلی در سازمان عمل می کند.

3. وظایف شغلی چیست؟

وظایف شغلی فعالیت ها یا اقدامات خاصی هستند که یک کارمند باید به عنوان بخشی از شغل خود انجام دهد. آنها دستوری هستند، به وضوح تعریف می شوند و مستقیماً بر تکمیل یک پروژه خاص یا دستیابی به یک هدف تأثیر می گذارند. آنها را به عنوان عناصر اصلی یک شغل در نظر بگیرید.

نمونه کارهای شغلی

• مهندس نرم افزار: کد بنویسید، نرم افزار اشکال زدایی کنید، کد را بررسی کنید.
• طراح گرافیک: خلاصه های مشتری را بخوانید، طرح ایجاد کنید، فونت ها و رنگ ها را انتخاب کنید، تصاویر را ویرایش کنید.

وظایف در مقابل نقش ها و مسئولیت ها

بین وظایف شغلی، مسئولیت ها و نقش ها همپوشانی وجود دارد، اما آنها نیز به طور مشخص متفاوت هستند. وظایف شغلی فعالیت های خاصی هستند که یک کارمند باید انجام دهد. مسئولیت ها وظایف و تعهداتی هستند که به یک نقش شغلی مربوط می شود که شامل وظایف مختلفی می شود. نقش ها عملکرد یا موقعیت کلی یک کارمند را توصیف می کنند.

آیا می دانستید؟

وظایف شغلی می‌توانند بیشتر از مسئولیت‌ها تغییر کنند، زیرا معمولاً با تغییر خواسته‌ها یا ویژگی‌های پروژه یا هدف سازگارتر هستند. مسئولیت ها در طول زمان پایدارتر می شوند و نقش های شغلی به ندرت تغییر می کند. ممکن است فردی از یک نقش ارتقا یابد، اما بعید است که خود نقش تغییر کند، حتی اگر گهگاه گسترش یابد.

4. وظایف چیست؟

وظایف شغلی تعهدات خاصی هستند که انتظار می رود یک کارمند به عنوان بخشی از نقش خود انجام دهد. آنها اغلب رسمی تر هستند و گاهی اوقات حتی از نظر قانونی مورد نیاز هستند. وظایف معمولاً جزییات کمتری نسبت به وظایف دارند، اما بیشتر از مسئولیت ها هستند.

نمونه وظایف شغلی

• پرستار: داروهای تجویز شده توسط پزشک را تجویز کنید، علائم حیاتی بیمار را کنترل کنید و پرونده بیمار را نگهداری کنید.
• معلم: ارائه درس، تعیین تکالیف و نمره دادن به آنها و شرکت در کنفرانس های اولیا و مربیان.
• نگهبان امنیتی: محل های گشت زنی، نظارت بر دوربین های نظارتی و گزارش فعالیت های مشکوک.

وظایف شغلی در مقابل مسئولیت ها

اگر وظایف شغلی فعالیت‌های مفصلی هستند که یک کارمند باید انجام دهد تا مسئولیت‌های خود را برآورده کند، وظایف شغلی چندین وظیفه هستند که در کنار هم قرار می‌گیرند و با تعهداتی که یک کارمند به کارفرمای خود دارد، همسو می‌شوند. آنها رسمی تر از وظایف هستند، اما نه به اندازه مسئولیت ها. این اصطلاحات سلسله مراتبی هستند و اغلب در درون یکدیگر قرار می گیرند. به عنوان مثال، یک نقش دارای مسئولیت هایی است که به نوبه خود وظایفی را در بر می گیرد که بیشتر به وظایف تقسیم می شوند.

به سلسله مراتب بلوک های ساختمانی مانند این فکر کنید:

• وظایف شغلی
• وظایف شغلی
• مسئولیت های شغلی
• نقش های شغلی

5. مهارت های شغلی چیست؟

مهارت‌های شغلی به توانایی‌ها و شایستگی‌هایی اشاره دارد که یک فرد برای انجام مؤثر وظایف یا وظایف خاص دارد. این مهارت ها را می توان از طریق آموزش، آموزش یا تجربه به دست آورد. مهارت‌های شغلی را می‌توان به مهارت‌های سخت، که توانایی‌های خاص و قابل اندازه‌گیری است، و مهارت‌های نرم، که کمتر ملموس و مرتبط با شخصیت یا شخصیت فرد هستند، دسته‌بندی کرد.

نمونه هایی از مهارت های شغلی سخت

• برنامه نویسی : تسلط به زبان هایی مانند پایتون، جاوا یا سی پلاس پلاس.
• تجزیه و تحلیل داده ها: توانایی تجزیه و تحلیل داده ها با استفاده از ابزارهایی مانند Excel، SQL یا R.
• طراحی گرافیک : تسلط به Adobe Creative Suite برای طراحی گرافیک و چیدمان.

