نامه نگاری های کارکنان هشدارهای کتبی است که معمولاً به دنبال سایر اشکال انضباطی است که منجر به بهبود رفتار یا عملکرد کارمند نشده است. آنها در سوابق دائمی یک کارمند گنجانده شده اند و می توان از آنها برای تعیین ترفیع یا حتی خاتمه کار در آینده استفاده کرد.
یک قالب فرم نوشتن کارمند می تواند ابزار مفیدی برای متخصصان منابع انسانی باشد تا از فرآیند به طور عادلانه و عادلانه در سازمان خود پشتیبانی کنند.
ما یک قالب فرم نوشتن کارمند با کاربری آسان در PDF یا Word ایجاد کرده‌ایم که می‌تواند بر اساس نیازهای منابع انسانی شما سفارشی شود.
مطالب
نوشتن کارمند چیست؟
اهمیت یک الگوی نوشتن کارمند
چه زمانی باید یک نامه نگاری کارمند انجام داد (و چه زمانی نباید انجام شود)
اقدام انضباطی در مقابل نوشتن نامه کارکنان
چه چیزی باید در فرم نوشتن کار موثر گنجانده شود؟
نحوه تکمیل فرم نوشتن نامه کارمند
نمونه ای از نوشتن یک کارمند
بهترین روش‌ها برای استفاده از فرم‌های نوشتن کارمندان
چک لیست: مراحل بعدی پس از نوشتن کارمند
نوشتن کارمند چیست؟
نوشتن نامه کارمند یک سند رسمی در مورد نقض قانون توسط کارمند است. معمولاً اقدام نهایی قبل از خاتمه در نظر گرفته می شود و بسیار جدی است. برای تکمیل رسمی نوشتن نامه کارمند، یک مدیر فرم استانداردی را پر می کند که رفتار نادرست کارمند را توصیف می کند، از جمله اینکه کارمند چه خط مشی هایی را زیر پا گذاشته و کارمند برای بهبود چه کارهایی باید انجام دهد. این نوشته در پرونده فرد ثبت می شود و بخشی از سابقه کار دائمی او می شود.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما نقش مهمی در فرآیند نوشتن کارمندان ایفا می کنید، زیرا منابع انسانی مسئول اطمینان از اینکه سیاست ها و رویه های یک شرکت به طور مداوم و منصفانه دنبال می شود، است. HR مسئول بازبینی این نوشته‌ها برای تأیید موجه بودن، مطابقت با خط‌مشی شرکت و مطابقت با قوانین قابل اجرا است.
همچنین می‌توانید پیشنهادهایی برای بهبود ارائه دهید یا در مورد اقدامات انضباطی مناسب راهنمایی کنید. اگر کارمندی با نوشتن نامه یا اقدامات انضباطی انجام شده مخالفت کند، ممکن است مسئولیت شما در میانجیگری وضعیت، بررسی موضوع و اطمینان از حل منصفانه باشد.
اهمیت نوشتن یک کارمند
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، به احتمال زیاد برخورد با رفتار نادرست کارکنان بخش مورد علاقه شما در کار نیست. با این حال، متأسفانه، نظارت بر اقدامات انضباطی نقش مهمی در منابع انسانی دارد، به‌ویژه زمانی که پای اطمینان از اینکه همه فرآیندها به طور منصفانه و عادلانه دنبال می‌شوند، به میان می‌آید.
نوشته ها معمولاً به عنوان تلاش نهایی برای حل جدی ترین مسائل ناشی از رفتار کارکنان عمل می کنند. پیمایش در پیچیدگی‌های این روش، به‌ویژه زمانی که صحبت از برخورد با مخالفت‌های بالقوه کارکنان می‌شود، می‌تواند چالش برانگیز باشد.
