چگونه یک کارمند را اخراج کنیم: 10 باید و نباید

اخراج کردن یک نفر بسیار ساده تر از انجام دادن آن است. اگرچه این چیزی است که هر مدیری باید در یک مقطع زمانی با آن روبرو شود، اما رها کردن یک نفر کاری نفرت انگیز است که هم کارفرما و هم کارمند از آن می ترسند. همچنین این تصمیمی است که بسیاری از مدیران به خاطر آن خواب زیادی را از دست می دهند. اما، به همان اندازه که این تعهد سخت است، پیروی از روند مناسب برای نحوه اخراج یک کارمند مهم است.

قبل از اخراج کارمند باید همه چیز را مرتب کنید. اگر این کار با عجله و بدون انجام اقدامات لازم انجام شود، می تواند به وضعیت بسیار ناراحت کننده ای برای همه افراد درگیر منجر شود.

در واقع، حتی ممکن است مسائل حقوقی به وجود بیاید که آسیب زیادی به کسب و کار شما وارد کند.

متخصصان منابع انسانی و کارشناسان در صنایع مختلف ممکن است راه‌های متفاوتی را برای اخراج کارمند به نحو احسن ارائه دهند، اما نکاتی وجود دارد که به شما کمک می‌کند بدون توجه به کسب‌وکاری که در آن هستید، با امور اجتناب‌ناپذیر مقابله کنید.

در ادامه بخوانید تا ۱۰ باید و نباید برای اخراج یک کارمند را کشف کنید.

مطالب
1. انجام دهید: همه چیز را از قبل مرتب کنید
2. انجام: زمان و مکان مناسب را انتخاب کنید
3. انجام ندهید: کارمندان را بدون شاهد اخراج کنید
4. انجام دهید: آن را کوتاه و دقیق نگه دارید
5. انجام ندهید: کارمند را تحقیر کنید
6. انجام دهید: از عنصر غافلگیری دوری کنید
7. انجام ندهید: به کارمند امید کاذب بدهید
8. انجام دهید: از شخصی بخواهید کارمند را به بیرون اسکورت کند
9. انجام دهید: ارائه نامه مرجع را در نظر بگیرید
10. انجام ندهید: جلسه خاتمه را با دقت تمام پایان دهید

1. انجام دهید: همه چیز را از قبل مرتب کنید

هنگام برنامه ریزی برای اخراج کارمند، اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که قبل از اینکه واقعاً آنها را رها کنید، همه چیز را مرتب کنید.

اگر می خواهید همه چیز به آرامی پیش برود، آماده سازی کلیدی است. بنابراین، قبل از اخراج کارمند، در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید برای جلوگیری از هرگونه سوء تفاهم یا حتی اتهام غیرقانونی انجام دهید.

• خط مشی و روش های فسخ سازمان خود را در مورد نحوه اخراج یک کارمند – به ویژه در مورد ترتیبات اخراج یا اخطار – به دقت دنبال کنید.
• اگر فکر می کنید که فسخ ممکن است منجر به شکایت شود، با یک وکیل کار مشورت کنید.
• تمام فایل‌های رایانه‌ای موجود در سایت خود را ایمن کنید، از اطلاعات شرکت یا سوابقی که کارمند مسئول آن است پشتیبان تهیه کنید (در صورتی که آنها چیزهایی را نیز دریافت نکنند).
• فهرستی از تمام وسایل شرکتی که کارمند باید پس از اخراج به آنها برگرداند، مانند لپ‌تاپ، نشان‌های شناسایی، ابزار فروش و غیره تهیه کنید.
• ارزیابی های عملکرد و هشدارهای کتبی کارمند و همچنین هر گونه مکاتبات مربوطه را جمع آوری کنید. قبل از جلسه آن را مرور کنید.

در نهایت، یک سند پایان کار آماده کنید که شرایط و ضوابط اخراج کارمند را مشخص کند.

شامل اطلاعاتی مانند آخرین روز استخدام، مزایا، دستمزد نهایی و غیره باشد.

کارمند باید این سند را امضا کند و شما می توانید یک کپی به آنها بدهید. یکی دیگر را در پرونده پرسنلی نگه دارید.

