ترک شغل: تعریف و نحوه پیشگیری از آن [راهنمای عملی]

وقتی یک کارمند بدون هشدار ناپدید می شود، تیم او و سازمان عواقب آن را احساس می کنند. رها شدن شغل باعث ایجاد عدم اطمینان می شود و بر بهره وری تأثیر می گذارد، زمانی که دیگران باید برای پر کردن خلاء به طور نامحدود تلاش کنند. منابع انسانی باید در رأس مسئله رها شدن از کار باشد تا از این نوع وقفه در جریان کار جلوگیری کند.

در این مقاله مروری بر ترک شغل، چرایی وقوع آن، راه های پیشگیری از آن و نحوه ایجاد یک سیاست ترک شغل موثر ارائه می دهیم.

مطالب
ترک شغل چیست؟
ترک شغل چیست؟
عواقب ترک شغل
دلایل رایج ترک شغل
6 جنبه کلیدی سیاست ترک شغل
بهترین روش ها برای جلوگیری از ترک شغل
نامه های ترک شغل
سوالات متداول

ترک شغل چیست؟

ترک شغل زمانی است که یک کارمند برای تعداد مشخصی از روزها یا شیفت های متوالی بدون ذکر تاریخ بازگشت یا اعلام استعفا سر کار نمی آید.

این موقعیت‌های عدم تماس مداوم، عدم حضور عموماً یک استعفای داوطلبانه در نظر گرفته می‌شود، حتی اگر کارمند رسماً قصد ترک کار را اعلام نکرده باشد.

رها کردن شغل با غیبت متفاوت است، حتی اگر هر دوی آن‌ها از زمان برنامه‌ریزی‌شده خارج شوند. غیبت زمانی است که کارمندان کار خود را از دست می دهند اما بازمی گردند. موقعیت های ترک شغل شامل کارمندانی می شود که قصد بازگشت به کار را ندارند.

ترک شغل چیست؟

هیچ توصیف جهانی از آنچه که ترک شغل است وجود ندارد. هر سازمانی باید تعریف کند که غیبت چه چیزی را به ترک شغل تبدیل می کند و خط مشی خود را تدوین کند.

با این وجود، برخی نشانه های کلی وجود دارد که نشان می دهد یک کارمند موقعیت خود را رها کرده است. این موارد عبارتند از:

• کارمند بدون توضیح برای چندین (اغلب سه) روز یا شیفت متوالی حضور ندارد.
• کارمند به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها یا سایر اشکال ارتباطی در عرض 72 ساعت پس از تماس پاسخ نمی‌دهد.
• کارمند وسایل شخصی خود را از محل کار خود خارج کرده است.

عواقب ترک شغل

همه غیبت های کاری هزینه و زمان زیادی دارد زیرا با عملیات روزانه تداخل دارند. با این حال، شرایط ترک شغل به دلیل ابهام در مورد بازگشت کارمند، این موضوع را پیچیده تر می کند.

پیامدهای ترک شغل شامل موارد زیر است:

• اختلال در عملیات : کارمندی که حضور ندارد شما را کوتاه می‌کند و بر نحوه انجام کار و خدمات رسانی به مشتریان تأثیر می‌گذارد. مدیران همچنین باید زمانی را از مسئولیت های معمول خود برای مقابله با تنظیم و توزیع حجم کار دور کنند.
• از دست دادن بهره وری : تولید خروجی مورد انتظار زمانی چالش برانگیز است که وظایف به تأخیر می افتند یا تخصیص مجدد می یابند. بر اساس یک نظرسنجی در مورد تأثیر مالی غیبت کارکنان، غیبت های بدون برنامه با میانگین 36.6 درصد بیشترین کاهش متوسط بهره وری را دارند. مجبور به استخدام افراد جایگزین نیز بر بهره وری تأثیر می گذارد تا زمانی که آنها به سرعت بالا بروند.
• هزینه‌های جایگزینی کارمند : هزینه‌های مربوط به پر کردن جای خالی برای مدت زمان نامشخصی در هنگام بررسی وضعیت ترک شغل وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است پرداخت اضافه کاری یا پرداخت حق بیمه برای تماس های برگشتی وجود داشته باشد. علاوه بر این، کسب و کار باید منابعی را برای استخدام برای پر کردن موقعیت باز سرمایه گذاری کند. یک مطالعه گالوپ در مورد هزینه گردش داوطلبانه برای مشاغل ایالات متحده نشان داد که جایگزینی آنها می تواند از نصف تا دو برابر حقوق یک کارمند هزینه داشته باشد.
• کاهش روحیه کارکنان : خروج غیرمنتظره کارکنان فشار بیشتری بر مدیران و بقیه اعضای تیم وارد می کند. همکاران از پوشش دادن به کارمند غایب ناراضی خواهند بود و در مورد عواملی که باعث ترک کار شده است، از جمله اینکه چگونه محیط کار ممکن است نقش داشته باشد، حدس می زنند. این یک جو منفی را ترویج می کند که به کاهش روحیه کمک می کند.
• مسائل حقوقی احتمالی – در حالی که هیچ قانون خاصی برای ترک شغل وجود ندارد، ممکن است هنوز ملاحظات قانونی وجود داشته باشد. اگر قرارداد کاری با کارمند غایب وجود دارد، باید به این موضوع رسیدگی کنید. همچنین، اگر این وضعیت مستلزم دلایل پزشکی باشد، می‌توانید مقررات مرتبطی برای رعایت حقوق کارمندان مانند FMLA یا ADA در ایالات متحده داشته باشید.

