نحوه انجام ممیزی مهارت در سازمان

وقتی استعداد کمیاب است، انجام ممیزی مهارت ها به شما کمک می کند تا درک کاملی از مهارت هایی که در سازمان خود دارید و برای آن ها باید توسعه یا استخدام کنید به دست آورید.

مطالب
ممیزی مهارت چیست؟
انواع ممیزی مهارت چیست؟
چه زمانی باید یک ممیزی مهارت انجام دهید؟
چرا سازمان ها ممیزی مهارت ها را انجام می دهند؟
10 نکته برای یک ممیزی مهارت موفق

اختلال دیجیتالی شدن، تغییرات اخیر در نحوه کار ما، و نحوه ساختار کسب‌وکارها بر نحوه تشویق سازمان‌ها به نوآوری تأثیر می‌گذارد و در عین حال تضمین می‌کند که کسب‌وکار طبق معمول ادامه دارد. این امر مستلزم آن است که سازمان‌ها مهارت‌های نیروی کار فعلی خود را حفظ و ارتقا دهند و مهارت‌های جدید مورد نیاز را برای انطباق با این تغییرات به ارمغان بیاورند.

ممیزی مهارت چیست؟

ممیزی مهارت، مهارت ها و قابلیت های یک کارمند را برای شناسایی شکاف های دانش بالقوه یا فرصت های رشد برای یک فرد ارزیابی می کند. در سطح سازمانی، ممیزی مهارت، مهارت‌های همه افراد سازمان را ارزیابی می‌کند تا به عنوان یک «نقشه حرارتی» برای نقاط قوت و ضعف نیروی کار موجود عمل کند. دو نوع ممیزی مهارت وجود دارد که در ادامه مقاله به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

به طور معمول، منابع انسانی یک ممیزی مهارت را از طریق پرسشنامه یا مصاحبه انجام می دهد. با این حال، می توانید از منابع مختلف دیگری برای اطلاعات استفاده کنید (مانند اسناد تاریخی، سیستم های مدیریت یادگیرنده، گواهی ها، تاریخچه عملکرد و غیره).

ممیزی مهارت مزایای فوق‌العاده‌ای برای سازمان در شناسایی مهارت‌هایی که در شرکت موجود است و کدام مهارت وجود ندارد، ارائه می‌کند. اغلب، کارکنان دارای مهارت هایی هستند که سازمان حتی از آنها آگاه نیست و ممکن است از آنها استفاده نشده باشد.

ممیزی مهارت نیز زمانی که شرکت در حال تغییر است، مانند زمان بازسازی، مفید است. بانکی را در نظر بگیرید که در حال استفاده از فناوری جدیدی است که جایگزین نقش عابر بانک خواهد شد. مهارت های عابر بانک دیگر مورد نیاز نخواهد بود. با این حال، بانک در آینده به کارکنانی با مهارت های فناوری نیاز خواهد داشت.

ممیزی مهارت می‌تواند به ارزیابی مهارت‌هایی که در حال حاضر وجود دارد و اینکه آیا این مهارت‌ها به سایر حوزه‌های تجاری مربوط می‌شوند کمک کند. به طور مشابه، اگر شرکتی پیشنهادات خود را گسترش دهد یا وارد بازارها یا مناطق جدید شود، به مهارت های جدیدی نیاز است.

حسابرسی مهارت ها را به عنوان یک فرآیند مستمر و نه یک تمرین یکباره در نظر بگیرید، زیرا سازمان ها دائماً در جریان هستند. این ابزار ضروری باید بخشی از تمرکز استراتژیک هر تیم منابع انسانی باشد به جای اینکه صرفاً به خاطر آن انجام شود. علاوه بر این، همیشه حسابرسی مهارت های خود را با اهداف و استراتژی کسب و کار هماهنگ کنید.

نکته برای متخصصان منابع انسانی: برای جلوگیری از تکرار کار، تمایز واضحی بین ممیزی مهارت های خود و تحلیل نیازهای آموزشی قائل شوید.

انواع ممیزی مهارت چیست؟

همانطور که قبلا ذکر شد، منابع انسانی می تواند 2 نوع ممیزی مهارت را انجام دهد:

ممیزی مهارت های شخصی برای درک سطح فرد برای یک مهارت خاص یا عمومی استفاده می شود. این شکاف مهارتی که ممکن است یک کارمند داشته باشد را برجسته می کند.

ممیزی مهارت های شخصی برای افراد در هنگام شناسایی بهترین شغل برای آنها، با تغییر شغل یا به عنوان بخشی از برنامه توسعه شخصی مفید است. همچنین می توانید از اطلاعات ممیزی مهارت های شخصی در ممیزی مهارت های گروهی استفاده کنید.

ممیزی مهارت های گروهی شامل ممیزی همه کارکنان در یک تیم یا سازمان است. به طور کلی برای ایجاد فهرستی از مهارت های کارکنان در محل کار استفاده می شود.

چه زمانی باید یک ممیزی مهارت انجام دهید؟

تیم شما مثل 5 سال پیش نیست. یا حتی 1 سال پیش خروج، استخدام های جدید، و تغییر در شیوه های کار بر کسب مهارت ها یا نیازها تأثیر می گذارد. بنابراین انجام ممیزی مهارت زمانی ایده آل است که:

1. نقش جدیدی ایجاد می شود: منابع انسانی باید مهارت های جدید را برای یک موقعیت و ویژگی های بهینه برای استخدام جدید شناسایی و به وضوح تعریف کند.
2. یک کارمند نقش خود را تغییر می دهد: ممیزی مهارت های شخصی می تواند نقاط قوت یا ضعف فرد را شناسایی کند تا به آنها در موفقیت در نقش جدید کمک کند.
3. یک کارمند دپارتمان را تغییر می‌دهد: ممیزی مهارت‌ها نیز باید زمانی انجام شود که کارمند به بخش دیگری منتقل شود تا اطمینان حاصل شود که مهارت‌ها همچنان مرتبط هستند.
4. یک پروژه جدید به مهارت های خاصی نیاز دارد: مشخص کنید که برای اجرای یک پروژه جدید چه مهارت هایی لازم است و آیا اعضای پروژه مهارت های لازم را دارند یا خیر.
5. به عنوان بخشی از مدیریت عملکرد: یک برنامه مدیریت عملکرد خوب به دنبال توسعه کارکنان است. ممیزی مهارت برای ارزیابی عملکرد ضعیف یا فراتر از انتظارات کارمند مفید خواهد بود.

ممیزی مهارت نیاز به زمان، تلاش و هماهنگی خوب دارد. برای بهترین نتیجه، از فناوری برای خلاصه و تجزیه و تحلیل داده های ممیزی مهارت استفاده کنید.

چرا سازمان ها ممیزی مهارت ها را انجام می دهند؟

برای درک مهارت هایی که سازمان شما دارد

درک بهتری از مهارت‌های کارمندان خود، جایی که مجموعه‌های مهارتی مختلف در بخش‌ها قرار دارند و غیره به دست آورید.

کارکنان ممکن است دارای طیفی از مهارت‌های ناشناخته برای سازمان باشند، مانند مهارت‌های اضافی که در طول تحصیل، تجربه کاری قبلی، یا زمینه‌های خارج از علاقه که ممکن است در آن مشارکت داشته باشند، کسب کرده باشند. سازمان می تواند از این منابع استفاده نشده استفاده کند.

برای کشف شکاف های مهارتی

87 درصد از سازمان‌ها می‌دانند که شکاف مهارتی دارند یا در چند سال آینده این شکاف را خواهند داشت. ممیزی مهارت به شما کمک می کند تا تشخیص دهید که آیا مهارت ها در کارکنان، تیم ها، بخش ها و سازمان خاص وجود ندارد یا خیر. منابع انسانی و مدیریت برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک بهتر در هنگام استقرار پروژه ها یا بودجه برای پروژه ها و تیم های خاص مجهزتر هستند.

ممیزی مهارت نیز هنگام پیش بینی مفید است. به عنوان مثال، یک کسب و کار از هوش مصنوعی در محصولات خود در 5 سال آینده استفاده خواهد کرد. سازمان می‌تواند زودتر شروع به شناسایی شکاف‌های مهارتی مرتبط با هوش مصنوعی، مانند علم داده، مدیریت داده‌ها کند. یادگیری ماشینی؛ کدنویسی و غیره، و استقرار برنامه هایی برای مهارت مجدد کارکنان.

برای کمک به ابتکارات آموزشی و ارتقای مهارت شما

اطلاعات به‌دست‌آمده از ممیزی مهارت‌ها می‌تواند در اطلاع‌رسانی برنامه‌های آموزشی و ارتقای مهارت‌های منابع انسانی بسیار سودمند باشد. از این داده ها برای بهبود ابتکارات موجود خود یا تمرکز بر طراحی برنامه های آموزشی مهارت های اولویت دار استفاده کنید.

برای بهبود استخدام

یکی از مزایای اطلاعات به دست آمده از ممیزی مهارت، بهبود استخدام شما است. بر اساس این بینش، منابع انسانی در مورد اینکه چه کسی را برای تکمیل تیم استخدام کند، بهتر آگاه خواهد شد.

این داده ها به شما امکان می دهد تا استخدام خود را هدفمندتر کنید. اگر به فردی با مجموعه مهارت‌های متفاوت نیاز دارید، استخدام بیشتر از همان «همان» منطقی نیست.

برای ایجاد قابلیت های سازمانی

هر سازمان قابلیت‌های سازمانی منحصربه‌فرد خود (OC) را توسعه داده است – آن دارایی‌های نامشهود اما استراتژیک که آن را قادر می‌سازد تا استراتژی کسب‌وکار را ارائه دهد و رضایت مشتریان خود را ادامه دهد.

مهارت‌ها و قابلیت‌های کارکنان برای قابلیت‌های سازمانی ضروری است، به‌ویژه در قابلیت‌های عملیاتی آن، جایی که یک شرکت می‌تواند مهارت‌ها و فرآیندها را برای فعالیت در بازارهای خود هماهنگ کند. این ویژگی ها با هم کار می کنند و در طول زمان ظاهر می شوند تا به مزیت رقابتی شرکت تبدیل شوند.

شناسایی مهارت هایی که به این قابلیت های عملیاتی کمک می کند، کلید ایجاد و حفظ مزیت رقابتی یک کسب و کار است.

برای هماهنگ کردن اهداف فردی و تیمی

در چند سال گذشته، سازمان‌ها تغییرات سریع محیط‌های کسب‌وکار را تجربه کرده‌اند که در نتیجه مهارت‌هایی که در سال گذشته مربوط می‌شوند منسوخ یا غیرضروری می‌شوند. به عنوان مثال، مدیر رویدادی را در نظر بگیرید که در پایان سال 2019 استخدام شد، که با نیاز ناگهانی به راه اندازی و اجرای رویدادهای آنلاین مواجه شد.

ممیزی مهارت، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا مهارت‌های مورد نیاز برای نقش اقتباس شده را شناسایی کند و آموزش‌های لازم را برای ارتقای مهارت فرد یا تیم در راستای فوریت‌های تجاری جدید ارائه دهد.

10 نکته برای یک ممیزی مهارت موفق

1. در مورد اهداف خود شفاف باشید

زمان، انرژی و منابع مورد نیاز برای انجام ممیزی مهارت قابل توجه است. بنابراین، حسابرسی مهارت ها را به عنوان یک پروژه با ورودی ذینفعان، مدیر پروژه، مسئولیت های کلیدی روشن، بودجه و اهداف کاملاً تعریف شده در نظر بگیرید.

چالش ها، فرصت ها و اهداف کسب و کار خود را در نظر بگیرید:

• اکنون و در آینده نزدیک با چه چالش هایی روبرو هستید؟
• فرصت های سازمان شما برای رشد چیست؟
• می خواهید به چه چیزی برسید؟

دانستن پاسخ این موارد شما را قادر می سازد تا تعیین کنید که در حسابرسی خود بر روی کدام مهارت تمرکز کنید.