نقش منابع انسانی در ثبت دقیق سوابق
مهمتر از همه، منابع انسانی مسئول نگهداری پرونده های پرسنل کارکنان است، که شامل مستندات اقدامات انضباطی، مانند نوشتن اطلاعات است. این ثبت سوابق به ردیابی الگوهای رفتاری کمک می کند، در صورت لزوم از اقدامات انضباطی آینده پشتیبانی می کند و در صورت بروز اختلاف یا دعوا، اسناد قانونی را ارائه می دهد.
این نه تنها مهم است که اطمینان حاصل شود که نوشته‌های کارکنان مطابق با قوانین و مقررات مربوطه کار است و خطر مسائل حقوقی یا ادعای رفتار ناعادلانه را به حداقل می‌رساند، بلکه این امر در صورت بروز مشکلات به خوبی مستند شده است.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، نگهداری سوابق دقیق به این معنی است که می توانید:
- نظارت و ارزیابی اثربخشی فرآیندهای انضباطی سازمان شما
- اطمینان حاصل کنید که با همه کارکنان به طور مداوم و منصفانه رفتار می شود
- به مدیران کمک کنید تا یک رویکرد استاندارد را برای رسیدگی به موقعیت‌های مشابه حفظ کنند
- از ادعاهای جانبداری یا طرفداری خودداری کنید.
چه زمانی باید یک نامه نگاری کارمند انجام داد (و چه زمانی نباید انجام شود)
نوشتن نامه کارمندان معمولاً پس از صدور یک یا چند هشدار شفاهی یا اگر مربیگری غیررسمی منجر به بهبود عملکرد نشده باشد، انجام می شود.
این یک پرونده رسمی و دائمی است که لیست کارهای اشتباهی را که یک کارمند انجام داده است، اهمیت رفع مشکل را مشخص می کند و آنچه را که بعدا می آید توضیح می دهد. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، ممکن است در شرایط مختلف، یک کارمند رسمی را برای نوشتن نامه توصیه کنید:
- اگر کارمندی سیاست ها یا مقررات شرکت را نقض کند
- اگر رفتار یا عملکرد آنها کمتر از استانداردهای قابل قبول باشد
- اگر اعمال آنها به دیگران در محل کار آسیب می رساند یا به خطر می اندازد
- اگر از منابع شرکت سوء استفاده کرده باشند
- اگر مکرراً دستورالعمل ها را نادیده گرفته اند یا از پیروی از رویه های تعیین شده امتناع می ورزند
- اگر مرتکب رفتار نادرست مانند دزدی، آزار و اذیت یا تبعیض شده باشند
- اگر رفتار یا اقدامات آنها بر شهرت یا وضعیت مالی شرکت تأثیر منفی بگذارد.
به طور بحرانی، نوشتن نامه کارمند شامل ایجاد اسناد رسمی است که می تواند به عنوان مدرکی برای اقدامات اضافی مورد استفاده قرار گیرد، مانند خاتمه کار در صورت عدم انجام اقدامات اصلاحی. اگر چنین فرآیند رسمی مورد نیاز نباشد، ممکن است بهتر باشد به یک مدیر توصیه شود که اقدامی کمتر جدی انجام دهد. این می تواند شامل یک هشدار شفاهی یا یک فرآیند ارزیابی کارمند برای بهبود عملکرد در صورت وجود این موضوع باشد.
با این حال، در موارد جدی‌تر که مدیران نتوانسته‌اند یک کارمند را راهنمایی کنند یا به آنها الهام بخشند تا عملکردشان را بهبود بخشند، نوشتن نامه کارمند می‌تواند به عنوان زنگ هشداری عمل کند که کارمند را تشویق می‌کند تا مسائل را جدی بگیرد. یک نوشته خوب باید شامل انتظارات برای بهبود باشد تا کارمند به وضوح بفهمد که چگونه شغل خود را بهبود بخشد و حفظ کند.