به همه این دلایل، متخصصان منابع انسانی باید موضوع ترک شغل در محل کار را درک کرده و با آن مقابله کنند.

دلایل رایج ترک شغل

گرچه در صنایع با گردش مالی زیاد رایج تر است، اما ترک شغل می تواند در هر نوع سازمانی و به دلایل مختلف رخ دهد. اغلب به کارمندی نسبت داده می شود که هیچ تعهد یا وفاداری به کارفرما احساس نمی کند و فاقد مهارت های ارتباطی قوی است.

گاهی اوقات افراد یک یا دو شیفت کار می کنند و دیگر برنمی گردند. موارد دیگر شامل عدم بازگشت کارمندان پس از اتمام مرخصی استحقاقی است.

توضیحات رایج در مورد اینکه چرا افراد کارفرمای خود را شبح می کنند شامل موارد زیر است:

• یافتن شغل مطلوب و ناتوانی در انتقال تصمیم خود.
• دوست نداشتن یا تقلا برای انجام کار و گرفتن یک راه سریع.
• احساس ناراحتی یا خجالت از بحث درباره دلیل ترک کردنشان.
• عدم درک گزینه های موجود برای مرخصی پزشکی/شخصی/خانوادگی.

مواقعی وجود دارد که کارمندان با بحران های طاقت فرسایی مواجه می شوند که مانع از تماس آنها با کارفرما می شود. به عنوان مثال، اگر آنها یک اورژانس پزشکی یا خانوادگی یا یک بلای طبیعی را تجربه کنند. این شرایط قبل از طبقه‌بندی آن‌ها به عنوان ترک شغل نیاز به بررسی مورد به مورد دارد.

6 جنبه کلیدی سیاست ترک شغل

یک سیاست رسمی ترک شغل، مدیریت این شرایط را ساده تر و سازگارتر می کند. اگر منابع انسانی و مدیران مراحلی را برای پیگیری در زمانی که یک کارمند حضور ندارد، داشته باشند، می توانند فورا به مشکل رسیدگی کنند. شک و حدس زدن را در مورد چگونگی ادامه در این شرایط از بین می برد و زمان تلف شده برای داشتن یک موقعیت برای یک کارمند فراری را کاهش می دهد.

یک خط مشی و پروتکل های ترک شغل به خوبی تعریف شده نیز بهترین راه برای رسیدگی به ملاحظات قانونی مرتبط است. اگر ناهماهنگی با نحوه رسیدگی به غیبت های دیگر وجود داشته باشد، یک کارمند بدون تماس و عدم حضور ممکن است بتواند ادعای نادرست فسخ را توجیه کند. یک بررسی کامل می تواند ثابت کند که این وضعیت یک وضعیت ترک داوطلبانه شغل بوده و نه فقط یک سوء ارتباط.

خط مشی ترک شغل باید در کتابچه راهنمای کارکنان شما گنجانده شود و شامل این شش ویژگی باشد:

1. تعریف روشنی از ترک شغل

کارکنان باید بدانند که سازمان شما چه چیزی را ترک شغل می‌داند. شما باید تعیین کنید که چند روز غیبت بدون ارائه اخطار به منزله ترک شغل است. این استاندارد معمولاً سه روز متوالی یا نوبت کاری از دست رفته است، اما کارفرمایان می‌توانند آنچه را که برای سازمانشان مناسب‌تر است انتخاب کنند.

