اطمینان از انطباق با منابع انسانی برای قانونی نگه داشتن کسب و کار شما و ایمن نگه داشتن کارکنان شما بسیار مهم است. یک تیم اختصاصی انطباق با منابع انسانی یا یک کارمند منابع انسانی منصوب مسئول نظارت بر قوانین و مقررات مختلف فدرال و ایالتی برای کاهش خطرات قانونی شرکت است. با انجام این کار، منابع انسانی به جلوگیری از بدهی‌های احتمالی، جریمه‌ها و رسوایی‌هایی که به اعتبار کسب‌وکار آسیب می‌زند، کمک می‌کند.
بنابراین، بیایید همه چیزهایی را که باید در مورد پیمایش انطباق با منابع انسانی بدانید، بررسی کنیم.
مطالب
انطباق منابع انسانی چیست؟
نمونه هایی از مسائل مربوط به انطباق منابع انسانی
چرا رعایت منابع انسانی مهم است؟
چگونه از رعایت منابع انسانی اطمینان حاصل می کنید؟
انطباق منابع انسانی چیست؟
انطباق با منابع انسانی فرآیند ایجاد خط مشی ها و رویه هایی است که تضمین می کند سازمان شما از قوانین و مقررات به روز کار و استخدام پیروی می کند. منابع انسانی نه تنها برای همسویی سیاست‌های محل کار با قوانین محلی و فدرال کار می‌کند، بلکه آنها همچنین رویه‌هایی را اجرا می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان از آنها پیروی می‌کنند.
رعایت منابع انسانی برای کسب و کار شما حیاتی است زیرا همه کارفرمایان باید مسئولیت های قانونی خود را انجام دهند. عدم تطابق منجر به جریمه، جریمه یا حتی دعوی قضایی می شود که می تواند برای کسب و کار شما مضر باشد. به عبارت دیگر، رهبران منابع انسانی باید برای حفاظت از سازمان خود، رعایت منابع انسانی را در اولویت قرار دهند.
انواع مختلفی از انطباق در HR وجود دارد. ما به چهار قسمت شیرجه می‌زنیم:
- انطباق قانونی: این انطباق در مورد اجرا و پایبندی به قوانین دولتی در مورد شغل و محل کار است. برای مثال، شرکت شما از نظر قانونی موظف است قوانین مربوط به حداقل دستمزد، شرایط سن کار، و ضد تبعیض را رعایت کند.
- انطباق با مقررات: انطباق با مقررات به طور دوره ای با انطباق قانونی همپوشانی دارد، اما تمایز این است که شرکت شما باید از قوانین یک نهاد نظارتی خاص پیروی کند. به طور کلی، این سازمان های نظارتی به سه طبقه بندی تقسیم می شوند: کمیسیون های نظارتی مستقل مانند کمیسیون تجارت فدرال (FTC)، آژانس های اجرایی مانند آژانس حفاظت از محیط زیست ایالات متحده (EPA) و شرکت های دولتی، مراکز کنترل و پیشگیری از بیماری ها (CDC). یکی از آنها بودن
- انطباق با قرارداد: انطباق با قرارداد دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد باید باشد – انطباق با مقررات و شرایط سازمان شما به آن ملزم است. این می تواند قراردادی بین شرکت شما و سازمان های شریک یا کارمندان شما باشد.
- انطباق با قوانین اتحادیه: برخی از شرکت ها ممکن است با کارگران اتحادیه سروکار داشته باشند، مانند The Screen Actors Guild که بیش از 100 هزار مجری و تکنسین را نمایندگی می کند. در این صورت شرکت شما باید از قوانین وضع شده توسط این اتحادیه ها آگاه بوده و به آنها پایبند باشد.
