توضیح میزان غیبت | فرمول و معنی میزان غیبت

میزان غیبت معیار کلیدی سلامت و رفاه سازمانی است. چه آن را برای کل سازمان یا یک فرد اندازه گیری کنید، دانستن میزان دقیق غیبت به شکل گیری مداخلات کمک می کند. در این مقاله، میزان غیبت، نحوه محاسبه این نرخ بر اساس استانداردهای ISO را توضیح خواهیم داد و معیارهایی را در مورد اینکه نرخ غیبت سالم و بالا چگونه است، ارائه می دهیم.

مطالب
میزان غیبت چقدر است؟
چگونه نرخ غیبت را محاسبه کنیم؟
نمونه میزان غیبت
گزارش میزان غیبت
میزان غیبت در مقابل فراوانی غیبت
میزان بالای غیبت چقدر است؟
6 نکته برای کاهش میزان غیبت

میزان غیبت چقدر است؟

میزان غیبت، میزان غیبت یا درصد غیبت، میزان غیبت بدون برنامه به دلیل بیماری یا دلایل دیگر است. میزان غیبت را می توان برای یک فرد، تیم یا سازمان به عنوان یک کل اندازه گیری کرد. هر عدد اطلاعاتی در مورد سرزندگی سازمان می دهد.

برای درک میزان غیبت، باید غیبت را درک کنیم. غیبت در محل کار مناسبت یا دوره دوری از کار است. غیبت در محل کار به دلیل بیماری جسمی، بیماری ناشی از استرس یا بیماری گاه به گاه – یک روز مریضی ساختگی یا غیبت به دلایل دیگر ایجاد می شود. این می تواند شامل این باشد که مادر خودش بیمار را صدا می کند تا بتواند از پسر یا دختر بیمار خود مراقبت کند. تعطیلات و تاخیر در نرخ غیبت لحاظ نمی شود.

درست مانند جابجایی کارکنان، غیبت نیز یک رفتار شغلی منفی است. در حالی که برخی غیبت ها برای یک سازمان طبیعی است، سطوح بالای غیبت می تواند نشان دهنده مشکلات در سازمان باشد.

چگونه نرخ غیبت را محاسبه کنیم؟

برای محاسبه میزان غیبت، به اطلاعات غیبت کارکنان نیاز دارید. این داده‌های غیبت باید حداقل شامل تعداد روزهای غیبت یک فرد یا گروه یا افراد و تاریخ‌های مرتبط با آن غیبت باشد. همچنین به تعداد روزهای کاری موجود در یک دوره معین نیاز خواهید داشت.

بر اساس سازمان بین المللی استاندارد (ISO)، میزان غیبت به صورت زیر اندازه گیری می شود:

این میزان غیبت را می توان برای هر دوره زمانی استفاده کرد.

بیایید به هر بخش از فرمول غیبت بپردازیم. ابتدا به تعداد روزهای غیبت نیاز داریم. این تعداد روزهایی است که یک کارمند 100 درصد غیبت کرده است. اینها را معمولاً می توان در سیستم اطلاعات منابع انسانی شرکت یافت، نرم افزاری که معمولاً شامل غیبت است.

دوم، ما به تعداد روزهای کاری موجود در یک دوره معین نیاز داریم. این در هر کشور و سال متفاوت است، زیرا تعطیلات رسمی جزء نرخ غیبت به حساب نمی‌آیند. به هر حال، اگر از ابتدا کار نمی‌کردید، نمی‌توانید در محل کار غیبت کنید

فرمول میزان غیبت سالانه بسیار مشابه است.

برای محاسبه تعداد روزهای کاری موجود، تعداد روزهای سال را منهای روزهای آخر هفته، تعطیلات رسمی، تعطیلات عمومی (از جمله روزهای شرکت اجباری) و روزهای تعطیل داوطلبانه (روزهای تعطیل و روزهای خاص) در نظر بگیرید. در مثال زیر، ما این کار را برای سال 2020 انجام می دهیم – یک سال کبیسه.

