راهنمای منابع انسانی برای مدیریت تغییر دیجیتال

پیشرفت‌های فناوری به طور فزاینده‌ای روش‌های کار کسب‌وکارها و کارکنان آن‌ها را تغییر می‌دهند. سازمان هایی که بر بهبود مستمر تمرکز می کنند، از این پیشرفت برای ماندن در رقابت و افزایش بهره وری استقبال می کنند. با این حال، آنها باید تغییرات دیجیتال را به طرز ماهرانه ای مدیریت کنند. بیایید نگاهی به مدیریت تغییر دیجیتال بیندازیم و چگونه منابع انسانی می تواند آن را هدایت کند.

مطالب
مدیریت تغییر دیجیتال چیست؟
مراحل مدیریت تغییر دیجیتال چیست؟
چالش های مدیریت تغییر دیجیتال
نقش منابع انسانی در مدیریت تغییر دیجیتال

مدیریت تغییر دیجیتال چیست؟

مدیریت تغییر دیجیتال، فرآیند اعمال اصول مدیریت تغییر در زمینه تحول دیجیتال است. مدیریت تغییر مسیر سازگاری را هدایت می‌کند و به افراد کمک می‌کند تا از تغییر استقبال کنند، آن را بپذیرند و اجرا کنند.

یک ابتکار تحول دیجیتال در صورتی که به خوبی اجرا نشود، ناکام خواهد ماند. شما نمی توانید فقط فناوری جدید را نصب کنید و امیدوار باشید که کارکنان شما آن را به خوبی دریافت کنند. تغییرات دیجیتال باید انتظارات و اولویت های مختلف سهامداران متعدد را در بر گیرد.

Deep Dive ما را بررسی کنید تا همه چیزهایی را که باید در مورد مدیریت تغییر بدانید!

اینجاست که مدیریت تغییر و منابع انسانی وارد می‌شوند. منابع انسانی باید به ایجاد ذهنیتی در سازمان کمک کند که باز باشد و پذیرای پذیرش دیجیتال باشد. هنگامی که کارکنان انعطاف پذیری و سرسختی برای استفاده از فناوری ها و روش های جدید کار داشته باشند، اثربخشی آنها افزایش می یابد. در ادامه این مقاله به نقش منابع انسانی در رهبری مدیریت تغییر دیجیتال خواهیم پرداخت.

مراحل مدیریت تغییر دیجیتال چیست؟

یک برنامه مدیریت تغییر، شالوده ای را برای تغییر موثر دیجیتالی ایجاد می کند و رهبران را در مراحل انتقال راهنمایی می کند و به کارکنان کمک می کند تا در طول مسیر خود را تطبیق دهند.

در اینجا یک مرور کلی از یک فرآیند مدیریت تغییر شش مرحله‌ای است که از 7Summits Way اتخاذ شده است:

1. آماده کنید

قبل از اینکه وارد لجستیک تغییرات دیجیتال شوید، داشتن تصویری واقع بینانه از گردش کار فعلی و اینکه چه چیزی در مورد آنها سازنده یا ناکارآمد است، بسیار مهم است. سپس می توانید تصمیم بگیرید که چه اتفاقی باید بیفتد تا عملیات شما به جایی که باید برود. فعالیت های آماده سازی باید شامل موارد زیر باشد:

• گوش دادن به اعضای تیم در مورد اینکه کار واقعا چگونه انجام می شود.
• در نظر گرفتن اهداف کسب و کار و آمادگی برای تغییر.
• ارزیابی بلوغ دیجیتال فعلی سازمان شما و اینکه کدام حوزه ها را باید اولویت بندی کنید.
• شناسایی ذینفعان اجرایی برای ایجاد حمایت.
• ایجاد چشم اندازی برای تغییر با اهداف و استراتژی ها.
• تعیین انواع موانع و مقاومتی که باید با آنها روبرو شوید.