2. انجام: زمان و مکان مناسب را انتخاب کنید

اخراج یک کارمند موضوع ساده ای نیست که فقط یک ایمیل به آنها بفرستید. ابتدا باید تاریخ، زمان و مکان مناسبی را که در آن اخراج انجام می شود، انتخاب کنید.

همیشه بهتر است این کار را در اوایل هفته و ترجیحاً در پایان روز انجام دهید تا تأثیر تجاری را به حداقل برسانید.

همچنین مطمئن شوید که از وضعیت حمل و نقل کارمند آگاه هستید. به عنوان مثال، اگر آنها برای رسیدن به خانه بعد از کار به کارپول شرکت وابسته هستند، صبح آنها را اخراج نکنید.

در اینجا چند نکته دیگر وجود دارد که به شما کمک می کند زمان و مکان مناسب را انتخاب کنید:

یک کارمند را در حضور تماشاگران اخراج نکنید.

هر فردی حق حفظ حریم خصوصی دارد. اجازه دادن به یک کارمند در خلوت به آنها این فرصت را می دهد تا قبل از اینکه همکارانش متوجه شوند همه چیز را پردازش کنند، بنابراین مطمئن شوید که از مکان های عمومی اجتناب کنید.

اتاق کنفرانس مکان مناسبی برای برگزاری جلسه است. این یک مکان خصوصی و خنثی است که بدون اختلال است.

کارمند را در روز جمعه (یا قبل از تعطیلات) اخراج نکنید.

اخراج شدن می تواند برای اکثر افراد بسیار آسیب زا باشد. برخی ممکن است به کمک عاطفی، خدمات مشاوره ای یا مشاوره نیاز داشته باشند – که هیچ کدام ممکن است در آخر هفته یا در تعطیلات در دسترس نباشد.

همچنین، با رها کردن آنها زودتر در طول هفته، به آنها اجازه می‌دهید تا در جستجوی شغل دیگری شروع کنند.

یک کارمند را در مرخصی والدین یا استعلاجی اخراج نکنید.

مقرراتی وجود دارد که از کارکنان در مرخصی محافظت می کند. به همین دلیل باید از اخراج کارمندی که غایب است یا به تازگی از مرخصی برگشته خودداری کنید. در چنین حالتی، باید تا زمان مناسب برای اخراج صبر کنید.

3. انجام ندهید: کارمندان را بدون شاهد اخراج کنید

اگر می‌خواهید از مشکلات قانونی در این مسیر جلوگیری کنید، هرگز بدون شاهد گفتگو را شروع نکنید.

همیشه بهترین کار این است که هنگام اخراج شخصی، یک کارمند دوم با شما در جلسه بنشیند.

اغلب، این فردی از منابع انسانی است که قبلاً تجربه فسخ کار را دارد. قبل از جلسه، به فرد توضیح دهید یا گزارش های کتبی در اختیار آنها قرار دهید تا مطمئن شوید که وضعیت را درک می کنند.

علاوه بر داشتن فرد دیگری که همه چیزهایی را که در فسخ استخدام گفته می‌شود می‌شنود، این مزیت کمک به یک مدیر بی‌تجربه را نیز دارد زیرا شخص منابع انسانی می‌تواند به ادامه بحث و تکمیل آن کمک کند.

علاوه بر این، کارمند منابع انسانی اطمینان حاصل می کند که با کارمند منصفانه و حرفه ای رفتار می شود. این به محدود کردن مسئولیت سازمان شما در هنگام اخراج یک کارمند کمک می کند.

اگر بخش منابع انسانی ندارید، هر کارمند دیگری می تواند به عنوان شاهد خدمت کند. همچنین اگر در موقعیتی قرار گرفتید که کارمند خاتمه یافته از امضا و تایید مدارک امتناع می کند، آنها می توانند به شما کمک کنند.

در چنین حالتی شاهد می تواند به جای آن اسناد را امضا کند. علاوه بر داشتن یک شاهد در جلسه، همچنین ایده خوبی است که از امنیت در نزدیکی خود اطمینان حاصل کنید. اخراج ها می توانند آسیب زا باشند و احساسات اغلب بسیار بالاست.