چک لیست منابع انسانی در مورد اینکه چه زمانی باید یک کارمند را بنویسید:
- آیا مدیر یا سرپرست با منابع انسانی مشورت کرده است؟
- آیا عمل موجه است؟
- آیا گام بعدی مناسب مطابق با روند نظم و انضباط شرکت است؟
- آیا با سیاست های شرکت سازگار است؟
- آیا با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارد؟
- آیا اقدام اصلاحی توصیه شده ای وجود دارد که کارمند بتواند آن را دنبال کند؟
نکته HR
زمان نوشتن کارمند باید تا حد امکان نزدیک به حادثه یا الگوی رفتاری مشاهده شده باشد. این تضمین می کند که موضوع در ذهن کارمند و مدیر تازه است و بازخورد را مؤثرتر و معنادارتر می کند.
اقدام انضباطی در مقابل نوشتن نامه کارمند
گاهی اوقات فرم‌های ثبت نام کارکنان را فرم‌های اقدام انضباطی کارکنان می‌نامند. با این حال، اقدام انضباطی فرآیند گسترده‌تری است که به هر اقدامی که کارفرما برای تصحیح یا انضباط رفتار یا مسائل عملکرد کارمند انجام می‌دهد اشاره دارد. نوشتن نامه کارمند بسیار خاص تر است.
بیایید به تفاوت ها نگاه کنیم.
| اقدام انضباطی | نوشته کارمند |
| یک اصطلاح گسترده به اقدامات متعددی که کارفرما برای اصلاح یا تنبیه رفتار انجام می دهد اشاره دارد. | نوع خاصی از اقدامات انضباطی که برای مستند کردن مسائل تکراری یا نشان دادن الگوی رفتاری که ممکن است منجر به اقدامات انضباطی شدیدتر شود، مانند تعلیق یا خاتمه، استفاده می‌شود. |
| می تواند شامل اخطارهای شفاهی، اخطارهای کتبی، تعلیق، تنزل رتبه، یا حتی فسخ باشد. | یک سند رسمی و مکتوب است. |
| یک فرآیند انضباط مترقی را دنبال می کند، که در آن شدت عمل با هر حادثه بعدی افزایش می یابد. | جزئیات مربوط به سوء رفتار یا عملکرد یک کارمند و اقدامات اصلاحی مورد نیاز. |
| ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد و لزوماً تا زمانی که مورد نیاز نباشد مستند نخواهد شد. | شامل شرح موضوع، خط مشی یا قاعده خاصی است که نقض شده است، عواقب اقدامات کارمند، و اقداماتی که کارمند باید برای بهبود رفتار یا عملکرد خود انجام دهد. |
| برای کمک به کارکنان در درک عواقب اقدامات خود، بهبود عملکرد و حفظ یک محیط کار ایمن و سازنده استفاده می شود. | به عنوان ثبت حادثه عمل می کند و در پرونده پرسنلی کارمند قرار می گیرد. |
چه چیزی باید در فرم نوشتن کار موثر گنجانده شود؟
یک نوشته موثر کارمند باید واضح، مختصر و دارای ساختار مناسب باشد و تمام اطلاعات لازم را برای رسیدگی به مسئله عملکرد یا رفتار در دست ارائه دهد. متخصصان منابع انسانی می توانند با ایجاد فرم یا قالبی که تمام عناصر ضروری را که یک مدیر باید در نوشتن کارمند پوشش دهد، از این فرآیند پشتیبانی کنند. این شامل:
- تاریخ حادثه: تاریخ وقوع یا گزارش حادثه را ذکر کنید. ضروری است که نوشتن تا حد امکان نزدیک به تاریخ حادثه انجام شود.
- اطلاعات کارکنان: نام کارمند، عنوان شغلی، بخش، و خلاصه ای کوتاه از مسئولیت های آنها را در صورتی که به نوشته مربوط می شود، درج کنید.
- اطلاعات مدیر یا ناظر: نام و عنوان شخصی که نامه را صادر می کند.
- جزئیات حادثه: حادثه را به وضوح توصیف کنید، از جمله اینکه چه اتفاقی افتاده است، چه زمانی رخ داده است و چه کسی در آن دخیل بوده است. به حقایق بچسبید.
