یادگیری مستمر منجر به رشد و بهبود مستمر می شود. سایه کاری یکی از موثرترین روش های یادگیری در حین کار است. سازمان هایی که برنامه سایه کار را اجرا می کنند این فرصت را دارند که کارکنان خود را ارتقا دهند، فرآیندهای خود را بهبود بخشند و نوآوری کنند. بنابراین، دقیقاً سایه کار چیست و چگونه سازمان شما می تواند یک برنامه سایه کار موثر برای کارمندان اجرا کند؟
مطالب
سایه کاری چیست؟
مزایای ایجاد یک برنامه سایه کار
سایه کار چگونه کار می کند؟
چگونه یک برنامه سایه کار را شروع کنیم
سایه کاری چیست؟
سایه کاری شکلی از یادگیری در حین کار است که به کارکنان علاقه‌مند اجازه می‌دهد تا وظایف کارمند دیگری را که نقش را انجام می‌دهد، از نزدیک دنبال کنند، مشاهده کنند و گاهی انجام دهند. به طور معمول، سایه کاری با کارآموزانی که شغل خود را شروع می کنند یا دانش آموزان دبیرستانی یا کالج به دنبال درک انتخاب های شغلی خود هستند، مرتبط است. با این حال، یکی از مؤثرترین ابزارها برای یک کارمند برای به دست آوردن یک مهارت جدید یا به طور بالقوه دنبال کردن یک مسیر شغلی جدید است.
سایه کاری معمولاً در یک بخش خاص اتفاق می افتد. برای مثال، اگر در بخش بازاریابی به عنوان متخصص رسانه‌های اجتماعی کار می‌کنید، اما می‌خواهید مهارت ویرایش ویدیو را به دست آورید، یک فیلم‌بردار یا ویرایشگر ویدیو را سایه می‌زنید. با این حال، بیشتر و بیشتر شاهد این هستیم که این نوع سایه کاری به صورت متقابل اتفاق می افتد. به عنوان مثال، شخصی در بخش فناوری اطلاعات ممکن است فردی را در تیم فروش تحت الشعاع قرار دهد و بالعکس.
تفکر استراتژیک پشت این امر این است که به کارمندی که در فناوری اطلاعات کار می کند اجازه دهد تا تجارت را بیشتر درک کند. به طور مشابه، کارمندی که در بخش فروش کار می کند، مکانیسم های پشت زیرساخت فناوری اطلاعات در محل کار را درک می کند.
همچنین یک راه عالی برای کارمندان است تا مشاغل دیگری را در همان سازمان دنبال کنند. بنابراین، فردی که در بخش استخدام کار می کند (و احتمالاً دارای مدرک مالی است) که همیشه می خواست مدیر مالی باشد، ممکن است به دلیل سایه کار بتواند این کار را انجام دهد.
Job shadowing حداقل به موارد زیر نیاز دارد:
- با استراتژی سازمان همسو شوید – زمان دوری یک کارمند از شغل خود هزینه دارد. در نتیجه، هر برنامه سایه کاری باید یک استراتژی محکم پشت سر داشته باشد.
- متناسب با نیازهای سازمان – اگر سازمانی فاقد مهارت خاصی باشد، برنامه سایه کاری روشی عالی برای انجام این کار بدون صرف هزینه اضافی برای استخدام فردی خارجی است.
- کارکنان را غنی کنید – اگر می خواهید برنامه سایه کاری خود را موفق کنید، کارمندان شما باید از آن بهره ببرند. آنها باید مهارت های جدیدی را بیاموزند و شایستگی ها و تجربیات جدیدی را به دست آورند که به آنها در حرفه شان کمک کند.
بخش منابع انسانی یا بخش تحقیق و توسعه با ایجاد یک فرآیند واضح برای پیگیری به تسهیل برنامه سایه کاری کمک می کند. آنها همچنین کارکنان و مدیران را تشویق می کنند تا در برنامه شرکت کنند و تأثیر تلاش ها را دنبال کنند.
مزایای ایجاد یک برنامه سایه کار
مزایای برنامه سایه کار دوگانه است – برای کارمندان و کارفرما. آنها عبارتند از:
- یادگیری در مورد مسئولیت های اعضای تیم – کارکنان شما بینش های ارزشمندی در مورد نحوه کار تیم و سازمان به طور دست اول دریافت می کنند.
