چگونه چت ربات های منابع انسانی می توانند فرآیندهای منابع انسانی را بهبود بخشند (شامل نمونه های شرکت)

چت ربات های منابع انسانی برنامه های نرم افزاری هستند که از هوش مصنوعی (AI) برای مدیریت عملکردهای مختلف منابع انسانی مانند پاسخ دادن به سوالات اساسی، انجام وظایف و ارائه پشتیبانی استفاده می کنند.

بر اساس گزارش های دقیق، پیش بینی می شود که بازار چت بات منابع انسانی بین سال های 2023 تا 2030 رشد قابل توجهی داشته باشد. ایالات متحده نقش کلیدی در روند توسعه چت ربات های منابع انسانی ایفا خواهد کرد. استقبال زیاد از این فناوری و حضور بازیگران بزرگ در این حوزه فرصت های رشد کافی را برای بازار ایجاد خواهد کرد. رشد تقاضا در تجارت الکترونیک، BFSI، مخابرات، دولت، آموزش، غذا و صنایع نوشیدنی مستقیماً بر رشد چت ربات های منابع انسانی تأثیر می گذارد.

مطالب
چت ربات های منابع انسانی چیست؟
انواع چت ربات های منابع انسانی
مزایای استفاده از چت ربات های منابع انسانی
معایب استفاده از چت ربات های منابع انسانی
5 نمونه از شرکت هایی که از چت بات ها در منابع انسانی استفاده می کنند
ارائه دهندگان چت ربات منابع انسانی

چت ربات های منابع انسانی چیست؟

چت ربات های منابع انسانی دستیاران مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی هستند که برای انجام سوالات و وظایف مختلف منابع انسانی طراحی شده اند. آنها از پردازش زبان طبیعی (NLP) برای درک سؤالات کارمند و نامزد و ارائه اطلاعات مرتبط یا اقدامات کامل استفاده می کنند. آنها را به عنوان نمایندگان منابع انسانی دوستانه و سلف سرویس در نظر بگیرید که 24/7 در دسترس هستند.

در گزارش وضعیت هوش مصنوعی (AI) Engagedly در مدیریت منابع انسانی، نرخ پذیرش هوش مصنوعی در سراسر جهان 21 درصد است. شرکت های بیشتری مزایای هوش مصنوعی را برای مدیریت کارکنان خود می شناسند. رهبران جهانی HRM در حال استفاده از AI برای ایجاد تحول در HRM هستند و 45 درصد از آنها هوش مصنوعی را برای HRM در نظر می گیرند.

همچنین، 65 درصد از پاسخ دهندگان گزارش کردند که هوش مصنوعی بهره وری و کارایی را در بخش منابع انسانی آنها بهبود می بخشد. مدیریت عملکرد، مشارکت و رضایت کارکنان، آموزش و توسعه، جذب و جذب استعداد، و پرس و جو از کارکنان از جمله پنج عملکرد اصلی هستند که هوش مصنوعی به طور قابل توجهی بر آنها تأثیر گذاشته است.

انواع چت ربات های منابع انسانی

1. ربات‌های گفتگوی استخدام : به سؤالات اولیه نامزد در مورد شرکت و نقش باز پاسخ دهید، اطلاعات اولیه نامزدها را جمع‌آوری کنید، مصاحبه‌های شغلی را برنامه‌ریزی کنید، و با امتیاز دادن به پاسخ‌های آنها، آنها را از قبل واجد شرایط کنید.
2. ربات‌های گفتگوی داخلی : کارکنان جدید را از طریق ورود به سیستم راهنمایی کنید و درباره سیاست‌ها، مزایا، ابزارها و فرهنگ شرکت بحث کنید. آنها همچنین اسناد را جمع آوری می کنند و به سوالات پاسخ می دهند.
3. میز کمک منابع انسانی : به سوالات معمول کارکنان مانند اطلاعات مزایا، خط مشی های مرخصی و شفاف سازی خط مشی رسیدگی می کند. آنها همچنین می توانند اطلاعات کارمندان را به روز کنند، حضور و غیاب را پیگیری کنند و کارکنان را به منابع منابع انسانی مرتبط هدایت کنند.
4. نظرسنجی‌ها و ربات‌های گفتگوی بازخورد : نظرسنجی‌های کارکنان (نظرسنجی‌های نبض، نظرسنجی خروج، نظرسنجی تعامل) را انجام دهید و بازخورد و احساسات کارکنان را برای بهبود فرهنگ کاری جمع‌آوری کنید.
5. ربات‌های گفتگوی مشارکت کارکنان : با دسترسی به منابع شرکت، به کارکنان اجازه می‌دهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، بازخورد کارمندان را در مورد فرهنگ و شیوه‌های تجاری جمع‌آوری کنند و رویدادهای شرکت را تبلیغ کنند، به بهبود تجربه کارکنان کمک می‌کنند.
6. ربات‌های گفتگوی سلامت: به نگرانی‌های مرتبط با سلامتی پاسخ دهید، حمایت سلامت روان را ارائه دهید و کارکنان را به منابع سلامتی متصل کنید.
7. آموزش و توسعه ربات‌های گفتگو : به کارمندان در دسترسی به مواد آموزشی کمک کنید، دوره‌های آموزشی را توصیه کنید و به سؤالات مربوط به آموزش پاسخ دهید.
8. چت ربات های مدیریت عملکرد : مدیران و کارکنان را در حین ارزیابی عملکرد، تعیین اهداف و ارائه بازخورد راهنمایی می کند.
9. چت ربات های تجزیه و تحلیل منابع انسانی : به پرسنل منابع انسانی اجازه می دهد تا به تجزیه و تحلیل ها و بینش ها دسترسی داشته باشند تا تصمیمات مبتنی بر داده های مربوط به برنامه ریزی نیروی کار، مدیریت استعداد و مشارکت کارکنان را اتخاذ کنند.

