راهنمای قالب RACI و Ultimate 2024 برای ماتریس RACI [+دانلود رایگان]

آیا با چالش‌هایی با نقش‌های نامشخص در پروژه منابع انسانی خود مواجه هستید و بر بودجه‌ها، استخدام و استخدام کارکنان جدید تأثیر می‌گذارد و اینکه چگونه بخش شما به طور مؤثر با کارمندان و ذینفعان ارتباط برقرار می‌کند؟ استفاده از قالب RACI به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا پروژه های حیاتی منابع انسانی را ساده کرده و به نتایج بهتری دست یابند.

مطالب
ماتریس RACI چیست؟
ماتریس RACI برای چه مواردی استفاده می شود؟
مزایای ماتریس RACI
معایب ماتریس RACI
نمونه نمودار RACI
قالب های رایگان RACI
نحوه ایجاد ماتریس RACI
بایدها و نبایدها هنگام استفاده از ماتریس RACI
سوالات متداول

قالب رایگان RACI ما را در اکسل دانلود کنید:

ماتریس RACI چیست؟

ماتریس RACI که به عنوان نمودار RACI یا مدل RACI نیز شناخته می‌شود، یک ابزار مدیریت پروژه پرکاربرد است که به وضوح نقش‌ها و مسئولیت‌ها، وظایف، تحویل‌پذیری‌ها و نقاط عطف افراد و گروه‌های مختلف درگیر در یک پروژه را تعریف و به اشتراک می‌گذارد. RACI مخفف R sponsible, A accountable, C onsulted, and I nformed است. این حروف برای طبقه بندی مسئولیت های اعضای تیم پروژه در نمودار یا صفحه گسترده استفاده می شود.

هدف ماتریس RACI این است که اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان در یک پروژه با هم در جهت اهداف یکسانی کار می کنند، منابع به طور موثر استفاده می شوند و ضرب الاجل های پروژه رعایت می شود. با از بین بردن سردرگمی و عدم ارتباط، پروژه را در مسیر خود نگه می دارد. هنگامی که به درستی استفاده شود، نقش همه را روشن می کند و می تواند به جلوگیری از اتلاف وقت برای کارهایی که خارج از مسئولیت آنها است کمک کند.

برای دستیابی به این هدف، یک ماتریس RACI به وضوح نقش ها و مسئولیت های افراد و گروه های مختلف درگیر در یک پروژه را با استفاده از حروف R، A، C و I تعریف می کند و ارتباط برقرار می کند. این ماتریس به ویژه برای پروژه های بزرگ و پیچیده که شامل چندین ذینفع و متقابل است مفید است. مرزهای دپارتمان

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می توانید با تکمیل ساده یک ماتریس RACI قبل از شروع پروژه، سرعت مدیریت و تکمیل پروژه ها را در شرکت خود به سرعت و به طور موثر افزایش دهید.

RACI مخفف چیست؟

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، مخفف RACI مخفف R sponsible، A accountable، C onsulted و I nformed است. بیایید به مخفف RACI با جزئیات بیشتری نگاه کنیم.

نکته حرفه ای HR

تفاوت بین مسئولیت پذیر بودن و پاسخگو بودن در ماتریس RACI این است که Responsible به فرد یا تیمی که کار را تکمیل می کند اشاره دارد، در حالی که Accountable به شخصی اشاره دارد که در نهایت در قبال نتیجه پاسخگو است و باید گزارش تحویل داده و آن را امضا کند. یک شخص می تواند هر دو نقش را بر عهده بگیرد، اما آنها مسئولیت های متمایز هستند.

منشاء مدل RACI

ماتریس RACI (همچنین به عنوان ماتریس انتساب مسئولیت شناخته می شود) برای مدت بسیار طولانی وجود داشته است و تعیین منشاء دقیق آن را دشوار می کند. چارچوب RACI در طول سال ها توسط افراد و شرکت ها بیشتر تکامل یافته و به تصویب رسید.

