راهنمای عملی شما برای ورود از راه دور در سال 2024 (+ چک لیست رایگان)

کارمندان جدید و سازمان خود را با یک فرآیند نصب از راه دور به خوبی طراحی شده برای موفقیت آماده کنید. این مرحله حیاتی پایه و اساس یک رابطه سالم و پایدار کارمند-کارفرما را می‌سازد.

این راهنمای جامع، گام‌های عملی را برای متخصصان منابع انسانی ارائه می‌کند تا فرآیند موفقیت‌آمیز ورود از راه دور را همراه با یک چک‌لیست مناسب ایجاد کنند. بیایید شیرجه بزنیم!

مطالب
نصب از راه دور چیست؟
چالش های نصب از راه دور
چک لیست رایگان سوار شدن از راه دور
نحوه سوار شدن موفقیت آمیز کارکنان از راه دور
مطالعه موردی: فرآیند نصب از راه دور GitLab

نصب از راه دور چیست؟

پذیرش از راه دور فرآیند آشنایی افراد جدید با سازمان، افراد و فرهنگ آن است. این با سوار شدن کارکنان سنتی متفاوت است زیرا همانطور که از اصطلاح نشان می دهد، کاملاً از راه دور انجام می شود.

از آنجایی که کار از راه دور از زمان شروع همه‌گیری در سال 2020 افزایش یافته است، روش‌های سنتی سوارکاری دیگر کافی نیستند. مطالعه ای که توسط McKinsey در بهار 2022 انجام شد نشان داد که در ایالات متحده، 35٪ از کارمندان این گزینه را داشتند که از خانه به طور تمام وقت کار کنند در حالی که 90٪ قادر بودند تحت یک مدل هیبریدی کار کنند.

در اروپا، اعداد در هر کشور متفاوت است. داده های Eurostat و Statist نشان می دهد که در سال 2022، 30 درصد از کارگران به طور منظم از خانه کار می کردند. با این حال، هلند بسیار جلوتر از سایر کشورها است، به طوری که 65٪ از جمعیت حداقل بخشی از زمان را از راه دور کار می کنند، در حالی که، برای مثال، در بریتانیا، این مقدار کمی بیش از 15٪ است.

وقتی صحبت از استخدام کارمندان جدید به میان می‌آید، این افزایش کار از راه دور – به خصوص زمانی که تمام وقت است – رویکرد متفاوتی را می‌طلبد.

چالش های نصب از راه دور

نصب از راه دور چالش های منحصر به فردی را برای متخصصان منابع انسانی ایجاد می کند. در حالی که برخی از چالش ها با نصب سنتی همپوشانی دارند، برخی دیگر مختص کارمندان از راه دور هستند. در اینجا چالش های اصلی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• ارتباطات: ارتباط از راه دور مستلزم در نظر گرفتن متفکرانه کانال ها و روش ها برای اطمینان از تعامل، وضوح و یک رابطه قوی کارمند و کارفرما است.
• فرهنگ: ترجمه فرهنگ سازمانی به کارکنان از راه دور و ارائه تصویری دقیق از شرکت به آنها بدون فضای کاری فیزیکی چالش برانگیزتر می شود.
• اتصال: ادغام استخدام های جدید در تیم بدون برخوردهای معمولی سخت تر است. تعیین یک دوست همراه برای تسهیل ارتباطات بسیار مهم است.
• مدیر: مدیرانی که تجربه کمی در مدیریت تیم‌های راه دور دارند یا اصلاً تجربه ندارند، ممکن است برای حضور مؤثر در کارمندان از راه دور تلاش کنند. درک ملاحظات منحصر به فرد مدیریت از راه دور ضروری است.

چک لیست رایگان سوار شدن از راه دور

نحوه سوار شدن موفقیت آمیز کارکنان از راه دور

در این بخش، مراحلی را که متخصصان منابع انسانی می‌توانند برای موفقیت در کارمندان جدید از راه دور بردارند، بیان می‌کنیم. هر مرحله به چالش های خاصی می پردازد:

مرحله 1: یک برنامه حضوری تهیه کنید

از همان ساختار سوار شدن سنتی، شامل پنج مرحله اصلی پیروی کنید:

1. دوره قبل از شروع بکار: بین امضای نامه پیشنهادی و اولین روز کاری آنها استخدام کنید.
2. روز اول: برای افراد جدید یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت ایجاد کنید.
3. هفته اول: به افراد جدید کمک کنید تا با تیم، شرکت و نقش آشنا شوند.
4. 90 روز اول: یک برنامه 30-60-90 روزه برای اطمینان از یکپارچگی موثر و ارزش افزوده ایجاد کنید.
5. سال اول: ارزیابی عملکرد و بحث در مورد چشم اندازهای آینده در پایان سال اول.

بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از این مراحل بیندازیم.

1. قبل از تخته

قبل از شروع بکار برای نگه داشتن یک استخدام جدید در طول دوره ای که قرارداد را امضا کرده اند، اما هنوز شروع به کار نکرده اند، ضروری است. شاید حتی بیشتر از آن زمانی که نقشی از راه دور را شامل می شود زیرا احتمالاً ملاقات حضوری با مدیر و تیم وجود نداشته است.

در اینجا یک چک لیست برای اطمینان از تجربه آرام قبل از سوار شدن وجود دارد:

• ارسال یک ایمیل اطلاعاتی کاربردی و ویدیوی خوش آمدگویی: ایمیل «به تیم خوش آمدید» خود را سفارشی کنید تا اطلاعات ضروری در مورد تجهیزات، کمک هزینه کار از راه دور، ورود به سیستم‌های شرکت و مخاطبین برای سؤالات فناوری اطلاعات و منابع انسانی ارائه شود. همچنین، اگر شرکت شما این را ارائه می دهد، آنها را در مورد برنامه دوستان حضوری مطلع کنید.
• ویدیوی خوشامدگویی شخصی: بسته به اندازه سازمانتان، یک ویدیوی کوتاه از بنیانگذاران شرکت و/یا مدیر و تیم استخدام‌شده جدید ایجاد کنید و با استقبال گرم و معرفی آشنا شوید.
• معرفی رفیق عضویت: استخدام جدید را با دوستان خود که با آنها ارتباط برقرار می کند، ارتباط برقرار می کند و حس فرهنگ شرکت را تقویت می کند.
• دعوت به رویدادهای اجتماعی: به کارکنان جدید کمک کنید تا با دعوت از آنها به رویدادهای اجتماعی مجازی، خود را با فرهنگ تیم و شرکت آشنا کنند. از شرکت هایی مانند Drift الهام بگیرید، که گردهمایی های آنلاین جذابی را برای همه کارمندان سازماندهی می کنند.
• دعوت به رویدادهای حرفه‌ای: اگر رویدادهای مرتبط با صنعت در طول دوره پیش از هیئت مدیره اتفاق می‌افتد، دعوت از استخدام‌کننده جدید را برای شرکت در نظر بگیرید.
• پیش نویس یک برنامه 30-60-90 روزه : با ایجاد یک برنامه جامع، در مورد مسئولیت های جدید استخدام شده و انتظارات عملکرد شفاف سازی کنید.
• به تیم اطلاع دهید: اطمینان حاصل کنید که تیم از همکار جدید خود آگاه است و آنها را تشویق کنید که پیام های خوشامدگویی یا ویدیو ارسال کنند. این امر به ویژه در یک محیط از راه دور حیاتی است.
• پیش نویس یک دستور کار حضوری: یک دستور کار دقیق را با استخدام جدید به اشتراک بگذارید و اولین روز و هفته آنها را مشخص کنید. شامل جلسات با اعضای تیم، ارائه شرکت و بحث با مدیران و منابع انسانی باشد.
• در تماس باشید: مرتباً با استخدام جدید تماس بگیرید و آنها را تشویق کنید که سؤال بپرسند. حفظ ارتباط باز در طول قبل از سوار شدن به هواپیما برای ادغام و موفقیت آنها بسیار مهم است.

2. روز اول: جهت گیری

روز اول، جهت گیری شغلی، بیشتر به تجربه مربوط می شود تا اطلاعات. همانطور که قبلاً گفتیم، این روز باید در مورد ایجاد یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت برای افراد جدید باشد که به گذشته نگاه کنند.

در اینجا چند نکته کلیدی برای تمرکز در روز اول وجود دارد:

• استقبال گرم (اتصال و فرهنگ): از آنجایی که ما از کارمندان راه دور استفاده می کنیم، ایجاد یک استقبال گرم آنلاین مهم است. در نظر بگیرید که روز را با یک معرفی تیمی شروع کنید، جایی که همه می توانند به صورت مجازی یکدیگر را ملاقات کنند. سنت های تیم، مانند ارسال جعبه خوش آمدگویی با یک لیوان شخصی، می تواند این تجربه را خاص تر کند.
• نشستن مدیر: استخدام شده جدید باید یک جلسه مجازی با مدیر خود داشته باشد تا دستور کار روز را بررسی کند. این همچنین فرصتی برای استخدام جدید است تا هر گونه سوالی که ممکن است داشته باشد بپرسد.
• رفیق حضوری (اتصال و فرهنگ): تعیین یک دوست همراه برای موفقیت در نصب از راه دور بسیار مهم است. این شخص پشتیبانی ارائه می دهد، به استخدام جدید کمک می کند تا در محل کار مجازی حرکت کند و آنها را با فرآیندها، فرهنگ و مزایای شرکت آشنا کند.
• برنامه 30-60-90 روزه (ارتباطات و مدیر): در روز اول، مدیر باید استخدام جدید را به برنامه 90 روزه خود معرفی کند. این تضمین می کند که استخدام شده جدید مسئولیت های خود و آنچه را که باید انتظار داشته باشد را درک می کند. در این جلسه مدیر می تواند برنامه هفتگی و ماهانه کارمند جدید را نیز به اشتراک بگذارد. این می‌تواند شامل جلسات روزانه یا هفتگی تیم، به‌روزرسانی ماهانه کسب‌وکار و یک روز سه‌ماهه حضوری در تیم باشد.
• آموزش (ارتباطات و فرهنگ): آموزش از راه دور نیاز به برنامه ریزی بیشتری دارد. در نظر بگیرید که فردی از بخش فناوری اطلاعات در دسترس باشد تا به استخدام‌های جدید در طول جلسات آموزشی آنها کمک کند. علاوه بر این، کارمندان جدید باید آموزش های لازم را در مورد نرم افزارهای ارتباطی و همکاری، استفاده از ایمیل و هر نرم افزار دیگر مرتبط با نقش خود تکمیل کنند. دوست حضوری نیز می تواند در این زمینه راهنمایی کند.

3. هفته اول

در هفته اول، افراد جدید بر روی آشنایی با تیم، شرکت و نقش خود تمرکز می کنند. در اینجا سه نکته کلیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• برقراری ارتباط با تیم: در هفته اول، افرادی که تازه استخدام شده اند، جلسات انفرادی با همکاران خود دارند تا روابط خود را ایجاد کنند و درک کنند که چگونه همکاری خواهند کرد.
• اعلام حضور مدیران: مدیران باید حداقل یک بار در روز (ترجیحاً دو بار در یک محیط از راه دور) پایگاه‌های استخدام‌شده جدید را لمس کنند تا مطمئن شوند همه چیز به خوبی پیش می‌رود، به سؤالات پاسخ داده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.
• آموزش بیشتر: کارمندان از راه دور اغلب با ابزارها و سیستم های نرم افزاری پیچیده کار می کنند، بنابراین باید در هفته اول آموزش کامل ارائه شود. پشتیبانی IT باید برای کمک به هرگونه مشکل فنی در دسترس باشد.

رفیق جدید استخدام شده نیز نقش مهمی در این هفته ایفا می کند. آنها فضایی راحت را برای افراد جدید استخدام می کنند تا بتوانند سؤال بپرسند و هر گونه نگرانی یا فکری را بیان کنند.

4. 90 روز اول

تا پایان 90 روز اول، افراد جدید باید به طور کامل با تیم، فرهنگ شرکت ادغام شوند و نقش خود را به طور موثر ایفا کنند. برنامه 30-60-90 روزه برای دستیابی موفق به این امر ایده آل است.

در یک محیط از راه دور، آموزش در طول 90 روز اول استخدام جدید اهمیت ویژه ای پیدا می کند. نوع آموزش ممکن است بسته به نقش متفاوت باشد، اما نمونه هایی از آن عبارتند از یادگیری توسط مربی، آموزش الکترونیکی، آموزش در حین کار، و راهنمایی.

5. سال اول

سال اول را با یک جلسه نهایی به پایان برسانید تا فرآیند عضویت به پایان برسد و اولین بررسی عملکرد انجام شود. در این جلسه به 4 حوزه کلیدی بپردازید.

• موارد کاربردی: تأیید کنید که همه مسائل عملی از زمان شروع فرآیند ورود انجام شده است.
• عملکرد: ارزیابی عملکرد کارکنان جدید و ارزیابی پیشرفت آنها در جهت دستیابی به اهدافشان.
• آینده: درباره فرصت های یادگیری و توسعه بحث کنید، در مورد آرزوهای شغلی آنها پرس و جو کنید و آینده آنها را در سازمان بررسی کنید.
• بازخورد: در مورد فرآیند سوار شدن از راه دور بازخورد جمع آوری کنید. تعیین کنید چه چیزی موفق بوده است و زمینه های بهبود را شناسایی کنید.

