مدیریت پرونده منابع انسانی: مزایا و بهترین شیوه ها

یکی از وظایف کلیدی هر بخش منابع انسانی، مدیریت پرونده هایی است که به بخش ارسال می شود. همانطور که منابع انسانی در طول سال ها تکامل یافته است، مدیریت پرونده برای ارائه یک تجربه مثبت کارمند بسیار مهم شده است. یک نرم افزار اختصاصی مدیریت پرونده منابع انسانی بخش ضروری مدیریت پرونده منابع انسانی قابل اعتماد است. بیایید به انواع مختلف پرونده های منابع انسانی، مزایای نرم افزار مدیریت پرونده منابع انسانی و برخی از بهترین شیوه های مدیریت پرونده منابع انسانی نگاه کنیم.

مطالب
مدیریت پرونده منابع انسانی چیست؟
انواع موارد HR
مزایای نرم افزار مدیریت پرونده منابع انسانی
بهترین شیوه های مدیریت پرونده منابع انسانی

مدیریت پرونده منابع انسانی چیست؟

مدیریت پرونده منابع انسانی فرآیندی است که در آن بخش‌های منابع انسانی سؤالات و سؤالاتی را که کارکنان به آنها ارسال می‌کنند، حل می‌کنند. معمولاً سؤالات و درخواست‌ها به سیستم مدیریت پرونده منابع انسانی ارسال می‌شوند و مدیریت می‌شوند که یک راه‌حل فن‌آوری برای بهبود کارایی مدیریت پرونده است. در چنین سیستمی، کارمندان می‌توانند ردیابی کنند که سؤالات آنها چگونه و توسط چه کسی حل می‌شود.

داشتن یک فرآیند مدیریت پرونده منابع انسانی خوب بخشی از ارائه خدمات موثر منابع انسانی و خدمات مشترک منابع انسانی است.

انواع موارد HR

موارد HR سوالات یا مسائلی هستند که کارمندان ممکن است با آن مواجه شوند که برای حل آنها به منابع انسانی نیاز دارند. برخی از این موارد را می توان به موارد زیر مرتبط کرد:

• حضور در سازمان – کارکنان جدید معمولاً هنگام شروع سفر خود به یک سازمان جدید، سؤالات زیادی در مورد سازمان، فرآیندها و رویه‌های کلیدی منابع انسانی، سیاست‌ها و مزایا دارند. نرم افزار مدیریت پرونده منابع انسانی ابزاری عالی برای پاسخ به سؤالات آنها و ارائه یک تجربه مثبت برای کارمندان با شروع سفر آنها است.
• مزایا – این عملکرد همچنین با استفاده از نرم افزار مدیریت پرونده کارآمدتر می شود. سوالات زیادی مطرح می شود، از ثبت نام آزاد تا رسیدگی به ادعاها و تغییر افراد وابسته. سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت پرونده به متخصصان منابع انسانی و مزایا کمک می‌کند تا به سؤالات استاندارد به راحتی و سریع پاسخ داده شوند، بنابراین می‌توانند بر حل مسائل پیچیده‌تر تمرکز کنند.
  • مرخصی – مدیریت مرخصی می تواند پیچیده شود زیرا وضعیت زندگی هر کارمند منحصر به فرد است و می تواند بدون اطلاع قبلی تغییر کند. با این حال، با نرم افزار مدیریت پرونده، اعضای تیم منابع انسانی می توانند نیازهای منحصر به فرد هر کارمند را به سرعت و مطابق با الزامات قانونی برطرف کنند.
• شکایات کارکنان – موارد روابط کارکنان نیز می تواند پیچیده باشد. کارمندان معمولاً آموزش دیده و آموزش دیده اند، بنابراین به صورت حرفه ای و صمیمانه با همتایان خود همکاری می کنند. با این حال، هنوز مواردی وجود دارد که متخصصان روابط کارکنان یا بخش منابع انسانی باید برای حل و فصل اختلافات بین کارکنان مداخله کنند. نرم افزار مدیریت پرونده ابزاری حیاتی برای متخصصان اورژانس برای مدیریت و حل و فصل شکایات به موقع و حرفه ای است.
• خط‌مشی‌ها و رویه‌ها – همیشه سؤالاتی از سوی کارمندان وجود دارد که به نظر می‌رسد، “در این سناریو چه باید بکنیم؟” و “چگونه باید این کار را انجام دهیم؟” معمولاً سیاست ها و دستورالعمل هایی وجود دارد که می تواند به این سؤالات پاسخ دهد. نرم افزار مدیریت پرونده می تواند به ارائه پاسخ ها یا راهنمایی کارکنان به سؤالات متداول ذخیره شده در سیستم کمک کند.
• عملکرد – ممکن است کارکنان بخواهند بدانند عملکرد آنها چگونه اندازه گیری می شود و آیا مزایای جبرانی مرتبط با عملکرد آنها وجود دارد، مانند افزایش شایستگی و پاداش. این نوع دیگری از پرس و جو است که سازمان شما می تواند به سرعت از طریق نرم افزار مدیریت پرونده به آن رسیدگی کند.
• حقوق و دستمزد و مالیات – سیستم مدیریت پرونده منابع انسانی به متخصصان حقوق و دستمزد کمک می کند تا با ارائه برخی از پاسخ های مستند، بر مدیریت حقوق و دستمزد تمرکز کنند. همچنین برای آنها وقت زیادی ایجاد می کند تا مشکلات پیچیده ای را که به وجود می آیند و نیاز به توجه ویژه دارند حل کنند.