- آموزش متقابل – کارکنان مهارت های جدیدی را یاد می گیرند و سازمان ها انعطاف پذیری بیشتری به دست می آورند.
- به اشتراک گذاشتن دانش و تجربه – افرادی که تحت سایه قرار می گیرند، فرصتی دارند تا مهارت های مربیگری خود را عملی کنند و همچنین در مورد شغل خود فکر کنند.
- فعال کردن تحرک داخلی – کارمندان می توانند مسیرهای شغلی بالقوه را در شرکت خود کشف کنند.
- آماده سازی رهبران آینده – مردم می دانند که وقتی ترفیع می گیرند چه چیزی در انتظار آنهاست. دانش ارزشمندی به دست می آورند. علاوه بر این، آنها تماس های حرفه ای در سازمان به دست می آورند.
- بهبود بهره وری – به عنوان مثال، اگر یک کارمند جدید یک همکار باتجربه را تحت الشعاع قرار دهد، “هک” های مختلف را یاد می گیرد و سریعتر بهره وری می شود.
- حمایت از ابتکارات DEIB – با در دسترس قرار دادن برنامه، می توانید افراد را در گروه های جمعیتی درگیر کرده و توسعه دهید و آنها را برای مدت طولانی تری حفظ کنید.
- یک روش توسعه کارمند کم‌هزینه – پس از راه‌اندازی، برنامه نیازی به هزینه زیادی ندارد، زیرا همه آن را در داخل انجام می‌دهید.
محدودیت ها
راه اندازی یک برنامه سایه کار برای کارمندان نیز محدودیت های خاصی دارد که باید در نظر بگیرید.
- کاهش موقت بهره وری – افرادی که سایه می اندازند کار اصلی خود را انجام نمی دهند و افرادی که تحت سایه قرار می گیرند باید روی چیزهای دیگر نیز تمرکز کنند. با این حال، زمانی که کارکنان از مهارت های تازه به دست آمده خود برای انجام بهتر وظایف خود استفاده کنند، این کار بعداً نتیجه می دهد.
- ممکن است سازماندهی دشوار باشد – برنامه های چند نفر باید هماهنگ شوند، بنابراین مدیریت تدارکات همیشه آسان نیست.
سایه کار چگونه کار می کند؟
سازمان شما باید به طور هدفمند یک برنامه سایه کار را با توافقات، درک و اهداف صحیح تنظیم کند. برای اجرای موفقیت آمیز سایه کار در محیط کار، باید روی سه چیز تمرکز کنید:
- ذینفعان کلیدی
- روند
- نوع سایه کاری
1. سهامداران کلیدی
سایه
کارمند کسی است که همکار را زیر نظر دارد. ممکن است کارمند فرصتی برای ایجاد سایه شغلی ایجاد کرده باشد یا در برنامه‌ای شرکت کرده باشد که به انجام آن نیاز دارد.
سایه دار
Shadowed (یا میزبان سایه کار) موافقت کرده است که رعایت شود. آنها مسئول نشان دادن جنبه های مختلف شغل، فعالیت های کلیدی و فرصت های یادگیری به کارمند هستند.
مدیران خط
مدیران خط باید در مورد اجازه دادن به سایه و میزبان برای استفاده از فرصت به توافق برسند. مدیر خط دریافت کننده باید حمایت کند و مسئولیت اطمینان از وقوع یادگیری را بر عهده بگیرد. هر دو مدیر خط باید همکاری کنند تا بفهمند چه چیزی کار می کند، چه چیزی کار نمی کند و قبل از وقوع فرآیند، اهداف روشنی را تعیین کنند.
2. فرآیند
برای اطمینان از سازگاری و موفقیت برنامه سایه کاری، باید یک فرآیند روشن را برای دنبال کردن دنبال کنید.
- بحث بین مدیر و سایه – اینجا جایی است که مدیر و کارمند در مورد احتمالات سایه کار و دلایل آن بحث می کنند.