- نقض خط‌مشی یا قانون: در صورت وجود، به خط‌مشی یا قانون خاصی که کارمند آن را نقض کرده است، مراجعه کنید. اهمیت پایبندی به این سیاست ها و عواقب عدم انجام آن را توضیح دهید و در صورت امکان به کتابچه راهنمای کارمندان مراجعه کنید.
- اخطارها یا بحث های قبلی: هر گونه هشدار شفاهی قبلی، مربیگری غیررسمی، یا بحث های مرتبط با موضوع را ذکر کنید، که نشان می دهد این نوشتن بخشی از روند نظم و انضباط مترقی است.
- عواقب: عواقب رفتار کارمند، از جمله هرگونه اقدام انضباطی که انجام خواهد شد را مشخص کنید.
- بهبود مورد انتظار: انتظارات برای بهبود را فهرست کنید، از جمله رفتار مورد نظر یا اهداف عملکرد و جدول زمانی برای دستیابی به آنها.
- قدردانی کارمند : فضایی را برای کارمند قرار دهید تا آن را امضا کند و تاریخ آن را ثبت کند، که نشان می دهد آنها سند را خوانده و درک کرده اند. در صورت تمایل به کارمند اجازه دهید نظرات یا بازخوردهای کتبی خود را ارائه دهد.
- امضای مدیر یا ناظر: مدیر یا ناظری که نامه را صادر می کند نیز باید سند را امضا و تاریخ آن را امضا کند.
- بررسی و امضای منابع انسانی: برای اطمینان از انطباق با سیاست‌های شرکت و الزامات قانونی، نگارش را بررسی، امضا و تاریخ‌گذاری کنید.
نحوه تکمیل فرم نوشتن نامه کارمند
نوشتن نامه کارمندان هرگز نباید ساده گرفته شود. این یک موضوع جدی است که برای همیشه در کارنامه یک کارمند خواهد ماند. به همین دلیل است که باید هنگام تکمیل فرم نامه نگاری کارمند دقت شود، نه تنها به این دلیل که ممکن است در اقدام قانونی یا به عنوان دلیلی برای خاتمه پایان خط مورد استفاده قرار گیرد، بلکه به این دلیل حیاتی است که کارمند به وضوح درک کند که چه چیزی وجود دارد. اتفاق می افتد، چرا اتفاق می افتد و از آنها چه انتظاری می رود.
در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید با مدیران یا ناظرانی که تصمیم به صدور یک نامه نگاری کرده اند به اشتراک بگذارید. به‌عنوان متخصص منابع انسانی که از بهترین منافع مدیر و کارمند حمایت می‌کند، می‌توانید از این توصیه‌ها برای بررسی نوشته‌ها قبل از امضای آن استفاده کنید.
1. واضح و مختصر باشید
زبان مهم است. نوشته کارمند باید واقعی باشد و از زبان ذهنی یا احساسی باید اجتناب شود. استفاده از مثال‌های خاص برای توصیف حادثه ضروری است اما موارد را کوتاه و مختصر نگه دارید. فقط اطلاعات لازم را درج کنید و از کلی گویی یا فرضیات خودداری کنید.
2. آرام باشید
مدیری که در هنگام عصبانیت روی یک سند کار می کند نه تنها موضوع را تشدید می کند بلکه جایی برای خطا و غیرحرفه ای بودن باقی می گذارد. منظور از نوشتن اسناد عینی است. آنها در سوابق کارمند قرار می گیرند، اگر کارمند یک تصمیم انضباطی را به چالش بکشد، می تواند مدرک شود و توسط دیگران خوانده و بررسی می شود.
3. سیاست های شرکت را در نظر بگیرید
باید دلیل محکمی برای صدور نامه کارمند وجود داشته باشد. از خط‌مشی‌های شرکت برای پشتیبان‌گیری از هر ادعایی استفاده کنید و موضوع را به یک خط‌مشی خاص مرتبط کنید. همچنین بهتر است برای مراجعات بعدی به خط مشی دقیق اشاره کنید. اگر کارمند دفترچه راهنمای کارمندان سازمان شما را امضا کرد و بیان کرد که همه خط‌مشی‌ها را می‌خوانند و با آن موافق هستند، به آن نیز اشاره کنید.
