وجود یک فرآیند تحقیقات منابع انسانی برای اطمینان از یک محیط کار ایمن و فراگیر ضروری است. ایجاد و انجام چنین فرآیندی مستلزم زمان، تلاش و صبر است. در این مقاله، بررسی منابع انسانی چیست و نحوه انجام تحقیقات منابع انسانی منصفانه را توضیح خواهیم داد.
مطالب
تحقیق منابع انسانی چیست؟
چرا به فرآیند تحقیق منابع انسانی نیاز دارید؟
بررسی منابع انسانی چقدر طول می کشد؟
چگونه یک تحقیق عادلانه در مورد منابع انسانی انجام دهیم
تحقیق منابع انسانی چیست؟
هنگامی که یک کارمند در سازمان شما شکایت می کند، بخش منابع انسانی مسئول شروع تحقیقات منابع انسانی برای کشف جزئیات بیشتر در مورد سوء رفتار احتمالی کارکنان است. در ایالات متحده، کسب و کارها بر اساس قانون موظف هستند که این شکایات را به سرعت و بی طرفانه بررسی کنند.
ضروری است که به ته شکایت بپردازید زیرا هر یک از آنها امکان تبدیل شدن به دعوی را دارد. بنابراین، تحقیقات منابع انسانی باید در سازمان شما بسیار جدی گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که رفتارهای مضر بلافاصله متوقف می شود. اقدام سریع در قبال یک شکایت از مسائل داخلی قبل از گسترش گسترده جلوگیری می کند. همچنین باعث بهبود شهرت سازمان به عنوان یک مکان عالی برای کار خواهد شد.
چند دسته از موقعیت‌ها وجود دارد که منابع انسانی می‌توانند در محل کار بررسی کنند: آزار و اذیت، تبعیض، سلامت و ایمنی، اخلاق و تلافی.
| آزار و اذیت | بر اساس مطالعه ای که توسط AllVoices انجام شده است، 44 درصد از افراد مورد نظر در محل کار آزار و اذیت را تجربه کرده اند، اما تنها نیمی از آنها آن را گزارش کرده اند. رایج ترین انواع آزار و اذیت در محل کار، کلامی و روانی است، یعنی شایعه پراکنی در مورد یک نفر یا نشر اکاذیب در مورد برخی از همکاران. آزار و اذیت در دنیای کار از راه دور از طریق ایمیل، جلسات مجازی یا تماس های تلفنی ادامه دارد. علاوه بر این، کارمندان می توانند اشکال دیگری از آزار و اذیت مانند فیزیکی یا جنسی را تجربه کنند. |
| تبعیض | به گفته کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر ایالات متحده، تبعیض «به معنای رفتار متفاوت یا کمتر مطلوب با [یکی] به دلیل نژاد، رنگ، مذهب، جنسیت (از جمله بارداری، هویت جنسی، و گرایش جنسی) است. منشاء ملی، ناتوانی، سن (سن 40 سال یا بیشتر)، یا اطلاعات ژنتیکی. نمونه ای از تبعیض این است که کارمندی به دلیل بارداری ترفیع نگرفته است. |
| بهداشت و ایمنی | بسیاری از کشورهای جهان، از جمله ایالات متحده، قوانینی دارند که به کارکنان حق داشتن یک محل کار امن را می دهد. این بدان معنی است که مشاغل باید تجهیزات ایمنی مانند کلاه ایمنی، بند و دستکش یا محافظت در برابر مواد شیمیایی را فراهم کنند. فرض کنید در ایالات متحده از این قوانین پیروی نمی کنید. در این صورت، یک کارمند می تواند شکایتی را به اداره کار، ایمنی و بهداشت شغلی ایالات متحده ارائه کند که می تواند تجارت شما را به خطر بیندازد. |
| اخلاق | تعریف اخلاق محیط کار ممکن است دشوار باشد، اما به طور کلی، به نحوه نظارت کارکنان یک شرکت بر خود اشاره دارد. نقض اخلاق در محل کار به اشکال مختلف ظاهر می شود. می تواند به همان اندازه درست یا نادرست باشد، به عنوان مثال، دزدی یا کلاهبرداری از مشتریان. با این حال، سایر تخلفات می تواند ذهنی تر باشد، مانند سوء استفاده از زمان شرکت. |
