نحوه ایجاد نظرسنجی خروج نهایی (به علاوه سوالات و الگوی رایگان)

یک نظرسنجی خروجی می تواند بینش ارزشمندی را در مورد اینکه کارکنان در سازمان شما واقعاً در محل کار احساس می کنند به شما ارائه دهد. با هزینه از دست دادن یک کارمند اغلب بین 1.5 تا 2.0 برابر حقوق سالانه یک کارمند، درک اینکه چرا افراد شرکت شما را ترک می کنند و اقدام برای جلوگیری از این امر در رسیدن به اهداف سازمانی و محافظت از برند کارفرما بسیار مهم است.

در این مقاله، بررسی خواهیم کرد که نظرسنجی خروج کارکنان چیست، چرا اهمیت دارد، چگونه می توان یک نظرسنجی خروج موثر ایجاد کرد، و یک الگوی نظرسنجی خروجی را در اختیار شما قرار می دهیم که می توانید امروز در سازمان خود از آن استفاده کنید. ما همچنین یک الگوی نظرسنجی خروج رایگان برای استفاده ایجاد کرده ایم.

مطالب
نظرسنجی خروج چیست؟
بهترین شیوه های نظرسنجی خروج
نحوه ایجاد یک بررسی خروجی موثر در 7 مرحله
30 سوال خروجی نظرسنجی
الگوی نظرسنجی خروج

نظرسنجی خروج چیست؟

نظرسنجی خروجی نوعی از نظرسنجی کارمندان است که به کارکنان در حال خروج داده می شود تا قبل یا بعد از ترک کار تکمیل کنند. معمولاً در مورد موضوعاتی مانند دلایل خروج، رضایت شغلی، ناامیدی، محیط کار و فرهنگ، همکاران و مدیران، و بسته‌های پاداش و مزایا سؤال می‌پرسد.

کارمندانی که شرکت را ترک می‌کنند، اغلب مایلند نسبت به کارمندی که در شرکت باقی می‌ماند، باز و صادقانه با بازخورد خود صحبت کنند. بنابراین، یک نظرسنجی خروج می تواند به کارفرمایان کمک کند تا اطلاعات ارزشمندی را در مورد نقاط قوت و ضعف محل کار و تجربه کارمند جمع آوری کنند.

هدف از نظرسنجی خروج چیست؟

بررسی های خروجی به تعدادی از اهداف مهم دست می یابد، به همین دلیل است که همه سازمان ها باید آنها را انجام دهند. بیایید برخی از اهداف کلیدی را در زیر بررسی کنیم.

1. درک اینکه چرا کارمند را ترک می کند: یک نظرسنجی خروج می تواند به منابع انسانی و مدیران کمک کند تا بفهمند چه چیزی باعث ترک کارمندان می شود و سپس اقداماتی را برای کاهش گردش مالی انجام دهند.
2. در مورد تجربه کارمند بازخورد دریافت کنید: یک نظرسنجی خروجی به کارمندان در حال خروج فرصتی می دهد تا بازخورد صادقانه درباره تجربه کارمند ارائه دهند، که می تواند یافته های ارزشمندی را در اختیار کارفرمایان قرار دهد.
3. شناسایی مسائل در شرکت: اطلاعاتی که در یک مصاحبه خروجی جمع آوری می کنید می تواند به شناسایی و کشف مسائل در تمام زمینه های کسب و کار، اعم از فرآیندها، مدیریت، فرهنگ یا موارد دیگر کمک کند.
4. کمک به برنامه ریزی جانشین پروری: یکی دیگر از اهداف نظرسنجی خروج کارکنان، برجسته کردن شکاف های مهارتی است. با این دانش، کارفرمایان می توانند برای پر کردن این شکاف ها و بهبود برنامه ریزی جانشین پروری تلاش کنند.
5. فعال کردن حفظ دانش: بررسی‌های خروجی به شناسایی کارکنانی که دانش تخصصی دارند کمک می‌کند، آن‌ها را جمع‌آوری می‌کند و برنامه‌ریزی می‌کند تا قبل از ترک این اطلاعات را به اشتراک بگذارند تا به همکار منتقل شود و هنگام خروج از بین نرود.

مزایای انجام بررسی های خروج

کارفرمایان باید بررسی های خروج را به عنوان بخشی از فرآیند خارج شدن از هواپیما انجام دهند زیرا این فرآیند مزایای زیادی برای سازمان دارد.

• زمینه های بهبود را شناسایی کنید : هنگامی که از مسائل کلیدی در سازمان خود آگاه شدید، می توانید حوزه هایی را که می خواهید بهبود ببخشید شناسایی کنید و برای مقابله با هر یک از آنها یک برنامه اقدام استراتژیک ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر موضوع تکرار شونده در بازخورد عدم یادگیری و توسعه در سازمان شما باشد، رهبران منابع انسانی و کسب و کار می توانند برای رفع این مشکل و بهبود ابتکارات تحقیق و توسعه گام بردارند.
• افزایش ماندگاری : بررسی‌های خروج به شما کمک می‌کند تا جنبه‌های خاصی از محل کارتان را که افراد را به ترک سوق می‌دهد، مشخص کنید و فرصتی ارزشمند برای بهبود و افزایش نرخ‌های ماندگاری به شما می‌دهد. به عنوان مثال، اگر اکثر کارمندان به شما می گویند که برای پاداش و مزایای بهتر با رقیب خود را ترک می کنند، وقت آن است که پیشنهاد خود را ارزیابی کرده و آن را مطابق با آنچه کاندیدای ایده آل شما به دنبال آن هستند، بهبود بخشید.
• جمع آوری بینش در مورد عملکرد مدیر : کارکنان در حال خروج بیشتر به احتمال زیاد صادق هستند و اطلاعاتی در مورد روابط و چالش های بالقوه خود با سرپرستان و مدیران ارائه می دهند. با گذشت زمان، ممکن است متوجه موضوعی شوید که در افراد خاص ظاهر می شود، که می توان قبل از بدتر شدن مشکل و منجر به ترک کارمندان بیشتر به آن پرداخت. از طرف دیگر، ممکن است متوجه یک موضوع مثبت و تکرار شونده با مدیران دیگر شوید که می‌توان آن را تشخیص داد و به آن پاداش داد.
• ارزیابی فرهنگ شرکت : نظرسنجی خروج کارکنان می تواند تصویری واقعی از فرهنگ فعلی سازمانتان از دیدگاه کارمند به شما ارائه دهد. این به شما کمک می‌کند ببینید جایی که امروز در آن هستید با نام تجاری و پیام‌هایی که به نامزدها و عموم مردم تبلیغ می‌کنید مطابقت دارد یا خیر. هنگامی که از مسائل موجود در فرهنگ خود آگاه شدید، می توانید به آنها رسیدگی کنید تا کنترل نشده نشوند.
• بهبود فرآیندهای استخدام و عضوگیری : پرسیدن از کارمندان در حال خروج در مورد تجربه آنها در طول فرآیند عضویت و اینکه آیا نقش و شرکت با انتظارات آنها مطابقت دارد یا خیر، راهی عالی برای بهبود فرآیندهای استخدام و استخدام شما است. به عنوان مثال، اگر کارمند به شما بگوید که نقش آن چیزی نیست که فکر می‌کرده است، آگهی شغلی برای این موقعیت باید بررسی شود تا از صحت آن اطمینان حاصل شود.

بهترین شیوه های نظرسنجی خروج

در اینجا برخی از بهترین شیوه های منابع انسانی برای انجام بررسی های خروج موثر در سازمان شما آورده شده است.

• هدف نظرسنجی را توضیح دهید: در ایمیل خود برای کارمند در حال خروج یا در شروع نظرسنجی خروج، مهم است که توضیح دهید که چرا نظرسنجی را برای آنها ارسال می کنید و چگونه از بازخورد آنها برای بهبود در سازمان استفاده می شود. این نه تنها شما را شفاف می‌کند، بلکه اگر هدف نظرسنجی را بدانند و بازخوردشان برای شرکت ارزشمند باشد، به احتمال زیاد آن را تکمیل خواهند کرد.
• زمان بندی : دیدگاه های مختلفی در مورد زمان انجام بررسی خروج وجود دارد. یک دیدگاه این است که این کار باید نزدیک به آخرین روز کارمند انجام شود، اما قبل از اینکه کارمند را ترک کنند تا اطمینان حاصل شود که برداشت‌ها تازه هستند و پاسخ‌ها تحت تأثیر کارمندی که در سازمان جدید کار می‌کند نیست. این همچنین می تواند نرخ مشارکت بالاتری را به شما بدهد.

نکته HR

انجام یک بررسی خروج پس از خروج کارمند می تواند مزایای دیگری نیز داشته باشد. کارمند ممکن است بازتر و صادق‌تر باشد زیرا دیگر در شرکت نیستند و زمان دور می‌تواند به آنها کمک کند تا به درستی علت ترک شرکت را بررسی کنند.

همانطور که گفته شد، توصیه می کنیم قبل از خروج کارمند، بررسی های خروج را انجام دهید.

• ناشناس بودن و محرمانه بودن: مهم است که نظرسنجی خروج شما ناشناس و محرمانه را برای کارمند در حال خروج فراهم کند و آنها آگاه باشند که اطلاعاتی که به اشتراک می گذارند به هیچ وجه بر آنها تأثیر منفی نخواهد گذاشت. برای مثال، بر مراجع شغلی آنها تأثیری نخواهد گذاشت.
• طول نظرسنجی: مهم است که نظرسنجی شما به اندازه ای طولانی باشد که اطلاعات کافی به دست آورید، اما نه آنقدر طولانی که پاسخ دهنده احساس کند غرق شده و آن را کامل نکند. به طور کلی، سعی کنید مطمئن شوید که بررسی خروجی شما بیش از 10 دقیقه طول نمی کشد تا تکمیل شود و روی مهم ترین مناطق برای سازمان خود تمرکز کنید.
• سؤالات واضح و مرتبط: مطمئن شوید سؤالاتی که می‌پرسید واضح، دقیق و مرتبط با تجربه کارمند و آنچه می‌خواهید انجام دهید، باشد. به همین دلیل است که نقش های مختلف اغلب بررسی های خروجی متفاوتی دارند.
• آن را خودکار کنید: برای کاهش حجم کار دستی، توصیه می‌کنیم فرآیند بررسی خروج خود را خودکار کنید. این را می توان با استفاده از ابزارهای نظرسنجی کارمند انجام داد که HR را قادر می سازد به طور خودکار بررسی خروج را در روزهای آخر قبل از خروج کارمند آغاز کند.
• از کارمند تشکر کنید: فراموش نکنید که کارمند خود را به خاطر مشارکت و تعهدشان به سازمان در طول دوران استخدامشان قدردانی کنید و از آنها برای وقت گذاشتن برای به اشتراک گذاشتن بازخورد ارزشمندشان تشکر کنید.

نحوه ایجاد یک بررسی خروجی موثر در 7 مرحله

در اینجا مراحل کلیدی برای ایجاد مؤثر یک نظرسنجی خروج وجود دارد که به شما کمک می کند فرآیندها، عملیات و تجربه کارکنان سازمان خود را بهبود بخشید.

مرحله 1: اهداف را مشخص کنید

اولین قدم این است که به وضوح آنچه را که می خواهید از نظرسنجی خروج خود به دست آورید، تعریف کنید. این ممکن است شامل درک دلایل کارمند برای ترک، تجربه کار در سازمان شما، زمینه هایی که فکر می کنند می تواند بهبود یابد و موارد دیگر باشد. هر کسب‌وکاری احتمالاً دارای حوزه‌های مورد علاقه یا حوزه‌هایی است که از قبل می‌دانند به آن نیاز دارند یا می‌خواهند آن‌ها را بهبود ببخشند و بررسی خروجی خود را برای لمس این موضوع تنظیم می‌کنند.

هنگامی که اهداف خود را شناختید، می توانید یک نظرسنجی خروجی ایجاد کنید که به شما در دستیابی به آنها کمک می کند.

مرحله 2: آن را کوتاه نگه دارید

همانطور که در بالا ذکر شد، کوتاه نگه داشتن نظرسنجی خروجی شما بسیار مهم است. 5-10 سوال را هدف قرار دهید و مطمئن شوید که تکمیل آن بیش از 10 دقیقه طول نمی کشد. نظرسنجی های طولانی مدت خروج کارکنان احتمال کمتری دارد که پاسخ دهند. بهتر است مقدار کمی بازخورد در زمینه های کلیدی به دست آورید تا اینکه اصلاً بازخورد نداشته باشید.

مرحله 3: سوالات مناسب را انتخاب کنید

از آنجایی که کوتاه نگه داشتن نظرسنجی خروجی مهم است، پرسیدن سؤالات درست کلیدی است.

شما می خواهید یاد بگیرید که چرا کارمند می رود، چه چیزی می تواند باعث ماندن آنها شود و بینشی در مورد اینکه چگونه فکر می کنند سازمان را می توان بهبود بخشید، به دست آورید. از پرسیدن سؤالات سخت در مورد نقش کارمند، تیم و مدیر، جنبه های فرهنگ کاری، چرایی پیوستن آنها به شرکت و دلیل ترک آنها و اهداف حرفه ای آنها نترسید.

جمع‌آوری ترکیبی از داده‌های کمی و کیفی، که در آن سؤالات خاصی دارای درجه‌بندی مقیاس (مثلاً 1-10) هستند، و سؤالات دیگر اجازه نظرات را می‌دهند، مهم است. اطمینان حاصل کنید که سوالات شما برای کاهش تعصب اصلاح شده است.

مرحله 4: از ناشناس بودن و محرمانه بودن اطمینان حاصل کنید

استفاده از یک سرویس شخص ثالث برای انجام نظرسنجی‌های خروج خود، راه بسیار خوبی برای محافظت از محرمانه بودن پاسخ‌دهندگان و ارائه پاسخ‌های بی‌طرفانه است. با این حال، غیرعادی نیست که به پاسخ دهندگان این گزینه را بدهیم که از محرمانگی خود چشم پوشی کنند تا در صورت نیاز، داده ها در اختیار منابع انسانی، مدیران و رهبران تجاری قرار گیرد.

مرحله 5: از ابزار مناسب استفاده کنید

برخی از بخش‌های منابع انسانی از یک سند Word ساده برای ایجاد نظرسنجی‌های مصاحبه خروجی خود استفاده می‌کنند، اما تعدادی گزینه دیگر نیز وجود دارد. به عنوان مثال، SurveyMonkey یک ابزار نظرسنجی رایگان محبوب است، Typeform یک ابزار نظرسنجی تعاملی مدرن است که به شما امکان می‌دهد هر نوع پرسشنامه یا نظرسنجی را سفارشی کنید و زیبایی‌شناسی برند خود را حفظ کنید، و Checkster یک ابزار نظرسنجی منابع انسانی است که می‌تواند به ساده‌سازی و ساده‌سازی کمک کند. بررسی های خروجی خود را استاندارد کنید و تجزیه و تحلیل های استفاده را ارائه دهید.

