با توجه به اینکه بازار کار در وضعیتی غیرقابل پیش‌بینی قرار دارد و فناوری به سرعت در حال تغییر شیوه اداره کسب‌وکارها است، منابع انسانی به ابزارهایی برای کمک به استخدام، مدیریت و حفظ کارکنان نیاز دارد – موفقیت یک سازمان به آن بستگی دارد. مدیریت پروژه منابع انسانی روشی هوشمندانه برای کار است که تیم های منابع انسانی را قادر می سازد تا وظایف و برنامه های خود را به شیوه ای سازمان یافته و کارآمد انجام دهند.
بیایید نگاه کنیم که مدیریت پروژه در منابع انسانی چگونه است، مزایای آن، و چگونه می توان با مدیریت پروژه HR شروع کرد.
مطالب
مدیریت پروژه منابع انسانی چیست؟
نمونه های مدیریت پروژه منابع انسانی
مزایای مدیریت پروژه در منابع انسانی
نحوه اعمال عناصر مدیریت پروژه در منابع انسانی
مدیریت پروژه منابع انسانی چیست؟
مدیریت پروژه منابع انسانی به استفاده و به کارگیری مهارت ها و اصول مدیریت پروژه برای اهداف منابع انسانی برای ساده کردن کار و دستیابی به اهداف پروژه اشاره دارد. علاوه بر این، فرآیندها و ابزارهای رسمی مدیریت پروژه به کاهش ریسک و افزایش نرخ موفقیت در طیف گسترده ای از وظایف منابع انسانی کمک می کند.
مهارت های مدیریت پروژه قوی می تواند به منابع انسانی کمک کند:
- مدیریت بودجه، جدول زمانی و افراد،
- جذب استعدادهای جدید،
- برقراری ارتباط موثر با کارکنان و ذینفعان،
- برنامه ریزی و اجرای طرح های آموزشی و پیوند تیمی،
- و برنامه های مدیریت تغییر را توسعه دهید.
یکی از رویکردهای مدیریت پروژه، روش چابک منابع انسانی است. این در درجه اول رویکردی است که در توسعه پروژه و نرم‌افزار استفاده می‌شود، اما متخصصان منابع انسانی می‌توانند این طرز فکر را برای مقابله با چشم‌انداز کاری در حال تغییر که در آن راه‌حل‌های سریع ضروری است، اتخاذ کنند.
شالوده منابع انسانی چابک ساختار آن را به گونه ای می سازد که انطباق سریعتر و آسانتر با موقعیت های جدید، حفظ یک رویکرد انعطاف پذیر که می تواند با تغییر نیروی کار شکل گیرد و پاسخگوی نیازهای مشتری بیشتر باشد.
نمونه های مدیریت پروژه منابع انسانی
مدیریت پروژه دارای پنج مرحله مجزا است:
- شروع – شروع پروژه، تعریف اهداف اصلی و ارزیابی اینکه آیا منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را دارید یا خیر.
- برنامه ریزی – برنامه ریزی برای انجام چه وظایفی و به چه ترتیبی، ایجاد بودجه و تخصیص منابع.
- اجرا – قلب پروژه، انجام تمام وظایف.
- کنترل – نظارت بر کاری که تیم انجام می دهد و زمان صرف شده برای تکمیل وظایف برای پیش بینی محدوده پروژه های آینده.
- بستن – ارائه محصول نهایی و ارزیابی عملکرد تیمی و فردی.
در اینجا چند نمونه از این که این مراحل هنگام مدیریت یک پروژه HR معمولی چگونه به نظر می رسند آورده شده است.