| تلافی | در ایالات متحده، اگر کارمندان بخواهند به سازمان شما شکایت کنند، توسط قانون محافظت می شوند. با این حال، طبق نظرسنجی انجام شده توسط HRAcuity، “هشتاد و پنج درصد … از کارمندان می دانند که چگونه و کجا مسائل را گزارش کنند، اما بسیاری از آنها اطمینان ندارند که مسائل آنها به طور عادلانه رسیدگی می شود و از تلافی می ترسند.” تلافی زمانی است که یک کارفرما یا مدیر علیه کارمندی که شکایت تبعیض یا آزار در محل کار را ارائه می کند، اقدام نامطلوب انجام می دهد. به عنوان مثال می توان به حذف از فعالیت های تیمی، جابجایی، پایان کار و تنزل رتبه اشاره کرد. |
چرا به فرآیند تحقیق منابع انسانی نیاز دارید؟
هر تحقیق در محل کار در حقایق و شرایط آن متمایز خواهد بود. با این حال، سازمان شما باید دستورالعمل های کلی را برای کمک به کاهش آسیب و محافظت از روابط مثبت در محل کار دنبال کند. تحقیقات منابع انسانی نقش اساسی در حل تعارضات در محل کار دارد. یک سازمان قبل از اینکه اتفاقی بیفتد به یک فرآیند بررسی منابع انسانی نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که کارکنان شما به رفاه آنها اهمیت می دهید و می خواهید یک محیط کاری امن برای همه ایجاد کنید.
همچنین ضروری است که کارکنان خود را در مورد طرح شکایت رسمی/غیررسمی در سازمان خود آموزش دهید. اگر زمانی که به آن نیاز دارند، به آنها قدرت می دهید که این کار را انجام دهند.
اگر به درستی انجام شود، تحقیقات می تواند با شناسایی رفتارهای نادرست و حمایت از کارفرما با تصمیم گیری منصفانه، بی طرفانه و آگاهانه، از منافع کسب و کار محافظت کند.
در نهایت، توانایی انجام تحقیقات کامل به سازمان شما کمک می کند تا از خود در برابر دعاوی حقوقی مانند شرایط فسخ نادرست و سایر مسائل حقوقی محافظت کند.
بررسی منابع انسانی چقدر طول می کشد؟
هر تحقیق منحصر به فرد خواهد بود. هیچ جدول زمانی مشخصی برای بررسی منابع انسانی وجود ندارد و ممکن است از چند روز تا چند ماه طول بکشد. با این حال، تحقیقات باید بلافاصله پس از آگاهی منابع انسانی از نگرانی شروع شود تا اطمینان حاصل شود که شواهد و حقایق مربوطه از بین نخواهند رفت. به عنوان مثال، فیلم های نظارتی، تماس های ضبط شده زوم، اسناد، یا اظهارات واقعی شاهد.
گاهی اوقات، بازپرس نیاز به پشتیبانی از بخش‌های دیگر دارد و این باعث طولانی‌تر شدن جدول زمانی می‌شود. به عنوان مثال، اگر پرونده تحت بررسی مستلزم بازرسی تلفن کار یا رایانه یک کارمند باشد، بازپرس باید با IT یا شخص ثالث تماس بگیرد تا دسترسی پیدا کند.
به طور کلی، تحقیقات پیچیده تر با طرف های بیشتر درگیر یا چندین اتهام زمان بیشتری می برد.
چگونه یک تحقیق عادلانه در مورد منابع انسانی انجام دهیم
اگر می‌خواهید تحقیقات منابع انسانی منصفانه و عینی انجام دهید، باید یک فرآیند استاندارد با مراحل مشخص شده داشته باشید. بیایید نگاهی بیندازیم که این مراحل در عمل چگونه می توانند باشند.
1. بلافاصله اقدام لازم را انجام دهید
بسته به شکایت، ممکن است مواقعی لازم باشد که منابع انسانی برای محافظت از متهم یا شاکی اقدام فوری انجام دهد. به عنوان مثال، شاید لازم باشد شاکی و متهم را تا پایان تحقیقات موقتاً تعلیق کنید، برنامه کاری را تنظیم کنید، یا اگر کارمندانی که در شکایت با هم کار می کنند، از هم جدا شوند.