4. مشخص باشید
هر گونه اظهارات شاهد یا سایر شواهدی را که این نوشته را تأیید می کند، درج کنید، اگرچه مطمئن شوید که این اظهارات واقعی هستند تا ذهنی. در مورد اقدامات انضباطی که انجام خواهد شد مشخص باشید و به وضوح بیان کنید که چه تغییراتی در رفتار یا عملکرد در آینده مورد انتظار است.
نکته HR
نوشته ها باید روی رفتار تمرکز کنند نه کارمند. بازخورد نسبت به موضوع، به جای شخص، اطمینان حاصل می کند که لحن جدی و حرفه ای در طول فرآیند و در پرونده دائمی کارمند حفظ می شود.
نمونه ای از نوشتن نامه کارمند
| نام کارمند: نقش کارمند: تاریخ: بخش : ناظر : نوع تخلف: |
جان اسمیت مشاور ریسک 05/03/2023 امور مالی پائولا تئودورا خدمات مشتری ضعیف |
| بیانیه ناظر: | به عنوان مشاور ریسک، آقای اسمیت به طور مرتب به مشتریان شرکت مشاوره می دهد. او تماس‌های تلفنی و ایمیل‌هایی را دریافت می‌کند که مشتریان سؤالات و نگرانی‌هایی دارند و مطابق با خط‌مشی شرکت، از او انتظار می‌رود که کمک‌کننده، مؤدب باشد و سؤالات و مشکلات آنها را حل کند. بین سپتامبر 2022 و فوریه 2023، آقای اسمیت چهار اخطار شفاهی به دلیل رفتار بد در هنگام برخورد با مشتری دریافت کرده است. در هر مورد، سرپرستش او را شنید که با مشتری بد صحبت می کرد. مربیگری غیررسمی برای بهبود مهارت‌های خدمات مشتری وی پس از دومین حادثه در اکتبر 2022 اجرا شد. این مربیگری تأثیر مطلوبی نداشته است، همانطور که با دو رویداد دیگر و به دنبال آن هشدارهای شفاهی مشهود است. در 4 مارس 2023، این شرکت یک شکایت رسمی از خدمات ضعیف مشتری از یک مشتری دریافت کرد. نام آقای اسمیت در شکایت آمده است. همکاران آقای اسمیت مورد بازجویی قرار گرفتند و تایید کردند که این حادثه رخ داده است. آقای اسمیت بی ادب، پرخاشگر بود و سوال مشتری را حل نکرد. با توجه به تخلفات مکرر و مطابق با خط مشی شرکت، که آقای اسمیت در 15 ژوئیه 2020 هنگام پیوستن به کسب و کار آن را امضا کرد، تصمیمی برای صدور یک نامه رسمی برای کارمندان گرفته شده است. |
| انتظارات : | از هم‌اکنون تا زمان تعیین‌شده، آقای اسمیت آموزش‌های رسمی منظمی را در مورد بهترین عملکرد خدمات به مشتریان انجام خواهد داد. او همچنین به صورت هفتگی در کلاس های کنترل خشم شرکت خواهد کرد. تماس های تلفنی او ضبط و نظارت می شود تا پیشرفت و سطح خدمات مشتری قابل پیگیری باشد. عدم رعایت این انتظارات منجر به خاتمه فوری کار خواهد شد. |
| قدردانی کارکنان : | من، جان اسمیت، دریافت این اخطار کتبی را تایید می‌کنم، محتویات و انتظارات را درک می‌کنم و موافقت می‌کنم اقدامات لازم را برای بهبود نحوه تعامل با مشتریان و حل سؤالات آنها انجام دهم. |
| مهلت : امضای کارمند: امضای ناظر: امضای منابع انسانی: |
01/06/2023
جان اسمیت پائولا تئودورا |
بهترین روش ها برای استفاده از فرم های ارسال نامه کارمندان
در سرتاسر این راهنما، جدیت نامه نگاری کارمندان را برجسته کرده ایم. متخصصان منابع انسانی نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه همه مدیران و سرپرستان این موضوع را درک می‌کنند و از بهترین شیوه‌ها پیروی می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که از نوشته‌های کارکنان به درستی استفاده می‌شود و در صورت تصمیم‌گیری برای صدور نامه، لحن صحیح حفظ می‌شود.