- تماس با مدیر خط و سایه بان – بین کارمند و مدیر، درخواست سایه کاری ارسال می شود. درخواست باید شامل جزئیات سطح بالا، از جمله دلیل، مدت زمان، و اهداف باشد. همیشه ایده خوبی است که منابع انسانی را در این فرآیند cc کنید، زیرا ممکن است ایده هایی داشته باشند و مجبور باشند در هر نوع قرارداد قراردادی شرکت کنند.
- درخواست بررسی می شود – بین همه ذینفعان درگیر، درخواست بررسی و پذیرفته می شود یا تنظیم یا رد می شود.
- در مورد جدول زمانی توافق کنید – سپس همه ذینفعان بر روی یک جدول زمانی برای یک فرصت سایه کار توافق می کنند. این ممکن است دو هفته، سه ماه یا حتی شش ماه باشد. آنها همچنین در مورد فرکانس توافق دارند. این ممکن است به معنای یک ساعت در روز، تمام وقت، یا یک بار در هفته باشد. همه چیز به نیاز و پیچیدگی کار بستگی دارد.
- یک برنامه اقدام ایجاد کنید – همه طرف های درگیر یک برنامه اقدام ایجاد می کنند. این شامل چه نوع وظایفی است که برنامه سایه کار شامل چه نوع کارهایی خواهد بود.
- تیم گسترده تر درگیر می شود – سایه بان تیم ها را در مورد سایه درگیر مطلع می کند. آنها همچنین جلسات مرتبط و معرفی به تیم را تشکیل می دهند.
- سایه کاری شروع می شود – همانطور که توافق شد، سایه کاری شروع می شود. ایده خوبی است که یک برنامه داخلی کوچک داشته باشید، زیرا ممکن است shadow برای پردازش کاملاً جدید برای تیم باشد و احتمالاً نیاز به دسترسی به فایل‌های خاصی دارد. با همه ذینفعان در مورد چک-این های هفتگی به توافق برسید تا روند کار را پیگیری کنید.
- بازخورد – بر اساس اهداف تعیین شده در ابتدا، مهم است که در مورد موفقیت یا عدم موفقیت فرآیند تأمل کنید. بازخورد 360 درجه در این مورد بسیار مفید است.
3. انواع سایه کاری
به عنوان بخشی از فرآیند سایه کاری، باید در مورد نوع سایه کاری که انجام می شود تصمیم بگیرید. به طور کلی سه نوع وجود دارد:
مشاهده
همانطور که از نام آن مشخص است، سایه فقط به آنچه در حال انجام است نگاه می کند. این یک راه عالی برای ایجاد “روز در زندگی (درج شغل)” است. این برای سایه کاری اکتشافی به خوبی کار می کند تا بفهمیم یک شغل از چه چیزی تشکیل شده است. سایه باید به همان اندازه سؤال بپرسد تا به طور کامل بفهمد چه اتفاقی می افتد.
جلسات توجیهی منظم
این سایه کاری شامل وظایف منظمی است که در یک برنامه زمانی توافق شده نشان داده می شوند. ممکن است شامل فعالیت های مختلف مورد نیاز برای انجام یک کار، وظایف خاص انجام شده و مهارت هایی باشد که یک سایه می خواهد یاد بگیرد. هر دو طرف باید با یک برنامه زمانبندی به توافق برسند تا از روان بودن آن اطمینان حاصل کنند. این ممکن است به این معنی باشد که یک یا دو بار در هفته به مدت دو ساعت در یک دوره 4 هفته ای، در مورد چیزهای خاصی سایه کار وجود دارد.
دست در
این نوع سایه کاری زمانی است که سایه به طور فعال وظایف شغلی را انجام می دهد. میزبان سایه شغل ممکن است وظایف خاصی را برای تشویق یادگیری در حین کار، ارزیابی عملکرد سایه و ارائه بازخورد تعیین کند. این درگیرترین نوع سایه کاری است و نیاز به برنامه ریزی و آماده سازی دقیق دارد.