نمونه هایی از مسائل مربوط به انطباق منابع انسانی
در سازمان هایی با هر اندازه ای، دانستن این نکته ضروری است که باید قوانین کار و مقررات مختلف را رعایت کنید. در غیر این صورت با جریمه، مسائل حقوقی و تبلیغات بد مواجه می شوید. بیایید به جزئیات بیشتر در مورد چالش های انطباق با متخصصان منابع انسانی بپردازیم.
| قوانین دستمزد و ساعت | ایالات متحده چندین قانون دارد که از حقوق کارمندان در مورد دستمزد و ساعات کار محافظت می کند. قوانینی در سطوح فدرال، ایالتی و محلی وجود دارد. آنها همچنین شرایطی را برای چند ساعت کار در روز، حقوق اضافه کاری و حقوق آخر هفته تعیین می کنند.
به عنوان مثال، حداقل دستمزد فدرال ایالات متحده 7.25 دلار در ساعت است، اما حداقل دستمزد برای ایالت اورگان 13.50 دلار در ساعت است، در حالی که پرجمعیت ترین شهر این ایالت، پورتلند، 14.75 دلار در ساعت است (از ژوئیه 2022). به خصوص اگر کسب و کار شما در چندین شهر و ایالت فعالیت می کند یا کارگران راه دور دارید، باید این قوانین را درک کرده و از آن پیروی کنید. |
| قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA) | همانطور که از نام آن پیداست، FMLA به کارمندان واجد شرایط ایالات متحده اجازه می دهد تا به دلایل خانوادگی و/یا پزشکی از مرخصی بدون حقوق محافظت شده از شغل استفاده کنند. به عبارت ساده، کارمند شما حق دارد بدون ترس از مرخصی برای برخی شرایط خانوادگی یا پزشکی مرخصی بدون حقوق بگیرد. به عنوان مثال می توان به تولد فرزند، مراقبت از والدین، فرزند یا همسری اشاره کرد که وضعیت سلامتی شدیدی دارند، یا زمانی که کارمند خودش بیمار است و دیگر نمی تواند کار کند. |
| ایمنی محل کار | ایمنی محل کار مطابق با مقررات سازمان مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA) در نظر گرفته می شود. بسته به اینکه سازمان شما چه کاری برای یک کسب و کار انجام می دهد، استانداردهای صنعتی مختلفی برای پیروی خواهید داشت.
به عنوان مثال، کارگران ساختمانی دائماً در معرض محیط‌های خطرناک قرار می‌گیرند که ممکن است توسط تجهیزات سنگین ساختمانی، ماشین‌آلات بدون محافظ یا در معرض گرد و غبار سیلیس و آزبست قرار بگیرند. در مقابل، کارکنان مراقبت های بهداشتی مجموعه ای کاملا متفاوت از خطرات، مانند قرار گرفتن در معرض ویروس ها و باکتری ها، مسمومیت احتمالی شیمیایی و دارویی، مواد رادیواکتیو، و خطرات اشعه ایکس را دارند. می توانید با جستجو در سیستم طبقه بندی صنعت آمریکای شمالی (NAICS) در مورد الزامات ایمنی محل کار شرکت خود اطلاعات بیشتری کسب کنید. |
| قوانین اتحادیه | همانطور که قبلا ذکر شد، مشاغل باید هنگام کار با اعضای اتحادیه از قوانین اتحادیه آگاه باشند. نمونه دیگری از اتحادیه قوی انجمن خدمه پرواز – CWA (AFA-CWA) است. این سازمان به اعضای خود کمک می کند تا از طریق سازماندهی، چانه زنی و اقدامات سیاسی، غرامت عادلانه، امنیت شغلی، حفاظت از ارشدیت و کیفیت زندگی را بهبود بخشند و در عین حال به عنوان صدای پیشرو برای کابین هواپیمای ایمن، سالم و ایمن برای مسافران و خدمه به طور یکسان عمل می کنند. ”
شرکت های هواپیمایی باید از قوانین اتحادیه در مورد ساعات کار، حقوق و ایمنی و سایر موارد پیروی کنند. |
| قوانین مهاجرت | در هنگام استخدام کارمند یا پذیرش دانشجو از خارج، هم تجارت و هم آموزش عالی باید قوانین مهاجرت را رعایت کنند. قانونی که سیاست های مهاجرتی ایالات متحده را مدیریت می کند، قانون مهاجرت و ملیت (INA) است. این قانون به ایالات متحده اجازه می دهد تا سالانه مقدار مشخصی ویزاهای دائمی را در دسته های مختلف ویزا ارائه دهد.
