آیا تیم شما در حال انجام ممیزی منظم منابع انسانی است؟ فرآیندها، سیستم ها و سیاست های منابع انسانی ناکارآمد می تواند به کسب و کار شما آسیب برساند. اگر این عوامل به طور مستمر نظارت نشوند، یک کسب و کار می تواند خود را در سمت اشتباه قوانین استخدام بیابد. مانند، برای نداشتن برنامه ایمنی کارمندان، با مجازات های سخت مواجه می شوید. انجام ممیزی منابع انسانی به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که کارمندان و کسب و کار خود را برای موفقیت و انطباق طولانی مدت آماده می کنید.
شاید مدت زیادی از شرکت در ممیزی منابع انسانی گذشته باشد که فراموش کرده اید این کار چقدر می تواند برای سازمان شما مفید باشد. به‌ویژه که در دنیای پس از همه‌گیری به گوشه و کنار می‌رسیم، بسیاری از چیزها می‌توانند به سرعت در تجارت با افراد آن تغییر کنند. این امر مستلزم برداشتن یک گام سریع به عقب و ارزیابی اینکه سازمان از نظر مدیریت سرمایه انسانی در چه مسیری قرار دارد.
مطالب
ممیزی منابع انسانی چیست؟
چرا یک ممیزی منابع انسانی انجام دهید؟
چه زمانی باید یک ممیزی منابع انسانی انجام دهید؟
انواع ممیزی منابع انسانی
7 مرحله برای یک فرآیند ممیزی منابع انسانی موثر
ممیزی منابع انسانی چیست؟
ممیزی منابع انسانی فرآیندها و سیاست‌های منابع انسانی را بررسی می‌کند تا مناطقی را که ممکن است نیاز به بهبود داشته باشند و اینکه چه حوزه‌هایی به خوبی عمل می‌کنند شناسایی کند. سازمان ها می توانند از ممیزی منابع انسانی برای اطمینان از انطباق و همسویی برنامه های منابع انسانی با اهداف تجاری استفاده کنند. آنها مطمئن می شوند که این فرآیندها واقعاً به عملکرد سازمانی کمک می کنند.
حسابرسی منابع انسانی شبیه ممیزی فرآیند داخلی است. به عبارت ساده، مانند این است که به بخش منابع انسانی خود گزارشی از میزان مؤثر بودن آن بدهید. انجام ممیزی از بخش منابع انسانی شما همچنین زمینه های عدم انطباق را برای کاهش خطر برای کسب و کار جلب می کند.
اساساً، ممیزی منابع انسانی فرصتی برای سخت‌تر کردن فرآیندها است تا جنبه‌هایی مانند استخدام، حفظ، استخدام، آموزش، حقوق و غرامت، حقوق و دستمزد و مدیریت عملکرد همه توجه مورد نیاز را جلب کنند.
ممکن است کار زیادی به نظر برسد. پس از همه، آیا در حال حاضر تلاش زیادی برای جذب و حفظ کارمندان و سپس اطمینان از عملکرد آنها ندارید؟ با این حال، بهبود مستمر فرآیندهای منابع انسانی به شما کمک می کند نه تنها از مطابقت آنها با قوانین و مقررات اطمینان حاصل کنید، بلکه به نیروی کار و سازمان شما کمک می کند تا موفق تر شوند.
بر اساس تصویری از آکادمی مدرن هلند.
چرا یک ممیزی منابع انسانی انجام دهید؟
اهداف حسابرسی منابع انسانی متنوع است. در حالی که اجباری نیست، هر بخش از منابع انسانی که بررسی می شود از انجام این تلاش سود می برد. به گفته مارک اس. فلوید، شریک با شرکت حقوقی کلیولند والتر و هاورفیلد، “ممیزی ها اثربخشی سیاست ها، رویه ها و سیستم های فعلی بخش منابع انسانی را در ارتباط با آخرین تغییرات و تحولات در قانون کار و استخدام بررسی می کند.” علاوه بر این، او می‌افزاید، «رهبری ارشد به شدت به بخش [HR] متکی است تا اطمینان حاصل کند که استراتژی کسب‌وکار کلی شرکت با بسیاری از قوانین و مقررات پیچیده‌ای که محیط کار را اداره می‌کنند، سازگار است.»