پروژه: راه اندازی یک صفحه مشاغل جدید
شروع: هدف شما از ایجاد یک صفحه مشاغل جدید چیست؟ برای آموزش نامزدها در مورد سازمان یا اینکه یک روز معمولی در یک نقش خاص چگونه به نظر می رسد؟ برای افزایش حجم و کیفیت متقاضیان و کاهش فرسایش؟ و برای تکمیل این پروژه به چه منابعی نیاز خواهید داشت؟
برنامه ریزی: این پروژه را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید، مانند برنامه ریزی عناصری که صفحه مشاغل جدید شما را تشکیل می دهند، نوشتن نسخه جدید یا ایجاد ویدیو برای آن، انتشار آن در وب سایت و تاریخ راه اندازی پیشنهادی شما. چه کسی این وظایف را تکمیل خواهد کرد و چقدر طول خواهد کشید؟
اجرا: وظایف را به اعضای تیم مربوطه محول کنید و کار روشمند را از طریق آنها شروع کنید.
کنترل: مدیر پروژه باید پیشرفت همه اعضای تیم را زیر نظر داشته باشد، در صورت بروز هرگونه مشکل، نقطه تماس باشد و محصول نهایی را بررسی کند.
بستن: صفحه مشاغل جدید راه اندازی شد. هر یک از اعضای تیم عملکرد خود را ارزیابی می کند و عملکرد گروه تجزیه و تحلیل می شود تا ببیند چه چیزی خوب بوده و چه چیزی می تواند دفعه بعد بهبود یابد.
پروژه: برنامه ریزی یک رویداد تیم سازی
شروع: امیدوارید با رویداد تیم سازی به چه چیزی برسید؟ برای اعضای جدید تیم برای ادغام با اعضای موجود؟ برای اینکه همه یاد بگیرند که چگونه ارتباط موثرتری برقرار کنند؟ برای ایجاد اعتماد؟ برای کمک به تیم برای همکاری موثرتر و سازنده تر؟
برنامه ریزی: رویداد چه روزی برگزار می شود؟ آیا در محل، در جای دیگری اتفاق می افتد یا از راه دور خواهد بود؟ کدام اعضای تیم دعوت شده اند؟ چه لوازمی مورد نیاز خواهد بود (کتاب کار، لوازم التحریر و غیره)؟ در کل چقدر هزینه خواهد داشت؟
اجرا: وظایف را بین اعضای تیم منابع انسانی مرتبط توزیع کنید، با مدیران بخش مورد نظر ارتباط برقرار کنید و شروع به ایجاد رویداد کنید. رزرو مکان و حمل و نقل (در صورت نیاز)، ایجاد یا خرید تجهیزات مورد نیاز، و طراحی یک برنامه سفر برای روز.
کنترل: اطمینان حاصل کنید که همه نقش خود را ایفا می کنند و همه چیز در جای خود قبل از رویداد است. از یک یا دو عضو HR بخواهید در این رویداد شرکت کنند تا نحوه واکنش شرکت کنندگان به آن را بررسی کنند.
بستن: رویداد تیم سازی اتفاق می افتد. پس از آن، هر یک از اعضای تیم عملکرد خود را در برنامه ریزی و اجرای مسئولیت ها ارزیابی می کند و تیم می تواند نکات کلیدی را مورد بحث قرار دهد. همچنین می توانید نظرسنجی هایی را برای همه کارمندانی که در این رویداد شرکت کرده اند ارسال کنید تا ببینید آیا اهداف اولیه برآورده شده اند یا خیر.
مزایای مدیریت پروژه در منابع انسانی
مدیریت پروژه در منابع انسانی دارای مزایای بالقوه بی شماری برای کل سازمان است.
حفظ تمرکز و همسویی
مدیریت پروژه ریشه در تعریف اهداف و هدایت یک تیم در تکمیل موفقیت آمیز آن اهداف دارد. وقتی اهدافی دارید که واضح هستند و به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم می شوند، اعضای تیم متمرکز و با انگیزه می مانند زیرا می دانند هدفشان چیست.
همکاری بهتر
بعید است که به کارمندان بگویید “با هم کار کنند” به تغییر دلخواه منجر شود، و اینجاست که یک مدیر پروژه و چارچوب مدیریت پروژه می توانند کمک کنند.