وزارت امنیت داخلی (DHS) سازمان اصلی مسئول اجرای قوانین مهاجرت ایالات متحده است، اما بسیاری از آژانس های دیگر از آن حمایت می کنند. |
| طبقه بندی کارکنان | به منظور مقابله با بازار استعداد فعلی، بسیاری از شرکت ها نقش خود را به روی طیف متنوعی از کارگران، مانند کارمندان دورکار یا ترکیبی، کارکنان پاره وقت و پیمانکاران مستقل باز کردند. در این مورد، شرکت شما باید بداند که کدام کارمندان واجد شرایط دریافت کدام مزایا هستند و دستمزد آنها باید بر اساس ساعات کار و محل کار چقدر باشد.
به یاد داشته باشید که اگر افراد را در چندین مکان استخدام می کنید، قوانین استخدام ایالتی و محلی را بررسی کنید. |
| امنیت داده ها | این نوع انطباق به این موضوع اشاره دارد که چگونه شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی داده‌ها را محافظت، محرمانه و ایمن نگه می‌دارند. به طور کلی، این به داده های مصرف کننده مربوط می شود، اما داده های کارکنان و سوابق مالی را نیز پوشش می دهد.
به عنوان مثال قانون حفظ حریم خصوصی مصرف کنندگان کالیفرنیا (CCPA) است که به طور خاص برای شرکت هایی با درآمد 25 میلیون دلار یا بالاتر اعمال می شود. طبق این قانون، ساکنان کالیفرنیا این حق قانونی را دارند که بدانند یک شرکت چه اطلاعاتی را در مورد آنها ذخیره کرده است و چه اطلاعاتی با اشخاص ثالث به اشتراک گذاشته شده است. |
چرا رعایت منابع انسانی مهم است؟
- اجتناب از جریمه ها و مشکلات قانونی – سازمان شما می تواند در هر لحظه تحت ممیزی خارجی قرار گیرد. هدف ممیزی انطباق خارجی بررسی نحوه پایبندی سازمان شما به دستورالعمل های نظارتی در طول ممیزی است. رعایت قوانین و مقررات مختلف که در مورد کسب و کار شما اعمال می شود به شما کمک می کند تا از مشکلات قانونی جلوگیری کنید و در پول کسب و کار خود صرفه جویی کنید.
- حفظ شهرت شرکت – موارد عدم رعایت اغلب در رسانه ها مورد بحث قرار می گیرد، مانند طبقه بندی نادرست کارکنان یا عدم ایمنی در محل کار، که می تواند به اعتبار شما به عنوان یک کارفرما و به عنوان یک شرکت آسیب برساند. این امر بر استخدام، تلاش های حفظ و اعتماد مصرف کننده شما تأثیر می گذارد.
- ساختن یک محل کار عالی – رعایت منابع انسانی برای ساختن محیط کاری کلیدی است که در آن کارکنان شما احساس امنیت کنند و بتوانند شما را به عنوان یک کارفرمای قابل اعتماد ببینند.
چگونه از رعایت منابع انسانی اطمینان حاصل می کنید؟
پیروی از بهترین شیوه های انطباق منابع انسانی به شما کمک می کند مطمئن شوید که سازمان شما برای موفقیت بلندمدت تنظیم شده است.
1. تعهدات مربوط به انطباق را که برای شما اعمال می شود پیگیری کنید
قوانین و مقرراتی که باید از آنها پیروی کنید به عواملی مانند مکان، محل فعالیت، صنعت و اندازه کسب و کار شما بستگی دارد.
فهرستی از تعهدات انطباق و قوانین قابل اجرا به راحتی در دسترس تهیه کنید. انواع مختلفی از مسائل مربوط به انطباق را که در بالا بیان کردیم، مانند قوانین دستمزد و مقررات ایمنی محل کار، به خاطر داشته باشید.