هنوز قانع نشدی؟ در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا ممیزی منابع انسانی باید در اولویت سازمان شما باشد. ممیزی کامل منابع انسانی:
- فرآیندها و سیاست هایی را که بر کارکنان تأثیر می گذارد، بهبود می بخشد. ممیزی منابع انسانی فرصتی برای بهبود بخش هایی از فرآیندها و سیاست های شماست که بیشترین تأثیر را بر کارمندان دارد. این کار کارگران را توانمند می‌کند، به حفظ آنها کمک می‌کند و در نهایت شرکت قوی‌تری را ایجاد می‌کند.
- انطباق شرکت را تضمین می کند. هرگز این موضوع را مسلم نگیرید که سیاست های شما با تمام قوانین مطابقت دارد. قوانین استخدامی جدید وجود دارد و تغییراتی در قوانین همیشه اتفاق می افتد. برای اینکه بتوانید مطابقت داشته باشید و از شکایت‌های ناخواسته جلوگیری کنید، باید با ممیزی‌های انطباق منابع انسانی که هر حوزه خطر احتمالی را شناسایی می‌کند، جلوتر باشید.
- داده های منابع انسانی را معنادار و استراتژیک می کند. از تمام داده های منابع انسانی با پیوند دادن آن با واقعیت سیاست ها و رویه های منابع انسانی خود به خوبی استفاده کنید.
- به جلوگیری از اثرات نامطلوب در شیوه های استخدام کمک می کند. شما می توانید با انجام ممیزی، مشکلاتی را که تأثیر متفاوتی بر نامزدها در استخدام، و بر نامزدها در حقوق و غرامت، برنامه ریزی جانشین پروری و به طور کلی در طول چرخه عمر کارکنان دارند، کاهش دهید.
- جبران عادلانه و عادلانه ایجاد می کند. در خلال ممیزی های مالی و تجزیه و تحلیل غرامت، بازرسی میزان عادلانه و رقابتی بودن بسته های حقوق و دستمزد شما نیز می تواند تمرین خوبی باشد. این می تواند از تلاش های جذب و حفظ حمایت کند و همچنین از شکایت جلوگیری کند.
- ناکارآمدی ها را در سیستم ها و عملکردها شناسایی می کند. حداقل، ممیزی منابع انسانی می تواند به کشف هر گونه شیوه یا سیستمی که کارآمد نیست کمک کند. وظایف اضافی یا فرآیندهای بیش از حد طولانی می توانند باعث بروز اشتباه شوند.
چه زمانی باید یک ممیزی منابع انسانی انجام دهید؟
قبل از انجام ممیزی منابع انسانی منتظر بروز مسائل نباشید. اتخاذ یک رویکرد فعال همیشه بهتر از یک رویکرد واکنشی است. لورن براون، aPHR، یکی از همکاران وبلاگ Bernard Health، به اشتراک می‌گذارد: «بهترین زمان سال برای انجام ممیزی به نیازها و برنامه سازمان بستگی دارد. زمان کندتر از سال ممکن است مولدتر از فصل شلوغ سازمان باشد. به همین ترتیب، پایان یا آغاز سال می تواند به سازمان کمک کند تا پیشرفت های سال به سال را معیار قرار دهد.
زمانی از سال را انتخاب کنید که برای سازمان و حجم کاری شما راحت‌تر باشد.
انواع ممیزی منابع انسانی
انواع مختلفی از ممیزی منابع انسانی وجود دارد که می توانید انجام دهید، که هر کدام بر حوزه خاصی از سرمایه انسانی سازمان تمرکز دارند. می‌توانید با ایجاد کمیته‌ای متشکل از متخصصان منابع انسانی داخلی (با بررسی حوزه‌ای که معمولاً به آن رسیدگی نمی‌کنند)، حسابرسی را اجرا کنید، یا ممکن است تصمیم بگیرید که از خدمات حسابرسی منابع انسانی شخص ثالث استفاده کنید.