یک ابزار آنلاین عالی برای محاسبه این، Workingdays است. در این ابزار می توانید کشور و محدوده داده خود را مشخص کنید. آنها همچنین یک API ارائه می دهند که می تواند در نرم افزار گزارش HR شما ادغام شود تا به طور خودکار تعداد روزهای کاری را در یک دوره معین برای یک کشور خاص درخواست کند.

نمونه میزان غیبت

بیایید به مثالی از نحوه عملکرد فرمول میزان غیبت نگاه کنیم.

شخصی – اجازه دهید او را وندی بنامیم – در سال 2020 به طور تمام وقت در ایالات متحده کار می کرد. او در طول آن سال 10 روز غیبت داشت. مطابق با مثال بالا، او 20 روز مرخصی دارد، بنابراین مجموع روزهای کاری او 231 است. این بدان معنی است که میزان غیبت وندی خواهد بود:

به طور مشابه، این فرمول را می توان برای گروه ها نیز استفاده کرد.

گزارش میزان غیبت

میزان غیبت اغلب توسط تیم ها، بخش ها یا مناطق جغرافیایی مختلف گزارش می شود. این یک راه مفید برای شناسایی نقاط غیبت زیاد در سازمان است که می تواند به مداخلات مؤثر و هدفمند منجر شود.

یک گزارش نمونه می تواند به صورت زیر باشد:

سایر معیارهای غیبت که اغلب در گزارش غیبت گنجانده می شود عبارتند از: فراوانی گزارش غیبت، میانگین مدت غیبت بر حسب روز، نرخ غیبت صفر، تعداد موارد غیبت و تعداد پایان غیبت. نمونه ای از گزارش غیبت 2019 در زیر نشان داده شده است.

سایر معیارها شامل تعداد کل روزهای غیبت و هزینه غیبت است.

میزان غیبت در مقابل فراوانی غیبت

یکی از معیارهای موجود در گزارش بالا، فراوانی گزارش غیبت است که به آن فراوانی غیبت نیز می گویند. تفاوت بین میزان غیبت و فراوانی غیبت در این است که میزان غیبت نشان دهنده شدت است، در حالی که فراوانی غیبت در مورد الگوی غیبت است.

به عنوان مثال، با غیبت 4 درصد، می توانید برای 10 روز متوالی در هنگام ابتلا به برونشیت بیمار باشید یا می توانید 10 بار، هر روز یک روز بیمار باشید. در این مورد، بعید است که شما به شدت بیمار باشید. احتمال استرس یا درد جسمی شما بیشتر خواهد بود، زیرا یک روز تعطیل ممکن است به اندازه کافی این ناراحتی را تسکین دهد تا روز بعد به سر کار خود بازگردید.

به طور مشابه، دو بخش را با نرخ غیبت بالا تصور کنید. یک بخش فرکانس غیبت کم دارد در حالی که دیگری فرکانس بالایی دارد. این به چه معناست؟ بخش با فرکانس پایین افراد کمتری برای مدت طولانی بیمار داشت (مثلاً فردی فرسودگی شغلی دارد در حالی که بقیه خوب هستند) در حالی که بخش دیگر موارد غیبت کوتاه‌تری دارد. این الگوها می توانند سرنخ هایی برای مداخلات موثر ارائه دهند.

میزان غیبت و فراوانی غیبت نیز در طول زمان الگوهای جالبی دارند. تحقیقات نشان می دهد که با بالا رفتن سن افراد، غیبت قابل اجتناب کاهش می یابد، به خصوص برای مردان. این می تواند به این دلیل باشد که کارمندان مسن تر کار خود را جدی تر می گیرند.