نکته حرفه ای: در طول جلسه یادداشت برداری کنید یا جلسه را به نحوی ضبط کنید. فقط مطمئن شوید که از قبل به کارمند بگویید.

4. انجام دهید: آن را کوتاه و دقیق نگه دارید

رها کردن یک کارمند هرگز نباید به یک بحث طولانی و طولانی تبدیل شود، به خصوص اگر عملکرد آن کارمند را مستند کرده باشید، مربیگری کرده باشید و در طول زمان بازخورد مکرری ارائه کرده باشید.

رکوردها خودشان صحبت خواهند کرد.

علاوه بر این، نشان دادن مجدد نارضایتی خود در آنها ظالمانه است، و هیچ نتیجه ای ندارد.

گزارش‌های معیار نشان می‌دهند که بیشتر کارمندان از شما می‌پرسند که چرا اخراج می‌شوند (حتی آن‌هایی که اخطارهای متعدد دریافت کرده‌اند).

یک پاسخ مستقیم و سرراست آماده کنید. صادق باشید، وضعیت را به درستی خلاصه کنید، اما جزئیات را کنار بگذارید.

مطمئن شوید که کارمند را سرزنش نمی کنید. هدف شما این است که کارمند را اخراج کنید و در عین حال به آنها اجازه دهید حیثیت خود را حفظ کنند.

حالت تدافعی نگیرید یا درباره شایستگی تصمیم خاتمه با کارمند بحث نکنید.

با این حال، می توانید به آنها اجازه دهید که واکنش نشان دهند و سؤال بپرسند.

سوالات معمولی عبارتند از:

• آیا برای زمان PTO استفاده نشده به من پول پرداخت می شود؟
• چه زمانی می توانم آخرین حقوق خود را دریافت کنم؟
• آیا می توانم بیمه درمانی خود را ادامه دهم؟
• آیا مشمول بیمه بیکاری می شوم؟

در پاسخ به سوالات آنها دلسوز و فهمیده باشید. با این حال، اطمینان حاصل کنید که تصمیم شما برای اخراج آنها نهایی است.

5. انجام ندهید: کارمند را تحقیر کنید

یکی از مهمترین کارهایی که باید هنگام اخراج یک کارمند انجام دهید این است که از تحقیر آنها پرهیز کنید. همانطور که قبلاً گفته شد، شما می خواهید که کارمند در طول فرآیند خاتمه، شأن خود را حفظ کند، بنابراین باید با احتیاط جلسه واقعی اخراج را انجام دهید.

همچنین، نحوه رفتار شما با کارمند می‌تواند عامل اصلی تعیین‌کننده در مورد اینکه آیا آنها احساس می‌کنند که در حق آنها ظلم شده و تصمیم به طرح دعوی می‌کنند (خواه شایستگی داشته باشد یا نه) باشد.

بنابراین، همیشه به کارمند احترام بگذارید. بخشی از نشان دادن احترام این است که به آنها اجازه ملاقات حضوری در زمان و مکان مناسب را بدهید.

هرگز یک کارمند را به دلیل وسایل الکترونیکی، مانند تماس زوم، ایمیل، پیام کوتاه، پیامک یا تماس تلفنی اخراج نکنید.

حتی یک نامه کتبی در هنگام پایان کار شخصی نامناسب است.

به یاد داشته باشید، بقیه کارمندان شما خاطرات طولانی دارند. برای حفظ روحیه و اعتماد آنها به شما، مطمئن شوید که اخراج ها را به خوبی انجام می دهید.

همچنین، این سن تحت سلطه رسانه‌های اجتماعی است، به این معنی که اخراج احتمالاً یک موضوع خصوصی باقی نخواهد ماند. به همین دلیل، شما می خواهید از ایجاد سناریوهایی که به ظاهر کسب و کار شما برای مشتریان بالقوه و مشتریان آسیب می زند، اجتناب کنید.

بنابراین این نکات را برای اخراج یک کارمند به خاطر بسپارید:

• کارکنان را به دلیل وسایل الکترونیکی اخراج نکنید
• در طول جلسه صادق و روراست باشید
• شخصی نشوید یا صحنه ای ایجاد نکنید
• محترمانه و محتاط باشید
• کارمند را با شخص دیگری مقایسه نکنید

6. انجام دهید: از عنصر تعجب دوری کنید

اخراج شدن هرگز نباید برای کارمند غافلگیر کننده باشد. بدون هشدار عمل نکنید اطمینان حاصل کنید که آنها از قبل از اخراج مطلع هستند، تا احساس کوری نکنند، که اغلب منجر به عصبانیت می شود.