مرحله 2: ارزیابی موفقیت نصب از راه دور

نصب ضعیف می تواند منجر به گردش مالی ناخواسته شود. با پیاده‌سازی معیارهای ورودی، می‌توانید:

• هر مشکلی را در فرآیند سوار شدن از راه دور خود شناسایی کنید
• اثربخشی برنامه ورود خود را بهبود بخشید
• جلوگیری از گردش ناخواسته

در اینجا چند معیار وجود دارد که می توانید آنها را پیگیری کنید:

1. زمان رسیدن به بهره وری: اندازه گیری کنید که چقدر طول می کشد تا یک استخدام جدید عملیاتی و سازنده شود.
2. گردش مالی جدید استخدام: تعداد کارمندانی را که در سال اول یا یک دوره زمانی مشخص ترک می‌کنند، پیگیری کنید.
3. آستانه حفظ: تعیین نقطه ای که استخدام کنندگان جدید از سازمان خارج می شوند.
4. رضایت کارمندان: احساس کارکنان جدید را پس از یک دوره زمانی مشخص اندازه گیری کنید.
5. نرخ حفظ استخدام جدید برای هر مدیر: هر گونه مشکل بالقوه را در تیم های خاص شناسایی کنید.
6. نرخ تکمیل آموزش: نظارت کنید که چند کارمند جدید آموزش خود را تکمیل کرده اند.
7. بازخورد 360 درجه: بینش هایی را از افرادی که با استخدام کنندگان جدید تعامل دارند جمع آوری کنید تا اثربخشی برنامه نصب از راه دور خود را ارزیابی کنید.
8. بازخورد غیررسمی: برای ارزیابی سطح رضایت از وصال جدید سؤالات باز بپرسید.

برای کاوش عمیق‌تر در مورد این معیارها و سایر معیارها، مقاله ما را در مورد معیارهای ورودی بررسی کنید.

مرحله 3: برای نصب از راه دور آماده شوید

قبل از فرو رفتن در سوار شدن از راه دور، مهم است که کاملاً آماده باشید. در حالی که این مرحله ممکن است بعداً در روند انجام شود، بسیار مهم است که همه چیز را برای انتقال آرام آماده کنید. در اینجا چند عامل کلیدی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

• الزامات فنی: برای ارزیابی نیازهای فناوری برای نصب از راه دور با بخش فناوری اطلاعات خود همکاری کنید. آنها از آنچه در حال حاضر در دسترس است و آنچه که ممکن است نیاز به اجرا داشته باشد، آگاهی خواهند داشت.
• پشتیبانی فناوری اطلاعات: پشتیبانی فناوری اطلاعات در یک محیط راه دور ضروری است. در طول جلسه خود با تیم فناوری اطلاعات، در مورد حمایت مورد نیاز برای استخدام های جدید صحبت کنید. تعیین کنید چه زمانی فناوری اطلاعات باید برای کمک در دسترس باشد و اطمینان حاصل کنید که همه می دانند چه کسی از چه زمانی شروع به کار می کند.
• دوستان ورود: یک فرآیند موفقیت آمیز ورود از راه دور اغلب شامل یک برنامه دوستان حضوری است. این برنامه را قبل از ورود به سیستم تنظیم کنید تا افراد جدید بتوانند از همان ابتدا با دوستان خود جفت شوند.
• معیارها: تعیین معیارهایی که برای ارزیابی موفقیت فرآیند سوار شدن از راه دور شما استفاده می شود، مهم است. این به منابع انسانی و سازمان کمک می کند تا پیشرفت را پیگیری کرده و هر گونه تنظیمات لازم را انجام دهند.

با انجام این مراحل برای آماده سازی، به خوبی مجهز و آماده خواهید بود تا با اطمینان از راه دور سوار شدن به هواپیما بپردازید.

مطالعه موردی: فرآیند نصب از راه دور GitLab

GitLab یک صفحه اصلی ایجاد کرده است که یک نمای کلی روشن و آموزنده از فرآیند ورود در شرکت ارائه می دهد. این شامل پیوندهایی به صفحات ورودی اضافی و الگوهای کارمندان جدید است.

تازه واردان می توانند اطلاعاتی در مورد تماس TaNewKi GitLab بیابند، یک تماس قبل از ورود به جلسه که در آن می توانند با همکاران آینده ملاقات کنند، معاشرت کنند و سؤال بپرسند.

این صفحه همچنین نمای کلی از کانال‌های Slack مربوطه را ارائه می‌کند که اعضای جدید تیم افراد به آنها اضافه می‌شوند. علاوه بر این، فهرستی از پیوندهای مرتبط برای حضور در تیم فروش، حضور در برنامه‌نویس و غیره وجود دارد.

چیزی که این صفحه را متمایز می کند انعطاف پذیری آن است. استخدام‌های جدید می‌توانند با سرعت خودشان و هر زمان که برایشان راحت‌تر باشد، از آن عبور کنند.

برای جمع بندی

از آنجایی که تعداد افرادی که از راه دور کار می کنند همچنان در حال افزایش است، وجود یک فرآیند نصب از راه دور قوی در محل بسیار مهم می شود. این امر مستلزم آن است که متخصصان منابع انسانی در رویکرد خود برای ورود مجدد تجدید نظر کنند. مراحل مورد بحث در این مقاله به عنوان یک نقطه شروع ارزشمند برای ایجاد یک تجربه موفقیت آمیز سوار شدن از راه دور است.