نمونه هایی از مهارت های شغلی نرم

• ارتباط : توانایی انتقال موثر اطلاعات.
• حل مسئله : توانایی تجزیه و تحلیل مسائل و یافتن راه حل.
• مدیریت زمان: توانایی مدیریت موثر زمان و رعایت ضرب الاجل ها.

تفاوت بین مهارت ها و مسئولیت ها

همانطور که در حال بازگشایی هستیم، مهارت ها توانایی ها و شایستگی های یک فرد هستند که می توانند ذاتی باشند یا از طریق آموزش و تجربه کسب شوند. از سوی دیگر، مسئولیت ها تعهدات و انتظاراتی هستند که با یک نقش شغلی همراه هستند. آنها طیف وسیعی از وظایفی را که از کارکنان انتظار می رود در یک موقعیت خاص انجام دهند را در بر می گیرد. اساساً، مهارت‌ها به فرد امکان می‌دهند تا به مسئولیت‌های خود عمل کند.

بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه مهارت ها و مسئولیت ها از یکدیگر در دو نقش شغلی بسیار خاص پشتیبانی می کنند – یک توسعه دهنده نرم افزار و یک مدیر فروش.

مثال 1: مهارت ها و مسئولیت های توسعه دهنده نرم افزار

• مسئولیت ها ممکن است شامل توسعه نرم افزار، اشکال زدایی کد و مشارکت در جلسات تیم باشد.
• مهارت های مورد نیاز برای انجام این مسئولیت ها می تواند شامل زبان های برنامه نویسی (مهارت های سخت)، حل مسئله برای اشکال زدایی (مهارت های نرم) و مهارت های ارتباطی برای جلسات تیمی (مهارت های نرم) باشد.

مثال 2: مهارت ها و مسئولیت های مدیر فروش

• مسئولیت ها ممکن است شامل دستیابی به اهداف فروش، ایجاد روابط با مشتری و گزارش فعالیت های فروش باشد.
• مهارت های مورد نیاز برای انجام این مسئولیت ها می تواند شامل مذاکره (مهارت نرم)، دانش ابزارهای CRM (مهارت سخت) و مهارت های تحلیلی برای گزارش دهی (مهارت سخت) باشد.

زمان استفاده از الگوی نقش ها و مسئولیت ها

الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها ابزاری است که برای تعریف و انتقال واضح وظایف، انتظارات و تعهدات مرتبط با یک موقعیت یا نقش خاص در سازمان استفاده می‌شود. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که هم کارمند و هم کارفرما به وضوح درک می کنند که چه چیزی از نظر عملکرد و مشارکت مورد انتظار است.

قالب به طور کلی شامل:

• یک عنوان نقش
• بخش یا تیمی که نقش در آن قرار دارد
• شخص یا موقعیتی که نقش به او گزارش می دهد
• خلاصه ای کوتاه که هدف اصلی نقش را مشخص می کند،
• مسئولیت های کلیدی به فهرست دقیق وظایف و وظایف اصلی که از فرد در این نقش انتظار می رود انجام دهد تفکیک شده است.
• معیارها یا معیارهای مورد استفاده برای سنجش عملکرد فرد در این نقش، و.
• مهارت ها، صلاحیت ها و شایستگی های مورد نیاز یا مورد نظر برای این نقش.

دلایل متعددی وجود دارد که چرا به عنوان یک متخصص منابع انسانی از الگوی نقش ها و مسئولیت ها استفاده می کنید:

1. برای یک موقعیت جدید: هنگامی که یک موقعیت جدید در یک سازمان ایجاد می شود، یک الگوی نقش ها و مسئولیت ها کمک می کند تا مشخص شود که چرا این نقش ایجاد شده است و از شخصی که این موقعیت را اشغال می کند چه انتظاری می رود. این باعث جذب استعدادهای صحیح می شود و از تناسب یک فرد/نقش شغلی خوب اطمینان حاصل می کند.
2. در طول تجدید ساختار سازمانی: نقش ها ممکن است در طول تغییرات یا بازسازی سازمانی تکامل یا تغییر کنند. یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌تواند به بازتعریف و انتقال انتظارات جدید، به‌ویژه برای افرادی که با تغییر دست و پنجه نرم می‌کنند، کمک کند.
3. برای حضور کارکنان: یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌های کاملاً تعریف‌شده می‌تواند برای انتقال سریع و مؤثر آنچه از کارکنان جدید در نقش‌های جدیدشان انتظار می‌رود استفاده شود. همچنین پایه و اساس یک برنامه 30-60-90 روزه خوب طراحی شده را تشکیل می دهد و ساختار و جهت گیری را پیرامون فرهنگ، فرآیندها و انتظارات شرکت ارائه می دهد.
4. در مدیریت عملکرد: توانایی ارجاع به نقش و مسئولیت‌های شغلی مشخص شده در طول بررسی عملکرد به مدیران و متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند ارزیابی کنند که آیا یک کارمند انتظارات و مسئولیت‌های نقش خود را برآورده می‌کند یا خیر.
5. در برنامه‌ریزی جانشین پروری: یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌تواند آنچه را که در نقش‌های سطح بالاتر انتظار می‌رود برای آماده‌سازی کارکنان برای موقعیت‌های رهبری آینده مشخص کند.
6. برای بهبود عملکرد: با یک الگوی طرح بهبود عملکرد (PIP)، شما ابزاری برای ایجاد یک برنامه فردی، اقدام‌محور و گام به گام برای بهبود عملکرد کارکنانی دارید که یا انتظارات مدیر یا سرپرست خود را برآورده نمی‌کنند. از یک برنامه اقدام ساختارمندتر بهره مند خواهند شد. با این حال، یک نقش شغلی نقطه شروع حیاتی است تا بتوانید موفقیت برنامه خود را اندازه گیری کنید.