شما می توانید انتخاب کنید که یک حسابرسی عمومی HR انجام دهید که به شما امکان می دهد ارزیابی کنید که کدام فرآیندهای افراد در سازمان شما نیاز به توجه فوری دارند. قالب حسابرسی منابع انسانی خود را از اینجا دانلود کنید.
بسته به نیازهای سازمان شما، ممکن است بخواهید به طور دقیق تر عمل کنید. در اینجا انواع مختلفی از ممیزی منابع انسانی وجود دارد که می خواهید انجام دهید:
| ممیزی سوابق | |
| حسابرسی I-9 | ممیزی با هدف حصول اطمینان از انطباق مداوم با مقررات تحریم کارفرما در قانون مهاجرت و ملیت (INA). |
| فایل های کارمند | آیا فایل های کارمند شما در یک مکان قفل شده و ایمن هستند و فایل های پرسنل دیجیتال رمزگذاری شده و ایمن هستند؟ |
| سوابق حقوق و دستمزد | آیا سوابق دقیق حقوق و دستمزد را حفظ می کنید و چه کسی به آنها دسترسی دارد؟ |
| حفظ سوابق | چه مدت سوابق کارمندان را ذخیره می کنید و آیا به قوانین حفظ سوابق پایبند هستید؟ |
| ممیزی عملکرد منابع انسانی | |
| استخدام و استخدام | آیا سوابق تلاش‌های استخدام، از تبلیغات گرفته تا مصاحبه و شیوه‌های استخدام را حفظ می‌کنید؟ آیا شرایط Affirmative Action را دارید؟ |
| شیوه های سوار شدن | نحوه استخدام کارکنان جدید مهم است. برنامه حضوری شما چه نوع ساختاری دارد؟ آیا از استخدام‌های جدیدتان بازخورد دریافت می‌کنید؟ |
| غرامت و حقوق | مطمئن شوید که حقوق و دستمزد شما رقابتی است و اطمینان حاصل کنید که دستمزدهای یکسانی به گروه های مختلف کارمندان برای مشاغل مشابه پرداخت می شود. همچنین تعیین کنید که آیا کارمندان را به درستی به عنوان حقوق بگیر/ساعتی، کارمندان تمام وقت، کارگران پاره وقت، یا پیمانکاران مستقل طبقه بندی می کنید. |
| عملکرد و آموزش | چگونه ارزیابی عملکرد را انجام می دهید و چه نوع حمایت آموزشی ارائه می شود؟ |
| ممیزی انطباق قانونی | |
| EEOC | آیا به دستورالعمل های EEOC پایبند هستید؟ آیا تخلفات احتمالی وجود دارد؟ |
| قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA) | آیا از FLSA، قوانین حداقل دستمزد پیروی می کنید؟ |
| قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA) | روند شما برای بررسی، تایید و نظارت بر برگه های درخواستی FMLA چیست؟ |
| قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA) | آیا طبق ADA به کارگران دارای معلولیت فرصت هایی ارائه می دهید؟ |
| مزایا | آیا در صورت نیاز، دسترسی به بسته‌های مزایای بهداشتی مقرون به صرفه را ارائه می‌دهید؟ چگونه COBRA را مدیریت می کنید؟ |
| حسابرسی سیاست ها | |
| انضباط مترقی | آیا روند انضباطی شما شفاف، منسجم و مکتوب است؟ |
| خط مشی فسخ | آیا خط مشی فسخ شما مطابق با قوانین استخدامی ایالتی است؟ |
| سیاست PTO | آیا به همه کارگران واجد شرایط خود مرخصی با حقوق می دهید؟ |
| ممیزی ایمنی | |
| خطرات OSHA | آیا گزارش OSHA را نگهداری می کنید؟ آیا برای حفظ محیط کار ایمن از جمله آموزش اقداماتی انجام می دهید؟ |
| MSDS | آیا محل کار شما مجهز به کتاب MSDS است و آیا کارمندان می دانند کجا آن را پیدا کنند؟ |
| PPE | آیا تجهیزات حفاظت فردی کافی از جمله یونیفورم در صورت نیاز تهیه می کنید؟ |
7 مرحله برای یک فرآیند ممیزی منابع انسانی موثر
آیا نمی دانید چگونه یک حسابرسی منابع انسانی انجام دهید؟ در اینجا یک چک لیست حسابرسی منابع انسانی مفید برای شروع شما وجود دارد:
مرحله 1: تعیین کنید که چه چیزی را می خواهید ممیزی کنید.
