بخش منابع انسانی اول: چگونه موفق شویم

تنها کارمند منابع انسانی در یک شرکت بودن، هم دلهره آور و هم هیجان انگیز است. این تجربه ای است که می تواند رشد شما را به عنوان یک متخصص منابع انسانی سرعت بخشد. شما باید مدبر، چابک، در دسترس، استراتژیک و تاکتیکی باشید. اگر ساختاری از قبل ایجاد شده را به ارث می‌برید، تجربه ممکن است کمتر چالش برانگیز باشد.

با این حال، اگر از شما انتظار می رود که بخش منابع انسانی را از پایه بسازید، برای موفقیت باید از بانک شایستگی های منابع انسانی و مهارت های سازمانی و بین فردی خود خارج شوید. این مقاله در درجه اول بر این تمرکز دارد که چگونه می توانید نه تنها زنده بمانید بلکه به عنوان یک بخش منابع انسانی نیز پیشرفت کنید.

مطالب
چه چیزی نیاز به یک متخصص منابع انسانی را تشدید می کند؟
بخش منابع انسانی یک چیست؟
ایجاد یک بخش منابع انسانی موفق

چه چیزی نیاز به یک متخصص منابع انسانی را تشدید می کند؟

همانطور که بسیاری از کسب و کارهای کوچک رشد می کنند و مقیاس می شوند، به اهمیت داشتن یک متخصص منابع انسانی برای حمایت از سازمان پی می برند. در ایالات متحده، یک عدد نقطه عطف معمولی از کارمندان در رشد یک کسب و کار کوچک، تعداد کارمندان بیش از 50 نفر است. در آستانه 50+ کارمند، مشاغل کوچک در ایالات متحده باید با قوانین و مقررات استخدامی زیر مطابقت داشته باشند:

• قانون مرخصی پزشکی خانوادگی (FMLA) – این قانون کارفرمایان را ملزم می کند تا حداکثر 12 هفته مرخصی (بدون حقوق) را به کارمندان خود ارائه دهند. مرخصی باید پیگیری شود و مشاغل کوچک باید الزامات خاص را رعایت کنند.
• انطباق با قانون مراقبت مقرون به صرفه (ACA) – کسب و کارهای کوچک با بیش از 50 کارمند تمام وقت به اضافه “معادل تمام وقت” تحت قانون مراقبت مقرون به صرفه به “کارفرمایان بزرگ قابل اجرا” (ALE’s) تبدیل می شوند. در نتیجه، آنها باید پوشش مراقبت های بهداشتی مقرون به صرفه و سازگار را به کارکنان واجد شرایط ارائه دهند. علاوه بر این، آنها باید آن پیشنهادات پوشش را به صورت سالانه در فرم 1095-C به کارمند و در فرم 1094-C به IRS گزارش دهند.
• گزارش فرم 5500 – کسب و کارهای دارای طرح هایی که مشمول ERISA هستند باید فرم سالانه 5500 را تکمیل کنند.
• اقدام مثبت – کسب و کارهای کوچک با بیش از 50 کارمند و دارای قراردادهای دولتی بیش از 50000 دلار باید برای اطمینان از ایجاد فرصت های شغلی برابر، طرح ویژه ای را اجرا کنند.
• گزارش EEO-1 – مشاغل با 100+ کارمند ملزم به ارائه گزارش سالانه EEO-1 هستند. با این حال، اگر تجارت حداقل 10000 دلار در قراردادهای فدرال داشته باشد، این آستانه به 50+ کارمند کاهش می یابد.

مطابقت ممکن است قانع‌کننده‌ترین دلیل برای استخدام یک متخصص منابع انسانی باشد. با این حال، با رشد سازمان‌ها، کارمندانی که شایستگی‌های کسب درآمد تخصصی دارند، باید بر استفاده از این شایستگی‌ها برای گسترش کسب‌وکار و افزایش رشد درآمد تمرکز کنند. آنها نباید توسط برخی از عملکردهای منابع انسانی که ممکن است قبلاً انجام داده اند پرت شوند یا تحت فشار قرار گیرند.

