خاتمه قرارداد کار: هر آنچه که منابع انسانی باید بداند

متخصصان منابع انسانی باید در پیمایش پیچیدگی های خاتمه قرارداد کار ماهر باشند. از جنبه های قانونی و عملی گرفته تا مدیریت جنبه های احساسی فرآیند، این مقاله نگاهی دقیق تر به خاتمه قرارداد کاری و آنچه منابع انسانی باید در مورد آن بداند می پردازد.

مطالب
قرارداد کار چیست؟
دلایل فسخ قرارداد کار
فسخ قرارداد کار مرحله به مرحله
سوالات متداول

قرارداد کار چیست؟

قرارداد کار یک توافق نامه حقوقی بین کارفرما و کارمند است که شرایط و ضوابط استخدام را به تفصیل بیان می کند. هدف این است که روابط کاری را با مشخص کردن واضح آنچه از هر دو طرف انتظار می رود، رسمی کند.

داشتن قرارداد کاری خطر بروز اختلافات شغلی را کاهش می دهد. هنگامی که چنین اختلاف نظرهایی ایجاد می شود، این سند یک نقطه مرجع بسیار مهم است که مسئولیت ها را روشن می کند و اطمینان می دهد که همه طرف ها از شرایط و ضوابط تعیین شده پیروی می کنند. در حالی که پیشنهاد نامه نیز یک سند مهم در ایجاد رابطه استخدامی است، اما وزن قانونی یکسانی ندارد.

در قرارداد معمولاً همچنین ذکر می شود که در صورت فسخ قرارداد کار چه مراحلی باید طی شود و چه اقداماتی باید انجام شود. این به پایان قرارداد کارمند با شرکت اشاره دارد و می تواند داوطلبانه یا غیرارادی باشد.

دلایل فسخ قرارداد کار

دلایل مشروع مختلفی برای فسخ قرارداد کار وجود دارد. اینها ممکن است بسته به کشوری که در آن هستید متفاوت باشد (کمی)، اما معمولاً دلایلی مانند موارد زیر را شامل می شوند:

توافق متقابل

طرفین درگیر در یک توافق همیشه این اختیار را دارند که با رضایت دوجانبه به آن توافق پایان دهند. فسخ قرارداد کار در این صورت می تواند از طریق فرآیند مقرر در قرارداد مذکور یا در صورت عدم وجود چنین شرطی صرفاً با توافق طرفین مبنی بر فسخ قرارداد صورت گیرد.

این می تواند اتفاق بیفتد، به عنوان مثال، زمانی که یک کارمند تصمیم می گیرد شرکت را برای فرصت شغلی دیگری ترک کند و دوره اعلان مشخص شده در قرارداد کار را تکمیل کند.

عملکرد ضعیف

عملکرد ضعیف کارکنان می تواند به شغل، رفتار یا هر دوی آنها مرتبط باشد.

نمونه هایی از عملکرد ضعیف مرتبط با شغل شامل عدم تحقق اهداف، اشتباه کردن، پاسخ ندادن به بازخورد و از دست دادن ضرب الاجل می باشد.

عملکرد ضعیف مرتبط با رفتار می تواند مانند غیبت بیش از حد، بی ادبی یا بی احترامی به همکاران و مدیران و داشتن نگرش منفی باشد.

در صورت عملکرد ضعیف کارکنان، اولین قدم معمولاً تنظیم یک برنامه بهبود عملکرد (PIP) است. این طرح فردی و اقدام‌محور به وضوح بیان می‌کند که کارمندان در کجا کوتاهی می‌کنند، چگونه می‌توانند پیشرفت کنند و در چه چارچوب زمانی. اگر این کار باعث بهبود عملکرد کارمند نشود، خاتمه قرارداد کار قابل توجیه است.

رفتار نادرست

سوء رفتار کارکنان به نقض عمدی خط مشی کتبی یا ضمنی کارکنان اشاره دارد. این بی توجهی عمدی به قوانین و انتظارات شرکت می تواند منجر به اقدامات انضباطی اساسی شفاهی یا کتبی، تعلیق یا فسخ قرارداد کاری شود.

سایر دلایل رایج برای فسخ قرارداد کار عبارتند از آزار و اذیت (جنسی)، سرقت، سوء مصرف مواد، استفاده از منابع شرکت برای منافع شخصی و به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه. برخی از این موارد به عنوان سوء رفتار فاحش نیز نامیده می شود.

افزونگی

افزونگی معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که تغییراتی در الزامات عملیاتی سازمان ایجاد شود: شرکت تغییر مکان می‌دهد، پروژه‌ها یا بخش‌هایی از کسب‌وکار را تعطیل می‌کند، به دلیل رکود اقتصادی یا ادغام کوچک می‌شود، یا فرآیندهای خاصی را خودکار می‌کند تا کار بدون کارمند انجام شود. .