2. تعریف کنید

شما باید در مورد الزامات راه حل دیجیتال، آنچه که باید به آن دست پیدا کند و چگونه بهبود خواهد یافت، روشن باشید. اقدامات زیر می تواند در این مرحله به شما کمک کند:

• مصاحبه با سهامداران برای اندیشیدن در مورد تأثیر آن بر واقعیت فعلی و آنچه که باید تغییر کند.
• شناسایی افرادی که تحت تأثیر قرار خواهند گرفت و چگونه این امر روش فعلی کار را تغییر خواهد داد.
• تعیین منابع مورد نیاز
• یافتن افرادی که دارای تخصص مناسب و ارتباطات موثر برای رهبری و تسهیل فرآیند هستند.

3. طراحی

این مرحله جایی است که شما تمام اطلاعاتی را که جمع آوری کرده اید جمع آوری می کنید و یک تجربه و برنامه آموزشی کامل کارمندان دیجیتالی را جمع آوری می کنید. باید شامل موارد زیر باشد:

• اهدافی که تغییر از آنها حمایت خواهد کرد.
• محدوده پروژه با نامگذاری شامل مواردی که شامل خواهد شد و نخواهد شد.
• مهارت هایی که باید برای پذیرش راه حل دیجیتال ایجاد شود
• معیارهای موفقیت چه خواهد بود.
• استراتژی های پذیرش
• در نظر گرفتن ناشناخته ها یا موانع احتمالی که ممکن است ایجاد شود و برنامه هایی برای پیشگیری یا کاهش آنها وجود دارد.

4. بسازید

اکنون زمان آن است که تغییر را ایجاد کنیم و راه حل ها را با یک برنامه آزمایشی برای یک پایگاه کاربر کوچک پیاده سازی کنیم تا نظرات و نظرات آنها را دریافت کنیم. در اینجا چند ایده برای این بخش از فرآیند وجود دارد:

• برای جشن گرفتن زودهنگام پیروزی، اهداف اولیه را تعیین کنید که به راحتی قابل دستیابی هستند.
• برای همکاری و نظارت بر پیشرفت، جلسات منظمی را با رهبران و توسعه دهندگان برنامه ریزی کنید.
• هنگامی که کارمندان شروع به یادگیری فرآیندهای جدید می کنند، به آنها یادآوری کنید که این تغییر در صورت اجرای کامل چگونه سودمند خواهد بود.
• بازخورد کارمندان را در یک راه حل قابل اجرا و نقشه راه از پیشرفت های آینده بگنجانید

5. راه اندازی کنید

اینجا جایی است که شما راه حل ها را برای مخاطبان و مقیاس وسیع تری معرفی می کنید. اقداماتی که مدیریت می تواند در حین راه اندازی انجام دهد عبارتند از:

• پیشرفت از یک ذهنیت مدیریت پروژه به یک تفکر مدیریت برنامه.
• قرار دادن تمام استراتژی‌های پذیرش دیجیتالی که کارکنان را قادر می‌سازد تا تغییرات را اجرا کنند.
• ارائه ارتباطات مکرر برای تکرار چشم انداز سازمان و یادآوری اهمیت این تغییر به همه.
• استفاده از تقویت مثبت برای اتصال کارکنان به تغییرات و استقبال از آنها به عنوان یک حالت عادی جدید، بنابراین فرآیندهای جدید باقی می مانند.

6. پذیرش را نظارت کنید

حتی اگر تحول دیجیتال به آرامی پیش رفته باشد، باید پیشرفت سازمان خود را بررسی کرده و نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. این می تواند بینش ارزشمندی را ارائه دهد که می تواند برای تلاش های تغییر آینده در نظر گرفته شود. راه های نظارت بر پذیرش عبارتند از:

• جمع آوری بازخورد برای یافتن راه هایی برای افزایش پذیرش و ارزیابی اینکه آیا اهداف و مقاصد مورد نظر را برآورده می کنید یا خیر.
• تعیین علل ریشه‌ای هرگونه مقاومت و ابداع راه‌هایی برای رفع آنها.

چالش های مدیریت تغییر دیجیتال

ابتکار در محل کار دیجیتال یک تجربه پیچیده است و موانعی در این راه وجود خواهد داشت. تلاش برای رسیدگی به موقعیت‌هایی که انتظارش را نداشتید می‌تواند استرس‌زا باشد، اما پیش‌بینی و آماده شدن برای برخی از این موانع به شما کمک می‌کند فعالانه واکنش نشان دهید و خطر را به حداقل برسانید.