بخش منابع انسانی یک چیست؟

یک بخش منابع انسانی به سادگی به این معنی است که یک متخصص منابع انسانی تمام وظایف منابع انسانی را انجام می دهد. این توابع عبارتند از:

• برنامه ریزی نیروی کار
• استعدادیابی و جذب
• مدیریت عملکرد
• روابط کارکنان
• غرامت و مزایا
• یادگیری و توسعه

بسته به نیازهای سازمان، آنها ممکن است از متخصص منابع انسانی بخواهند که عمدتاً پشتیبانی تاکتیکی را ارائه دهد. بنابراین، نقش در درجه اول اداری خواهد بود. این شامل طیف وسیعی از وظایف اداری مانند مدیریت سوابق کارمندان، تهیه پیش نویس قراردادها و استخدام کارمندان جدید از نظر مدارک است.

سازمان‌های دیگر ممکن است به یک متخصص ارشد منابع انسانی بخواهند که هم جهت استراتژیک و هم پشتیبانی تاکتیکی را ارائه دهد. تفاوت بین پشتیبانی استراتژیک و تاکتیکی در سالها تجربه و تا حدودی صلاحیت و اعتبار است. با این حال، وجه مشترک هر دو، داشتن تجربه عمومی، درک و دانش منابع انسانی است.

برخی از عناوین برای یک فرد در این نقش ممکن است HR Generalist، HR Officer، HR Business Partner، People Partner باشد. اگر فرد ارشدتر باشد، عنوان آنها ممکن است مدیر منابع انسانی، کارشناس ارشد منابع انسانی، رئیس منابع انسانی، رهبر منابع انسانی، شریک تجاری ارشد منابع انسانی، افراد مدیر ارشد، مدیر منابع انسانی، یا معاون منابع انسانی باشد.

این نقش ممکن است به مدیر عملیاتی، معاون مالی، رئیس امور مالی، رئیس عملیات، مدیر ارشد مالی، رئیس جمهور یا حتی مدیر اجرایی گزارش شود. همه چیز به ساختار سازمانی و اینکه چگونه رهبری نقش را در حال تکامل با رشد سازمان تصور می کند بستگی دارد.

چگونه به عنوان یک بخش منابع انسانی یک نفره موفق می شوید؟

در حالی که اینها اجزای متمایز هستند، اما در یک شکل خطی با یکدیگر تعامل ندارند. بسیاری از عناصر به طور همزمان و موازی با یکدیگر کار می کنند تا با موفقیت یک بخش منابع انسانی را توسعه دهند و رهبری کنند. اجزاء عبارتند از:

1. کشف کردن

یک تور شنیداری برای درک کسب و کار و استراتژی و آشنایی با وضعیت فعلی منابع انسانی در سازمان خود برگزار کنید.

درک وضعیت فعلی منابع انسانی شامل ارزیابی سیستم‌هایی است که وجود دارند، تا چه حد می‌توانند با کسب‌وکار مقیاس شوند و چه چیزی باید توسعه دهند. ممکن است شامل انجام ممیزی انطباق برای تعیین شکاف ها باشد.

شما همچنین باید کسب و کار را بشناسید – سازمان خود، محصول(های) آن، مخاطبان هدف و صنعت. به این ترتیب، می توانید به اهداف، فعالیت ها و اولویت های منابع انسانی خود به صورت استراتژیک فکر کنید.

