کتابچه راهنمای کارمند باید ستون فقرات هر سازمانی باشد تا راهنمایی و وضوح در مورد تمام موارد مرتبط با منابع انسانی ارائه کند. هر تیم منابع انسانی زمان و انرژی قابل توجهی را صرف پاسخگویی به سوالات مرتبط با منابع انسانی می کند. با وجود یک کتابچه راهنمای خوب، نه تنها یک نقطه مرجع برای کارمندان دارید که در صورت داشتن سؤال یا نگرانی به آن مراجعه کنند، بلکه به ایجاد یک فرآیند کارآمدتر و کارآمد HR کمک می کند.
کتاب راهنمای منابع انسانی منبعی حیاتی برای کمک به تعیین انتظارات واضح از رفتار و عملکرد و کمک به پرورش فرهنگ مثبت در محل کار است. در حالی که هیچ قانونی در ایالات متحده وجود ندارد که شرکت ها را ملزم به ایجاد یک کتابچه راهنمای کاربر کند، برخی از ایالت ها نیاز دارند که قوانین استخدامی خاص نوشته شود و کارمندان به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. بنابراین، کتاب راهنمای کارمند یک وسیله عالی برای اطمینان از رعایت الزامات قانونی محلی در شرکت شما است.
اگر آماده هستید که بازی منابع انسانی خود را به سطح بعدی ببرید، وقت آن است که در مورد ایجاد یا به روز رسانی کتاب راهنمای منابع انسانی سازمان خود جدی بگیرید. پس بیایید شیرجه بزنیم!
مطالب
کتابچه راهنمای کارمند چیست؟
چرا برای منابع انسانی ایجاد کتابچه راهنمای کارمند مهم است؟
اجزای کلیدی که باید در کتابچه راهنمای کارمند گنجانده شوند
6 گام برای ایجاد یک کتابچه راهنمای کارمند موثر
کتابچه راهنمای کارمند چیست؟
یک کتابچه راهنمای کارمند، که کتابچه راهنمای کارمند نیز نامیده می‌شود، به عنوان یک راهنمای جامع برای مأموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها، خط‌مشی‌های کارکنان و محل کار، رویه‌های مرتبط با منابع انسانی، مزایای کارکنان، و آیین‌نامه رفتار در محل کار و موارد دیگر عمل می‌کند. به طور خلاصه، انتظارات کارکنان را مشخص می کند، حقوق آنها را تعریف می کند و تعهدات قانونی شرکت شما را به اطلاع می رساند.
علاوه بر این، کتابچه راهنمای کارمند مقدمه ای مهم برای کسب و کار شما برای استخدام های جدید است و به تیم شما در هنگام ورود کمک می کند. همچنین به کارمندان جدید کمک می کند تا با ارائه بینش هایی در مورد ماموریت، چشم انداز و ارزش های شما، خود را با فرهنگ و اهداف سازمان شما هماهنگ کنند.
این راهنما منبعی را در اختیار آنها قرار می دهد تا در صورت فراموش کردن یا از دست دادن چیزی در چند هفته اول زندگی، به گذشته نگاه کنند. به طور کلی، کتابچه راهنمای کارکنان ابزار ارزشمندی است که با پرورش فرهنگ محیط کار مثبت و سازنده، هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان مفید است.
چرا برای منابع انسانی ایجاد کتابچه راهنمای کارمند مهم است؟
دپارتمان‌های منابع انسانی همیشه وظایف زیادی در دستان خود خواهند داشت و بنابراین می‌توان از تکلیف ایجاد و نگهداری کتابچه راهنمای کارمندان شما چشم پوشی کرد. اما در طرح بزرگ همه چیز، داشتن این راهنما می تواند شما و شرکتتان را از نبردهای قانونی و سردردهای آینده نجات دهد.
