آموزش متقابل کارکنان فواید زیادی برای سازمان ها و کارکنان دارد، عملکرد سازمانی را بهبود می بخشد و به شرکت ها کمک می کند تا برای موارد مورد انتظار و غیرمنتظره آماده شوند. نه تنها می تواند کارمندان شما را موثرتر و مولدتر کند، بلکه می تواند تطبیق پذیری سازمان شما را نیز بهبود بخشد و درآمد شما را افزایش دهد. بیایید نگاهی به آموزش متقابل و نحوه اجرای آن با جزئیات بیشتر بیندازیم!
مطالب
آموزش متقابل در محل کار چیست؟
مزایای آموزش متقابل کارکنان چیست؟
معایب تمرینات متقابل
چگونه یک برنامه آموزشی متقابل موثر طراحی کنیم
آموزش متقابل در محل کار چیست؟
آموزش متقابل تمرینی است که به کارمند آموزش می دهد تا بتواند کاری را که کارمند دیگری انجام می دهد، علاوه بر نقش اصلی شغلی خود، انجام دهد. به عنوان مثال، فرد A برای انجام وظایفی که شخص B معمولا انجام می دهد آموزش دیده است و بالعکس.
اهداف اصلی آموزش متقابل عبارتند از:
- افزایش مجموعه مهارت های یک کارمند،
- افزایش انعطاف پذیری در سازمان،
- و به همه کمک کنید تا درک بهتری از نحوه عملکرد کسب و کار در همه سطوح داشته باشند.
آموزش متقابل بر تعیین دقیق وظایف و عملیات اصلی در شرکت و اطمینان از اینکه چندین کارمند می توانند این وظایف را انجام دهند و در صورت نیاز وارد عمل شوند، متمرکز است. این امر به همه افراد سازمان توانمند می شود و ارزش آنها را افزایش می دهد.
آموزش متقابل یک استراتژی است که تقریباً در تمام صنایع و موقعیت ها قابل استفاده است.
یک نمونه واقعی از آموزش متقابل در عمل در یک شرکت طراحی پیشرو در جهان به نام IDEO است که به دلیل فرهنگ نوآورانه و رویکرد بین رشته‌ای خود مشهور است. مدیر عامل تیم براون در ایجاد کارمندانی به شکل T در شرکت نقش اساسی داشت. اینها کارمندانی هستند که در یک زمینه متخصص هستند (سکته عمودی “T”) اما همچنین دانش کاری قوی در مورد چندین جنبه دیگر از تجارت (سکته مغزی افقی) دارند. آنها به دقت ویژگی های مشارکتی و همدلانه را در طول فرآیند مصاحبه بررسی می کنند و کارآموزان متعددی را استخدام می کنند تا قبل از استخدام با آنها آشنا شوند.
مزایای آموزش متقابل کارکنان چیست؟
آموزش متقابل کارکنان برای همه افراد یک سازمان سودمند است: رهبران، مدیران و همه اعضای تیم در تمام بخش‌ها.
در اینجا لیستی غیر جامع از مزایای آن آورده شده است.
ایجاد انعطاف پذیری و چابکی
برنامه های آموزشی متقابل، مجموعه مهارت های کارمند شما را افزایش می دهد و ممکن است استعدادهای پنهان را آشکار کند. این باعث می شود که آنها برای آنچه ممکن است پیش بیاید آمادگی بهتری داشته باشند. به عنوان مثال، اگر کارمند دیگری به طور ناگهانی بیمار شود، کارمندی که یکی از وظایف اصلی کسب و کار را بر عهده دارد، کار را ترک می کند، یا اگر به دنبال ارتقای شغل هستید. به لطف آموزش های متقابل، سازمان شما بسیار انعطاف پذیرتر و پایدارتر خواهد بود.
بهره وری بهبود یافته است
شناسایی وظایف و مهارت‌های ضروری مورد نیاز برای عملکرد بهینه کسب‌وکار، مستلزم آن است که مدیران در مورد مهم‌ترین چیزها و نحوه انتقال این دانش به سایر کارمندان روشن باشند. این منجر به افزایش کارایی در سراسر تجارت می شود. کارمندان بدون توجه به شرایط پیش‌بینی نشده، مهارت‌هایی را خواهند داشت که باید انجام دهند.
همکاری تیمی بهتر
وقتی کارمندان نقش ها و مسئولیت های یکدیگر را درک کنند، بهتر می توانند با همکاران خود همدلی کنند و همکاری و ارتباط موثرتری داشته باشند. شرکت‌های چند ملیتی، از جمله فیسبوک و مایکروسافت، همگی به دنبال همدلی به عنوان یک ویژگی در کارمندان خود هستند، زیرا می‌دانند که این امر در ایجاد یک فرهنگ مشارکتی چقدر حیاتی است.