مزایای نرم افزار مدیریت پرونده منابع انسانی

یکی از وظایف حیاتی منابع انسانی ارائه خدمات عالی به کارکنان است. برخی از پرس و جوها و مشکلاتی که برای منابع انسانی پیش می آید ساده و برخی کاملاً پیچیده هستند. در نتیجه، این موضوعات اغلب دارای سطوح اولویت بندی متفاوت و تاریخ های حل پیش بینی شده متفاوتی هستند.

در سازمان‌های بزرگ، مدیریت حجم و پیچیدگی پرس‌و‌جوهایی که به منابع انسانی می‌رسند، نیازمند داشتن نرم‌افزار مدیریت پرونده منابع انسانی برای اطمینان از ثبات و دقت در حل موارد است. ما مزایای نرم افزار مدیریت پرونده HR را در جدول زیر خلاصه کرده ایم:

بهترین شیوه های مدیریت پرونده منابع انسانی

1. یک نرم افزار مدیریت پرونده منابع انسانی قابل اعتماد انتخاب کنید

انتخاب شما بستگی به نیاز شما دارد. با این حال، چند ویژگی و قابلیت جهانی وجود دارد که باید برای سیستم خود در نظر بگیرید. به دنبال سیستم‌هایی با رابط کاربری آسان، مقیاس‌پذیر، ادغام‌ها و سطوح مختلف دسترسی باشید. این بخش کلیدی از تجربه کارمندان دیجیتال شما است. بهترین راه حل های مدیریت پرونده منابع انسانی کدامند؟ در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید به آنها نگاه کنید:

• ServiceNow – این پلتفرم ممکن است ناامیدی را از بین ببرد و رضایت کارکنان را با خدمات کارآمد و هوشمند بهبود بخشد. خدمات کارآمدی را با ServiceNow HR Service Delivery به کارمندان ارائه می دهد. ممکن است با به حداقل رساندن وظایف تکراری با گردش کار خودکار و مدیریت پرونده، از منابع کمتری برای خدمت به کارکنان بیشتر استفاده کند. این پلتفرم رویدادهای چرخه حیات مانند سوار شدن و خروج از هواپیما را در چندین بخش مدیریت می‌کند. گردش‌های کاری شرکت ServiceNow کارایی را افزایش می‌دهد و دید کاملی را از کل فرآیند فراهم می‌کند.

• HR Acuity – HR Acuity یک پلت فرم فناوری است که به طور خاص برای مدیریت روابط و تحقیقات کارکنان ساخته شده است. سازمان ها می توانند با انجام آسان واقعیت یاب کامل و جامع در مورد اتهامات مربوط به رفتار کارکنان، محل کار بهتری بسازند و خطرات قانونی و مالی را به حداقل برسانند. این پلتفرم شامل ابزارهایی برای مستندسازی ثابت، جستجو و گزارش دهی، و مصاحبه های پس از استخدام و خروج است.

• AdviserPlus – یک راه حل فناوری مبتنی بر ابر که انقلابی در مدیریت فرآیندهای روابط کارکنان برای منابع انسانی، مدیران خط و کارمندان ایجاد می کند. فناوری نوآورانه ای که دسترسی آسان به ابزارهای ER مناسب را در زمان مناسب برای منابع انسانی، مدیران خط و کارمندان فراهم می کند تا از انجام اقدامات لازم با اطمینان، ارائه کارایی، کاهش ریسک و جمع آوری داده ها برای تغذیه بینش عملی پشتیبانی کند.

• Leena AI – این نرم افزار یک دستیار منابع انسانی مجهز به هوش مصنوعی ارائه می دهد که پاسخ های فوری به سوالات کارکنان ارائه می دهد و تجربه کارمندان را بهبود می بخشد. هوش مصنوعی Leena در چندین پلت فرم و کانال های ارتباطی در دسترس است. از رابط کاربری پلت فرم استاندارد برای به حداقل رساندن سردرگمی و بهترین تجربه کاربری استفاده می کند. این ابزار می تواند با چندین کارمند به طور همزمان ارتباط برقرار کند و انتظار بین پرسیدن سوال و دریافت پاسخ را از بین می برد.

