راهنمای مصاحبه: 7 عنصر کلیدی

راهنمای مصاحبه می تواند ابزار عالی برای استفاده در طول مصاحبه های نامزد باشد. در این مقاله راهنمای مصاحبه را با شما آشنا خواهیم کرد. ما به مزایای استفاده از یک، 7 عنصر کلیدی راهنمای مصاحبه خواهیم پرداخت و یک الگوی راهنمای مصاحبه قابل دانلود را به اشتراک خواهیم گذاشت.

مطالب
راهنمای مصاحبه چیست؟
مزایای استفاده از راهنمای مصاحبه
یک مثال راهنمای مصاحبه – عناصر کلیدی
الگوی راهنمای مصاحبه
در یک یادداشت پایانی
سوالات متداول

راهنمای مصاحبه چیست؟

راهنمای مصاحبه سندی است که سازمان ها را قادر می سازد تا نحوه انجام مصاحبه های نامزد خود را ساختار دهند. این به مصاحبه کنندگان کمک می کند تا بدانند در مورد چه چیزی و به چه ترتیبی بپرسند و تجربه یک نامزد را تضمین می کند که برای همه متقاضیان یکسان است.

محتوای راهنمای مصاحبه بسته به نقشی که برای آن استخدام می کنید، روش مصاحبه ای که تصمیم به استفاده از آن دارید و الزامات سازمانی خاص شما متفاوت خواهد بود.

مزایای استفاده از راهنمای مصاحبه

استفاده از راهنمای مصاحبه در طول فرآیند استخدام چندین مزیت دارد:

• یک فرآیند ساختار یافته وقتی همه مصاحبه‌کنندگان مراحل یکسانی را به ترتیب دنبال می‌کنند، این ساختار ایجاد می‌کند. این به نوبه خود، احتمال اینکه افراد فراموش کنند از نامزدها سؤالات خاصی بپرسند یا اطلاعات خاصی به آنها بدهند را کاهش می دهد. 

• تجربه کاندیدا. استفاده از راهنمای مصاحبه تضمین می کند که همه کاندیداها تجربه یکسانی دارند. البته، همه مصاحبه کنندگان یکسان نیستند، بنابراین همیشه تفاوت وجود خواهد داشت، اما حداقل روند و سوالات برای همه یکسان است.

• ارزیابی برابر هنگامی که از روش مصاحبه یکسانی استفاده می کنید و از هر داوطلب سؤالات یکسانی می پرسید، می توانید از همان امتیاز برای ارزیابی آنها نیز استفاده کنید. این امر خطر سوگیری در فرآیند مصاحبه را کاهش می دهد. 

یک مثال راهنمای مصاحبه – 7 عنصر کلیدی

در حالت ایده‌آل، راهنمای مصاحبه شما بخشی از فرآیند انتخابی است که به خوبی ساختار یافته است. به این ترتیب، با هر بخش از آن فرآیند هماهنگ است.

این بدان معناست که، برای مثال، الزامات یک موقعیت جدید که در شرح شغل مشخص شده است (یعنی مهارت ها، شخصیت و قابلیت های مورد نیاز یک نامزد مناسب) باید در طول مصاحبه در نظر گرفته شود و از این رو در مصاحبه گنجانده شود. راهنمای بیایید نگاهی به 7 عنصر کلیدی راهنمای مصاحبه بیندازیم.

1. دعوت و جلسه توجیهی

اطمینان حاصل کنید که همه کاندیداهایی که به دور مصاحبه راه می یابند، دعوتنامه یکسانی دریافت می کنند، از جمله توضیحاتی در مورد آنچه که باید از مصاحبه انتظار داشته باشند (با چند نفر صحبت می کنند، احتمالاً چه مدت مصاحبه طول می کشد، آیا نیاز به آماده سازی دارند یا خیر. چیزی از قبل، چه مدارکی باید بیاورند و غیره).

در اینجا نمونه ای از این است که ایمیل دعوت به مصاحبه می تواند شبیه باشد:

خط موضوع: [نام شرکت] : در دسترس بودن مصاحبه

سلام [FIRST NAME] ،

از درخواست شما برای موقعیت [JOB TITLE] در [COMPANY NAME] سپاسگزاریم. ما مواد درخواستی شما را به دقت بررسی کرده‌ایم و خوشحالیم که شما را به مصاحبه برای نقش دعوت می‌کنیم!