بنابراین، این بدان معناست که هرگز نباید یک کارمند را در محل اخراج کنید. درعوض، مگر اینکه آنها یک اقدام فوری و فاحش را مرتکب شده باشند، مربیگری و همچنین بازخورد عملکرد را در یک دوره زمانی به کارمند ارائه دهید.

هر مرحله از فرآیند بهبود (یا فقدان آن) را مستند کنید. اگر آموزش مناسبی ارائه کرده اید، و هنوز هیچ پیشرفتی وجود ندارد، شما به عنوان کارفرما می توانید تصمیم بگیرید که فرد را اخراج کنید.

علاوه بر این، اخراج شخصی در محل می تواند عواقب ناخواسته ای داشته باشد، مانند رها کردن ناخواسته فردی که در میانه مدیریت یک پروژه است.

اجتناب از عنصر غافلگیری همچنین به کارفرمایان کمک می کند تا از منافع خود محافظت کنند، اگر خاتمه کارمند منجر به شکایت شود.

7. انجام ندهید: به کارمند امید کاذب بدهید

بسیاری از کارمندان هرگز باور نمی کنند که از ابتدا اخراج شوند.

صرف نظر از اینکه چقدر ضعیف عمل می کنند، هرگز باور نمی کنند که مستحق پایان کار هستند. به همین دلیل است که آنها ممکن است این تصور را حفظ کنند که راهی برای تأثیرگذاری بر تصمیم شما وجود دارد.

مهم است که اجازه ندهید آنها فکر کنند که تصمیم شما نهایی نیست.

اطمینان حاصل کنید که در مکالمه خود مستقیم هستید – هر چقدر هم که دشوار باشد. به محض شروع جلسه، به آنها اطلاع دهید که هدف از این کار خاتمه دادن به کار است تا کارمند تصور اشتباهی نداشته باشد.

اگر کارمند فکر می کند فرصتی برای تغییر عقیده شما دارد، هوس باز بودن یا استفاده از زبان ضعیف چیزی جز اندوه به همراه نخواهد داشت.

اگر به خوبی برای جلسه آماده شوید و آنچه را که قرار است به کارمند بگویید تمرین کنید، به طور منطقی بیان خواهید کرد. علاوه بر این، در صورت کمبود کلمات، یک همکار برای حمایت از شما در اختیار خواهید داشت.

8. انجام دهید: از شخصی بخواهید کارمند را به بیرون اسکورت کند

کارشناسان در مورد اینکه آیا کارکنان باید توسط نیروهای امنیتی از محل خارج شوند یا خیر نظرات متفاوتی دارند.

در حالی که نیاز به محافظت از شرکت خود در برابر مشکلات ناشی از کارمندان ناراضی وجود دارد، شما همچنین نمی خواهید با کارکنان خود مانند مجرمان پس از اخراج آنها رفتار کنید.

اما، مهم است که به خاطر داشته باشید که تصمیم به اخراج یک کارمند می تواند مملو از خطرات باشد. شما باید بتوانید موارد مختلفی را که ممکن است پیش بیاید، پیش بینی کرده و به آن ها پیمایش کنید.

به عنوان مثال، اگر کارمند ناراحت شد، به او اجازه ندهید به میز کار خود بازگردد. علاوه بر این، پس از پایان جلسه، آنها نباید به اطلاعات شرکت شما، سیستم های فناوری اطلاعات یا همکارانشان دسترسی داشته باشند.

می‌توانید با لغو دسترسی کارمند به این سیستم‌های الکترونیکی، سیستم‌های رایانه‌ای مبتنی بر ابر و غیره، در طول یا کمی قبل از جلسه پایان کار، از مشکلات جلوگیری کنید. در صورت لزوم، رمزهای عبور امنیتی و ورود به سیستم دسترسی به رایانه را تغییر دهید تا از داده های خود محافظت کنید.