همانطور که در بالا اشاره کردیم، انواع مختلفی از ممیزی منابع انسانی وجود دارد که می توانید بر روی آنها تمرکز کنید. با این حال، برای این منظور، باید اهداف حسابرسی سازمان خود را به وضوح مشخص کنید. سعی نکنید همه کارها را یکجا انجام دهید. یک جدول زمانی برای تکمیل تعیین کنید.
راهنمای تفصیلی حسابرسی منابع انسانی ما را با یک الگوی ممیزی منابع انسانی قابل دانلود بررسی کنید تا فرآیند حسابرسی خود را آسان‌تر کنید.
مرحله 2: خرید از مدیریت دریافت کنید.
تنها راه ایجاد یک تغییر پایدار که تأثیر مثبتی بر سازمان شما خواهد گذاشت این است که اطمینان حاصل کنید که تیم مدیریت اجرایی خود را همراهی می‌کنید. شما به حمایت آنها نیاز خواهید داشت، به خصوص اگر بخواهید شخص ثالثی را برای انجام حسابرسی استخدام کنید.
مرحله 3: تعیین کنید که چه کسی حسابرسی را انجام خواهد داد.
آیا سعی می کنید خودتان حسابرسی را انجام دهید یا خارج از سازمان استخدام خواهید کرد؟ تصمیم بگیرید که اگر این یک تلاش مشترک باشد چه کسی مسئول چه وظایفی است. از همان ابتدا برای ارزیابی خود انتظاراتی را تعیین کنید.
مرحله 4: داده ها را جمع آوری کنید.
در ابتدا، شما باید تمام داده های مربوطه را که مربوط به آنچه در حال ممیزی هستید جمع آوری کنید. برای مثال، اگر در حال بررسی فرآیندهای استخدام خود هستید، می توانید از داده های ATS خود استفاده کنید. مطمئن شوید که مجوز استفاده از داده ها را دارید.
مرحله 5: یافته های خود را مرور کنید.
برای سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که کشف کرده اید، وقت بگذارید. سعی کنید مشکلات احتمالی و فرصت های بهبود را شناسایی کنید. برای مثال، ممکن است با افزایش تعداد دفعاتی که شرکت برای کارگران PPE سفارش می دهد، از صدمات بعدی جلوگیری کنید.
مرحله 6: بهبودهای خود را برنامه ریزی و اجرا کنید.
ابتدا مشکل‌سازترین حوزه‌ها را اولویت‌بندی کنید، به‌عنوان مثال، آن‌هایی که می‌توانند سازمان شما را با بیشترین مشکل قانونی مواجه کنند. سپس فهرست اولویت‌های خود را برای بهبود فرآیندها و سیاست‌هایی که ضعیف هستند و نیاز به بهبود دارند، پایین بیاورید.
مرحله 7: در مورد تغییرات شفاف باشید.
کارمندان علاقه مند خواهند بود در مورد تغییرات و بهبودهایی که در فرآیندهای منابع انسانی ایجاد می کنید بدانند. راه هایی برای انتقال این تغییرات به آنها پیدا کنید و از مدیران بخواهید که کارمندان را به روز کنند.
جمع بندی آن
مطمئناً، هر حسابرسی منابع انسانی می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای باشد که می‌تواند زمان و منابع فشرده نیز داشته باشد. با این حال، مزایای آن بسیار بیشتر از تلاش است. شما می توانید فرآیندها و سیستم های شرکت خود را که می توانند اهداف و اهداف تجاری را پشتیبانی کنند، دوباره طراحی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید