طراحی مجدد شغل: راهنمای عملی برای طراحی مجدد مشاغل و نقش ها

طراحی مجدد شغل ابزاری است که به طور فزاینده ای مرتبط برای شکل دادن به نقش های در حال تغییر در آینده کاری است. هنگامی که به درستی انجام شود، می تواند نیروی کاری ایجاد کند که شرکت را به جلو می برد. در این مقاله توضیح خواهیم داد که طراحی مجدد شغل چیست و رویکردی ساختاریافته برای طراحی مجدد مشاغل ارائه می دهیم.

محتوا
طراحی مجدد شغل چیست؟ یک تعریف
طراحی مجدد شغل – رویکردی ساختاریافته در 5 مرحله
1. تغییر واقعیت
2. تجزیه و تحلیل شغل فردی
3. تجزیه و تحلیل شایستگی اصلی
4. تعریف مجدد شغل
5. اجرای مجدد طراحی
نتیجه گیری
سوالات متداول

طراحی مجدد شغل چیست؟ یک تعریف

طراحی مجدد شغل فرآیندی است که در آن کارها و مسئولیت ها به منظور همسویی بهتر نقش ها با محیط در حال تغییر درون و بیرون سازمان انجام می شود.

بیایید با قسمت آخر تعریف شروع کنیم. به دلیل تغییر محیط چه در داخل و چه در خارج از سازمان، نقش های شغلی تغییر می کند. دنیای امروز هرگز به این میزان فرار، نامطمئن، پیچیده و مبهم نبوده است (به آن VUCA نیز گفته می شود). در داخل سازمان، دیجیتالی شدن و اتوماسیون نیز بر نقش های شغلی تأثیر می گذارد.

وقتی صحبت از تغییر محیط خارج از سازمان می شود، به این مثال توجه کنید. در دهه 30 و 40، نیم میلیون نفر به عنوان نوشابه کار می کردند. Soda Jerk فواره نوشابه را در داروخانه یا سوپرمارکت اداره می کرد و این موقعیت بسیار مطلوبی بود. در همان زمان، اپراتور آسانسور، اپراتور تابلو برق و لینوتایپیست مشاغل بسیار رایج بودند.

همه این مشاغل از بین رفته اند. در دنیای امروز، همین امر در مورد بسیاری از مشاغل تهیه غذا، ساخت و ساز، نظافت، خدمات شخصی و مشاغل فروش اتفاق می افتد. این پیشرفت ها بر وظایف و مسئولیت ها نیز تأثیر می گذارد.

بخش دوم تعریف در مورد بازآرایی وظایف و مسئولیت ها است. اغلب اوقات، مشاغل 100٪ خودکار نمی شوند. در عوض، وظایف خاص خودکار می شوند. این بدان معناست که با گذشت زمان، برای مثال، یک حسابدار جوان دیگر مجبور نیست به صورت دستی رسیدها را بررسی کند. اکنون می توان این کار را به صورت خودکار با استفاده از یک الگوریتم انجام داد و نقش یک حسابدار خردسال را به یک موقعیت مشاور تغییر داد.

در راستای این امر، امروزه مدیریت منابع انسانی اغلب دیجیتالی شده و از طریق ابزارهای سلف سرویس در دستان کارکنان و مدیران است. این امر وظایف اداری را برای افرادی مانند مشاوران منابع انسانی کاهش می دهد و برنامه آنها را برای تمرکز بر تجزیه و تحلیل ارزش افزوده و مشاوره استراتژیک باز می کند. به طور مشابه، گزارش HR به طور فزاینده ای با داشبوردهای سلف سرویس یکپارچه خودکار می شود. این به تحلیلگر داده‌ها امکان می‌دهد بیشتر وقت خود را بر روی گزارش‌های پیشرفته‌تر و ارزش‌افزا متمرکز کنند.

این بدان معنی است که فناوری وظایف خاصی را خودکار می کند و در نتیجه باعث تغییر شغل می شود. برخی از مشاغل وظایف جدیدی دریافت می کنند، در حالی که برخی دیگر ناپدید می شوند. این فرآیند در تصویر زیر نشان داده شده است.

طراحی مجدد شغل (که به آن طراحی مجدد کار نیز گفته می شود) فرآیند تنظیم مجدد این وظایف و مسئولیت ها برای همسویی آنها با واقعیت در حال تغییر کار است.

طراحی مجدد شغل – رویکردی ساختاریافته در 5 مرحله

هنگامی که صحبت از “طراحی مجدد شغل” می شود، یک رویکرد پنج مرحله ای رایج وجود دارد. این رویکرد طراحی مجدد شغل ساختاریافته به شما کمک می کند تا در هر یک از این مراحل حرکت کنید.

1. تغییر واقعیت

مرحله اول طراحی مجدد شغل یک واقعیت در حال تغییر است.