برای کمک به شما در این زمینه، می توانید نرم افزار انطباق را برای پیگیری الزامات نظارتی پیاده سازی کنید. برخی از نمونه ها Donesafe و Libryo هستند.
2. مسئولیت های انطباق را در بخش منابع انسانی تقسیم کنید
اعضای تیم منابع انسانی شما باید نقش خود را در تضمین انطباق با منابع انسانی به وضوح درک کنند. به منظور سازماندهی زمان خود، به سؤالات زیر فکر کنید: آیا این یک مسئولیت مشترک بین چندین عضو تیم است یا یک نفر را منصوب می‌کنید که مسئول رعایت مقررات باشد؟ اگر چنین است، آیا این فرد دانش و مهارت لازم را دارد؟ اگر نه، چگونه می توانند آنها را توسعه دهند؟
بسته به نیازتان، حتی ممکن است تصمیم بگیرید که یک افسر/مدیر/تیم اختصاصی انطباق منابع انسانی را در مشاغل بزرگ استخدام کنید یا از یک شرکت مشاوره کمک بگیرید. همچنین ممکن است به پشتیبانی قانونی نیاز داشته باشید. بنابراین، ممکن است مجبور شوید یک تیم متقابل برای حمایت از انطباق در سازمان خود ایجاد کنید.
3. از تغییرات قانونی به روز باشید
مراقب تغییرات قوانین و مقرراتی باشید که در مورد کسب و کار شما اعمال می شود. تغییرات اغلب در ابتدای سال اتفاق می افتد.
اشتراک در خبرنامه HR Dive’s Compliance یا دنبال کردن بخش منابع انسانی در بینش های انطباق شرکتی مکان های بسیار خوبی برای شروع است. این برای متخصصان منابع انسانی به طور کلی مفید است، اما به ویژه برای کسانی که در سازمان خود مسئول انطباق هستند.
4. به طور منظم خط مشی های منابع انسانی خود را بررسی کنید
ممیزی های منابع انسانی را به طور منظم انجام دهید تا ببینید آیا خط مشی های منابع انسانی شما مانند خط مشی مرخصی، سیاست عدم تبعیض و خط مشی جبران منطبق است یا خیر. برای به روز رسانی خط مشی های خود وقت بگذارید.
علاوه بر این، شما همچنین می توانید کارکنان خود را با آموزش رعایت منابع انسانی آموزش دهید. به عنوان مثال می توان به آموزش استانداردهای کار منصفانه ACT (FLSA)، آموزش انطباق مصاحبه برای مدیران استخدام و مصاحبه کنندگان جدید، و آموزش برنامه های اقدام مثبت اشاره کرد.
5. در اعمال سیاست های خود ثابت قدم باشید
شما باید در انجام تحقیقات منابع انسانی، اعمال خط مشی اقدامات انضباطی خود، دسترسی به FMLA و سایر فرآیندها ثابت قدم باشید. در غیر این صورت، ممکن است فرصت هایی را برای عدم انطباق و مسائل قانونی باز کند.
شما می توانید با تشریح مراحل فرآیندها به صورت مکتوب، نگهداری اسناد مناسب و آموزش مدیران در مورد نحوه عملکرد این فرآیندها، به ثبات دست پیدا کنید.
6. از فناوری منابع انسانی استفاده کنید
اول از همه، بررسی کنید که آیا فناوری منابع انسانی شما مطابق با قوانین حفظ حریم خصوصی یا GDPR است، اگر در اروپا فعالیت می کنید. علاوه بر این، بسیاری از ابزارهای منابع انسانی دارای ماژول‌های انطباق هستند که به اطمینان از انطباق آسان‌تر کمک می‌کنند. نمونه هایی از این پلتفرم ها عبارتند از BerniePortal Compliance، SAI 360 و IntelliHR.