مصاحبه شما [FORMAT] و تقریباً [طول مصاحبه] انجام خواهد شد. شما با [مصاحبه‌گر] ، [عنوان شغلی مصاحبه‌گر]، و [ عنوان شغلی مصاحبه‌گر] ما در اینجا در [نام شرکت] صحبت خواهید کرد.

لطفاً زمانی که در زمان های زیر در دسترس هستید به ما اطلاع دهید:

[DAY، DATE – TIME، TIME ZONE]

[DAY، DATE – TIME، TIME ZONE]

[DAY، DATE – TIME، TIME ZONE]

فراموش نکنید که [اسناد] و [آزمون نمونه کاری] را که آماده کرده اید همراه داشته باشید.

دوباره از علاقه شما به پیوستن به تیم [COMPANY NAME] سپاسگزاریم! ما مشتاقانه منتظر صحبت با شما هستیم.

بهترین،

[نام شما]

[امضای ایمیل شما]

البته، محتویات و لحن دقیق دعوتنامه مصاحبه شما ممکن است متفاوت باشد، اما قسمت های بین [ ] عناصری هستند که صرف نظر از هر چیزی باید پوشش داده شوند. برای اطمینان از اینکه همه کاندیداها یک دعوتنامه کامل دریافت می کنند، می توانید پیوندی را در راهنمای مصاحبه خود به سمت الگوی دعوت مصاحبه شرکت خود قرار دهید – به طور ایده آل در Google Drive یا راه حل های مشابه ذخیره می شود.

2. تنظیم صحنه

این یک مسئله عملی است. کجا می خواهید با مردم مصاحبه کنید؟ چه کسی با نامزدها مصاحبه خواهد کرد؟ اگر این یک مصاحبه ویدیویی است، بهترین مکان برای برقراری تماس چیست؟ در اینجا نیز خوب است که تنظیمات یکسانی برای هر نامزد داشته باشید تا همه تجربه یکسانی داشته باشند. الزامات “تنظیم” را، چه آنلاین و چه آفلاین، در راهنمای مصاحبه خود بگنجانید.

اگر مصاحبه‌کنندگان باید یک کپی از رزومه داوطلب در طول مصاحبه، یا یک کپی از نمونه کاری که باید تهیه می‌کردند – یا راهنمای مصاحبه که باید دنبال کنند، همراه داشته باشند! – یا هر نوع سند دیگری، این باید در راهنمای مصاحبه نیز باشد.

3. خوش آمدید

مطمئناً مواردی وجود دارد که می خواهید در هنگام استقبال از کاندیداها کاملاً به آنها اشاره کنید. آنها ممکن است در مورد شرکت، تاریخچه آن، دفتر، شغل، شما نام ببرید. افتتاحیه مصاحبه و همه چیزهایی که باید در راهنمای مصاحبه پوشش دهد را درج کنید.

4. سوالات

در یک مصاحبه ساختاریافته، مجموعه ای استاندارد از سوالات استفاده می شود. این روشی یکسان برای ثبت اطلاعات و استاندارد کردن رتبه صلاحیت های داوطلب در اختیار مصاحبه کننده قرار می دهد. همچنین مصاحبه کننده را قادر می سازد تا متقاضیان را به طور دقیق مقایسه کند و بر اساس داده ها بهترین تصمیم را بگیرد. 

علاوه بر داشتن سؤالات استاندارد، روش متداول در مصاحبه ها روش STAR است. این روش روشی ساختاریافته برای بازیابی اطلاعات از نامزد ارائه می دهد. STAR مخفف:

• موقعیت. از کاندید بخواهید وضعیتی را که در آن قرار داشتند را شرح دهد.
• وظیفه نامزد برای چه هدفی تلاش می کرد؟
• اقدام از کاندید بخواهید با جزئیات شرح دهد که چه اقداماتی را برای بهترین استفاده از موقعیت و انجام وظایف خود انجام داده است.
• نتیجه. از کاندید بخواهید که نتیجه عمل و آنچه را که آموخته است را شرح دهد.

استفاده از روش STAR برای آزمایش شایستگی های کلیدی مورد نیاز برای این کار بسیار توصیه می شود. پرسیدن یک سوال از همه نامزدها به شما این امکان را می دهد که به راحتی میزان تجربه آنها در این شایستگی های کلیدی را مقایسه کنید.