مزایای استفاده از چت ربات های منابع انسانی

• افزایش کارایی: ربات‌های چت می‌توانند جریان‌های کاری را ساده‌سازی کنند و کارهای تکراری و معمول منابع انسانی را خودکار کنند، بنابراین پرسنل منابع انسانی می‌توانند بیشتر بر انجام وظایف استراتژیک‌تر تمرکز کنند.
• افزایش دسترسی: آنها دسترسی 24 ساعته به اطلاعات و پشتیبانی را ارائه می دهند تا نگرانی های کارکنان به سرعت برطرف شود.
• بهبود تجربه کارمندان: ربات‌های چت منابع انسانی به کارمندان این قدرت را می‌دهد تا در هر زمان و هر مکان، به خود خدمت کنند و نیازهای منابع انسانی خود را کنترل کنند.
• صرفه جویی در هزینه: کاهش هزینه های عملیاتی منابع انسانی مربوط به رسیدگی به سوالات اساسی.
• افزایش تعامل کارکنان: آنها می توانند یک پلت فرم مناسب و در دسترس برای برقراری ارتباط و ارسال بازخورد بین کارمندان و مدیران ارائه دهند.
• تصمیم گیری بهتر: چت ربات های منابع انسانی داده های ارزشمندی را از تعاملات کارکنان جمع آوری می کنند، بنابراین منابع انسانی می توانند زمینه های بهبود را شناسایی کنند.
• انطباق بهبود یافته: ارائه اطلاعات منسجم و دقیق در مورد سیاست ها و رویه ها، کاهش خطر خطای انسانی و اطمینان از پایبندی به قوانین و مقررات.
• ارتقای جامعیت: ربات‌های چت می‌توانند چندین زبان را پشتیبانی کنند و گزینه‌های در دسترس را برای کارمندان دارای معلولیت فراهم می‌کنند و نیروی کار متنوع را تامین می‌کنند. همچنین سوگیری های احتمالی در ارائه اطلاعات را که با تعامل انسانی غیرممکن است، حذف می کند.

معایب استفاده از چت ربات های منابع انسانی

در حالی که استفاده از چت ربات منابع انسانی مزایای زیادی دارد، معایبی نیز وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• قابلیت‌های محدود: ممکن است نتواند نگرانی‌های ظریف یا پیچیده کارکنان را درک کند، که برای مثال نیاز به قضاوت انسانی دارد. ممکن است طعنه، احساسات یا زمینه را به طور کامل درک نکند.
• فقدان تماس انسانی: می تواند احساس غیرشخصی بودن داشته باشد، به خصوص در هنگام رسیدگی به مسائل حساس. نمی تواند جایگزین همدلی و تعامل اصیل انسانی شود.
• نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی داده‌ها: داده‌های جمع‌آوری‌شده توسط ربات‌های گفتگو نیاز به مدیریت صحیح و رعایت حریم خصوصی و اقدامات امنیتی دارند. استفاده از داده ها نیز باید شفاف باشد تا از نقض حریم خصوصی و اعتماد کارکنان جلوگیری شود.
• هزینه های پیاده سازی: توسعه و پیاده سازی اولیه می تواند بسیار گران باشد. همچنین نیاز به یکپارچه سازی داده ها و آموزش کارکنان دارد.
• اشکالات فنی: ربات‌های چت همچنین می‌توانند پرس‌و‌جوها را نادرست کار کنند یا به اشتباه تفسیر کنند که منجر به ناامیدی کارمندان شود. الگوریتم‌هایی که ربات‌های گفتگو را تقویت می‌کنند ممکن است سوگیری‌هایی را از داده‌های ورودی به ارث ببرند. نظارت دقیق و پشتیبانی قوی از فناوری اطلاعات و استراتژی های کاهش حیاتی است.