الگوی نقش ها و مسئولیت های رایگان

آیا آماده هستید تا یک شرح شغلی جذاب ایجاد کنید که استعدادهای مورد نظر سازمان شما را جذب کند؟ برای شروع، الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌های ما را دانلود کنید.

برای دانلود فوری قالب نقش ها و مسئولیت ها (Word doc) روی دکمه کلیک کنید. این الگو شامل نقش ها و مسئولیت های یک کارمند فردی و همچنین یک الگوی نقش ها و مسئولیت های تیمی است:

تفاوت بین یک الگوی نقش ها و مسئولیت ها و یک الگوی RACI

یک الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها و یک الگوی RACI (که مخفف عبارت Responsible, Accountable, Consulted, and Informed است) اهداف متفاوت اما مکملی را در یک سازمان دنبال می‌کنند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مهم است که بدانید چه زمانی باید از کدام الگو برای بهترین نتایج در سازمان خود استفاده کنید.

نمونه هایی از نقش ها و مسئولیت ها

ما سه نمونه از نقش ها و مسئولیت ها را در زیر آورده ایم.

مثال 1: عمومی HR

مثال 2: متخصص منابع انسانی

مثال 3: مدیر فروش

نمونه هایی از نقش ها و مسئولیت های شرکت

1. Zerotier: مهندس فروش

چه چیزی باعث می شود این یک نمونه نقش شغلی خوب باشد؟

1. وضوح و جزئیات: این پست به وضوح آنچه را که شغل مستلزم آن است، نوع تجربه ای که از نامزدها انتظار می رود و شرایط لازم برای موفقیت در این نقش را مشخص می کند. این به نامزدهای بالقوه کمک می کند تا ارزیابی کنند که آیا برای این موقعیت مناسب هستند یا خیر.

2. مهارت‌های سخت و نرم مورد نظر: نقش شغلی که مهارت‌های سخت و نرم را مشخص می‌کند، مانند نیاز به مهارت‌های تحلیلی، مهارت‌های ارتباطی و اشتیاق به فناوری، نامزدهایی را جذب می‌کند که می‌توانند جنبه‌های فنی شغل را برآورده کنند و به‌علاوه ارتباط مؤثر برقرار کنند. در یک تیم کار کنید

3. همسویی ماموریت: معرفی مختصر شرکت، ماموریت و پیشینه آن به نامزدها کمک می کند تا ارزش های اصلی و اهداف شرکت را درک کنند و به آنها امکان می دهد ارزیابی کنند که آیا ارزش های شخصی و اهداف شغلی آنها با ماموریت شرکت همخوانی دارد یا خیر.

2. مثال مدیر موفقیت مشتری را از قبل وارد کنید

چه چیزی باعث می شود که این یک نمونه خوب از مسئولیت های شغلی باشد؟

1. هدف و تأثیر: با ذکر این نکته که مدیران موفقیت مشتری «آنچه را که ما موعظه می‌کنیم عمل می‌کنند»، «به ما کمک می‌کنند تا حساب‌هایمان را رشد دهیم»، و «بهترین شیوه‌های صنعت را به اشتراک بگذاریم»، این احساس قوی وجود دارد که مسئولیت‌های نامزد چگونه تأثیر مثبتی خواهند داشت. در ماموریت کسب و کار این امر نامزدهایی را جذب می‌کند که اخلاق خدمات مشتری مشابهی دارند.

2. انتظارات را روشن کنید: در حالی که این مثال به صراحت «فهرست مسئولیت شغلی» را نمی‌گوید، بخش «آنچه که انجام خواهید داد» مسئولیت‌ها و انتظارات خاص برای این نقش را مشخص می‌کند. در مورد انتظارات روزانه از کاندیدا و آنچه که در دراز مدت باید به دست بیاورند شکی نیست.