به ویژه، ادعاهای آزار و اذیت جنسی نیاز به رسیدگی سریع و در عین حال محتاطانه دارند. با این حال، ذکر این نکته ضروری است که همه حقایق در این مرحله از فرآیند وجود ندارد، بنابراین هر اقدامی که برداشته شده نباید به عنوان تصمیم نهایی تلقی شود.
2. تصمیم بگیرید که چه کسی تحقیق کند و چه کسی تصمیم بگیرد
شما باید یک بازپرس را برای هدایت تحقیقات تعیین کنید. این می تواند یک عضو تیم داخلی در بخش منابع انسانی یا یک مشاور حقوقی باشد، اما آنها نباید با متهم یا شاکی مرتبط باشند. همچنین بسیار حیاتی است که بازپرس منصفانه و بی‌طرفانه عمل کند تا حقایق آنچه اتفاق افتاده است را ثابت کند.
به منظور اقدام فوری هنگام ثبت شکایت، برخی از شرکت‌ها از قبل فهرستی از بازرسان آموزش‌دیده دارند که می‌توانند از بین آنها انتخاب کنند. سازمان‌های دیگر، بازرسان خارجی را برای پشتیبانی استخدام می‌کنند، به‌ویژه زمانی که پرونده پیچیده‌تر باشد یا کارکنان ارشد را درگیر کند.
بازپرس مسئول کشف آنچه اتفاق افتاده نباید همان فردی باشد که تصمیمات انضباطی می گیرد. این امر برای جلوگیری از هرگونه مفهومی مبنی بر ثابت بودن نتیجه یک تحقیق است. بنابراین، قبل از شروع تحقیقات خود، تصمیم بگیرید که چه کسی تصمیم گیرنده خواهد بود. به طور کلی، این یک متخصص منابع انسانی داخلی یا شخصی از حقوقی است که بار دیگر متهم یا شاکی را نمی شناسد.
3. برای تحقیق برنامه ریزی کنید
بازپرس باید با ایجاد یک طرح تحقیق برای کشف صحت شکایت شروع کند. این شامل طرح کلی موضوع(ها)، فهرست شاهدان مورد مصاحبه، شواهدی که باید جمع آوری و تجزیه و تحلیل شود، سیاست ها یا رویه های محل کار، اسناد قانونی، و ایده ای از چارچوب زمانی تحقیقات است.
آنها همچنین باید بفهمند که چه چیزی در پرونده گم شده است و چه اطلاعاتی را می خواهند پیدا کنند. بازپرس همچنین باید به کارمند تحت بازجویی در مورد دلایل تحقیقات، آنچه در تحقیق اتفاق می افتد و مراحل بعدی احتمالی اطلاع دهد.
همیشه به خاطر داشته باشید که هنگام انجام تحقیقات در محل کار، اطمینان از محرمانه بودن ضروری است.
4. در مصاحبه ها سوالات درست بپرسید
شما باید با کارمند متهم، شاکی و شاهدان مصاحبه انجام دهید. سوالات مصاحبه هدف را از قبل آماده کنید تا اطلاعات و جزئیات مربوط به رویدادها را جمع آوری کنید. در فرآیند مصاحبه تحقیق، می توانید از چند مدل مختلف سوال مصاحبه برای رسیدن به حقیقت استفاده کنید. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
در فرآیند مصاحبه تحقیق، می توانید از چند مدل مختلف سوال مصاحبه برای رسیدن به حقیقت استفاده کنید. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- تکنیک REID
- مصاحبه شناختی
- مدل صلح.
البته، هر روشی دارای مزایا و معایبی است، بنابراین بسیاری از محققین از ترکیبی استفاده می‌کنند که بهترین کار را برای آنها دارد.
برخی از نمونه سوالات عبارتند از:
- تاریخ، زمان، مدت یا رفتار حادثه چه بوده است؟
- آیا تماس فیزیکی وجود داشت؟ می توانید آن را توصیف کنید؟ آیا می توانید آن را نشان دهید؟
- آیا مدرک فیزیکی (ایمیل، یادداشت، ضبط، و غیره) از حادثه دارید؟
- آیا دلایلی وجود دارد که کسی درباره رویدادها اختراع کند یا دروغ بگوید؟
- شرایط منجر به این حادثه چه بود؟
علاوه بر انجام مصاحبه، می‌توانید از طرف‌های درگیر بخواهید اظهارات کتبی با دیدگاه خود در مورد وضعیت ارائه دهند. اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل های روشنی در مورد آنچه که چنین بیانیه کتبی باید شامل شود ارائه دهید.