این سیاست همچنین باید چندین سناریو مختلف را فهرست کند که منجر به ترک شغل می شود. نمونه‌های رایج عبارتند از عدم حضور در شیفت‌های برنامه‌ریزی شده، عدم بازگشت پس از مرخصی، یا عدم تشکیل پرونده از کارافتادگی کوتاه مدت یا اسناد FMLA.

همچنین باید توضیح داده شود که ترک شغل یک استعفای داوطلبانه تلقی می شود، به این معنی که کارمند خاتمه یافته و واجد شرایط دریافت مزایای بیکاری نیست.

2. الزامات اعلام غیبت

خط مشی عمومی حضور و غیاب شما باید مشخص کند که کارمندان چگونه، چه زمانی و چه کسانی باید در صورت عدم امکان حضور در محل کار، اطلاع دهند. برای کمک به جلوگیری از سوء تفاهم هایی که می تواند منجر به ترک شغل شود، این عبارت خاص را در سیاست ترک شغل مجدداً بیان کنید.

3. فرآیند تحقیق

کارفرمایان مسئول هستند نشان دهند که اقدامات مناسبی را برای بررسی وضعیت انجام داده و مطمئن شده اند که کارمند قصد بازگشت به موقعیت خود را نداشته است. شما باید سعی کنید مطمئن شوید که چرا فرد کار را از دست داده است و آیا آنها آماده ارتباط با شما هستند.

یک نماینده شرکت باید با پیروی از فرآیند تعیین شده در خط مشی ترک شغل شما با فرد تماس بگیرد. همچنین باید روش‌های قابل قبول تماس (تماس‌های تلفنی، ایمیل، پیامک) و تعداد تلاش‌های انجام شده در تعداد مشخصی از روزهای کاری را مشخص کنید.

در اینجا نمونه ای از فرآیند تحقیق ترک شغل آمده است:

• اولین تلاش برای تماس – با استفاده از تمام روش‌های استاندارد تماس با کارمندان، سعی کنید دریابید که چرا آنها شیفت(های) خود را از دست داده‌اند و آیا/چه زمانی برمی‌گردند.
• تلاش دوم – 24 ساعت صبر کنید و دوباره با استفاده از تمام وسایل ارتباطی موجود با فرد تماس بگیرید.
• تلاش سوم – سعی کنید با فردی که به عنوان تماس اضطراری خود فهرست کرده اند تماس بگیرید تا ببینید آیا اطلاعات مرتبطی دارد یا خیر. تلاش دیگری برای تماس مستقیم با کارمند انجام دهید.
• ارسال نامه ثبت‌شده – این مکاتبات باید تاریخ‌هایی را که آنها کار را از دست داده‌اند و تلاش‌های ارتباط قبلی شما را شرح دهد. لازم به ذکر است که در صورت عدم پاسخگویی تا یک هفته پس از دریافت نامه، شرکت آن را ترک شغل تلقی می کند. (نمونه زیر را ببینید.)
• تماس نهایی از طریق نامه سفارشی – اگر باز هم پاسخی دریافت نکردند، کتباً پایان کار خود را اعلام کنند. شما باید یک الگوی نامه انصراف از کار در پرونده داشته باشید که در آن توضیح دهد که چرا فسخ انجام می شود و تاریخ لازم الاجرا شدن آن. همچنین باید شامل افرادی باشد که در صورت داشتن سوال با چه کسی تماس بگیرند. (نمونه زیر را ببینید.)

4. انطباق با روش های فسخ تعیین شده

هنگامی که به این نتیجه رسیدید که ترک شغل واقعاً یک جدایی یا خاتمه کار داوطلبانه بوده است، روند استاندارد را در خط مشی خاتمه سازمان خود دنبال کنید.

این شامل پرداخت تمام غرامتی است که به کارمند سابق تعلق می گیرد و در صورت وجود، پیشنهاد انتقال به COBRA برای مزایای سلامتی.

5. مستندات کامل

یک خط مشی مکتوب شرکت که توضیح می دهد که ترک شغل زمینه ای برای خاتمه خودکار است، اولین راه برای محافظت از کارفرمایان است. با این حال، شما باید هر مرحله از فرآیند را در پرونده کارمند ثبت کنید.