وقتی همه نقش‌ها در پروژه به وضوح تعریف شوند، همکاری بین اعضای تیم روان‌تر و منسجم‌تر می‌شود. شما از سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول وظایف خاص است جلوگیری می کنید. این امر با پروژه هایی که نیاز به همکاری دو یا چند بخش دارند، حیاتی می شود. به عنوان مثال، راه اندازی یک صفحه مشاغل جدید شامل منابع انسانی و فناوری اطلاعات می شود. یک کمپین استخدام به نیروی انسانی و همچنین تیم بازاریابی نیاز دارد.
دو بخش که اغلب در پروژه‌ها با هم همکاری می‌کنند، فروش و بازاریابی هستند – خواه در راه راه‌اندازی یک محصول جدید یا تلاش برای دستیابی به اهداف فروش – با این حال اغلب بین این تیم‌ها گسست وجود دارد. اما زمانی که بخش‌های فروش و بازاریابی به طور مؤثر با هم کار کنند، منجر به رشد و افزایش عملکرد تجاری می‌شود.
بهبود بهره وری و مدیریت موثر حجم کار
درک واضح از همه وظایف همراه با نمودارهای گانت به مدیریت حجم کاری همه افراد درگیر در پروژه کمک می کند و فرآیندهای شفاف فضایی را برای کارایی و بهره وری بیشتر ایجاد می کند.
تیم های منابع انسانی اغلب بر روی چندین پروژه حیاتی به طور همزمان کار می کنند. بنابراین، مهارت ها و رویه های مدیریت پروژه می تواند بهره وری را در کل سازمان افزایش دهد. به عنوان مثال، یک بانک اروپایی تکنیک های تحویل پروژه چابک را برای تیم منابع انسانی خود ارائه کرد که به توزیع موثرتر مجموعه استعدادها و افزایش بهره وری نزدیک به 25 درصد کمک کرد.
شیوه‌های مدیریت پروژه همچنین استفاده از مدیریت زمان و ابزارهای ردیابی را برای اندازه‌گیری میزان بهره‌وری یک تیم تشویق و توانمند می‌سازد، که می‌تواند به پیش‌بینی مدت زمان دقیق‌تر وظایف آینده کمک کند و کارمندانی را که بیش از حد یا ضعیف عمل می‌کنند، مشخص کند.
استفاده بهینه از منابع
مدیریت پروژه در منابع انسانی یک نمای کلی کامل از هر پروژه و اهداف آن ارائه می دهد و به شما امکان می دهد مکان و زمان سرمایه گذاری منابع محدود از جمله زمان و پول را اولویت بندی کنید. این به تیم های منابع انسانی کمک می کند تا به برنامه و بودجه پایبند باشند و از منابع به کارآمدترین روش استفاده کنند.
بهبود تلاش‌های جذب و جذب نیرو
مدیریت پروژه همچنین تأثیر مثبتی بر جذب و جذب کارکنان جدید خواهد داشت. اصول مدیریت پروژه چابک می تواند منجر به برنامه های استخدام الهام گرفته و افزایش حجم و کیفیت متقاضیان شود، کارمندان جدید نقش خود را با آموزش صحیح و مجهز شدن بهتر برای انجام کار آغاز کنند و استفاده بهتر از استعدادها در سراسر سازمان. این همچنین به HR کمک می کند تا در میز با رهبران کسب و کار جایگاهی کسب کند زیرا آنها می توانند مزایای مستقیم مدیریت پروژه در منابع انسانی را به وضوح نشان دهند.
دیدن تصویر بزرگتر
درک واضح جدول‌های زمانی و پیشرفت، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا به طور منظم رهبری پروژه‌ها را به‌روزرسانی کند و در هنگام کار با درگیری‌ها یا منابع محدود، بینش ارزشمندی در مورد اولویت‌های تیم به دست آورد. متخصصان منابع انسانی می توانند ببینند که چگونه اهداف پروژه با اهداف سازمانی گسترده تر همسو می شوند و این را به تیم رهبری منتقل می کنند.