بسیاری از مشاغل شرکتی در حال حاضر یک کتابچه راهنمای کارمند دارند. اگر در این دسته هستید، عالی است! شما در حال حاضر یک قدم جلوتر هستید. اما هر چند وقت یکبار به روز می شود؟ آیا کارمندان شما واقعاً از آن استفاده می کنند؟ برعکس، بسیاری از شرکت های کوچک حتی کتابچه راهنمای تیم خود ندارند تا به آن مراجعه کنند.
کتابچه های راهنمای کارکنان ابزار ارزشمندی برای ارائه وضوح و ساختار برای کارکنان و مدیریت است. خط مشی‌ها و انتظارات، مانند کد لباس و رویه‌های اضطراری را تعیین می‌کند و تشریفات انضباطی را برای کسانی که قوانین را زیر پا می‌گذارند، مشخص می‌کند. این به همه کمک می کند تا بفهمند از آنها چه انتظاری می رود و مدیریت رفتار کارکنان را آسان تر می کند. همچنین می تواند به مدیران مرجعی برای شروع رویه های انضباطی ارائه دهد که به حفظ ثبات در سراسر تجارت کمک می کند.
علاوه بر این، یک کتابچه راهنمای دقیق همچنین می‌تواند از کسب‌وکار شما در برابر مسئولیت‌های قانونی با اطلاع‌رسانی شفاف قوانین شما در مورد سیاست‌های ضد تبعیض یا نحوه گزارش آزار و اذیت محافظت کند. با داشتن دفترچه راهنما، می توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما با آخرین قوانین فدرال، ایالتی و محلی مطابقت دارد.
کتابچه راهنمای کارمند نیز ابزاری موثر برای مشارکت و انگیزش کارکنان است. شما می توانید با تشریح شفاف ماموریت و ارزش های شرکت و مزایا و فرصت های موجود برای کارمندان، به ایجاد یک فرهنگ محیط کار مثبت و سازنده کمک کنید.
بنابراین، چه برای یک کارفرمای بزرگ یا یک تجارت کوچکتر کار می کنید، وقت آن است که کتابچه راهنمای کارمندان خود را اولویت بندی کنید. اما به یاد داشته باشید، این یک فرآیند یکبار مصرف نیست – این کتابچه راهنمای کاربر باید به طور مرتب نگهداری و به روز شود تا اطمینان حاصل شود که شیوه های تجاری و الزامات قانونی شما را منعکس می کند.
اجزای کلیدی که باید در کتابچه راهنمای کارمند گنجانده شوند
یکی از چیزهای هیجان انگیز در مورد ایجاد کتابچه راهنمای کارکنان این است که راه های زیادی برای ساختن آن وجود دارد. بنابراین، تیم شما هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی اضافه شود یا نه، گزینه های زیادی دارد. با این حال، پیشنهاد می کنیم موارد زیر را به کتابچه راهنمای خود اضافه کنید تا آن را تا حد امکان جامع کنید:
1. اطلاعات عمومی شرکت
یک راه عالی برای معرفی کارکنان جدید به شرکت و رهبری آن این است که کتابچه راهنمای کارمندان خود را با بخش اطلاعات عمومی شرکت شروع کنید. در اینجا می توانید اطلاعاتی در مورد تاریخچه سازمان خود که در هیئت مدیره رهبری است و ساختار شرکت اضافه کنید تا عضو تیم جدید خود را روشن کنید.
2. ماموریت، چشم انداز و ارزش های شرکت
ماموریت شرکت شما، کسب و کار شما، اهداف آن و نحوه رسیدن به آنها را مشخص می کند. چشم انداز جایی است که سازمان شما امیدوار است در آینده به آن برود و ارزش های شما چشم انداز شرکت را تقویت می کند و فرهنگ کاری آن را شکل می دهد. درک این سه نکته برای کارمند شما ضروری است، و هنگامی که به خوبی با آنها ارتباط برقرار شود، کارمندان می توانند برای اهداف و مقاصد کسب و کار با یکدیگر همکاری کنند. Hubspot یک بخش فرهنگ بسیار دقیق در کتاب راهنمای خود دارد. به یاد داشته باشید که راه های زیادی برای ایجاد یک کتابچه راهنمای کاربر وجود دارد. شما می توانید به همان اندازه که می خواهید با جزئیات یا ساده بروید،
3. سیاست های استخدامی
این بخش باید شامل اطلاعاتی در مورد شرایط استخدام اعضای تیم شما باشد، مانند آنچه که کارمندان و کارآموزان تمام وقت و پاره وقت را تعریف می کند. در این بخش، ممکن است بخواهید اطلاعاتی در مورد فلسفه جبران خسارت، مقیاس های پرداخت و اطلاعات بررسی عملکرد اضافه کنید.
4. فرصت شغلی برابر
بسته به اندازه و تعداد کارمندانی که در شرکت خود دارید، قوانین مختلفی وجود دارد که باید از آنها پیروی کنید که مربوط به حقوق کارمندان در ایالات متحده آمریکا است. یکی از این موارد فرصت شغلی برابر (یا EEO) است.
کسب‌وکاری که از این قوانین پیروی می‌کند باید اطمینان حاصل کند که آنها بر اساس ویژگی‌های محافظت‌شده مانند نژاد، جنسیت، مذهب، سن و سایر دسته‌بندی‌هایی که می‌توان با آنها تبعیض قائل شد، علیه کارمندان و متقاضیان کار تبعیض قائل نمی‌شود. کتابچه راهنمای کارمند شما مکانی عالی برای بیانیه کارفرمای فرصت برابر است تا به تیم شما اطلاع دهد که تحت EEO محافظت می شوند.
5. سیاست ضد آزار و اذیت
کمیسیون فرصت های برابر اشتغال ایالات متحده همچنین از کارمندان در برابر آزار و اذیت در محل کار یا تلافی برای گزارش آزار و اذیت محافظت می کند. شما باید بخشی را در کتابچه راهنمای کارمند خود اضافه کنید که در آن تعریفی از انواع مختلف آزار و اذیت یک کارمند، نحوه گزارش آزار و اذیت، مسئولیت حمایت از کارمند، و انواع اقدامات انضباطی که می تواند در صورت وجود یک کارمند انجام شود را بیان می کند. در اهانت به این قوانین یافت می شود.
شما می توانید یک مثال عالی از این موضوع را در کتاب راهنمای کارمندان عمومی GitLab بیابید.
6. رفتار و انضباط کارکنان
ممکن است همیشه برای اعضای تیم مشخص نباشد که رفتار خوب کارکنان چیست. افزودن بخشی به کتابچه راهنمای شما، آنچه را که در آیین نامه رفتار شرکت شما انتظار می رود، روشن می کند، مانند:
- استفاده مناسب از ایمیل شرکتی
- کد لباس
- استفاده از شبکه های اجتماعی در محل کار
- روابط در محل کار
Trello یک مثال ساده اما واضح در کتابچه راهنمای کارمندان خود در مورد کد لباس دارد. همچنین می‌توانید اطلاعاتی در مورد اقدامات انضباطی در صورتی که عضو تیم شما قوانین را زیر پا بگذارد، اضافه کنید. 
7. ساعات کار و برنامه ریزی
اگر شرکت شما ساعات کاری یا برنامه های خاصی را تنظیم کرده است که کارمند شما باید از آن پیروی کند، برای وضوح به کتابچه راهنمای کارمندان اضافه کنید. مطمئن شوید که اطلاعات یا خط‌مشی‌هایی در مورد نحوه تغییر روزها یا ساعت‌های برنامه‌ریزی‌شده در صورتی که کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد وجود داشته باشد.
8. سیاست های مرخصی / طرح های مرخصی
آیا شرکت شما مرخصی با حقوق یا طرح های مرخصی دیگری مانند مرخصی پزشکی، زایمان یا مرخصی خانوادگی ارائه می دهد؟ جزئیات سیاست های خود و همچنین اطلاعاتی در مورد نحوه درخواست مرخصی، تایید کننده مرخصی و زمانی که شرکت می تواند تصمیم به عدم تایید آن بگیرد را درج کنید.
برای مشاهده نمونه دقیق مرخصی، کتاب راهنمای Trello را بررسی کنید.
9. مزایای کارکنان
بخشی از چیزی که استعدادها را جذب و حفظ می کند، مزایای کارکنان شما است. شما باید مطمئن شوید که اعضای تیم شما از مزایای آنها مطلع شده و از آنها استفاده می کنند – به همین دلیل است که آنها را برای کارمندان شرکت خود دارید. طول و جزئیات این بخش به این بستگی دارد که چه تعداد از مزایای شما و اینکه آیا تفاوت هایی بر اساس مکان وجود دارد یا خیر.
Pronto Marketing یک مثال خوب و در عین حال ساده از مزایای کارکنان دارد.
10. ایمنی و امنیت در محیط کار
ایمنی و امنیت اعضای تیم شما باید اولویت شرکت باشد. این امر به ویژه اگر تیم شما در نزدیکی تجهیزات سنگین کار می کند صادق است. قوانین در ایالات متحده ایمنی محل کار را تنظیم می کند، اما مطمئن شوید که کارکنان شما می دانند چگونه در محیط خود ایمن بمانند، که همچنین به شما کمک می کند تا خطر شکایت های احتمالی را کاهش دهید.
اجزای اضافی:
عناصر دیگری نیز وجود دارد که ممکن است بخواهید به کتابچه راهنمای کارکنان خود اضافه کنید:
- نامه خوش آمدگویی از مدیر عامل یا بنیانگذار
- تعطیلی سالانه دفاتر
- اطلاعات ابزار داخلی
- نکات امنیت سایبری
- اطلاعات ورود به هواپیما (روز/ماه اول)
- اطلاعات خارج از هواپیما
- پشتیبانی داخلی IT
- اطلاعات تیم عملیات افراد
- استراحت و غذا
- سیاست های بازپرداخت سفر کاری
6 گام برای ایجاد یک کتابچه راهنمای کارمند موثر
1. با فرهنگ و ارزش های خود شروع کنید
با فرهنگ و ارزش‌های خود شروع کنید تا تیم خود را در ذهنیت ایجاد یا به‌روزرسانی کتابچه راهنمای کارمندان قرار دهید. این دو موضوع باید ستون فقرات بسیاری از تصمیمات داخلی در مورد خط‌مشی‌ها و رویه‌های شما باشند و به شما کمک می‌کنند پیامی ثابت در سراسر کتابچه راهنمای خود ایجاد کنید. اما لذت ببرید؛ این راهنماها می تواند راهی خلاقانه برای تعامل و اطلاع رسانی به تیم شما باشد.
2. بررسی سیاست ها و رویه های موجود
سیاست ها و رویه ها فقط در مورد الزامات قانونی و بهترین شیوه ها نیستند. آنها همچنین باید ارزش ها و چشم انداز شرکت شما را تجسم بخشند و در هر بخش از سازمان شما نفوذ کنند. بررسی خط‌مشی‌ها و رویه‌های موجود به شما این امکان را می‌دهد که اطمینان حاصل کنید که با نیازهای کسب‌وکار شما در حین رشد مطابقت دارند. ممکن است که عناصر اساسی سیاست های شما ثابت بماند. با این حال، ممکن است با پیشرفت صنعت و/یا سازمان شما، ویژگی‌های اجرای آنها تغییر کند.
نکته حرفه ای HR
با انجام یک بازبینی، همچنین می‌توانید خط‌مشی‌هایی را که قبلاً اجرا کرده‌اید و فکر می‌کنید فاقد آن هستند، بنویسید و از آن به‌عنوان جدولی برای کتابچه راهنمای کارمند خود استفاده کنید.
3. اطمینان حاصل کنید که همه سیاست ها از نظر قانونی مطابقت دارند
سازمان شما باید تمام قوانین و مقررات فدرال، ایالتی و محلی را رعایت کند. اگر اینطور نیستید، کسب و کار خود را به روی دعاوی بالقوه باز می کنید.
قوانین و سیاست ها دائما در حال تغییر هستند و در شهرها و ایالت ها متفاوت هستند. اگر تیم شما بین المللی باشد، این تفاوت حتی مهم تر است، زیرا کارکنانی با قوانین استخدامی بسیار متفاوت در مکان های مختلف دارید.
اگر تیم بزرگی دارید، ممکن است فردی در HR داشته باشید که به روز بودن در مورد انطباق منابع انسانی اختصاص داده شده است، اما اگر تیم شما کوچک است، ممکن است منطقی باشد که با یک وکیل حقوق کار کار کنید.
4. یک فرآیند برای بررسی و به روز رسانی ایجاد کنید
کتاب راهنمای شما باید یک سند زنده باشد که با سازمان تغییر می کند. بنابراین، مهم است که تیم منابع انسانی شما کتابچه راهنمای کاربر را اغلب به روز کند. برای انجام این کار، یک فرآیند ساختاریافته ایجاد کنید که به تیم شما فرصت می دهد تا هر بخش را بررسی کند.
معمولاً در محل کار در سال جدید شاهد مجموعه ای جدید از قوانین و مقررات در سطوح فدرال، ایالتی و محلی است. این باعث می شود ژانویه زمان ایده آلی برای متخصصان منابع انسانی باشد تا کتابچه های راهنمای کارکنان خود را به دقت بررسی کنند و به روز رسانی های لازم را در نظر بگیرند.
نکته حرفه ای HR:
به راحتی می توان از ایجاد تغییرات در کتابچه راهنمای خود چشم پوشی کرد. برای آسان‌تر کردن این کار، یک هفته تکراری را در تقویم ژانویه خود رزرو کنید تا تیم شما فقط بر روی تغییرات دفترچه راهنمای کارمندان تمرکز کند.
5. اطمینان حاصل کنید که کتاب راهنما توسط قانونی تایید شده است
دریافت خرید و تأیید از حقوقی قبل از انتشار کتابچه راهنمای خود برای سایر شرکت‌ها برای اطمینان از اینکه از لحاظ قانونی مطابقت دارید و هیچ موضوع یا خط‌مشی گم نشده‌ای وجود ندارد، ضروری است.
6. بازخورد را تشویق کنید و در صورت نیاز تغییراتی ایجاد کنید
دریافت بازخورد درباره کتابچه راهنمای خود از سایر اعضای تیم ضروری است. آنها ممکن است به مواردی که شما گم کرده اید یا بخش هایی که می تواند واضح تر باشد اشاره کنند. علاوه بر این، شرکت شما ممکن است در اواسط سال تغییراتی ایجاد کند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که کتابچه راهنمای شما با اطلاعات مهم بیشتر از هر سال در صورت نیاز به روز می شود.
نکته حرفه ای HR:
با پرسیدن مستقیم از افراد یا ارسال نظرسنجی بعد از کتاب راهنما، تیم را تشویق کنید که بازخورد بدهد.
خوراکی های کلیدی
- کتابچه راهنمای کارمند انتظارات روشنی را برای رفتار و عملکرد تعیین می کند، حقوق کارکنان را تعریف می کند و تعهدات قانونی را ابلاغ می کند. همچنین ابزار ارزشمندی برای ارائه شفافیت و ساختار برای کارکنان و مدیریت است.
- یک بخش منابع انسانی باید یک کتابچه راهنمای کارمند ایجاد کند تا شرکت را از جنگ‌ها و سردردهای قانونی آینده نجات دهد. یک کتابچه راهنمای دقیق می تواند از شرکت در برابر مسئولیت قانونی محافظت کند، به عنوان مثال، با ابلاغ قوانین در مورد سیاست های ضد تبعیض یا نحوه گزارش آزار و اذیت.
- کتابچه راهنمای کارمند شما می تواند به همان اندازه که می خواهید دقیق یا ساده باشد. با فرهنگ و ارزش های خود شروع کنید تا به شما در ایجاد پیامی ثابت در سراسر کتابچه راهنمایتان کمک کند و از آن لذت ببرید!
دیدگاهتان را بنویسید