در اینجا نگاهی به چالش هایی که ممکن است با آن ها روبرو شوید آورده شده است:

مقاومت کارکنان و رهبری

انسان ها تمایل طبیعی دارند که بخواهند وضعیت موجود را حفظ کنند و در برابر آنچه ناآشنا است مقاومت کنند یا حتی از آن ترس داشته باشند. تردید نسبت به تغییر را می توان در هر بخشی از یک سازمان یافت.

مدیران اجرایی باید حامیان تغییر باشند و بر بودجه قدرت دارند. حتی اگر خرید آنها در ابتدا وجود داشته باشد، در صورت عدم مشاهده سود، ممکن است به مرور زمان کاهش یابد. این می تواند لحن ولرمی ایجاد کند که بر تعامل کارکنان تأثیر می گذارد.

برای کارمندان، مقاومت می‌تواند ناشی از عدم اعتماد به رهبری و این فرض باشد که اختلال در روال‌های کاری آنها در واقع کارشان را سخت‌تر می‌کند. همچنین ممکن است یک واکنش عاطفی مرتبط با ترس از شکست و تسلط فناوری بر نقش آنها باشد.

علاوه بر این، مدیران بخش ممکن است فکر کنند سیستم های آنها به خوبی کار می کند و نیازهای گسترده تر سازمان را در نظر نمی گیرند.

شکاف های مهارت های دیجیتال

به دلیل وجود بازار استعدادهای رقابتی یا وظایف موقعیتی موجود که بر فناوری تکیه نکرده اند، برخی از کارمندان ممکن است فاقد مهارت های دیجیتالی باشند که برای اتخاذ ابزارها و رفتارهای جدید نیاز دارند.

بسته به سازمان، ممکن است نتوانید فرض کنید که همه کارکنان فعلی به راحتی مهارت های لازم برای عملکرد در ظرفیت دیجیتال را می پذیرند یا یاد می گیرند. برخی از کارفرمایان ممکن است مجبور باشند آموزش های گسترده ای را در طول تحول دیجیتال ارائه دهند.

هیچ تعریفی از موفقیت وجود ندارد

باید درک درستی از آنچه که سازمان می خواهد با پذیرش دیجیتال به دست آورد وجود داشته باشد. اگر ندانید به کجا می روید، نمی توانید بدانید چه زمانی به آنجا می رسید. کارمندان باید بتوانند مسیری را که قرار است با ابزارهای جدید در مسیر خود باقی بمانند، تجسم کنند. در غیر این صورت، آنها می توانند بینایی خود را از دست بدهند و به استفاده از روش های قبلی متوسل شوند.

نداشتن چشم‌انداز روشنی از آنچه برای آن تلاش می‌کنید، می‌تواند پیاده‌سازی و ردیابی معیارهایی را که موفقیت تغییر دیجیتال را تعیین می‌کنند دشوار کند.

خرابی های ارتباطی

ارتباط با همه ذینفعان در مرکز مدیریت موفق تغییر دیجیتال است. مردم باید بدانند که قرار است چه اتفاقی بیفتد و در صورت وقوع چه انتظاری داشته باشند. گاهی اوقات تاکید زیادی بر برقراری ارتباط با مشتریان وجود دارد اما با کارمندان کافی نیست. هنگامی که ارتباط در هر نقطه از فرآیند با شکست مواجه می شود، می تواند باعث ناامیدی و تاخیر شود.

پیام‌های مداوم رهبران و تیم مدیریت تغییر در مورد اهداف و پیشرفت برای جلوگیری از عدم اطمینان بسیار مهم است. علاوه بر این، باید کانال هایی برای رهبران و اعضای تیم وجود داشته باشد تا ایده ها و نیازهای خود را با مدیریت بالا به اشتراک بگذارند. در غیر این صورت، احتمال انتشار شایعات یا اطلاعات نادرست وجود دارد.

