چگونه می توان برنامه ریزی کارکنان را توسعه داد (با نمونه طرح کارکنان)

در یک چشم‌انداز کسب‌وکار در حال تحول، برنامه‌ریزی کارکنان برای اطمینان از اینکه سازمان دارای افراد مناسب، با مهارت‌های مناسب، در نقش‌های مناسب و در زمان مناسب است، ضروری است.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید این فرآیند استراتژیک را با تجزیه و تحلیل منابع فعلی کارکنان، پیش‌بینی نیازهای آینده، شناسایی شکاف‌ها، تدوین استراتژی‌هایی برای پر کردن این شکاف‌ها و ایجاد یک برنامه کارکنان که سازمان می‌تواند دنبال کند، هدایت کنید.

مطالب
طرح نیروی انسانی چیست؟
برنامه ریزی کارکنان در مقابل برنامه ریزی نیروی کار: تفاوت
نحوه تدوین برنامه ریزی کارکنان
چک لیست: انجام تجزیه و تحلیل کارکنان
نمونه ای از طرح کارکنان

طرح نیروی انسانی چیست؟

برنامه کارکنان، که اغلب مدل کارکنان نامیده می شود، یک نقشه راه خاص است که به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا نیازهای استعداد سازمان را با اهداف تجاری آن هماهنگ کنند. این امر فرآیندهای استخدام موفق، مدیریت استعداد و بهینه سازی نیروی کار را تضمین می کند.

طرح کارکنان که به عنوان مدل استفاده می شود، تصویری دقیق از مجموعه استعدادهای سازمان است. نقش‌های مورد نیاز در هر واحد تجاری، مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز، برنامه‌ریزی جانشینی، بودجه کارکنان و توسعه مداوم را برجسته می‌کند.

اهمیت برنامه ریزی کارکنان

با توجه به کمبود مهارت‌ها که بر اکثر صنایع در سراسر جهان تأثیر می‌گذارد، شایان ذکر است که کارکنان فعلی می‌توانند بیش از 60 درصد از نقش‌های آینده یک شرکت را پر کنند. اما تنها در صورتی که برنامه‌ریزی و برنامه‌های توسعه مناسب وجود داشته باشد – جایی که منابع انسانی وارد می‌شود.

گروه مشاوره بوستون (BCG) مشاوره مشابهی ارائه می دهد. منابع انسانی در حال تکامل است و سازمان‌ها اگر می‌خواهند خود را با روش‌های کار در حال تغییر وفق دهند، باید افراد مناسب با مجموعه مهارت‌های مناسب داشته باشند. اما این بر عهده منابع انسانی است که نه تنها اطمینان حاصل کند که فرصت های ارتقاء مهارت و مهارت مجدد اتفاق می افتد، بلکه برای افراد مناسب در نقش های استراتژیک همسو با نیازها و اهداف شرکت اتفاق می افتد.

نقش منابع انسانی در برنامه ریزی و تحلیل کارکنان

متخصصان منابع انسانی در اینجا نقش مهمی دارند. یک برنامه کارکنان به خوبی تدوین شده:

• هزینه های نیروی کار را به حداقل می رساند
• بهره وری را به حداکثر می رساند
• یک مزیت رقابتی در بازار فراهم می کند
• کیفیت استخدام های جدید را بهبود می بخشد
• گردش مالی را کاهش می دهد
• باعث پیشرفت شغلی و مهارتی می شود
• نیروی کار متعهدتر و راضی تر را پرورش می دهد.

استخدام افراد مناسب برای نقش های مناسب را نمی توان نادیده گرفت. طبق داده‌های اخیر انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، هزینه هر استخدام تقریباً 4700 دلار است. با این حال، هزینه‌های ملایم همیشه در این رقم لحاظ نمی‌شود (بررسی زمان و مصاحبه با نامزدها توسط رهبران بخش و مدیران).