3. تأکید بر فرهنگ و ارزش ها: شرح شغل فقط بر نقش تمرکز نمی کند، بلکه فرهنگ Preply را نیز به طور گسترده ترسیم می کند. از طریق بخش ارزش‌ها، کاندیداها می‌توانند رفتارها و ویژگی‌هایی را که در Preply مورد توجه قرار می‌گیرند بسنجند، و اینها پایه و اساس چگونگی انجام مسئولیت‌های خود بیش از مسئولیت‌های کلیدی خواهند بود.

3. مثال Slack Principal Success Manager

چه چیزی باعث می شود که این نمونه خوبی از نقش ها و مسئولیت های شغلی باشد؟

1. بینش نسبت به عملکرد تیم: نقش چند وجهی مدیران موفقیت به خوبی انجام می شود، و این اطمینان را می دهد که نامزدها می دانند که از آنها انتظار می رود مربیگری، مدیریت پروژه، مشاوره و تخصص محصول را مدیریت کنند.

2. مسئولیت های تفصیلی: با در نظر گرفتن شفافیت در مورد ویژگی های نقش، از درک انگیزه های مشتری تا ایجاد برنامه های موفقیت مشتری، تسهیل کارگاه ها، و خدمت به عنوان یک مربی، مسیر روشنی برای نامزدها وجود دارد که باید آن ها را دنبال کنند تا به KPI های خود دست یابند.

3. صلاحیت ها و ویژگی های واضح: شرح وظایف مؤثر فقط باید برای داوطلبانی جذاب باشد که معیارهای مناسب را دارند. ذکر ویژگی هایی مانند هوش هیجانی و توانایی ایجاد اعتماد بینشی به مهارت های نرمی که در نقش ارزشمند هستند می دهد.

نکته HR

نزدیک به 30 درصد از کارگران در 90 روز اول شروع کار شغل خود را ترک کرده اند. مطالعات نشان می‌دهد که 41 درصد از آن‌ها به این دلیل ترک کردند که درک درستی از نقش روزمره نداشتند. برای جلوگیری از نرخ بالای اخراج کارکنان، نقش‌ها و مسئولیت‌هایی را ایجاد کنید که تصویر واضحی از آنچه دقیقاً مستلزم این نقش است و چه کسی در آن برتری خواهد داشت، ایجاد کنید.

نحوه نوشتن شرح شغل

همانطور که در سراسر این راهنما تاکید کرده‌ایم، نوشتن یک شرح شغل موثر در جذب استعدادهای مناسب بسیار مهم است. بهترین راه برای نوشتن یک شرح شغل قانع کننده، پیروی از قالب شرح شغلی است که واضح، مختصر باشد و اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات لازم در مورد نقش و مسئولیت ها گنجانده شده است.

• مرحله 1: با نوشتن یک عنوان شغلی خاص که به طور دقیق ماهیت شغل را منعکس می کند، شروع کنید. این به نامزدهای بالقوه کمک می کند تا به سرعت نقش را درک کنند. عناوین تخیلی یا ساختگی نباشید، این فقط نامزدها را گیج می کند.
• مرحله 2: خلاصه ای کوتاه از نقش، از جمله اهمیت آن در سازمان بنویسید. این زمینه را برای جزئیات بعدی تنظیم می کند. همچنین فرصتی عالی برای به اشتراک گذاشتن لحن و شخصیت کسب و کار و برند خود است.
• مرحله 3: وظایف و مسئولیت ها را در شرح نقش در درخواست شغلی به وضوح فهرست کنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف روزمره و مسئولیت های طولانی مدت را ذکر کرده اید. برای خواندن راحت تر، آنها را به نقاط گلوله تقسیم کنید.
• مرحله 4: صلاحیت ها و مهارت های لازم برای کار را به تفصیل شرح دهید. آنها را به “باید” و “خوب برای داشتن” جدا کنید تا برای کاندیداهای بالقوه ارزشمندی که ممکن است با هر معیاری مطابقت نداشته باشند انعطاف پذیری ایجاد کنید.
• مرحله 5: اطلاعاتی در مورد فرهنگ شرکت و محیط کار ارائه دهید. این به داوطلبان کمک می کند تا ارزیابی کنند که آیا با ارزش های شرکت همسو هستند یا خیر.
• مرحله 6: توضیح دهید که شخص به چه کسی گزارش می دهد و آیا مسئولیت های مدیریتی دارد یا خیر.
• مرحله هفتم: شرایطی مانند تمام وقت، پاره وقت یا پیمانکار را درج کنید و اگر امکان کار از راه دور وجود دارد، ذکر کنید.

بایدها و نبایدهای نوشتن شرح شغل

سوالات متداول