سرپرستان و نمایندگان منابع انسانی باید از هر غیبت و هر تلاشی برای تماس با کارمند یادداشت های دقیقی داشته باشند. اگر کارمند سابق اخراج شده به دلیل ترک شغل تصمیم به اقدام قانونی بگیرد، سوابق جامعی که در طول حادثه نگهداری می شود می تواند به نفع کارفرما باشد.

6. ثبات در اعمال خط مشی

خط مشی ترک شغل را به طور مداوم در سراسر نیروی کار خود اجرا کنید و آن را دقیقاً همانطور که نوشته شده است دنبال کنید. هر زمان که یک کارمند برای تعداد روزهای مشخص شده حضور نداشته باشد، این خط مشی را اجرا کنید و تحقیقات را شروع کنید.

اجرای یکسان خط مشی باعث ایجاد انصاف می شود و این فرض را که غیبت های غیر موجه را سهل می گیرید، منع می کند.

بهترین روش ها برای جلوگیری از ترک شغل

ممکن است نتوانید ترک شغل را در محل کار خود از بین ببرید، اما اقداماتی وجود دارد که می توانید برای جلوگیری از شایع شدن آن انجام دهید.

نکته این است که مسائل زیربنایی را که ممکن است به مشارکت کم کارکنان کمک کند، شناسایی و اصلاح کنیم. خواسته های نامعقول یا محیط کار سمی می تواند باعث جدا شدن کارمندان شود و تمایل بیشتری به پریدن بدون اطلاع قبلی از کشتی داشته باشد.

روش‌های زیر را برای کشف اینکه چگونه سازمان شما می‌تواند از موقعیت‌هایی که ممکن است باعث شود کارمندان شما را سرگردان کنند، اجتناب کند، به کار ببرید:

حضورهای منظم را تشویق کنید

جلسات انفرادی منظم بین کارمندان و سرپرستان فرصت های خوبی برای رسیدگی به مشکلات کارکنان قبل از بدتر شدن آنها است. افراد می توانند نگرانی ها و ناامیدی های خود را مطرح کنند و احساس کنند که شنیده می شوند به جای اینکه بدون اطلاع قبلی تصمیم بگیرند که آنجا را ترک کنند.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مدیران را در مورد اهمیت این جلسات آموزش دهید و آنها را تشویق کنید که چک-in های منظم را با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنند.

تیم سازی را ترویج دهید

فعالیت ها و رویدادهای تیم سازی را برای تقویت رفاقت و احساس تعلق سازماندهی کنید. برگزاری این موارد در ساعات کاری مشارکت را تشویق می کند و تمایل کارفرما را برای سرمایه گذاری روی کارمندان نشان می دهد. هر چه افراد نسبت به سازمان و یکدیگر احساس ارتباط بیشتری داشته باشند، کمتر احتمال دارد شغل خود را رها کنند.

ترتیبات کاری انعطاف پذیر را ارائه دهید

برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر، گزینه‌های کار از راه دور یا هفته‌های کاری فشرده می‌تواند به کارکنان کمک کند تعادل کار و زندگی رضایت‌بخش‌تری را حفظ کنند. این می تواند کمک زیادی به متعهد نگه داشتن افراد به شغل خود و عدم تمایل به ترک ناگهانی بدون اطلاع قبلی داشته باشد.

انجام نظرسنجی

به کارکنان راهی برای بیان نگرانی های خود و ارائه بازخورد در مورد سازمان و محیط کاری خود بدهید. هنگامی که به نگرانی های آنها رسیدگی می کنید و به پیشنهادات آنها عمل می کنید، کارمندان احساس ارزشمندی و احترام توسط شرکت خواهند داشت.

به کارمندان خود اطمینان دهید که بازخورد آنها ناشناس است تا در مورد مسائل محل کار راحت باشند.

ارتقای آگاهی از سیاست های حضور و غیاب

شما باید به همه کارکنان در مورد خط مشی حضور و غیاب خود در طول سوار شدن به هواپیما آموزش دهید. آن را به صورت کتبی ارائه کنید و با استخدام های جدید به صورت شفاهی بررسی کنید. سناریوهای خاص را بررسی کنید تا آنها انواع مختلف غیبت و پروتکل نحوه درخواست یا گزارش مرخصی با سرپرستان خود را درک کنند.

