یک دستیار منابع انسانی پشتیبانی اداری را برای بخش منابع انسانی ارائه می دهد و به وظایف مختلف منابع انسانی یک سازمان کمک می کند.
این مقاله در مورد نقش ها و مسئولیت های یک دستیار منابع انسانی، مهارت های لازم برای انجام این شغل، انتظارات حقوق و نکاتی در مورد چگونگی تبدیل شدن به یک دستیار بحث خواهد کرد.
مطالب
دستیار منابع انسانی چیست؟
شرح وظایف دستیار منابع انسانی
نقش ها و مسئولیت های دستیار منابع انسانی
مهارت های دستیار منابع انسانی و الزامات صلاحیت
حقوق دستیار منابع انسانی
چگونه دستیار منابع انسانی شویم
دستیار منابع انسانی چیست؟
دستیار منابع انسانی یا دستیار منابع انسانی یک دارایی ضروری برای بخش منابع انسانی هر سازمانی است. مسئولیت اصلی آنها ارائه پشتیبانی اداری به سرپرستان و مدیران منابع انسانی است.
در حالی که آنها تصمیمات مربوط به استخدام یا اخراج را نمی گیرند، دستیاران منابع انسانی در حصول اطمینان از اینکه عملیات روزانه این بخش به خوبی اجرا می شود، بسیار مهم هستند. از زمان‌بندی مصاحبه‌ها و نگهداری سیستم‌های بایگانی گرفته تا مدیریت پایگاه‌های داده منابع انسانی، این متخصصان منابع انسانی برای کمک به تیم منابع انسانی در سازماندهی و انجام مسئولیت‌های مختلف ضروری هستند.
شرح وظایف دستیار منابع انسانی
دستیاران منابع انسانی مسئول وظایف مختلف اداری، نگهداری سوابق کارمندان و کمک به فرآیندهای استخدام و حقوق و دستمزد هستند. آنها در زمینه های زیر پشتیبانی می کنند:
- استخدام و گزینش
- سوابق و مستندات کارکنان
- سیاست ها و رویه های منابع انسانی
- روابط کارکنان
- یادگیری و توسعه
- مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا
- مدیریت داده های کارکنان و گزارش دهی
- انطباق و الزامات قانونی
- محرمانه بودن و حفاظت از داده ها.
در یک روز معمولی، دستیاران منابع انسانی ممکن است وظایف و وظایف زیر را انجام دهند:
- سازماندهی و مدیریت سوابق کارکنان
- در فرآیند استخدام کمک می کند
- رسیدگی به سوالات یا نگرانی های کارکنان مربوط به خط مشی های منابع انسانی در حین ورود به هواپیما
- به روز رسانی کتابچه راهنمای کارکنان
- در حل تعارضات کارکنان کمک کنید
- در انجام نظرسنجی از کارکنان کمک کنید
- فعالیت های شناسایی کارکنان را هماهنگ کنید
- جلسات آموزشی را برنامه ریزی کنید
- نگهداری سوابق آموزشی کارکنان
- در تدارکات برنامه های آموزشی کمک کنید
- کمک به کارکنان در ثبت نام مزایا
- پاسخ به سوالات مربوط به مزایا
- از رعایت مقررات مزایا اطمینان حاصل کنید
- کمک به جمع‌آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی مانند جمعیت‌شناسی کارکنان، نرخ جابجایی و آموزش KPI برای تولید گزارش‌های منابع انسانی.
- به روز ماندن در مورد تغییرات در قوانین استخدام
- به بخش حقوقی در زمینه انطباق و ممیزی قانونی کمک کنید
- اسناد مربوط به انطباق را حفظ کنید
- اطمینان حاصل کنید که داده‌های کارمندان تحت قوانین انطباق قابل اجرا نگهداری و محافظت می‌شوند.
دستیار منابع انسانی یک موقعیت پایه یا پشتیبانی در شرکت های متوسط تا بزرگ است. آنها مستقیماً به یک سرپرست یا مدیر منابع انسانی گزارش می دهند.
دستیاران منابع انسانی مسئولیت های مختلف اداری مرتبط با مدیریت کارکنان را انجام می دهند. علاوه بر این، آنها از نزدیک با مدیران منابع انسانی، استخدام‌کنندگان و سایر متخصصان منابع انسانی برای حمایت از طرح‌ها و پروژه‌های منابع انسانی مختلف همکاری می‌کنند.
نقش ها و مسئولیت های دستیار منابع انسانی
1. پشتیبانی از استخدام
- آگهی های شغلی و مشاغل خالی را در تابلوهای کاریابی و رسانه های اجتماعی ارسال کنید
- نمایش رزومه و درخواست های شغلی
- مصاحبه های شغلی را برنامه ریزی و هماهنگ کنید
- در بررسی پیشینه و مرجع کمک کنید
- در تهیه نامه های پیشنهاد شغلی کمک کنید
- در طول فعالیت های استخدامی مانند نمایشگاه های شغلی و رویدادهای شغلی پشتیبانی ارائه دهید.
2. سوار شدن
- استخدام های جدید را به سازمان هدایت کنید
- از اسناد استخدامی جدید و تدارکات مراقبت کنید – راه اندازی ایستگاه های کاری تعیین شده، ورود به سیستم رایانه، آدرس های ایمیل و غیره.
- برای بحث در مورد سیاست های شرکت، جلسات انفرادی را برنامه ریزی کنید. کتابچه راهنمای کارمندان را ارائه دهید
- به عنوان فرد نقطه‌ای برای تمام سوالات کارمندان جدید خدمت کنید.
3. ثبت سوابق
- حفظ سوابق دقیق و به روز کارکنان، از جمله اطلاعات شخصی، قراردادهای کاری، ارزیابی عملکرد و اسناد مزایا
- اطلاعات استخدامی و مالیاتی را جمع آوری کنید
- کمک در طول مصاحبه خروج و تکمیل اسناد خاتمه.
4. مدیریت مزایا
- اسناد حقوقی و مزایا را مدیریت کنید.
- پردازش وظایف حقوق و دستمزد، که شامل نظارت بر مرخصی استعلاجی کارکنان و PTO است
- رفع خطاهای حقوق و دستمزد
- پاسخگویی به سوالات حقوق و دستمزد
- در انجام وظایف مزایا مانند انجام تطبیق‌ها و حسابرسی‌های مربوط به حقوق و دستمزد/منافع و تأیید صورت‌حساب‌ها برای پرداخت‌ها کمک کنید.
5. رعایت
- برای پردازش درخواست خدمات انطباق با مدیران خط و کارمندان کار کنید
- حفظ سوابق انطباق و اطمینان از دقیق و به روز بودن ابزارهای ردیابی
- انجام وظایف اداری لازم برای انجام وظایف انطباق
- افزایش یافته و از متخصص انطباق برای کمک در مورد مسائل پیچیده انطباق کمک بگیرید.
6. مدیریت عملکرد
- پشتیبانی در تهیه و مدیریت اقدامات کارکنان و سایر اسناد رسمی مربوط به بهبود عملکرد، جابجایی، تعلیق، استعفا، بازنشستگی و خروج کارکنان.
- اخطارهای جدایی را برای کارکنانی که موعد بازنشستگی اجباری دارند ارسال کنید
- در ارائه اسناد خروج به کارکنان در حال خروج کمک کنید
- در انجام مصاحبه های خروج یا جلسات خاتمه در صورت لزوم کمک کنید
- تمام پرداخت های نهایی و پایان کار را پردازش کنید. پس از جدایی به عنوان نقطه تماس عمل کنید.
7. روابط کارکنان
- رسیدگی به شکایات و شکایات کارکنان
- گزارش حوادث را از واحدهای تجاری مختلف دریافت می کند
- با بخش حقوقی شرکت در تهیه اطلاعیه توضیحی همکاری می کند و اطمینان می دهد که کارمند آن را دریافت می کند
- تشکیل جلسه اداری می دهد و صورتجلسه را مستند می کند
- اخطاریه تصمیم گیری و مستندات را تهیه می کند
- سوابق تخلف شرکت را ردیابی و نگهداری می کند.
الزامات مهارت های دستیار منابع انسانی
مهارت ها و صلاحیت های مورد نیاز برای انجام وظایف دستیار منابع انسانی با توجه به اندازه سازمان و نیازهای خاص کارکنان متفاوت است. در اینجا برخی از رایج ترین آنها آورده شده است:
مهارت های مورد نیاز:
1. توجه به جزئیات
این مهارت بسیار مهم است زیرا دستیاران منابع انسانی معمولاً مقادیر زیادی از داده های کارکنان را مدیریت می کنند. آنها باید آموزش ببینند و کار خود را تصحیح کنند و تکنیکی برای شناسایی و تصحیح خطاها ایجاد کنند تا از مسائل اداری و قانونی جلوگیری شود.
توجه به جزئیات به دستیاران منابع انسانی کمک می کند تا مسائل یا ناسازگاری های احتمالی را در سوابق کارمندان مانند قراردادهای کارکنان، فرم های مزایا و سوابق پرسنل شناسایی کنند. با شناسایی این جزئیات، آنها می توانند به طور فعال به مشکلات رسیدگی کنند و به یک محیط کاری مثبت و کارایی سازمانی کمک کنند.
2. مهارت های ارتباطی
دستیاران منابع انسانی روزانه با کارمندان در بخش‌های مختلف تعامل دارند، بنابراین داشتن مهارت‌های ارتباطی خوب برای این نقش ضروری است.
3. مهارت های سازمانی
مهارت های سازمانی برای دستیاران منابع انسانی حیاتی است زیرا آنها مسئول مدیریت و نگهداری اسناد و فرآیندهای مختلف در بخش منابع انسانی هستند.
به عنوان مثال، دستیاران منابع انسانی باید بدانند که چگونه چندین کار را به طور همزمان انجام دهند، مانند مدیریت سوابق کارمندان، برنامه ریزی مصاحبه، هماهنگی برنامه های آموزشی و پاسخ دادن به سوالات کارکنان.
مهارت‌های سازمانی همچنین به دستیاران منابع انسانی کمک می‌کند تا یک سیستم بایگانی سازمان‌یافته را ایجاد و نگهداری کنند و بازیابی و به‌روزرسانی اطلاعات کارمندان را در صورت نیاز آسان‌تر می‌کند.
4. مهارت های فنی
یک دستیار منابع انسانی باید مهارت های فنی قوی داشته باشد، زیرا اسناد و مدارک کارمندان اغلب با استفاده از نرم افزارهای منابع انسانی ذخیره می شوند.
به عنوان مثال، آنها باید بتوانند از ابزارهای فناوری مختلف برای فعالیت های منابع انسانی مختلف مانند استخدام، حقوق و دستمزد، مزایا و مدیریت عملکرد مانند ATS، HRIS و سیستم های حقوق و دستمزد استفاده کنند. آنها همچنین باید ابزارهای اصلی اداری مانند پردازش کلمه برای نوشتن یا به روز رسانی اسناد کارمند یا ایجاد برگه های اسلاید برای ارائه های آموزشی را بدانند. آنها همچنین باید بدانند که چگونه از نرم افزار ایمیل برای پاسخ به سوالات ایمیل کارکنان و برنامه ریزی جلسات بین نامزدها و مدیران استخدام استفاده کنند.
5. مهارت های مدیریت زمان
مهارت های سازمانی و مدیریت زمان اغلب با هم هستند. اگر سازماندهی نشده باشید، نمی توانید توانایی های مدیریت زمان کارآمدی داشته باشید یا برعکس.
از آنجایی که دستیاران منابع انسانی اغلب وظایف و پروژه های متنوعی را انجام می دهند، باید بدانند چگونه زمان را به طور موثر مدیریت کنند. آنها همچنین باید بدانند که چگونه اهمیت و فوریت هر کار را ارزیابی کنند، آنها را بر اساس آن اولویت بندی کنند، و اطمینان حاصل کنند که وظایف حیاتی به سرعت برای اولویت بندی وظایف، تخصیص کارآمد زمان و رعایت ضرب الاجل ها انجام می شود. برای مثال، آنها چندین تقویم را هماهنگ می‌کنند، رزرو اتاق را مدیریت می‌کنند و برنامه‌های مصاحبه شغلی را نظارت می‌کنند تا مطمئن شوند همه طرف‌های درگیر مطلع و آماده هستند.
6. مهارت های بین فردی
دستیاران منابع انسانی باید مهارت های بین فردی عالی داشته باشند و باید اطمینان حاصل کنند که هنگام مدیریت اطلاعات کارکنان، محرمانه بودن حفظ می شود.
بخش منابع انسانی داده های حساس مانند اطلاعات شخصی کارکنان، جزئیات حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد را مدیریت می کند. برای دستیاران منابع انسانی بسیار مهم است که به درستی داده های کارکنان و شرکت را ذخیره و محافظت کنند. مهارت های بین فردی به بهره وری در محل کار و ایجاد روابط قوی و مثبت برای تکمیل پروژه ها و دستیابی به اهداف تجاری کمک می کند.
حقوق دستیار منابع انسانی
Salary.com منتشر کرد که از 01 مه 2023، متوسط دستمزد دستیار منابع انسانی در ایالات متحده 45045 دلار است. محدوده دستمزد معمولاً از 40393 دلار تا 50268 دلار است که بر اساس تحصیلات، گواهینامه ها، مهارت های اضافی و سال ها تجربه کاری است.
میانگین دستمزد نیز به موقعیت مکانی بستگی دارد. به گفته Glassdoor، دستیار منابع انسانی در شیکاگو سالانه 52906 دلار دستمزد می گیرد، در حالی که انتظار می رود همتایان نیویورکی آنها سالانه 51543 دلار به خانه بپردازند.
در Payscale، حقوق سالانه متخصصان منابع انسانی در شیکاگو 41472 دلار در سال است، در حالی که همکاران دستیار منابع انسانی نیویورک سالانه 46404 دلار دریافت می کنند.
چگونه دستیار منابع انسانی شویم
برای تبدیل شدن به یک دستیار منابع انسانی، در اینجا مراحل لازم وجود دارد:
مدرک یا گواهینامه حرفه ای HR را دنبال کنید
برای درخواست موقعیت دستیار منابع انسانی، به مدرک لیسانس یا حداقل مدرک کاردانی نیاز دارید:
- مدرک لیسانس در مدیریت بازرگانی: این دوره 4 ساله پایه و اساس کاملی در کسب و کار و مدیریت ارائه می دهد. شما در توسعه کسب و کار و سازمان تخصص کسب خواهید کرد. با این مدرک می توانید دانشی را برای توسعه کسب و کار خود به دست آورید و در عین حال کارمندان خود را مؤثر و شاد کنید.
- مدرک کاردانی در مدیریت بازرگانی: این برنامه دیپلم 2 ساله الزامات آموزشی اولیه را برای شغل دستیار منابع انسانی ارائه می دهد. پس از اتمام این دوره، می توانید انتظار داشته باشید که درک اولیه ای از مفاهیم اساسی تجارت و مدیریت داشته باشید.
از طرف دیگر، متخصصان علاقه مند به دنبال کردن شغل دستیار منابع انسانی می توانند با ثبت نام در برنامه های صدور گواهینامه، اعتبار بیشتری کسب کنند:
- SHRM – دوره حرفه ای گواهی شده: این دوره برای افرادی که وظایف عمومی مرتبط با منابع انسانی و منابع انسانی را در محل کار انجام می دهند ایده آل است. این نیاز به مدرک کاردانی و حداقل سه سال تجربه مرتبط با منابع انسانی دارد. افرادی که دارای مدرک لیسانس و یک سال سابقه HR هستند نیز می توانند در این دوره به همراه نمره قبولی در آزمون 160 سوالی ثبت نام کنند.
- HRCI – حرفه ای در منابع انسانی: کسب این گواهینامه به شما کمک می کند تا دانش فنی و عملیاتی مدیریت منابع انسانی را درک کنید. این دوره برای متخصصان منابع انسانی با تجربه مدیریت برنامه های با گرایش تاکتیکی / لجستیکی است. این بر مسئولیت های عملیاتی یک پزشک برای بخش منابع انسانی شرکت تأکید می کند.
- برنامه گواهی عمومی HR: دانش پایه ای قوی در زمینه های مختلف منابع انسانی ارائه می دهد. در این دوره، یاد خواهید گرفت که چگونه اولویت های منابع انسانی را شناسایی کنید، سیاست های افراد را با رشد کسب و کار هماهنگ کنید، و ارزش های استراتژیک منابع انسانی را با فرآیندها و حکمرانی موثر افزایش دهید. شما مهارت های مختلفی را برای مدیریت مدیریت حیاتی، هدایت مکالمات دشوار، مدیریت بودجه منابع انسانی و موارد دیگر به دست خواهید آورد.
کسب تجربه مرتبط
شرکت‌ها همچنین از داوطلبانی که برای نقش‌های دستیار منابع انسانی درخواست می‌کنند، می‌خواهند که تجربه کاری مرتبط داشته باشند. مشاغل زیر هنگام هدف برای موقعیت های دستیار منابع انسانی مفید هستند:
- دستیار اداری: کسب تجربه اداری و اداری که شامل ایجاد، سازماندهی و توزیع فایل ها و اسناد، پاسخگویی به تماس های تلفنی و
- دستیار اجرایی: وظایف اداری مدیران ارشد شرکت را مدیریت کنید. با برنامه ریزی جلسات مربوط به ایمیل ها و یادداشت ها و تعامل با بازدیدکنندگان، مهارت های ارتباطی و همچنین مهارت های سازمانی خود را تقویت خواهید کرد.
مهارت های منابع انسانی خود را توسعه دهید
به دنبال راه هایی برای توسعه و بهبود این مهارت ها با استفاده از رویکردهای زیر باشید:
- شرکت در کارگاه‌ها یا سمینارها: از کارشناسان صنعت بیاموزید، در مورد روندهای منابع انسانی در حال ظهور و بهترین شیوه‌ها اطلاعات کسب کنید و با متخصصان این حوزه ارتباط برقرار کنید. این جلسات تعاملی اغلب شامل مطالعات موردی، بحث های گروهی و تمرین های عملی است که به شما امکان می دهد مفاهیم منابع انسانی را در سناریوهای دنیای واقعی به کار ببرید.
- داوطلب شدن برای پروژه‌های مرتبط با منابع انسانی: تجربه عملی و قرار گرفتن در معرض جنبه‌های مختلف منابع انسانی، که شامل کمک به طرح‌های مشارکت کارکنان، شرکت در محرک‌های استخدام، کمک به بهبود فرآیند منابع انسانی، یا پشتیبانی از پیاده‌سازی فناوری منابع انسانی است.
- دوره های کارآموزی/کارآموزی: کار با متخصصان با تجربه منابع انسانی را تجربه کنید که می توانند شما را راهنمایی و راهنمایی کنند. تخصص و بازخورد آنها می تواند به شما کمک کند مهارت های خود را اصلاح کنید، بهترین شیوه های صنعت را بیاموزید، و بینش هایی در مورد تفاوت های ظریف تصمیم گیری منابع انسانی کسب کنید.
استفاده از این روش‌های ارتقای مهارت به شما امکان می‌دهد با متخصصان سطوح مختلف سازمان، از جمله مدیران منابع انسانی، استخدام‌کنندگان و کارمندان تعامل داشته باشید. ایجاد روابط با این افراد می تواند شبکه حرفه ای شما را گسترش دهد و به طور بالقوه به استخدام یا مراجع در آینده منجر شود.
علاوه بر این، با گذراندن دوره های کارآموزی یا کارآموزی، به مهارت ها و توانایی های منابع انسانی خود اطمینان پیدا می کنید. تجربه عملی و بازخورد مثبت دریافت شده در طول این فعالیت‌ها می‌تواند اعتماد به نفس شما را افزایش دهد، که با انتقال به یک نقش تمام وقت در منابع انسانی ارزشمند است.
درخواست و آماده شدن برای موقعیت های دستیار منابع انسانی
هنگامی که دانش و تجربه لازم را کسب کردید، زمان آن رسیده است که هدف خود را برای تبدیل شدن به یک دستیار منابع انسانی دنبال کنید.
برای اینکه شما را برای این نقش آماده کنید، تمام آن تجربیات مرتبط را در رزومه خود ثبت کنید. اعتبارنامه هایی را که در اختیار دارید و مطابق با الزامات کارفرما هستند برجسته کنید. مهارت های سخت و نرم خود را که با منابع انسانی مرتبط است فهرست کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید کارفرما نیازمند قرار گرفتن در معرض فعالیت های استخدام است. می‌توانید بنویسید که در طرح منابع انسانی شرکت خود برای استخدام 50 پرسنل فروش برای پر کردن مکان‌های فروشگاهی شرکت در سراسر کالیفرنیا شرکت کرده‌اید.
همچنین باید برای مصاحبه شغلی دستیار منابع انسانی آماده شوید تا شانس خود را برای استخدام افزایش دهید. قبل از زمان، باید نوع سوالات مصاحبه دستیار منابع انسانی را که استخدام کنندگان می پرسند پیش بینی کنید تا بتوانید برای ارائه پاسخ های صحیح آماده باشید.
خوراکی های کلیدی
- دستیاران منابع انسانی پشتیبانی اداری را از بخش منابع انسانی ارائه می کنند و به وظایف مختلف منابع انسانی یک سازمان کمک می کنند. این یک موقعیت ابتدایی است و آنها مستقیماً به یک سرپرست یا مدیر منابع انسانی گزارش می دهند.
- دستیاران منابع انسانی برای کارکردهای منابع انسانی زیر پشتیبانی می کنند: استخدام، حضور در هیئت مدیره، ثبت سوابق، مدیریت مزایا، انطباق، مدیریت عملکرد، و روابط استخدامی.
- دستیاران منابع انسانی برای موفقیت در نقش خود باید مهارت های زیر را داشته باشند: توجه به جزئیات، مهارت های ارتباطی، مهارت های فنی، مهارت های سازمانی، مدیریت زمان و مهارت های بین فردی.
- برای تبدیل شدن به یک دستیار منابع انسانی، در اینجا مراحل لازم وجود دارد: (1) دریافت مدرک یا گواهینامه حرفه ای HR، (2) کسب تجربه مرتبط، (3) توسعه مهارت های منابع انسانی، (4) درخواست و آمادگی برای موقعیت های دستیار منابع انسانی.
دیدگاهتان را بنویسید