یکپارچه سازی داده های منابع انسانی: چگونه داده های خود را ساده کنید

به‌عنوان یک حرفه‌ای یا مدیر منابع انسانی، به راحتی می‌توانید از تعداد برنامه‌ها و سیستم‌های مبتنی بر ابری که در سازمانتان استفاده می‌شوند غرق شوید. متوسط دپارتمان منابع انسانی برنامه‌های دو رقمی برای مدیریت بخش‌های مختلف کسب‌وکار، مانند استعدادیابی، ردیابی نامزدها، پرداخت حقوق به کارمندان، و مدیریت بسته‌های مزایا دارد. بنابراین، چگونه می توانید از انباشتگی داده ها جلوگیری کنید و از همه این منابع داده حداکثر استفاده را ببرید؟ راه حل در یکپارچه سازی داده های منابع انسانی نهفته است.

بیایید بررسی کنیم که یکپارچه سازی داده های منابع انسانی چیست، چرا مهم است و چگونه یکپارچه سازی داده های منابع انسانی کار می کند.

مطالب
یکپارچه سازی داده های منابع انسانی چیست؟
چرا یکپارچه سازی داده ها برای منابع انسانی مهم است
چگونه یکپارچه سازی داده های منابع انسانی کار می کند
نمونه هایی از یکپارچه سازی داده های منابع انسانی

یکپارچه سازی داده های منابع انسانی چیست؟

یکپارچه‌سازی و اتوماسیون داده‌های منابع انسانی بر ترکیب و تجمیع جریان‌های داده خام از منابع متعدد، از جمله سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، سیستم ردیابی متقاضی (ATS)، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، سیستم یادگیری و مدیریت (LMS)، نظرسنجی‌ها متمرکز است. ، و بیشتر این به تیم‌های منابع انسانی امکان می‌دهد یک منبع واحد از حقیقت ایجاد کنند، فرآیندهای روزانه خود را ساده‌سازی کنند، خطاهای داده‌ها را کاهش دهند و تصمیمات دقیق مبتنی بر داده‌ها را اتخاذ کنند که به اهداف بلندمدت سازمان کمک می‌کند.

به عنوان مثال، ادغام داده‌های استخدام و عملکرد می‌تواند به متخصصان منابع انسانی کمک کند تا منابع برتر استخدام خود را شناسایی کنند، روی این جریان‌ها سرمایه‌گذاری بیشتری کنند و تعداد کارمندان برتر خود را به حداکثر برسانند.

یکپارچه‌سازی داده‌ها کارایی و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا به جای اتلاف وقت روی کارهای دستی و تکراری مانند ورود دوگانه داده در چندین برنامه منابع انسانی، روی موضوعات استراتژیک‌تری تمرکز کنند که به پیشبرد کسب‌وکار کمک می‌کند.

چرا یکپارچه سازی داده ها برای منابع انسانی مهم است

1. دسترسی به داده ها

همانطور که گفته شد، اکثر دپارتمان‌های منابع انسانی برای ضبط و جمع‌آوری داده‌ها به برنامه‌ها و سیستم‌های متعددی متکی هستند، که منجر به حجم عظیمی از داده‌ها می‌شود تا بتوان از میان آنها استفاده کرد. این امر دستیابی به تصویری واضح و دقیق از سازمان را برای مدیران و رهبران چالش برانگیز می کند و مانع از توانایی آنها در تصمیم گیری آگاهانه می شود.

یکی از دلایل اصلی یکپارچه‌سازی داده‌های منابع انسانی این است که اجازه می‌دهد داده‌های چند اپلیکیشن در یک انبار داده در یک شرکت ترکیب و یکپارچه شوند. این باعث می شود که دسترسی به همه داده ها در سراسر بخش ها آسان شود.

2. سیلوهای داده

دپارتمان‌های منابع انسانی به برنامه‌ها برای منبع، مدیریت تلاش‌های استخدام، مدیریت و پرداخت حقوق کارکنان و موارد دیگر نیاز دارند. این تعداد برنامه هر سال افزایش می یابد زیرا سازمان ها سیستم های قدیمی خود را جایگزین می کنند، با نهادهای مختلف ادغام می شوند و در کشورهای مختلف فعالیت می کنند. یک گزارش Martech نشان داد که یک شرکت متوسط با 200-500 کارمند از “حدود 123 نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) استفاده می کند.

اگرچه می‌توان ادعا کرد که نرم‌افزار منابع انسانی بهره‌وری و کارایی را بهبود می‌بخشد، استفاده از برنامه‌های متعدد منجر به ساکن شدن داده‌ها در سیلوهای مجازی جدا شده می‌شود. این بدان معنی است که داده ها را نمی توان به راحتی مقایسه یا تجزیه و تحلیل کرد.

ادغام داده های HR اجازه می دهد تا داده ها به طور خودکار بین برنامه ها به اشتراک گذاشته شوند، که مشکل سیلوهای داده را حل می کند.

3. بهبود بهره وری و کارایی

اگر تیم منابع انسانی شما در حال حاضر به انتقال اوراق بین میزها یا وارد کردن دستی داده‌های مشابه در چندین برنامه در هر بار استخدام جدید یا تغییر در جزئیات کارمندان متکی است، این زمان را تلف می‌کند که می‌تواند صرف کارهای حیاتی تجاری شود که به دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کند. .

ادغام داده های منابع انسانی به طور خودکار داده ها را از یک برنامه به برنامه دیگر به اشتراک می گذارد. به عنوان مثال، به محض اینکه یک استخدام جدید در ATS شما ایجاد شود، تمام داده های آن کارمند مورد نیاز برای حقوق و دستمزد می تواند به طور خودکار به برنامه حقوق و دستمزد شما ارسال شود. این می تواند ساعت ها از وارد کردن دستی مجموعه داده های تکراری در برنامه های مختلف صرفه جویی کند. به علاوه، ادغام بلادرنگ تداوم داده ها را ایجاد می کند و به این معنی است که هیچ کس منتظر نیست تا داده ها توسط یکی دیگر از اعضای تیم وارد شود تا بتواند نقش خود را انجام دهد.

بسته به اندازه سازمان شما، یکپارچه سازی داده ها می تواند به اندازه چند روز کار یا به اندازه چند کارمند تمام وقت در هر ماه صرفه جویی کند. این کار بهره وری و کارایی کل تیم منابع انسانی را افزایش می دهد و متخصصان منابع انسانی را آزاد می کند تا روی کارهای استراتژیک تری تمرکز کنند که باعث رشد شرکت می شود.

4. به شناسایی داده های بد کمک کنید

یک مقاله گارتنر گزارش داد که سازمان ها بر این باورند که کیفیت پایین داده ها دلیل زیان سالانه 15 میلیون دلاری است. همه داده ها خوب نیستند. داده های بد می تواند شامل اطلاعات نادرست، تکراری، تغییرات املایی، غلط املایی و داده های از دست رفته باشد. این می تواند منجر به فرضیات نادرست و تصمیمات تجاری ضعیف (یا دیرهنگام) شود.

ادغام داده ها خطای انسانی را از بین می برد، اما تنها در صورتی کار می کند که داده های تمیز یکپارچه شوند. این به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا داده‌های با کیفیت پایین را شناسایی کرده و آن‌ها را قبل از ادغام بهبود بخشد.

خودکارسازی جریان داده‌ها الگوها و ارقام دقیقی را ارائه می‌دهد که به متخصصان و رهبران منابع انسانی امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند که به آن اطمینان دارند.

5. امنیت را افزایش می دهد

یکپارچه‌سازی داده‌های منابع انسانی تعداد افرادی را که باید با سوابق کارمندان سروکار داشته باشند کاهش می‌دهد و بنابراین تعداد افرادی که در معرض اطلاعات محرمانه قرار می‌گیرند را کاهش می‌دهد که امنیت را افزایش می‌دهد.

به علاوه، بهترین ادغام داده ها، داده های کارکنان را ذخیره نمی کند. بلکه آنها به طور ایمن این داده ها را از یک مکان به مکان دیگر منتقل می کنند و اجازه می دهند در صورت نیاز به آنها دسترسی داشته باشید. هنگام انتخاب یک ابزار یکپارچه سازی داده، مطمئن شوید که ابزاری را انتخاب می کنید که به طور ایمن داده ها را مدیریت می کند و با قوانین حفاظت از داده های محلی و ملی مطابقت دارد.

6. تحلیل و برنامه ریزی آینده نگر

HR با تجزیه و تحلیل تغییر شکل می‌دهد و ادغام داده‌ها از منابع متعدد، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا تحلیل و برنامه‌ریزی بهتری داشته باشد. اکثر تیم‌های منابع انسانی داده‌های کارکنان را ضبط و ذخیره می‌کنند، اما این در اقتصاد مبتنی بر داده و بازار چابک ما کافی نیست. تجزیه و تحلیل منابع انسانی را قادر می سازد تا تصمیمات بهتر و مبتنی بر داده اتخاذ کند، یک مورد تجاری برای مداخلات منابع انسانی ایجاد کند (و اثربخشی آنها را آزمایش کند) و از شریک عملیاتی به یک شریک تاکتیکی یا استراتژیک تبدیل شود.

برای شروع کار با تجزیه و تحلیل افراد، باید داده های منابع انسانی را از سیستم های مختلف ترکیب کنید. به عنوان مثال، تصور کنید می خواهید تأثیر مشارکت کارکنان بر عملکرد مالی را اندازه گیری کنید. برای انجام این کار، باید داده های نظرسنجی مشارکت سالانه خود را با داده های عملکرد کارکنان خود ترکیب کنید. این به شما امکان می دهد تا تأثیر واقعی تعامل بر عملکرد مالی در بخش ها یا فروشگاه های مختلف را محاسبه کنید.

7. روندها و علل را شناسایی کنید

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که علت واقعی افزایش غیبت کارکنان یا روند شکاف دانش و مهارت در سازمان شما چیست؟ یکپارچه‌سازی داده‌ها مجموعه‌های متعددی از داده‌ها را جمع‌بندی می‌کند که در ابتدا جداسازی می‌شوند تا بتوانید الگوها، روندها و علل را سریع‌تر از همیشه شناسایی کنید، اقدام کنید و چالش‌های آینده را کاهش دهید.

توانایی تجزیه و تحلیل اثرات مداخلات نیروی کار به متخصصان، مدیران و رهبران منابع انسانی اجازه می دهد تا تصمیمات تجاری بهتری بگیرند.

8. تجارب نامزد و کارمند را بهبود بخشید

یکپارچه‌سازی داده‌ها، اطلاعات را بدون نیاز به تبدیل دستی داده‌ها یا تأییدیه‌های بخش، برای همه افراد سازمان شما در دسترس‌تر می‌کند.

طبق گفته Forrester & Google، عامل اصلی که مانع از داشتن دید 360 درجه ای بازاریابان از کمپین های خود می شود، عدم یکپارچگی ابزارهای تحلیل بازاریابی آنها است. حتی استخدام‌کنندگان باتجربه برای راهنمایی به داده‌های دقیق و دقیق نیاز دارند. یکپارچه‌سازی داده‌ها به بهبود تلاش‌های استخدامی آن‌ها کمک می‌کند و تجربه یکپارچه‌تر را به نامزدها ارائه می‌کند، که در نتیجه استخدام‌های با کیفیت بالاتر و نرخ‌های فرسایش استخدام‌های جدید پایین‌تر خواهد بود.

داده های یکپارچه همچنین تجربه کارمندان را تقویت می کند زیرا به آنها استقلال در هنگام تکمیل وظایف مدیر مانند ورود داده ها می دهد. به آنها اجازه می دهد داده های خود را مشاهده کنند، از جمله بررسی عملکرد، فیش های پرداختی، و به آنها اجازه می دهد درخواست های خود را وارد کنند. به‌علاوه، جریان‌های کاری ساده و وظایف در نرم‌افزارها و بخش‌های مختلف به کارمندان اجازه می‌دهد به‌روزرسانی‌های پروژه‌های زنده را در زمان واقعی ببینند و با چند کلیک به اطلاعات تماس همه اعضای تیم دسترسی پیدا کنند.

9. تجسم داده ها را ایجاد کنید

به طور معمول، یک ابزار یکپارچه سازی داده ها به تیم های منابع انسانی این امکان را می دهد که از هر آیتم داده ای برای ایجاد یک داشبورد مناسب از معیارهای کلیدی، تجزیه و تحلیل تجاری و گرافیک استفاده کنند. منابع انسانی معمولاً با حجم عظیمی از داده ها کار می کند، به همین دلیل است که تجسم برای انتقال پیام روشن به رهبران و تصمیم گیرندگان کلیدی است و به افزایش تأثیر منابع انسانی بر سازمان کمک می کند.

چگونه یکپارچه سازی داده های منابع انسانی کار می کند

یکپارچه سازی داده های منابع انسانی معمولاً شامل به اشتراک گذاری داده ها از یک برنامه به برنامه دیگر است. هر جریان کاری، دستی یا کاغذی را می توان با اشتراک گذاری خودکار داده ها ساده کرد. از آنجایی که هر سیستم ذخیره سازی داده متفاوت است، فرآیند شامل بلع، پاکسازی و یکپارچه سازی داده ها در یک فروشگاه واحد است. زمانی که داده‌ها در یک برنامه وارد یا به‌روزرسانی می‌شوند، به‌طور خودکار در هر برنامه متصل ظاهر می‌شوند و اطمینان حاصل می‌کنند که داده‌های شما در سراسر گردش کار HR شما سازگار و قابل اعتماد باقی می‌مانند.

راه های زیادی برای ادغام داده ها و انواع ادغام وجود دارد که می توان انجام داد.

انبار داده

انبار داده به شما امکان می دهد چندین منبع داده را در یک پایگاه داده اصلی ادغام کنید. از اینجا می‌توانید پرس‌و‌جوها را در برابر چندین منبع داده اجرا کنید، گزارش‌های پیچیده را جمع‌آوری کنید، و داده‌ها را به روشی یکسان تجزیه و تحلیل، جمع‌آوری و تجسم کنید.

ETL (استخراج، تبدیل، بارگذاری)

ETL به فرآیند ارسال داده از سیستم های منبع به انبار داده اشاره دارد، جایی که سپس مشاهده و استفاده می شود. اکثر سیستم‌های یکپارچه‌سازی داده حداقل از یک خط لوله ETL استفاده می‌کنند زیرا فرآیند را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.

داده ها ابتدا از سیستم منبع استخراج می شوند. سپس این داده ها برای اطمینان از ثبات زمانی که به مقصد می رسند، تبدیل می شوند. این معمولاً شامل تغییر قالب داده‌ها، استانداردسازی مقادیر (ارز، منطقه زمانی، واحدها و غیره) و غنی‌سازی و اعتبارسنجی داده‌ها برای حذف مقادیر گمشده و تکراری است. در نهایت، این ابزار داده های تبدیل شده را در سیستم مقصد بارگذاری می کند، که اکنون می تواند برای تجزیه و تحلیل و گزارش استفاده شود. فرآیند ETL باید به طور مکرر انجام شود تا اطمینان حاصل شود که داده ها به روز می مانند.

بسته به نیازهای یک سازمان، انواع مختلفی از ابزارهای ETL وجود دارد که می توان از آنها استفاده کرد:

• کدگذاری دستی
• ابزارهای پردازش دسته ای
• ابزارهای منبع باز

انواع ادغام

• ادغام دستی داده ها: این امر به مدیران داده نیاز دارد تا به صورت دستی هر مرحله از یکپارچه سازی داده ها را انجام دهند.
• یکپارچه‌سازی داده‌های میان‌افزار: یکپارچه‌سازی داده‌های میان‌افزار از یک نرم‌افزار میان‌افزار (نرم‌افزار) برای انتقال داده‌ها بین منابع و مخزن داده‌های مرکزی (یک پایگاه داده یا انبار داده ابری) استفاده می‌کند.
• یکپارچه‌سازی مبتنی بر برنامه: برنامه‌های نرم‌افزاری با سازگار کردن داده‌ها از منابع و سیستم‌های متعدد، داده‌ها را پیدا، بازیابی و ادغام می‌کنند.
• یکپارچه‌سازی دسترسی یکنواخت: داده‌ها در منابع اصلی خود باقی می‌مانند اما از چندین برنامه بازیابی می‌شوند و به صورت یکنواخت نمایش داده می‌شوند.
• یکپارچه سازی ذخیره سازی رایج: داده ها بازیابی و به طور یکنواخت نمایش داده می شوند، اما یک کپی از همه داده ها ساخته و ذخیره می شود.

نمونه هایی از یکپارچه سازی داده های منابع انسانی

مثال 1

با یکپارچه‌سازی داده‌های منابع انسانی، نرخ گردش مالی را می‌توان با داده‌های استخدام ترکیب کرد تا مشخص شود کدام منابع استخدامی بالاترین نرخ گردش مالی را دارند. همانطور که در این مثال می بینید، ارجاع کارمندان در مقایسه با سایر منابع استخدام منجر به بیشترین تعداد اخراج شده است.

مثال 2

در این مثال، داده های گردش مالی و مدیریت برای ارزیابی و پیگیری عملکرد مدیران ترکیب شده اند. تیم کارکنان فروش بیشترین تعداد فسخ را دارد که 534 نفر از 564 نفر دارای عملکرد غیربالا هستند.

مثال 3

در این مثال، بخش منابع انسانی در تلاش بود تا بفهمد چه چیزی بر حفظ کارمندان با عملکرد برتر آنها تأثیر دارد. گزارش‌دهی تک‌تک، کسب‌وکار را بیش از حد به بخش فناوری اطلاعات وابسته کرد. سه سال از داده های تاریخی همراه با الزامات امنیتی اضافی داده ها بارگیری شد. این منجر به صرفه جویی برای شرکت داروسازی جهانی شد و دسترسی به اطلاعات به روز را تضمین کرد.

مثال 4

یک خرده‌فروش ملی چند برند هر سال صدها هزار چرخه عمر کارمندان را تغییر می‌داد. یک سیستم جدید و ایمن مدیریت هویت، کنترل دسترسی دقیق را برای صدها سیستم حیاتی تضمین کرد. هزاران کارمند می توانند هر روز بدون خطا پردازش شوند. این امر باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و تلاش در مدیریت دستی و به روز رسانی سوابق هویتی شد.

خوراکی های کلیدی

• اکثر دپارتمان‌های منابع انسانی برای مدیریت بخش‌های مختلف کسب‌وکار به برنامه‌های متعددی متکی هستند، که می‌تواند طاقت‌فرسا، مدیریت آن دشوار و درک آن چالش برانگیز باشد.
• یکپارچه‌سازی داده‌ها برای منابع انسانی مهم است زیرا داده‌ها را در دسترس قرار می‌دهد، سیلوهای داده را حذف می‌کند، بهره‌وری و کارایی را بهبود می‌بخشد، داده‌های بد را شناسایی می‌کند، امنیت را بهبود می‌بخشد، به برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل آینده کمک می‌کند، تجربیات نامزدها و کارمندان را بهبود می‌بخشد، و به آنها کمک می‌کند تجسم داده‌ها را ایجاد کنند.
• راه های مختلفی برای یکپارچه سازی داده ها وجود دارد، از جمله ایجاد انبار داده و استفاده از فرآیند ETL. بسته به نیاز کسب و کار می توان از انواع مختلف ادغام استفاده کرد.