5. یافته های تحقیق خود را مستند کنید
گردآوری شواهد و مستندات زمان‌برترین بخش تحقیق خواهد بود زیرا شامل شواهد و شهادت‌های فیزیکی و دیجیتالی است. تمام شواهد فیزیکی باید به طور ایمن ذخیره شوند و مدارک دیجیتالی باید احراز هویت شوند و در مکانی محافظت شده ذخیره شوند. ابزارهای دیجیتالی مانند سیستم های مدیریت پرونده منابع انسانی وجود دارد که برای تحقیقات در محل کار استفاده می شود تا همه چیز ایمن، محرمانه و سازماندهی شده باشد.
شما باید هر مرحله از تحقیقات را مستند کنید. گزارش نهایی تحقیقات خلاصه ای از تمام مراحل فرآیند تحقیق، مصاحبه ها، شواهد و همچنین یافته های نهایی و اقدام توصیه شده است. مهم است که توجه داشته باشید که محقق فقط بر اساس نتایج شواهد توصیه می کند. آنها تصمیم گیرنده انضباطی نیستند.
بسته به وسعت تحقیق، باید سیاست‌های مربوط به محل کار را بشناسید و خطرات قانونی احتمالی و مزایا و معایب را برای سازمان بزرگ‌تر شناسایی کنید.
6-نتایج تحقیق را در میان بگذارید
پس از تکمیل گزارش، بازپرس آن را با تصمیم گیرنده مربوطه و طرفین تحت تأثیر قرار می دهد. بسیاری از کسب‌وکارها دستورالعمل‌هایی برای افشای تحقیقات و جزئیاتی که کارکنان درگیر آن هستند، دارند. گاهی اوقات به کارکنان یک «خلاصه اجرایی» با یافته‌ها داده می‌شود، اما گزارش‌های مفصلی از اظهارات شاهد ارائه نمی‌شود. این کار برای حفظ منافع و حریم خصوصی افراد درگیر انجام می شود.
در این مرحله، بازپرس دیگر درگیر نیست. در عوض، تصمیم گیرنده تصمیم خواهد گرفت که بر اساس گزارش چه اقدامی باید انجام شود و آیا اقدامات انضباطی ضروری است یا خیر. اگر تصمیم با توصیه گزارش متفاوت است، باید مطمئن شوید که دلایل چرایی آن را به عنوان ضمیمه به گزارش اضافه کنید.
7. راه رو به جلو را پیدا کنید
اکنون که تحقیقات HR خود را به پایان رسانده اید، باید تعیین کنید که چگونه ادامه خواهید داد. تصمیم گیرنده تصمیم خود را برای متهم و اقدامات انضباطی که سازمان قرار است انجام دهد، مجدداً پخش خواهد کرد. بسته به دلیل پشت تحقیق، تیم شما می تواند بحث انضباطی را به عنوان فرصتی برای ارائه بازخورد متمرکز بر هدف به جای اقدام اصلاحی ببیند.
همراه با کارمند، تصمیم گیرنده می تواند یک برنامه بهبود عملکرد ایجاد کند که در آن هر دو طرف در مورد یک برنامه اقدام و جدول زمانی توافق کنند. تصمیم گیرنده همچنین باید عواقب عدم پایبندی به برنامه را به وضوح برای کارمند تشریح کند.
همچنین بسیار مهم است که بفهمیم آیا تحقیقات بر سازمان گسترده‌تر تأثیر منفی نداشته است. اگر بله، تیم شما باید تعمیر اعتماد را با کارکنان شما آغاز کند.
به تو
انجام تحقیقات منابع انسانی برای هیچ یک از طرفین درگیر آسان نیست. شما باید یک فرآیند تحقیقات منابع انسانی قوی داشته باشید و مراحل را به طور مداوم دنبال کنید تا از انطباق، شفافیت و انصاف اطمینان حاصل کنید.
دیدگاهتان را بنویسید