نحوه اعمال عناصر مدیریت پروژه در منابع انسانی
جنبه‌های خاصی از مدیریت پروژه وجود دارد که می‌تواند به بهبود روش کار شما کمک کند، حتی بدون استفاده از روش‌شناسی کامل مدیریت پروژه HR در تیم شما. بیایید دریابیم که چه کاری می توانید انجام دهید!
1. محدوده پروژه خود را قبل از شروع مشخص کنید
اولین قدم این است که کوتاهی پروژه خود را بسنجید. در اینجا چند سوال مفید برای پرسیدن وجود دارد:
- اندازه پروژه چقدر است؟
- اهداف پروژه چیست؟
- برای رسیدن به این اهداف به چه منابعی نیاز داریم؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک می کند تا جدول زمانی و نقشه راه واقع بینانه برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه ایجاد کنید.
همچنین تهیه یک الگوی بیانیه محدوده پروژه که می توانید برای هر پروژه استفاده کنید می تواند مفید باشد. در اینجا نمونه ای از این است که چگونه به نظر می رسد:
| نام پروژه | پروژه را به طور دقیق توصیف کنید، به عنوان مثال، «صفحه مشاغل جدید برای بهبود حجم و کیفیت نامزدها». |
| بیانیه محدوده پروژه | اهداف و اهداف پروژه را خلاصه کنید. اینها باید در چارچوب زمانی پیشنهادی شما قابل اندازه گیری و دستیابی باشند. به عنوان مثال، “حجم نامزدها را 25٪ و کیفیت استخدام را 30٪ تا مارس 2023 افزایش دهید.” |
| مقدمه/پیشینه پروژه | به چه مسائل فعلی نیاز دارید؟ راه حل پیشنهادی چیست؟ و چه زمانی کار شروع می شود؟
به عنوان مثال: سرعت بارگذاری صفحه مشاغل در حال حاضر 8 ثانیه و نرخ تبدیل آن 1 درصد است که به طور میانگین 100 متقاضی در ماه را به همراه دارد. علاوه بر این، کیفیت استخدام در حال حاضر 65٪ است. برای بهبود حجم و کیفیت نامزدها، تیم منابع انسانی تصمیم گرفت صفحه مشاغل را اصلاح کند تا برند کارفرما را تقویت کند و به نامزدها ایده دهد که یک روز معمولی در یک نقش خاص چگونه به نظر می رسد و مهارت ها و رفتارهایی که باید انجام دهند. ما دستورالعمل‌هایی را برای شروع کار روی این پروژه در 29 آوریل 2022 دریافت کردیم. |
| مورد تجاری | چرا پروژه مورد نیاز است و چه مزایایی برای کسب و کار دارد؟ |
| قابل تحویل | اینها نتایجی است که منجر به تکمیل موفقیت آمیز پروژه می شود. به عنوان مثال، افزایش سرعت بارگذاری صفحه در صفحه مشاغل یا افزایش نرخ تبدیل افرادی که در صفحه فرود می آیند و یک درخواست شغلی را تکمیل می کنند. |
2. فرض کنید پروژه شما پویا است
داشتن یک برنامه مهم است، اما به ناچار چالش ها و تغییرات غیرمنتظره ای در شرایط ایجاد می شود که شما را ملزم به تطبیق برنامه اصلی خود می کند. به همین دلیل ضروری است که طرح پروژه خود را به عنوان یک راهنما به جای یک رویه سفت و سخت که صرف نظر از هر اتفاقی باید دنبال کنید، در نظر بگیرید.
اگر برنامه شما نیاز به تغییر دارد، با تیم پروژه با تغییرات پیشنهادی مشورت کنید تا مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند.
3. جلسات منظم وضعیت پروژه را برگزار کنید
برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن مدیریت پروژه منابع انسانی، تیم باید به‌طور منظم به‌روزرسانی‌هایی را درباره پیشرفت در مراحل مختلف پروژه ارائه و دریافت کند. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می‌دانند چه چیزی را برای جلسات آماده کنند و به چه سؤالاتی نیاز دارند پاسخ دهند.
