HRIS ستون فقرات فناوری منابع انسانی شما است زیرا تمام داده های منابع انسانی را متمرکز می کند. به همین دلیل است که باید آن را با دقت بر اساس نیازهای سازمان خود انتخاب کنید. در اینجا یک چک لیست الزامات HRIS وجود دارد تا به شما کمک کند فروشنده مناسب را پیدا کنید.
مطالب
چرا HRIS داریم؟
انتخاب HRIS
چک لیست الزامات و ویژگی های کلیدی HRIS
چرا HRIS داریم؟
HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی) یک سیستم نرم افزاری است که مدیریت فرآیندها و داده های منابع انسانی را ساده می کند. چندین کارکرد مانند سوابق کارمند، مرخصی، حقوق و مزایا را در یک مکان ادغام و ادغام می کند. من
سرمایه گذاری در یک HRIS موثر مزایای بسیاری را برای سازمان شما فراهم می کند که عبارتند از:
- ساده سازی و بهبود دسترسی به اطلاعات در یک سیستم واحد
- تهیه گزارش های مفید
- صرفه جویی در زمان در وظایف اداری با حذف داده های تکراری
- اطمینان از ایمنی داده ها
- حمایت از تلاش های انطباق
- تجارب کارمند و متقاضی خود را افزایش دهید
در سازمان‌های کوچک و بزرگ، منابع انسانی مسئول بسیاری از مسئولیت‌های حیاتی است که شامل مستندسازی، ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها می‌شود. مدیریت این امر به صورت دیجیتالی با یک HRIS توانمند منجر به بخش منابع انسانی کارآمدتر می شود.
شرایط زیر می‌تواند نشان‌دهنده‌ای باشد که زمان آن رسیده است که یک HRIS یا تغییر به یک سیستم جدید را در نظر بگیرید:
- نیروی کار شما به سرعت در حال رشد است.
- می دانید که راه بهتری برای رسیدگی به امور اداری وجود دارد.
- شما می خواهید فرآیندها را ساده کنید و داده های بیشتری را ردیابی کنید.
- شما می خواهید تصویر بزرگی از داده های کارمندان خود را ثبت کنید.
- باید برای ممیزی آماده باشید.
انتخاب HRIS
انتخاب HRIS مناسب کار مهمی است و به نیازها و بودجه منحصر به فرد سازمان شما بستگی دارد. همچنین مهم است که چندین گزینه را قبل از تصمیم گیری با هم مقایسه کنید.
این مراحل را در طول فرآیند انتخاب HRIS دنبال کنید:
- نیازهای سازمان و برنامه های بلند مدت خود را بشناسید.
- تیمی از کارمندان منابع انسانی، متخصصان فناوری اطلاعات، مدیران، تصمیم گیرندگان کلیدی و سایرین را گرد هم آورید تا نظرات خود را به دست آورید و دیدگاهی برای ایجاد چک لیست نیازمندی های سیستم منابع انسانی داشته باشید.
- تحقیقات گسترده ای در مورد فروشندگان معتبر نرم افزار منابع انسانی انجام دهید که محصولاتی با قابلیت های مورد نیاز شما در حد بودجه شما ارائه می دهند.
- از فروشندگان نسخه آزمایشی رایگان و دموهای زنده درخواست کنید. از این فرصت برای ارزیابی خدمات مشتریان خود استفاده کنید.
- انتخاب آگاهانه ای داشته باشید و پس از اجرا دوباره آن را ارزیابی کنید.
چک لیست الزامات و ویژگی های کلیدی HRIS
یک HRIS چه چیزی باید داشته باشد؟ بستگی به این دارد که سازمان شما برای رسیدن به اهدافش به چه چیزی نیاز دارد. چک لیست زیر به هیچ وجه جامع نیست و ممکن است برخی از عملکردها با هم تداخل داشته باشند، اما شامل الزامات و مؤلفه های مشترکی است که باید در نظر گرفته شود. این امکان وجود دارد که به همه این موارد نیاز نداشته باشید، اما می توانید از چک لیست برای ایجاد یک الگوی مورد نیاز HRIS سفارشی استفاده کنید.
مشخصات مورد نیاز سیستم منابع انسانی زیر به هفت ملاحظات فنی (با ویژگی های مثال برای هر ماژول) و پنج عنصر توصیه شده تقسیم می شوند:
ملاحظات فنی
مدیریت اطلاعات کارکنان
HRIS شما سوابق کارمندان را در خود جای می دهد که شامل اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری در مورد منابع انسانی و حمایت از کارکنان است. شما همچنین می توانید از آن برای اهداف ردیابی و گزارش استفاده کنید.
- اطلاعات شخصی
- سابقه شغلی
- اقدامات انضباطی
- ردیابی تعداد سران
- موجودی مهارت ها
مدیریت مالی / حقوق و دستمزد
حصول اطمینان از اینکه نیروی کار شما به درستی حقوق می گیرد و سوابق مالی دقیق نگهداری می شود، از وظایف حیاتی یک HRIS است. به عبارت دیگر، شما باید ویژگی های مدیریت مالی و حقوق و دستمزد را در چک لیست الزامات HRIS خود داشته باشید.