چگونه یک برنامه سایه کار را شروع کنیم
ما درک می کنیم که چگونه فرآیند اجرای یک تجربه سایه کاری برای سایه و میزبان را تنظیم کنیم. اما چگونه می توان این فرآیند را رسمی کرد و یک برنامه سایه کار در محل کار راه اندازی کرد؟ در اینجا چند نکته برای شما وجود دارد:
- اهدافی را برای برنامه سایه کاری خود تعیین کنید – می خواهید به چه چیزی برسید؟ اهداف شما می‌تواند این باشد که مثلاً استخدام‌های جدید سریعتر افزایش یابند، تحرک داخلی را فعال کنید یا کارمندان را برای برخی نقش‌ها آموزش دهید. همچنین باید به این فکر کنید که چگونه می خواهید این را اندازه گیری کنید. در مثال جدید استخدام، می‌توانید از مدیران بخواهید که زمان افزایش سطح را قبل و بعد از اجرای برنامه سایه کاری رتبه‌بندی کنند.
- یک چارچوب برای سایه کاری ایجاد کنید – باید دستورالعمل هایی را در مورد اینکه چه کسانی واجد شرایط شرکت به عنوان سایه و میزبان هستند ایجاد کنید. جزئیات شامل مواردی را که شامل می شود (به عنوان مثال، بازه زمانی خاص، مجوز مدیر) و نحوه رسیدگی به مشکلات احتمالی را شرح دهید. روندی را که در بالا توضیح دادیم بررسی کنید. اگر در یک محیط از راه دور یا ترکیبی کار می کنید، فرصت های شغل مجازی را بررسی کنید.
- آموزش مدیران و کارمندان در مورد مزایا و فرصت ها – ذینفعان کلیدی درگیر در برنامه سایه کار – کارمندان، میزبانان بالقوه و مدیران خط – باید بدانند که برنامه سایه کار چه مزایایی به همراه دارد. به عنوان مثال، برای انتشار این خبر، می‌توانید از یک صفحه یک صفحه‌ای استفاده کنید که مزایای این برنامه، اطلاعات اولیه در مورد نحوه شرکت در آن و چند سؤال متداول را در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین می توانید یک جلسه با مدیران سازماندهی کنید تا به آنها توضیح دهید که چگونه آنها و کارمندانشان می توانند از آن بهره ببرند.
- سایه کار را در آموزش کارمندان جدید بگنجانید – این کار به کارمندان جدید از همان ابتدا، ایجاد ارتباطات و بهره‌وری سریعتر کمک می‌کند.
- به شرکت‌کنندگان کمک کنید تا برای سایه کاری آماده شوند – می‌توانید برای سایه‌ها ایمیلی حاوی توصیه‌هایی در مورد چگونگی شروع رابطه با یک همکار ارشد بفرستید، به آنها یادآوری کنید که سؤال بپرسند، یادداشت برداری کنند، مطمئن شوید که از میزبان برای وقتشان تشکر می‌کنید. این به کاهش استرس کمک می کند و شرکت کنندگان را قادر می سازد تا بهترین استفاده را از برنامه ببرند.
- درخواست بازخورد در مورد برنامه و ایجاد بهبود – از سایه ها و میزبان ها در مورد تجربه آنها در یک نظرسنجی یا یک مصاحبه کوتاه بپرسید. شما متوجه خواهید شد که چه کاری را بهتر انجام دهید، ایده های جدید سایه کار را جمع آوری کنید، و یاد خواهید گرفت که چگونه می توانید برنامه خود را تاثیرگذارتر کنید.
- آنچه را که بعد از برنامه دنبال می شود مشخص کنید – وقتی شرکت کنندگان یک برنامه سایه کار را به پایان رساندند، فرصت های توسعه آینده برای آنها چیست؟ حتی خودشان هم می توانند میزبان شوند؟ ارائه گزینه هایی به کارکنان خود به شما کمک می کند تا از تداوم یادگیری و توسعه در سازمان خود اطمینان حاصل کنید.
کلام پایانی
یک برنامه سایه شغلی اگر به خوبی تنظیم شود، مزایای بسیاری را برای کارمندان و سازمان شما به ارمغان می آورد. اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم این مزایا و فرصت های موجود را به کارکنان خود منتقل می کنید. به این ترتیب، آنها را تشویق می کنید که یادگیری را در دستان خود بگیرند.
دیدگاهتان را بنویسید