2. ایجاد روابط

• جلسات با رهبری، مدیریت و کارکنان را به عنوان گروه های جداگانه برنامه ریزی کنید. شما می توانید با ایجاد فضای امن برای پاسخ به سوالات کارکنان، گوش دادن به نگرانی های آنها و پرسیدن سوالات بعدی، چیزهای زیادی بیاموزید. به این ترتیب، موقعیت خود را به عنوان یک متخصص منابع انسانی قابل اعتماد تقویت می کنید.
• به هر جلسه به عنوان فرصتی برای شناختن دیگران و به اشتراک گذاشتن شخصیت خود نگاه کنید. منابع انسانی به عنوان یک کارکرد زمانی قوی تر می شود که هم رهبران و هم کارمندان رابطه ای مطمئن و حرفه ای با منابع انسانی داشته باشند.
• با شکست ها یا شخصیت های چالش برانگیز ناامید نشوید. حرفه ای، محترمانه و متعهد بمانید.

3. راهبردی کردن

از بینش‌های تور شنیداری و ممیزی‌ها برای شفاف‌سازی چشم‌انداز منابع انسانی و بهترین چارچوب عملیاتی برای تسهیل اولویت‌های منابع انسانی استفاده کنید. اولویت های منابع انسانی باید با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ باشد.

1. اگر کسب و کار به سرعت در حال رشد است، ممکن است لازم باشد استخدام را در اولویت قرار دهید.
2. تعیین کنید که آیا خودکار کردن فرآیندهای خاص باعث بهبود کارایی می شود یا خیر. ارائه دهندگان خدمات بالقوه را شناسایی کرده و با آنها تماس بگیرید.
3. تعیین کنید چه چیزی می توانید برون سپاری کنید. به عنوان مثال، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا، یا مدیریت طرح 401(k). یک تجزیه و تحلیل هزینه و فایده انجام دهید تا مطمئن شوید که آیا پردازش یا مدیریت داخلی آن بهتر است یا خیر.
4. از منابع موجود استفاده کنید. به عنوان مثال، سایر کارمندان ممکن است بتوانند در مصاحبه با نامزدها یا فعالیت های تحقیق و توسعه مانند ناهار و یادگیری یا راهنمایی کمک کنند.
5. روی مدیریت زمان خود کار کنید. تنظیم بازه‌های زمانی مشخص برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و پیام‌ها به شما کمک می‌کند از حواس‌پرتی در بخش‌های دیگر روزتان جلوگیری کنید. از مسدود کردن تقویم خود و برنامه ریزی همه چیز نترسید.
6. اگر رهبری فاقد تجربه در کارکرد منابع انسانی باشد، این ممکن است منجر به تعیین چارچوب های زمانی غیرواقعی برای تکمیل یک پروژه یا چندین پروژه به طور همزمان شود. چارچوب های زمانی واقع بینانه برای تکمیل پروژه ها را با رهبری ارتباط برقرار کنید .
7. زمانی که پروژه ها می توانند به طور موثر ارائه شوند، به صورت حرفه ای با رهبری مذاکره کنید .

4. طراحی و تولید

شروع به توسعه استراتژی های عملکردی منابع انسانی، طراحی ابزارها، الگوها و چک لیست ها، پیاده سازی سیستم ها و نوشتن و به روز رسانی خط مشی ها کنید.

1. از فناوری استفاده کنید – این ممکن است در وقت شما صرفه جویی کند. اگرچه سازمان شما ممکن است بودجه زیادی نداشته باشد، راه حل هایی وجود دارد که هزینه زیادی ندارند اما در کمک به سازماندهی شما موثر هستند. به عنوان مثال، یک سیستم ردیابی متقاضی، امضای اسناد آنلاین و آموزش آنلاین انطباق حیاتی (پیشگیری از آزار). انجام تحقیق و مقایسه چندین گزینه بسیار مهم است. اگرچه ممکن است در ابتدا زمان بر باشد، اما در آینده نتیجه خواهد داد.
2. کتابچه راهنمای کارمند و دستورالعمل‌های رویه‌ای – مستندسازی خط‌مشی‌ها، دستورالعمل‌ها و فرآیندهای شرکت به شما کمک می‌کند کارآمدتر باشید و همچنین کمک می‌کند تا به راحتی با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید. همچنین تضمین می کند که سازمان شما مطابقت دارد.
3. پوسترهای کار، I9s و بایگانی – اینها برخی از میوه های کم آویزان و برنده های سریع هستند که باید از آنها استفاده کنید. مطمئن شوید که پوسترهای زایمان به روز و قابل مشاهده هستند. همچنین مطمئن شوید که فایل های I9 و کارمندان مرتب هستند.