یادگیری با انجام دادن
رویکرد آموزش متقابل کارکنان این است که مهارت‌هایی را که برای انجام نقش‌ها یا کارکردهای مختلف به آنها نیاز دارند نشان دهد و به آنها زمان و فضا بدهد تا فوراً آن مهارت‌ها را عملی کنند. اکثر ما با انجام دادن به بهترین شکل یاد می گیریم، به همین دلیل است که آموزش متقابل روش موفقی است.
افزایش تحرک داخلی
از آنجایی که کارکنان شما دارای مجموعه مهارت های بیشتری هستند، این امر مسیرهای شغلی بالقوه جدیدی را در سازمان برای آنها فراهم می کند.
بروس هیوارد (رئیس شرکت Commodore Technology) خاطرنشان می کند که آموزش متقابل کارکنان به برنامه ریزی جانشین پروری و مدیریت جانشین پروری نیز کمک می کند. مدیران می توانند تصویر واضح تری از این که کدام کارمندان برای کدام نقش ها مناسب تر هستند، به دست آورند. آنها به کارگران کمک می‌کنند مهارت‌های خود را توسعه دهند، مسئولیت‌های بیشتری را بر عهده بگیرند، و در صورت بروز مناسب، با ارتقای شغلی به آنها پاداش می‌دهند.
بازگشت سرمایه عالی
مطالعات متعدد نشان داده اند که آموزش متقابل باعث کاهش جابجایی کارکنان و بهبود نرخ حفظ می شود. استفان مکلارن (رئیس مزایای کارکنان فروش منطقه ای در Al Futtaim Willis) پیشنهاد می کند که هزینه تقریبی یک استخدام جدید به طور متوسط 30000 دلار است، در حالی که هزینه آموزش مداوم یک کارمند فقط 1500 دلار است. این بدان معناست که آموزش متقابل می تواند بازده سرمایه گذاری زیادی را برای سازمان ها فراهم کند.
ایجاد انگیزه و مشارکت در کارکنان
آموزش متقابل همچنین باعث می شود کارکنان شما احساس ارزشمندی بیشتری کنند زیرا روی آنها سرمایه گذاری می شود. همچنین تنوع شغلی (و بنابراین علاقه) آنها را افزایش می دهد و به آنها کمک می کند فرصت هایی را برای پیشرفت داخلی تشخیص دهند. این منجر به سطوح بالاتری از تعامل و انگیزه در بین کارگران می شود.
معایب تمرینات متقابل
اگرچه فواید آن بسیار زیاد است، اما برخی از معایب بالقوه تمرین متقابل وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید.
ادراکات منفی کارکنان
فرض کنید برنامه تمرینی متقابل خود را به روش صحیح ارائه نمی کنید. در این صورت، این خطر وجود دارد که کارمندان شما باور کنند که از آنها خواسته می شود حجم کار و مسئولیت خود را بدون هیچ گونه منافع مالی افزایش دهند.
تلاش برای متعادل کردن حجم کار
آموزش متقابل شامل یادگیری مهارت های جدید و ایفای نقش های جدید است. این می تواند یک فرآیند چالش برانگیز باشد، به خصوص زمانی که کارمندان مجبورند این را با حجم کاری موجود خود متعادل کنند. سازمانها باید اطمینان حاصل کنند که از کارکردن بیش از حد کارمندان و تحت فشار قرار گرفتن آنها جلوگیری می کنند. در غیر این صورت، خطر از دست دادن آنها را دارید.
از دست دادن تمرکز
خطر دیگر آموزش متقابل این است که کارکنان عمومی شوند و مهارت ها یا دانش تخصصی خود را از دست بدهند.
چگونه یک برنامه آموزشی متقابل موثر طراحی کنیم
اکنون که مزایا و معایب آموزش متقابل کارکنان را درک کردید، بیایید نحوه طراحی یک برنامه آموزشی متقابل موثر در سازمان خود را بررسی کنیم.
اهداف خود را مشخص کنید
اولین قدم برای ایجاد یک برنامه آموزشی متقابل موثر این است که اهداف خود را مشخص کنید.
آیا هدف شما افزایش رضایت شغلی و مشارکت است یا ایجاد یک برنامه اضطراری برای یک نقش خاص؟ و کدام تیم ها یا دپارتمان ها بیشتر به آموزش متقابل نیاز دارند؟
جن روسی در بیمه ECBM پیشنهاد می‌کند ابتدا روی تیم‌هایی تمرکز کنید که نیاز فوری به تمرینات متقابل دارند. به عنوان مثال، تیم‌های کم‌کار، تیم‌هایی که جدیدترین و بی‌تجربه‌ترین کارمندان را دارند، یا آن‌هایی که فعالانه می‌خواهند تمرین کنند.