این همان جایی است که ما اهمیت همسویی بخش های مختلف فرآیند استخدام شما را می بینیم. سوالات در راهنمای مصاحبه باید شامل شایستگی ها و مهارت های کلیدی ذکر شده در شرح شغل باشد.

5. سوالات کاندیدا 

راهنمای مصاحبه شما باید شامل بخشی در مورد سوالات نامزد باشد. معمولاً در پایان مصاحبه، مصاحبه کننده از متقاضی می پرسد که آیا سؤالی در مورد شغل، شرکت، تیم، شما نام ببرید. نوع سوالی که مردم می پرسند – در صورت وجود – می تواند چیزهای زیادی در مورد علاقه آنها به کار برای سازمان شما به شما بگوید.

6. جمع بندی

قبل از خداحافظی با یک نامزد، چند کار وجود دارد که باید انجام دهید. اول از همه از آنها بابت وقتی که گذاشتند تشکر کنید. دوم، به آنها بگویید که مراحل بعدی چیست. آنها چه زمانی می دانند که آیا به مرحله بعدی فرآیند انتخاب راه یافته اند یا نه، مرحله بعدی چیست و چگونه از شما (از طریق ایمیل، تلفن و غیره) می شنوند. سوم، از آنها بپرسید، اگر قبلاً این کار را انجام نداده اید، مراجع آنها چه کسانی هستند و چگونه می توانید به آن افراد دسترسی پیدا کنید. این به شما در بررسی مرجع کمک خواهد کرد. چهارم، به آنها اطلاع دهید که اگر بعد از خروج سؤالی داشتند، با چه کسی و چگونه تماس بگیرند. مطمئن شوید که همه اینها در راهنمای مصاحبه شما گنجانده شده است.   

7. امتیاز دادن 

هنگامی که مصاحبه واقعی تمام شد و نامزد رفت، وقت آن است که به آنها امتیاز دهید. آنها در هر یک از سوالات چقدر نمره خوبی کسب کردند؟ مصاحبه کننده باید فوراً این نمرات را پر کند (اگر در طول مصاحبه این کار را انجام نداده باشد)، در حالی که مصاحبه و پاسخ های متقاضی هنوز در حافظه او باقی مانده است.

سوالات مصاحبه را می توان به چند دسته تقسیم کرد مانند تناسب فرد-شغل و فرد-سازمان. اولی شامل سوالاتی است که هدف آن تعیین میزان سازگاری یک نامزد با الزامات شغلی است که برای آن درخواست می کند، در حالی که دومی شامل سوالاتی در مورد سازگاری یک فرد با سازمان (فرهنگ آن) است. وزن هر دسته بسته به نیازهای سازمانی شما متفاوت خواهد بود.

در حالی که سوالات مربوط به تناسب فرد-شغل بسته به نقشی که برای آن استخدام می کنید متفاوت خواهد بود، سؤالات مربوط به تناسب فرد-سازمان به این میزان نخواهد بود یا حداقل نه. بنابراین، می توانید تصمیم بگیرید که مستقیماً آن ها را در راهنمای مصاحبه خود قرار دهید. در غیر این صورت، می‌توانید پیوندی به Google Drive (یا راه‌حل مشابه) که در آن این نوع سؤالات مصاحبه را ذخیره می‌کنید، انتخاب کنید.

یک الگوی راهنمای مصاحبه

ما یک الگوی راهنمای مصاحبه قابل دانلود ایجاد کردیم که می توانید از آن به عنوان مبنایی برای راهنمای مصاحبه خود استفاده کنید. این 7 بخش را که در این مقاله توضیح دادیم، شامل برخی از عناصری است که باید در آن بخش ها پوشش دهیم.

البته قالب فقط یک نمونه است. برای ایجاد راهنمای مصاحبه که برای سازمان شما کار می کند، می توانید هر تعداد عنصر لازم را اضافه یا حذف کنید.

می توانید قالب راهنمای مصاحبه را از اینجا دانلود کنید.

در یک یادداشت پایانی

استفاده از راهنمای مصاحبه راهی عالی برای اطمینان از برخورد مصاحبه‌گران با همه متقاضیان یکسان است. همچنین ابزار خوبی برای ایجاد ساختار در طول مصاحبه نامزدها است و ارزیابی و امتیازدهی آنها را آسان‌تر می‌کند. محتوای دقیق راهنمای مصاحبه برای هر سازمان و نقش متفاوت است، اما 7 عنصر ذکر شده در این مقاله یک پایه محکم را تشکیل می دهند.

سوالات متداول