به عنوان مثال، ادموند اف. شیهان، که به خاطر کارش بر روی ساختار سازمانی و سیستم های مدیریتی شهرت دارد، اغلب به منشأ مدل RACI نسبت داده می شود. یکی دیگر از منشأهای رایج ماتریس RACI، شرکت DuPont، یک شرکت آمریکایی است. DuPont از ماتریسی به نام “Responsibility Assignment Matrix” برای تعریف نقش ها و مسئولیت ها در سازمان خود استفاده کرد.

منشا احتمالی دیگر شرکت مشاوره فناوری اطلاعات E&Y (Ernst & Young) است که از مدل مشابهی به نام ماتریس RASCI در دهه 1970 استفاده کرد. RASCI مخفف عبارت Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, and Informed است.

ماتریس RACI برای چه مواردی استفاده می شود؟

سازماندهی تیم موثر برای موفقیت هر پروژه بزرگ منابع انسانی بسیار مهم است. به عنوان مثال، اگر یک تیم منابع انسانی مسئول برنامه ریزی یک رویداد تیم سازی باشد، چه کسی مسئول تعیین اهداف اصلی رویداد است؟ چه کسی تصمیم خواهد گرفت که رویداد کجا برگزار شود، چه اتفاقی در روز می افتد و چه تامین کنندگان مورد نیاز است؟ چه کسی هر کار را اجرا خواهد کرد؟

چه کسی هر کار را برای اطمینان از انجام صحیح آنها مدیریت می کند؟ منابع انسانی همچنین به طور منحصربه‌فردی برای کار با بخش‌های مختلف و در میان بخش‌های مختلف قرار دارد، که می‌تواند به راحتی در مورد اینکه چه کسی مسئول و مسئول اجرای وظایف و تصمیم‌گیری است، سردرگمی ایجاد کند.

هنگامی که هر یک از اعضای تیم درک روشنی از نقش و مسئولیت های خود داشته باشد، پروژه به احتمال زیاد به طور کارآمد و مؤثر تکمیل می شود. برعکس، زمانی که اعضای تیم نقش ها و مسئولیت های نامشخصی دارند، پروژه ممکن است با تاخیر مواجه شود یا حتی در رسیدن به اهداف خود شکست بخورد.

با در دست داشتن یک ماتریس تکمیل شده RACI، تیم پروژه HR می‌تواند بهتر با هم کار کند، به خصوص اگر بخش‌های دیگر درگیر باشند و نقش‌ها نیاز به ساده‌سازی داشته باشند.

زمانی که HR باید از ماتریس RACI استفاده کند

نمودار RACI می‌تواند برای بسیاری از پروژه‌ها مفید باشد، اما به ویژه زمانی مفید است که وظایف شامل چندین منبع باشد، به طور همزمان اجرا شوند یا به وظایف دیگر وابسته باشند. چند نمونه از زمانی که ماتریس RACI می تواند مفید باشد عبارتند از:

• موارد قابل تحویل در مقیاس بزرگ یا واضح وجود دارد، مانند آموزش DEIB در سطح شرکت که شامل همه بخش ها و چندین ذینفع است.
• یک فرآیند طولانی تصمیم گیری یا تایید می تواند پروژه را به تاخیر بیاندازد، مانند اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد جدید
• تضاد در مورد مالکیت وظیفه یا تصمیم گیری وجود دارد، برای مثال اگر آیین نامه رفتار شرکت نیاز به تجدید نظر داشته باشد.
• توزیع نابرابر حجم کار پروژه یک نگرانی است، به ویژه زمانی که منابع انسانی با چندین بخش کار می کند
• شما در یک صنعت بسیار تنظیم شده فعالیت می کنید، مانند تکمیل آموزش برای رعایت مقررات انطباق
• این پروژه چندین بخش را در بر می گیرد
• جابجایی تیم زیاد است و نیاز به پیوستن سریع اعضای جدید به نقش های خاص وجود دارد.