با این حال، نکته مهم این است که هر روشی را که انتخاب می کنید، باید با کارمند سابق خود محترمانه رفتار کنید. تمام تلاش خود را بکنید تا از تبدیل وضعیت به یک صحنه شرم آور جلوگیری کنید.

9. انجام دهید: ارائه نامه مرجع را در نظر بگیرید

بخش عمده ای از اجازه دادن به یک کارمند با عزت، ارائه یک نامه مرجع به آنها است. این به آنها در جستجوی شغل جدید کمک زیادی می کند.

کمک به آنها برای یافتن سریع شغل جدید نه تنها برای کارمند بلکه برای شما به عنوان کارفرمای سابق نیز مفید است. این به طور قابل توجهی خطر هرگونه ادعای حقوقی علیه شما را کاهش می دهد.

بنابراین، مگر اینکه کارمند را “به دلیل” اخراج کرده باشید، همیشه یک نامه مرجع به کارمند در حال خروج ارائه دهید.

10. انجام ندهید: جلسه خاتمه را با ملایمت تمام کنید

در حالی که هیچ راه خوشایندی برای اخراج یک کارمند وجود ندارد، اما این به نفع همه است که آن شخص در اسرع وقت زندگی خود را پیش ببرد.

یکی از راه های کمک به آنها این است که جلسه را با یک نکته مثبت به پایان برسانند.

به عنوان مثال، اگر آنها مجاز به جمع آوری بیکاری هستند، می توانید به آنها بگویید. مگر اینکه کارمند رفتار وحشیانه ای از خود نشان دهد، این یک راه عالی برای کمک به آنها برای انتقال به هر چیزی است که از نظر نحوه درآمدزایی برای آنها پیش می آید.

همچنین می‌توانید جلسه را با توصیه‌هایی در مورد چگونگی شروع جستجوی کار به پایان برسانید. حتی ممکن است چند پیشنهاد از انواع مشاغلی که برای مهارت های آنها مناسب است ارائه دهید.

همچنین، پیشنهاد برخی از دوره‌های اضافی مانند آموزش فروش، گواهی‌های سئو یا هر یادگیری آنلاین مرتبط دیگری را در نظر بگیرید که می‌تواند شانس آن‌ها را برای تضمین موقعیت عالی افزایش دهد.

توصیه هایی مانند سرمایه گذاری در املاک یا نظرسنجی های پولی ارائه ندهید که اگرچه سودآور هستند، اما به آنها اجازه نمی دهد فوراً درآمد خود را جایگزین کنند.

اما از کلمات تشویق کننده استفاده کنید. به عنوان مثال، به کارمند بگویید که کمک های آنها در شرکت شما ارزشمند بوده و مطمئن هستید که آنها شغلی را پیدا خواهند کرد که برای آنها مناسب تر است.

بسته به مهارت‌هایشان، حتی ممکن است برای کار آزاد مناسب‌تر باشند، اما هرگز آن را به عنوان یک گزینه واقعی در نظر نگرفته‌اند. به عنوان مثال، اگر فرد دارای ذهنیت فنی باشد، ممکن است به عنوان یک طراح وب آزاد کار پیدا کند.

کلام پایانی

رها کردن یک کارمند برای صاحبان و مدیران کسب و کار یک تصمیم دشوار و گاهی آسیب زا است.

اگر در موقعیتی قرار گرفتید که مجبورید یکی از کارمندان خود را اخراج کنید، اکنون می دانید چه کاری باید انجام دهید و چه کاری را نباید انجام دهید.

نکات ذکر شده در بالا را در مورد نحوه اخراج یک کارمند دنبال کنید تا مطمئن شوید همه چیز به خوبی پیش می رود و از فرود در آب داغ جلوگیری کنید.

می‌توانید با تصمیم‌گیری در مورد مواردی که می‌خواهید شامل یا حذف کنید، فرآیند خاتمه را طوری تنظیم کنید که آن را به خود اختصاص دهید. اما به یاد داشته باشید، نکته مهم این است که تا حد امکان با آنچه می گویید و انجام می دهید راحت باشید تا بتوانید از یک موقعیت بسیار دشوار بهترین استفاده را ببرید.