این منجر به جلسات سازنده می شود که در آن می توانید مسائل را قبل از تبدیل شدن به موانع بزرگتر شناسایی و حل کنید.
4. به اعضای تیم کمک کنید تا مهارت های مدیریت پروژه را توسعه دهند
اعضای تیم را در یادگیری و توسعه مهارت های مدیریت پروژه مانند مدیریت ذینفعان، برنامه ریزی، حل مسائل پیشگیرانه و مدیریت تغییر تشویق و حمایت کنید. مهارت هایی مانند این به اعضای تیم مجهزی می دهد که می توانند به طور موثر پروژه های مختلف منابع انسانی را مدیریت کنند.
5. استفاده از ابزار مدیریت پروژه را در نظر بگیرید
ابزارهای متنوعی از جمله Asana، Trello و Airtable وجود دارد که می‌توانند با ارائه یک نمای کلی از مسئولیت‌ها، اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است، بینش در مورد وضعیت وظایف و اجازه دادن به اعضای تیم برای برقراری ارتباط، به مدیریت و هدایت پروژه‌ها کمک کند.
یک ابزار اختصاصی به شما کمک می کند تا سازماندهی شده بمانید و پیشرفت را از ابتدا تا تکمیل هر پروژه دنبال کنید.
6. ارزیابی پروژه را انجام دهید
پس از اتمام پروژه، ارزیابی اینکه چه چیزی خوب بوده و چه چیزی خوب نیست، مفید است تا بتوانید از اشتباهات یا نادیده گرفتن ها درس بگیرید و دفعه بعد پیشرفت کنید. انجام یک ارزیابی پروژه به این معنی است که قبل از شروع پروژه بعدی، فهرستی از بهبودهای توصیه شده را خواهید داشت.
۷- مدیر پروژه منابع انسانی استخدام کنید
اگر مزایای رویکرد مدیریت پروژه منابع انسانی را می شناسید و می خواهید آن را به عنوان یک بخش بپذیرید، استخدام یک مدیر پروژه اختصاصی منابع انسانی گام منطقی بعدی است. یک مدیر پروژه منابع انسانی بر اجرای طیف متنوعی از برنامه های منابع انسانی در سازمان شما برنامه ریزی و نظارت خواهد کرد. ممکن است فردی در تیم شما وجود داشته باشد که به این نقش علاقه مند باشد و برای آن مناسب باشد، یا ممکن است لازم باشد که به صورت خارجی استخدام کنید.
نقش مدیر پروژه منابع انسانی برنامه ریزی، هدایت و اجرای برنامه های مختلف منابع انسانی مرتبط با مدیریت منابع انسانی، توسعه کارکنان و خدمات مشتری است.
مسئولیت های کلیدی:
- هدایت اجرای پروژه ها و برنامه های مرتبط با منابع انسانی
- اطمینان از اینکه پروژه های منابع انسانی به موقع، در محدوده و بودجه تحویل می شوند
- ردیابی، نظارت و گزارش در مورد پیشرفت برنامه منابع انسانی و پروژه برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز
مهارت ها و شایستگی ها
- مدیریت پروژه
- تعالی عملیاتی
- مدیریت تغییر
- شبکه سازی
- حاکمیت منابع انسانی
- مشتری محور
- داده محور
- ترجمه تجزیه و تحلیل
- معمار فرهنگ دیجیتال
- ایجاد مشترک استراتژی
به تو
حتی اگر رویکرد مدیریت پروژه کامل منابع انسانی را اتخاذ نکنید، می‌توانید برخی از عناصر آن را مانند تعیین محدوده پروژه، برگزاری جلسات وضعیت پروژه و افزودن ارزیابی‌ها به گردش کار خود اعمال کنید. مدیریت پروژه منجر به راه‌های کارآمدتر و سازنده‌تر می‌شود و علاوه بر این، شانس موفقیت هر پروژه را افزایش می‌دهد.
دیدگاهتان را بنویسید