نکته حرفه ای HR

چارچوب RACI یک ابزار مفید برای مدیریت روابط و مسئولیت ها در طول یک پروژه است. برای پروژه های بزرگ، طیف وسیعی از ذینفعان، از جمله تنظیم کننده های دولتی، مدیران شرکت ها و سرمایه گذاران ممکن است درگیر شوند. تعریف واضح و به اشتراک گذاشتن مسئولیت‌های آنها از همان ابتدا می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات و ارتباطات نادرست کمک کند که می‌تواند زمان و هزینه داشته باشد. علاوه بر این، به تلاش‌های کلی مشارکت ذینفعان کمک خواهد کرد.

زمانی که منابع انسانی نباید از نمودار RACI استفاده کند

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، بینش کل شرکت را نسبت به کارمندان دارید و می دانید که همه تیم ها و پروژه ها به یک اندازه ایجاد نمی شوند.

RACI را رد کنید اگر:

• ارتباط تیم واقعا خوب است
• همه افراد در رأس کار خود باقی می مانند
• این پروژه به اندازه کافی کوچک است که طی مراحل ذکر شده در الگوی ماتریس RACI، برای مثال، طراحی یک صفحه شغلی، که ممکن است فقط شامل دو بخش با ذینفعان کمتری برای تأییدیه ها باشد، باعث اتلاف وقت شود.
• تیم پروژه از یک فریم ورک Agile مانند Scrum استفاده می کند.

مزایای ماتریس RACI

مزایای استفاده از نمودار RACI عبارتند از:

1. وضوح: به وضوح مشخص می کند که چه کسی مسئول چه وظایف و تصمیماتی است و سردرگمی و سوء تفاهم را کاهش می دهد.
2. مسئولیت‌پذیری: مسئولیت‌پذیری را برای وظایف و تصمیم‌های خاص تعیین می‌کند و باعث می‌شود افراد در قبال اعمالشان پاسخگو باشند.
3. ارتباطات بهبودیافته: با شناسایی واضح افرادی که نیاز به مشورت دارند و در مورد وظایف و تصمیمات خاص نیاز دارند، ارتباط را تسهیل می کند.
4. تصمیم گیری بهتر: کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که افراد مناسب در تصمیم گیری مشارکت دارند و منجر به نتایج بهتر می شود.
5. افزایش کارایی: می‌تواند با شناسایی و حذف مراحل غیرضروری یا تلاش‌های تکراری به ساده‌سازی فرآیندها کمک کند.
6. هماهنگی بهتر: به هماهنگ کردن کار تیم ها و افراد مختلف کمک می کند و خطر تاخیر یا از دست دادن ضرب الاجل ها را کاهش می دهد.

معایب ماتریس RACI

در حالی که نمودارهای RACI می توانند ابزار مفیدی برای روشن کردن نقش ها و مسئولیت ها باشند، برخی از اشکالات بالقوه نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند:

1. زمان بر: ایجاد نمودار RACI می تواند فرآیندی زمان بر باشد، به خصوص برای پروژه ها یا سازمان های بزرگتر یا پیچیده تر.
2. انعطاف ناپذیر: هنگامی که یک ماتریس RACI ایجاد می شود، ایجاد تغییرات می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر نقش ها و مسئولیت ها قبلاً ایجاد شده باشند.
3. بیش از حد محدود کننده: در برخی موارد، مدل RACI می تواند بیش از حد محدود کننده باشد و اعضای تیم را از پذیرش مسئولیت های اضافی یا تصمیم گیری خارج از نقش های تعیین شده خود باز دارد.
4. فقدان خرید: اگر اعضای تیم در ایجاد نمودار RACI شرکت نداشته باشند، ممکن است کمتر به نقش ها و مسئولیت های محول شده بپردازند.
5. محدوده محدود: یک ماتریس RACI ممکن است فقط بر جنبه های خاصی از یک پروژه یا سازمان تمرکز کند و کل محدوده پروژه را در نظر نگیرد.
6. پیچیدگی: برای پروژه های بزرگ و پیچیده، ترسیم تمام وابستگی ها و خطرات بالقوه ممکن است دشوار باشد، که منجر به ساده سازی بیش از حد نمودار می شود.