در اینجا چند نکته مهم وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که سازمان شما از بهترین شیوه ها در هنگام استفاده از فرم های ارسال نامه کارمندان پیروی می کند.
- همیشه از سیاست ها و رویه های شرکت پیروی کنید. اگر یک خط‌مشی یا رویه ثابت و مستند نقض نشده باشد، آیا نوشتن آن الزامی است؟ پیروی از خط‌مشی‌ها و رویه‌های شرکت تضمین می‌کند که یادداشت‌های کارکنان به‌طور مداوم و مطابق با دستورالعمل‌ها استفاده می‌شوند و خیلی سریع یا نامناسب صادر نمی‌شوند.
- خط مشی های شرکت مرجع در صورت لزوم، خط مشی یا قانون خاصی را که کارمند نقض کرده است ذکر کنید و عواقب عدم پایبندی به این دستورالعمل ها را توضیح دهید.
- از نظم و انضباط مترقی استفاده کنید. نامه نگاری کارمندان معمولاً باید بخشی از یک فرآیند پیش رونده باشد، که در آن ابتدا از اقدامات کمتر شدیدتر مانند هشدارهای شفاهی یا مربیگری غیررسمی استفاده می شود و زمانی که تلاش های قبلی به بهبود منجر نشده است هشدارهای کتبی صادر می شود.
- انتظارات روشن را ارائه دهید. رفتار مورد انتظار یا بهبود عملکرد را ترسیم کنید و یک جدول زمانی برای دستیابی به این اهداف ارائه دهید. پشتیبانی، منابع یا آموزش هایی را ارائه دهید که می تواند به بهبود کارمند کمک کند.
- پیامدها را توضیح دهید پیامدهای بالقوه عدم رسیدگی به موضوع را به وضوح بیان کنید، که ممکن است شامل اقدامات انضباطی بیشتر، تا و از جمله فسخ باشد.
- عینی و منصف باشید. بدون توجه به موقعیت، سمت، یا روابط شخصی با همه کارکنان به طور مداوم رفتار کنید. از نشان دادن طرفداری یا تعصب خودداری کنید.
- اجازه پاسخگویی به کارکنان را بدهید. به کارمند فرصت دهید تا دیدگاه خود را ارائه دهد، سؤال بپرسد یا نگرانی های خود را در مورد نوشتن مطرح کند. این می تواند به روشن شدن سوء تفاهم ها و ترویج ارتباطات باز کمک کند.
- محرمانگی را حفظ کنید. برای محافظت از حریم خصوصی کارمند و حفظ یک محیط کاری حرفه ای، نوشته ها و بحث های مرتبط را محرمانه نگه دارید.
- مستندسازی و پیگیری. یک کپی از نوشته ها را در پرونده پرسنلی کارمند نگه دارید و به طور منظم برای نظارت بر پیشرفت آنها پیگیری کنید و بازخورد و پشتیبانی مداوم را ارائه دهید.
نکته HR
روال و بهترین روش را برای نوشتن اسناد مستند کنید و آن را با همه مدیران و سرپرستان به اشتراک بگذارید. با این کار از انتشار خیلی سریع یا عصبانیت نامه ها جلوگیری می شود.