در صورت لزوم، مطمئن شوید که آنها حقوق خود را تحت FMLA درک می کنند و می دانند که چگونه به اطلاعات و مدارک لازم که شرکت ارائه می دهد دسترسی داشته باشند.

مسائل مربوط به عملکرد را به سرعت حل کنید

کارمندانی که در موقعیت های خود با مشکل مواجه هستند باید به محض مشاهده کمبود، انتظارات را یادآوری کرده و از آنها حمایت شود.

به مدیران کمک کنید تا یک برنامه مشخص برای اینکه چگونه کارمند می تواند عملکرد خود را بهبود بخشد، اجرا کند. حل سریع این مسائل، ناامیدی و تنش کارمند، مدیر و همکاران را از بین می برد.

سیاست های مرخصی و مرخصی خود را مرور کنید

شرکت‌هایی که دارای سیاست‌های رقابتی مرخصی با حقوق هستند، به کارکنان خود استراحت می‌دهند تا از سلامتی خود مراقبت کنند، تجارت شخصی را مدیریت کنند و خود را تازه کنند. این می تواند از فرسودگی شغلی جلوگیری کند و آنها را برای ماندن در شرکت ترغیب کند. حتی مرخصی بدون حقوق برای کارکنانی که ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند، احساس امنیت می کند.

به طور منظم خط مشی های مرخصی خود را مرور کنید و ببینید کجا می توانید بهبودهایی ایجاد کنید. علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که شخصی با تمام افرادی که در مرخصی پزشکی هستند در تماس است. تحقیقات نشان می دهد که احتمال بازگشت به کار کارکنانی که در حین بهبودی از آسیب از طرف کارفرمای خود حمایت می کنند، 5 برابر بیشتر است.

انگیزه دادن به کارکنان برای اطلاع رسانی مناسب

اگرچه دادن اخطار دو هفته ای روشی مودبانه برای استعفا است، اما مردم ممکن است نبینند که این کار چه سودی برای آنها دارد. تشویق کارمندان به اطلاع رسانی کافی می تواند آنها را وادار کند که دو بار در مورد ترک بدون اخطار فکر کنند. شما می توانید این کار را با ارائه مشوق هایی مانند واجد شرایط بودن برای استخدام مجدد یا پرداخت برای تعطیلات استفاده نشده یا روزهای بیماری انجام دهید.

در کشورهای اروپایی، جایی که مشخص کردن مدت زمان اخطار در قرارداد کار رایج است، روشن کنید که آماده بحث در مورد احتمالات دیگر برای پایان کار هستید.

کارمندان در حال خروج را جشن بگیرید

وقتی کارمندانی که استعفا می دهند با آرزوهای خوب اخراج می شوند، باعث ایجاد روحیه می شود. یک مهمانی خداحافظی یا یک اعلامیه ایمیلی برای تأیید کارمند در حال خروج نشان می دهد که شرکت به اعضای تیم خود به عنوان افراد اهمیت می دهد و برای موفقیت حرفه ای آنها ارزش قائل است.

همچنین نشان می دهد که ترک سازمان دلیلی برای تحقیر شدن نیست، بنابراین کارکنان نیازی به احساس ترس در مورد استعفا ندارند. رفتار محترمانه با کسانی که ترک می کنند به جو کاری مثبت کمک می کند و کارمندان را از ترک شغل باز می دارد.

نامه های ترک شغل

ما دو نامه نمونه برای موقعیت های ترک شغل گردآوری کرده ایم که می توانید از آنها به عنوان الگو استفاده کنید. یکی به عنوان یک هشدار عمل می کند و دیگری اخطار پایان کار است.

نامه هشدار ترک شغل

نامه پایان کار ترک شغل

خط پایین

داشتن یک خط مشی کامل ترک شغل و رعایت آن به شما کمک می کند تا موقعیت های ترک شغل را به طور موثرتری مدیریت کنید و از مشکلاتی مانند دعاوی خاتمه نادرست جلوگیری کنید. علاوه بر این، انجام اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از ترک شغل به همان اندازه مهم است.

اجرای خط مشی های حضور و غیاب و مرخصی مداوم و پرورش رفاه و مشارکت کارکنان عوامل کلیدی در محافظت از سازمان شما در برابر اختلال ترک شغل هستند.

سوالات متداول