آگاهی از این ایرادات احتمالی و استفاده از نمودار RACI به گونه ای که برای پروژه یا سازمان خاص مناسب باشد، مهم است.

نمونه نمودار RACI

ماتریس RACI باید یک سند ساده برای استفاده باشد که تصویری از پروژه و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد درگیر را ارائه دهد.

در این مثال، نقش ها و مسئولیت های مربوط به اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد جدید ترسیم شده است. توجه داشته باشید که این یک سند سطح بالا است که وظیفه، قابل تحویل، و اینکه چه کسی مسئول، پاسخگو است، مشورت خواهد کرد یا نیاز به اطلاع دارد را مشخص می کند. این یک نقشه راه پروژه نیست.

قالب های رایگان RACI

استفاده از یک الگوی RACI تخصیص واضح نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در یک پروژه تضمین می‌کند و از سردرگمی و تداخل وظایف جلوگیری می‌کند. یک سند الگوی اکسل یا Google Sheets برای ایجاد نمودارهای RACI یک قالب ساختاریافته و به راحتی قابل ویرایش را ارائه می‌دهد که به‌روزرسانی‌ها و تغییرات سریع را با تکامل نقش‌ها و وظایف پروژه امکان‌پذیر می‌سازد.

قالب RACI اکسل

دانلود رایگان قالب ماتریس Excel RACI:

الگوی RACI Google Sheets

یک ماتریس RACI برای پروژه منابع انسانی بعدی خود در Google Sheets بسازید:

نحوه ایجاد یک ماتریس RACI: 4 مرحله برای ساخت و پیاده سازی

به طور خلاصه، هدف یک ماتریس RACI این است که اطمینان حاصل شود که شما به طور مشخص مشخص می کنید که چه کسی یک کار خاص را تکمیل می کند، بررسی می کند، مشاوره می گیرد و امضا می کند.

برای ساخت نمودار RACI، این 4 مرحله را دنبال کنید:

مرحله 1: فهرست وظایف پروژه و قابل تحویل

فهرستی از تمام وظایف، نقاط عطف و تصمیماتی که باید برای پروژه خود تکمیل شوند، ایجاد کنید.

این کار را انجام دهید:

• کارها را بر اساس فاز پروژه سازماندهی کنید تا خواندن و اسکن ماتریس RACI آسان شود.
• اگر ترجیح می‌دهید، می‌توانید فقط یک لیست بزرگ از وظایف را بدون دسته‌بندی آنها به فاز ایجاد کنید.

مرحله 2: اعضای تیم و نقش های پروژه را فهرست کنید

نام یا عناوین شغلی/نقش همه اعضای تیم، ذینفعان و کارشناسان موضوعی درگیر در پروژه را اضافه کنید.

این کار را انجام دهید:

• هر یک از اعضای تیم را که مستقیماً روی پروژه کار نمی کنند، اما ممکن است نیاز به مشورت، مدیریت یا در نهایت تصمیم گیری کلیدی داشته باشند را شامل شود.
• ردیف 1 به عنوان سربرگ ستون برای ماتریس RACI عمل می کند.
• برای اینکه نمودار برای دیگران قابل درک باشد، توصیه می شود اگر با نام همه آشنا نیستید، از عناوین یا نقش ها به جای نام استفاده کنید، به خصوص اگر پروژه بزرگی است.