یک متاآنالیز توسط Ng و Feldman (2008) با حجم نمونه بیش از 70000 نشان داد که سن رابطه منفی با غیبت عمومی (r = 0.26) و غیبت غیر مرتبط با بیماری (r = 0.10) دارد، اما رابطه مثبت دارد. به غیبت بیماری ، هر چند بسیار ضعیف (r = 0.02). این همچنین در نمودار زیر منعکس شده است که روزهای مرخصی استعلاجی را در بین بزرگسالان بر اساس سن در ایالات متحده نشان می دهد.

بنابراین از نظر فنی، کارمندان مسن‌تر در مقایسه با افراد جوان‌تر اغلب بیمار هستند. با این حال، تحقیقات نشان می دهد که احتمال غیبت آنها به طور کلی بسیار کمتر است.

نکته جالب این است که میزان غیبت کارکنان در یک سازمان نسبتاً ثابت است. تحقیقات بروو (1981) نشان داد که میزان غیبت در گذشته پیش‌بینی‌کننده بهتری برای میزان غیبت سال آینده بود تا 3 نگرش کاری که غیبت را پیش‌بینی می‌کردند.

میزان بالای غیبت چقدر است؟

برای تعیین اینکه آیا میزان غیبت زیاد است، ابتدا باید بررسی کنیم که نرخ عادی غیبت چقدر خواهد بود.

به عنوان یک قاعده کلی، نرخ غیبت 1.5٪ یک نرخ سالم است ( جناس در نظر گرفته شده است). پیشگیری 100٪ از بیماری غیرممکن است و 3-4 روز در سال مرخصی به دلیل سرماخوردگی شدید یا بیماری دیگری خوب است. توجه داشته باشید که روزهای آخر هفته در اینجا گنجانده نشده است و این یک میانگین است. کارمندان زیادی هستند که بیمار نمی شوند، در حالی که دیگران ممکن است به دلیل آنفولانزا چند روز بیشتر مرخصی بگیرند.

این بدان معنا نیست که وقتی یک کارمند دارای نرخ غیبت بالاتر از 1.5٪ است، چیزی اشتباه است. آنفولانزا می تواند فرد را به مدت 2 هفته از کار بیاندازد، که به 10 روز (که نرخ غیبت 4.3٪ است) ترجمه می شود.

با این حال، نرخ غیبت در سطح سازمان می تواند بسیار آموزنده باشد. به عنوان یک قاعده کلی، هر غیبت بالاتر از 1.5٪ به احتمال زیاد ناشی از استرس، فرسودگی شغلی، عدم انگیزه یا درگیری، درگیری با همسالان یا سرپرست، یا دلیل دیگری غیر از بیماری های جسمی است.

غیبت که از نظر ساختاری کمتر از 1.5٪ باشد نیز نشانه خوبی نیست. مگر اینکه شرکت شما یک برنامه سلامت کارکنان قاتل داشته باشد، نرخ پایین‌تر می‌تواند نشان‌دهنده این باشد که مردم از تماس بیمار می‌ترسند، بنابراین به هر حال سر کار می‌آیند. این به عنوان ارائه گرایی شناخته می شود، جایی که کارکنان در هنگام بیماری کار می کنند و منجر به کاهش بهره وری، سلامت ضعیف و خستگی می شود.

طبق آمار اداره آمار کار ایالات متحده، میانگین سالانه میزان غیبت در ایالات متحده در سال 2023 2.1٪ بود. برای بخش خصوصی، این نرخ 2.0٪ بود، در حالی که برای بخش دولتی این نرخ 2.6٪ است. در اروپا میانگین نرخ بین 3 تا 6 درصد است. نرخ بالاتر غیبت در اروپا را می توان با سطوح بالاتر قوانین اتحادیه و تامین اجتماعی که از کارمندان محافظت می کند توضیح داد.

کل هزینه غیبت در اروپا 2.5 درصد تولید ناخالص داخلی در سال، معادل 420 میلیارد یورو برآورد شده است. کل هزینه غیبت سالانه 225.8 میلیارد دلار برای کارفرمایان ایالات متحده هزینه دارد.