هنگامی که این شامل می شود، کارفرمایان می توانند سه تا چهار برابر حقوق یک نقش را برای استخدام هزینه کنند. اگر اینطور است، مطمئناً می خواهید برای نقش هایی که شرکت به آن نیاز دارد استخدام کنید و اطمینان حاصل کنید که استعدادهای برتر شما باقی می مانند.

برنامه ریزی کارکنان در مقابل برنامه ریزی نیروی کار: تفاوت

برنامه ریزی کارکنان و برنامه ریزی نیروی کار ابزارهای ضروری منابع انسانی هستند که اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند. با این حال، آنها یک چیز نیستند.

برنامه ریزی نیروی کار فرآیندی استراتژیک و مستمر است که نیازها و اولویت های یک سازمان را با نیروی کار آن همسو می کند. این در مورد این است که مطمئن شوید که افراد مناسب در لحظه مناسب در نقش مناسب قرار می گیرند و این تجارت پرکار یا کم کار نیست. این شامل تجزیه و تحلیل نیروی کار فعلی، ارزیابی تقاضا برای استعدادهای جدید، و اجرای استراتژی های استخدام برای پر کردن جای خالی شناسایی شده است. همچنین نگاهی بلندمدت دارد و نیازهای نیروی کار آینده را بر اساس پیش‌بینی‌های رشد کسب‌وکار، اهداف استراتژیک و روند بازار پیش‌بینی می‌کند. همچنین عناصری مانند برنامه ریزی جانشین پروری، توسعه استعداد، تنوع و شمول و فرهنگ سازمانی را در بر می گیرد.

طرح کارکنان نقشه راهی است که هر واحد تجاری برای نیازهای فعلی استخدام دنبال می کند. نقش‌ها مشخص می‌شوند، مهارت‌های مورد نیاز فهرست می‌شوند، بودجه و آموزش گنجانده می‌شود، و همچنین برنامه‌ریزی جانشین پروری. این فرآیند تضمین می‌کند که کسب‌وکار با مهارت‌هایی که در حال حاضر مورد نیاز است مطابقت دارد و یک برنامه عملی برای رسیدن به آن و حمایت از توسعه تیم وجود دارد.

در نهایت، برنامه ریزی کارکنان از برنامه ریزی نیروی کار پشتیبانی می کند و یک سند زنده است که با تغییر اهداف تجاری یا رشد شرکت، به روز می شود.

نحوه تدوین برنامه ریزی کارکنان

انجام برنامه ریزی کارکنان یک تمرین استراتژیک است که بینش و داده هایی را که برای ایجاد یک برنامه کارکنان موثر نیاز دارید به شما می دهد. بخش بعدی مراحلی را که باید در هنگام تهیه طرح کارکنان انجام دهید، بیان می کند.

1. اهداف سازمان خود را تعیین کنید

اهداف روشن و قابل اندازه گیری را تعیین کنید که با اهداف استراتژیک سازمان و برنامه ریزی نیروی کار شما همسو باشد. این ممکن است مستلزم اهداف رشد، معیارهای بهره وری، یا نتایج خاص پروژه باشد و نیازها و چالش های فعلی و آینده کارکنان را برطرف کند. درک واضح از هدفی که برای دستیابی به آن دارید، گام های بعدی شما را راهنمایی می کند.

2. نیروی کار فعلی را ارزیابی کنید

پس از رسیدن به اهداف، ظرفیت نیروی کار فعلی خود را برای دستیابی به آن اهداف ارزیابی کنید. ترکیب نیروی کار موجود خود را از نظر نقش ها، مهارت ها، عملکرد و پتانسیل تجزیه و تحلیل کنید.

انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها برای شناسایی تفاوت بین مهارت های نیروی کار شما و مهارت های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف بسیار مهم است. این تصویر فوری از شایستگی‌هایی که سازمان شما فاقد آن است، می‌تواند در برنامه‌ریزی کارکنان شما ثبت شود و از طریق استخدام هدفمند یا توسعه کارکنان به آن رسیدگی شود.

3. تعیین نیاز کارکنان

از اهداف و داده های نیروی کار و تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی خود برای تعیین نیازهای کارکنان خاص خود استفاده کنید. در اینجا، شما باید تعداد کارکنان مورد نیاز، انواع نقش های مورد نیاز، و مجموعه مهارت های خاصی که این نقش ها نیاز دارند را تعریف کنید.

در این مرحله استفاده از الگوی نقش ها و مسئولیت ها می تواند مفید باشد. یک الگوی ساختار یافته به شما کمک می‌کند تا مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد انتظار برای هر نقش را به وضوح تعریف کنید. این کار شناسایی نیازهای کارکنان خود و انتقال موثر آنها به نامزدهای بالقوه را آسان تر می کند.

4. عوامل خارجی را در نظر بگیرید

چه روندهای صنعتی، شرایط اقتصادی و پویایی بازار کار می تواند بر برنامه ریزی شما تأثیر بگذارد؟ به عنوان مثال، بازار کار فشرده یا تغییرات نظارتی جدید ممکن است بر در دسترس بودن مجموعه مهارت‌های خاص تأثیر بگذارد و بر استراتژی کارکنان شما تأثیر بگذارد.

5. استراتژی های کارکنان را توسعه دهید

با درک روشنی از نیازهای کارکنان خود و چشم انداز خارجی، اکنون می توانید استراتژی های پرسنل خود را توسعه دهید. آیا به عنوان مثال با استخدام کارمندان جدید، ارتقاء مهارت کارکنان فعلی یا حتی استفاده از نیروی کار احتمالی نیازهای کارکنان خود را برآورده خواهید کرد؟

در این مرحله، بهترین کانال‌ها را برای دستیابی به نامزدهای بالقوه، مانند تابلوهای شغلی یا سایت‌های شبکه حرفه‌ای شناسایی خواهید کرد. شما باید شرح شغلی واضح و قانع کننده ای را بر اساس الگوهای نقش ها و مسئولیت های خود ایجاد کنید و فرآیند مصاحبه و انتخاب خود را برنامه ریزی کنید.

6. اجرا و نظارت کنید

اجرای استراتژی های کارکنان خود به این معنی نیست که کار تمام شده است. نظارت بر اثربخشی طرح کارکنان بسیار مهم است. آن را در صورت لزوم تنظیم کنید تا به شرایط در حال تغییر یا چالش‌های غیرمنتظره پاسخ دهید.

چک لیست: انجام تجزیه و تحلیل کارکنان

تجزیه و تحلیل کارکنان یک فرآیند حیاتی است که به منابع انسانی کمک می کند تا موقعیت کارکنان فعلی سازمان و نیازهای کارکنان آتی را درک کند. این فرآیند شامل جمع‌آوری، بررسی و تفسیر داده‌های مربوطه برای توانمندسازی تصمیم‌گیری استراتژیک است. در اینجا نحوه شروع به کار آمده است:

1. جمع‌آوری داده‌های مرتبط: با جمع‌آوری تمام داده‌های مرتبط در مورد نیروی کار فعلی خود، از جمله تعداد کارمندان، نقش‌ها، مهارت‌ها، رتبه‌بندی عملکرد و نرخ فرسودگی شروع کنید. جمع آوری اطلاعات در مورد بازار کار گسترده تر و روندهای صنعت نیز ارزشمند است.
2. معیارهای کلیدی را شناسایی کنید: این معیارها ممکن است شامل معیارهای مشارکت کارکنان، مانند امتیازات رضایت شغلی یا امتیاز خالص تبلیغ کننده کارکنان (eNPS) باشد. همچنین معیارهای حفظ کارکنان، مانند نرخ گردش مالی یا متوسط دوره تصدی را در نظر بگیرید.
3. عوامل داخلی را در نظر بگیرید: ساختار سازمانی، استراتژی کسب و کار، قابلیت فن آوری و فرهنگ شرکتی می توانند بر نیازهای کارکنان تأثیر بگذارند. به عنوان مثال، تمرکز استراتژیک جدید بر روی تحول دیجیتال ممکن است نیازمند استخدام کارمندان با دانش بیشتری در زمینه فناوری باشد. یا یک فشار رشد بزرگ مبتنی بر افزایش بازاریابی و فروش ممکن است به منابع بازاریابی داخلی بیشتری نیاز داشته باشد.
4. عوامل خارجی را در نظر بگیرید: عوامل زیادی در خارج از سازمان وجود دارد که می تواند بر نیازهای کارکنان و دسترسی به استعدادها تأثیر بگذارد. اینها شامل شرایط اقتصادی، روندهای بازار کار، تغییرات نظارتی یا پیشرفت‌های صنعت است. شتاب کنونی دیجیتالی شدن نمونه کلیدی این امر در عمل است. این امر به ویژه مهم است زیرا مشاغل در سراسر جهان برای مهارت های کمیاب در فناوری های نوظهور رقابت می کنند.
5. تجزیه و تحلیل روند انجام دهید: داده های خود را در طول زمان برای شناسایی الگوها یا روندها بررسی کنید. این ممکن است شامل روند استخدام، گردش مالی، تقاضای مهارت یا روندهای خاص صنعت باشد. با درک این روندها، می توانید نیازهای کارکنان آینده را بهتر پیش بینی کنید.
6. اعمال تجزیه و تحلیل نسبت: این یک روش کمی است که اغلب در تجزیه و تحلیل کارکنان استفاده می شود. نسبت‌های رایج شامل نسبت کارکنان به سرپرست، نسبت کارکنان به درآمد یا نسبت کارکنان به مشتری است. این نسبت ها تصویری سریع از کارایی و اثربخشی کارکنان شما ارائه می دهند. آنها یک ابزار ضروری برای جلوگیری از پرسنل بیش از حد یا کمبود کارکنان هستند.
7. تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید: نیازهای کارکنان فعلی و آینده خود را برای شناسایی شکاف ها مقایسه کنید. تجزیه و تحلیل شما باید شامل شکاف مهارت ها و شکاف های سطح کارکنان باشد. با شناسایی این شکاف‌ها، می‌توانید استراتژی‌های هدفمندی برای رفع آن‌ها ایجاد کنید، چه از طریق استخدام، آموزش یا بازسازی.
8. تجزیه و تحلیل خود را تفسیر کنید: در نهایت، تجزیه و تحلیل خود را برای اطلاع از برنامه کارکنان خود تفسیر کنید. این شامل نتیجه گیری از داده ها و تصمیم گیری در مورد بهترین اقدام است. تفسیر باید استراتژیک باشد و نیازهای فوری و اهداف بلندمدت سازمان را در نظر بگیرد.

نمونه ای از طرح کارکنان

خوراکی های کلیدی

• افراد مناسب را در نقش های مناسب قرار دهید: برنامه ریزی کارکنان تضمین می کند که استعدادهای مناسب با مهارت های مناسب در زمان مناسب در نقش های مناسب قرار می گیرند.
• برنامه‌ریزی پیش رو: برنامه‌های کارآمد کارکنان مبتنی بر تجزیه و تحلیل دقیق منابع فعلی، پیش‌بینی نیازهای آینده، شناسایی شکاف‌ها و تدوین استراتژی‌هایی برای پر کردن این شکاف‌ها و همسو کردن نیازهای استعدادها با اهداف تجاری است.
• مهارت مجدد، ارتقاء مهارت و استخدام: برنامه ریزی کارکنان نقشه راهی برای درک مهارت های مورد نیاز و چگونگی کسب آن ها توسط کسب و کار فراهم می کند.
• نظارت و تکامل: برنامه ریزی کارکنان یک تمرین یکباره نیست. این طرح باید مرتباً بررسی و به روز شود و منابع انسانی باید از اجرای آن اطمینان حاصل کند.