سرعت تغییر

مدیریت یک فرآیند تغییر می تواند مانند یک عمل شعبده بازی باشد. بدون یک سیستم ردیابی خوب و فرآیندهای هماهنگ، همگام شدن با پروژه های متعدد و همزمان و همه تغییراتی که به طور مداوم در دنیای کار رخ می دهد دشوار است.

کارمندان همچنین می توانند با رویارویی با تغییرات مداوم خسته شوند که می تواند بر تعامل و عملکرد آنها تأثیر بگذارد. اگر نتوانید به این موضوع رسیدگی کنید، می تواند بر نتیجه پروژه تأثیر بگذارد.

فناوری در حال گسترش مشاغل

فناوری ابزارها و جریان‌های کاری جدیدی ایجاد کرده است که به طرز چشمگیری شیوه کار افراد را تغییر داده و ابعاد جدیدی به مسئولیت‌های آنها اضافه کرده است. گاهی اوقات این ممکن است باعث اختلال شود، حتی اگر اتوماسیون به منظور ساده کردن کار باشد.

اگر تمرکز شما بر این است که ابزارهای دیجیتال جدید را با بیشترین سرعت ممکن راه اندازی و اجرا کنید، حذف مراحل مهم در این فرآیند آسان است. عدم ارائه آموزش کافی یا کاهش زمان آزمایش و انتقال به احتمال زیاد منجر به کاهش بهره وری می شود زیرا کارمندان کاملاً آماده نیستند.

نقش منابع انسانی در مدیریت تغییر دیجیتال

منابع انسانی معاصر ارزش خود را به عنوان یک عملکرد استراتژیک کلیدی که مزیت های رقابتی را برای سازمان ها به ارمغان می آورد، ثابت کرده است. این به منابع انسانی اجازه می دهد تا جای خود را در رسیدگی به مسئولیت های زیادی برای مدیریت تغییرات دیجیتال داشته باشد.

این افراد پشت این فناوری هستند که آن را به کار می اندازند. هر سازمانی نیاز به ایجاد یک محیط مساعد برای حمایت از کارکنان خود دارد، چیزی که همه چیز در مورد منابع انسانی است.

بیایید شش حوزه را که در آن منابع انسانی می تواند تغییر دیجیتال را هدایت کند، مرور کنیم:

1. ایجاد یک استراتژی پذیرش دیجیتال

هر مرحله از تلاش‌های تحول دیجیتال شما باید شامل روش‌هایی برای پذیرش تغییر دیجیتال باشد. هدف این است که کارمندان تمام ویژگی های ابزارهای جدید را به راحتی در آغوش بگیرند و از آنها استفاده کنند.

منابع انسانی باید استراتژی پذیرش دیجیتال را ترسیم کند که شامل:

• آگاهی از کاربران و نیازهای آنها.
• مسئولیت های تعریف شده برای هر سطح از سازمان.
• آموزش و پشتیبانی مداوم در قالب های مختلف.
• برنامه آزمایشی و اجرا.
• تکنیک هایی برای الهام بخشیدن به کاربران
• ردیابی میزان استفاده و پیشرفت کاربر

2. قرار دادن راه حل های دیجیتال در سازمان از طریق ارتباط موثر

مردم فقط به این دلیل که به آنها گفته شده است، تغییر را دنبال نمی کنند. کارمندان می‌خواهند معنی ابزارهای جدید را بدانند و بدانند که فناوری چگونه بر آنها تأثیر می‌گذارد. این مسئولیت منابع انسانی است که مزایا و ارزش راه‌حل‌های دیجیتال را به گونه‌ای که شخصاً با نیروی کار صحبت می‌کند، به نمایش بگذارد و توضیح دهد.

مهم است که درج کنید که تغییر چگونه باید تأثیر مثبتی بر هر یک از این موارد داشته باشد:

• کسب و کار به عنوان یک کل: کارمندان را با پیوند دادن آنها با آنچه شرکت در تلاش است انجام دهد و اینکه چگونه شما را از رقبا متمایز می کند، درگیر کنید.
• محل کار: توضیح دهید که چه چیزی در مورد محیط کار متفاوت است و چگونه کارها انجام می شوند.
• کارمندان: جزئیاتی را در مورد اینکه چگونه وظایف آنها آسان تر می شود، ارائه دهید.