- حقوق و دستمزد (اگر حقوق و دستمزد شامل نمی شود یا می خواهید به استفاده از راه حل حقوق و دستمزد موجود خود ادامه دهید، مطمئن شوید که با HRIS ادغام می شود.)
- محاسبه اضافه کاری
- کسر خودکار
- مدیریت حقوق و دستمزد و سابقه
- کمیسیون و پاداش
- اطلاعات بانکی و مالیاتی
- مدیریت انگیزه
مدیریت مزایا
یک HRIS باید بر مدیریت مزایا حاکم باشد. این شامل مدیریت تغییرات اطلاعات شخصی، گزینه های ثبت نام و تغییرات وضعیت در طول چرخه عمر مزایا می شود.
- بیمه ها
- PTO
- غرامت سفر
- برنامه های بازنشستگی
- برنامه های سلامتی کارکنان
انطباق
انطباق یک الزام HRIS است که می تواند دوگانه باشد. اول از همه، باید از رعایت قوانین و مقررات استخدامی محلی و ملی حمایت کند. علاوه بر این، برای شرکت‌های اروپایی، HRIS شما باید الزامات مقررات حفاظت از داده‌های عمومی (GDPR) را برای مدیریت داده‌های کارکنان برآورده کند.
یک HRIS می تواند برای ارسال هشدارها برای گزارش سررسیدها و زمانی که باید برای رعایت هرگونه تغییر مقررات اقدام شود، طراحی شود.
- واجد شرایط بودن کارمند (I-9)
- رعایت حقوق و دستمزد / مالیات و گزارش
- پایبندی به EEO
- استانداردهای ISO
- GDPR
- ردیابی/مدیریت انطباق خاص شرکت
یادگیری و توسعه
HRIS می تواند برنامه های آموزشی، یادگیری و توسعه پرسنل شما را متمرکز کند. این به ویژه برای شرکت هایی که نیاز به مجوز و گواهینامه دارند مفید است. همچنین می توانید از آن برای اجرای گزارش های موجودی مهارت ها و برنامه ریزی جانشین پروری استفاده کنید.
- ثبت نام
- صدور گواهینامه / اتمام دوره آموزشی
- بودجه/هزینه ها
مدیریت زمان و حضور و غیاب
تمام مسائل مربوط به زمان را می توان توسط HRIS مدیریت کرد و با نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا یکپارچه شد. این قابلیت ردیابی حضور و غیاب و برنامه ریزی/تأیید زمان مرخصی را برای هماهنگی با نیازهای کارکنان در سراسر سازمان و بهبود عملیات ارائه می دهد.
- مدیریت ساعت زمان
- پیگیری حضور و غیاب
- شناسایی بیومتریک
- تعلق PTO و استفاده
- تقویم تعطیلات
- مرخصی های پرداخت شده و بدون حقوق
- مدیریت اضافه کاری
- مقایسه ساعات کاری برنامه ریزی شده در مقابل واقعی
ویژگی‌های استخدام و نصب
استفاده از HRIS کل فرآیند استخدام شما را ارتقا می دهد. این کار چندین کار را ساده می کند، از ارسال یک شغل به چندین وب سایت و پلتفرم رسانه های اجتماعی گرفته تا ساختاردهی ورود به سیستم برای سرعت بخشیدن به کارهای اداری و معرفی. این اتوماسیون همچنین می تواند تضمین کند که کارمندان جدید تا زمانی که تمام مدارک مورد نیاز تکمیل نشده باشند، شروع به کار نخواهند کرد.
استخدام کردن
- آگهی های شغلی
- ادغام رسانه های اجتماعی
- برنامه های کاربردی آنلاین
- سیستم ردیابی متقاضی (یا ادغام)
- پاسخ خودکار
- پیش غربالگری نامزدها
- نامه های پیشنهاد کار
سوار شدن
- آمادگی قبل از استخدام
- تکمیل سوابق کارمندان بدون کاغذ با امضای الکترونیکی
- دستورالعمل اطلاعات ضروری
- معرفی شرکت و پرسنل کلیدی
- انطباق قانونی
عناصر توصیه شده HRIS
هنگامی که موفق شدید انتخاب فروشندگان خود را به دو نفر کاهش دهید، عناصر عملکرد زیر را در فرآیند فهرست کوتاه فروشنده خود در نظر بگیرید:
قابلیت های یکپارچه سازی
قابلیت‌های یکپارچه‌سازی HRIS به این معنی است که یک ارتباط یکپارچه بین هر فرآیند HR و حتی سایر سیستم‌های درون سازمان شما وجود دارد. داده‌ها همیشه همگام‌سازی می‌شوند و در زمان واقعی نشان داده می‌شوند و ورود دوباره اطلاعات زمان‌بر را حذف می‌کند. به عنوان مثال، اگر نرخ دستمزد یک کارمند را در سیستم حقوق و دستمزد تغییر دهید، به طور خودکار در هر رکورد دیگر به روز می شود.