7. یک چک لیست انطباق منابع انسانی ایجاد کنید
چک لیست انطباق منابع انسانی به شما کمک می کند چیزی را فراموش نکنید. شما می توانید یک چک لیست انطباق برای استخدام کارکنان جدید و یک چک لیست کلی تر برای انطباق سازمانی ایجاد کنید. در زیر می توانید یک چک لیست عمومی بیابید – مطمئن شوید که لیست خود را با کسب و کار خود تطبیق دهید:
استخدام و مصاحبه
- اطمینان حاصل کنید که از قوانین قانونی در مورد استخدام و مصاحبه پیروی می کنید. این به معنای دانستن قوانین مربوط به قانون آمریکایی های دارای معلولیت و قانون اشتغال عادلانه و مسکن است. به یاد داشته باشید، شما باید از قوانین ایالتی و محلی پیروی کنید.
- به عنوان مثال، شهر نیویورک اکنون از شما می خواهد که حقوق را به آگهی استخدام اضافه کنید. همچنین مجاز به پرسیدن سؤالات خاص در مصاحبه که ممکن است منجر به سوگیری شود، ندارید. مطمئن شوید که تیم شما در این زمینه آموزش دیده است تا از تبعیض و مسائل قانونی جلوگیری شود.
فرآیند استخدام
- هنگامی که یک استخدام جدید دارید، مطمئن شوید که یک چک لیست اختصاص داده شده به بررسی نامه های پیشنهادی، قراردادها و اسناد استخدام جدید دارید. همچنین، مطمئن شوید که ابزارهایی که برای ذخیره فایل‌ها و اطلاعات کارمندان استفاده می‌کنید، با قوانین مربوط به حفاظت از داده‌های منطقه شما مطابقت دارند.
سیاست های شرکت
- قوانین به سرعت تغییر می کنند و تیم شما باید از زمان وقوع تغییرات آگاه باشد. چک لیست خط مشی شرکت شما باید شامل سیاست‌های حقوق و مزایای کارکنان، مرخصی خانوادگی و پزشکی، مزایای بیمه درمانی، مرخصی والدین، مزایای از کارافتادگی، و همچنین COBRA و مزایای بیکاری باشد.
کتابچه راهنمای کارمند
- کتابچه راهنمای کارمند شما ابزار ارزشمندی هم برای کارفرما و هم برای کارمند است. در کتابچه راهنما، می توانید راهنمایی و اطلاعاتی در مورد سیاست ها، رویه ها و مزایای کسب و کار ارائه دهید. در مورد انطباق، بخش هایی که باید اضافه کنید عبارتند از:
- سیاست‌های فرصت‌های شغلی برابر،
- ایمنی در محل کار،
- آیین نامه رفتار،
- زمان کار،
- اقدامات انضباطی در محل کار،
- و سیاست های عدم تبعیض، به نام چند.
- شما باید کتابچه راهنمای کارکنان خود را به طور منظم مرور و به روز کنید.
آموزش مدیریت
مدیران شما یکی از مهم‌ترین دارایی‌های شما در مورد رعایت قوانین هستند. اطمینان حاصل کنید که آموزش انطباق با منابع انسانی مدیریت را با تمرکز بر زمینه های زیر ارائه می دهید:
- بررسی عملکرد
- مدیریت کارمندان دشوار
- اخراج کارمند
- آموزش در زمینه تنوع، قوانین ضد تبعیض، و ضد آزار و اذیت
بدون پرداختن به جزئیات بیشتر، برخی چک لیست های دیگر که به طور خاص برای تیم خود در ایالات متحده ایجاد می شود عبارتند از: اقدام مثبت، کمیسیون فرصت های شغلی برابر، چک لیست کهنه سربازان، و فرم های I-9.
به تو
رعایت منابع انسانی فقط یک موضوع اداری نیست. درعوض، به شما کمک می‌کند شهرت یک شرکت خوب را به عنوان یک کسب‌وکار قوی حفظ کنید و محیطی شفاف، منصفانه و امن برای کارگران خود بسازید. علاوه بر این، ایجاد یک چک لیست انطباق منابع انسانی می تواند به ساده سازی فرآیند کمک کند و از مواجهه شرکت با شکایت های قضایی جلوگیری کند.
دیدگاهتان را بنویسید