3. رفع موانع فرزندخواندگی

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، همیشه موانعی برای پذیرش دیجیتال وجود دارد، مانند ترس، مقاومت، شکاف مهارت‌ها و غیره. منابع انسانی باید با ایجاد محیطی برای یادگیری و به اشتراک گذاشتن ایده‌های جدید برای غلبه بر این موانع تلاش کند.

کارمندان باید احساس کنند که صدای خود را دارند. شما باید به صحبت های آنها گوش دهید و نگرانی های آنها را کاهش دهید. دستیابی به خرید کارمندان با آموزش کافی، ارتباطات شفاف و دو طرفه و پیام روشن در مورد اهمیت ابتکارات دیجیتال امکان پذیر است.

4. ترویج تغییر رفتار و ایجاد تاب آوری

تغییر دیجیتال چیزی بیش از تغییر ابزارهایی است که در سازمان خود استفاده می کنید. این در مورد تغییر رفتار مردم و کمک به آنها در فکر کردن و انجام کار به روشی جدید است.

اجرای تغییرات رفتاری یک شبه اتفاق نمی افتد، اما سرمایه گذاری برای کمک به کارکنان برای به دست آوردن یک طرز فکر جدید، بهره وری را بهبود می بخشد و مقاومت و رنجش را کاهش می دهد.

منابع انسانی باید بر تقویت ویژگی های زیر یک فرهنگ دیجیتالی پر رونق تمرکز کند:

• نوآوری
• همکاری
• چابکی
• شجاعت
• زیرکی داده ها

همانطور که سازمان شما تغییرات دیجیتال و روش‌های جدید کار را اتخاذ می‌کند، شما در حال ایجاد نیروی کار انعطاف‌پذیری هستید که برای تعدیل یا تحول بعدی که احتمالاً نزدیک است، آمادگی بیشتری داشته باشد.

5. مدیریت ریسک

تحول دیجیتال خطرات بالقوه ای را به همراه دارد که سازمان فناوری ناآشنا را پیاده سازی می کند. اگر این تهدیدات مدیریت نشوند، می توانند بر عملکرد کسب و کار و مطابقت قانونی شما تأثیر بگذارند.

منابع انسانی باید به این خطرات توجه ویژه ای داشته باشد. مسائل اخلاقی و حریم خصوصی و همچنین از دست دادن موقت بهره وری و سایر موقعیت های عدم اطمینان را در نظر بگیرید. یک برنامه مدیریت تغییر دیجیتال باید شامل حاکمیت و گرفتن معیارهای مورد نیاز برای کاهش خطرات باشد.

6. عمل به آنچه موعظه می کنیم

منابع انسانی باید راه را پیش ببرند و با ایجاد مهارت ها و جاه طلبی های خود برای فناوری شروع کنند تا بتوانند به سازمان کمک کنند تا تغییر کند. اگر تیم قبلاً از فرصت استفاده کرده باشد و ابزارهای جدید را به کار گرفته باشد، برای منابع انسانی بسیار مؤثرتر است که یک طرح مهارت دیجیتال را ترویج کند. تنظیم این استاندارد الهام بخش سایر بخش ها برای پیروی است.

در نهایت، زمانی که کارمندان از راه‌حل‌های دیجیتالی منابع انسانی مانند برنامه‌های منابع انسانی، ربات‌های چت و ارائه خدمات دیجیتال استفاده می‌کنند، به مزایای فناوری پی خواهند برد.

بررسی اجمالی نهایی

یک تحول دیجیتال موفق فقط اعلام و سپس اجرا نمی شود. برای اینکه در بین نیروی کار به خوبی پذیرفته شود، باید عمداً ارتباط داده شود و با تفکر توسعه داده شود. سازمان هایی که می خواهند در عصر دیجیتال موفق شوند باید از مدیریت موثر تغییر دیجیتال اطمینان حاصل کنند.

منابع انسانی نقش کلیدی در مدیریت تحول از درون، سرعت بخشیدن به فرآیند پذیرش فناوری کارکنان آنها و در نهایت تغییر روش کار آنها ایفا می کند.