دسترسی آسان به داده های ثابت و گزارش کارآمد دارید. همچنین، داشتن یک HRIS که دارای قابلیت های یکپارچه سازی برای انطباق با هر سیستم جدید در آینده باشد، عاقلانه است.
سلف سرویس کارمند
در حالت ایده‌آل، یک HRIS یک گزینه سلف‌سرویس برای بررسی منابع سراسر شرکت و اطلاعات خود در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. سرپرستان همچنین باید بتوانند داده های مربوطه را برای مدیریت کارکنان خود بازیابی کنند. زمانی که کارمندان می توانند از پورتال سلف سرویس برای درخواست مرخصی، ثبت نام در مزایا و به روز رسانی سوابق شخصی خود استفاده کنند، در زمان منابع انسانی صرفه جویی می کند.
از آنجایی که بیشتر کارمندان به دنیای دیجیتال عادت دارند، ترجیح می‌دهند که تراکنش‌ها را خودشان انجام دهند و دسترسی فوری به مطالب مورد نیاز و پاسخ به سؤالات خود داشته باشند. به خاطر داشته باشید که کارمندان شما از رابط های کاربرپسند و واضح قدردانی خواهند کرد.
واردات و صادرات داده ها
داشتن ابزار برای وارد کردن و صادرات داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر کارایی بیشتری را ارائه می دهد. اگر بتوانید HRIS جدید خود را با جمع‌آوری هرچه بیشتر داده‌های جاری از منابع دیگر پر کنید، نسبت به ورود دستی خسته‌کننده‌تر خواهد بود.
با تغییرات مداوم در فناوری و نیروی کار، این احتمال وجود دارد که تغییر به یک HRIS دیگر دور از دسترس نباشد. قابلیت صادرات داده، انتقال را بسیار روان تر می کند.
امنیت داده ها
به کارفرمایان بخش زیادی از داده های بسیار حساس و محرمانه کارمندانشان سپرده شده است. HRIS شما اطلاعات شخصی مانند اطلاعات بانکی و شماره شناسایی شخصی را در خود جای می دهد. نقض داده ها می تواند برای افراد درگیر مضر باشد. به این ترتیب، شما باید مطمئن باشید که HRIS شما از امنیت لازم برای محافظت در برابر تهدیدات داخلی و خارجی برخوردار است.
باید به اندازه کافی پیچیده باشد تا نه تنها هکرها را مسدود کند، بلکه اطمینان حاصل کند که هر کاربر فقط اجازه مشاهده یا تغییر اطلاعاتی را که حق دارد دارد. به همین دلیل است که سیستمی که سطوح مختلف دسترسی را قادر می سازد ضروری است.
به آنچه که فروشندگان HRIS برای محافظت ارائه می دهند و اینکه مشتریان آنها کیفیت امنیتی نرم افزار را چگونه ارزیابی می کنند، دقت کنید. با شروع مرحله اجرا، امنیت سایبری باید در اولویت قرار گیرد. سپس اقدامات امنیتی و اقدامات احتیاطی را برای ایمن نگه داشتن اطلاعات کارمندان خود ادامه دهید.
مبتنی بر ابر
ابر که به آن نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) نیز گفته می شود، شبکه ای از سرورها است که داده ها را ذخیره می کند، برنامه ها را اجرا می کند و خدمات آنلاین ارائه می دهد. یک HRIS می تواند مبتنی بر ابر با اشتراک باشد یا از سخت افزار داخلی با نرم افزار منابع انسانی تهیه شود.
از آنجایی که یک HRIS مبتنی بر ابر کاملاً آنلاین است، مطمئناً فضای فیزیکی و هزینه‌های سربار را در مقابل یک سیستم داخلی صرفه‌جویی می‌کند. مزایای دیگری نیز وجود دارد که عبارتند از:
- برنامه های هوشمندی که تجربه کاربری ساده و سفارشی را ارائه می دهند.
- مقیاس پذیری برای تغییر شرایط و نیازهای تجاری.
- ارتقاء آسان و مقرون به صرفه برای فناوری های نوظهور.
- پیشرفته ترین ویژگی های امنیت داده و حفظ حریم خصوصی.
- خدمات مشتری و پشتیبانی فنی همراه با هزینه اشتراک است.
خط پایین
HRIS فناوری مورد نیاز دنیای تجارت امروز را برای پشتیبانی بهتر از منابع انسانی و کل سازمان شما فراهم می کند. اولین قدم برای انتخاب موفقیت آمیز یک HRIS این است که درک کاملی از آنچه شرکت و بخش منابع انسانی شما نیاز دارند داشته باشید. سپس می توانید از طریق چک لیست الزامات HRIS کار کنید تا بهترین فروشنده را بیابید.
اگر با درک ویژگی های فنی مشکل دارید، در مشورت با همکاران سایر بخش ها مانند IT تردید نکنید.
دیدگاهتان را بنویسید