• Mihi – Mihi تمام نیازهای جهانی مدیریت سرمایه انسانی (HCM) شما را در یک سیستم برآورده می کند. این یک راه حل منحصر به فرد HCM است که در آن نیروی کار، منابع انسانی، مزایا و الزامات حفظ حریم خصوصی داده های خاص کشور از پیش ساخته شده اند تا شما را با قوانین محلی مطابقت دهد و در عین حال به کارکنان خود یک ابزار سلف سرویس قوی برای مدیریت مرخصی، زمان و حضور و غیاب ارائه دهد. بیشتر ماژول‌های کاربرپسند Mihi مدیریت نیازهای روزمره خود را برای کارمندان آسان می‌کند در حالی که سیستم تمام داده‌های حیاتی را ثبت می‌کند و آن را در اختیار منابع انسانی قرار می‌دهد.

• i Casework – iCasework به تیم منابع انسانی شما اجازه می‌دهد تا به طور موثر پرونده‌های خود را ثبت، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند، و اطمینان حاصل شود که فرآیندها به‌طور مداوم و در مقیاس‌های زمانی انجام می‌شوند. این راه حل همچنین کارمندان و مدیران خط را قادر می سازد تا طیف گسترده ای از درخواست های منابع انسانی، از درخواست های عمومی تا درخواست های بازنشستگی را ثبت و پیگیری کنند. استفاده هوشمندانه از ویژگی‌های سلف‌سرویس راه‌حل از طریق پورتال‌های کارکنان مبتنی بر وب و همچنین دستگاه‌های تلفن همراه باعث افزایش کارایی قابل توجهی می‌شود.

برای استفاده موثر از فناوری در کار خود باید درک خوبی از منابع انسانی دیجیتال داشته باشید. برنامه صدور گواهینامه منابع انسانی دیجیتال AIHR شما را با مهارت های مناسب برای ایجاد تحول منابع انسانی دیجیتال در سازمان خود مجهز می کند.

2. کارکنان خود را به درستی سوار کنید

اگر سیستم مدیریت پرونده منابع انسانی خود را تغییر می‌دهید یا هنگام استخدام کارمندان جدید، باید نیروی کار خود را به اندازه کافی آموزش دهید تا از این سیستم استفاده کنند. اگر این کار را نکنید، کارمندان منابع انسانی را با سؤالات بمباران خواهند کرد. سوالات ممکن است به شخص اشتباهی بروند یا حل نشده باقی بمانند.

نصب مناسب کارمندان را قادر می سازد تا از سیستم برای سلف سرویس، طرح سؤالات/موضوعات استفاده کنند و منابع انسانی را برای ارائه خدمات سفارشی با کیفیت توانمند می سازد.

3. از سطوح مختلف دسترسی اطمینان حاصل کنید

کاربران فقط باید بتوانند آنچه را که واقعاً نیاز دارند ببینند. این به اطمینان از محرمانه بودن و حفاظت از داده ها کمک می کند. متخصصان منابع انسانی نیز باید سطوح مختلف دسترسی داشته باشند. پیچیده ترین موارد باید به طور خودکار به مجرب ترین متخصصان HR ارسال شود.

4. مستندات جامع و دقیق ایجاد کنید

شما باید برای هر یک از موارد به منظور انطباق و شفافیت یک دنباله قابل بازرسی داشته باشید. منابع انسانی باید به طور مداوم اطمینان حاصل کند:

• فرآیندها با مقررات قانونی مانند HIPAA هماهنگ هستند،
• فرآیندها و پاسخ‌ها استاندارد شده‌اند و منجر به درمان متفاوت نمی‌شوند.

5. مسائلی که مکرراً رخ می دهند را شناسایی کنید

وقتی همه پرونده های منابع انسانی خود را در یک مکان دارید، می توانید انواع و فراوانی پرونده ها و تعاملات کارکنان را بررسی کنید. این به شما امکان می‌دهد مشکلات و/یا روندهای بالقوه را شناسایی کنید، که به شما کمک می‌کند تصمیم‌های بهتر و مبتنی بر داده‌ها بگیرید.

به عنوان مثال، اگر به طور مکرر از یک واحد شکایات دریافت می کنید، متخصصان ER ممکن است بخواهند سبک مدیریت و شایستگی مدیران آن واحد را بررسی کنند و حتی می توانند برای جمع آوری اطلاعات بیشتر یک نظرسنجی برای آن واحد انجام دهند.

جمع بندی آن

فرآیند مدیریت پرونده منابع انسانی مستحکم شما را قادر می سازد تا به سرعت مسائل را حل کرده و به سؤالات پاسخ دهید، اما همچنین به سازمان شما کمک می کند که سازگار بماند و بتواند تجربه بهتری برای کارمندان ارائه دهد. این یک سرمایه گذاری با بازدهی مانند حفظ کارمندان و به دست آوردن تجزیه و تحلیل های پیش بینی برای استراتژی است. همچنین بینش ارزشمندی را در مورد گروه‌های کارمندی که ممکن است از تجربه کارمندان خود ناراضی باشند، ارائه می‌کند.