چک لیست: مراحل بعدی پس از نوشتن کارمند
پس از اینکه یک کارمند یک نامه نگاری دریافت کرد، به عنوان یک متخصص منابع انسانی، چندین مسئولیت مهم برای اطمینان از موثر و عادلانه بودن فرآیند انضباطی دارید. این مراحل بعدی عبارتند از:
- اسناد را حفظ کنید. اطمینان حاصل کنید که نوشته مستند شده و در پرونده پرسنلی کارمند ثبت شده است. همانطور که اشاره کردیم، این ثبت سوابق برای ردیابی الگوهای رفتاری و ارائه شواهدی دال بر اقدامات انضباطی در صورت اختلاف یا دعوی قضایی بسیار مهم است.
- پیگیری. با سرپرست یا مدیر کارمند برای پیگیری پیشرفت کارمند همکاری کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها در جهت اهداف بهبود مشخص شده کار می کنند. این ممکن است شامل بررسی‌های منظم، به‌روزرسانی وضعیت، یا جلسات مربیگری اضافی باشد.
- پشتیبانی ارائه دهید. ارائه منابع یا آموزش برای کمک به کارمند در بهبود عملکرد یا رفتار خود. می‌توانید برنامه‌های آموزشی داخلی یا خارجی، مربیگری یا سایر اشکال حمایت متناسب با نیازهای کارمند را توصیه کنید.
- نظارت بر ثبات اطمینان حاصل کنید که اقدامات انضباطی، از جمله نامه نگاری ها، به طور مداوم و منصفانه در سراسر سازمان شما اعمال می شود. به طور منظم سوابق انضباطی را برای شناسایی روندها یا مسائلی که ممکن است نیاز به تعدیل خط مشی یا آموزش اضافی برای مدیران داشته باشد، بررسی کنید.
- حل تعارض . در صورت مخالفت کارمند با نوشتن نامه یا بروز تنش بین کارمند و سرپرست خود، آماده باشید که وارد عمل شوید و میانجیگری کنید. موضوع را بررسی کنید، ارتباطات را تسهیل کنید و برای حل منصفانه تلاش کنید.
- انطباق قانونی. نظارت مستمر بر رعایت قوانین و مقررات کار مربوطه برای به حداقل رساندن خطر مسائل حقوقی یا ادعای رفتار ناعادلانه.
- ارزیابی اثربخشی ارزیابی اثربخشی فرآیند انضباطی، از جمله استفاده از یادداشت‌های کارکنان، برای شناسایی زمینه‌های بهبود یا تعدیل سیاست‌ها و رویه‌های شرکت. به عنوان مثال، اگر چندین کارمند به طور منظم برای تخلفات مشابه خط مشی نامه دریافت می کنند، آیا مشکل کارمندان است یا عدم درک خط مشی؟
- تشدید آدرس اگر کارمند علیرغم نوشته‌ها نتواند رفتار نادرست را بهبود ببخشد یا تخلف را تکرار کند، با سرپرست یا مدیر کار کنید تا مراحل بعدی مناسب در فرآیند انضباطی، از جمله نوشتن اطلاعات اضافی، تعلیق، تنزل رتبه، یا خاتمه را تعیین کنید.
نکته HR
مشارکت منابع انسانی در فرآیند نوشتن کارمندان به طور موثر به مسائل مربوط به عملکرد یا رفتار می‌پردازد، رشد کارکنان را ارتقا می‌دهد و محیط کاری ایمن و سازنده را حفظ می‌کند.
از نوشته های کارمندان به طور موثر استفاده کنید
نوشته های کارکنان باید برای تخلفات جدی و تکراری که برخلاف سیاست ها و انتظارات شرکت است، استفاده شود. با یک قالب فرم نوشتن کارمند، متخصصان منابع انسانی می توانند مدیران و سرپرستان را در بهترین عملکرد نوشتن راهنمایی کنند تا از نتیجه خوبی برای سازمان، کارکنان و سرپرستان آنها اطمینان حاصل کنند. هدف نهایی تضمین یک محیط کاری ایمن، محترمانه و سازنده است.
دیدگاهتان را بنویسید