یک کارمند تنها در صورتی می‌تواند به‌طور قانونی اخراج شود که نیازی به ادامه وجود شغل او نباشد (به معنای واقعی کلمه زائد می‌شود).

سایر الزامات برای اخراج واقعی شامل این واقعیت است که کارفرما نقش متفاوتی برای کارمند ندارد و شرکت نمی تواند برای موقعیتی که اخیراً اخراج کرده است، آگهی کاری منتشر کند.

در صورت احراز تمام این شرایط، تعدیل کار منجر به فسخ قرارداد کار می شود.

فسخ قرارداد کار مرحله به مرحله

فسخ قرارداد کار معمولاً سرگرم کننده ترین کار نیست. علاوه بر آن، برای اینکه فسخ از نظر قانونی معتبر باشد و از موارد احتمالی فسخ نادرست جلوگیری شود، باید شرایط خاصی رعایت شود.

به همین دلیل است که می‌خواهید یک فرآیند خاتمه کارمند محکم و ساختار یافته داشته باشید. در اینجا چند مرحله وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

1. سیاست فسخ خود را دنبال کنید

خط‌مشی خاتمه کارمند یک سند مکتوب رسمی است که جزئیات چگونگی خاتمه کارمندان در یک سازمان را نشان می‌دهد. مراحل مختلف فرآیند پایان کار را تشریح می کند و دستورالعمل هایی را برای کارکنان مدیریت و منابع انسانی ارائه می دهد.

به این ترتیب، خط مشی فسخ شما نقطه شروع فرآیند فسخ قرارداد را تشکیل می دهد و آن را ساختار می دهد. اگر هنوز خط مشی ندارید، وقت آن رسیده که شروع به ایجاد آن کنید.

2. بررسی ملاحظات قانونی

جنبه های حقوقی حیاتی ممکن است از یک کشور یا ایالت به کشور دیگر و بین انواع مختلف قراردادهای کاری متفاوت باشد. این باید چیزی باشد که در خط مشی فسخ شما پوشش داده شده است.

شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که از قوانین استخدامی محلی مربوطه، مانند مواردی که به معنای خاتمه داوطلبانه و غیرارادی است، نحوه جلوگیری از خاتمه نادرست و غیره کاملاً آگاه هستید.

در صورت امکان، با فردی از بخش حقوقی صحبت کنید که می داند چه چیزی در این زمینه مهم است، و اگر این یک گزینه نیست، ممکن است بخواهید با یک وکیل کار مشورت کنید.

3. حقوق کارمندان را در اولویت قرار دهید

فسخ قرارداد کار معمولاً یک موضوع حساس است، بنابراین کارمند باید همیشه در اولویت باشد. چه در ارائه پیام و چه در مورد خط مشی خاتمه تا حد امکان شفاف، دقیق و با تاکید باشید.

نمونه ای از این شفافیت را می توان در قانون اعلان تنظیم و بازآموزی کارگران (WARN) در ایالات متحده یافت. این قانون کارفرمایان 100 کارمند یا بیشتر را ملزم می کند که 60 روز قبل از تعطیلی کارخانه یا اخراج 50 کارمند یا بیشتر به طور همزمان اطلاع رسانی کنند.

نمونه دیگری از شفافیت و جزئیات با کارمندان، PIP است که چندین بار به آن اشاره کردیم. تمام اطلاعاتی را که کارکنان برای بهبود عملکرد و اجتناب از خاتمه ناخواسته قرارداد کار نیاز دارند، در اختیار آنها قرار می دهد.

4. نامه پایان کار را آماده کنید

در برخی موارد، باید به طور رسمی به کارمند اطلاع دهید که قرارداد آنها فسخ خواهد شد. به همین دلیل، و برای داشتن یک دنباله کاغذ برای هر دو بخش منابع انسانی و حقوقی، مهم است که یک نامه پایان کار آماده کنید.

این یکی از مهم ترین اسناد برای کارمندان در حال خروج است زیرا دلیل رسمی پایان کار آنها را بیان می کند.

5. یک جلسه خاتمه برگزار کنید

در پایان فرآیند فسخ قرارداد کاری، فردی از تیم منابع انسانی و مدیر (مستقیم) کارمند جلسه فسخ خواهند داشت.