وظایفی را برای آموزش متقابل شناسایی کنید
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که یک شغل را به اجزای کوچکتر تجزیه می کند. هر یک از اینها برای توصیف وظایف و مهارت های مربوط به شغل مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. این می تواند توسط کارمندان، مدیران، یا متخصصان OD یا HR انجام شود.
انجام تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می کند تا وظایف مهمی را که باید برای هر نقش مشخصی آموزش دهید، شناسایی کنید. این به شما کمک می کند تا روی مهم ترین کارها متمرکز بمانید و کارهای کمتر فوری را برای بعد بگذارید.
کاندیداهای متقابل خوبی را پیدا کنید
همه کارکنان به طور طبیعی برای آموزش متقابل مناسب نیستند. به همین دلیل، تجزیه و تحلیل داده های عملکرد برای یافتن بهترین نامزدهای آموزشی متقابل ضروری است.
آژانس مشاوره Intek Solutions کارفرمایان را تشویق می کند که در انتخاب کارکنان خود برای آموزش متقابل و همچنین مهارت های خاصی که به آنها آموزش داده می شود، دقت کنند. این به این دلیل است که برخی از کارمندان مشتاق کسب مهارت‌های جدید هستند در حالی که برخی دیگر از جایی که هستند خوشحال هستند و نمی‌توانند بیشتر از این کار کنند.
قبل از هر تصمیمی حتما با کارمندان خود صحبت کنید. آیا آنها برای آموزش متقابل باز هستند؟ آیا آنها از آن هیجان زده هستند؟ و چه چیزی را می خواهند یاد بگیرند؟
مزایا را برجسته کنید
برای اینکه کارمندان خود را با آموزش های متقابل همراهی کنید – و از تلقی آنها به عنوان حجم کاری بزرگتر بدون هیچ گونه پاداش مالی جلوگیری کنید – مهم است که مزایای آن را برجسته کنید.
به کارمندان خود مزایایی را از نظر غنی سازی و پیشرفت برای حرفه آنها نشان دهید و آن را سرگرم کننده و جذاب کنید. به عنوان مثال، می توانید ویدیوهای مقدماتی برای برنامه تمرینی خود ایجاد کنید. این باعث می شود آنها برای یادگیری هیجان زده و انگیزه پیدا کنند. بدون این، هیچ انگیزه ای برای کارکنان برای پذیرش آموزش متقابل وجود ندارد.
یک برنامه تمرینی متقابل ایجاد کنید
گام بعدی ایجاد یک برنامه برای آموزش کارکنان است. ضروری است که حجم کار فعلی کارمند خود را در نظر بگیرید و با احترام در مورد آن آموزش دهید.
به عنوان یک سازمان، شما می خواهید کارکنانتان تا حد امکان بهره وری داشته باشند و هزینه های خود را تا حد امکان پایین نگه دارند. با این حال، این باید با اطمینان از اینکه کارکنان شما در محل کار خوشحال هستند و در معرض خطر استرس یا خستگی نیستند متعادل شود – این فقط منجر به بی انگیزگی، دوره های غیبت یا ترک کار کارکنان می شود.
به همین دلیل است که باید حد و مرز ایجاد کنید. تعهدات و انتظارات زمانی را از همان ابتدا تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که این امر برای همه افراد درگیر قابل مدیریت است. حتی یک ساعت تمرین در هفته می تواند در طی چند ماه بسیار زیاد باشد.
یک برنامه چرخش شغلی را در جای خود قرار دهید
چرخش شغلی به جابجایی کارکنان به صورت دوره ای بین نقش های درون یک سازمان اشاره دارد. معمولاً این مشاغل موقتی هستند و همه در یک سطح خواهند بود و بنابراین ارتقاء محسوب نمی شوند.
تعیین یک دوره زمانی مشخص برای کارمندان برای گذراندن مشاغل مختلف و یادگیری اصول اولیه، راهی عالی برای ایجاد دانش و شایستگی های آنها، کاهش خستگی، افزایش انگیزه و طرز فکر مشارکتی است.
اجازه دهید یک دستیار فروش در یک فروشگاه بزرگ را به عنوان مثال در نظر بگیریم. شما ممکن است ابتدا آن کارمند را در بخش تعیین شده خود آموزش دهید و سپس به آنها اجازه دهید هر هفته یک روز را در بخش دیگری بگذرانند تا بفهمند چگونه کار می کنند. وظیفه اصلی دستیار فروش شما ممکن است رسیدگی به فروش در صندوق فروش باشد. با این حال، ممکن است بخواهید که سایر بخش‌های کسب‌وکار، از جمله انبار انبار، مدیریت سطوح موجودی، طراحی و تجاری‌سازی چیدمان طبقه فروشگاه، بودجه‌های هفتگی و ماهانه، و پیش‌بینی‌ها را نیز بدانند.