5. آموزش دادن

• به طور مداوم خود را آموزش دهید – پیدا کردن زمان برای یادگیری با تمام مسئولیت هایی که دارید ممکن است چالش برانگیز باشد. با این حال، برای شما بسیار مهم است که از آنچه در دنیای منابع انسانی در حال رخ دادن است بمانید تا به شرکت خود کمک کنید تا مطابقت داشته باشد و به رشد آن کمک کند. به عنوان مثال، شبکه سازی با همتایان منابع انسانی، جلسات HR، یا دریافت گواهینامه در حوزه منابع انسانی مورد علاقه شما.

• آموزش سازمان – ممکن است تعجب کنید اگر بدانید که برخی از مدیران و کارکنان عمومی در مورد حرفه و عملکرد منابع انسانی اطلاعات زیادی ندارند. رهبران و کارکنان ممکن است از قوانین حاکم بر چرخه استخدام کارکنان یا زمانی که کارکنان باید مستقیماً به منابع انسانی مراجعه کنند، بی اطلاع باشند. برای آموزش سازمان در مورد اینکه منابع انسانی چیست، چه کاری انجام می‌دهید، چه انتظاراتی دارید و چه زمانی و چگونه کارکنان باید با شما تعامل داشته باشند، وقت بگذارید. این شامل آموزش آنها به موارد زیر است:
  • زمانی که آنها باید ابتدا به سرپرست خود در مقابل منابع انسانی مراجعه کنند، تفاوت قائل شوید.
  • زمانی که باید سعی کنید یک موضوع را با یک همتا در مقابل مشارکت منابع انسانی حل کنید، متمایز کنید
  • شناسایی زمان درگیر کردن منابع انسانی:
    • ادعاهای تبعیض، آزار و اذیت یا تلافی
    • سوالات مربوط به قانون مرخصی پزشکی خانواده
    • درخواست اقامت
    • ارتباطات از EEOC
    • تهدیدهای بالقوه خشونت برای دیگران یا خودشان

6. بودجه بندی

هنگامی که همه چیز باید انجام شود، مهم است که بودجه را درک کنید و در درون آن کار کنید تا تأثیری ایجاد کنید که به طور استراتژیک سازمان را به جلو می برد. در حالی که ممکن است شخصاً مسئول بودجه نباشید، باید وضوح و تأیید رهبری را در مورد میزان هزینه و اولویت های بودجه منابع انسانی دریافت کنید.

7. ارزیابی و تنظیم مجدد

استراتژی ها، ابزارها، الگوها و سیاست های محل کار را به ذینفعان کلیدی ارائه دهید تا بازخورد دریافت کنید.

• دفترچه راهنمای کارمند
• آموزش های مدیریت عملکرد
• الگوهای شرح شغل
• نسخه ی نمایشی در سیستم های ATS

قبل از رسمی‌سازی و راه‌اندازی، از بازخورد برای اصلاح و تنظیم استفاده کنید.

به تو

به عنوان یک متخصص منابع انسانی منفرد، می توانید یک دارایی باورنکردنی برای سازمان خود باشید، حتی اگر یک تیم منابع انسانی برای حمایت از شما نداشته باشید. با اولویت‌بندی خوب و تمرکز بر روی مهم‌ترین چیزها، می‌توانید از زمان محدود خود نهایت استفاده را ببرید و با ایجاد یک محیط کاری سازنده برای تیم خود، به طور حرفه‌ای و مؤثر به امور منابع انسانی در سازمان رسیدگی کنید.