طراحی مجدد شغل زمانی مرتبط می شود که این ظن وجود داشته باشد که الزامات شغلی تغییر کرده و باید به روز شوند. این می تواند به این دلیل باشد که وظایف خودکار هستند و باید جایگزین شوند، یا اینکه وظایف به مهارت های جدیدی نیاز دارند.

نمونه دومی افزایش مهارت های دیجیتالی مورد نیاز برای کار در بسیاری از مشاغل است. داده ها هنوز کمیاب است، اما گزارش اخیر در هلند نشان می دهد که 50 درصد از کارگران باید در مهارت های دیجیتالی مهارت داشته باشند. البته این مهارت ها به نقش بستگی دارد، اما می تواند شامل تایپ کور، استفاده از نرم افزارهایی مانند MS Office، استفاده صحیح از رایانه، استفاده از رسانه های اجتماعی و برنامه نویسی باشد. انتظار می رود این یافته ها برای همه کشورهای توسعه یافته صادق باشد.

همچنین می تواند یک انگیزه سازمانی برای طراحی مجدد شغل وجود داشته باشد. هنگامی که یک شرکت مشاوره می‌خواهد خدمات آینده خود را بر ارائه مشاوره متمرکز کند، یا زمانی که یک زنجیره آجر و ملات می‌خواهد روی قابلیت‌های آنلاین سرمایه‌گذاری کند، به افراد مختلفی در نقش‌های گاهی اوقات موجود نیاز دارد. این همان جایی است که طراحی مجدد شغل مطرح می شود.

معمولاً تغییر واقعیت چیزی را در سازمان ایجاد می کند که منجر به درخواست برای طراحی مجدد شغل می شود. برای مثال، درخواست بررسی مهارت‌های دیجیتالی کارکنان مدیریت ممکن است از سوی یک مدیر مستقیم باشد، در حالی که به‌روزرسانی ارزش‌های اصلی شرکت از C-suite نشات می‌گیرد. بسته به درخواست، تحلیل شما و مدیریت سهامداران متفاوت خواهد بود.

هدف فاز اول شناسایی نیازهای در حال تغییر و انتخاب تعدادی از مشاغل یا دسته‌های شغلی است که بیشتر تحت تأثیر این تغییر قرار می‌گیرند و بنابراین باید برای طراحی مجدد مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند.

2. تجزیه و تحلیل شغل فردی

در مرحله دوم طراحی مجدد مشاغل، مشاغل انتخاب شده مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند. روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، از جمله تجزیه و تحلیل کارکردی، فهرست کار، روش عنصر شغل، شرح وظایف یا عملکرد روایی، یا تکنیک حادثه بحرانی.

• در تجزیه و تحلیل کارکردی ، داده ها، مهارت های افراد و چیزهایی که برای انجام کار مورد نیاز است ثبت می شود.
• در فهرست وظایف ، وظایف مشخص شده و برای هر کار، اهمیت، زمان صرف شده و فراوانی ثبت می شود.
• در روش عنصر شغلی ، ویژگی‌های مجریان عالی شناسایی می‌شوند تا دیدگاه کارگر محورتری ارائه دهند.
• شرح وظایف یا عملکرد روایی نیازمند مصاحبه با هدف ایجاد داستانی است که فعالیت های کلیدی را توضیح دهد.
• تکنیک حادثه بحرانی بر روی عملکرد برجسته (به صورت خوب یا بد) زوم می کند و زمینه، رفتارها و پیامدهای آن رفتارها را ارزیابی می کند. هدف در اینجا ارائه بهترین شیوه های رفتاری است.

تشریح همه تکنیک ها با جزئیات فراتر از محدوده این مقاله است. با این حال، همه آنها به سه عنصر خلاصه می شوند. اول، آنها تجزیه و تحلیل می کنند که چه وظایفی در حال حاضر انجام می شود. دوم، آنها میزان اهمیت این وظایف را ارزیابی می کنند. و سوم، آنها در مورد مهارت های مورد نیاز برای انجام کار به درستی پرس و جو می کنند.

واقعیت در حال تغییری که در فاز 1 شناسایی شد، بر این توصیفات تأثیر خواهد گذاشت. ممکن است در حال حاضر وظایف به درستی انجام شود و برای انجام درست کار به مهارت های جدیدی نیاز باشد.

3. تجزیه و تحلیل شایستگی اصلی

بسته به محدوده پروژه طراحی مجدد شغل، ممکن است در سطح سازمانی نیز تغییری ایجاد شود.

بسیاری از سازمان ها با شایستگی های مشخصی کار می کنند که برای همه افراد سازمان اعمال می شود. اینها شایستگی های اصلی نامیده می شوند زیرا مختص عملکرد نیستند. این شایستگی ها برای همه افراد سازمان مورد نیاز است – نه در یک سطح، اما همه حداقل به مهارت اولیه در این موارد نیاز دارند.