در حالت ایده‌آل، شما می‌خواهید بتوانید یک فرم یا پلتفرم بازخورد کارمند را به HRIS خود پیوند دهید تا زمانی که کارمند اخطار خود را ارسال کند، درخواست تکمیل نظرسنجی خروج به‌طور خودکار ارسال شود. این باعث صرفه جویی در وقت تیم منابع انسانی شما برای ارسال نظرسنجی به صورت دستی می شود.

مرحله 6: داده ها را تجزیه و تحلیل کنید

هنگامی که تعداد زیادی پاسخ به نظرسنجی خروجی خود را ایجاد کردید، می توانید تجزیه و تحلیل داده ها و جستجوی بینش را شروع کنید. پلتفرم ها و نرم افزارهای مختلفی وجود دارد که می توانید برای این کار از آنها استفاده کنید.

هنگام تجزیه و تحلیل نتایج خود، نقاط قوت و ضعف شرکت خود را در نظر بگیرید. چه کار خوبی می کنی؟ حوزه های کلیدی که نیاز به بهبود دارند کدامند؟ چه چیزی برای مردم شما مهم است؟ کجا می توانید اقدامی انجام دهید که به افزایش حفظ در آینده کمک کند؟ آیا زمینه های مورد توجه با بازخوردی که از طریق کانال های دیگر دریافت کرده اید، مانند گفتگو با کارمندان و سایر نظرسنجی ها مطابقت دارد؟

فراموش نکنید که کاری را که به خوبی انجام می دهید جشن بگیرید و از انتقاد سازنده خود استفاده کنید.

مرحله 7: اقدام کنید

مرحله آخر این است که بر اساس یافته های خود عمل کنید. اکنون که می‌دانید چرا مردم می‌روند، این شانس شماست تا اوضاع را بهتر کنید و شانس رفتن استعدادهای برتر خود را به سمت یک رقیب کاهش دهید. از داده‌های خود، می‌توانید حوزه‌هایی را ببینید که بیشترین نگرانی را دارند، بنابراین با تمرکز بر روی بهبود بخشی که بیشترین تأثیر را ایجاد می‌کند، شروع کنید.

از کمک گرفتن از کارمندان فعلی خود برای ایجاد ایده برای بهبود و تعیین اقداماتی که انجام خواهید داد، نترسید. این به شما کمک می کند تا بهترین کارمندان خود را در کنار خود نگه دارید و همچنین درگیر و با انگیزه باشید.

30 سوال خروجی نظرسنجی

در اینجا چند نمونه از سؤالات نظرسنجی خروج وجود دارد که می توانید از کارکنان در حال خروج خود بپرسید. ما اینها را در بخش‌های مختلفی طبقه‌بندی کرده‌ایم که ممکن است بخواهید در نظرسنجی خود انجام دهید.

الگوی نظرسنجی خروج

در اینجا، ما یک نمونه الگوی نظرسنجی خروجی را برای شما قرار داده ایم تا به آن نگاه کنید. اجازه دهید این شما را تشویق کند تا نظرسنجی خروجی خود را ایجاد کنید که متناسب با سازمان شما و نقش‌های خاص مورد نظر باشد.

غذای کلیدی

همراه با یک مصاحبه خروج، یک نظرسنجی خروجی بخش کلیدی از آف بورد است. این نه تنها به کارکنان در حال خروج شما کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی کنند و به آن‌ها راهی می‌دهد تا آشکارا ناامیدی یا نگرانی‌های خود را ابراز کنند، بلکه به شما بینش ارزشمندی درباره کارهایی که به خوبی انجام می‌دهید و جایی که می‌توانید بیشترین پیشرفت را انجام دهید، می‌دهد.

با این دانش، می‌توانید شروع به رسیدگی به حوزه‌های مشکل کنید و سازمان خود را به مکانی شادتر و حمایت‌کننده‌تر برای همه کارکنان تبدیل کنید که در نتیجه باعث بهبود روحیه، مشارکت، بهره‌وری و حفظ کار می‌شود که همگی به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کنند.