نکته حرفه ای HR

هنگام پر کردن ردیف 1، از ستون B شروع کنید و به سمت راست حرکت کنید. هرچه پروژه بزرگتر باشد، ستون های بیشتری را پر خواهید کرد.

مرحله 3: مسئولیت های RACI را برای هر کار اختصاص دهید

R، A، C و I را به هر وظیفه فهرست شده در ستون A اختصاص دهید. با شروع از اولین کار، در سراسر ماتریس به سمت راست حرکت کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول (R) برای اجرای کار، پاسخگو (A) برای اطمینان از کار به درستی و به موقع انجام می شود، برای کمک یا مشاوره با (C) مشورت می شود و (I) در مورد پیشرفت مطلع می شود.

به یاد داشته باشید، شخصی که به عنوان R تعیین شده است، کار را انجام می دهد، در حالی که A مسئول نظارت بر آن است، C ورودی و مشاوره ارائه می دهد، و من به روز رسانی ها را دریافت می کنم اما بازخوردی را به R یا A ارائه نمی دهم.

این کار را انجام دهید:

• در هر کار فقط یک مسئول و یک فرد پاسخگو باید وجود داشته باشد
• هدف ماتریس RACI جلوگیری از سردرگمی است، نه افزودن به آن، بنابراین همه چیز را واضح و ساده نگه دارید.
• تشویق ارتباطات و اطمینان از اینکه همه ذینفعان در هر زمان از آنچه در پروژه اتفاق می افتد مطلع هستند

نکته حرفه ای HR

نقش‌های مسئولیت‌پذیر و پاسخگو برای هر کار لازم است، اما همه وظایف نیاز به ورودی بیرونی یا نیاز به اطلاع‌رسانی به دیگران ندارند. نقش های مشورت شده و آگاهانه ممکن است برای برخی از وظایف که پیچیدگی کمتری دارند لازم نباشد.

مرحله 4: سند را به اشتراک بگذارید

هنگامی که نمودار RACI تکمیل شد، بسیار مهم است که آن را با تمام اعضای تیم پروژه به اشتراک بگذارید. این تضمین می کند که همه نقش و مسئولیت های خاص خود را در طول پروژه درک می کنند، که اثربخشی ماتریس RACI را به حداکثر می رساند.

بایدها و نبایدها هنگام استفاده از ماتریس RACI

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، انجام دهید:

• تنها یک سطح مسئولیت را برای هر گروه قابل تحویل یا فعالیت اختصاص دهید.
• قبل از تخصیص مسئولیت‌های فردی، محصولات و گروه‌های فعالیت را ترسیم کنید.
• به جای وظایف عمومی یا اداری مانند جلسات تیم یا گزارش وضعیت، روی وظایف، نقاط عطف و تصمیمات پروژه خاص تمرکز کنید.
• رویکرد را در بخش‌ها و مکان‌ها استاندارد کنید تا همه در یک صفحه باشند.
• برای جلوگیری از سردرگمی در مورد جزئیات و مهلت‌ها، اطمینان حاصل کنید که وظایف ذکر شده در نمودار RACI شما با برنامه پروژه شما همسو هستند.
• ماتریس RACI را به‌طور مداوم به‌روزرسانی و بازبینی کنید تا آنچه را که در پروژه اتفاق می‌افتد منعکس کند.

نکن:

• از فضای سفید بترسید – بلوک هایی وجود خواهند داشت که I یا C ندارند.
• از دادن مسئولیت به کارکنان کمتر ارشد بترسید – کارکنان سطح ارشد باید نقش پاسخگو و نظارت بر پروژه ها را داشته باشند. هنگامی که آنها در نقش مسئول باشند، ممکن است در نهایت به یک گلوگاه تبدیل شوند

سوالات متداول

ما را در رسانه های اجتماعی دنبال کنید تا از آخرین اخبار و روندهای منابع انسانی مطلع شوید

لینکدین فیس بوک پینترست توییتر