هنگام ایجاد اهداف برای اطمینان از خرید و مشارکت از همان ابتدا، ذینفعان مناسب را درگیر کنید. این یک پروژه HR نیست، بلکه یک الزام تجاری است که توسط منابع انسانی پشتیبانی می شود. تعامل با ذینفعان در تمام بخش ها و زیرمجموعه های درون سازمان (نه تنها خط مقدم، بلکه پشتیبان مانند عملیات، فناوری اطلاعات، امور مالی و غیره)

2. محدوده را تعریف کنید

از تعریف دامنه وسیع برای ممیزی مهارت خود اجتناب کنید. ممیزی تک تک مهارت ها در سازمان شما فایده ای ندارد. دانستن اینکه کدام کارمندان می توانند از ماشین تحریر استفاده کنند احتمالاً هیچ کمکی به کسب و کار شما نخواهد کرد. در عوض، محدوده حسابرسی خود را بر اساس استراتژی سازمان خود تعریف کنید و سپس آن ها را به دسته بندی تقسیم کنید. به عنوان مثال:

• مهارت های فنی (تقسیم شده به زیر شاخه ها)
• مهارت های رهبری (بر اساس ستون های رهبری شما)
• مهارت های بین فردی.

نوع اطلاعاتی را که جمع آوری می کنید در محدوده قرار دهید، به عنوان مثال:

• گواهینامه ها
• اطلاعات بررسی عملکرد
• بررسی های مدیریتی

3. از چارچوب شایستگی استفاده کنید

از یک چارچوب شایستگی برای ارزیابی مهارت ها استفاده کنید، زیرا این امر ثبات را در سراسر سازمان و در طول زمان تضمین می کند. مدل شایستگی مجموعه ای از شایستگی های مربوط به یک نقش یا عملکرد خاص است. این مدل شایستگی به منابع انسانی چارچوبی برای تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی و ارتقاء مهارت شما می دهد.

ایجاد یک ماتریس شایستگی (یا ماتریس مهارت ها) همچنین به ترسیم مهارت های مورد نیاز برای یک تیم یا پروژه کمک می کند. این شبکه به شما امکان می دهد مهارت ها و شایستگی های موجود را در مقابل مهارت های مورد نیاز در یک تیم تجسم کنید.

4. در مورد روش ارزیابی تصمیم بگیرید

شما می توانید از روش های مختلفی برای جمع آوری اطلاعات برای ممیزی مهارت استفاده کنید. برای به دست آوردن بینش خوب از ترکیبی از موارد زیر استفاده کنید:

• مصاحبه های انفرادی انجام دهید – از کارمندان سؤال کنید تا بفهمید نقاط قوت و ضعف آنها کجاست. برای هر کارمندی از یک رویکرد ثابت استفاده کنید تا بتوانید درک گسترده ای از مهارت ها داشته باشید. این می تواند زمان بر اما موثر باشد.
• یک نظرسنجی خودارزیابی ارائه دهید – می‌توانید آن را برای تکمیل برای کارمندان ارسال کنید. کارمندان برای ارزیابی سطح مهارت های خود، خود را در مقیاسی ارزیابی می کنند. تعاریف و مثال هایی ارائه دهید تا کارکنان بتوانند صادقانه پاسخ دهند. یک نظرسنجی خودارزیابی متکی به پاسخ صادقانه کارکنان است.
• جمع آوری اطلاعات تاریخی – می توانید اطلاعات موجود در مورد کارمندان را جمع آوری کنید، مانند دوره های آموزشی قبلی، سابقه عملکرد، گواهی ها، مدارک دانشگاهی یا دانشگاهی و غیره.
• یک آزمون رسمی مهارت بدهید – یک آزمون مهارت برای ارزیابی مهارت های مورد نیاز در سازمان انجام دهید.

5. از کوچک شروع کنید

اگر مطمئن نیستید که ممیزی مهارت چقدر مفید است، یا زمان زیادی ندارید، از کوچک شروع کنید، مثلاً در یک بخش یا تیم. بر اساس این نتایج می توانید حسابرسی را به بخش ها و تیم های دیگر گسترش دهید.

6. اطمینان حاصل کنید که از نظر قانونی مطابقت دارید

اطمینان حاصل کنید که حق جمع آوری داده ها و زیرساخت های لازم برای محافظت از داده های شخصی کارکنان را دارید. داده‌ها فقط باید تحت شرایط سخت جمع‌آوری شوند و مطابق با قوانین منطقه خاص برای اهداف خود استفاده شوند. سازمان هایی که متعهد به ممیزی مهارت می شوند باید اطمینان حاصل کنند که از اطلاعات جمع آوری شده سوء استفاده نمی شود و همیشه باید از کارکنان محافظت کنند. به عنوان حداقل استاندارد:

• از داده ها فقط برای هدفی که جمع آوری شده است استفاده کنید
• اطلاعات غیر ضروری را جمع آوری نکنید
• همه داده ها باید به روز باشند
• برای کارمندان قابل دسترسی است و به آنها اجازه می دهد در صورت نادرست بودن اطلاعات را تصحیح کنند
• اگر این کار را در خارج از منطقه یا کشور خود انجام می دهید، همه مقررات کشور را بررسی کنید.

7. داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنید

یک توالی منطقی وجود دارد که می توانید هنگام جمع آوری داده های کارمندان دنبال کنید:

• کارکنان را در مورد ممیزی مهارت ها آگاه کنید.
• داده ها را در روش های جمع آوری توافق شده جمع آوری کنید. اگر از مصاحبه استفاده می کنید، تکنیک های صحیح را به مصاحبه کنندگان آموزش دهید.
• اگر از روش جمع آوری اطلاعات مستمر استفاده می کنید، به کارمندان و مدیران آموزش دهید تا از سیستم استفاده کنند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت یادگیرنده که در صورت کسب مهارت جدید، باید توسط کارکنان به روز شود.

8. از بینش ها برای ایجاد برنامه های استخدام، آموزش و ارتقاء مهارت استفاده کنید

نتایج ممیزی مهارت به شما کمک می کند تا مداخلات استخدام، آموزش، یادگیری و ارتقاء مهارت کوتاه مدت و بلندمدت را طراحی کنید. در کوتاه مدت، می توانید کارمندان خود را در یک کارگاه آموزشی برای ارتقای مهارت های نرم افزاری ثبت نام کنید. در درازمدت، می‌توانید راه‌هایی برای آزمایش بهتر مهارت‌های مورد نیاز در فرآیند انتخاب در هنگام استخدام یا بهبود آموزش کارکنان جدید خود ایجاد کنید.

علاوه بر این، گزارش ارزیابی می تواند به عنوان بخشی از ممیزی مهارت ایجاد شود. این گزارش می تواند خلاصه کند:

• هر گونه مهارت استفاده نشده (و اگر در حال حاضر یا در آینده ارزشمند هستند)
• جابجایی احتمالی کارکنان به دلیل مهارت هایشان
• به هر شکاف مهارتی در سطح سازمان توجه کنید
• هر مهارت فوری

این اطلاعات را برای مدیران استخدام و تیم استخدام فیلتر کنید تا اطمینان حاصل شود که هرگونه مصاحبه و فرآیندهای استخدام فعلی نیاز به شکاف های مهارتی شناسایی شده در طول ممیزی را نیز پر می کند.

9. فهرستی از مهارت ها را ایجاد و نگهداری کنید

فهرست مهارت‌های به‌روز، نمای کلی بهتری از نحوه توسعه و رشد کارکنان شما ارائه می‌دهد و می‌تواند به شما در ایجاد یک برنامه جانشینی کمک کند، و شکاف‌های مهارتی را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل پر کنید.

10. مهارت های بخش منابع انسانی را حسابرسی کنید

هنگام انجام ممیزی مهارت های خود، از بخش منابع انسانی غافل نشوید. ممیزی مهارت‌های منابع انسانی موجود به شما کمک می‌کند تا شکاف‌های موجود در تیم منابع انسانی خود را شناسایی کرده و پر کنید تا شایستگی‌های اصلی و مجموعه مهارت‌های منابع انسانی را تقویت کنید.

تیم منابع انسانی شما در خط مقدم انجام ممیزی خواهد بود، بنابراین تیم ایده آلی است که می توانید حسابرسی خود را قبل از ارائه به بقیه بخش ها با آن شروع کنید. این اطمینان حاصل می کند که تیم مجری حسابرسی از مهارت های لازم برای انجام یک حسابرسی موفق (مثلا مهارت های مصاحبه، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها، مدیریت تعارض و غیره) برخوردار است.

برای نتیجه گیری

ممیزی مهارت به شما کمک می کند تا تصمیمات استخدام، آموزش و ارتقای مهارت را بر اساس داده ها اتخاذ کنید. این ابزار به شما کمک می کند تا مهارت های مرتبط با کارمندان و سازمان خود را توسعه دهید و به کسب و کار شما کمک می کند تا قابلیت های عملیاتی مورد نیاز برای ایجاد مزیت رقابتی خود را ایجاد کند.