5 نمونه از شرکت هایی که از چت بات ها در منابع انسانی استفاده می کنند

1. هوش مصنوعی هشت برابری

یوبی سافت یک ناشر بازی ویدیویی است که مجموعه بازی های ویدیویی Assassin’s Creed، Far Cry، For Honor، Just Dance، Prince of Persia، Rabbids، Rayman، Tom Clancy’s و Watch Dogs را ایجاد می کند.

کارمندانی که در حال خروج بودند، درخواست برای افتتاحیه در مکان‌ها، دفاتر یا استودیوهای مختلف Ubisoft را چالش برانگیز دانستند. هنگامی که کارمندان به صورت داخلی درخواست می‌کردند، هیئت‌های شغلی آنها درخواست‌های خود را از طریق همان ATS که توسط نامزدهای خارجی استفاده می‌شد ارسال می‌کردند و در نتیجه درخواست‌های نابجا می‌شد. این بدان معنی است که کارمندان از سیستم به طور گسترده استفاده نمی کنند، که منجر به نرخ فرسایش به طور فزاینده پایین و عدم پیشرفت شغلی درک شده در شرکت می شود.

یوبی سافت از هوش مصنوعی هشت برابری کمک گرفت. یوبی سافت با استفاده از راهکار مدیریت استعداد هوش مصنوعی Eightfold بازار استعداد داخلی خود را پیاده سازی کرد. این مرکز متمرکز شامل فرصت‌های شغلی، پروژه‌ها، کنسرت‌ها، رویدادها و مربیان برای افزایش تعامل برنامه‌های داخلی بود. همچنین به مدیران استخدام اجازه داد تا کارکنان را با مهارت هایی که برای تکمیل پروژه ها نیاز دارند شناسایی کنند.

در نتیجه، Ubisoft بازار استعدادهای خود را در 28 کشور جهان در مدت شش ماه راه اندازی کرد. اکنون بیش از نیمی از کارکنان از این پلتفرم برای رشد شغلی خود استفاده می کنند. این امر به بهبود فرهنگ شرکت و افزایش رضایت و حفظ کارکنان کمک کرده است.

2. بلوم فایر

Aite Group یک شرکت تحقیقاتی و مشاوره مستقل است که متخصص در مسائل تجاری، فنی و نظارتی و چگونگی تأثیر آنها بر صنعت خدمات مالی است.

این شرکت به فرآیندها و فناوری نیاز دارد تا اسناد آموزشی، بهترین شیوه ها و دانش سایر کارکنان را جمع آوری و به اشتراک بگذارد. آنها می خواستند با ارائه یک منبع اطلاعاتی واحد که می تواند در سازمان به روز شده و به اشتراک گذاشته شود و در عین حال همکاری بین کارمندان را تشویق می کند، روند کار خود را بهبود بخشند.

با استفاده از نرم افزار سیستم نرم افزار مدیریت دانش Bloomfire، Aite Group صدها قطعه محتوا برای کارمندان ایجاد کرد. پایگاه دانش این شرکت به کارکنان جدید کمک کرده است تا با جستجو و دسترسی به اطلاعات توسط خودشان، بدون کمک منابع انسانی یا مدیرانشان، یادگیری خود را افزایش دهند. همچنین، به اشتراک گذاری بازخورد در مورد پایگاه دانش تشویق می شود، بنابراین مدیریت می تواند اثربخشی آنها را اندازه گیری کند و در صورت لزوم تنظیمات را انجام دهد.

3. Hirevue

پوشاک ایمنی ملی (NSA) لباس های محافظ برای مشتریان در محیط های صنعتی تولید می کند. این شرکت می خواست نامزدها را به سرعت پیدا و ارزیابی کند. آنها همچنین باید بدون استخدام یک آژانس پرسنل، درخواست‌های خود را سریع‌تر تکمیل می‌کردند، تا اطمینان حاصل کنند که افراد کافی در کارخانه اوهایو دارند.