برگزاری درست این جلسه به ویژه در زمانی که شما به عنوان کارفرما در حال فسخ قرارداد کاری هستید بسیار مهم است. چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشت، از جمله:

• تمام مدارک لازم (به عنوان مثال، بررسی عملکرد، هشدارهای کتبی، و مکاتبات مربوطه) را به همراه داشته باشید.
• از چک لیست خروج کارمندان استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که در طول جلسه به همه چیزهایی که نیاز دارید رسیدگی می کنید.
• دلیل فسخ را به وضوح توضیح دهید (دوباره).
• صریح اما دلسوز باشید و از جزئیات غیرضروری که ممکن است باعث سردرگمی یا عوارض قانونی شود اجتناب کنید.
• در مورد مراحل بعدی مربوط به چک حقوق نهایی، مزایا، تعطیلات استفاده نشده، پروژه های در حال انجام و غیره دقیق باشید. ممکن است ایده خوبی باشد که یک سند پایان کار با تمام این اطلاعات برای دادن به کارمند تهیه کنید.
• به کارمند اجازه دهید سوال بپرسد و به آنها بگویید اگر بعد از جلسه سوالی داشتند به چه کسی مراجعه کنند.
• از آنها برای مشارکت آنها تشکر کنید.
• اطمینان حاصل کنید که همیشه دو نماینده کارفرما به دلایل قانونی و ایمنی در جلسه حضور داشته باشند.
• از منظر عملی، سعی کنید جلسه پایان کار را در پایان روز برگزار کنید و از برگزاری آن در روز جمعه خودداری کنید، زیرا مردم در آخر هفته دسترسی محدودی به منابع بیکاری و خدمات انتقال شغلی خواهند داشت.

نکته HR

در جلسه، هر گونه حمایت موجود، مانند برنامه های کمک به کارکنان (EAPs)، برای کمک عاطفی و عملی در طول انتقال را ذکر کنید.

6. در مورد حقوق پایان کار مذاکره کنید

هنگامی که فسخ قرارداد یک کارمند بدون تقصیر آنها اتفاق می افتد – به عنوان مثال، در صورت تعدیل کار به دلیل ادغام – آنها اغلب یک بسته اخراج دریافت می کنند.

در حالی که ارائه دستمزد اخراج کارمندان یک روش معمول است، در هر کشوری اجباری نیست.

شکل بسته جدایی از سازمانی به سازمان دیگر می تواند بسیار متفاوت باشد، اما در اینجا برخی از عناصر رایج وجود دارد:

• پرداخت پایان خدمت: به عنوان مثال، یک هفته حقوق به ازای هر سال خدمت به کارفرما (علاوه بر چک نهایی آنها).
• تداوم موقت مزایا (معین).
• مزایای پایان خدمت مانند مشاوره شغلی
• تعطیلات انباشته و مرخصی استعلاجی: شرکت ها می توانند تصمیم بگیرند که برای تعطیلات استفاده نشده و ایام بیماری به کارکنان پرداخت کنند.

اگر سازمان شما بسته های جدایی را ارائه می دهد، می خواهید یک قرارداد جدایی تهیه کنید و آن را با کارمندی که قراردادش در جلسه فسخ فسخ می شود به اشتراک بگذارید. پس از پایان جلسه، هرگونه مذاکره قطعی می تواند انجام شود.

7. تسویه حساب نهایی را ارائه دهید

هنگامی که هر دو طرف قرارداد جدایی را امضا کردند و تمام تشریفات دیگر انجام شد، وقت آن است که به اصطلاح تسویه حساب کامل و نهایی (FNF) ادامه دهید.

این به این معنی است که کارمند باید برای آخرین ماه کاری خود به اضافه سایر موارد توافق شده (یعنی تعطیلات استفاده نشده، حقوق اخراج و غیره) حقوق دریافت کند. فرآیند تسویه کامل و نهایی باید ساده باشد و از دستورالعمل های مندرج در قرارداد کار پیروی کند.

8. اختلافات را حل کنید

به عنوان مثال، اگر اختلافی ایجاد شود، به این دلیل که کارمند معتقد است که به اشتباه فسخ شده است، قرارداد کار بار دیگر به عنوان یک راهنما عمل می کند. بر اساس آنچه در سند در مورد حل اختلاف تصریح شده است، رویه ها را می توان با میانجی گری به عنوان اولین گام دنبال کرد و در صورت عدم موفقیت، رجوع قانونی به عنوان گام بعدی.   

نکته HR

یک بند فسخ صریح را در قراردادهای کاری خود برای استخدام های جدید لحاظ کنید. این امر برای هر دو طرف شفافیت ایجاد می کند و خطر سوء تفاهم، اختلافات و اقدامات قانونی احتمالی را کاهش می دهد.

خوراکی های کلیدی

فسخ قرارداد کار اغلب برای HR یا هیچ یک از طرفین درگیر وضعیت خوشایندی نیست. با این حال، با انجام یک فرآیند مناسب، می تواند تا حد امکان صاف و بدون درد باشد.

دو سند پایه و اساس فرآیند فسخ محکم را تشکیل می دهند: قرارداد کاری که شامل یک بند واضح در مورد فسخ قرارداد است و خط مشی فسخ سازمان شما که کارکنان منابع انسانی و مدیریت را در هر مرحله از فرآیند فسخ راهنمایی می کند.

سوالات متداول