نمونه ای از یکی از این شایستگی های اصلی از چهار فصل، یک هتل زنجیره ای می آید. یکی از ارزش های اصلی آنها “فرهنگ خدمات” است. نقل قولی از وب‌سایت تحت عنوان « چگونه رفتار می‌کنیم »: «ما باورهای خود را در شیوه‌ای که با یکدیگر رفتار می‌کنیم و با الگوهایی که برای یکدیگر ارائه می‌دهیم، به‌طور معنادار نشان می‌دهیم. در تمام تعاملاتمان با مهمانان، مشتریان، همکاران تجاری و همکارانمان، به دنبال این هستیم که با دیگران همانطور رفتار کنیم که می خواهیم آنها با ما رفتار کنند . خدمات گرایی یک شایستگی در سطح شرکت برای چهار فصل و همه کارکنان آن است.

تغییر یا به‌روزرسانی این شایستگی‌های سطح شرکت به این معنی است که همه عملکردها تحت تأثیر قرار خواهند گرفت. بنابراین این سطح از تجزیه و تحلیل در طراحی مجدد شغل کلیدی است.

4. تعریف مجدد شغل

در فاز چهار، تمام ورودی های فازهای قبلی به عنوان ورودی برای تعریف مجدد کار استفاده می شود. این می تواند یک طراحی مجدد جزئی باشد، یا می توان کار را با کارهای دیگر ترکیب کرد و عملاً ناپدید شد. بسته به تأثیر و درجه تغییر شغل، ذینفعان مختلفی درگیر خواهند شد.

سهامداران کلیدی باید از همان ابتدا مدیریت شوند، اما در این مرحله، می توانید یک بار دیگر به آنها مراجعه کنید و بررسی کنید که آیا آنها با یافته های شما موافق هستند یا خیر. اغلب آنها بهتر از شما می توانند مسائل را در چشم انداز قرار دهند زیرا تفاوت های ظریف واقعیت روزانه خود را بهتر از شما درک می کنند.

کارمند هم هست اکثر مشاغل موجود قبلاً توسط یک کارمند با مجموعه مهارت های منحصر به فرد اشغال شده است. تطبیق کارمند با شغل باعث ایجاد تناسب فرد با شغل می شود که منجر به رضایت بیشتر می شود.

پس از تأیید، تغییرات در مشاغل و نقش ها اغلب در چارچوب شایستگی شرکت مدون می شوند. مشاغل مختلف به طور متفاوتی تحت تأثیر قرار خواهند گرفت، اما تغییرات باید اطلاع رسانی شود. اینجاست که آخرین مرحله یعنی اجرای طراحی مجدد شغل وارد می شود.

5. اجرای مجدد طراحی

مرحله نهایی مرحله اجراست. در اینجا کارهایی که روی بازطراحی انجام شده است به طور رسمی به اطلاع کارکنان مختلف می رسد و اقدام می شود.

تلاش‌های بازطراحی شغل ممکن است منجر به یادگیری و برنامه‌های توسعه‌ای شود که افراد را در مهارت‌های جدید مورد نیاز دوباره مهارت می‌دهد. علاوه بر این، ممکن است معیارهایی را که افراد بر اساس آن استخدام، ترفیع، پاداش و اخراج می شوند، تغییر دهد. این بدان معنی است که ممکن است منجر به ترک شرکت افراد نیز شود. زمانی که افراد خود را در نقش‌های جدید مناسب نمی‌دانند، این می‌تواند داوطلبانه باشد، یا زمانی که شرکت باور ندارد که فرد توانایی موفقیت در نقش جدید را دارد، غیرارادی باشد.

بخش مهم این مرحله ارتباط است. تغییراتی که بر بسیاری از افراد تأثیر می‌گذارد، مانند ارزش‌های اصلی به‌روز شده، یا طراحی مجدد نقش‌های شغلی کلیدی، باید زودتر و واضح و با فرصت کافی برای افراد درگیر شوند و خود را به سمت واقعیت جدید توسعه دهند. مردم باید نیاز به تغییر را درک کنند، ترجیحاً درگیر باشند و برای همراهی با آن انگیزه داشته باشند.

نتیجه گیری

دنیا تغییر می کند و شغل ها نیز در کنار آن تغییر می کنند. طراحی مجدد شغل یکی از ابزارهای مجموعه ابزار توسعه سازمانی است. هنگامی که به خوبی اعمال شود، می تواند به ایجاد شغلی که با نیازهای کسب و کار و محیط خارجی همسو باشد و در عین حال با مهارت ها و قابلیت های کارمند همخوانی داشته باشد، کمک کند. سایر تکنیک‌هایی که قبل از شروع به طراحی مجدد شغل باید در مورد آنها مطالعه کرد عبارتند از طراحی شغل، افزایش شغل، غنی‌سازی شغل، چرخش شغل و ساده‌سازی شغل. برای دریافت تصویری کامل از طراحی مجدد شغل، این راهنماها را بررسی کنید!

سوالات متداول