6 نکته برای کاهش میزان غیبت

بیایید راه‌حل‌ها یا سیاست‌های بسیار کاربردی را که می‌توان برای کاهش نرخ غیبت کارمندان اجرا کرد، مرور کنیم. این راه حل ها به کاهش غیبت بیش از حد کمک می کند. این به دور از فهرست کامل است – در عوض، این سیاست‌های غیبت به شما الهام می‌دهند تا راه حلی پیدا کنید.

1. سیاست کار از خانه انعطاف پذیر . انعطاف‌پذیری در محل کار به کارمندان این امکان را می‌دهد تا در صورتی که برایشان راحت‌تر است، از خانه کار کنند. هنگامی که کودک بیمار است، توانایی کار در خانه از تماس والدین با بیمار جلوگیری می کند. همچنین، هنگامی که سرماخوردگی معمولی دارید، معمولاً می توانید خوب کار کنید، اما در عین حال خطر ابتلا به کل مطب را نیز دارید. این زمان مناسب دیگری برای کار در خانه است.
2. سیاست های روشنی در مورد غیبت ایجاد کنید . ایجاد خط مشی های روشن در مورد غیبت نیز ممکن است کمک کند. من از کارمندان خود خواسته ام که به دلیل سرماخوردگی در خانه بمانند و یک روز کامل مرخصی داشته باشند، و دیده ام که دیگران ظاهر شده اند و در طول روز کاری خود در دو دسته دستمال کاغذی می سوزند. هیچ کدام ایده آل نیستند. خط‌مشی‌های روشنی ایجاد کنید که به این موارد رسیدگی می‌کند و به کارمند اجازه می‌دهد بهترین مسیر اقدام را انتخاب کند – اما آنها را قادر می‌سازد تا آنجا که می‌توانید به کار خود ادامه دهند.
3. مدیران را برای مقابله با غیبت آموزش دهید . مطابق با موارد قبلی، مدیران باید در مورد نحوه کنار آمدن با غیبت کارکنان آموزش ببینند. اجازه دادن به کارمندان با مدیر خود به جای ارسال واتس اپ یا ایمیل، موانعی ایجاد می کند و چک-این روزانه با کارمند به کوتاه شدن غیبت کمک می کند.
4. خط مشی غیبت پزشک شرکت . اعطای دسترسی کارمند به پزشک شرکت نیز می‌تواند راهی مؤثر برای اطمینان از مراقبت خوب از کارمند و جلوگیری از تماس بیمار بدون دلیل باشد.
5. نشان دادن پاداش برخی از شرکت ها به افراد خود با روزهای مرخصی اضافی پاداش می دهند. یکی از شرکت‌هایی که می‌شناسم به کارمندان یک روز مرخصی اضافی در هر سه ماهه می‌دهد، وقتی کارمندی مریض تماس نمی‌گیرد. تفکر در اینجا، دادن پاداش برای رفتار سالم و/یا خوب است.
6. فرهنگ درونی خود را مرور کنید . همانطور که قبلاً گفتیم، غیبت بیش از حد می تواند نشانه ای از مشکلات مربوط به فرهنگ سازمان شما یا عملکردهای مدیریتی ناموفق باشد. اگر چنین است، این باید نقطه شروع هر مداخله ای باشد.

اگر در حال حاضر به طور فعال میزان غیبت خود را اندازه گیری و گزارش نمی کنید، امیدوارم این مقاله توضیح داده باشد که چرا ردیابی غیبت بسیار مهم است. نه تنها به عنوان یک بررسی سلامت برای کل سازمان شما عمل می کند، زمانی که میزان غیبت در هر بخش یا واحد تقسیم می شود، آنها همچنین به مناطق مشکل دار در سازمان اشاره می کنند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه می توان از این نوع داده ها برای ایجاد بینش بیشتر استفاده کرد، دوره تحلیل داده HR ما را بررسی کنید!