اطمینان حاصل کنید که این دوره آموزشی متقابل موقت به اندازه کافی طولانی است تا کارمندان مهارت های مورد نیاز خود را به دست آورند و به اندازه کافی مختصر باشد تا بتوانند به عملکرد اصلی خود و بهترین کاری که انجام می دهند بازگردند. این به شما کمک می کند تا خطر بالقوه عمومی شدن کارکنان و از دست دادن مهارت های تخصصی خود را کاهش دهید.
از مربیگری عملکرد استفاده کنید
کوچینگ عملکرد نوعی یادگیری و توسعه در حین کار است. این شامل مدیرانی می شود که هر روز با کارکنان خود کار می کنند و آنها را پرورش می دهند و همچنین یادگیری همتا به همتا را شامل می شود. برای کمک به مدیران خود برای تبدیل شدن به مربیان مؤثر، باید به آنها آموزش دهید تا مربیان مؤثری باشند.
یک مثال قانع کننده از کوچینگ عملکرد زمانی است که یک کارمند شاهد پاسخ دادن مدیر خود و بستن تماس فروش است. آنها می‌توانند انتخاب‌ها و اقدامات ظریف زبانی را انتخاب کنند که به آنها در توسعه مهارت‌هایشان کمک می‌کند. کوچینگ عملکرد نیز می تواند برعکس این اتفاق بیفتد، جایی که یک مدیر یک کارمند را در حال انجام تماشا می کند و سپس بازخورد و توصیه های ارزشمندی را ارائه می دهد.
اگر می خواهید فرهنگ مربیگری ایجاد کنید، کارمندان شما باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند، مایل به همکاری (بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب) باشند و ذهنیت رشد داشته باشند.
کلید اطمینان از اینکه مدیران شما در مربیگری برتر هستند این است که به آنها اجازه دهید ابتدا فرآیند کوچینگ را تجربه کنند. آنها نمی توانند چیزی را که نمی دانند آموزش دهند.
ردیابی و پاداش دستاوردها
ردیابی دستاوردها به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که برنامه آموزشی متقابل شما چقدر موثر است و کجا باید رویکرد خود را تنظیم کنید.
وقتی نوبت به پاداش دادن به کارمندان برای دستاوردهایشان می‌رسد، ممکن است برخی از قبل احساس کنند که می‌توانند به یادگیری و توسعه ادامه دهند و این فرصت را داشته باشند که آن مهارت‌های جدید را عملی کنند.
از بررسی عملکرد به عنوان راهی برای ردیابی پیشرفت کارمندان استفاده کنید و مطمئن شوید که به کارکنانی که بالاترین عملکرد را دارند با پاداش، افزایش حقوق و حتی ترفیع در جایی که صلاح می دانید، پاداش می دهید. این امکان را از بین می‌برد که کارکنان احساس کنند بدون هیچ پاداشی در حال کار زیاد هستند و به آنها انگیزه می‌دهد تا به یادگیری ادامه دهند.
بازخورد کارمندان را جمع آوری کنید و به بهبود ادامه دهید
جمع آوری بازخورد از کارکنان درگیر در برنامه های آموزشی متقابل باید یک فرآیند مداوم باشد. از آنچه یاد می گیرید استفاده کنید تا بر اساس آن تنظیمات را انجام دهید و برنامه خود را موثرتر کنید.
به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که یک برنامه خاص خیلی وقت گیر است یا مهارت های لازم را برای کارمندان برای اجرای مؤثر در نقش های متفاوت فراهم نمی کند.
بازخوردی مانند این ارزشمند است، و ضروری است که به درخواست آن ادامه دهید و بر اساس یافته های خود عمل کنید.
آموزش متقابل کارکنان بر برنامه ریزی موثر و ایجاد تعادل مناسب متمرکز است
نکته کلیدی برای آموزش متقابل کارکنان این است که بدانید چه چیزی را می خواهید به دست آورید و مطمئن شوید که نیروی کار شما از همان ابتدا همراه است. به بهبود برنامه خود ادامه دهید و تیمی متشکل از کارمندان چند ماهه ایجاد خواهید کرد که برای تجارت شما ارزشمند هستند.
ما در دنیایی زندگی می کنیم که بازارها دائماً در حال تغییر هستند و نیازهای مهارتی نیز بر این اساس تغییر می کند. بنابراین، ایجاد و اجرای یک برنامه آموزشی متقابل برای هر سازمانی که می‌خواهد امروز و سال‌های آینده از رشد و موفقیت برخوردار باشد، ضروری است.
دیدگاهتان را بنویسید