با همکاری Hirevue، NSA سیستمی را ایجاد کرد که به نامزدها اجازه می‌داد تا به سرعت در وب‌سایت NSA شغل پیدا کنند، موقعیت را از قبل بررسی کنند و از طریق متن یا ربات چت وب، مصاحبه را خود برنامه‌ریزی کنند. سپس استخدام‌کنندگان می‌توانند روی مصاحبه با کاندیداها در یک بازه زمانی کوتاه‌تر تمرکز کنند و در عرض چند روز به جای هفته‌ها ارتباط برقرار کنند. زمان استخدام نیز کوتاه شد. داوطلبان پیشنهادهای شغلی را ظرف 15 روز، 4 برابر سریعتر از قبل دریافت می کنند.

4. هوش مصنوعی لینا

Globe Telecom بزرگترین شبکه مخابراتی سیار فیلیپین است که حداقل 86.6 میلیون مشترک دارد. خدمات پهنای باند، تلفن ثابت و خدمات حواله پول را ارائه می دهد.

پیش از این، شرکت مخابراتی به صورت دستی بر بلیط‌های منابع انسانی، مسائل و درخواست‌ها نظارت می‌کرد که به معنای بسیاری از کارهای معلق و تاخیر در حل و فصل بود. 25٪ از بلیط ها در SLA های تعیین شده حل نشده بودند. اکثر KPIها برآورده نشده بودند. فقدان فرآیندهای خودکار منجر به داده‌های نادرست شد. شرکت مخابراتی می خواست زمان حل پرس و جوی کارکنان را از 24 ساعت به زمان واقعی کاهش دهد و به شدت از SLA و TAT پیروی کند. آن‌ها همچنین می‌خواهند از داشبوردهای منابع انسانی و تحلیل‌ها اطلاعاتی کسب کنند و فرآیندهای منابع انسانی را در سازمان بهینه کنند.

Leena-AI ربات HR EVA مبتنی بر هوش مصنوعی را ایجاد کرد که به طور تصاعدی تجربه کارمندان را افزایش داد. این منجر به 2.5 برابر سریع‌تر زمان تفکیک بلیط از 24 ساعت تا 9.5 ساعت، 4.4 برابر سریع‌تر میانگین زمان پاسخگویی اول بلیط از 8 ساعت به 1.8 ساعت و 126٪ میانگین زمان پاسخ‌دهی اول بهتر از هدف تعیین‌شده بود.

5. پلتفرم ربات

Honest Burgers به عنوان یک رستوران کوچک در لندن شروع به کار کرد و از آن زمان به یک گروه ملی با بیش از 40 رستوران در سراسر بریتانیا تبدیل شده است. این شرکت از محل کار متا برای حفظ ارتباط کارکنان خود استفاده می کند. آنها می خواستند خدمات و برنامه های خود را در محل کار ادغام کنند تا کارمندان بتوانند به راحتی به ابزار کار خود از جمله آموزش دسترسی داشته باشند.

با کمک پلتفرم The Bot، این شرکت Honest College را راه اندازی کرد. این برنامه یادگیری شخصی به طور مستقیم در محل کار ادغام می شود و می تواند در دسکتاپ و دستگاه های تلفن همراه قابل دسترسی باشد. این ربات شامل ماژول های آموزشی با اندازه لقمه است که درس های مربوط به موقعیت ها و مسئولیت های مختلف Honest را ارائه می دهد. کارکنان مهارت هایی مانند مدیریت زمان و پول و رفاه را یاد می گیرند.

تا به امروز، این برنامه با موفقیت 150 پیشخدمت را برای تبدیل شدن به سرآشپز ارتقا داده است. همچنین منجر به 15.6 برابر ROI مثبت در سال اول، نرخ تکمیل 100٪ در آموزش انطباق، و نرخ تعامل 73٪ از کارکنان در Honest Ops شد.

ارائه دهندگان چت ربات منابع انسانی

برای جمع بندی

ربات‌های گفتگوی منابع انسانی می‌توانند به متخصصان منابع انسانی در انجام وظایف مدیریتی کمک کنند و زمان ارزشمندی را که می‌توان برای ارائه ارزش برای کسب‌وکار صرف کرد، آزاد می‌کند. از پرداختن به نگرانی های اساسی کارکنان گرفته تا ارائه خدمات منابع انسانی، چت بات ها نحوه جذب، خدمت و حفظ کارمندان توسط شرکت ها را افزایش داده اند. با پیشرفت فناوری، می‌توانیم انتظار داشته باشیم که چت‌بات‌های پیشرفته‌تر و مؤثرتر عملکردهای منابع انسانی و تجربه کارمندان را بهبود بخشند.

با این حال، متخصصان منابع انسانی باید به خاطر داشته باشند که چت بات ها نباید جایگزین لمس انسانی در منابع انسانی شوند. برای دریافت بهترین مزایا باید بین تکنولوژی و مشارکت انسان تعادل وجود داشته باشد.