چیزی به سادگی چک لیست منابع انسانی می تواند به شما کمک کند در مورد تمام قطعات متحرکی که شما، متخصص منابع انسانی، به صورت روزانه و سالانه باید آن ها را مدیریت کنید، در مسیر خود قرار بگیرید.
انطباق با منابع انسانی در خط مقدم همه ابتکارات منابع انسانی قرار دارد و برای کمک به به حداقل رساندن خطرات قانونی برای یک سازمان حیاتی است. خطر عدم انطباق می تواند مضر باشد. از سال 2000، شرکت های آمریکایی مبلغ حیرت آور 3 میلیارد دلاری را در دعاوی حقوق مدنی و شغلی به دلیل ادعاهایی مبنی بر اینکه کارفرمای آنها از قوانین قابل اجرا پیروی نکرده است، پرداخت کرده اند.
بیایید نگاهی دقیق‌تر به این بیندازیم که انطباق با منابع انسانی چیست، چرا مهم است، مسائل متداول انطباق منابع انسانی چیست، و چه ابزارها و استراتژی‌هایی برای کمک به حفظ آن لازم است.
مطالب
انطباق در منابع انسانی چیست؟
چرا رعایت منابع انسانی بسیار ضروری است؟
چک لیست انطباق منابع انسانی شما: 9 مورد ضروری
توسعه استراتژی انطباق منابع انسانی چابک
انطباق در منابع انسانی چیست؟
انطباق با منابع انسانی به خط‌مشی‌ها، فرآیندها و رویه‌های یک شرکت اشاره دارد که به اطمینان از پایبندی شیوه‌های کاری و استخدامی به قوانین و مقررات قابل اجرا کمک می‌کند. این شامل زمینه‌های استخدامی مانند شیوه‌های استخدام و استخدام، غرامت و مزایا، ایمنی محل کار، طبقه‌بندی کارکنان، حفظ سوابق، سیاست‌های عدم تبعیض و ضد آزار و روابط کار است.
انطباق، خطر شکایات مربوط به استخدام، مجازات های قانونی، جریمه ها و شکایت های حقوقی را به حداقل می رساند. انطباق با منابع انسانی شامل همه چیز از ایجاد و مستندسازی خط‌مشی‌ها و رویه‌ها تا مدیریت و اجرای آن خط‌مشی‌ها می‌شود.
چرا رعایت منابع انسانی بسیار ضروری است؟
رعایت منابع انسانی به دلایل زیادی مهم است، از جمله:
- خطر شکایات مربوط به شغل، مجازات های قانونی پرهزینه، جریمه ها و دعاوی را به حداقل می رساند.
- به کاهش هر گونه آسیبی که به اعتبار یک شرکت وارد می شود کمک می کند. یک شهرت آسیب دیده می تواند باعث شود یک شرکت تجارت، مشتریان بالقوه خود را از دست بدهد و تعمیر و بازیابی اعتماد آن زمان طولانی طول بکشد.
- به تضمین محیطی عاری از آزار و اذیت و تبعیض کمک می کند
- از تلاش های استخدام و حفظ کارمندان پشتیبانی می کند
- اگر شرکتی قوانین مرتبط با ایمنی را رعایت نکند، ایمنی کارگران می تواند به خطر بیفتد
- انطباق با منابع انسانی نه تنها بر پایبندی به قوانین تاکید می کند، بلکه به توسعه رفتارهای منصفانه و اخلاقی و اقدامات استخدامی کمک می کند.
چک لیست انطباق منابع انسانی شما: 9 مورد ضروری
انطباق در منابع انسانی شامل اجزای بسیار زیادی است، به همین دلیل است که چک لیست ابزاری عالی برای کمک به فعال بودن و تکمیل اقدامات لازم به موقع است – که همه آنها در نهایت می توانند به اطمینان از انطباق منابع انسانی کمک کنند.
در حالی که قالب و موارد خاص در چک لیست انطباق منابع انسانی می تواند بسته به موقعیت مکانی، اندازه و صنعت شرکت متفاوت باشد، موارد زیر برخی از موارد چک لیست رایج و حیاتی به همراه توضیح مختصری برای هر دسته هستند:
1. استخدام، مصاحبه و استخدام
- اطمینان از شیوه‌های استخدام منصفانه و منسجم : روش‌های استخدام و مصاحبه را استاندارد کنید تا اطمینان حاصل شود که شیوه‌های استخدام منصفانه و فراگیر دنبال می‌شوند. این شامل ممنوع کردن سؤالات مصاحبه نامناسب، مانند سؤالات شخصی غیر مرتبط با کسب و کار یا شغل مورد نظر، اجتناب از زبان ترجیحی یا تبعیض آمیز در آگهی های شغلی و غیره است.
- بررسی سابقه و انطباق با بررسی مرجع : از ثبات در اجرای و اعمال بررسی‌های پیشینه اطمینان حاصل کنید. یک فرآیند تأیید و مستندسازی برای هر گونه استثنا ایجاد کنید.
- فرم I-9 و مطابقت با مجوز کار : پیروی از فرم I-9 فدرال و الزامات مجوز کار بسیار مهم است. اداره مهاجرت و گمرک ایالات متحده (ICE) می تواند ممیزی های دوره ای فرم I-9 را برای تکمیل، دقت و به موقع بودن فرم I-9 انجام دهد.
- حفظ سوابق : اسناد و مدارک و الزامات نگهداری سوابق را در مورد همه ابتکارات استخدام و استخدام، از جمله حفظ فرم I-9، توسعه دهید و به آنها پایبند باشید.
2. رویه ها و سیاست های شرکت
- جهت گیری استخدام جدید: منابع انسانی باید به طور کامل کارمند جدید را که شامل توضیح تمام سیاست های شرکت باشد، ارائه دهد. این همچنین می‌تواند شامل آموزش در مورد ضد تبعیض و آزار، ایمنی، حقوق و مسئولیت‌های کارکنان، و سایر سیاست‌ها یا رویه‌های انطباق قابل اجرا باشد.
- حفظ سوابق: حفظ سوابق آموزشی و قدردانی کارکنان جدید از جهت گیری های جدید استخدامی آنها
3. طبقه بندی کارکنان
- انطباق با قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA): HR مسئول اطمینان از اینکه مشاغل شرکت به طور دقیق از نظر وضعیت معافیت در مقابل وضعیت غیر معافیت طبقه بندی می شوند، است. این بر واجد شرایط بودن اضافه کاری تأثیر می گذارد.
- نیروی کار مشروط: کارگران باید بر اساس نوع استخدام به درستی طبقه بندی شوند، مانند پیمانکاران مستقل در مقابل کارکنان .W-2، کارمندان موقت و غیره.
4. غرامت و مزایا
- حقوق و دستمزد: اطمینان از رعایت مالیات مربوط به کسر و گزارش.
- دستمزد : از رعایت قوانین حداقل دستمزد اطمینان حاصل کنید.
- مدیریت مزایا به کارکنان واجد شرایط : مدیریت مراقبت های بهداشتی، بازنشستگی و سایر مزایا. این شامل مرخصی و پیروی از قوانین قابل اجرا مانند قانون مرخصی پزشکی خانوادگی (FMLA)، قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA)، قانون امنیت درآمد بازنشستگی کارکنان (ERISA)، قانون مراقبت مقرون به صرفه (ACA) می شود.
5. ایمنی و غرامت کارگر
- مزایای ناتوانی : از تبعیت با قوانین جبران خسارت کارگران وزارت کار (DOL) اطمینان حاصل کنید که به کارگران واجد شرایط در صورت آسیب دیدگی در محل کار، حق دریافت مزایای از کارافتادگی را می دهد.
- الزامات ارسال : برخی از اخطارهای حقوق کارگران مورد نیاز و روش های گزارش دهی باید در مناطقی که برای کارمندان قابل مشاهده است پست شوند.
- آموزش شغل و ایمنی : در صورت وجود، آموزش شغل و ایمنی را مطابق با الزامات OSHA ارائه دهید.
6. تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB)
- ابتکارات DEIB : سیاست های DEIB را توسعه دهید که به شیوه های پرداخت برابر، سیاست های انطباق معقول، تلاش های حسن نیت و غیره می پردازد.
- برنامه های اقدام مثبت (AAP) : AAP ها را توسعه دهید و اهداف را به مدیران استخدامی ابلاغ کنید. حفظ AAP و اسناد تلاش با حسن نیت. این موضوع توسط دفتر برنامه های انطباق قرارداد فدرال (OFCCP) مورد بازرسی قرار می گیرد.
7. حریم خصوصی داده ها و امنیت اطلاعات
- سیاست‌های مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌ها : این شامل کنترل‌هایی مانند افرادی است که به داده‌های کارمند دسترسی دارند، نحوه ذخیره آنها و خط‌مشی حفظ داده‌ها و سوابق.
- اقدامات امنیت سایبری : اقدامات پیشگیرانه در پیشگیری از حملات سایبری و کلاهبرداری های فیشینگ، و توسعه یک طرح پاسخ به نقض اطلاعات. این ممکن است شامل توسعه سیاست های اضافی، مانند سیاست های مرتبط با ارتباطات الکترونیکی باشد.
- مطابقت با قوانین حفاظت از داده ها : از قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها مانند HIPAA آگاه باشید و مطمئن شوید که خط مشی ها، رویه ها و کنترل هایی وجود دارد.
8. فسخ و جدایی
- رویه های خاتمه: یک خط مشی خاتمه ایجاد کنید، از جمله حذف دسترسی به شبکه و سیستم های شرکت. انجام مصاحبه های خروج، پرداخت هر زمان تعطیلات استفاده نشده. ارائه اطلاعات به کارکنان در مورد چک های حقوق نهایی و ادامه مزایا (COBRA).
- طبقه بندی فسخ : از اسناد و طبقه بندی دقیق فسخ، مانند فسخ داوطلبانه در مقابل غیرارادی، اطمینان حاصل کنید. اگر کارفرمای سابق درخواست غرامت بیکاری کند یا شکایتی علیه شرکت ارسال کند، این کمک خواهد کرد.
9. اتحادیه ها و قراردادهای دسته جمعی
- آموزش قرارداد : در صورتی که هر یک از مشاغل شرکت تحت پوشش این قرارداد باشد، مدیران را در مورد عناصر کلیدی قرارداد چانه زنی دسته جمعی (CBA) آموزش دهید. کارمندان تحت پوشش می توانند شکایت خود را برای عدم رعایت CBA ثبت کنند، که همچنین می تواند برای شرکت ها گران تمام شود.
- آموزش قانون کار : مدیران را در مورد قوانین کار قابل اجرا آموزش دهید.
این چک لیست به عنوان یک راهنمای کلی عمل می کند و منابع انسانی باید چک لیست های خود را با نیازهای خاص، شرایط و قوانین کار قابل اجرا تنظیم کند. بررسی و به‌روزرسانی‌های منظم می‌تواند انطباق مداوم با قوانین و مقررات در حال تحول را تضمین کند
توسعه استراتژی انطباق منابع انسانی چابک
یکی از نقش های مهم منابع انسانی تضمین یک محیط کار ایمن، منصفانه و عادلانه برای همه کارکنان است. این شامل نظارت بر پایبندی شرکت به قوانین و مقررات استخدامی و همچنین درک اینکه کدام سازمان های حاکم مسئول اجرای آن هستند، می شود.
با فعال بودن به جای واکنشی، منابع انسانی می تواند به محافظت از شرکت در برابر خطرات قانونی و مالی کمک کند. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌های انطباق منابع انسانی آورده شده است که منابع انسانی می‌توانند به پیروی از قوانین کار کمک کنند:
- با مقررات جدید یا به روز شده در جریان باشید: مقررات کار می تواند در طول زمان تغییر کند، از جمله مقررات فدرال، ایالتی و محلی. مهم است که منابع انسانی از سازمان با حفظ قوانین جدید و در حال تغییر حمایت کند. در صورت نیاز با مشاور حقوقی داخلی یا خارجی مشورت کنید.
نکته HR
برای به روز ماندن در مورد مقررات به منابع قابل اعتماد و قابل اعتماد مراجعه کنید:
- کمیسیون فرصت های شغلی برابر ایالات متحده
- وزارت کار آمریکا
- انجمن مدیریت منابع انسانی
- از فناوری منابع انسانی استفاده کنید : نرم افزارهای مختلف منابع انسانی می توانند به انطباق با منابع انسانی کمک کنند، مانند ردیابی حقوق و دستمزد و متقاضی.
- مستندات خط مشی تمرین: اطمینان حاصل کنید که خط مشی ها و رویه های شرکت شما مستند شده و به راحتی در دسترس همه کارمندان است. این می‌تواند شامل ارسال خط‌مشی‌ها در وب‌سایت داخلی شرکت، در کتابچه راهنمای کارکنان، رویه‌های عملیاتی استاندارد یک شرکت یا در کتابچه راهنمای انطباق باشد.
- آموزش استخدام جدید : یک فرآیند جامع پذیرش ارائه دهید، که در آن کارکنان تازه استخدام شده در مورد خط مشی ها، رویه ها و فرآیندهای شرکت یاد می گیرند. اطمینان حاصل کنید که کارمند درک خود را از خط‌مشی‌ها، حقوق و مسئولیت‌های خود و نحوه گزارش هرگونه شکایت یا عدم رعایت احتمالی را تصدیق می‌کند. کارمندان باید در فواصل زمانی مختلف، مانند سالانه یا هر 2 سال یکبار، تحت آموزش های تکمیلی یا تازه سازی قرار گیرند.
- آموزش مدیریت و منابع انسانی : اطمینان حاصل کنید که تیم ها و مدیران منابع انسانی در مورد قوانین مرخصی و الزامات محل اقامت آگاه هستند و می توانند با کارکنان در مورد حقوق و مسئولیت هایشان ارتباط برقرار کنند. مدیران استخدام معمولاً قبل از صحبت با نامزدها نیاز به یادآوری موارد انطباق با منابع انسانی مانند سؤالات مصاحبه مناسب دارند.
- خط‌مشی‌های حسابرسی منظم: حسابرسی منظم خط‌مشی‌ها و رویه‌های مرتبط با سازمان، کلیدی برای سازگار ماندن است. باز هم، شرکت ها می توانند در این زمینه با مشاور حقوقی شریک شوند. هر گونه تغییر در سیاست ها و رویه ها باید به موقع به اطلاع کارکنان و مدیریت برسد.
- ارزیابی ریسک انطباق: منابع انسانی می‌تواند ارزیابی ریسک را طراحی کند تا رویکردی فعالانه برای درک ریسک‌های کلیدی شرکت و طرحی برای رسیدگی به آنها از طریق سیاست‌ها، رویه‌ها و سایر فرآیندها و اقدامات مرتبط اتخاذ کند. ارزیابی ریسک را می توان به طور منظم بررسی کرد که توسط منابع انسانی تعیین می شود.
خوراکی های کلیدی
جنبه‌های کمی از منابع انسانی نسبت به انطباق با منابع انسانی «پرمخاطره‌تر» هستند. انطباق با منابع انسانی شامل توسعه سیاست‌ها، رویه‌ها و فرآیندهای مرتبط می‌شود که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اقدامات منصفانه را مطابق با قوانین و مقررات انجام دهند. شرکت‌های غیرقانونی در معرض خطر صرف میلیون‌ها دلار برای جریمه‌ها و تسویه حساب‌ها قرار می‌گیرند که همه اینها می‌تواند برای آنها مضر باشد. نتیجه نهایی و شهرت یک شرکت
ماهیت دائماً در حال تغییر مقررات استخدامی می‌تواند انطباق با منابع انسانی را پیچیده کند و مانند یک کار طاقت فرسا به نظر برسد که زمان را از اداره یک تجارت می‌گیرد. زمانی که برای فعال بودن و رعایت قوانین کار لازم است، کلید موفقیت بلندمدت یک شرکت در رعایت قوانین کار است. اینجاست که یک بار دیگر، منابع انسانی می تواند با به روز ماندن در مورد قوانین و مقررات کاری که ممکن است بر سازمان آنها تأثیر بگذارد، به “صرفه جویی در روز” کمک کند.
دیدگاهتان را بنویسید